Bussines intelligence:

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1 Departament d Enginyeria Informàtica i M atemàtiques Bussines intelligence: Cuadros de mandos y datawarehouse TITULACIÓN: Enginieria informática de Gestió AUTOR: Carles de Juan Martí DIRECTOR: Miguel Ángel Acebo. Junio del 2008

2 1. Índice 1. Índice Empresa: Grupo Castilla Introducción a Grupo Castilla Mercado y soluciones de Grupo Castilla Metodología de implantación Ubicación del proyectante dentro de la empresa Introducción Privacidad de la información Departamento de aplicaciones internas Descripción de la faena realizada Ciclo de vida de un proyecto Solicitud de un proyecto Valoración del proyecto y propuesta de solución Valoración a nivel lógico Implementación del proyecto Juego de pruebas Instalación del proyecto Glosario de términos Términos illuminate Términos conceptuales del cuadro de mando Cuadro de mando: Facturación Descripción del problema Requisitos generales Propuesta de solución Facturación de los años 2007 y Facturas y detalle de estas Albaranes y detalle Detalle por producto y concepto Comparación de facturaciones Diseño gráfico Permisos de usuario Presupuesto Comparación de presupuestos Comparación de la facturación contra el presupuesto Justificación del presupuesto de servicios Facturación desglosada en venta directa y venta indirecta Manual de usuario Herramientas utilizadas Introducción al entorno La programación Illuminate Aportaciones del proyecto a mis conocimientos

3 6.1 Implicación personal en el proyecto Aportaciones a mis conocimientos Aportaciones de los estudios realizados al proyecto Conclusiones

4 2. Empresa: Grupo Castilla 2.1 Introducción a Grupo Castilla Grupo Castilla nace en 1979 como empresa informática orientada al desarrollo de software de gestión. Su primer proyecto fue el diseño de una aplicación de Gestión de Nóminas para algunas grandes cuentas de HP. Durante aquella época se realizaron implantaciones de considerable envergadura en importantes empresas como General Motors, Ferrocarriles de la Generalitat de Cataluña, Ginés y Navarro, etc, con más de instalaciones realizadas en todo tipo de actividades y sectores económicos, es una organización de reconocido prestigio en el mercado nacional de las empresas de software. El canal de distribución durante esas primeras etapas fueron los grandes fabricantes y distribuidores de hardware como Siemens Nixdorf, NCR, Unisys,Aparece el RM/Cobol y se adopta como lenguaje de programación con el objetivo de acceder también a un mercado de empresas un poco más pequeñas, que trabajaban con el nuevo sistema operativo que presentó Microsoft, el MS/DOS. Se inicia entonces la expansión geográfica hasta llegar a la cifra de 16 delegaciones técnicas por toda España con el fin de prestar un servicio mejor y más próximo a los clientes. Durante los años 90, Grupo Castilla complementa su oferta de soluciones con el desarrollo de nuevos módulos para Recursos Humanos, ya en Windows. Paralelamente el departamento de I+D trabaja de lleno en una renovación integral de productos a partir de un gran cambio tecnológico. La última generación de productos conjuga la experiencia inicial en grandes empresas con las últimas tecnologías y se presenta como solución definitiva para la Gestión Integral de los Recursos Humanos. Se trata de un producto modular potente y flexible que, sobre una única base de datos, gestiona toda la problemática que gira en torno a personas y puestos de trabajo (Salarios, Formación, Competencias, Prevención de Riesgos Laborales, etc.). En 1999 se llevan a cabo las primeras instalaciones y numerosos clientes comienzan a trabajar con los productos a partir de enero de 2000 con empresas y organismos de la Administración Pública. En estos momentos, Grupo Castilla comercializa sus soluciones a través de su canal de distribución mediante una red de partners y mantiene relaciones y colaboraciones de todo tipo con los principales fabricantes de sistemas informáticos, bases de datos, herramientas de gestión, controles de presencia, fabricantes e implantadores de ERP's, consultoras, etc. 4

5 Presencia Nacional Actualmente Grupo Castilla tiene 19 oficinas en las principales ciudades españolas que abarcan todo el territorio: Figura1: Mapa de las delegaciones de GC Alicante Barcelona Badajoz Córdoba Granada Las Palmas de Gran Canaria Lleida Madrid Málaga Oviedo Palma de Mallorca San Sebastián Sevilla Tarragona Valencia Valladolid Vigo Zaragoza Andorra Las oficinas Centrales están ubicadas en Tarragona. 5

6 2.2 Mercado y soluciones de Grupo Castilla El mercado que abarca Grupo Castilla se constituye por: Grandes empresas, organismos del sector privado, Administración Pública (Local, Autonómica y Central), PYMES y despachos profesionales (Asesorías, gestorías, ) para cubrir la necesidad de este mercado se han diseñado distintas líneas de negocio que son: sistema de información de RRHH (gama epsilon), solución laboral y fiscal (gama Delta), bussines intelligence (cuadros de mando), HR-Outsourcing, IT-Outsourcing, Formación a empresas, y BPM Q2B. Epsilon Es una solución totalmente integrada para la gestión de cualquier departamento de RRHH modular y escalable en función de sus necesidades y utiliza una única base de datos, es un producto dirigido a grandes empresas y administración pública. Epsilon-Rh La aplicación de Recursos Humanos agrupa en un único producto toda la funcionalidad requerida para dar una solución global al departamento de personal de cualquier empresa. De esta forma, se ofrece una gestión integral de todos los aspectos que conciernen al capital humano tanto para empresas como para administraciones públicas. La aplicación de RRHH se compone de unos módulos básicos y necesarios (Gestión empleados, Estructura y organización) y de unos módulos complementarios a los básicos para gestionar otros temas diferentes y a la vez relacionados como son Gestión de formación, Gestión de selección, Gestión de competencias... Epsilon-Nomina Epsilon Nómina es parte esencial de la aplicación integrada para la gestión de Recursos Humanos Epsilon-Rh, diseñada de forma modular para permitir su adquisición y puesta en marcha de forma flexible y gradual. Epsilon Nómina contempla todos los apartados necesarios para su completa gestión tanto en empresas, asesorías o administraciones públicas. Se compone de un núcleo básico común y de múltiples módulos completamente integrados que permiten acercar la solución a múltiples destinos (regímenes especiales de la Seguridad Social, integración con ERP's, actividades específicas), se compone de los siguientes apartados: Estructura Salarial, Contratación, Gestión de Incidencias, Gestión de Nóminas, Documentos de Pago, Seguridad Social, IRPF, Estadísticas y Complementarias a la Seguridad Social. 6

7 Epsilon-Prl La aplicación de PRL informatiza el Sistema de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales implantado en la empresa. La gestión de la prevención se deriva de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y por este motivo, con una doble finalidad, se tiene en cuenta todos aquellos procedimientos que la ley exige a las empresas. Por un lado obtener toda la documentación necesaria y exigible por ley y, por otro lado, poder mejorar, planificar, gestionar la prevención de las empresas. La aplicación de PRL trabaja junto al Módulo de estructura y organización con el fin de facilitar el proceso de la evaluación estructurado por niveles o puestos de trabajo. Epsilon.net Se trata de una aplicación desarrollada con tecnología web, una de las principales ventajas que ofrece es que al tratarse de una solución diseñada puramente en Internet es suficiente con disponer de un navegador para conectarse. Delta Delta es una solución completa para la gestión Laboral y Fiscal, modular y escalable y con un manejo fácil e intuitivo. Es un producto dirigido a pymes y despachos profesionales. Delta Nómina Delta Management Nómina se compone de un núcleo básico común y de múltiples módulos completamente integrados. Esta adaptación modular le permite trabajar simultáneamente en colectivos con problemática muy concreta, empresa en régimen general o regímenes especiales, comunidades forales, asesorías y administraciones publicas. 7

8 Delta Fiscal Delta Management Fiscal es un conjunto de programas encaminados a resolver toda la problemática que surge en un despacho profesional: Gestiones de Renta. Gestiones de Patrimonio. Estimaciones Directas. Estimaciones Objetivas. Pagos fraccionados, liquidaciones de IVA, resúmenes anuales, Contabilidad. Minutación Profesional (Control de Expedientes). Enlace con herramientas Microsoft. Delta Pirámide Delta Pirámide es una aplicación de gestión comercial integrada, destinada a empresas, que automatizan todos los procesos administrativos y de control habituales adaptándose perfectamente a los requisitos de su empresa a través de una parametrización inicial, permitiendo la personalización por parte del usuario. Pirámide permite desarrollar el trabajo administrativo de un modo rápido y eficaz, destacando como el mejor producto de su gama en el mercado tecnológico actual. Bussines intelligence (cuadros de mando) Permite a los responsables de la entidad, analizar y gestionar informes sobre indicadores clave y ratios provenientes del gran volumen de información de las aplicaciones de gestión, que muestran la evolución de un negocio, con sistemas de alarmas que nos avisa de desviaciones o rupturas producidas en los controles indicados. Es un producto dirigido a grandes empresas, administración pública pymes y despachos profesionales. 8

9 HR-Outsourcing HR Outsourcing es el servicio por el que se externalizan, con un proveedor externo, determinadas gestiones en el área de RRHH de una organización. Este proyecto consiste en ofrecer al departamento de personal un servicio de externalización del sistema de nóminas que incluye las herramientas informáticas necesarias para la correcta gestión de los recursos humanos. Es un producto dirigido a grandes empresas, administración pública y pymes. IT-Outsoucing IT-Outsoucing es un sistema de subcontratación solicitado cada vez más por las organizaciones.consiste en proporcionar recursos humanos de alta especialización tecnológica a quien lo necesite. Es un producto dirigido a grandes empresas y pymes. Formación a empresas Castilla Formación se constituye como una Entidad Agrupadora y Organizadora para promover y ejecutar acciones formativas bonificadas para las empresas que se agrupen a través de ella. Su objetivo es ayudar a sus clientes a utilizar dichas bonificaciones para la formación de sus empleados, especialmente en aquellas actividades relacionadas con las soluciones tecnológicas que proporciona Grupo Castilla. Este proyecto pretende fomentar y potenciar las mejoras de las Pymes en conocimientos a través de cursos gratuitos o de muy bajo coste con la ayuda de la formación continua. Es un producto dirigido a grandes empresas, pymes y despachos profesionales. BPM Q2B Es una aplicación que brinda a la organización la habilidad de interrelacionar ágilmente, a través de Internet, a proveedores, partners y clientes que intervienen a lo largo de todos los procesos de negocios de las organizaciones. Al basarse en el concepto de BPM (Business Process Management) e incorporando los conceptos de EAI (Enterprise Application Integration), B2Bi (Business to Business Integration), tecnologías de procesos automatizados o Workflow, y BAM (Business Activity Monitoring) constituye un poderoso BPMS (Business Process Management System) actual modelo de organización de negocios. Es un producto dirigido a grandes empresas. 9

10 2.3.Metodología de Implantación La metodología de implantación se divide en distintas fases: Fase 1. Estudio de las necesidades Se estudia la situación de partida para determinar las necesidades de la organización. En esta fase se analiza también la situación para determinar que producto se adapta a las necesidades de la organización. Fase 2. Formalización contractual Se formaliza el contrato y se establece que productos se requieren y que modificaciones necesita la empresa. Una vez echas estas modificaciones del producto e pasa a la siguiente fase Figura 2: Metodología de implantación 10

11 Fase 3. Instalación Se instala el producto en la empresa. Fase 4. Traspaso de datos Se traspasa la información anterior a la nueva aplicación, conservando los datos y haciendo copias de seguridad. Fase 5. Formación Se forma al personal de la empresa en su ámbito dentro de las aplicaciones. Fase 6. Parametrización y desarrollos Se realiza la parametrización de la aplicación para adaptar-la a las necesidades especificas de la empresa. Fase 7. pruebas En esta fase se comprueba el correcto funcionamiento del producto adquirido. Fase 9. Mantenimiento Se realiza un mantenimiento del software junto con un servicio de soporte técnico por cualquier incidencia. 11

12 3. Ubicación del proyectante dentro de la empresa 3.1 Introducción Grupo Castilla es un grupo de empresas que cooperan entre sí, mi ubicación legal es en la empresa Project & software, y mi puesto de trabajo se ubica en el departamento de aplicaciones internas que trabaja para la empresa Castilla consultores informáticos. El departamento de aplicaciones internas se encarga de mantener y actualizar aplicativos internos, como puedan ser el CRM interno de la empresa, el servicio de SAU o los cuadros de mandos internos. 3.2 privacidad de la información Como trabajador de Grupo Castilla existe un compromiso contractual, con la empresa y con sus clientes de preservar la privacidad de los datos de estos. Por dicha razón en este documento no pueden aparecer datos concretos de sus clientes ( nombres, datos, cifras de facturación etc.) ni información concreta sobre los datos del proyecto (datos del análisis, código fuente, o ficheros generados por aplicaciones) 3.3 Departamento de aplicaciones internas El departamento de aplicaciones internas se compone por cuatro miembros, tres programadores y un jefe de departamento. Actualmente el departamento se centra en terminar y dar mantenimiento al CRM interno y englobar todas las aplicaciones internas dentro de CRM. Los cuadros de mandos es un concepto nuevo en este departamento, y el proyecto realizado ha sido el primer cuadro de mando realizado por el departamento. Anteriormente los cuadros de mandos internos eran creados y mantenidos por el departamento de business intelligence, pero las competencias fueron traspasadas, después de mi entrada en la empresa, a este departamento. 12

13 Figura 3: Organigrama del departamento de aplicaciones internas. 13

14 4. Descripción de la faena realizada 4.1 ciclo de vida de un proyecto solicitud del proyecto. Valoración del proyecto y propuesta de solución Valoración a nivel lógico Implementación del proyecto Juego de pruebas. Instalación del proyecto Solicitud de un proyecto La dirección de la empresa o los gerentes de los distintos departamentos solicitan mediante un correo electrónico al jefe del departamento de aplicaciones internas el desarrollo de una mejora o modificación de uno de los 6 cuadros de mandos existentes Valoración del proyecto y propuesta de solución El jefe de proyecto valora la propuesta, estudia la viabilidad y propone una solución a nivel conceptual, añade una línea al documento de proyectos en la sección CM, con la prioridad el solicitante, el cuadro al que pertenece el proyecto, la descripción, el programador asignado por realizarlo, y el estado. Si el proyecto no es viable o cambian los requerimientos el proyecto el estado es cancelado si es aceptado el estado es abierto.el programador recibe un correo, con el nuevo proyecto a realizar, y si la prioridad es más grande que el proyecto actual cambia el proyecto por el nuevo. 14

15 4.1.3 Valoración a nivel lógico El programador analiza las funcionalidades requeridas y los datos necesarios para la realización del cuadro, si alguno de los datos no está disponible o hay alguna duda sobre los requerimientos específicos, se organiza una reunión con el departamento encargado de la aplicación que genera los datos para que los genere. Una vez todos los datos están disponibles se pasa a la fase de implementación Implementación del proyecto Una vez todos los datos están disponibles y los requerimientos aclarados se implementa el proyecto en un entorno local o en red interna (dependiendo del número de programadores asignados al proyecto), se implementa la solución y se va detallando el progreso del mismo en el documento de proyectos, y se hacen copias de seguridad en el entorno de la red interna (si se trabaja de forma local). Una vez terminado el programador cambia el estado a terminado del documento de proyectos Juego de pruebas El jefe de proyecto realiza las pruebas necesarias que considere oportunas, y valida el proyecto o pide una modificación de este. En caso de ser validado modifica del documento de proyectos el estado y le asigna a instalable, en caso de ser necesaria una modificación el estado pasa a ser abierto y vuelve a la fase de validación lógica Instalación del proyecto El programador importa el proyecto realizado a un directorio de la red interna y el jefe de proyecto instala el nuevo cuadro de mando y los ficheros necesarios que hayan sido generados y requeridos durante el desarrollo del proyecto. 15

16 4.2. Glosario de términos Para la comprensión tanto lógica como funcional de la siguiente parte del proyecto se describen a continuación diversos términos a modo de diccionario: Términos illuminate Cuadro de Mando: es un Sistema de Información para la Dirección donde se recogen los indicadores más relevantes para realizar el control de los procesos de gestión al nivel que se desee, bien sea de una unidad administrativa o toda la Organización. Los Cuadros de Mando son muy útiles para controlar procesos regulares con un flujo de información continuo. Permiten agrupar la información más relevante (esto es útil para tomar decisiones) necesaria para tener un conocimiento permanente de la situación de la gestión y su evolución en el tiempo. Los Cuadros de Mando son informes para el Control de la Gestión cuyo contenido está orientado, normalmente, a la Dirección (al nivel de mando correspondiente) y responde a un análisis de las necesidades de información de la misma para identificar las desviaciones transcendentales en las distintas líneas de actuación de la Organización. Dimensiones de un indicador: La dimensión de un indicador es el conjunto de valores que determinan el resultado cuando calcula los valores para sus expresiones. De forma simplificada se puede decir que es lo que aparece en el eje-x de un gráfico de barras estándar. Expresiones: Una expresión consiste de una combinación de campos, variables, operadores y funciones que están reunidos en una sintaxis especial. Las funciones disponibles varían ligeramente entre el script, los gráficos y las otras partes del diseño. Tabla de selección múltiple: La tabla o cuadro de selección múltiple es un objeto que muestra varios campos simultáneamente, cada campo en el cuadro de selección múltiple, encontrará también un indicador de selección por lo que se permite seleccionar uno de sus registros. Tabla pivotante: Es un objeto que puede incluir una cantidad ilimitada de dimensiones y expresiones. Podemos pivotar variables y expresiones moviéndolas mediante (drag & drop) arrastrar-y-soltar entre los ejes horizontal y vertical. Todas las dimensiones pueden ser expandidas o reducidas, según necesidad, con el fin de obtener una idea exacta de los datos requeridos. 16

17 4.2.2 Términos conceptuales del cuadro de mando Albaran: Recibo que firma el destinatario de una mercancía cuando la recibe. Centro de coste: Es un concepto que se usa para agrupar todos los gastos de cada departamento de una empresa. Cada departamento (finanzas, informática, ventas, etc) tiene uno o varios centros de coste. Ejercicio: Período en el que se mide la situación financiera y económica de una empresa. Normalmente se trata de un año o sus divisiones trimestrales y semestrales. Factura: Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación. Facturación: Ventas totales que realiza una determinada empresa durante un periodo de tiempo, deducidos los impuestos directos sobre las mismas (como el IVA). Presupuesto: Cálculo o cómputo anticipado de los ingresos y gastos de la empresa. 17

18 4.3 Proyecto cuadro de mando: facturación Descripción del problema El proyecto consiste en la creación de un cuadro de mando de facturación. El concepto de cuadro de mando de facturación se refiere a un cuadro de mando que muestre la facturación en totales y subtotales de empresas y delegaciones, sirve para los gerentes y gestores de las distintas empresas y delegaciones de Grupo Castilla incluida la propia central para ver la evolución de la facturación en los distintos años y poder sacar conclusiones del cumplimiento presupuestario del ejercicio, realizar presupuestos para los años siguientes, y tener una idea global y particular de la evolución de la empresa. Además permite ver las facturas emitidas y sus albaranes así como los detalles de estos. Este cuadro de mando en concreto debe recibir en principio los datos de un aplicativo llamado pirámide delta utilizado por la propia empresa para su facturación(también se vende como producto). También tiene que poder recibir un presupuesto para la comparación de la facturación en un formato no especificado. 18

19 4.3.2 Requisitos generales El cuadro de mando de facturación debe ser capaz de satisfacer los siguientes requerimientos: o Facturación de los años 2007 y 2008: El cuadro de mando debe ser capaz de mostrar la facturación de las empresas por distintos ejercicios, mostrando la suma total por empresas centros de coste de estas y suma de empresas por un ejercicio seleccionado o varios, además debe tener una estructura suficientemente flexible para añadir más ejercicios fácilmente, la información a mostrar debe ser proporcionada por el aplicativo pirámide delta. o Facturas y detalle de estas: El cuadro de mando debe ser capaz de mostrar un listado de las facturas clasificadas por un centro o empresa, y debe permitir seleccionar un o varios centros y una o varias empresas además se debe mantener la jerarquía empresa-centro. Este listado debe contener el código de la factura, el cliente, el mes de el importe de la factura. emisión y o Albaranes y detalles: El cuadro de mando debe ser capaz de mostrar los albaranes de una factura así como los detalles en líneas de estos para un centro, una empresa y un ejercicio. o Detalle por productos y conceptos: El cuadro de mando debe ser capaz de mostrar la facturación desglosada en productos y conceptos, junto con los requerimientos anteriormente descritos, es decir, se debe poder seleccionar una factura de un o varios centros en uno o varios ejercicios de un o varios productos y de un concepto o varios, mostrando la suma de importes de la línea de albarán de las selecciones. o Comparación de facturaciones: El cuadro de mando debe contener un indicador o pestaña para la comparación de facturaciones de distintos años así como debe proporcionar el incremento de un año respecto a otro en euros y en porcentaje. o Diseño gráfico: El cuadro de mando debe estar estructurado de forma que sea suficientemente fácil visualizar la información, el diseño gráfico debe seguir los estándares de la empresa. 19

20 o Permisos de usuario: El cuadro de mando restringir el acceso de usuarios, tiene que haber dos tipos de usuarios (igual que en los demás cuadros de mando), administradores y usuarios, los administradores deben poder acceder a todos los datos. Los usuarios serán gerentes de las distintas delegaciones, gerentes de la central (administradores) y gerentes de empresas, es decir, debe haber dos grupos de usuarios por empresa y por centro de coste (delegaciones). Un usuario solo podrá ver datos referentes a su delegación o a su empresa, la lista de usuarios, contraseñas y grupos debe ser proporcionada por el departamento de sistemas o Presupuesto : El cuadro de mando debe proporcionar un método para visualizar el presupuesto de la misma forma que la facturación, es decir desglosado por producto concepto, empresa y ejercicio, está información debe ser recogida de una hoja de Excel la cual puede ser modificada en cualquier momento. o Comparación de presupuestos: El cuadro de mando debe proporcionar un indicador o una pestaña para la comparación de presupuestos de distintos años de la misma forma que en la facturación. o Comparación de facturación y presupuestos: El cuadro de mando debe proporcionar un indicador o una pestaña para la comparación de la facturación de un año con el presupuesto de otro año. o Justificación del presupuesto de servicios: El cuadro de mando debe ser capaz de proporcionar una justificación para el presupuesto de servicios, esta justificación debe ser respaldada por las horas facturables a los consultores. Está información se encuentra en la misma hoja Excel que el presupuesto del o Facturación desglosada en venta directa y venta indirecta: El cuadro de mando debe ser capaz de mostrar la facturación de ventas directas y de ventas indirectas. o Manual de usuario: Se debe realizar un manual que describa la funcionalidad principal de los indicadores para los usuarios del cuadro de mando. 20

21 4.3.3 Propuesta de solución En este punto se explicara detalladamente los requerimientos, la propuesta de solución en cada uno de los puntos. Los problemas y las soluciones Facturación de los años 2007 y 2008 Para este requerimiento primero hay que recibir los datos de pirámide delta. Al ser pirámide delta un programa muy completo hay datos que hace falta descartar y otros que son necesarios. Exportación de datos Para la exportación de datos, al no tener acceso al código de delta pirámide, por motivos de confidencialidad, hemos acordado a través de una reunión con ISI que se hará un proceso por lotes que tiene los siguientes puntos: El proceso por lotes será implementado por ISI El proceso por lotes será el encargado de hacer la exportación de datos de Pirámide delta El proceso por lotes exportará la información en ficheros planos separando los campos a través del carácter El proceso por lotes generara tantos ficheros como tablas tenga la estructura lógica de pirámide pero solo con los campos necesarios para el cuadro de mando y serán guardados en un servidor interno El proceso por lotes deberá tener una variable para indicar un rango de ejercicios. El proceso por lotes se ejecutara cada noche, para este punto utilizaremos el servidor del cuadro de mando a través de un planificador de tareas. Importación de datos Para la importación de datos al cuadro de mando primero definiremos un repositorio.para definir la estructura del repositorio nos basaremos en los ficheros planos que recibimos desde el proceso por lotes Isinoe.bat. 21

22 Una vez definido el repositorio, tenemos que definir la importación de datos, está importación la haremos mediante un script de consultas a los ficheros generados por isinoe.bat leyendo los ficheros planos del servidor interno. El script de importación (Facturacio_total.udf) ejecutara tantas consultas como ficheros hay en el servidor interno. Debido al estándar de utilización dentro de la empresa, usaremos dos repositorios uno con la estructura vacía y otro con los datos. Para la actualización de datos haremos una copia del repositorio vació e importaremos los datos a esta copia, al ser una acción habitual usaremos un proceso llamado nova_idb por lotes para hacer el cambio de repositorio. Este proceso será el siguiente: del D:\CM\Facturacio\Facturacio.idb copy D:\CM\Facturacio\DB\Facturacio_buida.idb D:\CM\Facturacio\DB\Facturacio.idb Finalmente para tener los datos actualizados, usaremos una herramienta que proporciona el servidor de illuminate para la planificación de tareas. La planificación de tareas será la siguiente: Ejecutar el proceso por lotes isinoe.bat Parar el servicio de repositorio de illuminate (ya que sino el sistema operativo no permite borrarlo) Ejecutar el proceso anterior (nova_idb.bat) Iniciar el repositorio (ahora vació) Ejecutar el fichero de importación Facturacio_total.udf Terminar. Cuando toda la información está en el repositorio nos centramos en el cuadro de mando. Primero hay que definir el script de carga de datos, al haber tratado la información ya en el repositorio la importación tendrá la misma estructura, pero cambiando los nombres ya que utiliza una base de datos asociativa, la cual relaciona dos tablas si estas tienen campos con el mismo nombre. 22

23 Después de la importación de datos ya estamos preparados para definir la información a visualizar en el cuadro de mando Cuadro de mando El cuadro de mando de facturación tendrá una interfície gráfica aun no definida. Nos centramos en la estructura que por ahora serán dos componentes que estarán en el resultado final.estos componentes serán un indicador y un cuadro de selección múltiple. En el cuadro de selección múltiple añadiremos los campos de la tabla de facturación: empresa centro y ejercicio.el indicador será una tabla pivotante que tendrá las dimensiones empresa y centro, y una expresión de calculo que hará la suma por dimensiones del importe de las líneas de albarán.la suma será en totales y subtotales por empresa. Además debe permitir variar dinámicamente el resultado de está suma en función de las selecciones hechas en el cuadro por lo tanto la tabla pivotante debe estar vinculada al cuadro de selección múltiple, es decir, mostrará la facturación de una o varias empresas seleccionadas de un o varios centros seleccionados (siempre conservando la jerarquía de empresa / centro) por un o varios ejercicios seleccionadas, o la suma total de todos las empresas ejercicios y centros en caso de que no haya ningún campo seleccionado en el cuadro de selección múltiple. El requerimiento de la flexibilidad queda implícito ya que es lo mismo para dos ejercicios que para más, puesto que los ejercicios del cuadro de selección múltiple provienen de las facturas, simplemente cambiando la variable en el proceso por lotes isinoe.bat obtendremos los ejercicios deseados Facturas y detalle de estas Para satisfacer este requerimiento, haremos dos indicadores en el primero mostraremos únicamente la información en caso de que se haya seleccionado una empresa o centro de coste de una empresa y un ejercicio, debido a que, un código de factura es único solamente por un ejercicio contable, por lo tanto, haremos un indicador con un condicional de visualización y un mensaje de error en caso de que no se cumpla una selección de ejercicio y una empresa (en caso de seleccionarse un centro de coste la empresa queda explícitamente seleccionada). El nuevo indicador se encontrará en la parte media del área de trabajo. No se permitirá minimizar el indicador a la parte de indicadores del área de selecciones. 23

24 Este indicador como el resto será una tabla pivotante, sus dimensiones serán centro de coste, cliente, código de factura. Como expresión estará la suma de los importes de las facturas. Debido a la estructura seguida el importe total será igual al importe total en el indicador de facturación por un año. Además añadiremos una tabla de selección múltiple en caso de que esté activado el condicional dónde se podrá hacer la selección por un cliente, un código de factura, un articulo o una fecha de factura, facilitando así encontrar una factura concreta por un delegado. Esta tabla de selección múltiple estará ligada a toda la estructura hasta el momento hecha, para tener siempre el mismo importe total, en los indicadores que no realizan comparativas Albaranes y detalle Para satisfacer este requerimiento partiremos de las líneas de albaranes, y los albaranes en sí no se tendrán en cuenta. Crearemos un indicador con un condicional por empresa ejercicio y código de factura, en caso de que no se haya seleccionado ningún campo o más de uno no se mostrará la información, ya que podría inducir a error. El indicador contendrá las siguientes dimensiones: el código de articulo, el número de línea, la cantidad, el precio, el descuento. Las expresiones en este indicador serán dos, el importe calculado y el detalle o descripción de la línea, se ha decidido hacer la descripción de la línea como expresión debido a que un albarán usa este campo también para dar información extra relacionada con el propio albarán, sin embargo, no tiene importe por lo que al hacer el calculo por importe no mostraría las líneas Detalle por productos y conceptos: Para este requerimiento necesitaremos que los artículos estén separados en productos y conceptos, es decir, necesitamos un código que los distinga. En la reunión echa con ISI, para estudiar el modelo de datos de pirámide, observamos que los artículos tienen un código y una familia relacionada, aunque no nos sirven debido a que los requerimientos por concepto / producto son distintos. 24

25 Para cumplir este requerimiento organizamos una reunión con el departamento de administración, ISI, y el jefe financiero de Grupo Castilla. En la reunión acordamos que: ISI modificará pirámide para que pueda inscribir-se un código de producto y un código de concepto en cada uno de los artículos. El departamento de administración utilizará está modificación para insertar en los artículos los códigos según un criterio acordado. ISI modificará el proceso por lotes isinoe.bat para que añada los códigos en un solo campo llamado código CM del fichero de artículos que ya exporta. Para añadir esta nueva funcionalidad al cuadro de mando primero debemos hacer que el repositorio lea este nuevo campo, y adaptar las tablas del repositorio, añadiendo dos campos que serán claves al producto y al concepto. Además para poder ver el nombre deberemos asociar las dos tablas de productos y conceptos en los artículos. Después de hacer esta modificación deberemos hacer lo mismo en el ámbito de script, importando las dos nuevas tablas (productos y conceptos) y añadiendo el campo código CM a los artículos. Ahora tenemos el modelo de datos que permite para un ejercicio, una empresa y centro de coste ver la suma total por un producto y concepto. Debemos añadir a la tabla pivotante que ya tenemos dos nuevas dimensiones (concepto y producto), para permitir la visualización fácilmente haremos la tabla como una matriz, con las dimensiones empresa y centro como columnas y conceptos y productos como filas, haremos una división por niveles, es decir, dentro de cada producto habrá todos los conceptos y dentro de cada empresa habrá todos los centros. Así los centros y los conceptos serán una subdimensión de sus niveles superiores respectivos. También deberemos permitir hacer la suma en función de un solo parámetro, es decir, el cuadro de mando debe permitir hacer la suma del importe de las líneas de albaranes parcial y total en todas las combinaciones posibles de centro empresa ejercicio producto y concepto. Finalmente agregamos al cuadro de selección múltiple los campos concepto y producto y los vinculamos con la tabla pivotante. 25

26 Comparación de facturaciones Este requerimiento es relativamente fácil ya que la información de distintos años ya la tenemos en el repositorio y en el cuadro de mando. Para este requerimiento deberemos hacer una nueva tabla pivotante, esta tabla contendrá las dimensiones empresa, centro, producto y concepto en forma de matriz, igual que en la tabla de facturación por ejercicios. A diferencia de la tabla de facturación por ejercicios está tendrá 4 expresiones para cada combinación de las dimensiones, estas expresiones serán: facturación año1, facturación año2, incremento ( ), incremento (%). Facturación año1: esta expresión será la misma que la expresión de la tabla de facturación por ejercicios, el ejercicio sin embargo no estará vinculado al cuadro de selección múltiple, las dimensiones sí. Facturación año2: el mismo caso que el año1, tampoco vincularemos el campo año2 al cuadro de selección múltiple. Para hacer las selecciones de años vincularemos año1 y año2 a un nuevo cuadro de selección múltiple que llamaremos selección de años (que contendrá los campos año1 y año2) y podrán tener el valor de 2007 o Incremento ( ): El incremento será la diferencia en de los valores de la facturación año1 y los valores de la facturación año2. Incremento(%): El valor en porcentaje del incremento respecto la facturación del año2 Guardamos la tabla y el cuadro de selección múltiple ya que aún no tenemos definido el entorno gráfico Diseño gráfico Para el diseño gráfico nos basaremos en el formato de alguno de los cuadros existentes.el diseño gráfico del cuadro de mando de facturación se estructurará en dos pestañas, la primera será una pestaña de inicio, con el nombre del cuadro la ultima actualización y los logos de la empresa. La segunda será la facturación general en el ubicaremos el trabajo echo hasta el momento. 26

27 La pestaña de facturación contendrá dos áreas definidas como área de selecciones y área de trabajo.el área de selecciones estará dividida en 3 partes: -Selecciones más frecuentes -Indicadores -Selecciones actuales En las selecciones más frecuentes ubicamos el cuadro de selección múltiple. En las selecciones actuales crearemos un cuadro para visualizar todas las selecciones activadas, para que el usuario pueda saber en cada momento la información mostrada en los indicadores. En los indicadores ubicaremos los dos indicadores creados hasta ahora que es la tabla pivotante de facturación y la tabla pivotante de comparación de facturaciones, estarán minimizadas y en cuanto se haga clic en ellas se maximizarán en el área de trabajo. Dentro del área de trabajo ubicaremos las tablas pivotantes maximizadas, además añadiremos un botón para que puedan ser traspasadas en Excel, y un botón para imprimir la pantalla Permisos de usuario Para los permisos de usuario usaremos una herramienta interna del script de carga del cuadro de mando, definiremos una tabla que tendrá las filas: tipo de usuario, nombre de usuario, contraseña, grupo1, grupo2. Grupo1 y grupo2 serán los grupos de empresas y grupos de centros de coste al que un usuario tendrá acceso, si se dejan vacíos el usuario tendrá acceso a todos.definiremos las tablas grupo1 y grupo2 que contendrán una relación de un nombre y un campo de la tabla que queremos que tengan acceso. Grupo1 contendrá una relación dos a dos en que habrá un código para una empresa, es decir, los usuarios que tengan ese código en la tabla de permisos podrán acceder a dicha empresa, los demás a no, a no ser que el campo este vacío.grupo2 contendrá una relación dos a dos en que habrá un código para un centro de coste, igual que en el grupo1. Una vez definida la estructura de las tablas solicitamos la información al departamento de sistemas, ellos nos indican quienes debe ver la facturación de que empresas y que centros (delegaciones o centros de coste). Finalmente el departamento de sistemas indicará a cada empleado que deba tener acceso al cuadro su usuario y contraseña. En este punto, y una vez validados los números, hacemos una primera publicación del cuadro de facturación. 27

28 Presupuesto Para el presupuesto, usaremos una hoja Excel que crearemos, ya que la información del presupuesto del 2008 y la del 2007 se encuentra en hojas Excel implementada por la dirección del grupo que tienen un formato incompatible con el modelo de datos del cuadro de mando actual, así pues, enlazaremos para cada empresa, ejercicio, centro, producto y concepto la celda correspondiente al importe del presupuesto a través de una función por cada una de las celdas que cumplan las dimensiones. Al no haber otra forma para extraer la información tendremos que hacer más o menos 3000 funciones para leer la información del presupuesto. El modelo de presupuesto sigue una matriz en que las columnas son centros de coste, y las filas productos y conceptos, aprovecharemos este tipo de estructura para crear las funciones de uno de los centros de coste y duplicarlo por los demás cambiando las columnas que no dejan de ser letras y pueden ser remplazadas en un fichero de texto. Una vez echo el Excel podemos importarlo al cuadro de mando, en el script de carga haremos una lectura por filas, y cada una de las filas será un registro en la base de datos interna del cuadro de mando. Crearemos una tabla en el cuadro de mando que nombraremos presupuesto en la que insertaremos los registros leídos, y estará relacionada con las tablas centro, empresa, producto y concepto. Mantendremos los permisos de usuario para la tabla presupuesto ya que estará relacionada con las tablas centro y empresa y estas están restringidas. Para visualizar la información crearemos una nueva pestaña que contendrá las mismas áreas y los mismos selectores que la pestaña de facturación. En la parte de los indicadores crearemos una tabla pivotante con las mismas dimensiones que la tabla de facturación, sin embargo la expresión será más simple ya que por cada combinación de dimensión habrá como mucho un importe (y no varios como en el caso de la facturación) así la suma sólo la haremos en caso de querer ver totales o subtotales. La tabla de selección múltiple será común a la facturación y al presupuesto. Básicamente lo que hemos hecho es transformar la hoja del presupuesto del 2008 y la hoja del presupuesto del 2007 en un formato aceptable para el cuadro de mando. 28

29 Comparación de presupuestos Para hacer la comparación de presupuestos aprovecharemos el indicador que hemos creado para hacer la comparación de la facturación adaptándola a los presupuestos, cambiando simplemente las expresiones porqué en vez de hacer la suma por líneas de albarán, haga la suma de los importes de la tabla de presupuestos que ya está se encuentra en la base de datos interna del cuadro de mando porqué ha sido cargada anteriormente. Aprovecharemos también el selector de ejercicios que será común en la pestaña de presupuesto y facturación para hacer las comparaciones. La pestaña de presupuestos y facturación estará enlazada por el área de selecciones, es decir, si seleccionamos una empresa por ejemplo en la pestaña de facturación simplemente cambiando de pestaña podremos visualizar el presupuesto y la comparación del presupuesto en la pestaña de presupuestos para esa empresa Comparación de la facturación contra el presupuesto Este requerimiento es básicamente la unión de la comparación de la facturación y los presupuestos, la información para este indicador ya se encuentra dentro del cuadro de mando ya que la hemos usado anteriormente. En este caso la tabla que tendrá las mismas dimensiones que todas las tablas de comparación y la misma estructura lógica ya que estará relacionada con la tabla de selección múltiple que hemos usado por lo tanto simplemente tendrá que editar las expresiones que serán cuatro: Facturación año1: esta expresión será la misma que la expresión de la tabla de facturación por ejercicios. Presupuestos año2: esta expresión será la misma que la expresión de la tabla de presupuestos por ejercicios, ( el año1 y el año 2 estarán vinculados a la tabla de selección múltiple selección de años ). Diferencia ( ): Esta expresión mostrará la diferencia en de los valores de la facturación año1 y los valores del presupuesto año2. Cumplimiento (%) mostrará el cumplimiento de la facturación respecto el presupuesto en porcentaje. Esta nueva tabla será un indicador más en la pestaña de facturación en la parte indicadores del área de selecciones. 29

30 Justificación del presupuesto de servicios Este requerimiento se divide en dos partes primero deberemos leer una hoja Excel dónde se encuentra la información de los consultores de los distintos centros de coste, como en el caso de los presupuestos la información debe ser traspasada a un formato valido para el cuadro de mando, en este caso concreto leeremos distintos campos de varias pestañas para hacer los cálculos del total de horas facturables por centro. El calculo lo haremos en la misma hoja Excel y la exportaremos al cuadro de mando directamente al script de carga, sin pasar por el repositorio. La segunda parte requiere leer otra hoja Excel donde se encuentra los datos para calcular el presupuesto por servicios de cada centro de coste, deberemos calcular a través de los datos proporcionados las horas facturables (que deben coincidir con las horas calculadas anteriormente), las horas de venta y las horas de compra de los consultores, además deberemos, importar la tarifa de /h La multiplicación de la tarifa por las horas totales (horas facturables horas de venta + horas de compra) debe coincidir con el presupuesto. El próximo paso será añadir las dos tablas (consultores y presupuesto servicios) al cuadro de mando a través del script de carga, crearemos dos tablas con los mismos campos que en la hoja Excel, enlazadas a las tablas centro concepto producto y empresa. Para visualizar la información al cuadro de mando crearemos dos indicadores uno mostrara el presupuesto justificado con las dimensiones habituales y como expresiones las horas facturables las horas de venta, las horas de compra, el total, la tarifa y el presupuesto calculado. El otro indicador mostrará los consultores, sus campos necesarios para calcular las horas facturables y un total de horas facturables, además crearemos un condicional para que este indicador solo sea visible en caso de que haya seleccionado un centro para este indicador. Estos indicadores los posicionaremos en la parte de indicadores del área de selección de la pestaña presupuesto 30

31 Facturación desglosada en venta directa y venta indirecta Para este requerimiento organizamos una reunión con el departamento de administración, por motivos de confidencialidad no puedo rebelar el contenido ni los detalles para poder hacer la diferenciación de la facturación considerada venta directa y venta indirecta. Para diferenciar usaremos varios condicionales en la carga de la tabla de las líneas de albarán y crearemos un campo nuevo en el que ubicaremos un boleano para diferenciar la venta directa de la indirecta. En el cuadro de mando añadiremos un campo nuevo a la tabla de selección múltiple este campo se llamará tipo de venta y podrá tener los valores directa e indirecta. Este campo lo enlazaremos a todos los indicadores de facturación para que cuando sea seleccionado solo muestre información que este dentro de ese tipo de venta Manual de usuario Este requerimiento se hará por la fácil comprensión del cuadro de mando, aunque, por como se ha estructurado el proyecto, el cuadro de mando de facturación tiene una interficie bastante intuitiva, además se pondrá en disposición de los usuarios un teléfono de contacto al departamento dónde se les dará soporte en caso de que tengan alguna duda de funcionalidad. 31

32 1 La nueva versión del portal analítico de facturación contiene dos pestañas que muestran información relativa a la facturación y presupuesto de la empresa, cada pestaña se divide en dos áreas, el área de selecciones y el área de trabajo. o o o o El área de selecciones está dividida en cuatro partes: Selecciones más frecuentes Indicadores Selecciones actuales Selecciones para las comparativas. Tanto la pestaña de facturación como la pestaña de presupuesto tienen partes comunas y compartidas: 32

33 2 Selecciones Para trabajar en el cuadro de mando, se debe seleccionar la información que se requiera. La mayor parte de los selectores se encuentra en la parte de selecciones más frecuentes, los selectores permiten hacer un filtro de la información visualizada en el área de trabajo, un filtro activado lo será para las dos pestañas. Los filtros disponibles para la nueva versión son: Selecciones más frecuentes Empresa: permite filtrar la información en función de la empresa y/o empresas que se desee Centro: permite filtrar la información por centro de coste o delegación. Producto: permite filtrar la información según producto de catalogo Concepto: permite filtrar la información según el concepto del producto (mantenimiento estándar generado o consolidado, mantenimiento tecnológico generado o consolidado, licencias, servicios, contrato soporte, programación, venta de hardware u otros) Tipo de venta: permite filtrar la información por venta directa (venta a clientes) o indirecta( venta a empresas del grupo) si no se tiene el filtro activado mostrará la información relativa a la facturación bruta Ejercicio: Mostrará información relativa a un ejercicio (en el caso que haya un indicador de comparación en el área de trabajo la selección filtrara sólo la primera columna de este Mes: Mostrará información relativa a un mes, únicamente para la facturación ya que los presupuestos son anuales. Selecciones para las comparativas Permite la selección de Ejercicio y mes para las dos primeras columnas de los indicadores de comparación (comparación facturación, comparación presupuesto vs. facturación, comparación presupuestos), el mes únicamente es útil en caso de que la columna contenga datos de facturación. NOTA: Es importante que al visualizar la información de la pestaña de facturación tengáis en cuenta sobretodo el tipo de venta que estáis viendo, y el ejercicio. 33

34 Selecciones actuales: Muestra las selecciones activas, al analizar la información del área de trabajo siempre se debe tener en cuenta para tener claro el tipo de información que se está mostrando. 34

35 3 Indicadores de facturación En la pestaña de facturación hay tres indicadores: Facturación Este indicador muestra los importes de la facturación, cada dimensión de la tabla puede ser ampliada para ver el detalle siguiendo la jerarquía de empresa centro producto y concepto. -Detalle facturas Permite visualizar el detalle de las facturas que cumplan las selecciones (código de la factura, fecha de la factura, cliente e importe de las líneas de albarán). -Detalle de las líneas de albaranes Permite visualizar el detalle de una factura seleccionando un código de factura del indicador del detalle de facturas(código del articulo, detalle del artículo, precio, descuento importe final). Comparación facturación Este indicador permite hacer la comparativa entre dos ejercicios (2007, 2008) y dos meses o más, mostrando la diferencia entre las dos facturaciones y el incremento porcentual de la primera columna comparada con la segunda. Comparación presupuesto vs. facturación Este indicador permite la visualización de la comparativa entre el presupuesto y la facturación de dos ejercicios( si se desea se puede filtrar por meses la facturación), la diferencia entre estos, y el cumplimiento porcentual del presupuesto. 35