INSTRUCTIVO: ELABORACIÓN Y CONSIGNACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN TRIMESTRAL

Transcripción

1 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD DEL ZULIA RECTORIA DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y OPERATIVA INSTRUCTIVO: ELABORACIÓN Y CONSIGNACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN TRIMESTRAL MARACAIBO, MARZO

2 CONTENIDO PRESENTACIÓN OBJETIVO BASE LEGAL VIGENTE DEFINICIONES PARA EL INFORME DE GESTIÓN TRIMESTRAL Infrme de gestión trimestral Lgrs Dificultades Variable ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN TRIMESTRAL Lgrs Dificultades Registr trimestral de variables (RTV) Cumplimient trimestral de metas físicas INSTRUCCIONES PARA LA PRESENTACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN TRIMESTRAL Instruments de evaluación Respnsabilidades Requisits de entrega Recmendacines para las Unidades de Panificación VALIDACIÓN CRONOLOGIA CONSULTAS Y ACLARATORIAS ANEXOS Anex N 1. Registr trimestral de variables Anex N 2. Cumplimient trimestral de metas físicas Anex N 3. Metdlgía referencial para la rendición de lgrs de la gestión trimestral 2

3 PRESENTACIÓN Cn el prpósit de garantizar unifrmidad, cherencia y cnsistencia en el suministr de la infrmación para la rendición trimestral de la gestión universitaria, se presenta la actualización del Instructiv Elabración y Cnsignación del Infrme de Gestión Trimestral de la Universidad del Zulia (LUZ) Queda baj la respnsabilidad de la DGPlaniluz la respectiva revisión, análisis, cnslidación y presentación del Infrme de Gestión Trimestral de LUZ ante el Cnsej Universitari, máxim rganism de esta Institución. Así cm, su enví prtun a ls entes gbernantes: Ministeri del Pder Ppular de Educación Universitaria, Ciencia y Tecnlgía (Mppeuct), Oficina Nacinal de Presupuest (Onapre), Oficina Nacinal de Cntabilidad Pública (Oncp), Superintendencia Nacinal de Auditría Interna (Sunai) y Cmisión Permanente de Finanzas de la Asamblea Nacinal. Es imprtante señalar que las nuevas adecuacines intrducidas en el cntenid del Infrme de Gestión trimestral buscan mejrar el seguimient y evaluación de ls resultads generads en la gestión universitaria. Además, de respnder a ls nuevs lineamients impartids pr el MPPEUCT, a través de la Oficina de Planificación del Sectr Universitari (OPSU) y demás entes gubernamentales en materia de rendición. OBJETIVO Establecer ls lineamients metdlógics y técnics a ser aplicads pr las facultades, núcles, dependencias, fundacines y empresas réntales que cnfrman la estructura rganizativa y presupuestaria de LUZ, en la elabración y cnsignación del Infrme de Gestión Trimestral. BASE LEGAL VIGENTE La bligatriedad de la elabración y cnsignación del Infrme de Gestión se encuentra establecida en el siguiente marc legal: - Cnstitución de la República Blivariana de Venezuela. Art. 106, 109 y Ley Orgánica de Educación. Art. 6, 34, 43 y Ley de Universidades. Art. 16, 36 y Reglament Orgánic del MPPEUCT. Art. 21, 24, 52, 53, 57, 58, 63,69 y 70 - Reslucines del CNU y CU respectivamente. - Ley Orgánica de la Administración Pública. Principi de rendición de cuentas. Art Decret N 6.217, cn Rang, Valr y Fuerza de Ley Orgánica de la Administración Pública. N Extrardinari de la Gaceta Oficial de la República Blivariana de Venezuela, 31 de juli de 2008 Ley Orgánica de la Cntralría General de la República y del Sistema Nacinal del Cntrl Fiscal. Art. 51 3

4 DEFINICIONES PARA EL INFORME DE GESTIÓN TRIMESTRAL Infrme de Gestión Trimestral. Dcument de bligatri cumplimient que registra en una síntesis descriptiva-cuantitativa ls lgrs alcanzads en ls prcess medulares y de apy de la Institución: pregrad, pstgrad, investigación, extensión, estudiante, tecnlgía e infraestructura física, entre trs. Así cm, describe las principales dificultades que hayan impedid cartad el cumplimient de ls bjetivs y metas previstas en el Plan Operativ Anual (POA), durante el trimestre evaluad. Se cnstituye en el insum fundamental que cmplementa la infrmación suministrada para la rendición de cuenta institucinal: Seguimient Trimestral Nueva Etapa (Ejecución física), Infrme de Ejecución Trimestral (físic-presupuestari) del POA-Presupuest, Infrme de Gestión Anual y Memria y Cuenta. Lgr. Cnsiste en la descripción y cuantificación de ls resultads alcanzads de la gestión de cnfrmidad a ls bjetivs y metas previstas en el Plan Operativ Anual (POA) establecidas en el trimestre a ser evaluad. Prduct. Se refiere al bien servici alcanzad en el trimestre a ser evaluad. Respnde a las siguientes interrgantes: Qué prduct se alcanzó?, En qué cantidad? El prduct (bien servici) evaluad debe estar cncluid en un 100% cn relación a l prgramad en el Plan Operativ Anual (POA) en el trimestre. En cas de que el mism n esté cncluid en 100%, debe tener un nivel de avance parcial sumamente relevante (80% cm mínim) de manera que demuestre evidencie su benefici impact psitiv sbre la cmunidad intra y extra universitaria. Pblación beneficiada. Se refiere al númer de persnas, familias, pblación cmunidad beneficiada cn el prduct (bien servici) alcanzad en el trimestre evaluad. Impact. Breve descripción del cambi mejra que genera el prduct (bien servici) en el trimestre evaluad. Ubicación del prduct. Se refiere a la lcalización dnde se desarrlla, impacta beneficia cn el bien servici alcanzad en el trimestre evaluad. Variable: Cndición atribut susceptible de ser medid, usand alguna escala de medición cncida y que puede adptar diverss valres a ls js del bservadr. En este sentid, se cnsiderará cm el dat real, definitiv, parcial que evidencia el lgr alcanzad en el trimestre evaluad, sustentad en sprtes cnfiables y valids. Dificultades. Cnsiste en la descripción de las principales limitacines que hayan impedid cartad el cumplimient de ls bjetivs y metas establecidas en el Plan Operativ Anual (POA) durante el trimestre evaluad. Estas limitacines pueden ser técnicas, presupuestarias- financieras, plíticas de cualquier tra índle. ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN TRIMESTRAL El cntenid del infrme de gestión trimestral se estructura en tres punts de la siguiente manera: 4

5 - Lgrs - Dificultades - Registr trimestral de variables (RTV) - Cumplimient trimestral de metas físicas INSTRUCCIONES PARA LA PRESENTACIÓN DEL INFORME DE GESTIÓN TRIMESTRAL La elabración del Infrme de Gestión Trimestral se sprta en instruments siguientes: Registr trimestral de variables (RTV). Establece un cnjunt de variables cuantificables que servirán de insum para la elabración de ls lgrs de la gestión trimestral. (Ver Anex nº 1). Para la elabración del Registr Trimestral de Variables se presentan las siguientes frmas: RTV-02: Frmación de Estudiantes en Carreras. RTV-03. Frmación en Pstgrad Estudis Avanzads. RTV-04. Investigación, Innvación y Gestión del Cncimient. RTV-05. Sistema de Recurss para la Frmación e Intercambi Académic. RTV-06. Sistemas de Apy al Desarrll Estudiantil. RTV-07. Intercambi y Gestión del Cncimient cn la Sciedad. RTV-08. Desarrll y Mantenimient de la Infraestructura Física. ls Para el llenad del Registr Trimestral de Variables se deben cnsiderar las siguientes instruccines: Cnslidar la infrmación pr facultad, núcle, dependencia, fundación empresa rental. La variable bjet de medición que n generó valr durante el trimestre evaluad, se deberá indicar 0 en la celda respectiva. Si la variable n crrespnde cn la naturaleza de la facultad, núcle, dependencia, fundación empresa rental, se debe indicar la sigla NA (N Aplica) en la frma respectiva del Registr Trimestral de Variables. Si la data n se encuentra dispnible, mstrar la sigla SI (Sin Infrmación) en la frma respectiva del Registr Trimestral de Variables. Evalúe la psibilidad de incluir tras variables relacinadas cn cada pryect perativ. 5

6 Cumplimient trimestral de metas físicas. Establece el registr de las metas físicas ejecutadas en cncrdancia cn las metas físicas prgramadas de ls pryects y accines perativs del Plan Operativ Anual (POA), en el trimestre en evaluación. (Anex N 2). Metdlgía referencial para la rendición de lgrs de la gestión trimestral. Dcument que cntiene un cnjunt de lgrs estandarizads que deben ser reflejads textualmente en el Infrme de Gestión Trimestral (IGT), cnsiderand la ejecución trimestral de ls pryects y accines perativas del POA prgramad. (Ver Anex Nº 3.) Ls lgrs establecids se cnstituyen cm referencia para expresar ls resultads generads durante la gestión pr las facultades, núcles, dependencias, fundacines y empresas rentales, expresads en el prduct, descripción, efect impact y beneficiaris, prcess y variables. En este sentid, es necesari cnsiderar las siguientes instruccines: Ls lgrs deberán ser reflejads textualmente en el infrme de gestión trimestral, cm se indica en el dcument Metdlgía Referencial para la Rendición de Lgrs de la Gestión Trimestral. Se debe sustituir el valr cuantitativ del prduct, actividades, beneficiaris que indica el lgr, en cncrdancia cn la data reflejada en el Registr Trimestral de Variables, asimism, las descripcines cm denminacines nmbres. Cnsiderar ls lgrs que aplican para cada pryect en la facultad, núcle dependencia a evaluar. Desincrprar ls lgrs del Infrme de Gestión Trimestral, en ls cass; dnde n aplique, n se encuentre dispnible la infrmación que n genere resultad durante el perid evaluad. - Respnsabilidad Ls respnsables de pryects tienen la bligación de registrar, actualizar y entregar la infrmación del Registr de Variables Trimestral. La infrmación del Registr Trimestral de Variables debe ser cnfiable, veraz, y prtuna, para su psterir envi a la Unidad de Planificación de la facultad, núcle, dependencia, fundación empresa rental. Ls respnsables de pryects deberán avalar cn su firma las frmas del Registr Trimestral de Variable baj su respnsabilidad. La Unidad de Planificación revisará, analizará y cnslidará ls instruments enviads pr ls respnsables de pryects perativs para la elabración del Infrme de Gestión Trimestral de la facultad, núcle, dependencia, fundación empresa rental 6

7 La Unidad de Planificación cn el aval de ls respnsables de pryects expndrá Infrme de Gestión Trimestral ante el Cnsej de Facultad, Núcle, Técnic Directiv; para su aprbación respectiva. El Cnsej de Facultad, Núcle, Técnic Directiv tendrá la respnsabilidad de aprbar el Infrme de Gestión Trimestral, emitiend un Acta de Aprbación Ls respnsables de pryects perativs que incumplan cn la entrega de la infrmación requerida, deberá indicarse en el Infrme de Gestión Trimestral y psterirmente enviar en nta de separata, vía fici cn la infrmación faltante avalada pr el Decan, Directr Presidente en un plaz de 1 día después de la fecha de recepción establecida pr la DGPlaniluz. Las crreccines adicinales slicitadas pr el Cnsej Universitari, deben ser elabradas y entregadas pr las facultades, núcles, dependencias, fundacines y empresas rentales cm nta separata mediante cmunicación avalada pr la autridad. La DGPlaniluz revisará, analizará y cnslidará ls Infrmes de Gestión Trimestral remitids pr facultades, núcles, dependencias, fundacines y empresas rentales, cn el prpósit de cnstruir el Infrme de Gestión Institucinal para su psterir presentación ante el Cnsej Universitari El Cnsej Universitari cnsiderará el Infrme de Gestión Trimestral Institucinal para su aprbación. - Requisits de Entrega El Infrme de Gestión Trimestral (IGT) de facultades, núcles, dependencias, fundacines y empresas réntales debe ser cnsiderad y aprbad pr el Cnsej de Facultad, Núcle, Técnic Directiv según aplique, cm requisit indispensable para su entrega ante la DGPlaniluz. Debe ser remitid a la DGPlaniluz mediante cmunicación avalada pr la máxima autridad de la facultad, núcle, dependencia, fundación empresa réntal. El dcument debe ser cnsignad ante la DGPlaniluz, en digital (CD) y vía electrónica al crre planificación@dgplani.luz.edu.ve y del analista asignad, en frmat Wrd ( ) y Excel, en letra Arial tamañ 12, imágenes en archivs JPG. Para validar la recepción ficial del infrme de gestión ante la DGPlaniluz debe hacerse en una única entrega que cntemple ls lgrs, anexs 1 y 2 y acta de aprbación respectiva. La entrega debe efectuarse antes de ls 10 días psterires a la culminación de cada trimestre evaluad. - Plan de acción para las Unidades de Planificación Asistir a la inducción del infrme de gestión rganizada pr la DGPlaniluz. 7

8 Slicitar el infrme de gestión trimestral cn sus instruments a ls respnsables de pryects perativs de la facultad, núcle, dependencia, empresa fundación, prgramand fechas de entrega acrde cn el crngrama establecid pr la DGPlaniluz. Desarrllar un taller de sensibilización sbre la elabración del Infrme de Gestión Trimestral para ls respnsables de pryects perativs de su facultad, núcle, dependencia, empresa fundación respectiva, cnsiderand ls lineamients impartids pr la DGPlaniluz. Asesrar y acmpañar mediante asistencia técnica a ls respnsables de pryects perativs. Presentar el Infrme de Gestión Trimestral ante el Cnsej de Facultad, Núcle, Técnic Directiv para su aprbación. Entregar ficialmente el Infrme de Gestión Trimestral ante la DGPlaniluz en la fecha establecida. VALIDACIÓN La aprbación metdlógica pr la DGPlaniluz y las Unidades de Planificación, se ejecutará cnsiderand ls siguientes aspects: Crrelación entre las cifras expresadas en ls lgrs, variables y metas ejecutadas (Ver anex 1 y 2). Llenad de tdas las variables del Registr Trimestral de Variables (RTV). Cntenid textualmente establecid en la Metdlgía Referencial para la Rendición de Lgrs de la Gestión Trimestral. (Ver anex 3) Cambis en la redacción y nuevs lgrs variables presentads. Rendición de tds ls pryects del Plan Operativ Anual (POA). Causas del incumplimient limitacines dnde n se detecte resultad avance significativ de metas. CRONOLOGIA Fechas a cnsiderar para la entrega prtuna del infrme de gestión trimestral durante el añ 2016: I 08/03/16 11/04/16 Antes del 22/04/16 II 08/07/16 11/07/16 25/07/16 III 09/10/16 12/09/15 21/10/16 8

9 IV 09/10/16 12/09/16 21/10/16 (Pryectad) CONSULTAS Y ACLARATORIAS Para cnsulta y aclaratrias, pueden cmunicarse cn el persnal técnic del Dpt. de Planificación Estratégica y Operativa de la DGPlaniluz, a través del teléfn mediante ls siguientes crres electrónics: Departament de planes estratégics y perativ Ana Karina Priet Edwin Hernández Marianela Herrera Migdalia Velazc Gilbert salas Departament de planes estratégics y perativ planificación@dgplani.luz.edu.ve akarinap@gmail.cm ewhr@htmail.cm mariherrera@dgplani.luz.edu.ve velazcmiye@yah.es gilbertsaus@gmail.cm planificación@dgplani.luz.edu.ve 9