Consentio. Consentio. ASI-Presenci a. Descripción Básica de. Documentación de Producto ASI-Presencia. Todos los derechos reservados.

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1 ASI-Presenci a R Descripción Básica de Productos 1 de 25

2 Descripción básica. 2 de 25

3 Descripción básica Versión 4.4 Doc Documentación de Producto 3 de 25

4 Descripción básica. Este documento contiene información que está protegida. Todos los derechos están reservados. No puede fotocopiarse, reproducirse o traducirse parte alguna de este documento sin el previo consentimiento por escrito de su propietario. Este documento puede contener inexactitudes técnicas o errores tipográficos. Periódicamente se realizan cambios sobre la información; estos cambios se incorporarán en ediciones sucesivas. El propietario del software puede mejorar y/o realizar cambios en los productos y/o programas descritos en este documento sin previo aviso. El software que se describe en este documento se proporciona bajo un acuerdo de licencia o de no divulgación. El software sólo puede utilizarse o copiarse según los términos del acuerdo. Es ilegal copiar el software en cualquier soporte que no sea el permitido de forma específica en el acuerdo de licencia o no divulgación. es una Marca Registrada por : CONSENTIO S.L. Todos los derechos reservados. Ref. Prod. NCP/PR/CP/V de 25

5 Acerca de este Documento. Este documento describe básicamente los distintos módulos del producto, mediante una descripción básica de cada una de sus funciones. Para obtener un mayor nivel de conocimiento sobre el Producto dispone de una Biblioteca de Documentos en la que se pueden encontrar todos los Manuales de Usuario de todos los Módulos, así como la Documentación Técnica del Sistema. Esta Biblioteca se suministra junto al SW, en el CDROM del producto. CONSENTIO S.L. Centro Empresarial Euronova 3 Ronda de Poniente 16,1º Madrid de 25

6 Descripción básica. Tabla de Contenido Acerca de este Documento... 5 Tabla de Contenido... 6 Biblioteca ASI-Presencia... 7 Módulo de Servicios Comunes Módulo de Comunicaciones Módulo de Accesos Módulo de Presencia Módulo de Visitas Módulo de Contratistas Módulo de Comedor Módulo de Parking de 25

7 Biblioteca ASI-Presencia Bienvenida al Producto ASI-Presencia : Catálogo Comercial V CDROM Alcatel, Productos NSD, ASI-Presencia V Presentación y Soportes : Licencia SW, certificados y garantías V Soporte CDROM todos los contenidos V Hoja Control de Cambios V Descripción Básica del Producto V Documentación del sistema : Documentación Técnica y de Explotación V Anexo : Históricos de marcas de Accesos V44.901A Procedimiento de Instalación V Procedimiento de Arranque del sistema V Interfaces V Tablas de Bases de Datos V Modelo de Datos V Plan de Formación V Cálculo de volúmenes V Inicialización Base de Datos V Manuales de Usuario : Servicios Comunes V Anexo Tarjetas en todos los módulos V44.801A Comunicaciones V Presencia V Anexo Incidencias : Funciones especiales V44.803A Accesos V Visitas V Contratistas V Parking V Comedores V Equipos Confección de Tarjetas V Atención al Cliente y Servicios : Atención al Cliente, Mantenimiento y CallCenter V Suministradores : Documentación y Garantías V de 25

8 Descripción básica. 8 de 25

9 Módulo de Servicios Comunes. ASI-Presencia se presenta como un sistema Modular, que permite definir distintas configuraciones, en función de las necesidades de los distintos Clientes. Por ejemplo, pueden describirse instalaciones como las siguientes : Sólo Presencia, Presencia y Servicios de Comedores, Presencia integrado con Accesos y Visitas, Sólo gestión de Visitas, Visitas y Accesos integrado, Otras combinaciones. Existen dos módulos que dan cobertura a los restantes y que se instalan siempre de manera independiente de la combinación de módulos adquiridos : Módulo de Servicios Comunes Módulo de Comunicaciones El módulo de Servicios Comunes define y describe las siguientes ENTIDADES, consideradas de AMBITO COMUN, respecto al resto de módulos : Las funciones básicas de este módulos son las siguientes : Usuarios Compañías Personas Tarjetas Festivos Marcas Configuración Cualquier información que se describa desde este módulo, estará disponible para todos los demás, siendo el punto de partida de cada instalación. 9 de 25

10 Descripción básica. Usuarios : Mantiene todo el colectivo de Usuarios del Sistema, asociando los Perfiles de Acceso necesarios tanto sobre los datos como sobre las transacciones. Compañías : Define y mantiene todos las entidades relacionadas con la Estructura organizativa de la Empresa en la que se van a encuadrar todos los Expedientes personales, teniendo en cuenta aspectos de Grupo, Compañías, Niveles y Departamentos o Secciones. Personas : Mantiene los datos Comunes y Personales de cada Expedientes, teniendo en cuenta que un Expediente puede gestionarse desde distintos módulos y que los datos Comunes sólo se especifican una sola vez y en una única entidad. Tarjetas : Define y mantiene las Tarjetas de Identificación, sus distintos tipos así como las asignaciones personales actuales e históricas. Festivos : Mantiene los distintos Calendarios de Fiestas sobre los que se especifican los distintos días festivos para cada Año, pudiendo distinguir distintos Calendarios en función de distintos años y colectivos. Marcas : Permite la consulta de la base de datos de Marcas, recogidas por los Terminales Horarios y de Accesos, así como todo tipo de anotación de Rechazo o Alarma que el Módulo de Comunicaciones determine. Configuración : Entorno reservado para el Servicio Técnico, no disponible para usuario final. 10 de 25

11 Módulo de Comunicaciones. Este Módulo configura y parametriza todos los componentes de comunicaciones y aporta transacciones de Usuario para realizar esta configuración. Además arranca los procesos de ordenador necesarios para establecer y mantener las comunicaciones entre Terminales y Servidores. Terminales Horarios Elementos de Acceso Convertidores protocolo Modem s RTC Privada Puestos Clientes de Gestión del Sistema. Servidor ASI-Presencia BD PRT s Este módulo relaciona, mediante programas de comunicaciones, los Terminales de Acceso y Horarios con los Servidores de Procesos y Base de Datos. En el medio de esta configuración se encuentra la infraestructura básica de la redes y en los extremos, los Terminales por un lado y los Servidores por otro. Estas configuraciones posibles pueden ser muy sencillas o muy complicadas, simplemente evaluando el número de Terminales a comunicar y los medios de transmisión. Se pueden configurar casos tan sencillos como : Un Terminal de Accesos conectado a una LAN ( red de área local ) y la red a un Servidor,... o por el contrario, contemplar un parque de más de 100 Terminales de distintas clases y suministradores, conectados por : LAN, WAN ( red de área extensa ), VPN ( red privada virtual ) RTC ( red telefónica conmutada ), RS232/RS485/RS422/bucle corriente, otros, ( sistemas de cableado dedicado ). MIXTOS y específicos 11 de 25

12 Descripción básica. Principales funciones del módulo : Establecer, mantener supervisar las comunicaciones con Terminales y dispositivos Recoger todas las Marcas, Alarmas y otros registros de los Terminales Telecargar las memorias de los Terminales con datos mínimos para su autonomía Atender operaciones de servicio técnico, interfaces, diagnósticos, otros. Atención : Permisos y autorizaciones mínimas. Permisos es una función propia del módulo de Accesos que limita el uso de los Terminales a sólo aquellas personas autorizadas. El Módulo de Comunicaciones permite definir los mínimos Permisos para que los Terminales Horarios sólo puedan ser USADOS por las personas asignadas para aquellos casos en los que sólo existe el módulo de Presencia y no obstante se desee que cada persona fiche en los Terminal asignados y no en otros. 12 de 25

13 El manual de Usuario del Módulo de Comunicaciones se divide en cinco partes : Configuración : Permite definir todos los Elementos de Comunicaciones relacionados con el parque de equipos HW instalado y su conexión Física. También se definen las Familias de Terminales y Permisos para establecer las funciones mínimas de Accesos. Supervisión : Entorno de trabajo que permite establecer la supervisión del sistema en base a una visualización de datos ON-LINE respecto a los procesos de Comunicaciones y de recogidas de Marcas. Operaciones : Conjunto de utilidades que facilitan las operaciones de Servicio que es necesario realizar en casos muy determinados, bajo ventanas de mantenimiento y en periodos de pruebas y arranque. Interfaces : Entorno de trabajo que permite activar las funciones de Interface así como el paso a Histórico de las Marcas y Alarmas del sistema. Monitor Gráfico : Entorno de monitorización que permite supervisar los equipos y las Alarmas sobre una estructura de planos de los Edificios y Centros de trabajo en los que están situados. 13 de 25

14 Descripción básica. Módulo de Accesos. El objetivo del Módulo de Accesos es configurar, sobre los equipos de comunicaciones, los Permisos de Entrada y Salida, para que las Personas puedan acceder a través de los Elementos de Impedimento de paso instalados. El impedimento de paso se realiza en base a los siguientes elementos físicos : Tornos y Molinetes Puertas Barreras vehículos Exclusas Banderolas No se consideran Accesos ni el paso ni la marca realizada en Terminales que no tengan asociado un elemento de impedimento de paso. El módulo de Accesos autoriza Permisos cuando existen elementos de impedimento de paso asociados a los Terminales de recogida de marcas. Los módulos de las Visitas, Vehículos y Contratistas, cuyo control de Acceso se lleva a cabo desde el Módulo que se describe en este documento. Visitas, Parking y Contratistas aportan una gestión y funcionalidad propia, complementaria al control de los Accesos. Fundamentalmente se definen en Accesos las siguientes entidades : Zonas Recintos Permisos Personal Autorizado Además de estas funciones de configuración, existen las funciones de control y supervisión siguientes : Dietario Supervisión Consulta. 14 de 25

15 El manual de Usuario del Módulo de Accesos se divide en siete partes : Zonas / Familias: Permite definir las Zonas de seguridad, agrupando aquellos Terminales que comparten los mismos criterios de acceso. Permisos : Permite definir los Permisos de Acceso que serán asignados a cada Tarjeta o Identificativo Personal. Un Permiso puede tener asociada una o varias Zonas. Recintos : Son agrupaciones de Terminales, independientes a las Zonas, que permiten aplicar funciones específicas con mayor flexibilidad que las Zonas. Autorizados : Son aquellos Expedientes a los que se les ha asociado una Tarjeta y a ésta, un Permiso de acceso, para entrar o salir por aquellas Zonas dotadas de elementos de impedimento de paso. Dietario : Entorno de trabajo que facilita y ordena el trabajo de gestión diario del Usuario, con opciones individuales y colectivas, así como de búsqueda y selección de datos. Consultas : Entorno de consulta multicriterio que accede a la Base de Datos de Marcas y presenta las selecciones en un entorno de fácil utilización. Monitorización : Entorno de trabajo que permite establecer la supervisión del sistema en base a una visualización de datos ON-LINE respecto a los procesos de Comunicaciones y de recogidas de Marcas. 15 de 25

16 Descripción básica. Módulo de Presencia. El objetivo del Módulo de Presencia es calcular los tiempos de presencia y ausencia en base a la comparación entre los horarios teóricos y las marcas reales. Además considera todas las Incidencias comunicadas y planificadas para el cálculo de los tiempos, así como otras muchas novedades que hacen variar los resultados. En su conjunto se distinguen las siguientes funciones básicas : Definición de Horarios Programación de Cuadrantes Gestión de Novedades e Incidencias Cálculo de Tiempos Cálculo de Nóminas y otros Interfaces Este módulo aporta un entorno para la Gestión diaria que reúne todas las opciones necesarias para el día a día, pudiendo realizar todos los procesos de una manera directa y on-line, única manera de tener al día los tiempos calculados de todos los Expedientes. Los procesos de cálculo de tiempos resuelven la mayoría de casos que un experto en la Gestión de Tiempos de su plantilla de Expediente. Aquellos casos que necesitan de una intervención del Usuario, son notificados mediante un sistema de Avisos para su resolución. En resumen, la gestión diaria de la Gestión de los Tiempos del módulo de Presencia es la siguiente : Puesta al día Análisis de la Situación actual Novedades e Incidencias, ( ajustes ) ( ver Resúmenes del Módulo Presencia en: Configuración / Directorio / Personas / Colectivos ) ( ver Guía para la Gestión Diaria del Módulo Presencia : Dietario / Personas ) Una vez realizado el ciclo de gestión diaria, se pueden considerar las siguientes gestiones complementarias : Mantenimiento de los Expedientes Análisis de resultados Obtención de Interfaces Informes 16 de 25

17 El manual de Usuario del Módulo de Presencia se divide en cinco partes : Configuración : Mantiene todas las Tablas generales del sistema que afectan a los Cálculos, a la parametrización básica y también a los elementos de Saldos y Bolsas de Horas. Horarios : Define y mantiene todos los Regímenes Horarios y Cuadrantes, aportando opciones y parámetros que cubren toda la diversidad de casos que se presentan en un entorno laboral. Dietario : Permite realizar toda la Gestión Diaria de la Gestión de Tiempos con ayudas en la selección, visualización y tratamiento de datos, tanto individuales como masivos. Operaciones : Entorno de trabajo que permite realizar la puesta al día del sistema respecto a los procesos sistemáticos de Cálculo de Tiempos, así como en la Gestión de los Históricos. Interfaces : Permite la Importación y Exportación de datos mediante distintas opciones, facilitando el intercambio básico de Información con otros sistemas. Procesos : Describe los distintos procesos que pueden ser planificados periódicamente para una correcta explotación del sistema. Estos procesos planificados facilitan y garantizan la puesta al día conjunta de los datos y la extracción de Interfaces periódicos, especialmente en grandes instalaciones. Cuando los volúmenes de gestión son más reducidos, estos procesos se pueden ejecutar manualmente por opciones de menú. 17 de 25

18 Descripción básica. Módulo de Visitas. Este Módulo Gestiona las Visitas que acceden a los Centros de Trabajo, facilitando la captura de los datos de identificación tanto de la persona que visita como la visitada, tanto de la Entrada como de la Salida, así como la identificación mediante Tarjetas autorizadas, para controlar los accesos de este colectivo dentro de los Recintos de seguridad del Centro. Las funciones principales de este Módulos son las siguientes : Registrar las entradas, salidas e Incidencias de la visita Emitir volantes de visita y otros documentos Permitir el registro fotográfico facial de la visita Prever Visitas con Anticipación Asociar Tarjetas de Identificación con Permisos de Acceso asociados Consultar Visitas de otros días mediante distintos criterios Gestionar los datos Históricos con arreglo a la ley de protección de datos. En general se pueden combinar las siguientes situaciones o necesidades : Gestión de Visitas SIN Accesos Gestión de Visitas CON Accesos La recepción de Visitas puede realizarse en base a un registro de datos e incluso mediante medios de Identificación no automatizados : ( Tarjetas papel, cartón, PVC sin código, ). Pero también es habitual que las Visitas accedan a los Centros de Trabajo de las Empresas por puntos de Acceso, en lo que se deben de identificar mediante una Tarjeta con código. En este últimos caso, los Módulos de Visitas y Accesos conviven prestándose funciones y estableciendo conjuntamente un sistema único de control. Las funciones derivadas de esto son las siguientes : Tarjetas con medios de Identificación automática Permisos y Rutas de Accesos Control de la Entrada compartida con el resto de colectivos Registro de la fecha y salida automática a través de los puntos de acceso Sistemas electromecánicos para la recogida de Tarjetas a la salida Se explican a continuación los distintos entornos operativos de este Módulo. 18 de 25

19 El módulo tiene los siguientes entornos de trabajo : Configuración : Permite mantener todas las entidades básicas que configuran el entorno de este Módulo : Empresas, Motivos de visita, Tipos de Incidencia, Centros de Recepción y Parámetros. Libros de Registro : Realiza la Recepción de la Visita junto a los demás procesos relacionados : Citas Previas, Salidas, Incidencias, Consultas, otros Histórico : Permite realizar la consulta de datos Históricos de Visitas y Visitantes. Operaciones : Realiza las operaciones básicas de mantenimiento, paso a Histórico y extracción de anomalías e incidencias. 19 de 25

20 Descripción básica. Módulo de Contratistas. Este módulo permite definir, controlar y gestionar a las Empresas Contratistas y su personal asociado, en temas referentes al control de su identificación y accesos a los recintos de trabajo, los documentos que deben aportar, su vigencia y vencimiento, así como todo lo relacionado con la duración y permanencia de su actividad en el Centro en donde desempeñan su actividad. El módulo tiene los siguientes entornos de trabajo : Configuración Contratistas Dietario Histórico Las funciones principales de este Módulos son las siguientes : Mantenimiento de Empresas Contratistas Mantenimiento de Contratos con Empresas Mantenimiento de Expedientes de personal bajo Contrato Control de los Documentos presentados y sus fechas de vencimiento Tablas auxiliares para Documentos, Países y Actividades Asignación de Tarjetas de Acceso e Identificación Gestión de Carpetas de Expedientes Gestión diaria a nivel Expediente o Colectivo Agenda de Expediente Consultas multicriterio Horas / días trabajados sin descanso Presentes / Ausentes Horas de Presencia diaria Gestión y consulta del Histórico En definitiva, un entorno en el que se registran y mantienen todos los datos relacionados con este Colectivo y al que se debe Identificar y Autorizar el Acceso al Centro de Trabajo, para lo cual es necesario relacionar estos datos con las funciones propias del Módulo de Accesos, ( que se describe en su apartado correspondiente ). 20 de 25

21 El módulo tiene los siguientes entornos de trabajo : Configuración : Permite mantener todas las entidades básicas que configuran el entorno de este Módulo : Tareas, Documentos, Países. Contratistas : Permite mantener los datos de las Empresas Contratistas, sus Contratos de Obra, los Documentos necesarios para realizar su actividad en sus clientes y en definitiva, los datos propios de las Personas que trabajan en el complejo. Dietario : Entorno de trabajo que facilita y ordena el trabajo de gestión diaria del Usuario, con opciones individuales y colectivas, así como de búsqueda y selección de datos. Histórico : Permite el acceso a los datos Históricos que se generan al producirse cambios en las relaciones entre Contratistas, Contratos y Expedientes. 21 de 25

22 Descripción básica. Módulo de Comedor El Módulo de Comedor permite realizar la Gestión y el Control de los Servicios que en un Comedor de Empresa se suelan ofrecer : Desayunos, Comidas, Cenas y Menús Especiales. Pueden existir dos configuraciones posibles en función de las necesidades : Con elementos de Accesos : Terminales y Tornos para el control del acceso, Sin Accesos en base a Terminales de Marcas de Comidas y Servicios. Las funciones fundamentales son las siguientes : Control del paso a solo las Personas Autorizadas Control del paso a Invitados Registro de los Servicios realizados por persona y/o centro de coste Emisión de recibos de cargo Contabilización general de todos los servicios Interfaces con sistemas de Control de Costes y Nómina Como características particulares se pueden distinguir las siguientes : Distintos tipos de Servicios : comidas, cenas, etc. Precios por Servicio y fecha Cargos Individuales y a Centros de Coste Control de Invitaciones Control de comida duplicada Interfaces con Sistemas de Nómina : SAP, Meta4, otros. En definitiva, este módulo se integra junto a los demás : Presencia, Accesos, Visitas, Contratistas, aportando un entorno común en el que los Usuarios de Comedores, los Contratistas e incluso las Visitas figuran como distintos colectivos cuyos Servicios y Consumos se gestionan y Controlan desde un único entorno de Gestión. 22 de 25

23 El módulo tiene los siguientes entornos de trabajo : Turnos : En este entorno se definen los distintos Servicios de Comedor, junto a todos sus Horarios y Turnos en los que se prestan estos servicios al público. También se permite configurar los parámetros generales para este entorno. Dietario : Entorno de trabajo que facilita y ordena el trabajo de gestión diaria del Usuario, con opciones individuales y colectivas, así como de búsqueda y selección de datos. También permite realizar las distintas altas y el mantenimiento de nuevos Usuarios de Comedor. Productos : En este entorno se permite realizar el mantenimiento de los distintos Menús, con cada uno de sus elementos o Platos, así como asociar los correspondientes Precios a cada uno. Configuración : Se definen en este entorno los distintos Tipos de Elementos y cada Elemento en sí mismo, que componen los distintos Menús. También se definen los Saldos necesarios para contabilizar los Servicios y las Claves o códigos de Nómina para los interfaces correspondientes. Interfaces : Este entorno permite realizar los cálculos necesarios para la obtención de los Interfaces de Nómina, en los que se detalla la contabilización de todos los Servicios por periodos, persona y centros de coste. 23 de 25

24 Descripción básica. Módulo de Parking. El objetivo de este módulo es controlar la ocupación de los distintos Aparcamientos de un centro de trabajo, gestionando la asignación de las Plazas Fijas y de Libre disposición a los distintos Expedientes Autorizados del sistema. Este módulo no gestiona el cobro a clientes del tiempo ocupado, puesto que el personal externo se limita a visitas de empresa y subcontratación diversa. El Módulo de Parking se divide en siete partes : Aparcamiento : Permite definir los distintos Aparcamientos existentes en el Centro de Trabajo. Plazas : Permite definir los distintos Tipos de Plazas y el Cupo de Plazas por cada Aparcamiento, según los tipos. Autorizados : Gestiona las asignaciones de Plazas a los distintos Expedientes, autorizando el uso del Parking a cada uno de ellos y con opción de tener más de una plaza asignada. Monitor : Entorno de trabajo que permite establecer la supervisión del sistema en base a una visualización de datos ON-LINE respecto a los procesos de Comunicaciones y de recogidas de Marcas. 24 de 25

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