Reporte de Indicadores Generales de Interés de Empresas Comerciales de Almacenamiento de Archivo

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1 Reporte de Indicadores Generales de Interés de Empresas Comerciales de Almacenamiento de Archivo

2 INTRODUCCION Algunos de los operadores de nuestra industria a nivel Latinoamericano tuvimos la oportunidad de participar en la Encuesta de Indicadores Operativos de PRISM INTERNATIONAL 2012, enfocado en la búsqueda de indicadores que nos permitieran compararnos entre otros competidores y operadores y obtener de los resultados de un Centro de Almacenaje promedio en donde un 67% de los encuestado correspondía a cifras de la industria de Norte Americana. Como operadores Latinoamericano se hizo un esfuerzo para crear una identidad que nos permita identificar nuestra media en la industria y a la vez oportunidades de mejora basados en los resultados de una nueva encuesta con Reportes de Indicadores Generales de Interés. Los resultados obtenidos se enriquecerán de forma comparativa con la Encuesta de Indicadores Operativos de PRISM INTERNATIONAL 2012.

3 Con la conformación de un equipo de trabajo del Foro Latinoamericano se realizó primeramente un análisis exhaustivo de los temas de interés para finalmente formular los temas en un cuestionario de 24 preguntas, las que fueron publicados en la página Web del 3er Foro Latinoamericano: Encuesta de Reporte de Indicadores Generales de Interés de Empresas Comerciales de Almacenamiento de Archivo. Los participantes al III Foro Latinoamericano fueron invitados a responder la encuesta en enlace en línea de la plataforma " Survey Monkey.

4 ANTECEDENTES De los miembros invitados a responder la encuesta únicamente se recibió respuestas de 13 miembros, lo cuales representan una muestra muy pequeña. Basados en estos resultados el 54.5% de las empresas comerciales en la Industria se constituyen de capital mixto y en un 45.5% capital Familiar.

5 El 69% de los encuestados han estado en el negocio entre años, el 15% ha estado en el negocio entre 5 10 años, el 8% más de 20 años y en otro 8% han estado 2 a 4 años. 80% 70% 60% 50% 40% 30% Resultado de Encuesta Reporte de Indicadores Generales de Interés de Empresas Comerciales de Almacenamiento de Archivo para Latinoamérica 2013 Resultados de Encuesta Operativa de Indicadores PRISM INTERNACIONAL % 10% 0% 0 a 1 año 2 a 4 años 5 a 10 años 11 a 20 años + de 20 a Siendo las dos encuestas muy limitadas no se puede llegar a una conclusión amplia, sin embargo basado en los resultados de ambas existe un grupo pequeño de compañías Latinoamericanas que identificaron esta industria a una muy temprana etapa y pudieron capitalizar en una industria naciente.

6 En términos de la encuesta Latinoamericana, el 62% de los encuestados no se han expandido fuera de sus fronteras. El 23% se han expandido en mas 5 países. Un 7% en 3 5 países y en 2 países respectivamente.

7 COMPARATIVO DE CONFIGURACION DE ALMACENAMIENTO Basados en las respuestas limitadas de la encuesta, la altura promedio de las naves de almacenamiento fue de 11 m., dentro de un rango de los 5.5 m. (mínimos) hasta 28 m. (máximo). Con el interés de poder comparar las dos encuestas se les pidió a los encuestados calcular la densidad de almacenaje en términos de metros cúbicos. Dado que la pregunta no fue bien interpretada, no hubo una buena comprensión en los cálculos por lo que las respuestas fueron muy variables.

8 La mayoría de los encuestado, un 46%, configuran sus cajas en la estantería en 3 de alto, 3 de fondo. Un 23% configura sus caja en 3 de alto 2 de fondo, y un 8% configuran sus cajas 2 de alto 2 de fondo, 2 de alto 3 de fondo, 3 de alto 4 de fondo respectivamente; 3 de los encuestado agregaron 2 configuraciones diferentes a las nombradas en la encuesta: 5 de alto 2 de fondo y 4 de alto 3 de fondo.

9 Entre los sistemas que se utilizan para la administración de las cajas en estantería, el 62% hace uso de las escaleras movibles. El 46% utiliza el sistema de entrepiso. El 23% utilizan Montacargas y Elevador de Tijeras respectivamente.

10 El 45% de los encuestados no utilizan estantería abierta para la administración de documentos. Un 36% utiliza en un 100% estantería abierta, incluyendo un encuestado que administra 5 millones de expedientes y el 19% de los encuestados apenas utiliza de un 2% al 3% de estantería abierta.

11 En el caso de los encuestados que utilizan la estantería abierta, se les pido especificar qué tipo de estantería abierta usan para la administración de documentos, pero por la poca participación en la encuesta podemos decir que la respuesta a esta pregunta fue lo suficientemente especiífico para poder definir el tipo de estantería a las cuales se referirían para poder realizar un análisis coherente en el tema. Adjuntamos dos imágenes de ejemplos de estantería abierta para la administración de altos volúmenes de documentos

12 Se les pidió a los encuestados especificar los sistemas de supresión de incendio con el que cuentan para la mitigación de siniestros exclusivamente en el área de almacenaje de documentos. Los sistemas especificados fueron: Extintores en Polvo Quimico Granadas Automaticas Extintores de Agua Sprinkler Hidrantes Detectores de Humo Fotoeléctricos con comunicación a la estación de bomberos Extintores portatiles de carro

13 SERVICIOS Para identificar qué otros servicios mas allá del almacenaje de documentos se ofrece en nuestra industria, se formulo a los encuestados preguntas entorno a otros servicios de los estándares y cuáles de éstos generan mayores ingresos. Servicios Creación de expedientes o legajos proveniente de documentación individual del cliente Agregar / Incorporar documentación individual del cliente a expedientes, o ampos existentes en estantería. Actualizar base de datos para los clientes (Digitación de base de datos) Servicios de auxiliares de oficinas en las instalaciones del cliente (Ordenamiento y ubicación de documentos, fotocopia de documentos, etc) Unificar diferentes archivos del cliente en una carpeta única Resultados 100% 100% 85% 92% 92% Resguardo y almacenaje de medios magnéticos 54% Servicios en la Nube 46%

14 6 de los encuestados agregaron Otros servicios como: Resguardo y validación de facturas electrónicas Administración de cuentas por pagar, centralización de archivos, almacén especial para un solo cliente, organización de archivos Desarrollo y venta de Software, Digitalización de Documentos Servicios de Recepción de Documentos Entre los servicios que generan ingresos adicionales después del servicio de almacenaje y Administración de documentos: Servicios Resultados Servicios de Consultoría de Documentos 77% Servicio de Custodia y Administración de Documentos Valores Servicios Custodia y Administración de Medios Magnéticos Servicio de Hosting Digital 46% 54% 54% Uno de los encuestados agrego el servicio de Captura y Procesamiento de Datos.

15 Los siguientes servicios son identificados por los encuestados como Servicios que generan más Ingresos a la Empresa después del Almacenaje: Almacenamiento, Digitalización y Procesamiento Automático de datos Resguardo de Medios Magnéticos Hosting Incorporación y control de documentos sueltos a expedientes Servicios de Consultoria de Gestión Documental Venta de Software de Digitalización y Proyectos de Digitalización. Organización de archivos en sitio In Plant Creación de expedientes o legajos proveniente de documentación individual del cliente y agregar / Incorporar documentación individual del cliente a expedientes, o ambos existentes en estantería.

16 SERVICIOS DE DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS Se les formuló a los encuestados preguntas que permitieran identificar Cómo se están incorporando las empresas de nuestra industria en las actuales avances tecnológicos? El 77% de los encuestados ofrecen Buro de Digitalización (Histórica y Diaria). Un 69% realiza Venta de Software y Hosting de Imágenes digitalizadas con servicio de software (SAS) respectivamente. El 23% realiza Venta de Escáneres y el 15% de los encuesta respondieron no ofrecer servicios relacionados a la Digitalización de Documentos.

17 VENTAS Se pidió a los encuestados responder a peguntas relacionadas a las fuerzas de ventas y las estrategias de ventas que las empresas en nuestra industria para identificar practicas que permitan incrementar nuestras ventas, para este análisis iniciamos por identificar cómo está conformada la estructura o departamento de ventas. 42% 1 2 personas 17% 3 5 personas 33% 6 10 personas 8% + de 10 personas

18 Al 77% de los encuestado el tiempo promedio que le toma cerrar una venta es de 3 a 6 meses. Al 15% le toma de 7 a 12 meses y 1 a 2 meses en el 8% de los encuestados. El promedio de cajas por venta realizada es de 201 a 500 cajas en el 31% de los encuestados, 501 a 1,000 cajas en el 23% de los encuestados, 15% de los encuestados 51 a 200 cajas, 15% en 2,001 a 4,000 cajas, 8% para 4,001 a 6,000 cajas y 6,001 a 10,000 cajas respectivamente. Tiempo promedio de cierre de Venta 1 mes a 2 meses 3 meses a 6 meses Resultados 8% 77% 7 meses a 12 meses 15% más de 12 meses 0%

19 Promedio de Cajas por Venta realizada Promedio de Cajas por Venta realizada 10 a 50 cajas Resultados 0% 51 a 200 cajas 15% 201 a 500 cajas 31% 501 a 1,000 cajas 23% 1,001 a 2,000 cajas 0% 2,001 a 4,000 cajas 15% 4,001 a 6,000 cajas 8% 6,001 a 10,000 cajas 8% + de 10,000 cajas 0%

20 Entre los motivos más frecuentes por lo que no se logra concretar una venta, encontramos entre los encuestados: Motivos más frecuentes por lo Resultados que no se cierra una venta Percepción de que los costo de tercerización son altos 30% Cultura de manejar sus documentos Percepción de que el servicio no es necesario 40% 30% Algunos encuestados agregaron otros motivos: Competencia con precios muy bajos y Competencia ofrece más valor al cliente.

21 Se le pidió a los encuestado indicar los medios de mercadeo que se utiliza en la empresa, y los más efectivos. Medios de Mercadeo que se Resultados utiliza en la empresa Visitas generadas por vendedores 30% Medios publicitarios 40% Google AdWords 30% 39% Web 69% Panfletos impresos 39% TV 0% Prensa Grafica 8% Direct mail (información dirigida a través de correo físico) 31%

22 Algunos encuestado agregaron Otros medio de mercadeo: Referencias de Clientes/ Recomendaciones Relaciones Públicas del Director Los medios de mercadeo más frecuentes fueron: Web Visitas vendedores Google Adwords Referencias de Clientes/ Recomendaciones Relaciones Publicas del Director Panfletos por correo dirigido a grupos específicos de empresas con seguimiento continuo

23 Se les pidió a los encuestado el precio de almacenaje por pie cubico y pie lineal en Enero del año 2013, Resultados en Pie Cúbico Precios de Almacenaje a Enero 2013 por pie cubico $0.20 $0.30 Resultados 20% $0.31 $ % $0.41 $ % $0.51 $ % más de $ %

24 Resultados en Pie Lineal Precios de Almacenaje a Enero 2013 por pie lineal $0.20 $0.30 Resultados 29% $0.31 $ % $0.41 $0.50 0% $0.51 $0.60 0% más de $ %

25 Se le pidió a los encuestados indicar si tienen formulado un plan estratégico de crecimiento de negocio ante el desarrollo tecnológico actual que pudiera afectar el documento en papel. El 62% de los encuestados cuenta con un plan estratégico mientras que el 38% de los encuestado todavía no tienen formulado un plan estratégico. Los encuestado que respondieron positivamente especificaron el plan estratégico: Área de Desarrollo de operaciones digitales para servicios nuevos. Digitalización Desarrollo de procesos para optimizar tiempo y movimiento Resguardo de información digital

26 Gracias

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