Revisó Jefe de División de Contratación Aprobó Rector Página 1 de 5 Fecha de aprobación: Febrero 27 de 2008 Resolución Nº 293 OBJETIVO ALCANCE Contratar, apoyar, asesorar y capacitar a las diferentes Unidades Académico Administrativas y a la Alta Dirección en el proceso de contratación de la Universidad Industrial de Santander conforme a los principios, políticas procedimientos, facultades y competencias estipuladas en el Estatuto de Contratación vigente, con su correspondiente reglamentación. Facilitar la correcta formulación y ejecución de las actividades de contratación, a todas las Unidades Académico Administrativas, Proyectos y a la Alta Dirección de la Universidad Industrial de Santander. - Normativa Interna y Planear: - Procedimientos según Externa. modalidades de Internos: Internos: - Procedimientos - Identificar la normativa vigente de la Universidad y la contratación actualizados. - Formatos del Gobierno Nacional que aplique a la División, para - Formatos actualizados - Dirección Institucional - Dirección Institucional - Manual de Supervisión e sus respectivos cambios. - Manual de supervisión e - Unidades Académicas - Unidades Académicas Administrativas UAA y/o Proyectos. interventoría. - Cotizaciones o propuestas. - Determinar los cambios pertinentes a procedimientos, formatos, manual de supervisión e interventoría y matriz de riesgo, según Estatuto de interventoría actualizado. - Contratos ejecutados - Actas de capacitaciones Administrativas UAA o Proyectos. - Proceso Talento - Proceso Talento - Documentos pre Contratación vigente. - Cronograma de Humano- Subproceso de Humano- Subproceso de contractuales de - Proyectar cronograma de capacitaciones de las capacitaciones. Seguridad y Salud en el Seguridad y Salud en el las UAA. etapas que surge el proceso de contratar bienes y - Conceptos jurídicos abajo Trabajo - Observaciones o servicios, teniendo en cuenta la modalidad o tipo de - Divulgación de -Proceso de Recursos - Proceso de Recursos recomendaciones a los contratación según Estatuto de Contratación vigente. convocatorias Físicos Subproceso Físicos Subproceso términos de referencia. - Validar la información de los contratos ejecutados del - Contratos registrados, Gestión Ambiental Gestión Ambiental - Actos Administrativos año anterior para la rendición de informes. perfeccionados y - Factura o cuenta de - Programación de las unidades para realizar el control legalizados (Minuta cobro. contractual o Registro en el - Informe Auditorías. - Identificar, analizar y valorar los riesgos de gestión Sistema Financiero de Externos: Externos: - Información del Proceso que pueden afectar el logro del objetivo del proceso. orden de compras, Contratación. -Identificar y definir las actividades de formación para contrato de suministro, - Gobierno y Sociedad - Gobierno y Sociedad - Organismos de Control -Solicitud de Registro a proveedores el proceso. -Identificar los peligros/aspectos ambientales del orden de prestación de - Organismos de Control servicios, de consultoría, de - Oferentes - Oferentes - Proveedores y/o contratistas. -Autorización para delegación específica. -Plan de Desarrollo proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. trabajo, etc.) - Registro de proveedores - Proyección de Resolución - Proveedores y/o contratistas. - Interventores - Interventores Institucional - Establecer los controles para los peligros/aspectos - Mapa de Riesgos de - Proyecto Institucional - Contexto Interno - Contexto Externo (Factores del entorno Político, Económico, ambientales del proceso, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. Gestión del proceso. - Plan de formación del proceso ejecutado. - Matriz de identificación de peligros, evaluación y
Página 2 de 5 Social y Tecnológico) valoración de los riesgos - Plan de Formación de y establecimiento de Talento Humano. - Necesidades de controles actualizado. - Evaluación de formación del proceso. - Resultados de la Evaluación de Proveedores Publicada - Matriz de identificación de aspectos y valoración Desempeño. - Procedimiento para la Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y establecimiento de controles. - Procedimiento para la identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales impactos ambientales -Programa de prevención, preparación y respuesta de Emergencias -Matriz de requisitos legales (ambiental y de seguridad y salud en el trabajo) Hacer: - Consolidar la Evaluación de Proveedores - Ejecutar y monitorear las acciones y controles establecidos en el Mapa de Riesgos de Gestión. - Gestionar la participación de los funcionarios en el plan de formación. - Participar en la valoración de los peligros/aspectos ambientales identificados, con el acompañamiento de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. - Gestionar la implementación de los controles establecidos y priorizados para el proceso, con la asesoría de los Subprocesos de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Gestión Ambiental. - Atender las diferentes U.A.A que requieran el apoyo y asesorías. - Determinar la modalidad de contratar según Estatuto de Contratación vigente. - Desarrollar capacitaciones en los temas Pre contractual, contractual y Post contractual. - Presidir y hacer parte del comité interdisciplinario de evaluación de propuestas. - Determinar el tipo de contrato según tipología (Orden de prestación de servicios, Orden de trabajo, orden de compra, contrato de suministros, orden de consultoría, orden de compra por importación, contrato general, etc.) - Proyección de los términos de referencia para las convocatorias. - Definir y publicar los Términos de Referencia o Pliegos de Condiciones, preliminares y definitivos para las convocatorias. - Elaborar, registrar, perfeccionar y legalizar el contrato. - Publicación en el portal WEB Institucional de la información contractual pertinente de acuerdo a lo establecido en el Estatuto de Contratación y su correspondiente reglamentación. - Actualización de información y activación de actualizada. - Plan de emergencias actualizado. - Acciones correctivas, preventivas y de mejora. - Planes de Mejoramiento - Informes de Resultados - Informes de desempeño del proceso - Informes a entes de control externos. - Informe de control
Página 3 de 5 proveedores en la plataforma - Evaluación de competencia y proyección de Resolución Realizar control selectivo de los procesos contractuales realizados por las Unidades Académico Administrativas. - Dar cumplimiento a los requisitos legales. Verificar: - Medir el desempeño del proceso mediante indicadores de gestión y actividades de seguimiento. - Seguimiento a los planes de mejoramiento -Verificar el cumplimiento del cronograma de control Actuar: - Mejorar continuamente el proceso mediante la aplicación de acciones correctivas, preventivas y de mejora. RECURSOS RESPONSABLES REQUISITOS Físicos: - Equipos de cómputo - Infraestructura tecnológica - Equipos audiovisuales Líder del proceso de contratación: Jefe de la División de Contratación. Colaboradores Profesionales y Auxiliares de Apoyo Beneficiario: - Disponibilidad de información oportuna - Asesoría oportuna, clara y concisa en temas contractuales. - Atención a los requerimientos planteados a la Universidad Legales y reglamentarios: -Ver Listado Maestro de Documentos Externos MEDICIÓN DEL PROCESO (Indicadores) -Ver hoja de vida de los indicadores
Página 4 de 5 Financieros: De la organización - Estatuto General de la Universidad y las normas que regulan - Presupuesto de la institucionalidad. Funcionamiento. - Acuerdo Consejo Superior 027 de 2004. Delegan - Presupuesto de Inversión. atribuciones en el Rector. - Acuerdo Consejo Superior 034 de 2015. Estatuto de Contratación. Tecnológicos: - Acuerdo Consejo Superior 050 de 2015. Reglamentación Estatuto de Contratación. - Hardware - Software - Activos de Información - Resolución Rectoría 2627 de 2015. Por la cual se realizan delegaciones en personal de Dirección de la Universidad. - Acuerdo Consejo Superior 043 de 2015 el cual modifica el Acuerdo 06 de 2015 - Matriz de Interrelación de requisitos MDI.01 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PROCESO REGISTROS DEL PROCESO DOCUMENTOS DE REFERENCIA - Comités de Obra - Seguimiento Selectivo de Procesos Contractuales. - Seguimiento a indicadores. - Auditoría Interna. - Seguimiento de Proveedores - Reuniones de grupo primario - Ver Listado Maestro de Registros - Ver Listado Maestro de Documentos CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 01 Febrero 27 de 2008 Creación del documento 02 Abril 16 de 2008 Se modifica en Salidas de la Etapa Ejecución de los contratos: Actas de recibos parciales o totales, de reinicio, de no previsto. Se incluye en Recursos el Portal Web de la UIS link Contratación y el Correo Electrónico. 03 Septiembre 19 de 2008 Cambio de los requisitos: Cambio la norma de referencia de NTC ISO 9001:2001 por NTCGP 1000:2004. 04 Febrero 17 de 2009 Se incluye como entrada la evaluación de proveedores. Se actualiza la Resolución de delegación del gasto. 05 Abril 22 de 2010 Se actualiza la Resolución de delegación de ordenadores de gasto Se incluye la norma NTC-ISO 9001:2008
Página 5 de 5 06 Julio 13 de 2010 07 Agosto 09 de 2012 08 Noviembre 15 de 2016 09 Agosto 09 de 2017 Se elimina la Norma NTC-ISO 9001:2008 y NTC-GP 1000:2004. Se incluye Ver Matriz de Interrelación de Requisitos MDI.01. Modificación del objetivo y alcance, clasificación de los proveedores y beneficiarios en internos y externos, se organizan las actividades mediante el ciclo PHVA y se incluyen actividades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Ambiental Modificación del documento según los Acuerdos del Consejo Superior Universitario, (No. 034, 050 y 043 de 2015). Se incluye información correspondiente al Registro de Proveedores, Control Selectivo, Mapa de Riesgos de Gestión del Proceso y Gestión Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo. Fortalecimiento en las actividades de seguimiento y monitoreo del proceso.