SEGUIMIENTO MEDIDAS DE AUSTERIDAD EN EL GASTO PÚBLICO OCTUBRE - NOVIEMBRE - DICIEMBRE DE 2014

Transcripción

1 1. HORAS EXTRAS. Dominicales y festivos deberán autorizarse previamente, sólo se reconocerán y pagarán a funcionarios de niveles operativos, Resolución No. 273 administrativos y técnicos, ante necesidades reales e imprescindibles de la OFB, Se recomienda que las personas que hayan causado compensatorios, tomen el tiempo correspondiente de la 1. Estandarizar el procedimiento para la autorización de horas extras en el cual se determine claramente la necesidades reales y los controles respectivos. 2. Ordenar el disfrute de compensatorios para los servidores que tengan reconocidos los mismos, teniendo en cuenta las necesidades del servicio. 1. Procedimiento para la autorización de horas extras estandarizado. 2. No reconocer en dinero tiempo de compensatorios exceptuando aquellos en los cuales se demuestre la necesidad del servicio. Según la información suministrada por el área Gestión del Talento Humano, durante el presente trimestre se pagaron por concepto de horas extras un total de $ ,00, de los cuales $ ,00 corresponden a Planta Global y $ ,00 a Planta Temporal. Haciendo un comparativo en las horas extras pagadas a la planta global (12 funcionarios) durante el cuarto trimestre vs. tercer trimestre, se observa un incremento de 20.2% mientras que en la planta temporal (4 funcionarios) tuvo una variación de %. Comparando las horas extras pagadas en el cuarto trimestre a los funcionarios de Planta Global (14) y planta Temporal (5) que percibieron horas extras durante el cuarto trimestre, se presenta la siguiente variación: Planta Global: 14/12 (16,67%) de variación en número de funcionarios. $ ,00/$ ,00 (96,36% de variación en el pago de horas extras). Planta Temporal: 5/4 (25%) de variación en número de funcionarios. $ ,00/$ ,00 (42,86% de variación en el pago de horas extras). De otra parte, establecemos un comparativo entre las horas extras pagadas en el último trimestre 2014, frente a las horas extras pagadas en el último trimestre 2013 (Planta Global y Planta Temporal), lo cual nos arroja los siguientes datos: Planta Global: $ ,00/$ ,00 (incremento del 18,71%). Planta Temporal: $ ,00/ (variación del -20,79%). Se recomienda hacer una revisión del pago de horas extras, teniendo en cuenta el estudio de cargas, con el fin de determinar necesidades de fortalecimiento de la planta de personal, teniendo en cuenta el incremento que se observa en el pago por este rubro, con respecto al primer trimestre de 2014, del 40%. 1. Procedimiento para autorización de horas extras estandarizado. 2. Reconocimiento de horas extras en casos de necesidad del servicio demostrada con certificación de Talento Humano. 2. VACACIONES: Sólo podrán ser canceladas en dinero al retiro del funcionario No aplica, teniendo en cuenta que el rubro de vacaciones en dinero se encuentra en cero y solamente se le solicita apropiación a la Secretaría de Hacienda cuando hay retiros definitivos del servicio y se requiera cancelar vacaciones en dinero. N/A El área Gestión del Talento Humano reportó el pago de vacaciones en dinero durante el último trimestre de 2014, a un funcionario de Planta Global por valor de $ y una funcionaria de Planta Temporal por valor de $ El comparativo de vacaciones pagadas en dinero por retiro de los funcionarios, durante los trimestres de 2014, arroja la siguiente información: No se reconocen vacaciones en dinero, excepto cuando hay retiro definitivo. Página 1

2 De acuerdo con la información suministrada por el área de Sistemas, la Entidad suscribió el contrato OFB- IP-MC , reportando los siguientes pagos trimestrales: Resolución No. 069 de la 3. COPIAS. Establecer uso racional fotocopiado, OFB, de fecha del 30 de multicopiado, abril de 2003 reproducción, textos, Estandarización ayudas, audiovisuales, procedimiento copias solicitadas por particulares deben pagarse previamente. de 1 Procedimiento estandarizado - Primer trimestre ( al ) $ ,00. - Segundo trimestre ( al ) $ ,00, variación de % respecto al 1er. trimestre). - Tercer trimestre (mes de septiembre) $ ,00 variación del % vs. 2do. trimestre. - Cuarto Trimestre ($ ,00, variación de 298,43%). Estableciendo un comparativo entre el 4o. trimestre de 2014 ($ ,00) y el 4o. trimestre de 2013 ($ ,00), se refleja una variación del 233,54%). Se recomienda implementar acciones tendientes a lograr un mayor control del fotocopiado y reproducción de textos, con el fin de reducir el consumo por este concepto. Cumplimiento de la meta. 1. Un Procedimiento estandarizado denominado "Control de los Servicios de Telefonía y Fotocopiado" (ST-P-08). V2. Página 2

3 4- SERVICIOS PÚBLICOS. Medidas Resolución No. 273 para ahorrar o reducir el consumo de agua, energía, se sugiere que consumo no supere 8:00 p.m. de la Monitoreo e informes periódicos del consumo (Agua y Energía) y mantenimiento de las instalaciones hidrosanitarias y energéticas 12 informes de consumo de Energía (1 mensual) y 6 informes de consumo Acueducto y Alcantarillado (Bimensuales) y 6 Informes de mantenimiento. Para establecer el nivel de ahorro en el consumo de agua de la, se realizó seguimiento al consumo de cada sede de la Entidad. Se tomó como base el consolidado del registro de lectura diaria a los contadores. 1. Semanalmente, a través del personal de vigilancia y con un formato preestablecido, se tomó el registro diario de datos de contadores de agua y energía. Esta información se consolidó en el cuadro de seguimiento correspondiente. 2. Con base en esta información se presentaron informes mensuales de monitoreo (octubre-noviembrediciembre). Estos informes detallan el consumo de agua, energía y las actividades correspondientes a la gestión integral de recursos a la Subdirección Administrativa y Financiera de la Entidad. 3. La OCI realizó el comparativo de los consumos de agua y energía de 4 Sedes de la Entidad, cuarto trimestre vs. tercer trimestre, donde se observa lo siguiente: Consumo Agua 4o. trimestre vs. 3er.Trimestre: Sede Administrativa (101/90, es decir variación del 12,22%. Sala Otto de Greiff (63/75, variación del (- 16,00%). Sede Alterna (44/64, variación del - 31,25%). Carrera 17 (52/53, variación del -1,89%). Consumo Energía 4o. trimestre vs. 3er. trimestre: Sede Administrativa (11.967/11.983, variación del - 0,13%). Sede Otto de Greiff (4.931/5.426, variación del -9,12%). Sede Alterna (2.560/2.910, variación del -12,03%). Carrera 17 (1.355/1.441, variación del -5,97%). Adicionalmente durante la vigencia 2014, se realizaron actividades tales como: 1) Se realizó sensibilización a los vigilantes sobre la importancia y compromiso de cada uno para la toma de registro diario a los contadores. 2) Se realizó seguimiento a las planillas o formatos y se verifico físicamente la toma correcta de datos. 3) Se informó que en noviembre la Sala Otto de Greiff, presentó aumento en el consumo de agua por fugas en los sanitarios. 4) Se solicitó verbalmente y por correo electrónico la revisión y ajuste a las llaves ahorradoras. 5) Se realizó capacitación sobre PIGA, a los vigilantes nuevos que fueron cambiados por rotación en las sedes administrativa, sala Otto de Greiff y Alterna. 6) En la jornada de inducción y re inducción realizada el 13 noviembre en la Sala Otto de Greiff, y para sensibilizar a los servidores de la entidad, se proyectó el video El ultimátum evolutivo. 7) Se realizó sensibilización sobre el uso eficiente del agua al personal de Servicios Generales contratado con la firma Clean Depot. Cumplimiento de la meta informes de consumo de energia y 6 informes de consumo de agua y 12 de mantenimiento. 2. Monitoreo permanente del consumo de agua y energía y mantenimiento de las instalaciones hidrosanitarias y eléctricas. Página 3

4 5. TELEFONÍA: Establecer control a llamadas internacionales, nacionales y a celulares (que solamente se autorizan a despacho), Buscar mejor opción de mercado para reducir gastos por comunicaciones, explorar alternativas como larga distancia con tarjetas prepagadas, correo electrónico promociones institucionales. Resolución No. 251 de la Asignación de código a Dirección General del 17 extensiones autorizadas. de septiembre de 2010 Asignación de 1 código a las extensiones autorizadas en la resolución 251 del 2011 Las extensiones que están autorizadas para llamadas a larga distancia nacional e internacional y celular son las que están ubicadas en Dirección General, Subdirección Administrativa, Subdirección Sinfónica y Oficina Asesora de Comunicaciones. Jornada 40 horas cuenta con un teléfono directo. El consumo de telefonía durante el año 2014 es el siguiente, se aclara que el ultimo trimestre no incluye los datos de diciembre, por cuanto no han llegado los recibos correspondientes. Cumplimiento de la meta. 4 extensiones y 1 línea directa con autorización de llamadas oficiales a larga distancia y celular con consumo controlado CELULARES. Cumplir reglamento interno sobre máximo minutos celulares Resolución No. 251 de la directivos para Dirección General del 17 Cuentas controladas comunicaciones oficiales, de septiembre de 2010 según necesidades y condiciones del mercado (Directiva 07-08) 2 Cuentas Controladas Dando cumplimiento a la Resolución No. 251 del 17 de septiembre de 2010, la línea celular de la Subdirección Administrativa y Financiera cuenta con un Plan empresarial todo destino 1550 (950 minutos todo destino 600 promocionales sólo moviles claro), 15 primeros minutos gratis a lineas claro bajo el mismo nit - plan de datos BB empresarial 500 mb. Subdirección Sinfónica: Plan empresarial cerrado todo destino 950 (550 minutos todo destino y 400 minutos promocionales sólo móviles claro), 15 primeros minutos gratis a lineas claro bajo el mismo nit - plan de datos BB empresarial navegación 500 mb. 1. Dos cuentas controladas. Página 4

5 En cumplimiento de la Resolución No. 251 del 17 de septiembre de 2010, los planes de telefonía celular suscritos cumplen con los topes establecidos (100% SMMV - $ mensual) para Representante Legal y (50% - $ mensual) para las Subdirecciones Consumos mensuales máximo 100 % SMLMV, para Resolución No. 251 de la representante legal y Asignación de topes de Dirección General del 17 2 Consumos 50% SMLMV para consumo de septiembre de 2010 Subdirectores. Los costos superiores serán sufragados por usuarios. El comportamiento de las líneas telefónicas durante la vigencia 2014, fue el siguiente trimestre a trimestre: - Dirección: 1er. trimestre ($ ,00); 2o. trimestre ($ ,00 incremento del 7,95% respecto al 1. Topes de consumo 1er. trimestre); 3er. trimestre ($ ,00 variación del 57,42%); 4o. trimestre ($ ,00, establecidos mediante variación del 13,15%). Resolución interna 251 de - SAF: 1er. trimestre ($ ,00); 2o. trimestre ($ ,00 variación de 4,49%); 3er. trimestre 2010 y controlados. ($ ,00 variación -23,81%); 4o. trimestre ($ ,00 variación del 147%). - S.S.: 1er. trimestre ($ ,00); 2o. trimestre ($ ,00 variación de 16,91%); 3er. trimestre ($ ,00 variación de -23,81%); 4o. trimestre ($ ,00 variación de -29,07%). De acuerdo con lo anterior, se observa que el consumo de las tres líneas celulares está adecuadamente controlado Buscar mejores Resolución No. 251 de la condiciones del mercado Dirección General del 17 Unificar operador celular Unificación El operador de telefonía celular se encuentra unificado y sigue siendo COMCEL (CLARO) (hasta unificar operador de septiembre de 2010 para todos). 1. Unificación de operador. 6. BONO NAVIDAD. Día niños, otorgar por presupuesto bono hasta 6ML diarios por hijo que a 31 diciembre de 2011 sea menor de 13 años. Circular Alcaldía Mayor No. 003 del 18 de junio de 2014 Aplicación de la Resolución No. 273 de 2011 de la OFB y la Circular No. 054 de 2004 de la Secretarias General y de Hacienda Distrital. Compra de bonos navideños para los hijos de los funcionarios menores de 13 años por un valor que no sobrepase los 6 SMDL. Mediante proceso de selección OFB-IP-MC la Entidad adquirió a través de la empresa SODEXHO SOLUCIONES.-DE MOTIVACION COLOMBIA S.A., 62 bonos navideños por valor de $ c/u, para un valor total de $ , destinado a los hijos de los servidores de la OFB que a , sean menores de 13 años y de manera excepcional, para aquellos en condición de discapacidad, en un rago de 13 a 18 años. El valor destinado a cada bono no sobrepasa los 6 SMDLV. 1. Entrega de 62 bonos navideños para hijos menores de 13 años de los servidores públicos de la OFB, que no sobrepasan los 6SMDL. Página 5

6 7. FIESTAS. Prohibidas Resolución No. 273 actividades conmemorativas fin año con cargo al presupuesto. de la No aplica, teniendo en cuenta que en el plan de Bienestar Social. Aprobado mediante la Resolución Interna No del 21 de julio de 2011, no se contempló la realización de actividades conmemorativas de fin de año. N/A De acuerdo con la Resolución 273 de 2011, se prohiben las actividades conmemorativas de fin de año con cargo al presupuesto de la OFB. 1. No se realizaron actividades conmemorativas de fin de año con cargo al presupuesto de la OFB, 8. PUBLICIDAD Y MEDIOS. Acatar Art. 10 Ley 1474 (Estatutito anticorrupción), Recursos Públicos, para divulgar programas o políticas por publicidad o cualquier medio, deben cumplir finalidad OFB y garantizar derecho información, en publicidad, procurar la mayor limitación (en contenido, extensión, tamaños, medios comunicación, etc.), para mayor austeridad y reducción reala costos. Revisión de textos para limitar número de palabras y Máximo ahorro en papel y diseños a dos tintas. No se tintas. Evitando la policromía utilizan papeles de lujo De acuerdo con la información suministrada por la Oficina Asesora de Comunicaciones, la OFB no hace ningún pago por concepto de Publicidad y Medios. La Secretaría General de la Alcaldía Mayor cuenta con Agencia en Casa, quien es la encargada de manejar los recursos destinados a publicidad de todas las entidades del Distrito; la OFB hace la solicitud de acuerdo con sus necesidades. La OFB adquiere los insumos de materiales para la impresión de los programas de mano y de todas las piezas de diseño. La OCI verificó que existe un contrato de suministros con S.O.S. Soluciones & Suministros, quienes hicieron entrega de los elementos a Almacén y el pago esta pendiente hasta que Almacén legalice la entrada. Contrato de Suministro No. 302 por Cincuenta millones de pesos. De acuerdo con lo anterior, la OCI pudo evidenciar que la Entidad suscribió el Contrato de suministro No con la empresa S.O.S. Soluciones & Suministros, por valor de $ cuyo objeto es contratar por el sistema de precios unitarios fijos el suministro de papel, tintas e insumos para la Imprenta Distrital. Se tramitó pago de fecha , OT 2794 por valor de $ Revisión de textos, ahorro de papel, impresión a dos tintas, limitación de policromias y ediciones de lujo. 9. CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS CON PERSONAS NATURALES O JURIDICAS: solo se podrán celebrar cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contrataran, o cuando el desarrollo de la actividad requiera un grado de especialización que implica la contratación del servicio, o cuando aún existiendo personal en la planta, ésto no sea Decreto 2209 de 1998 Hecha la verificación de los contratos de prestación de servicios por parte de la Oficina de Control Interno se pudo evidenciar que durante el presente trimestre se suscribieron 42 Contratos de prestación de servicios, discriminados, así: - Veinticuatro (24) CPS Artísticos los cuales cuentan con Acto Administrativo de Justificación de la Contratación Directa, dado que el desarrollo de la actividad requiere un alto grado de especialización. - Once (11) CPS Profesionales, los cuales cuentan con Certificación del área Gestión del Talento Humano (No existe personal con capacidad para realizar las actividades que se contrataron). - Siete (7) CPS con personas jurídicas, los cuales cuentan con Acto Administrativo de justificación de la Contratación, dado que el desarrollo de la actividad requiere un alto grado de especialización. Cumplimiento de la normatividad: 1. Contratos de prestación de servicios profesionales con certificación de personal. Página 6

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