MANUAL OPERATIVO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0

Transcripción

1 MANUAL OPERATIVO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIÓN 1.0 MUNICIPIO DE OLAYA DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

2 ÍNDICE ÍNDICE PRESENTACIÓN CONTROL DE ACTUALIZACIONES MARCO LEGAL ESTRUCTURA INTERNA MAPA DE PROCESOS ASESORÍA JURÍDICA PROCESO: CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA CON FORMALIDADES PLENAS PROCESO: CONTRATACIÓN DIRECTA PROCESO. CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS PROCESO: ASESORÍA JURÍDICA PROCESO: ACCIONES JURÍDICAS CONTROL INTERNO PROCESO: CONTROL DE GESTIÓN PROCESO: CONTROL ESTRATÉGICO PROCESO: CONTROL DE EVALUACIÓN PLANEACIÓN PROCESO: PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA PROCESO: MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA PROCESO: PLANEACIÓN DEL DESARROLLO MUNICIPAL PROCESO: PLANIFICACIÓN TERRITORIAL PROCESO: GESTIÓN DE PROYECTOS PROCESO: IDENTIFICACIÓN DE BENEFICIARIOS PROCESO: GESTIÓN CATASTRAL AGRICULTURA Y MEDIO AMBIENTE PROCESO: GESTIÓN AMBIENTAL Y ASISTENCIA TÉCNICA AGROPECUARIA HACIENDA PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE IMPUESTOS PROCESO: GESTIÓN DE RECAUDO Y PAGOS PROCESO: CONSOLIDACIÓN DE INFORMACIÓN Y ESTADOS FINANCIEROS PROCESO: ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTAL 2

3 BIENESTAR SOCIAL Y DESARROLLO COMUNITARIO PROCESO: EQUIDAD DE GÉNERO PROCESO: ASISTENCIA A LA POBLACIÓN DESPLAZADA PROCESO: ASISTENCIA A POBLACIÓN VULNERABLE PROCESO: PROMOCIÓN Y DESARROLLO COMUNITARIO GOBIERNO PROCESO: CONTROL Y CONSERVACIÓN DEL ORDEN PÚBLICO Y LA CONVIVENCIA CIUDADANA PROCESO: ORIENTACIÓN JURÍDICA A LA FAMILIA PROCESO: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Y HOJAS DE VIDA PROCESO: BIENESTAR Y DESARROLLO LABORAL PROCESO: CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO PROCESO: SOPORTE TECNOLÓGICO PROCESO: COMPRAS Y SUMINISTROS RECOMENDACIONES 3

4 PRESENTACIÓN En las organizaciones el Manual Operativo Procesos y Procedimientos refleja el sentido dirección y finición las actividas realizadas para la búsqueda l objetivo misional, entre diferentes órnes ejecución por líneas mando y responsabilidad, se busca operativizar los objetivos trazados para la consecución las metas manera organizada y sincronizada por las personas involucradas en las tareas administrativas, operativas o gerenciales forma integrada y sin aislamientos, por tanto para su efecto se ha elaborado el presente documento bajo el siguiente enfoque: Exponer una visión integral la gestión los procesos institucionales Determinar la responsabilidad procedimental Inducir a la correcta realización las labores y facilitar el autocontrol Promover el ahorro tiempo y esfuerzos en la ejecución l trabajo evitando la repetición instrucciones y directrices Proveer información básica para la planeación y el establecimiento medidas mornización administrativa Proporcionar como medio integración y orientación a los servidores Ser instrumento para la orientación e información ciudadana Emporar al funcionario sus actividas y procesos, logrando así completo control sobre sus resultados y objetivos En aplicación al Sistema Gestión Calidad enmarcada en la Ley interpreta su gestión en las entidas l Estado como los fundamentos para el logro una gestión sistemática y transparente finiendo este sistema en la siguiente premisa: cada entidad adoptará un enfoque por procesos. La implementación la gestión por procesos es el punto partida como insumo principal para implementar los sistemas calidad. En este contexto se presenta el siguiente Manual Procesos y Procedimientos como un instrumento práctico y apoyo al trabajo dirigido a todos los servidores con el objeto lograr seguridad en su actuación frente a sus responsabilidas y servir instrumento integración y orientación a la gestión l trabajo diario. Al constituirse el Manual Procesos como instrumento mornización y transparencia, su elaboración tuvo como soportes la aplicación una metodología participativa al involucrar en la intificación, levantamiento y validación los procesos a los servidores s cada una las actividas. El manual contiene los procesos estratégicos, misionales y apoyo l Municipio Olaya y lo relaciona con el mapa procesos, que en forma gráfica permite ver la interacción cada uno ellos. A su vez, presenta la caracterización los procesos para comprenr manera sistemática la cana valor, relacionando: proveedor, insumo entregado, el producto y/o servicio generado y el cliente receptor l mismo. La caracterización es importante amás, porque establece el objetivo o razón ser l proceso, su alcance y las normas que lo soportan. 4

5 La caracterización es el punto partida para la scripción los procesos y consiste en la finición secuencial las actividas que conforman el proceso. Las actividas relacionan: en término penncia y cargo, el registro o evincia objetiva y el punto control cuando sea aplicable, elementos que propician la uniformidad en la ejecución l trabajo. 5

6 32 CONTROL DE ACTUALIZACIONES Este manual tendrá control versiones; por tanto berá actualizarse mediante el sistema envíos periódicos que realicen las diferentes penncias la Administración a la General y, una vez esta cuenten con el manual impreso. Al consultar copias impresas, cerciórese que correspondan a la última versión aprobada, pues este documento berá estar disponible en los medios electrónicos con que cuente la Administración. La versión se intifica en cada proceso con el número la actualización y la fecha la misma. Cada actualización implica que la versión anterior no be seguir siendo utilizada. Cualquier versión que no tenga las actualizaciones que la realice no tendrá valiz; por tanto, se tendrá como documento no oficial. Este manual y su contenido pue ser modificado total o parcialmente, así: S: Proceso, etapa o actividad suprimido A: Proceso, etapa o actividad actualizado M: Proceso, etapa o actividad mejorado Una vez recibido el envío actualización, el la misma procerá a retirar las hojas obsoletas e incorporar las actualizadas, registrando la siguiente información: Ejemplo: ENTREGA No. FECHA PROCESOS DE LA ACTUALIZACIÓN ACTUALIZADO FASES Y POR ACTIVIDADES DÍA MES AÑO S A M CÓDIGO Y NOMBRE DEL PROCESO x x A-SH-01 Administración presupuestal 2 Suprimidas la fase 6 las actividas 2y5. Mejora la fase 2. Nombre l Funcionario la actualización Nota: Para garantizar la historia los procesos, la responrá por cada una las copias obsoletas retiradas l manual y por la actualización las mismas. 6

7 MARCO LEGAL Constitución Política 1991: Artículos 83, 84, 209, establece el principio la buena fe, al no exigir requisitos adicionales para el ejercicio un recho, los principios la función administrativa. Código Contencioso Administrativo (Decreto Ley ): Artículo 3º establece que las actuaciones administrativas se sarrollarán con base en los principios, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción Ley : Por la cual se establece el ejercicio l Control Interno en las entidas y organismos l Estado. En su parágrafo l artículo 1º: El control interno se expresará a través las políticas aprobadas por los niveles dirección y administración las respectivas entidas y se cumplirá en toda escala la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación técnicas dirección, verificación y evaluación regulaciones administrativas, manuales funciones y procedimientos, sistemas información y programación selección, inducción, reinducción y capacitación personal. Así mismo en el artículo 4º literales b y I: Elementos para el Sistema Control Interno. Toda entidad bajo la responsabilidad sus directivos be por lo menos implementar los siguientes aspectos que ben orientar la aplicación l Control Interno: ( ) b) Definición políticas como guías acción y procedimientos para la ejecución los procesos ( ) I) Simplificación y actualización normas procedimientos. Ley , por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento las entidas l orn nacional, establece que ntro las políticas sarrollo administrativo ben ser tenidos en cuenta la racionalización los procedimientos. Ley , por la cual se crea el sistema gestión calidad en la Rama Ejecutiva l Por Público y en otras entidas prestadoras servicio. En su articulo 1º establece: el sistema gestión la calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior ella y en las expectativas los usuarios, stinatarios, y beneficiarios sus funciones asignadas por el ornamiento jurídico vigente. Plan Nacional Desarrollo (Ley ). Punto 6. Competitividad y sarrollo, literal a) eliminación trámites y coordinación iniciativas, iniciativa complementaria b) la exigencia a cada entidad l Estado la puesta en marcha un plan acción para la reducción trámites, procesos y procedimientos que generan altos costos transacción al ciudadano. Decreto : Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios en la administración pública. Directiva Presincial abril 1994: Política gestión administrativa para documentar y formalizar los procesos y procedimientos. MUNICIPIO DE OLAYA 7

8 PLATAFORMA ESTRATÉGICA Misión El Municipio Olaya es una entidad territorial carácter público que trabaja por el bienestar social su comunidad, la equidad y el sarrollo sostenible a través la oferta servicios, la administración recursos y la implementación un molo gestión eficaz, transparente y cara a la ciudadanía y al futuro l Departamento. Visión Olaya será un municipio autosostenible para el año 2010, foco sarrollo turístico l Departamento, territorio paz y armonía con la naturaleza en don impera la equidad social y las mismas posibilidas sarrollo y progreso para sus habitantes. Principios Institucionales Equidad género Igualdad oportunidas Sustentabilidad ambiental Eficacia Sostenibilidad Participación ciudadana 8

9 ESTRUCTURA INTERNA La estructura organizacional la Administración Municipal está conformada por una planta cargos diseñada bajo el enfoque estructura globalizada lo que permite movilidad, rotación y dinamismo en la administración la misma que permita operacionalización por procesos sin incurrir en inconvenientes orn jurídico o administrativo. PLANTA DE CARGOS POR NIVELES JERÁRQUICOS Y NUMERO DE PLAZAS La Administración Municipal está conformada por 11 plazas distribuidas ntro los siguientes niveles jerárquicos conformidad con lo estipulado en el creto , así: Nivel Directivo 7 plazas, Nivel técnico 2 plazas, Nivel Asistencial 2 plazas. Tabla No. 1 PLANTA DE CARGOS POR NUMERO DE PLAZAS Nivel No. De Plazas % Nivel Directivo Nivel Técnico Nivel Asistencial TOTAL 11 ESTRUCTURA ORGÁNICA DESPACHO ALCALDÍA CONCEJO MUNICIPAL PERSONERÍA ASESOR CONTABLE ASESOR JURÍDICO CONTROL INTERNO SECRETARÍA DE HACIENDA SECRETARÍA DE PLANEACIÓN DIRECCIÓN LOCAL DE SALUD SECRETARIA DE GOBIERNO ALMACÉN TESORERÍA CATASTRO UMATA OFICINA SERVICIOS PÚBLICOS COORDINACIÓN SISBEN INSPECCIÓN DE POLICÍA CASA DE LA CULTURA ARCHIVO CENTRAL 9

10 MAPA DE PROCESOS PROCESOS ESTRATÉGICOS PROPROCESO DE APOYO CONTROL DE GESTIÓN CONTRATAC. ADMTIVA FORMA LIDADES PLENAS PROYECTOS INFRAESTRUC TURA CONTROL ESTRATÉGICO CONTRAC. DIRECTA MANTENIMIENTO INFRAESTRUCTURA CONTROL DE EVALUACIÓN CONVENIOS INTERADMIN. GESTIÓN CATASTRAL ASESORÍA JURÍDICA ACCIONES JURÍDICAS CLIENTE INTERNO MACROPROCESO MISIONAL CONSOLIDACIÓN DE INFORMACIÓN ADMON PRESUPUESTAL CONTROL Y CONSERV ORIENTACION ORDEN PUBLICO JURÍDICA A FLIA CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO PLANEACIÓN DESARROLLO SOPORTE TECNOLÓGICO PLANIFICACIÓN TERRITORIAL GESTIÓN RECAUDO Y PAGOS ADMON DOCUM Y HOJAS DE VIDA COMPRAS Y SUMINISTROS GESTIÓN DE PROYECTOS ADMON DE IMPUESTOS BIENESTAR Y DLLO LABORAL GESTIÓN AMBIENTAL ASIST. TÉCNICA CLIENTE INTERNO EQUIDAD DE GÉNERO ASIS. POBLACIÓN VULNERABLE ASIS. A POBLACIÓN DESPLAZADA PROMOCIÓN Y DLLO COMU NITARIO ASIS. Y DLLO DE MINORÍAS IDENTIFICACIÓN BENEFICIARIOS CLIENTES EXTERNOS ( Comunidad, Terceros, Proveedores, Entidas Públicas) 10

11 PROCESOS ESTRATÉGICOS PLANEACIÓN DEL DESARROLLO PLANEACIÓN ORGANIZACIÓNAL COMUNICACIONES PROCESOS MISIONALES INFRAESTRUCTURA NECESIDADES COMUNIDAD EDUCACIÓN SISTEMA DE SALUD DESARROLLO COMUNITARIO SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA ASISTENCIA TÉCNICA AGROPECUARIA COMUNIDAD SATISFACCIÓN PROCESOS DE APOYO HACIENDA PÚBLICA GESTION TALENTO HUMANO SOPORTE JURÍDICO SOPORTE SISTEMAS DE INFORMACIÓN GESTION DOCUMENTAL CONTRATACIÓN ADMTIVA SOPORTE LOGÍSTICO PROCESOS DE EVALUACIÓN MEJORAMIENTO CONTINUO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 11

12 DESPACHO ALCALDÍA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO MACROPROCESO : GESTIÓN CONTRACTUAL Y Código: A-AJ-01 ASESORÍA JURÍDICA LÍDER: Asesor Jurídico PROCESO: CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Versión Nº: 1.0 CON FORMALIDADES PLENAS LÍDER: Asesor Jurídico OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar transparencia, economía, responsabilidad y legalidad en cada una las etapas y procedimientos la contratación bienes y servicios. SOPORTE LEGAL: C.P, Ley 80/93 y sus cretos reglamentarios RECURSOS FÍSICOS Equipos oficina DE PERSONAL Alcal Municipal, Asesor Jurídico, s Despacho Secretaria, Interventor l contrato, Equipo interdisciplinario TECNOLÓGICOS Hardware, Software INFRAESTRUCTURA Instalaciones Alcaldía Municipal, s spacho PROVEEDOR INSUMO ETAPAS PRODUCTO / SERVICIO CLIENTE 1.s spacho 2. Entidas legisladoras 1. Asesor jurídico 2. Proveedores 3. Entidas legisladoras 4. Proceso administración presupuestal 1. Entidas legisladoras 2. Interventor contrato 1.1 Solicitud escrita para compra un bien o para la prestación servicio 1.2 Solicitud Disponibilidad Presupuestal 1.3 Normatividad 1.1 Decreto apertura licitación 1.2 Propuestas proveedores 1.3 Normatividad 1.4 Recurso financiero 1.1 Normatividad 1.2 Seguimiento y evaluación A. Previa o Preparatoria - Requerimiento la contratación -Estudios prefactibilidad B. Precontractual Elaboración y publicación términos referencia o pliego condiciones C. Contractual -Contrato perfeccionado -Perfil l contrato Despacho Alcaldía Proveedores bienes o servicios Despacho Alcaldía 12

13 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO MACROPROCESO: ASESORÍA JURÍDICA PROCESO : A-AJ-01 CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA CON FORMALIDADES PLENAS ETAPA / ACTIVIDAD No. DEPENDENCIA CARGO REGISTRO CONTROL A. Previa o preparatoria 1. Recibir parte las diferentes secretarías spacho solicitud escrita la adquisición un bien o la prestación un servicio 2 Elaborar análisis conveniencia y oportunidad la contratación o estudios prefactibilidad 3 Solicitar disponibilidad presupuestal 4 Reportar apertura licitación o concurso público a la Cámara Comercio la localidad B. Precontractual 5 Elaborar proyecto términos referencia o pliego condiciones el cual be contener como mínimo la siguiente información: a. Objeto contrato b. Características técnicas c. Presupuesto oficial d. Factores escogencia la oferta e. Criterios sempate f. Requisitos o documentos necesarios para la futura contratación g. Fecha y hora límite para presentación ofertas h. Término para la evaluación ofertas y Despacho Alcal s Despacho s Despacho s Despacho Despacho Alcal Asesor Jurídico Despacho Despacho Despacho Asesor Jurídico Solicitud Oficios Estudio Conveniencia y oportunidad Solicitud CDP Oficio Términos referencia o pliego condiciones Revisar pertinencia la solicitud VB funcionario estudio Revisar rubro al que será imputado Firma asesor jurídico 13

14 MACROPROCESO: ASESORÍA JURÍDICA PROCESO : A-AJ-01 CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA CON FORMALIDADES PLENAS ETAPA / ACTIVIDAD No. DEPENDENCIA CARGO REGISTRO CONTROL adjudicación contrato i. Plazo y forma pago l contrato 6 Convocar s acompañamiento para Despacho el ejercicio l control Despacho social 7 Publicar proyecto pliegos condiciones o términos referencia la licitación o concurso en la página Web l Municipio 8 Publicar aviso apertura licitación o concurso 9 Proyectar Decreto apertura licitación o concurso 10 Realizar venta pliegos condiciones o términos referencia 11 Realizar audiencia don se precisará el contenido y alcance l contrato, cuando así se requiera 12 Cerrar licitación o concurso s Despacho s Despacho Despacho Alcal s Despacho s Despacho s Despacho Despacho Despacho Asesor Jurídico Despacho Despacho Despacho Términos referencia o pliego condiciones Aviso apertura Decreto apertura licitación o concurso Verificar tiempo publicación según ley 80/93 Verificar tiempo y circulación publicación según ley 80/93 Revisión asesor jurídico Verificar fecha l cierre según ley 80/93 13 Evaluar ofertas y Realizar informe consolidado evaluación y calificación factores, el cual permanecerá a disposición los oferentes por cinco días hábiles. 14 Realizar audiencia pública adjudicación s Despacho s Despacho Despacho Despacho evaluación ofertas Acta C. Contractual 14

15 MACROPROCESO: ASESORÍA JURÍDICA PROCESO : A-AJ-01 CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA CON FORMALIDADES PLENAS ETAPA / ACTIVIDAD No. DEPENDENCIA CARGO REGISTRO CONTROL 15 Tramitar registro s Registro Revisar presupuestal con Despacho presupuestal disponibilidad Despacho presupuestal (presupuesto) 16 Realizar perfil l Despacho Asesor Perfil l contrato don se Alcal Jurídico contrato plasmen las condiciones l mismo 17 Elaborar, perfeccionar y suscribir el contrato Despacho Alcal Asesor Jurídico Contrato 18 Solicitar garantías, las cuales be presentarse ntro los cinco (5) días hábiles siguientes a la entrega l formato garantías 19 Publicar contrato en la Gaceta Oficial correspondiente Despacho Alcal Despacho Alcal Alcal Municipal Asesor Jurídico Asesor Jurídico Pólizas respectivas Publicación en la Gaceta Oficial VB y aprobación asesor jurídico 20 Designar interventor l contrato, realizar interventoría y presentar informes avance, seguimiento y liquidación l contrato 21 Liquidar contrato ntro los cuatro meses siguientes a su terminación y previa verificación l cumplimiento l mismo spacho spacho spacho spacho interventoría Acta liquidación Firma Alcal Municipal 15

16 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO MACROPROCESO : GESTIÓN CONTRACTUAL Y Código: A-AJ-02 ASESORÍA JURÍDICA LÍDER: Asesor Jurídico PROCESO: CONTRATACIÓN DIRECTA Versión Nº: 1.0 LÍDER: Asesor Jurídico OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar la aplicación los principios economía, transparencia y selección objetiva en el proceso contratación directa. SOPORTE LEGAL: C.P, Ley 80/93 y sus cretos reglamentarios, Ley 598/2000 RECURSOS FÍSICOS Equipos oficina DE PERSONAL Alcal Municipal, Asesor Jurídico, s Despacho Secretaria, Interventor l contrato, Equipo interdisciplinario TECNOLÓGICOS Hardware, Software INFRAESTRUCTURA Instalaciones Alcaldía Municipal, s spacho PROVEEDOR INSUMO ETAPAS PRODUCTO / SERVICIO CLIENTE 1.s spacho 2. Entidas legisladoras 1. Asesor jurídico 2. Proveedores 3. Entidas legisladoras 4. Proceso administración presupuestal 1. Entidas legisladoras 2. Interventor contrato 1.1 Solicitud escrita para compra un bien o para la prestación servicio 1.2 Solicitud Disponibilidad Presupuestal 1.3 Normatividad 1.1 Propuestas Oferentes 1.2 Normatividad 1.3 Recurso financiero 1.1 Normatividad 1.2 Seguimiento y evaluación A. Previa o Preparatoria - Requerimiento contratación -Estudios prefactibilidad Despacho Alcaldía B. Precontractual Perfil l contrato Proveedores bienes o servicios C. Contractual -Contrato perfeccionado -Interventorías al contrato Despacho Alcaldía DESCRIPCIÓN DEL PROCESO MACROPROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL Y ASESORÍA JURÍDICA PROCESO: A-AJ-02 CONTRATACIÓN DIRECTA ETAPA / ACTIVIDAD No. DEPENDENCIA CARGO REGISTRO CONTROL A. Previa o preparatoria 1 Elaborar análisis s Estudio VB funcionario conveniencia y Despacho spacho Conveniencia y oportunidad la oportunidad estudio contratación o estudios prefactibilidad ( para contratos iguales o inferiores al 10% 16

17 MACROPROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL Y ASESORÍA JURÍDICA PROCESO: A-AJ-02 CONTRATACIÓN DIRECTA ETAPA / ACTIVIDAD DEPENDENCIA CARGO REGISTRO CONTROL No. la menor cuantía ) 2 Solicitar disponibilidad y registro presupuestal B. Precontractual 3 Elaborar proyecto términos referencia o pliego condiciones el cual be contener como mínimo la siguiente información: j. Objeto contrato k. Característica s técnicas l. Presupuesto oficial m. Factores escogencia la oferta n. Criterios sempate o. Requisitos o documentos necesarios para la futura contratación p. Fecha y hora límite para presentación ofertas q. Término para la evaluación ofertas y adjudicación contrato r. Plazo y forma pago l contrato 4 Convocar acompañamiento para el ejercicio l control social s Despacho Despacho Alcal s Despacho spacho Asesor jurídico spacho Solicitud CDP Términos referencia o pliego condiciones Revisar rubro al que será imputado Firma asesor jurídico 5 Recibir, evaluar propuestas y realizar informe consolidado evaluación y calificación criterios, consultando para este fin el SICE C. Contractual s Despacho spacho evaluación ofertas 17

18 MACROPROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL Y ASESORÍA JURÍDICA PROCESO: A-AJ-02 CONTRATACIÓN DIRECTA ETAPA / ACTIVIDAD No. DEPENDENCIA CARGO REGISTRO CONTROL 6 Tramitar registro s Registro Revisar presupuestal con Despacho presupuestal disponibilidad spacho presupuestal (presupuesto) 7 Realizar perfil l Despacho Alcal Asesor Perfil l contrato don se Jurídico contrato plasmen las condiciones l mismo 8 Elaborar, s - Contrato perfeccionar y Despacho suscribir el contrato spacho -Alcal Municipal 9 Solicitar garantías, Despacho Alcal Asesor Pólizas VB y las cuales be Jurídico respectivas aprobación presentarse ntro asesor jurídico los cinco (5) días hábiles siguientes a la entrega l formato garantías 10 Publicar contrato en Despacho Alcal Asesor Publicación en la Gaceta Oficial Jurídico la Gaceta correspondiente Oficial 11 Designar interventor l contrato, realizar interventoría y presentar informes avance, seguimiento y liquidación l mismo 12 Liquidar contrato ntro los cuatro meses siguientes a su terminación y previa verificación l cumplimiento l mismo s Despacho s Despacho spacho spacho interventoría Acta liquidación Firma Alcal Municipal 18

19 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO MACROPROCESO : GESTIÓN CONTRACTUAL Y Código: A-AJ-03 ASESORÍA JURÍDICA LÍDER: Asesor Jurídico PROCESO: CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS Versión Nº:1.0 LÍDER: Asesor Jurídico OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar que los convenios interadministrativos se sarrollen ntro los términos y criterios establecidos en procura l cumplimiento l objeto para el cual fueron celebrados. SOPORTE LEGAL: C.P, Ley 80/93 y sus cretos reglamentarios RECURSOS FÍSICOS Equipos oficina DE PERSONAL Alcal Municipal, Asesor Jurídico, s Despacho Secretaria, Interventor l contrato, Equipo interdisciplinario TECNOLÓGICOS Hardware, Software INFRAESTRUCTURA Instalaciones Alcaldía Municipal, s spacho PROVEEDOR INSUMO ETAPAS PRODUCTO / SERVICIO CLIENTE 1. Organismos control 2. Entidas legisladoras 3. Proceso administración presupuestal 4. Entidas públicas o privadas 1. Entidas legisladoras 2. Interventor contrato 1.1 Requerimientos organismos control 1.2 Normatividad 1.3 Recurso financiero 1.4 Propuestas Oferentes 1.5 Normatividad 1.6 Seguimiento y evaluación A. Precontractual -Concepto técnico sobre la necesidad l servicio o estudio prefactibilidad B. Contractual -Contrato o convenio perfeccionado -Perfil l contrato o convenio DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Entidas públicas o privadas Despacho Alcaldía MACROPROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL Y ASESORÍA JURÍDICA PROCESO : A-AJ-03 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS ETAPA / ACTIVIDAD No. DEPENDENCIA CARGO REGISTRO CONTROL A. Precontractual 1 Elaborar análisis s Estudio VB funcionario conveniencia y Despacho Conveniencia y oportunidad la spacho oportunidad estudio contratación o estudios prefactibilidad, que obezcan a necesidas l servicio, al cumplimiento requerimientos que tenga el Municipio o al ajuste a la normatividad vigente 19

20 MACROPROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL Y ASESORÍA JURÍDICA PROCESO : A-AJ-03 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS ETAPA / ACTIVIDAD No. DEPENDENCIA CARGO REGISTRO CONTROL 2 Solicitar disponibilidad s Solicitud CDP Revisar rubro al presupuestal Despacho que será spacho imputado 3 Elaborar proyecto Despacho Asesor Términos Firma asesor términos referencia Alcal Jurídico referencia o jurídico pliego condiciones 4 Recibir, evaluar s propuestas y realizar Despacho informe spacho evaluación ofertas consolidado evaluación. B. Contractual 5 Tramitar registro s Registro Revisar presupuestal con Despacho presupuestal disponibilidad spacho presupuestal (presupuesto) 6 Realizar perfil l Despacho Asesor Perfil l convenio don se Alcal Jurídico convenio plasmen las condiciones l mismo 7 Elaborar, perfeccionar Despacho Asesor Convenio Revisar que la y suscribir el convenio Alcal Jurídico documentación aportada cumpla 8 Solicitar garantías Despacho Alcal 9 Publicar convenio en la Gaceta Oficial correspondiente 10 Designar interventor l convenio, realizar interventoría y presentar informes avance, seguimiento y liquidación l mismo 11 Liquidar convenio ntro los cuatro meses siguientes a su terminación y previa verificación cumplimiento mismo l l Despacho Alcal s Despacho s Despacho Asesor Jurídico Asesor Jurídico spacho spacho Pólizas respectivas Publicación en la Gaceta Oficial interventoría Acta liquidación requisitos VB y aprobación asesor jurídico Firma Alcal Municipal 20

21 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO MACROPROCESO : GESTIÓN CONTRACTUAL Y Código: A-AJ-04 ASESORÍA JURÍDICA LÍDER: Asesor Jurídico PROCESO: ASESORÍA JURÍDICA Versión Nº: 1.0 LÍDER: Asesor Jurídico OBJETIVO DEL PROCESO: Apoyar la gestión institucional a través asesorías efectivas y confiables que soporten la toma acertada cisiones y apunten a disminuir los riesgos los diferentes procesos SOPORTE LEGAL: C.P, Ley 80/93 y sus cretos reglamentarios RECURSOS FÍSICOS Equipos oficina DE PERSONAL Alcal Municipal, Asesor Jurídico, s Despacho Secretaria, Equipo interdisciplinario TECNOLÓGICOS Hardware, Software INFRAESTRUCTURA Instalaciones Alcaldía Municipal, s spacho PROVEEDOR INSUMO ETAPAS PRODUCTO / SERVICIO CLIENTE 1. Alcal 2. Consejo 3. s spacho 4. Entidas legisladoras 1. Entidas legisladoras 1.1 Solicitud formal o informal asesoría jurídica 1.2 Normatividad A. Requerimiento Intificación necesidad asesoría jurídica 1.1 Normatividad B. Asesoría Conceptos jurídicos -Despacho Alcal -s spacho -Despacho Alcal -s spacho DESCRIPCIÓN DEL PROCESO MACROPROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL Y ASESORÍA JURÍDICA PROCESO : A-AJ-04 ASESORÍA JURÍDICA ETAPA / ACTIVIDAD DEPENDENCIA CARGO REGISTRO CONTROL No. A. Requerimiento 1 Recibir solicitud asesoría verbal o escrita o procesos jurídicos parte l Despacho l Alcal o las diferentes secretarías 2 Solicitar documentación soporte l caso 3 Realizar comité con personas interesadas, con el objeto precisar el contenido, implicaciones y alcance l caso asesorado y revisar Despacho Alcal Despacho Alcal Despacho Alcal Asesor Jurídico Asesor Jurídico Asesor Jurídico -Solicitud asesoría -Procesos jurídicos Documentación Acta reunión 21

22 No. MACROPROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL Y ASESORÍA JURÍDICA PROCESO : A-AJ-04 ASESORÍA JURÍDICA ETAPA / ACTIVIDAD DEPENDENCIA CARGO REGISTRO CONTROL los documentos aportados B. Asesoría 4 Analizar caso concreto y la documentación aportada 5 Consultar normatividad pertinente a la asesoría 6 Emitir concepto jurídico Despacho Alcal Despacho Alcal Despacho Alcal 7 Realizar informe Despacho escrito la asesoría Alcal 8 Proyectar Acto Despacho Administrativo, Alcal cuando lo requiera el caso 9 Resolver inquietus Despacho y hacer aclaraciones Alcal rivadas la asesoría Asesor Jurídico Asesor Jurídico Asesor Jurídico Asesor Jurídico Asesor Jurídico Asesor Jurídico Concepto jurídico asesoría Acto administrativo Seguimiento a la entrega respuesta Revisar proyecto l concepto asesoría jurídica VB asesor jurídico 22

23 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO MACROPROCESO : GESTIÓN CONTRACTUAL Y Código: A-AJ-05 ASESORÍA JURÍDICA LÍDER: Asesor Jurídico PROCESO: ACCIONES JURÍDICAS Versión Nº: 1.0 Lír : Asesor Jurídico OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar legalidad, confiabilidad, oportunidad y economía en los procesos jurídicos a cargo l Municipio o en contra este. SOPORTE LEGAL: C.P, Ley 80/93 y sus cretos reglamentarios, RECURSOS FÍSICOS Equipos oficina DE PERSONAL Alcal Municipal, Asesor Jurídico, s Despacho Secretaria, Equipo interdisciplinario TECNOLÓGICOS Hardware, Software INFRAESTRUCTURA Instalaciones Alcaldía Municipal, s spacho PROVEEDOR INSUMO ETAPAS PRODUCTO / SERVICIO CLIENTE 1. Alcal Municipal 2. s spacho 3. Cliente externo 1. Entidas legisladoras 2. Políticas y directrices 1.1 Solicitud acompañami ento jurídico 1.2 Acciones jurídicas A. Requerimiento Acciones jurídicas Alcaldía Municipal 1.1 Normatividad B. Ejecución Acompañamiento jurídico Alcaldía Municipal DESCRIPCIÓN DEL PROCESO MACROPROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL Y ASESORÍA JURÍDICA PROCESO : A-AJ-05 ACCIONES JURÍDICAS ETAPA / ACTIVIDAD DEPENDENCIA CARGO REGISTRO CONTROL No. A. Requerimiento 1 Recibir solicitud acompañamiento jurídico, asistencia a procesos o ejecución acciones jurídicas y la documentación soporte 2 Revisar normatividad vigente para cada caso 3 Estudiar documentación aportada para el caso B. Ejecución 4 Ejecutar acciones jurídicas pertinentes Despacho Alcal Despacho Alcal Despacho Alcal Despacho Alcal Asesor Jurídico Asesor Jurídico Asesor Jurídico Asesor Jurídico -Solicitud acompañamiento -Acción jurídica Acción jurídica Oficio Revisar proyecto acción jurídica Revisar tiempos ejecución 23

24 MACROPROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL Y ASESORÍA JURÍDICA PROCESO : A-AJ-05 ACCIONES JURÍDICAS ETAPA / No. ACTIVIDAD DEPENDENCIA CARGO REGISTRO CONTROL para casos respuesta recuperación créditos en favor la administración 5 Procer en casos Despacho mandas o Alcal Asesor Jurídico VB Alcal Municipal otro tipo acciones jurídicas 6 Proyectar manda Despacho Alcal Asesor Jurídico Proyecto manda 7 Presentar manda Despacho Asesor ante juez competente Alcal Jurídico 8 Realizar seguimiento Despacho Asesor al proceso 9 Representar a la Administración ante Contencioso Administrativo, frente a mandas y acciones tutela Alcal Despacho Alcal Jurídico Asesor Jurídico Seguimiento a los procesos 24

25 CONTROL INTERNO CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO MACROPROCESO : APOYO A LA GESTIÓN Código: E-OCI-01 MUNICIPAL LÍDER: PROCESO: CONTROL DE GESTIÓN Versión Nº: 1.0 LÍDER: OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar la existencia un efectivo control y seguimiento a la gestión municipal a través medidas, procedimientos, indicadores y más herramientas que generen condiciones propicias para lograr información oportuna, veraz y confiable que oriente la toma cisiones y que produzca una comunicación organizacional efectiva y estratégica. SOPORTE LEGAL: C.P, Ley 87/93, Decreto 1599/05 RECURSOS FÍSICOS Equipos oficina DE PERSONAL Alcal Municipal,, Equipo interdisciplinario, Equipo MECI TECNOLÓGICOS Hardware, Software INFRAESTRUCTURA Instalaciones s spacho PROVEEDOR INSUMO ETAPAS 1.Administración municipal 1. s spacho 2. Proceso soporte tecnológico 1. s spacho 2. Administración municipal 1.4 Políticas y directrices 1.5 Información 1.6 Información 1.7 Recurso tecnológico 1.3 Información 1.4 Solicitud información 1.5 Estrategias A. Actividas control B. Producción información PRODUCTO / SERVICIO Herramientas para intervenir la gestión - MECI Sistema información Municipal C. Comunicación Comunicación interna Comunicación externa CLIENTE s spacho Organismos control s spacho Comunidad Grupos Interés Comunidad s spacho Entes gubernamentales DESCRIPCIÓN DEL PROCESO MACROPROCESO: APOYO A LA GESTIÓN MUNICIPAL PROCESO : E-OCI-01 CONTROL DE GESTIÓN ETAPA / ACTIVIDAD DEPENDENCIA CARGO REGISTRO No A. Actividas control 1 Establecer directrices y responsabilidas para ejercer los diferentes controles Documento CONTROL 25

26 No MACROPROCESO: APOYO A LA GESTIÓN MUNICIPAL PROCESO : E-OCI-01 CONTROL DE GESTIÓN ETAPA / ACTIVIDAD DEPENDENCIA CARGO REGISTRO CONTROL 2 Determinar controles en los diferentes procesos administrativos acuerdo con el Manual Procesos y procedimientos Nota: los controles se puen clasificar en : a. Preventivos b. Detectivos c. Correctivos 3 Determinar metas para la gestión municipal 4 Verificar el cumplimiento las metas trazadas para la gestión municipal 5 Construir unidas medida Documento Documento Revisar metas Plan Desarrollo 6 Definir indicadores que permitan medir la gestión. Nota: Los indicadores puen ser: a. Estratégicos b. De riesgos c. De gestión d. Tácticos e. Operativos f. Economía g. Eficiencia h. Eficacia i. Desempeño Documento 7 Definir políticas operación los procesos y procedimientos Documento 8 Verificar la actualización l Manual Procedimientos con respecto a los lineamientos Manual Procedimientos Realizar seguimiento a las actualizacione s 26

27 MACROPROCESO: APOYO A LA GESTIÓN MUNICIPAL PROCESO : E-OCI-01 CONTROL DE GESTIÓN ETAPA / ACTIVIDAD No DEPENDENCIA CARGO REGISTRO estratégicos finidos en los planes y programas 9 Generar informe final documento final y socializarlo con los servidores públicos B. Producción información 10 Determinar tiempos y mecanismos para recolección información primaria generada s cada penncia 11 Implementar mecanismos para recibir quejas y reclamos la comunidad y verificar su funcionamiento 12 Realizar informe quejas y reclamos recurrentes y periodicidad estos 13 Recopilar información interna y externa que sea insumo para los informes requeridos 14 Solicitar periódicamente informes y reportes las distintas secretarías para producción información secundaria 15 Remitir informes gestión municipal a organismos externos gubernamentales 16 Verificar la implantación e implementación un sistema información municipal Cronograma Documentos Oficios s Oficios s Oficios CONTROL Revisar oportunidad información la Hacer seguimiento a respuestas Revisar periodicidad y pertinencia la información VB spacho la información 17 Monitorear los sistemas información municipal existentes Seguimiento a su operatividad y veracidad C. Comunicación 18 Promover cultura organizacional que articule la filosofía la gestión pública con los Protocolo 27

28 MACROPROCESO: APOYO A LA GESTIÓN MUNICIPAL PROCESO : E-OCI-01 CONTROL DE GESTIÓN ETAPA / ACTIVIDAD DEPENDENCIA CARGO REGISTRO No planes y programas 19 Desarrollar actividas que vinculen al servidor público con el sarrollo y posicionamiento la imagen corporativa l Municipio 20 Asignar responsabilidas comunicación organizacional a cada servidor público relacionada con el ejercicio su cargo 21 Verificar la realización y compilación informes gestión aportadas para la rendición cuentas a los distintos grupos interés 22 Verificar la utilidad, oportunidad y confiabilidad la información generada 23 Verificar que la producción información sea completa, sencilla y oportuna a través medios comunicación interinstitucionales y masivos que permita el ejercicio l control ciudadano 24 Evaluar el impacto la información generada s la administración Actas Actas evaluación Comunicados Evaluación CONTROL VB funcionario emitir el informe Monitorear campañas 28

29 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO MACROPROCESO : APOYO A LA GESTIÓN Código: E-OCI-02 MUNICIPAL LÍDER: PROCESO: CONTROL ESTRATÉGICO Versión Nº: 1.0 LÍDER: OBJETIVO DEL PROCESO: Diseñar e implementar los procedimientos necesarios que permitan al Municipio cumplir son sus objetivos misionales y sarrollar una gestión eficiente, efectiva, eficaz y transparente conformidad con la normatividad vigente y conforme con los planes y programas establecidos SOPORTE LEGAL: C.P, Ley 87/93, Ley 598/2000, Ley 80/93, Decreto 1599/05 RECURSOS FÍSICOS Equipos oficina DE PERSONAL Alcal Municipal,, Equipo interdisciplinario, Equipo MECI TECNOLÓGICOS Hardware, Software INFRAESTRUCTURA Instalaciones, s spacho PROVEEDOR INSUMO ETAPAS 1. Oficina Control Interno 1. Equipo interdisciplinario 2. Entidas legisladoras 1. Entidas legisladoras 2. Oficina Control Interno 1. Entidas legisladoras 2. Oficina Control Interno 1.1 Jornadas sensibilización 1.2 Instrumento para recolección información 1.1 Protocolos 1.2 Estrategias 1.3 Normatividad 1.1 Normatividad 1.2 Auditorias 1.3 Medidas para manejo l riesgo 1.1 Normatividad 1.2 Políticas control interno PRODUCTO / SERVICIO A. Diagnóstico Ubicación nudos críticos B. Definición políticas y estrategias C. Administración l riesgo D. Seguimiento y verificación Metodología Bases conceptuales Direccionamie nto institucional Intificación amenazas internas y externas Validación resultados CLIENTE Proceso control gestión y control evaluación Proceso control gestión y control evaluación Administració n municipal Procesos administración municipal DESCRIPCIÓN DEL PROCESO MACROPROCESO: APOYO A LA GESTIÓN MUNICIPAL PROCESO : E-OCI-02 CONTROL ESTRATÉGICO ETAPA / ACTIVIDAD No. DEPENDENCIA CARGO REGISTRO A. Diagnóstico 1 Convocar equipo Oficios interdisciplinario control interno CONTROL 29

30 MACROPROCESO: APOYO A LA GESTIÓN MUNICIPAL PROCESO : E-OCI-02 CONTROL ESTRATÉGICO ETAPA / ACTIVIDAD No. DEPENDENCIA CARGO REGISTRO 2 Capacitar equipo Actas reunión trabajo con respecto a la metodología adoptada 3 Planear realización diagnóstico los diferentes elementos control interno 4 Elaborar plan acción para ejecutar diagnóstico 5 Diseñar instrumento ( encuestas) y metodología para evaluar elementos 6 Programar aplicación encuestas a funcionarios 7 Aplicar encuestas 8 Recolectar y tabular la información contenida en las encuestas B. Definición políticas y estrategias 9 Analizar resultados encuestas aplicadas 10 Analizar ambiente interno para intificar fortalezas y bilidas, y ambiente externo para terminar oportunidas y amenazas 11 Definir criterios y estándares para el diseño e implementación acuerdos, compromisos y protocolos 12 Definir bases conceptuales, metodológicas, instrumentos, Reunión Plan acción Instrumento trabajo Cronograma Encuestas diligenciadas Acta Matriz DOFA Documentos sobre finición criterios Guía metodológica Formatos CONTROL Revisar que el proceso sea participativo Monitorear ejecución actividas propuestas Seguimiento al plan trabajo Asegurar encuestas en lugar seguro (urna) para evitar contaminación la información Socializar Guía Metodológica con funcionarios 30

31 MACROPROCESO: APOYO A LA GESTIÓN MUNICIPAL PROCESO : E-OCI-02 CONTROL ESTRATÉGICO ETAPA / ACTIVIDAD No. DEPENDENCIA CARGO REGISTRO lineamientos, marco referencia para el estándar control con respecto a los planes y programas 13 Diseñar Documento concertadamente Cartilla estándares control 14 Desarrollar estrategias metodologías y para sensibilizar, interiorizar y movilizar los elementos Control Interno entre los funcionarios C. Administración l riesgo 15 Elaborar informe contexto estratégico teniendo en cuenta los resultados la matriz DOFA 16 Determinar el ámbito don se realiza la intificación, valoración y adopción medidas para administrar el riesgo CONTROL Actas Asesorar las diferentes secretarías Documento intificación, valoración y adopción medidas 17 Intificar situaciones riesgo asociadas a las bilidas internas la entidad y a las amenazas su entorno que puedan afectar el normal sarrollo los planes y programas 18 Intificar los riesgos que representa la posibilidad ocurrencia un evento y cómo éste pue afectar el cumplimiento los objetivos misionales o los macroprocesos 19 Intificar agentes generadores l riesgo Documento 31

32 MACROPROCESO: APOYO A LA GESTIÓN MUNICIPAL PROCESO : E-OCI-02 CONTROL ESTRATÉGICO ETAPA / ACTIVIDAD No. DEPENDENCIA CARGO REGISTRO 20 Determinar causas, Documento razones o motivos por los cuales se genera el riesgo 21 Determinar efectos o consecuencias l riesgo 22 Establecer frecuencia ocurrencia los riesgos intificados 23 Valorar magnitud los efectos los riesgos 24 Determinar criterios evaluación los riesgos que permitan tomar cisiones pertinentes CONTROL 25 Definir lineamientos sobre prioridas y parámetros para establecer medidas respuesta para tratamiento l riesgo: a. Asumir b. Evitar c. Reducir d. Compartir 26 Calificar el riesgo a través l producto la estimación la frecuencia y la gravedad los efectos causados por la materialización l riesgo 27 Evaluar el riesgo 28 Elaborar informe que proponga medidas que conduzcan a la disminución los riesgos D. Seguimiento y Verificación 29 Reunir equipo interdisciplinario para socializar políticas y criterios finidos Documento recomendaciones Documento que fine técnica calificación evaluación final intificación, análisis, valoración y políticas para manejo l riesgo Acta reunión Realizar comité socializar evaluar para y 32

33 MACROPROCESO: APOYO A LA GESTIÓN MUNICIPAL PROCESO : E-OCI-02 CONTROL ESTRATÉGICO ETAPA / ACTIVIDAD No. DEPENDENCIA CARGO REGISTRO para tratamiento los riesgos 30 Realizar seguimiento Formato a la ejecución los seguimiento diferentes elementos los planes y programas 31 Verificar y evaluar la operativización o materialización los elementos contenidos en los planes y programas y su posibilidad riesgo 32 Realizar informe consolidado sobre evaluación a los planes y programas acuerdo con los indicadores establecidos 33 Valorar y evaluar la ocurrencia riesgos en la ejecución los planes Formato evaluación elementos final evaluación CONTROL CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO MACROPROCESO : APOYO A LA GESTIÓN Código: A-OCI-03 MUNICIPAL LÍDER: PROCESO: CONTROL DE EVALUACIÓN Versión Nº: 1.0 LÍDER: OBJETIVO DEL PROCESO: Fortalecer y mejorar los niveles eficiencia y eficacia l Control Interno Municipal y los procesos y procedimientos a través la realización evaluaciones objetivas, oportunas y confiables en procura l mejoramiento continuo. SOPORTE LEGAL: C.P, Ley 87/93, Decreto 1599/05 RECURSOS FÍSICOS Equipos oficina DE PERSONAL Alcal Municipal,, s Despacho, Equipo interdisciplinario TECNOLÓGICOS Hardware, Software INFRAESTRUCTURA Instalaciones s spacho PROVEEDOR INSUMO ETAPAS 1. s spacho 2. Administración Municipal 1.1 Metas 1.2 Indicadores 1.3 Planes y programas 1.4 Procesos y procedimient os PRODUCTO / SERVICIO A. Autoevaluación Valoración subjetiva procesos y procedimientos CLIENTE s spacho 1. Administración 1.1 Metas B. Evaluación Auditorías Administración 33

34 Municipal 2. s spacho 1. Administración Municipal 2.Entidas legisladoras 3. Proceso Servicios Generales 1.2 Indicadores 1.3 Planes y programas 1.4 Procesos y procedimient os 1.5 Objetivos misionales 1.1 Normatividad 1.2 Requerimient os 1.3 Políticas y directrices administrativ as 1.4 Recurso tecnológico Inpendiente C. Planes Mejoramiento internas al Sistema Control Interno Mejora continua Municipal Macroprocesos -Procesos -Entidas reguladoras y control DESCRIPCIÓN DEL PROCESO MACROPROCESO: APOYO A LA GESTIÓN MUNICIPAL PROCESO : A-OCI-03 CONTROL DE EVALUACIÓN ETAPA / ACTIVIDAD DEPENDENCIA CARGO REGISTRO No. A. Autoevaluación 1 Diseñar metodología para : a. Autoevaluar el control b. Evaluar controles los procesos evaluación inpendiente 2 Aplicar encuestas autoevaluación a un número significativo funcionarios, sino a todos los funcionarios 3 Establecer rango tolerancia para posibles sviaciones l resultado obtenido con respecto a lo programado 4 Tabular encuestas y efectuar diagnóstico l estado l elemento analizado 5 Analizar fortalezas y bilidas que afecten el sarrollo los objetivos la penncia 6 Intificar metas trazadas y logros Encuestas Documento análisis Diagnóstico CONTROL Seguimiento al compromiso en la gestión Revisar metas l 34

35 MACROPROCESO: APOYO A LA GESTIÓN MUNICIPAL PROCESO : A-OCI-03 CONTROL DE EVALUACIÓN ETAPA / ACTIVIDAD No. DEPENDENCIA CARGO REGISTRO esperados y examinar indicadores 7 Determinar acciones para conservar fortalezas y para trabajar obstáculos 8 Elaborar informe autoevaluación control y gestión acuerdo con los indicadores finidos 9 Consignar en los planes mejoramiento las acciones carácter individual y los procesos por penncia e individualmente 10 Convocar a los funcionarios las penncias para socializar resultados la autoevaluación 11 Comprometer a los funcionarios con la elaboración planes mejoramiento individual B. Evaluación Inpendiente 12 Definir tareas, recursos necesarios y el tiempo estimado para la evaluación inpendiente 13 Elaborar Plan anual Auditorias Internas 14 Establecer cronograma por penncias 15 Efectuar auditorias internas para cada uno los procesos 16 Efectuar evaluación las auditorias interna ejecutadas 17 Evaluar el sistema Control Interno inpendientemente y para Plan Mejoramiento Plan y cronograma actividas Plan anual Auditorías Internas Cronograma auditorias Documento evaluación auditoria Formato evaluación CONTROL Plan l Plan Acción cada VB funcionario Revisión y seguimiento a plan trabajo Revisar efectividad las auditoria 35

36 MACROPROCESO: APOYO A LA GESTIÓN MUNICIPAL PROCESO : A-OCI-03 CONTROL DE EVALUACIÓN ETAPA / ACTIVIDAD No. DEPENDENCIA CARGO REGISTRO utilizando los cuestionarios diseñados para ello 18 Registrar en forma inpendiente el resultado la evaluación por elemento, componente y subsistema control evaluado 19 Consolidar y analizar los resultados la evaluación por elementos, componentes, subsistemas y el sistema control interno 20 Establecer fortalezas y bilidas l Control y proponer acciones y/o planes mejoramiento 21 Realizar evaluación fortalezas y bilidas posterior a la evaluación inpendiente control Interno y finir acciones mejoramiento 22 Consolidar información y elaborar documento "Análisis General la Entidad" 23 Elaborar informes respectivos: ejecutivo, tallado y seguimiento a las acciones mejoramiento 24 Socializar resultados con los funcionarios la entidad C. Planes Mejoramiento 25 Reunir recomendaciones mejoramiento l Sistema Control Interno producto la autoevaluación 26 Reunir las acciones mejoramiento Documento análisis análisis y acciones correctivas Documento "Análisis General la Entidad" s Documento consolidado recomendaciones Documento consolidado CONTROL Revisión funcionario Firma funcionario 36

37 MACROPROCESO: APOYO A LA GESTIÓN MUNICIPAL PROCESO : A-OCI-03 CONTROL DE EVALUACIÓN ETAPA / ACTIVIDAD No. DEPENDENCIA CARGO REGISTRO generadas la acciones medición la gestión mejoramiento 27 Retomar recomendaciones contenidas en los informes auditoria interna y las que resultaron producto la evaluación inpendiente 28 Analizar recomendaciones emitidas por los órganos control externos 29 Establecer tiempos razonables para ejecución las acciones mejoramiento 30 Consignar las acciones en un documento consolidado que staque las acciones más relevantes 31 Establecer acciones mejoramiento consolidados para elaborar el Plan Mejoramiento cada área organizacional 32 Elaborar Plan Mejoramiento por procesos 33 Ejecutar y sarrollar las acciones mejoramiento por procesos Cronograma actividas Documento acciones mejoramiento Documento consolidado acciones mejoramiento Plan Mejoramiento CONTROL Seguimiento a la ejecución los Planes 34 Realizar seguimiento y evaluación al seguimiento y cumplimiento los evaluación planes mejoramiento por procesos establecidos 35 Planear la elaboración Plan trabajo l Plan Mejoramiento Individual tomando como herramienta el Plan Mejoramiento por procesos 36 Relacionar las acciones Relación 37

38 No. MACROPROCESO: APOYO A LA GESTIÓN MUNICIPAL PROCESO : A-OCI-03 CONTROL DE EVALUACIÓN ETAPA / ACTIVIDAD DEPENDENCIA CARGO REGISTRO mejoramiento con las actividas, tareas y servidores públicos s su ejecución 37 Determinar bilidas adicionales que frente a su sempeño presentan los servidores asignados a cada proceso 38 Concertar con cada funcionario las acciones mejoramiento individuales y se fijan objetivos sempeño 39 Elaborar Plan Mejoramiento individual 40 Realizar seguimiento y evaluación a planes mejoramiento individual 41 Determinar acciones necesarias para el mejoramiento l sempeño organizacional, los procesos y para el fortalecimiento l Sistema Control Interno documentada acciones mejoramiento con actividas, tareas y responsabilidas Documento Acciones mejoramiento y concertación objetivos Documento Plan Mejoramiento individual Documento final CONTROL VB funcionario seguimiento VoBo Alcal Municipal PLANEACIÓN 38

39 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO MACROPROCESO : PLANEACIÓN Código: M-SP-01 LÍDER: PROCESO: PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA Versión Nº: 1.0 LÍDER: OBJETIVO DEL PROCESO: Direccionar la ejecución los planes, programas y proyectos en materia infraestructura física para el Municipio garantizando una óptima interventoría que asegure la viabilidad y éxito los mismos. SOPORTE LEGAL: C.P, Ley 80/93, Decreto 2170/2002 RECURSOS FÍSICOS Equipos oficina DE PERSONAL Alcal Municipal, Despacho, Equipo interdisciplinario TECNOLÓGICOS Hardware, Software, Equipos fotográficos, Equipos medición INFRAESTRUCTURA Instalaciones, Locaciones externas PROVEEDOR INSUMO ETAPAS PRODUCTO / SERVICIO CLIENTE 1. 2.Fuentes secundarias información. 3.Directrices y políticas administrativas. 4.Entidas legisladoras 1. 2.Proceso administración presupuestal 3.Proceso contratación 4.Proceso administración recurso humano 1. Interventor 2. 3.Entidas legisladoras 1.1 Diagnóstico necesidas 1.2 Datos estadísticos 1.3 Normatividad 1.1 Recurso físico y logístico 1.2 Recurso financiero 1.3 Recurso humano 1.4 Normatividad 1.1 s seguimiento 1.2 Recurso humano 1.3 Normatividad A. Estudio previo -Estudios factibilidad socioeconómica Comunidad -Estudios técnicos -Estudio impacto social B. Ejecución -Obras civiles -Proyectos infraestructura C. Interventoría Control y vigilancia obras y proyectos infraestructura Comunidad -Comunidad - infraestructura DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 39

40 No. MACROPROCESO: PLANEACIÓN PROCESO : M-SP-01 PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA ETAPA / ACTIVIDAD DEPENDENCIA CARGO REGISTRO A. Estudio previo 1 Definir planes para el sector vías y transporte concordancia con las políticas nacionales y partamentales así como con el Plan Desarrollo Municipal 2 Planear y direccionar las políticas los proyectos a intervenir 3 Conformar equipo interdisciplinario en 4 Orientar las estrategias y lineamientos los estudios que viabilicen los proyectos acuerdo al impacto que este genere 5 Definir el tipo estudio pertinente acuerdo con el proyecto intervenido. Nota: Estos estudios puen ser: a. Impacto social b. Impacto ambiental c. Impacto socioeconómico s Actas Acta CONTROL Revisar Plan Desarrollo Departamental y Municipal 6 Solicitar resultados los estudios realizados y analizarlos para la toma cisiones con respecto al proyecto 7 Realizar la gestión VB 40

41 No. MACROPROCESO: PLANEACIÓN PROCESO : M-SP-01 PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA ETAPA / ACTIVIDAD DEPENDENCIA CARGO REGISTRO CONTROL necesaria para spacho asegurar el cumplimiento la obra o proyecto B. Ejecución 8 Proyectar términos referencia ó pliego condiciones acuerdo con las necesidas la contratación 9 Publicar términos referencia o pliego condiciones 10 Realizar convocatoria o proceso licitatorio 11 Realizar audiencia pública con los interesados 12 Seleccionar el contratista para el estudio 13 Realizar los cálculos financieros y técnicos necesario para la ejecución las obras 14 Levantar y elaborar planos las obras a intervenir 15 Revisar y corregir planos levantados 16 Ejecutar levantamiento arquitectónico, cuando la obra así lo man C. Interventoría 17 Recopilar y procesar la información la obra o proyecto ejecutado 18 Definir y conformar equipo interventor Términos referencia Pliego condiciones Términos referencia Pliego condiciones Convocatoria publicada Planos Planos Acta conformación equipo trabajo Revisar normatividad vigente Revisar términos y tiempos la publicación 19 Realizar visitas oculares Diagnóstico preliminar Revisar contenido l 41