POLÍTICA GENERAL PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS (LA) Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (FT) BIOENERGY S.A

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1 POLÍTICA GENERAL PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS (LA) Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (FT) BIOENERGY S.A Versión Fecha Elabró Revisó Aprbó MARGOTH PERDOMO RODRÍGUEZ Secretaria General JAIME L. FLÓREZ MUÑOZ Gerente General JUNTA DIRECTIVA Acta N. 63 Página 1 de 14

2 POLITICA GENERAL PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS (LA) Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (FT) BIOENERGY S.A El presente dcument cnstituye la plítica general para la prevención del lavad de activs (LA) y financiación del terrrism (FT) de BIOENERGY S.A., y sus subrdinadas, el cual ha sid elabrad en desarrll, de sus plíticas de buen gbiern crprativ, sus principis étics y ls lineamients de BIOENERGY S.A cm casa matriz, cn la finalidad de establecer ls lineamients de la rganización en esta materia. 1. OBJETIVO El bjetiv de este dcument es presentar ls lineamients para la prevención del lavad de activs (LA) y financiación del terrrism (FT) de BIOENERGY S.A., y establecer ls cntrles y actividades a seguir en el manej de las peracines cmerciales y financieras cn clientes y prveedres susceptibles de peracines de lavad de activs y de financiación del terrrism. 2. ALCANCE Esta plítica aplica a tds ls funcinaris de BIOENERGY S.A., y sus subrdinadas y a sus cntratistas cn funcines de cntratación que desarrllan actividades para estructurar y realizar transaccines cmerciales, financieras y/ peracines, sean de tip dcumentari, electrónic, en efectiv, en especie desarrlladas de cualquier tra frma, pactadas en mneda nacinal extranjera. Para las peracines sujetas al cumplimient de esta plítica delegadas a ECOPETROL baj el cntrat de mandat, aplicarán las plíticas y prcedimients definids pr ECOPETROL S.A. 3. DEFINICIONES Y CONCEPTOS GENERALES Cntrapartes: Persnas naturales jurídicas cn las cuales BIOENERGY tiene vínculs de negcis, cntractuales jurídics de cualquier rden. Códig de ética: Es el cmpendi de ls valres, principis y nrmas que deben guiar la cnducta de ls trabajadres de BIOENERGY en el desarrll de sus actividades. Factres de riesg de LA/FT: Agentes generadres del riesg de lavad de activs y/ financiamient del terrrism LA/FT. Financiación del terrrism (FT): Financiación de terrrism es la reclección suministr de fnds cn el cncimient que van a ser usads ttal parcialmente para cmeter acts de terrrism para cntribuir en la cmisión de acts terrristas. Página 2 de 14

3 Crrespnde a las cnductas cntempladas en el artícul 345 del Códig Penal, mdificad pr el artícul 16 de la Ley 1121 de Gestión de riesgs: La aplicación sistemática de plíticas, prcedimients, estructuras y prácticas de administración a las tareas de establecer el cntext, identificar, analizar, evaluar, tratar, mnitrear y cmunicar riesgs. Cultura, prcess y estructuras dirigidas a btener prtunidades ptenciales mientras se administran ls efects adverss. LA/FT: Sigla utilizada para señalar lavad de activs y financiación del terrrism. Lavad de activs (LA): Prces en virtud del cual ls bienes de rigen delictiv se integran en el sistema ecnómic legal cn apariencia de haber sid btenids de frma lícita. Crrespnde a las cnductas cntempladas en el artícul 323 del Códig Penal, adicinad pr el artícul 8 de la Ley 747 de 2002 y mdificad pr el artícul 16 de la Ley 1121 de Listas restrictivas: Sn aquellas listas frente a las cuales BIOENERGY se abstendrá buscará terminar relacines jurídicas de cualquier tr tip cn las persnas naturales jurídicas que en ellas figuren. Tienen esta característica las listas de las Nacines Unidas, las listas OFAC y las tras listas que pr su naturaleza generen un alt riesg que n pueda mitigarse cn la adpción de cntrles. Listas de cntrl: Listas utilizadas para el cntrl del LA/FT diferentes a las listas restrictivas. Estas listas invlucran la calificación de la cntraparte que figure en las mismas cm de alt riesg de LA/FT. Estas listas sn definidas pr el Oficial de Ética y Cumplimient. Listas OFAC: Listas emitidas pr la Oficina de Cntrl de Activs Extranjers - Office f Freing Assets Cntrl (OFAC), pr sus siglas en inglés, del Departament del Tesr de ls Estads Unids. Cntienen nmbres de narctraficantes especialmente señalads (Significant Designated Narctics Traffickers - SDNT LIST), narctraficantes extranjers significativs (Significant Freign Narctic Traffickers SFNT LIST), terrristas glbales especialmente señalads (Significant Designated Glbal Terrrists - SDGT LIST), cabecillas de rganizacines criminales terrristas que representan un tds ls riesgs antes señalads. Listas de las Nacines Unidas: Listas emitidas pr el Cnsej de Seguridad de las Nacines Unidas de persnas y entidades asciadas cn rganizacines terrristas. Estas listas sn vinculantes para Clmbia cnfrme al Derech Internacinal. Operacines inusuales: Operacines que realizan las persnas naturales jurídicas, que pr su númer, cantidad características, n se enmarcan dentr de ls sistemas y prácticas nrmales de ls negcis de una industria sectr determinad. Operacines sspechsas: Operacines que realizan las persnas naturales jurídicas, que pr su númer, cantidad características, n se enmarcan dentr de ls sistemas y prácticas nrmales de ls negcis de una industria sectr determinad, y Página 3 de 14

4 de acuerd cn ls uss y cstumbres de la actividad que se trate, n hayan pdid ser raznablemente justificadas. Reprte de Operacines Inusuales (ROI): Reprte que se efectúa al Oficial de Ética y Cumplimient de BIOENERGY de una peración inusual. Reprte de Operacines Sspechsas (ROS): Reprte de una peración sspechsa que el Oficial de Ética y Cumplimient de BIOENERGY efectúa a la UIAF. Riesg: La psibilidad de que suceda alg que tendrá un impact sbre ls bjetivs de la empresa. Se l mide en términs de cnsecuencias y prbabilidades. Señales de alerta: Hechs, situacines, events, cuantías, indicadres cuantitativs y cualitativs, raznes financieras y demás infrmación que la entidad determine cm relevante, a partir de ls cuales se puede inferir prtuna y/ prspectivamente la psible existencia de un hech situación que escapa a l que la empresa determine cm nrmal. Unidad de Infrmación y Análisis Financier (UIAF): Unidad Administrativa Especial adscrita al Ministeri de Hacienda y Crédit Públic que tiene cm bjetiv prevenir y detectar psibles peracines de Lavad de Activs y Financiación del Terrrism en diferentes sectres de la ecnmía. 4. CONDICIONES GENERALES 4.1. AMBITO DE APLICACIÓN Este manual es aplicable a tds ls prcess en ls que se presenten factres de riesg de LA/FT LINEAMIENTOS PARA LA PREVENCIÓN DEL LA/FT Para la prevención del LA/FT, BIOENERGY aplicará ls siguientes lineamients: 1. Lineamients para la aceptación de CLIENTES/PROVEEDORES A. N se establecerá ninguna relación de negcis de cualquier tr tip cn persnas naturales jurídicas cuand se presenten elements que cnlleven dudas fundadas sbre la legalidad de las peracines licitud de ls recurss. Para ests efects, n se establecerá ninguna relación de negcis de cualquier tr tip cn persnas naturales jurídicas incluidas en listas cnsideradas pr BIOENERGY cm restrictivas. Las listas restrictivas sn: Las listas internacinales vinculantes para Clmbia de cnfrmidad cn el derech internacinal (listas de las Nacines Unidas). Las listas OFAC - Listas emitidas pr la Oficina de Cntrl de Activs Extranjers - Página 4 de 14

5 Office f Freing Assets Cntrl (OFAC), pr sus siglas en inglés. Aquellas tras listas que pr su naturaleza generen un alt riesg de LA/FT que n pueda mitigarse cn la adpción de cntrles. Tampc se entablará ninguna relación de negcis de cualquier tr tip cn persnas jurídicas cuand alguna de las siguientes persnas figure en las mencinadas listas: Representantes legales Miembrs de Junta Directiva Accinistas, scis asciads que tengan el 5% más del capital scial, aprte participación. B. En la medida en que sea jurídicamente psible la terminación de ls acts jurídics crrespndientes, n se mantendrán cm cntrapartes a persnas naturales jurídicas incluidas en listas restrictivas cuand sus representantes legales, miembrs de Junta Directiva accinistas, scis asciads que tengan el 5% más del capital scial, aprte participación, figuren en las mencinadas listas. 2. Lineamients para ls CLIENTES/PROVEEDORES cn un nivel de riesg de LA/FT superir Ls CLIENTES/PROVEEDORES que reflejan un nivel de riesg superir de LA/FT, sn ls siguientes: Ls que figuran en las listas de cntrl adptadas pr BIOENERGY. La Unidad de Ética y Cumplimient la que haga sus veces, definirá las "listas de cntrl" que tendrá en cuenta BIOENERGY, para ests efects. Aquells cuyas peracines han sid reprtadas cm peracines inusuales y que la Unidad de Ética y Cumplimient la que haga sus veces las defina cm de alt riesg. Ls CLIENTES/PROVEEDORES que realizan actividades calificadas cm de alt riesg de LA/FT de cnfrmidad cn la ley clmbiana y ls estándares internacinales para la prevención del LA/FT. La Unidad de Ética y Cumplimient la que haga sus veces, determinará las actividades que BIOENERGY cnsiderará cm de alt riesg de LA/FT. Ls CLIENTES/PROVEEDORES internacinales ubicads en áreas gegráficas de alt riesg LA/FT. La Unidad de Ética y Cumplimient, determinará las áreas gegráficas que BIOENERGY cnsiderará cm de alt riesg de LA/FT. Frente a ls CLIENTES/PROVEEDORES que reflejen un nivel de riesg superir de LA/FT, se cnsagran cntrles más exigentes de vinculación y de cntrl. 3. Lineamients para el "cncimient CLIENTES/PROVEEDORES" Para el cncimient de ls CLIENTES/PROVEEDORES se aplicará l establecid en las plíticas del área de Abastecimient y de Cntabilidad de Bienergy, ls cuales permiten su identificación plena y cnfiable, así cm la verificación de la Infrmación Página 5 de 14

6 suministrada pr ésts. Sin embarg, para efects de la prevención del LA/FT, tendrán en cuenta ls cntrles que se definen en el numeral Lineamients para el cntrl de peracines de ls CLIENTES/PROVEEDORES y detección de peracines inusuales Para efect de determinar eventuales "peracines inusuales" se adptará un sistema de cntrl de las peracines de las "cntrapartes", basad en ls siguientes aspects: Principi "cnzca a su CLIENTE/PROVEEDOR" Principi "cnzca el mercad" Instruments para detección de peracines inusuales Ls anterires principis e instruments, se desarrllarán cn la aplicación de ls cntrles mencinads en el numeral DESARROLLO A cntinuación se describen ls cntrles específics aplicables: 5.1. PROCEDIMIENTOS PARA LA APLICACIÓN DE LOS CONTROLES GENERALES DE LA/FT EN CLIENTES/PROVEEDORES A. Identificar a ls CLIENTES/PROVEEDORES - Infrmación y dcumentación requerida. Además de la infrmación y dcumentación que se requiere de ls CLIENTES/PROVEEDORES en el Frmulari del Registr Únic de Prveedres/Clientes, en el Frmulari de Prveedres/Clientes Extranjers y en el Frmulari del Clientes Cmerciales, para efects de la prevención del cntrl del LA/FT, (Dcuments ya existentes)se exige: a. Declaracines relacinadas cn la prevención y cntrl al LA/FT. b. Certificación de aplicación de nrmas de prevención del LA/FT, para empresas bligadas a adptar sistemas de prevención del LA/FT. c. Certificación de la participación en el capital de accinistas, scis asciads que tengan el 5% más del capital scial, aprte participación. Esta certificación sl se exige para el cas de persnas jurídicas, en las que pr su naturaleza sus accinistas, scis asciads n figuran en el certificad de la Cámara de Cmerci. B. Verificar si el CLIENTE/PROVEEDOR está dentr de ls lineamients de aceptación Realizar revisión de listas restrictivas Antes de establecer una relación jurídica cntractual debe efectuarse una revisión en las listas restrictivas (listas de la OFAC y listas de las Nacines Unidas) respect de ls CLIENTES/PROVEEDORES, ya sean persnas naturales jurídicas. Página 6 de 14

7 Esta revisión le crrespnde al área de cntabilidad de BIOENERGY. El cntrl de listas restrictivas en el cas de persnas jurídicas siempre incluye: A la persna jurídica Representantes legales Miembrs de Junta Directiva Accinistas, scis asciads que tengan el 5% más del capital scial, aprte participación. Para la revisión de las listas, el respnsable tmará ls dats de las persnas naturales jurídicas a revisar del Certificad de Cámara de Cmerci y de la relación de scis cn más del 5 % del capital scial, aprte participación. Esta certificación sl se exige para el cas de persnas jurídicas, en las que pr su naturaleza sus accinistas, scis asciads n figuran en el certificad de la Cámara de Cmerci. Cuand se aplique el cntrl de listas y se encuentren cincidencias en alguna de las listas restrictivas se suspende el prces y n se debe llevar a cab ningún tip de cntratación, se ntifica de inmediat este hech a la Unidad de Ética y Cumplimient la que haga sus veces. La Unidad de Ética y Cumplimient la que haga sus veces, remitirá al respnsable las sugerencias de dicha Unidad, para que el área respnsable tme la respectiva decisión, en trn a si se suspende n el prces de vinculación cntratación. C. Determinar tips de CLIENTES/PROVEEDORES que pueden representar un riesg superir de LA/FT. Para determinar ls tips de CLIENTES/PROVEEDORES que pueden representar un riesg superir de LA/FT, se efectuarán las siguientes actividades: a) Revisar si la cntraparte figura en alguna de las listas de cntrl definidas pr la Unidad de Ética y Cumplimient. b) Revisar si la cntraparte realiza actividades calificadas cm de alt riesg de LA/FT de cnfrmidad cn la ley clmbiana y ls estándares internacinales para la prevención del LA/FT. Esta revisión le crrespnde al área de cntabilidad de BIOENERGY. c) En cas de cntrapartes internacinales, revisar si la cntraparte se encuentra ubicada en áreas gegráficas de riesg. Esta revisión le crrespnde al área de cntabilidad de BIOENERGY. En currencia de cualquiera de ls events enunciads anterirmente, la cntraparte se cnsidera de riesg superir de LA/FT y es bjet de una debida diligencia mejrada, mtiv pr el cual se deben aplicar a esta cntraparte, adicinalmente, ls cntrles definids en el siguiente punt. Página 7 de 14

8 D. Aplicar debida diligencia mejrada de cntrapartes que representan un riesg superir de LA/FT Ls CLIENTES/PROVEEDORES que reciban una calificación de riesg superir de LA/FT superir, sn bjet de las siguientes medidas: Llevar a cab entrevistas cn ls CLIENTES/PROVEEDORES y/ visitas a sus ficinas instalacines. Slicitud de dcumentación adicinal al CLIENTE /PROVEEDOR. Reclección de firma y huella del CLIENTE/PROVEEDOR. La aprbación de CLIENTES/PROVEEDORES cn nivel de riesg de LA/FT superir, se lleva a cab pr una instancia superir a la que nrmalmente crrespnde. veces. Igualmente, se debe btener tal aprbación del nivel superir (mínim Jefe de área) para cntinuar cn la relación cmercial en cas en el que CLIENTE/PROVEEDOR, adquiera tal calidad. Se ejerce un especial cntrl para la actualización anual de infrmación y dcumentación. En el cas en el que algún CLIENTE/PROVEEDOR de este tip n actualice la infrmación, este hech es analizad cm una "señal de alerta". E. Cntrles para la prevención del LA/ FT en el prces de pags Pags efectuads a tercers: a. Ends de facturas Se efectúa un cntrl de listas restrictivas frente a ls tenedres legítims de facturas que han sid endsadas pr la cntraparte de BIOENERGY (vendedr de ls bienes prestadr del servici). En cas de figurar dichs tenedres en listas restrictivas, se efectúa un reprte intern de peración inusual a la Unidad de Ética y Cumplimient. La Unidad de Ética y Cumplimient el reprte de peración sspechsa. b. Cesión de derechs ecnómics Se efectúa un cntrl de listas restrictivas frente a ls cesinaris del crédit de ls derechs ecnómics. En cas que algún cesinari del crédit de ls derechs ecnómics figure en las listas restrictivas, se efectúa un reprte intern de peración inusual a la Unidad de Ética y Cumplimient. La Unidad de Ética y Cumplimient el reprte de peración sspechsa c. Cesión de psición cntractual Antes de autrizar una cesión de psición cntractual, se efectúa un cntrl de listas restrictivas en relación cn el respectiv cesinari. Si el cesinari figura en dichas listas, la cesión n es autrizada pr Página 8 de 14

9 BIOENERGY. Sin perjuici de l anterir, antes de prceder al pag, se efectúa un cntrl de listas restrictivas frente a dich cesinari de psición cntractual. En cas que figure en las listas restrictivas, se efectúa un reprte intern de peración inusual a la Unidad de Ética y Cumplimient. La Unidad de Ética y Cumplimient el reprte de peración sspechsa Pags recibids pr BIOENERGY: Ls pags que efectúen las cntrapartes a BIOENERGY deben ser realizads de frma directa y cn recurss prpis y n a través de tercers ni cn recurss de tercers. Sl se admiten pags de tercers, pr autrización previa y expresa de Vicepresidente respectiv, la cual puede darse sól en cnsideración a circunstancias excepcinales que impsibiliten hagan muy gravs el pag direct. Antes de dar dicha autrización, el área encargada de la cntraparte efectúa una verificación en listas restrictivas del tercer que efectuará el pag. La autrización respectiva sl se puede trgar si la verificación de listas da resultads satisfactris. En cas que la Crdinación de Cartera y Recaud de la Vicepresidencia Financiera detecte que se están efectuad pags pr tercers n autrizads, efectúa un reprte intern de peración inusual a la Unidad de Ética y Cumplimient dad que esta circunstancia se cnsidera una señal de alerta. La Unidad de Ética y Cumplimient el reprte de peración sspechsa 5.2. PROCEDIMIENTO PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL A LAS OPERACIONES DE LOS CLIENTES/PROVEEDORES E INSTRUMENTOS PARA LA DETECCIÓN DE OPERACIONES INUSUALES Para realizar el seguimient y cntrl de las peracines de ls CLIENTES/PROVEEDORES y detectar eventuales peracines inusuales, ls respnsables se deben apyar en el "cncimient del CLIENTE/PROVEEDOR y del mercad" y en las señales de alerta. Para realizar el seguimient y cntrl de las peracines, cn el fin de pder detectar eventuales peracines inusuales, se tienen en cuenta ls siguientes instruments: A) Cncimient del mercad Ls respnsables del cntrl y seguimient de ls CLIENTES/PROVEEDORES deben cncer las características particulares de sus actividades ecnómicas y el mercad en el que actúan. Ls respnsables del cntrl y seguimient de ls CLIENTES/PROVEEDORES deben cncer las características particulares de sus actividades ecnómicas y el mercad en el que actúan. Página 9 de 14

10 Así mism, el respnsable debe cnsiderar cm una "peración inusual" aquella peración cuya cuantía características n guarda relación cn la actividad ecnómica de la cntraparte n se enmarcan dentr de ls sistemas y prácticas nrmales de ls negcis de una industria sectr determinad. B) "Señales de alerta" Para identificar eventuales "señales de alerta" de LA/FT, el respnsable debe tener en cuenta las "señales de alerta". A cntinuación, se detallan algunas señales de alertas de LA/FT: N se presentan ls dcuments de referencias cmerciales requerids. El pasad financier n está clar se presenta psición a entregar infrmación sbre la actividad labral, negci y prcedencia de fnds. Negativa a presentar infrmación sbre capacidad crediticia. Interés de establecer vínculs cmerciales cn BIOENERGY. a nmbre de un tercer del que n se presenta infrmación clara y cmpleta Hallarse registrad en listas restrictivas. Tratándse de extranjers, la existencia de prblemas cmerciales judiciales en el país de rigen. Que en la entrevista, el prveedr se muestre renuente mlest a cntestar preguntas, que sus respuestas sean evasivas frente al cncimient del mism. Que muestre renuencia a suministrar dcuments de identidad de sus prpietaris referencias. Ls dats suministrads pr el prveedr n sn cngruentes verdaders, sn desactualizads, inverificables insuficientes y el cliente insiste en n aclararls cmpletarls. Prveedres ptenciales cuys negcis fuentes financieras n estén clars, que muestren reticencia a dar detalle sbre la prcedencia de sus fnds. Que se nieguen a revelar relacines cn tras empresas institucines financieras. Amenaza intent de sbrn al funcinari de la entidad cn el fin de que acepte infrmación incmpleta falsa. Prveedr cuyas peracines n crrespnden cn la del mercad. Página 10 de 14

11 Realizar peracines pr intermedi de un apderad sin que exista una razón válida para utilizar este mecanism. Cuand una misma persna actúa cm representante legal prpietari de diferentes empresas, tdas tienen la misma dirección teléfn. Registra cm dirección un apartad de crres la dirección de la empresa cincide cn la de tras empresas sin víncul aparente. Que el prveedr alguns de ls administradres scis figuran en las listas de cntrl adptadas pr BIOENERGY hayan aparecid en medis de cmunicación en las listas clasificadas cm presunts vinculads a actividades ilícitas. La situación financiera de la empresa n cncuerda cn el tip de ingress de la actividad de la empresa de sus scis. Prveedr que se niega a infrmar el rigen de sus recurss. Prveedr sin la infrmación mínima requerida. Infrmación n es cherente cn la btenida pr BIOENERGY. Prveedres pc recncids en el mercad que realizan alts vlúmenes de cmpras y la fecha de cnstitución de la empresa es reciente. Prveedres que se nieguen a suscribir las declaración sbre prevención del LA/FT definidas pr BIOENERGY. Varias empresas tienen en cmún scis, gerentes, administradres representantes legales, sin que se hayan reprtad cm grup empresarial, ni cn una justificación clara. Prveedr cuyas peracines n crrespnden cn la infrmación financiera suministrada. Cambian frecuentemente sus dats; dirección, teléfn, etc. Empresas que tienen un capital suscrit muy baj y/ un bjet scial muy ampli Presenta un endeudamient que n crrespnde a ls ingress declarads del ptencial prveedr. Empresas que n pseen agencias ni sucursales, sin embarg, realizan varias peracines de sumas imprtantes en diferentes ciudades países, las cuales n cuentan cn clara relación cn su actividad ecnómica. La empresa se rehúsa a recibir a ls funcinaris de BIOENERGY en sus ficinas. Página 11 de 14

12 Prveedr que, teniend la calidad de sujets bligads a adptar sistemas de prevención del LA/FT, se niegan a suscribir la certificación exigida pr BIOENERGY Prveedr que slicitan la cesión del cntrat de ls derechs ecnómics del cntrat, sin justificación clara. Prveedr que se niegan a entregar la relación de scis que tenga el 5 % más del capital scial. Cuantías imprtantes de cuentas pr pagar a particulares cuand ésts n tienen víncul clar cn la empresa actividad ecnómica definida. Empresas cn antigüedad inferir a un añ cn activs imprtantes sin justificación. Empresas cn ingress superires al prmedi del sectr ecnómic al que pertenece. Empresas que han sid cnstituidas cn bajs capitales, recibiend pc después grandes sumas de inversión, cuy rigen es descncid. Empresas cn márgenes de peración muy distanciads del prmedi. El Prveedr es una persna públicamente expuesta - PEP (pr ejempl: persnas que cupan cargs públics, cn recncimient públic, que manejen recurss públics). La empresa tiene nuevs prpietaris. La empresa fue adquirida estand en dificultades ecnómicas para el cumplimient de sus bligacines. Prveedres que presentan alts vlúmenes de cmpras de cntad y un alt prcentaje l hacen en efectiv. Entrada de scis n cncids. Crecimient injustificad en ls ingress cuand n tiene clientes imprtantes estables. Cancelacines anticipadas de bligacines pr valres imprtantes. Cancelación anticipada de bligacines sin justificación raznable de fuentes de ingres. Clientes que realizan pags pr encima de l adeudad y slicitan devlución de l cancelad en exces. Página 12 de 14

13 Pag de bligacines pr parte de tercers. NOTA: Algunas de las funcines de para Prveedres pdrán ser cntratadas PROCEDIMIENTOS PARA EL ANÁLISIS Y REPORTE DE OPERACIONES INUSUALES Cuand en aplicación de ls instruments especificads en el numeral anterir se detecten "peracines inusuales" el respnsable debe prceder de inmediat a reprtarlas a la Unidad de Ética y Cumplimient la que haga sus veces, para l cual se tendrá en cuenta el prcedimient de reprte de peracines inusuales vigente. En el reprte intern se debe dejar cnstancia del análisis realizad a la peración inusual detectada, así cm del respnsable respnsables de su análisis y ls resultads del mism DECISIÓN SOBRE LA INICIACIÓN O MANTENIMIENTO DE LA RELACIÓN COMERCIAL O JURÍDICA CON LA CONTRAPARTE POR OPERACIONES INUSUALES O SEÑALES DE ALERTA a) La Unidad de Ética y Cumplimient la que haga sus veces, emitirá una recmendación en relación cn entablar, cntinuar n una relación cmercial jurídica cn la persna entidad bjet del reprte y las accines a seguir, per crrespnde al área de negci reprtante, tmar la decisión respectiva. Ls cass especialmente graves y/ relevantes que ímpacten a la empresa, sn smetids a cnsideración del Cmité de Ética, baj el prcedimient establecid para el funcinamient de dich Cmité. b) Para el anterir efect, la Unidad de Ética y Cumplimient la que haga sus veces, estudiará el cas, pudiend slicitar la dcumentación adicinal que cnsidere necesaria. c) La Unidad de Ética y Cumplimient la que haga sus veces, en un plaz de 15 días cmunicará al área reprtante ls resultads del estudi, en reunión en la cual se define igualmente un plan de trabaj sbre la situación crrespndiente. d) Si se define que el cas es relevante grave se remitirá a cnsideración del Cmité de Ética. Si n l es, la Unidad de Ética y Cumplimient la que haga sus veces, efectuará un acmpañamient al área, trasmitiend su recmendación en relación cn el asunt reprtad. NOTA: POR NINGÚN MOTIVO SE DEBE COMUNICAR A LA CONTRAPARTE O A TERCEROS QUE LAS OPERACIONES HAN SIDO OBJETO DE REPORTE INTERNO O HACIA LAS AUTORIDADES. Página 13 de 14

14 5.5. REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS a) La Unidad de Ética y Cumplimient cnfrnta la peración detectada cm inusual la señal de alerta identificada, cn la infrmación acerca de las cntrapartes y de ls mercads, y realizará ls demás análisis que estime pertinente, para l cual pdrá apyarse en el área de negcis reprtante y en las distintas dependencias de BIOENERGY, que dicha Unidad cnsidere pertinente. b) Cn base en dich análisis determinará si la peración es n sspechsa y presentará al Oficial de Ética y Cumplimient las recmendacines del cas. c) La decisión de prceder n al Reprte de Operación Sspechsa ante la UIAF, es del Oficial de Ética y Cumplimient. d) En td cas que se resuelva hacer un reprte de peración sspechsa el Oficial de Ética y Cumplimient debe estudiar si, en su criteri, se debe n presentar una denuncia penal, si se cnsidera que se han presentad y cnfigurad un delit que deba ser puest en cncimient de las autridades cmpetentes SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO La inbservancia del presente manual se sancina de cnfrmidad cn l establecid en las directivas crprativas, en el Reglament Intern de Trabaj vigente y en las nrmas que sean aplicables, sin perjuici de las sancines penales, administrativas civiles previstas en la ley. 6. CONTINGENCIAS N aplica. Página 14 de 14