FONDO DE VIVIENDA DE INTERES SOCIAL Y REFORMA URBANA DEL MUNICIPIO DE SOGAMOSO FONVISOG

Transcripción

1 FONDO DE VIVIENDA DE INTERES SOCIAL Y REFORMA URBANA DEL MUNICIPIO DE SOGAMOSO FONVISOG INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011 PERIODO: 12 DE ENERO DE 2012 AL 12 DE MAYO DE 2012 FECHA DE ELABORACION: 16 DE MAYO DE 2012 Subsistema de Control Estratégico Avances AMBIENTE DE CONTROL Se conformaron los comités de trabajo (coordinación, ética, capacitación, bienestar e incentivos y salud ocupacional) de la entidad, debido al cambio de administración municipal. Se realizó reunión de inducción y se actualizaron los siguientes documentos: Manual de Ética y Conducta, Manual de Administración del Talento Humano, Manual de Gobierno y Dirección, Plan de Bienestar, Plan de Capacitación; con el fin de trabajar mancomunadamente en la implementación de un Sistema Integrado de Gestión (MECI1000:2005, NTCGP1000:2009 Y SISTEDA). Es de resaltar la integración de la política de salud ocupacional en el Manual de Administración del Talento Humano ya que antes no se contemplaba. Se llevó a cabo la re inducción con todo el personal para fortalecer el Direccionamiento Estratégico de la entidad, redefinir la misión, visión, política y objetivos de calidad y el mapa de procesos de FONVISOG. Mediante Resolución No.025 de 30 de marzo de 2012 se adoptó el Plan de Bienestar Social y mediante Resolución No.026 de 30 de marzo de 2012, se adoptó el Plan Institucional de Capacitación, en coordinación con cada uno de los comités establecidos para tal fin; lo anterior de acuerdo con las políticas del Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA). Frente a la evaluación de desempeño, se fijaron los acuerdos de compromisos laborales con los funcionarios de la entidad y se estableció aplicar las evaluaciones parciales eventuales según metodología definida por la Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC); referente al personal vinculado por prestación de servicios, el interventor efectúa el respectivo seguimiento frente a lo contratado.

2 En lo referente al estilo de dirección se han adelantado reuniones para elaborar el Plan de Acción de la entidad y con base en este, estructurar el Plan de Desarrollo Municipal. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO El direccionamiento estratégico de la entidad se encuentra definido mediante la misión y visión institucionales, las cuales fueron renovadas, contando con la participación de todos los funcionarios. En cuanto a planes y programas, estos se están estructurando de acuerdo con los lineamientos del Plan de Desarrollo Municipal y posteriormente comunicarlos al personal involucrado una vez aprobado. El modelo de operación por procesos permite identificar los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación de la entidad; el mapa de procesos de la entidad fue modificado por cuanto no se consideraba el proceso de gestión legal o jurídica y se unificaron los procesos de gestión de la información y atención al usuario (este ultimo esta intrínsecamente relacionado con las necesidades y expectativas de la comunidad); el proceso de gestión de recursos físicos y financieros debe considerarse como estratégico, y no de apoyo por cuanto se refiere a recursos económicos, factor indispensable para que una entidad funcione apropiadamente, por lo anterior los procedimientos deben ajustarse y/o modificarse nuevamente, además de crear y elaborar los nuevos procedimientos que deben incluirse en el proceso de gestión legal o jurídica. Se modificó y actualizo el Reglamento Interno de la entidad para que esté acorde con la legislación y normas vigentes, en lo que tiene que ver en materia de autorizaciones y celebración de contratos, teniendo en cuenta que el Instituto Fondo de Vivienda de Interés Social y Reforma Urbana del Municipio de Sogamoso, FONVISOG, venía desde el año 1993 con un reglamento interno, pero con base en las diversas normativas que el Congreso de la República y el Gobierno Nacional ha expedido una serie de normativas en materia de contratación estatal, que han reformado el estatuto contractual, ley 80 de 1993, por lo que se hace necesario ajustar el reglamento interno a las necesidades de la entidad y a los nuevos preceptos legales. La entidad aplica el Manual de Contratación, por su parte es actualizado de acuerdo con la legislación vigente además se emplean listas de chequeo para la organización de los contratos en orden cronológico, teniendo en cuenta que el Instituto surte los procesos contractuales, de acuerdo a los mecanismos de selección, para lo cual sigue los lineamientos legales, en materia de contratación que han sido expedidos desde 1993 hasta el presente año 2012, surtiendo los procesos de Licitación Pública, Selección Abreviada, Mínima Cuantía y Contratación Pública.

3 La estructura organizacional de la entidad está diseñada de conformidad con el modelo de operación por procesos. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS El mapa de riesgos del instituto, se elaborará de acuerdo a cada uno de los procesos definidos en el nuevo mapa y la interrelación de los mismos, para facilitar su identificación, análisis, control y prevención. Dificultades AMBIENTE DE CONTROL La vinculación de personal para la prestación de servicios en algunos procesos, dificulta la continuidad de los comités de trabajo conformados y la adopción de planes como son el de bienestar e incentivos y capacitación; además de la planeación y ejecución de las auditorias ya que el tiempo de contratación es periódico. El rubro destinado a la formulación y ejecución de los planes de capacitación, bienestar e incentivos es limitado. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO La situación jurídica por la que atraviesa FONVISOG ha dificultado la ejecución de proyectos, de vivienda, debido a los malos manejos que se dieron a la UNION TEMPORAL PROGRESO DE SOGAMOSO, en donde el FONVISOG, participo con un 20% de aportes dentro de la unión con la empresa COLVICONS LTDA hoy COLMEREX, para adelantar los proyectos de Vivienda Pinares de San Luis y La Sierra III. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS La materialización de uno de los riesgos, como lo es el embargo judicial de las cuentas bancarias de FONVISOG debido a las deudas de la Unión Temporal Progreso de Sogamoso, la cual se constituyó para adelantar los proyectos de vivienda Pinares de San Luis y la Sierra III, ha dificultado el cumplimiento del objeto social de la entidad, debido a las diversas demandas ordinarias, civiles y laborales que cursan en contra del instituto, razón por la cual los bienes muebles e inmuebles de FONVISOG, resultaron siendo embargados. Por tal razón la Administración Municipal de Sogamoso, en cabeza del entonces Alcalde Municipal de Sogamoso, Licenciado Juan Carlos Ostos Guevara, ordeno

4 mediante acto administrativo 1586 de 31 de Octubre de 2011, adelantar la Toma de Posesión de los Bienes y haberes de la unión temporal Progreso de Sogamoso, en lo referente a los proyectos de Vivienda Pinares de San Luis y La Sierra III, y en lo referente al porcentaje de participación del Fondo de Vivienda en el convenio de asociación, es decir en el 20% de participación, y a su vez designa agente especial del Alcalde al Doctor Manuel Silvestre Alarcón Laverde. Es así que durante esa etapa, el Instituto Fondo de Vivienda de Interés Social y Reforma Urbana del Municipio de Sogamoso, FONVISOG quedo INTERVENIDO, de conformidad con las normas que regulan el proceso de toma de posesión, en especial el estatuto orgánico del Sistema Financiero, procedimiento que regula esta clase de procesos, y en el cual se estatuye el tiempo de designación, y que como quedo consignado, en principio la designación del Doctor Manuel Silvestre Alarcón Laverde, fue por un periodo de Dos Meses y posteriormente, el Alcalde JUAN CARLOS OSTOS GUEVARA, mediante resolución de fecha 29 de Diciembre de 2011, prorroga el termino de designación al Doctor Alarcón Laverde. Durante el procedimiento de Toma de Posesión de Bienes y Haberes de la, U.T. el FONVISOG, ha quedado sujeto a todas las disposiciones legales, y jurídicas adoptadas por el Agente Especial, es decir, que durante ese periodo el agente especial, realizo los procedimientos legales, que su función demanda, convocando a todas las personas que creyeran tener derecho sobre acreencias, o aportes realizados, para adelantar los proyectos de vivienda. Fue así que a mediados de Enero de 2012, se cerró el plazo de reclamación, para que las personas acudieran ante el Agente Especial, encontrando que la gran mayoría de personas, solicitaron la devolución de sus aportes; entre tanto, el agente especial, procedió a levantar las medidas cautelares, y conforme se informó por la Alcaldía Municipal de Sogamoso, procedió a realizar acuerdos de pago, con algunos acreedores. El procedimiento de Toma de Posesión se surtió, como lo ha manifestado el Agente Especial del Alcalde Manuel Silvestre Alarcón Laverde, para buscar la VIABILIDAD, a los proyectos, o de lo contrario proceder a adelantar la correspondiente liquidación. Teniendo en cuenta que si la Toma de Posesión, busca, o con ella se pretende dar viabilidad a los proyectos de vivienda, Pinares de San Luis y la Sierra III, es claro que el estatuto orgánico del sistema financiero, señala que el tiempo de Dos Meses se podrá prorrogar por otros dos meses, y si se trata de dar viabilidad la intervención el proceso de toma de posesión irá hasta por un año.

5 De lo contrario si lo que se pretende es liquidar, el proceso de Toma de Posesión irá hasta por Cuatro años Prorrogables. Preocupa quizás, que el procedimiento legal adelantado por el Agente Especial, al parecer no surtió el tramite adecuado, establecido en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, y ello lo manifestamos porque según esta normativa, se debe convocar a todos y cada uno de los acreedores para luego designar una Junta de Acreedores, que al parecer no se conformó. Por ello creemos que el Procedimiento de Toma de Posesión si bien sirvió, en parte para desembargar bienes muebles e inmuebles y cuentas Bancarias que se encontraban embargadas, y que pertenecen al FONVISOG, no se surtió un trámite adecuado con la ritualidad procesal que ello requiere, lo que quizás, a la postre pueda llegar a entorpecer el procedimiento de Toma de Posesión. La Toma de Posesión de la Unión Temporal Progreso de Sogamoso, en cabeza del Agente Especial, Manuel Silvestre Alarcón Laverde, que fue ordenada por el Alcalde Municipal JUAN CARLOS OSTOS GUEVARA, entrego un informe al Señor Alcalde Municipal, MIGUEL ÁNGEL GARCÍA, el 12 de Marzo de 2012 y se está en espera que la Administración Municipal tome una medida frente a la determinación de continuar con la intervención para dar viabilidad, o de liquidar. Subsistema de Control de Gestión Avances ACTIVIDADES DE CONTROL Las políticas de operación están dadas por los lineamientos del Plan de Acción de la entidad, del Plan de Desarrollo Municipal, y del Acuerdo 011 del año 2000 del Honorable Concejo Municipal de Sogamoso. Para el cumplimiento de las metas establecidas, se formulan proyectos que son presentados con el aval de las entidades respectivas y se busca cofinanciación ante instituciones públicas y privadas. El Manual de procesos y procedimientos, se encuentra en actualización, debido a la modificación del mapa de procesos. Se esta trabajando en la unificación del Manual de Calidad y Manual de Operatividad, para evitar la duplicidad de documentos e integrar la mayor parte de la información generada en un Sistema Integrado de Gestión con un único Manual.

6 Algunos indicadores deben ser redefinidos, de forma que se puedan cuantificar y nos permita conocer el proceso de mejoramiento al ser comparado con la meta definida. INFORMACIÓN Existe una base de datos en Excel con la información de los inscritos a los proyectos de vivienda, la cual sirve como insumo para la formulación de los programas y permite realizar el seguimiento histórico de los beneficiarios; sin embargo esta base de datos debe ser depurada, actualizada. Efectuar la comparación con los formularios existentes en medio físico para evitar pérdidas de tiempo. Asimismo efectuar periódicamente una copia de seguridad (BACKUP) de la información relacionada con el Fondo de Vivienda de Sogamoso. La tabla de retención documental debe ser implementada por cada proceso, para que cada área se responsabilice de los documentos generados y facilite las labores de archivo. La base de datos de los formatos que manejan los sistemas MECI-SGC esta siendo unificada y actualizada para evitar el uso de documentos obsoletos y duplicados. COMUNICACIÓN PÚBLICA Se realizó la exposición del Informe de los 100 días, en donde se dio a conocer a la ciudadanía en general las gestiones que se vienen realizando en las diferentes entidades del Gobierno Nacional y Departamental, con el fin de aunar esfuerzos en torno a los programas y proyectos que la Alcaldía Municipal a través del Instituto Fondo de Vivienda de Interés Social y Reforma Urbana del Municipio esta estructurando. Se utilizan los medios de comunicación como son el escrito, radial y en televisión, para difundir información pertinente de forma amplia a los diversos grupos de interés. Es de anotar que periódicamente a través de la página Web del municipio se hace una comunicación vía Chat con las personas que quieran saber de los programas y servicios que la entidad tiene. La información financiera es reportada oportunamente a los entes de control que así la soliciten.

7 Dificultades ACTIVIDADES DE CONTROL Es necesario actualizar la base de datos de los inscritos para contar con una información precisa frente a las necesidades reales en materia de vivienda. COMUNICACIÓN PÚBLICA La entidad no cuenta con un sitio web, lo que hace más complejo la interacción con todos los grupos de interés; sin embargo las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias presentadas obtienen su respectiva respuesta. Subsistema de Control de Evaluación Avances AUTOEVALUACIÓN Se deben realizar reuniones periódicas para autoevaluar el Plan de Acción de la entidad, determinar tareas, definir actividades y asignar responsables con el objetivo de avanzar hacia un mejoramiento continuo tanto personal como institucional. El reporte de información a los entes de control se realiza de manera oportuna. EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Se realizó el diagnostico del Modelo Estándar de Control Interno de acuerdo con el Manual de Operación vigente, en donde se verifico la documentación existente, de igual manera la que hace falta elaborar y relacionar, para complementar este sistema de gestión con el Sistema de Gestión de Calidad (NTCGP1000:2009) y el Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA o SDA). PLANES DE MEJORAMIENTO Debido al cambio que se efectuó en el mapa de procesos, se están elaborando y actualizando los procedimientos, para hacer el levantamiento del mapa de riesgos por proceso y generar los planes de mejoramiento respectivos. De acuerdo a los resultados que se evidencien de las evaluaciones parciales eventuales, con cada funcionario se pactaran compromisos para el mejoramiento individual y que a la vez contribuyan al crecimiento y fortalecimiento institucional.

8 Dificultades AUTOEVALUACIÓN El ciclo de auditorías espera su programación, una vez se actualice la mayor parte de la documentación y se unifique en el Sistema Integrado de Gestión, además se deben llevar a cabo capacitaciones para formar a los funcionarios con las competencias necesarias para ser auditores con el fin de facilitar la transparencia en este proceso. Dentro de las actividades a realizar la entidad planea ejecutar unas pre-auditorias, para aplicar acciones preventivas, correctivas y de mejora con el fin de advertir cualquier anomalía que se presente. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Los sistemas de gestión están en constante cambio y actualización, por lo tanto el Sistema Integrado de Gestión que el Instituto Fondo de Vivienda de Interés Social y Reforma Urbana de Sogamoso FONVISOG, aspira implementar requiere de la participación de todos los funcionarios y cada uno de los diferentes grupos de interés, para desarrollar las actividades y tareas que permitan conseguir resultados positivos y por ende asegurar el éxito del Sistema Integrado de Gestión. Frente a lo anterior el compromiso asumido por el Gerente es el de unificar los sistemas de gestión, para racionalizar recursos, evitar demoras injustificadas en la administración y consolidar de la mejor forma los resultados del trabajo realizado. El avance a la fecha es adecuado, considerando que la entidad venia aplicando cada sistema de gestión separadamente, incurriendo en actividades que no generaban un valor agregado a los servicios que presta FONVISOG, es por ello que todos los funcionarios de la Institución están vinculados de manera proactiva en la consolidación del Sistema Integrado de Gestión, para posicionar y afianzar la imagen institucional.

9 RECOMENDACIONES Dar continuidad a los procesos que contribuyan a una mejor gestión de la información. Implementar el uso de un único Manual del Sistema Integrado de Gestión, para facilitar la creación y/o modificación e incorporación de documentos al mismo. Realizar el ciclo de pre-auditorías para detectar desviaciones en el Sistema Integrado de Gestión. Efectuar oportunamente las evaluaciones parciales eventuales para verificar y retroalimentar los compromisos pactados. Generar la armonización del Sistema Integral de Gestión con los funcionarios, en reuniones periódicas, a fin de que los procesos de implementación se realicen. Cordialmente, ING. GILBERTO CORDOBA SUAREZ Gerente FONVISOG Vo. Bo. J. Farfán Asesor Jurídico Proyectó: C. Ortega Consultor SIG