Legaje los comprobantes de la interfase por fuente con sus soportes, fírmelos y radíquelos en contabilidad

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1 HOSPITAL BOSA II NIVEL P51-01 CIERRE MENSUAL DE TESORERIA E INTERFASE TESORERIA 29/08/2008 OBJETIVO: Cerrar la vigencia que termina para comenzar nuevo periodo y actualizar movimientos en contabilidad ALCANCE: El presente procedimiento aplica en el área tesorería mensualmente ENTRADAS: Consolidación movimiento mensual de tesorería 02 1 de 2 BASE LEGAL: Resolución 0076 de 2004 y Plan operativo de presupuesto AREAS QUE INTERVIENEN: Contabilidad y tesorería. SALIDAS: Comprobantes de contabilidad detallados No PC Actividad Descripción Responsable Tiempo Formato Observ Generar saldos de tesorería Generar y grabar interfase a contabilidad Ingrese al sistema de Hipócrates, modulo caja y bancos, procesos especiales y genere saldos Ingrese al módulo de Hipócrates, genere la interfase fuente por fuente, imprima os comprobantes. Tesorero Tesorero Mensual 6 Radicar Interfase en Contabilidad. Legaje los comprobantes de la interfase por fuente con sus soportes, fírmelos y radíquelos en contabilidad Tesorero mensual 7 Cerrar Periodo Ingrese al Sistema. Genere saldos y cierre período Tesorero Efectuada la interfase no se pueden hacer ajustes en el mismo período Riesgo No 1 No tener conciliados los movimientos bancarios bancos con los libros de Tesorería Punto de Control 1: Se debe conciliar los registros de de los bancos con los registros del sistema en libros de tesorería antes de generar interfase y hacer el cierre mensual

2 HOSPITAL BOSA II NIVEL P51-01 CIERRE MENSUAL DE TESORERIA E INTERFASE TESORERIA 29/08/ de 2 Aprobación Nombre Cargo Fecha Firma Elaborado Por: Sra. Leonor Gualdrón Rojas Tesorera 25/08/2008 Revisado Por: Ing. Andrés Hernández V. Profesional Área de Calidad 27/08/2008 Aprobado Por: Dra. Derly González Ariza Subgerente Financiera 29/08/2008

3 HOSPITAL BOSA II NIVEL P51-02 CONCILIAR CON CARTERA, PRESUPUESTOS Y CONTABILIDAD TESORERIA 29/08/2008 OBJETIVO: Conciliar ingresos y giros presupuestales para unificar información ALCANCE: El presente procedimiento aplica mensualmente tesorería, cartera, presupuesto y contabilidad ENTRADAS: Soportes de registros en el área 02 1 de 3 BASE LEGAL: Resolución 0076 de 2004 y Plan operativo de presupuesto AREAS QUE INTERVIENEN: Cartera, presupuesto, contabilidad y tesorería. SALIDAS: Conciliación con área No PC Actividad Descripción Responsable Tiempo Formato Observ Entregar informes mensuales de ingresos Generar impresión de la conciliación Remita al área de cartera el cuadre mensual de cajas y relacion de ingresos por cuentas por cobrar para el registro en el informe de cartera; Tome la relación de ingresos mensuales y cruce con los ejecutivos de cartera cada registro para llegar al mismo total de ingresos en ambos informes (Tesorería Vs. Presupuesto). Organiza los ingresos por vigencias, imprime el informe y firma conjuntamente con Tesorería Tesorero Ejecutivos de cartera Ejecutivo de cartera, Coordinador de Cartera y Tesorera mensual mensual Informe mensual De Ingresos Este es el informe mensual de ingresos para Gerencia, subgerencia Financiera, Cartera, presupuesto, contabilidad y Tesorería

4 HOSPITAL BOSA II NIVEL P Registrar giros presupuestale s y de Tesorería Cruzar información Entregar informe de Ingresos de Efectivo a Recursos Físicos Conciliar con contabilidad CONCILIAR CON CARTERA, PRESUPUESTOS Y CONTABILIDAD TESORERIA Tome el formato de conciliación Presupuesto Vs. Tesorería y registre por rubro cada egreso, en la columna de Presupuesto el giro autorizado presupuestamente y en la columna de Tesorería, en el valor real girado por tesorería, determine el rubro de los impuestos pagados en el mes y regístrelo. Solicite el libro control de giros mensuales de presupuesto, cruce uno a uno los rubros ejecutados y establezca valores iguales o diferencias y haga los ajustes en el informe, Impriman la conciliación, fírmenla y archiven Imprima una relación de los ingresos en efectivo por cajas y Tesorería y radíquela en Recursos Físicos Verifique con contabilidad que los registros que pasaron por interfase estén acorde con sus movimientos. Si hay diferencias establézcanlas y hagan los ajustes correspondientes. Impriman y archiven 29/08/2008 Tesorero Tesorero y Profesional de presupuesto Tesorero Coordinador de Contabilidad y Tesorero mensual Mensual Mensual mensual 02 Conciliaci ón contable Vs. Tesorería 2 de 3 Corresponde al informe de gastos mensualizad o Soporte para la Cía. aseguradora Póliza por transporte de valores

5 HOSPITAL BOSA II NIVEL P51-02 CONCILIAR CON CARTERA, PRESUPUESTOS Y CONTABILIDAD TESORERIA Riesgo No 1 No tener conciliados los movimientos de Tesorería. que al generar interfase de Cartera y facturación pasen registros por ingresos mal causados 29/08/ de 3 Punto de Control 1: Verificar que la interfase este cuadrada Verificar contablemente con las otras áreas las diferencias no encontradas con Tesorería Aprobación Nombre Cargo Fecha Firma Elaborado Por: Sra. Leonor Gualdrón Rojas Tesorera 25/08/2008 Revisado Por: Ing. Andrés Hernández V. Profesional Área de Calidad 27/08/2008 Aprobado Por: Dra. Derly González Ariza Subgerente Financiera 29/08/2008

6 HOSPITAL BOSA II NIVEL P51-03 CONCILIACION MENSUAL DE BANCOS TESORERIA 29/08/2008 OBJETIVO: Conciliar extractos bancarios contra movimientos en el sistema Hipócrates para determinar partidas conciliatorias ALCANCE: El presente procedimiento aplica en el área contabilidad de manera mensual ENTRADAS: Libros de Tesorería (movimientos: ingresos y egresos) tesorería y 02 1 de 2 BASE LEGAL: Resolución 0076 de 2004 y Plan operativo de presupuesto AREAS QUE INTERVIENEN: Contabilidad y tesorería. SALIDAS: Conciliación bancaria mensual No PC Actividad Descripción Responsable Tiempo Formato Observ Recepcionar extractos bancarios Imprimir libros de Tesorería Cruzar extracto y movimientos de tesorería Registrar partidas conciliatorias Se recibe extractos bancarios Se imprime los movimientos bancarios del mes ( ingresos, egresos y ajustes) Se toma el extracto del banco y se cruza cada registro con los libros de tesorería En el evento de encontrar inconsistencias, ingrese a sistema modulo de caja y bancos y haga el registro y/o ajuste correspondiente. Si la inconsistencia no justifica los movimientos de Tesorería y corresponde a error del banco, haga la reclamación a la entidad bancaria respectiva mediante oficio radicado. Tesorero Extracto Tesorero Tesorero Tesorero Tenga en cuenta las cláusulas de los convenios.

7 5 6 7 HOSPITAL BOSA II NIVEL P51-03 Diligenciar formato de conciliación Radicar conciliaciones bancarias en contabilidad Archivar Conciliaciones CONCILIACION MENSUAL DE BANCOS TESORERIA Diríjase al archivo magnético diligencie el formato de conciliación registrando saldos y partidas conciliatorias, imprima en original y copia y soporte con los movimientos del sistema. Radique la copia de las conciliaciones en el área de contabilidad, para el posterior auditaje de Control interno. Abra una carpeta semestral, para archivar las conciliaciones bancarias con todos sus soportes según la normatividad de Gestión Documental. 29/08/2008 Tesorero Tesorero y/o auxiliar de Tesorería Tesorero y/o Auxiliar de Tesorería 02 2 de 2 Riesgo No 1 No recibir ni poder bajar extractos bancarios Punto de Control 1: Solicitar por escrito o telefónicamente el envío de los extractos Aprobación Nombre Cargo Fecha Firma Elaborado Por: Sra. Leonor Gualdrón Rojas Tesorera 25/08/2008 Revisado Por: Ing. Andrés Hernández V. Profesional Área de Calidad 27/08/2008 Aprobado Por: Dra. Derly González Ariza Subgerente Financiera 29/08/2008

8 HOSPITAL BOSA II NIVEL P51-04 GIRO PROVEEDORES, Y OTRAS CUENTAS POR PAGAR TESORERIA 29/08/2008 OBJETIVO: Establecer los pasos para cancelar y registrar los giros a proveedores, descuentos de nómina, devolución a pacientes y otras cuentas por pagar ALCANCE: El presente procedimiento aplica en el área de presupuesto, cuentas por pagar contabilidad y tesorería una vez autorizado según el flujo de caja ENTRADAS: Orden de pago autorizadas según el flujo de caja con las respectivas firmas ( cuentas por pagar, Contabilidad, Presupuesto y ordenador del gasto) 02 1 de 2 BASE LEGAL: Resolución 0076 de 2004 y Plan operativo de presupuesto AREAS QUE INTERVIENEN: Presupuesto, cuentas por pagar, contabilidad y tesorería. SALIDAS: Cheque, transferencia y comprobante de Egreso No PC Actividad Descripción Responsable Tiempo Formato Observ. Recepcionar Tesorero y /o Reciba orden de pago Orden 1 1 ordenes de auxiliar de aprobadas con soportes de pago pago Tesorería Revisar Orden de pago Generar giro en el sistema Crear y validar giro electrónico o transferencia bancaria Se revisa orden de pago y soportes, se registra el tipo de cuenta bancaria, numero y banco Ingrese al sistema, genere el giro en el módulo de caja y bancos, para comprobar el valor real a girar de cada orden, imprima el comprobante de egreso (Junto con el cheque en el caso de devolución a pacientes, legalice el cheque para entregar al beneficiario). Ingrese al Portal bancario, cree el pago, en la opción pago a proveedores valídelo y registre manualmente en el comprobante de egreso el número del proceso bancario) Tesorero y/o auxiliar de Tesorería Tesorera Tesorero Verificar en el cuadro de cuentas a proveedores o solicitar información a cuentas por pagar Para entregar el cheque verifique documento de identidad del beneficiario o autorización e identidad de la persona que lo reclama.

9 HOSPITAL BOSA II NIVEL P51-04 GIRO PROVEEDORES, Y OTRAS CUENTAS POR PAGAR TESORERIA 29/08/ de 2 No PC Actividad Descripción Responsable Tiempo Formato Observ. 5 6 Actualizar o aprobar giro bancario Informar y entregar soportes de giro a proveedores 7 Archivar Giro Ingrese al portal del banco, opción pago a proveedores, actualización y/o aprobación según el banco, registre el número del proceso y actualice Informe al proveedor o al Supervisor del contrato sobre el giro. Entregue al beneficiario los soportes de la orden de pago causada y transferencia bancaria Verifique que el giro este con todos los soportes y archive de acuerdo con la normatividad de Gestión documental Riesgo No 1 No apropiar los fondos en la cuenta corriente Riesgo No 2 Que no lleguen las planillas a tiempo o no estén legalizadas según las normas de Minprotección Social Subgerente Financieor Tesorero y/o auxiliar de Tesorería Tesorero y/o auxiliar de Tesorería Si el giro es del Banco Santander no requiere numero de proceso, el muestra la plantilla transferida para aprobar la trasferencia Punto de Control 1: Se debe Verificar el saldo de fondos para cubrir los cheques girados Punto de Control 2: Certificar con Talento Humano la fecha límite de pago. Aprobación Nombre Cargo Fecha Firma Elaborado Por: Sra. Leonor Gualdrón Rojas Tesorera 25/08/2008 Revisado Por: Ing. Andrés Hernández V. Profesional Área de Calidad 27/08/2008 Aprobado Por: Dra. Derly González Ariza Subgerente Financiera 29/08/2008

10 HOSPITAL BOSA II NIVEL P51-05 GIRO APORTES PARAFISCALES, PENSION Y TESORERIA 29/08/2008 OBJETIVO: Establecer los pasos para cancelar y registrar los giros de Aportes parafiscales y fondos de pensión y salud ALCANCE: El presente procedimiento aplica en el área de presupuesto, cuentas por pagar contabilidad y tesorería una vez generado el pago de nómina. ENTRADAS: Orden de pago con todas las firmas, soportes de nómina, planillas de autoliquidación de 2 BASE LEGAL: Resolución 0076 de 2004 y Plan operativo de presupuesto AREAS QUE INTERVIENEN: Presupuesto, cuentas por pagar, contabilidad y tesorería. SALIDAS: Cheque y comprobante de Egreso No PC Actividad Descripción Responsable Tiempo Formato Obser Recepciona r ordenes de pago Revisar Orden de pago Generar factura SENA 4 2 Girar 5 Endosar llenar consignació n giro Reciba orden de pago aprobadas con soportes Se revisa orden de pago y soportes, Ingresa A la pagina Web del SENA, con los datos de Talento humano genere la factura de aporte mensual, verifique que el valor que liquida la factura sea igual al de la orden de pago y sopórtela. Realice la causación del giro en el módulo Hipócrates, Imprime el cheque junto con el comprobante de egreso. Recoja firmas y coloque sellos autorizados. ( Gerente, y/o Subgerente Financiera y Tesorera) Endose los cheques para el pago de fondos, Separe listados de nómina, anexe las incapacidades y/0 novedades a la planilla junto con el cheque y los diskette de nomina Radique en correspondencia para el pago. Tesorero y /o auxiliar de Tesorería Tesorero y/o auxiliar de Tesorería Tesorera Tesorero Tesorero y/o auxiliar de Tesorería Orden de pago

11 HOSPITAL BOSA II NIVEL P51-05 GIRO APORTES PARAFISCALES, PENSION Y TESORERIA 29/08/ de 2 No PC Actividad Descripción Responsable Tiempo Formato Obser 6 Recepcionar autoliquidacio nes de fondos canceladas Reciba de correspondencia las autoliquidaciones ya canceladas, con el respectivo registro bancario, Tome fotocopias, entregue la copia sellada por el banco a la Oficina de Talento Humano y anexe la fotocopia del pago a la orden, archive el giro de acuerdo con las normas de gestión documental Riesgo No 1 No apropiar los fondos en la cuenta corriente Riesgo No 2 Que no lleguen las planillas a tiempo o no estén legalizadas según las normas de Minprotección Social Auxiliar de Tesorería y7o Tesorero Punto de Control 1: Se debe Verificar el saldo de fondos para cubrir los cheques girados Punto de Control 2: Certificar con Talento Humano la fecha límite de pago. Aprobación Nombre Cargo Fecha Firma Elaborado Por: Sra. Leonor Gualdrón Rojas Tesorera 25/08/2008 Revisado Por: Ing. Andrés Hernández V. Profesional Área de Calidad 27/08/2008 Aprobado Por: Dra. Derly González Ariza Subgerente Financiera 29/08/2008

12 HOSPITAL BOSA II NIVEL P51-06 INFORMES EXTERNOS E INTERNOS TESORERIA 29/08/2008 OBJETIVO: Suministrar información de ingresos y egresos (mensual, trimestral, semestral y anual ) a entes externos según la normatividad; informes diarios a Gerencia o requerimientos de Control Interno, Revisoría Fiscal. ALCANCE: El presente procedimiento aplica periódicamente en el área tesorería, Control Interno y Subgerencia financiera manera mensual ENTRADAS: Soportes de registros 02 1 de 2 BASE LEGAL: Resolución 0076 de 2004 y Plan operativo de presupuesto AREAS QUE INTERVIENEN: Tesorería, cartera, presupuesto, Control Interno. SALIDAS: Conciliación con área No PC Actividad Descripción Responsable Tiempo Formato Observ Elaborar informes de tesorería para la contraloría, Grabar informes Sivicof Envíar informe Sivicof Generar Informes para la Gerencia Tome el informe de ingresos, egresos (conciliaciones Cartera y Presupuesto) diligencie los anexos 5 (Pac) 8 y 8 A (Estado de Tesorería y Disponibilidad de Fondos Mensual Tome los informe generados en el numeral 1 y grávelos en el stornuser, actualice, valide y genere el archivo Ingrese a la Página Web de la contraloría por Rendición mensual de cuenta y envíe. Luego verifique el estado del envío, si no presenta error, imprima los informes hágalos firmar (Subgerente financiera, Gerente y Tesorera) envíe copia a Control Interno de los tres informes: a presupuesto Disponibilidad de Fondos y a contabilidad Estado de Tesorería Genere los informes que a diario o esporádicamente solicite la gerencia, Subgerencia financiera (Saldos diarios de bancos) Tesorero Tesorero Tesorero Tesorero Mensual Estos informes pueden generar flujo de caja o tomar decisiones financieras.

13 5 HOSPITAL BOSA II NIVEL P51-06 Otros informes INFORMES EXTERNOS E INTERNOS TESORERIA Con las conciliaciones y cierres mensuales genere la información no mensualizada que soliciten otras áreas o entes de control en periodos diferentes a los mensualizados (Sidef, Poa, etc). Riesgo No 1 No tener la información requerida 29/08/2008 Tesorero 02 2 de 2 Disponibilidad inmediata y actualización de registros y saldos para producir los informes esporádicos Punto de Control 1: Mantener actualizada la información y los saldos. Aprobación Nombre Cargo Fecha Firma Elaborado Por: Sra. Leonor Gualdrón Rojas Tesorera 25/08/2008 Revisado Por: Ing. Andrés Hernández V. Profesional Área de Calidad 27/08/2008 Aprobado Por: Dra. Derly González Ariza Subgerente Financiera 29/08/2008

14 HOSPITAL BOSA II NIVEL P51-07 PAGO DE NOMINA TESORERIA 29/08/2008 OBJETIVO: Transferir la nomina a las cuentas de cada funcionario para cumplir oportunamente con la obligación. ALCANCE: El presente procedimiento aplica en el área de presupuesto, cuentas por pagar contabilidad y tesorería, de manera quincenal y mensual. ENTRADAS: Orden de pago con todas las firmas, original de la nómina debidamente firmada, disponibilidad y registro presupuestal 02 1 de 2 BASE LEGAL: Resolución 0076 de 2004 y Plan operativo de presupuesto AREAS QUE INTERVIENEN: Presupuesto, cuentas por pagar, contabilidad y tesorería. SALIDAS: Transferencia bancaria y comprobante de egreso N o 1 PC Actividad Descripción Responsable Tiempo Format o Se recibe orden de pago aprobadas con soportes Recepcionar Presupuestales y firmas Tesorero y/o Quincen Orden y revisar autorizadas (cuentas por auxiliar de al y de ordene de pagar, contabilidad, Tesorería mensual pago pago presupuesto y ordenador del gasto) Importar archivo de nomina de sistemas a plantilla del Banco Crear y validar pago Actualizar transferencia de nomina Se recibe por intranet el archivo enviado por la oficina de sistemas, se ingresa, se importa al plano del banco, se genera a la versión actual del banco y se guarda. En el MODEM bancario Ingresa portal del Banco, cree el procedo de pago capturando el archivo generado en el modem, valide el proceso, registre el numero del mismo en la orden de pago. Ingresa al Portal del Banco con su claves asignadas, abre la genere la actualización del giro. Tesorero Tesorero Subgerente financiero Quincen al y mensual Quincen al y mensual Observ. Si no registras las firmas de presupuesto y ordenador del gasto no se debe ejecutar el giro. Es necesario que el archivo se a de solo lectura, para evitar modificaciones.

15 HOSPITAL BOSA II NIVEL PAGO DE NOMINA P51-07 TESORERIA 29/08/ de 2 No PC Actividad Descripción Responsable Tiempo Formato Observ. 6 Girar nómina en el sistema Hipócrates Toma la orden de pago soportada con el comprobante del banco y procede a registrar el pago en el sistema., imprima el comprobante de egreso, soporte con la orden de pago y archive según la norma de gestión documental. Tesorero Se procesa quincenal para trabajadores oficiales y mensual para servidores públicos Riesgo No 1 No tener apropiación presupuestal Riesgo No 2 Problemas con el portal del Banco o Internet Punto de Control 1: Se debe girar solo cuando presupuesto haya aprobado. Punto de Control 2: Se debe solicitar al Banco reciban el archivo para que sea directamente la oficina donde se tiene la cuenta quien realice la transferencia. Aprobación Nombre Cargo Fecha Firma Elaborado Por: Sra. Leonor Gualdrón Rojas Tesorera 25/08/2008 Revisado Por: Ing. Andrés Hernández V. Profesional Área de Calidad 27/08/2008 Aprobado Por: Dra. Derly González Ariza Subgerente Financiera 29/08/2008

16 HOSPITAL BOSA II NIVEL P51-08 RECAUDO POR CAJAS Y CONSIGNACION TESORERIA 29/08/2008 OBJETIVO: Establecer los dineros recaudados en el día, por la prestación de servicios de salud. ALCANCE: El presente procedimiento aplica en el área de Facturación y cajas del Hospital Bosa II Nivel, Empresa Social del Estado N o ENTRADAS: Relación general de recibos de caja Boletín de ingresos y control de efectivo 02 1 de 4 BASE LEGAL: Resolución 0076 de 2004 y Plan operativo de presupuesto AREAS QUE INTERVIENEN: Facturación, cajas, Cartera y Tesorería SALIDAS: Consignación Bancaria PC Actividad Descripción Responsable Tiempo Formato Observ. Cuadrar y cerrar caja Entregar recaudo diario de Recaudar dineros por tesorería Se imprime el cuadre de caja, arqueo, relacion de facturas Vs. Recibo, se cuenta el efectivo y revisa los billetes. Diligencia el boletín de ingreso, anexa soportes y títulos valores, entrega el dinero en Tesorería o lo guarda en un sobre e introduce en la caja Fuerte de Hospitalizados. Se hace ingreso por caja de Tesorería a reembolsos impuestos caja menor, impuestos de timbre, reciclaje, contraprestación cafetería, Excedentes servicios celulares corporativos, monederos, venta de términos de referencia, etc. Cajero Cajeros Tesorero Diario Boletín de ingresos y control de efectivo Recibo de caja El cajero ejecuta la actividad una vez terminado el turno Los cajeros de consulta externa entregan el informe al Técnico de cartera para guardar en la caja fuerte de cartera hasta el día siguiente. Se recibe dinero por concepto diferente a copago.

17 4 5 HOSPITAL BOSA II NIVEL P Cuadrar caja general a diario Elaborar de Consignación Bancaria Entregar efectivo a Transportador a de Valores Registrar traslados de cajeros a Tesorería RECAUDO POR CAJAS Y CONSIGNACION TESORERIA Se recogen los sobres y los informes de los cajeros, se verifica el dinero depositado en cada uno, revisando los billetes y cruzando con los cuadres individuales. Incluyendo los recaudos directos de Tesorería, Supervisado por el Auxiliar de Tesorería Se elabora consignación y reporte de efectivo cantidad de billetes por denominación, se llena el documento único de la transportadora, se incluye dinero y copia del documento en la tula, Supervisado por el Auxiliar de Tesorería Se solicita carnet de identificación de los funcionarios de la Brinks que recogen la tula, para certificar que estén reportados en la cartilla de la transportadora como funcionarios activos. Se registra uno a uno el traslado de los dineros recibidos a cada cajero por el sistema a la caja principal. Se revisa que las cajas hayan quedado en cero. Se imprime la relación de los traslados, y se confronta con el cuadre realizado. 29/08/2008 Tesorero y/o Tesorero y/o auxiliar de Tesorería Tesorero y/o Auxiliar de Tesorería Tesorero Diario Diario Día por medio semanal 02 Cuadre de caja en Excel Docume nto Único Brinks 2 de 4 Se lleva u cuadro en Excel para registrar día a día el total de ingresos discriminado por concepto Si aparece un billete falso, se retira de la consignación y se le informa al cajero para su reposición inmediata Si existe faltante o sobrante, se informa al coordinador de Facturación y al cajero para la pronta solución del caso

18 8 9 HOSPITAL BOSA II NIVEL P51-08 Registrar consignación Numerar Títulos Valores y entregar a cartera 10 Archivar RECAUDO POR CAJAS Y CONSIGNACION TESORERIA Se ingresa al sistema Hipócrates, se verifica el valor trasladado, si el valor es menor al entregado a la transportadora se elabora recibo de caja por sobrante y realiza el registro de la consignaciçon Se recepciona los títulos, se radica en el libro control, con todos los datos del paciente asignando numero consecutivo al título por fecha de ingreso, se elabora planilla para aprobación del Subgerente financiero y se entrega al Técnico de Cartera para su debido proceso en cuentas por cobrar. Imprima el cuadre detallado de cajas, relación de traslados, relación general diaria de recibos de ingreso, relación general diaria facturas por usuario Vs. Recibos, boletines de entrega de ingresos y recaudos por cajero y archive en carpeta diaria de acuerdo con la codificación y reglamentación de la Oficina de Gestión documental. 29/08/2008 Tesorero Tesorero Tesorera y Auxiliar de Tesorería Diario Diario Diario 02 3 de 4 Llenar cada uno de los parámetros solicitados en el sistema. Se recepciona en Tesorería para el correcto cuadre de recaudo.

19 HOSPITAL BOSA II NIVEL P51-08 RECAUDO POR CAJAS Y CONSIGNACION TESORERIA Riesgo No 1 Que algún cajero no haga la entrega completa Riesgo No 2 Que no haya sistema para los correspondiente registros Riesgo No 3 Que no llegue algún titulo valor registrado 29/08/ de 4 Punto de Control 1: Se debe revisar bien la relación general de recibos con el cuadre de caja y arqueo contra el efectivo que entrega. Punto de Control 2: Se debe hacer todo el proceso manual y tan pronto haya sistema ingresar la información Punto de Control 3: Verificar el cuadre, identificar el cajero e informar tanto al coordinador de Facturación como al Cajero para recuperar el título y sus soportes. Aprobación Nombre Cargo Fecha Firma Elaborado Por: Sra. Leonor Gualdrón Rojas Tesorera 25/08/2008 Revisado Por: Ing. Andrés Hernández V. Profesional Área de Calidad 27/08/2008 Aprobado Por: Dra. Derly González Ariza Subgerente Financiera 29/08/2008

20 HOSPITAL BOSA II NIVEL P51-09 RECAUDO CARTERA POR TRANSFERENCIAS BANCARIAS TESORERIA 29/08/2008 OBJETIVO: Establecer los ingresos de cuentas por cobrar a través de movimientos bancarios ( transferencias de pagadores), para actualizar cartera y presupuesto ALCANCE: El presente procedimiento aplica en el área Tesorería y cartera y Presupuesto ENTRADAS: Transferencias bancarias por transferencias y/o consignaciones de pagadores 02 1 de 2 BASE LEGAL: Resolución 0076 de 2004 y Plan operativo de presupuesto AREAS QUE INTERVIENEN: Presupuesto, cuentas por pagar, contabilidad y tesorería. SALIDAS: Notas crédito bancaria y comprobante de consignación No PC Actividad Descripción Responsable Tiempo Formato Observ. 1 1 Verificar ingresos por transferencias Ingresa al portal del banco, verifica movimientos diarios, establece ingresos, identifica pagador. Tesorero Reporte del Banco Identifique el pagador con el registro referencia bancaria ( Nit o No. De cuenta bancaria) Registrar ingresos bancarios en el sistema Registrar en formato ingresos (Excel) Archivar ingresos bancario Ingresa al módulo de caja y bancos y registra uno a uno los ingresos registrados en los movimientos bancarios generando nota crédito en original y copia,;radica la copia con soporte en cartera Tome los documentos de los ingresos y regístrenlos en el formato creado para relacionar los ingresos del mes Tome una carpeta y archive los documentos de registro (nota crédito, copia consignación y soportes) generados durante el mes, aplicando las normas de gestión documental. Tesorero Tesorero0 Tesorero y/o auxiliar de Tesorería Nota crédito del sistema Relación ingresos del mes Este es el informe que se cruza con cartera para la conciliación de ingresos del mes

21 HOSPITAL BOSA II NIVEL P51-09 RECAUDO CARTERA POR TRANSFERENCIAS BANCARIAS TESORERIA Riesgo No 1 No identificar el pagador Riesgo No 2 Que el valor registrado por el banco en sus movimientos no concuerde con lo consignado por el pagador 29/08/ de 2 Punto de Control 1: Se entrega el documento que general el registro en el sistema a cartera, para cruzar con las cuentas por cobrar y determinar el pagador Punto de Control 2: Solicitar soportes de pago a las entidades pagadoras Aprobación Nombre Cargo Fecha Firma Elaborado Por: Sra. Leonor Gualdrón Rojas Tesorera 25/08/2008 Revisado Por: Ing. Andrés Hernández V. Profesional Área de Calidad 27/08/2008 Aprobado Por: Dra. Derly González Ariza Subgerente Financiera 29/08/2008

22 DEPURACION CONTABLE CÓDIGO ÁREA RESPONSABLE COPIA CONTROLADA VERSION D46-01 CONTABILIDAD SI _ NO _ 1 Inicio 6. Informes 1. Revisión Formato de Solicitud de documentos Existen diferencias no Fin 5. Impresión Formato de entrega de documentos si 2. Análisis 4. Registrar El error es del cliente? no 3. Generar Comprobante si 7. Conciliación con terceros 9. Aceptaciòn de Valores si PAG: 1 de 1 no Necesita Ajustes

23 HOSPITAL BOSA II NIVEL P53-22 DEPURACIÓN Y SOSTENIBILIDAD CONTABLE CONTABILIDAD 29/08/2008 OBJETIVO: Establecer los pasos a seguir para ejecutar la conciliación y depuración contable que garantice reconocer y revelar información confiable y oportuna en los estados financieros del hospital, para la toma dediciones ALCANCE: El presente procedimiento aplica en el área de Contabilidad cuando se detecten diferencias, se realicen cruces, conciliaciones y/o dicten nuevas normas y procedimientos contables ENTRADAS: Informes de cartera, glosas, Conciliaciones, inventarios, cuentas por pagar, Extractos, Resoluciones, Contratos, Actas 02 1 de 3 BASE LEGAL: RCP Resolución 357 de 2008-CGN Instructivos y circulares CGN- SHD-FFDS y Entes de Control AREAS QUE INTERVIENEN: Facturación, Tesorería, Talento Humano, Cartera y Glosas, Activos Fijos, Inventarios. SALIDAS: Soporte documental, Resolución, Acta, Comprobantes Contables, Informes de los ajustes realizados y los valores depurados, Estados Contables No PC Actividad Descripción Responsable Tiempo Formato Observ. 1 1 Revisar Analizar Información Elaborar Soporte Se revisan los estados contables vs. informes entregados y/o cuentas analizadas Identificar las diferencias, determinar las causas, verificar los registros existentes Se describen los movimientos contables a realizar con el concepto y cuentas afectadas Si es necesario se consiguen documentos fuentes y soportes necesarios para adjuntar y justificar los ajustes y/o reclasificaciones Se indican claramente los bienes, derechos y obligaciones ciertos a cargo del hospital, comprobando su existencia real Profesional de Contabilidad Profesional de Cartera Profesional de Contabilidad Profesional de Cartera Profesional de Contabilidad Profesional de Cartera Formato en Excel El acta del comité de sostenibi lidad Cuando se detecten o impartan nuevas normas Informes de diagnóstico internos y externos Si no se consigue la información debe reconstruirse

24 HOSPITAL BOSA II NIVEL P53-22 DEPURACIÓN Y SOSTENIBILIDAD CONTABLE CONTABILIDAD 29/08/ de 3 No PC Actividad Descripción Responsable Tiempo Formato Observ Citar a Comité de Sostenibilidad Elaborar Comprobante Imprimir soportes Archivar Documentos Libros Oficiales Si es necesario se conforma expediente para presentar al Comité de Sostenibilidad la viabilidad de la depuración De ser necesario se adjunta concepto jurídico Se registran los movimientos contables necesarios en el Sistema de Información Hipócrates Módulo de Contabilidad, utilizando los documentos correspondientes según la fuente de información con la fechas del último día de mes Sustanciar cada una de las partidas seleccionando aquellos documentos que se consideren fundamentales para conformar el expediente Rotular carpeta según TRD, archivar comprobantes, soportes, conciliaciones y saldos por tercero, aplicando procedimiento de gestión documental (foliar, firmar y conservar en archivo de gestión) Actualizar saldos contables, generar bases y retenciones, cerrar mes, imprimir Estados Contables, Libros Mayor y Auxiliares Riesgo No 1 No contar con la información necesaria para realiza el análisis Riesgo No 2 No contar con documentación que permita encontrar indicios sobre la realidad de cada partida contable, Diario, Profesional de Contabilidad Profesional de Cartera Profesional de Contabilidad Profesional de Cartera Profesional de Contabilidad Profesional de Cartera Profesional de Contabilidad Profesional de Cartera Res.76/ 2004 Deberá indicarse los criterios para mantener partidas en cuentas de orden Estos soportes respaldan los saldos en el sistema Registrar en control de inventario para entrega archivo central y conservar Este proceso se genera únicamente después de haber cerrado el periodo contable Punto de Control 1: Identificar las partidas en los estados contables, detallar las cuentas para la revisión y análisis objeto de depuración Punto de Control 2: Realizar exploración exhaustiva de los archivos donde reposa la evidencia documental, tanto interna como externa, seleccionando aquellos que se consideren fundamentales para conformar el expediente de depuración de cada partida

25 HOSPITAL BOSA II NIVEL P53-22 DEPURACIÓN Y SOSTENIBILIDAD CONTABLE CONTABILIDAD 29/08/ de 3 Aprobación Nombre Cargo Fecha Firma Elaborado Por: Dra. Nancy Edith Cabrera G Coordinador de Contabilidad 25/08/2008 Revisado Por: Ing. Andrés Hernández V Profesional área de Calidad 27/08/2008 Aprobado Por: Dra. Derly González A Subgerente Financiero 29/08/2008

26 HOSPITAL BOSA II NIVEL P53-01 CAUSACION CONTABLE DE PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS CONTABILIDAD 29/08/2008 OBJETIVO: Revelar el registro contable del presupuesto de ingresos y gastos de cada vigencia para poder conciliar y verificar el adecuado registro contable en cumplimiento del RCP ALCANCE: El presente procedimiento aplica en el área de contabilidad cada vez que se reciban los soportes de Resoluciones y ejecuciones mensuales del presupuesto de cada vigencia fiscal ENTRADAS: Resolución aprobación de presupuesto de ingresos y presupuesto de gastos 02 1 de 2 BASE LEGAL: RCP Resolución No. 076/04 HB Normas y directrices en materia Presupuestal vigentes MECI AREAS QUE INTERVIENEN: Presupuesto y Contabilidad SALIDAS: Comprobantes Contables, Conciliación, Libros Oficiales, Estados Contables y Reportes No PC Actividad Descripción Responsable Tiempo Formato Observ Recepción comprobante s contables y documentos soportes interfase mensual Actualizar Sistema de Información Imprimir Mayor Conciliación saldos Ajustes Contables Verificar que los soportes recibidos cumplan con los requerimientos necesarios para la verificación y conciliación de las etapas de ejecución en los registros contables Generar actualización de saldos y movimientos en módulo de contabilidad Generar reporte de saldos y movimientos del mes Diligenciar con saldos contables, cuadro conciliación presupuesto de ingresos y presupuesto de gastos y cruzar con las ejecuciones recibidas Determinadas las diferencias y los movimientos que deben ajustarse, corregir directamente en el documento pasado en interfase, de lo contrario elaborar PT Contable de ajuste y/o reclasificación Res.76/ 2004 Res.76/ 2004 Res.76/ 2004 Concilia ción Verificar que existan todas la cuentas contables para manejo del presupuesto Crear nuevas cuentas contables según RCP, modificar maestros interfase contable

27 HOSPITAL BOSA II NIVEL P Verificación de Saldos Archivar Documentos Libros Oficiales CAUSACION CONTABLE DE PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS CONTABILIDAD Actualizar saldos contables, verificar que ya no hay diferencias en registros contables con saldos de ejecuciones, imprimir comprobante contable de ajustes y/o reclasificaciones, imprimir saldos conciliados, conciliaciones Rotular carpeta según TRD, archivar comprobantes, soportes, conciliaciones y saldos por tercero, aplicando procedimiento de gestión documental (foliar, firmar y conservar en archivo de gestión) Actualizar saldos contables, generar bases y retenciones, cerrar mes, imprimir Estados Contables, Libros Diario, Mayor y Auxiliares Riesgo No 1 No registrar todos los movimientos de cuentas del presupuesto en sus diferentes etapas Riesgo No 2 Registros contables errados, duplicados o no generados por interfase 29/08/2008, Profesional Costos, Técnico Cuentas por Pagar Res.76/ de 2 Registrar en control de inventario para entrega archivo central y conservar Este proceso se genera únicamente después de haber cerrado el periodo contable Punto de Control 1: Se debe controlar que se reciba copia de los actos administrativos, las ejecuciones y que se generaron los registros en cuentas contables definidas en el RCP Punto de Control 2: Se debe revisar que las cuentas contables registradas cumplan con las normas técnicas y que el control de ejecución será afectado en las mismas cuentas Aprobación Nombre Cargo Fecha Firma Elaborado Por: Dra. Nancy Edith Cabrera G Coordinador de Contabilidad 25/08/2008 Revisado Por: Ing. Andrés Hernández V Profesional área de Calidad 27/08/2008 Aprobado Por: Dra. Derly González A Subgerente Financiero 29/08/2008

28 HOSPITAL BOSA II NIVEL P53-02 CAUSACION CONTABLE DE NOMINA CONTABILIDAD 29/08/2008 OBJETIVO: Revisar y controlar el registro contable en cumplimiento del RCP y conciliar ALCANCE: El presente procedimiento aplica en el área de contabilidad cada vez que se liquide y pague nómina mensual o quincenal ENTRADAS: Totales de Nómina y Comprobantes Contables de la Interfase de Nómina. Resumen de descuentos y Retención en la Fuente para conciliación Contable 02 BASE LEGAL: E.T. Nacional Ley 863 de 2003 RCP MECI 1 de 3 AREAS QUE INTERVIENEN: Nóminas, Cuentas por Pagar, Tesorería SALIDAS: Comprobantes Contables, Conciliación, Libros Oficiales, Estados Contables y Reportes No PC Actividad Descripción Responsable Tiempo Formato Observ Recepción totales de nómina, descuentos y retenciones Devolución de documentos para corrección Recepción Comprobante Contable de la Interfase Revisión de la información pasada en interfase Verificar la CP de causación para el giro. Identificar conceptos nuevos a parametrizar. Cuando la liquidación presente inconsistencias o errores se devuelve para su corrección Verificar que los soportes recibidos cumplan con los requerimientos necesarios para la conciliación y evidencia de los registros Actualizar saldos contables, generar archivo o listado, diligenciar cuadros control, realizar cruce y determinar diferencias y Técnico Cuentas por Pagar Res.76/ 2004 Res.76/ 2004 Res.76/ 2004 Res.76/ 2004 Conciliac ión por Área Para cada grupo de cuentas existe un cuadro de conciliación

29 HOSPITAL BOSA II NIVEL CAUSACION CONTABLE DE NOMINA P53-02 CONTABILIDAD 29/08/ de 3 No PC Actividad Descripción Responsable Tiempo Formato Observ Solicitud de Ajustes Recibir soportes y/o correcciones 7 3 Conciliación Ajustes contables Verificación de Saldos Comunicarle al responsable del módulo las inconsistencias, realizar la corrección de las diferencias directamente en el módulo o recibir soportes para realizar los comprobantes de ajustes y/o reclasificaciones contables Se reciben las correcciones, nuevamente los soportes correctos y se revisan los cambios Actualizar saldos contables, verificar que conciliación sea igual a la interfase Si en la nómina se realizaron pagos de conceptos de los cuales se ha efectuado provisión, elaborar PN de amortización de las provisiones Actualizar saldos, Generar Listado por Tercero y cuenta para verificar saldos. Si se detectan errores, se imprime por pantalla o listado y se realizan los ajustes con documento fuente (NO-AP-PA). Si es de meses anteriores se comunica al responsable de la nómina para recibir soportes de aclaraciones o ajustes a realizar Res.76/ 2004 Res.76/ 2004 Res.76/ 2004 Res.76/ 2004 Esta comunicación puede ser verbal o escrita

30 HOSPITAL BOSA II NIVEL P53-02 Impresión Comprobante s y soportes Archivar Documentos Libros Oficiales CAUSACION CONTABLE DE NOMINA CONTABILIDAD Imprimir los comprobantes de ajustes y/o reclasificaciones contables una vez verificados los saldos conciliados, también las conciliaciones y los saldos contables Rotular carpeta según TRD, archivar comprobantes, soportes, conciliaciones y saldos por tercero, aplicando procedimiento de gestión documental (foliar, firmar y conservar en archivo de gestión) Actualizar saldos contables, generar bases y retenciones, cerrar mes, imprimir Estados Contables, Libros Diario, Mayor y Auxiliares Riesgo No 1 Conceptos liquidados y descontados generen diferencias en el comprobante de registro Riesgo No 2 Registro de las operaciones en cuentas contables diferentes incumpliendo lo normado en el RCP Riesgo No 3 Registros contables errados, duplicados o no generados por interfase 29/08/2008, Profesional Costos, Técnico Cuentas por Pagar Res.76/ de 3 Registrar en control de inventario para entrega archivo central y conservar Este proceso se genera únicamente después de haber cerrado el periodo contable Punto de Control 1: Revisar que todos los conceptos pagados y descontados queden contabilizados según totales y comprobantes contables de interfase - NO Punto de Control 2: Verificar que los conceptos creados para el manejo de nómina estén parametrizados para que su registro cumpla con las cuentas contables definidas en el RCP Punto de Control 3: Conciliar y cruzarse por grupo de cuentas y terceros contables que afectan el pago de nómina Aprobación Nombre Cargo Fecha Firma Elaborado Por: Dra. Nancy Edith Cabrera G Coordinador de Contabilidad 25/08/2008 Revisado Por: Ing. Andrés Hernández V Profesional área de Calidad 27/08/2008 Aprobado Por: Dra. Derly González A Subgerente Financiero 29/08/2008

31 HOSPITAL BOSA II NIVEL P53-03 CAUSACION CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS CONTABILIDAD 29/08/ de 3 OBJETIVO: Revisar las Altas y Bajas de activos fijos y el movimiento de la depreciación y controlar el registro contable en cumplimiento del RCP y conciliar ALCANCE: El presente procedimiento aplica en el área de contabilidad cada vez que se reciban, despachen o se realicen movimientos en las cuentas de Activos Fijos ENTRADAS: Comprobantes Contables, Resumen de Saldos de Activos Fijos, Documentos soportes de bajas de bienes, Donaciones, Convenios, Traspasos BASE LEGAL: RCP Resolución No. 001 de 2001 SHD MECI AREAS QUE INTERVIENEN: Almacén, Activos Fijos y Contabilidad SALIDAS: Comprobantes Contables, Conciliación, Libros Oficiales, Estados Contables y Reportes No PC Actividad Descripción Responsable Tiempo Formato Observ Recepción Comprobante s Contables y soportes de Interfase Recepción soportes movimientos ocasionales Revisión de la información pasada en interfase 4 1 Conciliación Verificar que los soportes recibidos cumplan con los requerimientos necesarios para la conciliación y evidencia de los registros Revisar interfase, solicitar soportes de bajas, traslados, traspasos, Inventarios Físico para evidenciar aplicación RCP por movimientos ocasionales Actualizar saldos contables, generar archivo o imprimir reportes saldos contables, Diligenciar con los saldos del reporte de activos y los saldos contables, la conciliación diseñada para el área, verificar depreciación, cuentas, centros de costos, realizar cruce y determinar diferencias, Profesional Costos, Técnico Cuentas por Pagar Técnico Cuentas por Pagar Técnico Cuentas por Pagar Res.76/ 2004 Res.76/ 2004 Res.76/ 2004 Concilia ción por Área Se evidencia en la conciliación las diferencias que no pudieron ser subsanadas por falta de soportes

32 HOSPITAL BOSA II NIVEL P Imprimir diferencias en Conciliación Solicitud de soportes para ajustes y/o reclasificacion es Recibir soportes para ajuste Ajustes contables Verificación imputación en cuentas contables CAUSACION CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS CONTABILIDAD Verificar que los saldos contables sean iguales a saldos de Activos Fijos. Establecer las diferencias Comunicar al responsable del módulo las diferencias encontradas. Para determinar los ajustes a realizar. Solicitar copia de los EA, SA, Facturas, etc.de las cuentas en las cuales se detectó inconsistencias, así como aclaraciones para corregir documento fuente o elaborar comprobante contable AF de ajustes contables. Recibir los comprobantes con las correcciones o soportes para ajustes. Verificar que cumplan con los requisitos del RCP para que sean soporte y evidencia de los ajuste. En el módulo de contabilidad corregir directamente las inconsistencias que no generan comprobante y dejar anotaciones en el comprobante Fuente. Generar Comprobante Contable de los Ajustes y/o reclasificaciones que requieren, evidenciando los cambios y soportes de los registros Actualizar saldos contables, verificar que los ajustes y reclasificaciones operaron correctamente 29/08/2008 Técnico Cuentas por Pagar Técnico Cuentas por Pagar Técnico Cuentas por Pagar Técnico Cuentas por Pagar 02 2 de 3

33 HOSPITAL BOSA II NIVEL P53-03 Impresión Comprobante s y soportes Archivar Documentos Libros Oficiales CAUSACION CONTABLE DE ACTIVOS FIJOS CONTABILIDAD Imprimir los comprobantes de ajustes y/o reclasificaciones contables una vez verificados los saldos conciliados, las conciliaciones y los saldos contables Rotular carpeta según TRD, archivar comprobantes, soportes, conciliaciones y saldos por conciliados, aplicando procedimiento de gestión documental (foliar, firmar y conservar en archivo de gestión) Actualizar saldos contables, generación de bases y retenciones, cierre del mes, impresión de Estados Contables y Libros Diario, Mayor y Auxiliares Riesgo No 1 No registrar por interfase todos los movimientos de activo Riesgo No 2 Registros contables errados, duplicados y no realizar los registros manuales de las operaciones del mes 29/08/2008 Técnico Cuentas por Pagar, Profesional Costos, Técnico Cuentas por Pagar Res.76/ de 3 Registrar en control de inventario para entrega archivo central y conservar Es proceso se genera únicamente después de haber cerrado el periodo contable Punto de Control 1: Verificar movimientos contables, confirmar operaciones, ajustar o reclasificar partidas para cumplir con los procedimientos de la Resolución No. 001/2001 y que los registros estén en cuentas contables definidas en el RCP Punto de Control 2: Verificar que los ajustes y/o reclasificaciones afectaron correctamente las cuentas contables Aprobación Nombre Cargo Fecha Firma Elaborado Por: Dra. Nancy Edith Cabrera G Coordinador de Contabilidad 25/08/2008 Revisado Por: Ing. Andrés Hernández V Profesional área de Calidad 27/08/2008 Aprobado Por: Dra. Derly González A Subgerente Financiero 29/08/2008

34 HOSPITAL BOSA II NIVEL P53-04 ELABORACION CONTABLE DE CONCILIACION BANCARIA CONTABILIDAD 29/08/ de 3 OBJETIVO: Revisar los ingresos y egresos de las cuentas bancarias, verificar y controlar el registro contable en cumplimiento del RCP y conciliar ALCANCE: El presente procedimiento aplica en el área de contabilidad mensualmente para conciliar los retiros y los ingresos que afecten las cuentas bancarias a nombre del hospital ENTRADAS: Extractos Bancarios BASE LEGAL: RCP Resolución No. 076/04 HB Normas Sostenibilidad Financiera MECI AREAS QUE INTERVIENEN: Tesorería y Contabilidad SALIDAS: Conciliaciones Bancarias No PC Actividad Descripción Responsable Tiempo Formato Observ Recepción Extractos Bancarios Recibir Estado de Tesorería Imprimir Reportes Cruce Cuentas Recibir del tesorero los extractos originales de las cuentas bancarias verificando que se encuentren los de todas la cuentas. Verificar que se recibió el informe para realizar la conciliación de tesorería Actualizar saldos contables, imprimir el Auxiliar Cronológico de cada una de las cuentas bancarias tanto corrientes como de ahorros del mes a conciliar Cruzar cheques pendientes con extractos. Verificar que los datos del extracto de cada cuenta estén registrados en el auxiliar de bancos Si hay diferencias corregir si son de reclasificación de cuentas o terceros, si no solicitar soportes para ajustes contables Técnico Cuentas por Pagar Técnico Cuentas por Pagar Técnico Cuentas por Pagar Técnico Cuentas por Pagar Res.76/ 2004 Res.76/ 2004 Res.76/ 2004

35 HOSPITAL BOSA II NIVEL P Ajustes Contables Verificación de Saldos Elaborar Conciliación Bancaria Elaborar Conciliación área Tesorería Archivar Documentos ELABORACION CONTABLE DE CONCILIACION BANCARIA CONTABILIDAD Determinadas las diferencias y los movimientos que deben ajustarse, corregir directamente en el documento pasado en interfase, de lo contrario elaborar Nota Contable de ajuste y/o reclasificación Actualizar saldos contables, verificar que ajustes y reclasificaciones operaron, imprimir Auxiliar Cronológico Definitivo Diligencia con los saldos Contables y los Saldos del Extracto el formato diseñado por cada una de las cuentas bancarias, Imprimir, anexar extractos, auxiliar de bancos y firmar Diligencia formato con saldos contables y saldos del Estado de Tesorería. Realizar observaciones de partidas conciliatorias. Imprimir, anexar Estado de Tesorería y saldos de contabilidad del mayor, firmar por los responsables y archivar Rotular carpeta según TRD, archivar mensualmente en carpeta la conciliación, extractos, auxiliares por cuentas, aplicando procedimiento de gestión documental (foliar, firmar y conservar en archivo de gestión) 29/08/2008 Técnico Cuentas por Pagar Res.76/ 2004 Res.76/ 2004 Res.76/ Concilia ción Bancaria Concilia ción Mensual por Área 2 de 3 Registrar en control de inventario para entrega archivo central y conservar

36 HOSPITAL BOSA II NIVEL P53-04 ELABORACION CONTABLE DE CONCILIACION BANCARIA CONTABILIDAD Riesgo No 1 No registrar por interfase todas las transacciones que se realizaron en el mes Riesgo No 2 Registros contables errados, y duplicidad en el tiempo de revisión y conciliación Riesgo No 3 No registrar movimientos e incrementar el volumen de partidas conciliatorias para periodos subsiguientes 29/08/ de 3 Punto de Control 1: Se debe revisar que todos los movimientos bancarios quedaron contabilizados en las cuentas contables y que la información pasada en interfase generó los registros en cuentas contables definidas en el RCP Punto de Control 2: Se debe revisar el registro en las CN, ND, NC, CE, que se hayan utilizado los conceptos creados para el manejo de las transacciones con los resúmenes para verificar su correcta contabilización Punto de Control 3: Que todos los movimientos que afectaron las cuentas bancarias estén plenamente identificados y correspondan a las transacciones realizadas por el hospital Aprobación Nombre Cargo Fecha Firma Elaborado Por: Dra. Nancy Edith Cabrera G Coordinador de Contabilidad 21/08/2008 Revisado Por: Ing. Andrés Hernández V Profesional área de Calidad 21/08/2008 Aprobado Por: Dra. Derly González A Subgerente Financiero 21/08/2008

37 HOSPITAL BOSA II NIVEL P53-05 CAUSACION CONTABLE DE CUENTAS POR COBRAR CONTABILIDAD 29/08/ de 5 OBJETIVO: Revisar los derechos adquiridos, verificar y controlar el registro contable en cumplimiento del RGCP y conciliar ALCANCE: El presente procedimiento aplica en el área de contabilidad mensualmente cuando se registren movimientos en que afecten los derechos y haya lugar a cobro y recaudo ENTRADAS: Copia Cuentas de Cobro, Totales de Facturación, Relación de Ingresos Mensuales por Pagador, Relación de Inventario Físico Mensual de Letras, Comprobantes Contables de la Interfase de Cartera, Estado de Cartera por Edades, Comparativo Facturación y radicación y soporte de cartera BASE LEGAL: RCP Ley 100 de 1993 Normas Min. Protección Social Instructivo FFDS-CGN-SHD MECI AREAS QUE INTERVIENEN: Facturación, Cuentas por Cobrar, Tesorería y Contabilidad SALIDAS: Conciliaciones, Comprobantes Contable, Libros Oficiales, Estados Contables y reportes No PC Actividad Descripción Responsable Tiempo Formato Observ Recepción Comprobante Contable de la Interfase Revisión de la información pasada en interfase Recepción soportes de cuentas por cobrar manuales Verificar que los soportes recibidos cumplan con los requerimientos necesarios para la conciliación y evidencia de los registros Actualizar saldos contables, generar archivo o listado, realizar cruce y determinar diferencias Determinar cuentas contables, centros de costos, contratos y demás soportes y Registrar en contabilidad Res.76/ 2004 Res.76/ 2004 Res.76/ 2004 Verificar que estén firmados, sin enmendadura s, tachones