Objetivos. Describir los cinco grupo de PM, el nivel típico de actividad para cada uno y las interacciones entre ellos.

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1 Objetivos Describir los cinco grupo de PM, el nivel típico de actividad para cada uno y las interacciones entre ellos. Entender como los grupos de proceso de los PM se relacionan con las áreas de conocimiento. Discutir como las organizaciones desarrollan metodologías de PM para IT projects de acuerdo a sus necesidades

2 Learning Objectives Reveer un caso de estudio de una organización aplicando los grupos de proceso de PM para administrar un proyecto de IT Entender la contribución de una iniciación efectiva del proyecto, planeamiento, monitoreo y control en el éxito del proyecto.

3 Grupos del proceso Un proceso es una serie de acciones dirigidas a un resultado en particular. La actividad de Project management puede verse como un número de procesos interrelacionados. Los grupos incluyen: Procesos de inicio Procesos de planning Procesos de ejecución Procesos de monitoreo y control Procesos de cierre

4 Niveles de actividad y solapamientos de los grupos en el tiempo

5 Qué salió mal? Philip A. Pell, PMP, commented on how the U.S. IRS needed to improve its project management process. Pure and simple, good, methodology-centric, predictable, and repeatable project management is the SINGLE greatest factor in the success (or in this case failure) of any project The project manager is ultimately responsible for the success or failure of the project. * *Pell, Phillip A., Comments posted on CIO Magazine Web site on article For the IRS, There s No EZ Fix (April 1, 2004).

6 Media Snapshot Los grupos de proceso no solo se circunscriben al ambiente de un sistema de IT La realización de una película incluye screenwriting (inicio), producción (planificación), dirigir (ejecución), editar (monitoreo y control) y enviar la película a los teatros (cierre). Muchas personas disfrutan examinando este proceso en un DVD not as promotional filler but as a serious and meticulously detailed examination of the entire filmmaking process. * *Jacks, Brian, Lord of the Rings: The Two Towers Extended Edition (New Line), Underground Online (accessed from August 4, 2004).

7 Mapeo de los grupos a las áreas de conocimiento Se pueden mapear las cuatro actividades principales de cada PM process group en las nueve áreas Notar que hay actividades de cada área de conocimiento bajo el grupo de proceso de planificación Todas las actividades de inicio son parte del área de integración de proyecto

8 Relaciones entre grupos y áreas de conocimiento PMBOK Guide 2004, p. 69

9 Relaciones entre grupos y áreas de conocimiento

10 Desarrollando una metodología de IT Project Management Los proyectos son únicos y las formas de project management también. Muchas organizaciones desarrollan sus propias metodologías, especialmente para IT. BlueCross BlueShield de Michigan usó el PMBOK Guide 2000 para desarrollar su metodología. Six Sigma projects y el Rational Unified Process (RUP) framework usan metodologías de project management.

11 Qué salió bien? Jordan Telecom (JT), Jordan s only telecom operator, introduced new customized project management processes to improve efficiency and reduce costs in its Information Technology department JT created three lines of processes based on the size of the project: high, medium, or low...rula Ammuri, JT s Chief Information Officer, believes this new methodology will result in a percent increase in productivity.* Al-Tamimi, Fairooz, Jordanian Company Uses PMI Methods to Go Global, Improve Productivity, PMI Today (August 2004).

12 Caso de estudio: JWD Consulting s PM Intranet Site Ejemplo de que está en juego en iniciar, planificar, ejecutar, controlar y cerrar un proyecto de IT Se pueden descargar templates para crear documentos de PM del Web site de la compañia Este caso de estudio provee una visión general de como administrar un proyecto. En los capítulos que siguen se verá cada tema con mayor detalle.

13 Inicio del Projecto Iniciar un proyecto involucra reconocer y empezar una nueva fase Algunas organizaciones usan una fase de pre-iniciación. Otras incluyen items como desarrollar un caso de negocio como parte de la iniciación El objetivo principal es seleccionar formalmente y emepezar los proyectos. Salidas clave: Asignar el PM Identificar el grupo de interés (participantes) Completar el caso de negocio Completar el project charter and getting signatures on it.

14 Documentos de iniciación del proyecto Caso de negocio: ver páginas Project Charter: ver páginas Cada organización tiene sus propias variaciones de que documentos se requieren para iniciar un proyecto. Es importante identificar las necesidades, participantes y objetivos principales.

15 Planificación del Proyecto El objetivo de la planificación es guiar la ejecución Cada área de conocimiento incluye información de planificación (ver Tabla 3-5 en páginas 87-89). Las salidas clave incluidas en el proyecto JWD incluyen: Un contrato de equipo. Una declaración de alcance. Un work breakdown structure (WBS). Un scheduling de proyecto, como un diagrana de Gantt con todas las dependencias y recursos ingresados. Una lista de riesgos priorizados (parte de un registro de riesgo). Ver documentos ejemplo en páginas

16 JWD Consulting Gantt Chart

17 Lista de Riesgos Priorizados

18 Ejecución del proyecto Consume la mayoría del tiempo y recursos Los PMs deben usar su liderazgo para manejar los desafíos que ocurren durante la ejecución Tabla 3-9 en página 99 lista los procesos en ejecución y salidas. Muchos sponsors y clientes se focalizan en entregables relacionados a proveer el producto, servicios o resultados deseados del proyecto. Un milestone report (ver ejemplo en página 100) puede permitir que se focalicen en los principales hitos.

19 Milestone Report

20 Monitoreo y Control Involucra medir el progreso, monitorear la desviación del plan y tomar acciones correctivas para lograr que conforme con el plan. Afeta todos los otros grupos y ocurre durante todas las fases del ciclo de vida del proyecto. Las salidas incluyen reportes de performance, pedidos de cambios y actualización de los planes.

21 Cierre del proyecto Involucra la aceptación de los productos finales y servicios por parte de los clientes y los participantes Aunque los proyectos no estén terminados, deben cerrarse para aprender de ellos. Las salidas incluyen archivos de proyectos y lecciones aprendidas, que son partes de los bienes del proceso organizacional. Muchos proyectos incluyen también un reporte final y una presentación para el sponsor o senior management

22 Resumen Los cinco grupos de proceso de project management son inicio, planificación, ejecución, monitoreo, control y cierre. Se puede mapear las principales actividades de cada grupo de proceso a las 9 áreas de conocimiento. Algunas organizaciones desarrollan sus propias metodologías El caso de JWD Consulting provee un ejemplo y muestra varios documentos de proyecto importantes.

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