NORMOGRAMA VIGENTE que establece los lineamientos de Archivo y Gestión Documental. John Francisco Cuervo Alonso

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1 NORMOGRAMA VIGENTE que establece los lineamientos de Archivo y Gestión Documental John Francisco Cuervo Alonso Bogotá D.C. Febrero 05 de 2015

2 Agenda a tratar: Objetivos Antecedente Normativo Colombiano para la GD Hitos Sobre la Regulación de Políticas en GD Normatividad Previa a la Ley General de Archivos Desarrollo de la Ley General de Archivos en Colombia Conclusiones Reseña bibliográfica Preguntas

3 Objetivos: Conocer los antecedentes normativos de la Gestión Documental en Colombia Revisar la regulación sobre Gestión Documental y Administración de Archivos del Estado Colombia Realizar un acercamiento del impacto que generan las ultimas normas expedidas

4 Función Archivística para el Estado Colombiano Ley 4 de 1913 Ley 594 Ley General de Archivos Ley 1341 Principios y conceptos de la Sociedad de la Información Ley 1712 Ley de Transparencia Ley 47 de 1920 Ley 45 de 1923 Decreto 2527 de 1950 Hitos normativos Decreto 3354 de 1955

5 Evolución Normativa Decreto 2150 Suprime Reforma Trámites innecesario A.P. Ley 527 Ley de Comercio Electrónico Ley 594 Ley General de Archivos Decreto 1747 Reglamenta parcialmente Ley 527 Acuerdo 060 Manejo de las Comunicaci ones Oficiales Ley 734 Código Disciplinario Único. Acuerdo 042 Organización de Archivos de Gestión Ley 795 Estatuto Orgánico Sistema Financiero Ley 962 Ley Anti trámites Ley 1150 Ley de contratación modifica Ley 80 Ley 1185 modifica Ley 397 de 1997 Ley de General de Cultura

6 Evolución Normativa Ley 1341 Principios y conceptos de la Sociedad de la Información Ley 1448 Ley de Víctimas y DDHH Ley 1474 Ley Anticorr upción Decretos Decreto 2126 Decreto 019 (AT) A.P. Decreto 2364 (RFE) Decreto 2482 (MIPG) Decreto 2578 (SNA) Decreto 2609 (PGD) Decreto 2693 (GEL) Leyes Ley 1564 (CGP) Ley 1581 (PD) Circulares Circular Externa 002 Circular Externa 005 Decreto 1515 Ley 1712 Ley de Transpa rencia Resolució n 8934 Aplicació n de la Ley General de Archivos Decreto 103 Decreto 106 Directiva Presidencial 004

7 Ley 80 de 1989 Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones Artículo 2º a) Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad

8 Ley 594 de 2000 Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos contemplando el uso de tecnologías. Artículo 21 Artículo 26 Obliga a la Administración Pública a elaborar inventarios de los documentos, para asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases.

9 Gestión Documental Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a: Planificación, manejo y organización de la documentación: Producida y Recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Sujetos Obligados Comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles nacional, departamental, distrital y municipal. Entidades privadas que cumplen funciones públicas. Distintas ramas del poder.

10 Ley 1341 de 2009 Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones - TIC-, se crea la agencia nacional de espectro y se dictan otras disposiciones.

11 Ley 1437 de 2011 Cuando el procedimiento administrativo se adelante utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser archivados en este mismo medio. Podrán almacenarse por medios electrónicos, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Artículo 58. Archivo electrónico de documentos. Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contenga. Artículo 59. Expediente Electrónico.

12 Ley Uso de tecnologías de información y de las comunicaciones. Actuaciones de la gestión y trámites de los proceso judiciales, así como en la formación y archivo de expedientes. Decreto Adopción del Modelo Integrado de Planeación y Gestión

13 Decreto 2609 de 2012

14 Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones. Artículo 12. Adopción de esquemas de publicación. Numeral d) CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.

15 LEY ESTATUTARIA 1712 DE 2012 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional LEY ESTATUTARIA 1581 DE 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos

16 Conclusiones: El desarrollo normativo del último quinquenio ha actualizado la función archivística y la gestión documental. Ha dispuesto una base técnica ampliando su cobertura al tema tecnológico. Hace explicito su cumplimiento, como herramienta para un Estado mas transparente y de acceso al ciudadano Responsabiliza a las organizaciones como entes productoras de la información.

17 Bibliografía y webgrafía recomendadas: Archivo General de la Nación, Bogotá. Normatividad página Web AGN. [Base de datos en línea]. Disponible en Compendio de Políticas Culturales. Bogotá: Ministerio de Cultura, [2010]. GAITAN DIDIER, Claudia. Normatividad de la Gestión Documental en Colombia. GADIER sistemas profesionales de información Ltda. Colombia. Bogotá, Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., BOGOTÁ. Intranet régimen legal de Bogotá. [Base de datos en línea]. Disponible en legal.

18 Preguntas? Gracias por su atención! John Francisco Cuervo Alonso Bogotá D.C. Febrero 05 de 2015

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