La Solución AuraPortal para Entidades Aseguradoras

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1 La Solución AuraPortal para Entidades Aseguradoras Todas las organizaciones realizan sus actividades según flujos de trabajo. Estos flujos de trabajo se denominan Procesos. La automatización de los procesos se consigue mediante BPMS (Business Process Management Suite) que como su nombre indica es el software que soporta la Gestión por Procesos. La aparición del BPMS representa quizás la más importante revolución en el dominio del software empresarial. AuraPortal es un BPMS altamente innovador que permite crear modelos y ejecutar procesos de negocio sin necesidad de programación hasta para desarrollar los procesos más complejos. Esta característica, exclusiva de AuraPortal, supone una tremenda ventaja, que se traduce en una disminución drástica de los tiempos y costes tanto en su implantación como en las modificaciones a lo largo de su vida útil y un alto Retorno sobre la Inversión (ROI). La no necesidad de programación permite que AuraPortal no se aplique BPM solamente a sus procesos estratégicos. Su solución BPM alcanza a todas las actividades de la entidad: Gestión Global del Riesgo, Gestión Estratégica de Clientes, Gestión Documental Corporativa, Gestión de Compras y Suministros, Gestión de la Externalización, Gestión de los Recursos Humanos, Etc. Trabajar con AuraPortal a nivel corporativo permite conseguir, casi de inmediato, una optimización de los recursos, un aumento de la seguridad crediticia y operativa, una normalización de los procedimientos, una mayor satisfacción de clientes, una drástica disminución de los costes y una gran agilidad y capacidad de reacción ante los cambios que el mercado y las circunstancias exijan. En este informe se expone las grandes posibilidades que proporciona la Suite BPM de AuraPortal a las entidades aseguradoras.

2 Índice 1. INFORMACIÓN CORPORATIVA QUÉ ES AURAPORTAL HELIUM Trabajar con AuraPortal Helium La Plataforma de Gestión Empresarial por Procesos LA GESTIÓN DE LAS ENTIDADES DE SEGUROS GESTIÓN INTEGRAL DEL RIESGO CONTROL DE FACTORES CRÍTICOS (CFC) ALERTAS Y ALARMAS GESTIÓN ESTRATÉGICA DE CLIENTES ORGANIZACIÓN COMERCIAL MARKETING SERVICIOS AL CLIENTE GESTIÓN DOCUMENTAL CORPORATIVA COMPRAS Y SUMINISTROS ESTRATEGIA DE COMPRAS GESTIÓN DE OFERTAS Y LICITACIONES OPTIMIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES RELACIONES CON PROVEEDORES EXTERNALIZACIÓN RECURSOS HUMANOS GESTIÓN DE PERSONAL COMUNICACIÓN Y COLABORACIÓN GESTIÓN DE LAS AUSENCIAS Y PRESENCIAS EXTRAS RECLUTAMIENTO SALUD LABORAL FORMACIÓN DEL PERSONAL P. 2

3 1. Información Corporativa AuraPortal fue creada en 2002 y tiene un capital social de 25 millones de euros, siendo por tanto una compañía financieramente sólida. Su plantilla, sólo en sus oficinas centrales, consta de más de 100 empleados comprendiendo ejecutivos de probada experiencia y un amplio equipo de ingenieros con las más altas cualificaciones técnicas. AuraPortal tiene presencia en más de 40 países con más de 300 clientes que se encuentran cubiertos por sendos contratos de mantenimiento. Su sede principal se encuentra en Europa y mantiene una delegación ejecutiva en USA (Florida). Además, dispone de una amplia red de partners que atienden localmente a los clientes en todo el mundo Qué es AuraPortal Helium AuraPortal ofrece un único producto de software llamado AuraPortal Helium que gracias a su estructura modular permite controlar desde un simple proyecto o la gestión de un departamento hasta la gestión completa integrada del conjunto de la empresa u organización mediante un software de procesos BPM (Business Process Management) moderno, flexible y cuyo manejo está al alcance de cualquier persona sin necesidad de conocimientos técnicos. Es una solución altamente innovadora que permite Crear Modelos y Ejecutar Procesos de Negocio sin necesidad de programación. Esta característica, exclusiva de AuraPortal, supone una tremenda ventaja, ya que limita la intervención de IT a las integraciones con el resto de aplicaciones de la entidad y al mantenimiento del sistema, así como a la creación de informes complejos. Esto se traduce en una disminución drástica de los tiempos y costes, tanto en su implantación como en las modificaciones a lo largo de su vida útil, y un alto Retorno sobre la Inversión (ROI). AuraPortal ha sido posicionado Nº1 comparado con IBM, Oracle, Appian, PegaSystems y el resto de proveedores de BPM en prácticamente todas las categorías de Valoración de Usuario, según la agencia de análisis y calificación de software OVUM. P. 3

4 Trabajar con AuraPortal Helium Trabajar con AuraPortal resulta muy efectivo. Los usuarios se encuentran en un entorno de trabajo muy amigable, racional e intuitivo que puede ser utilizado sin aprendizaje y que les incita a realizar bien sus funciones hasta el punto que ya no desearán trabajar de otra manera. Básicamente, la forma de trabajar con AuraPortal en el día a día es la siguiente: Una vez iniciado cada uno de los procesos de la entidad, el propio sistema va conduciendo la corriente a cada persona que debe ejecutar alguna acción, en función del Diagrama de Proceso. Cada una de estas personas, al recibir en su agenda personal la tarea, realiza su trabajo siguiendo las Instrucciones de la tarea, expone sus opiniones y termina la tarea. La propia tarea conduce y facilita el trabajo del ejecutor mediante Formularios Dinámicos, que contienen todos los datos y documentos necesarios para que pueda realizar su trabajo sin salir de la tarea, aunque éstos estén en otras aplicaciones de la entidad, con las que quedarán integradas. El ejecutor no tiene que buscar la información; la información viene a él. De esta manera, la adaptación a la nueva forma de trabajar es inmediata y sin rechazo, y el cambio se realizará casi sin darse cuenta. Además, como resultado de estos trabajos, el sistema registra las intervenciones de cada usuario, así como los datos y documentos creados, modificados y eliminados, y actualiza de forma automática las fichas de cada Familia (elementos de Gestión determinados por la empresa: empleados, clientes, proveedores, proyectos ), así como la base de datos de la que se extrae la Monitorización e Inteligencia de la empresa. Trabajar con AuraPortal produce un empuje imparable para que los trabajos pendientes lleguen a su fin, obligando a cada usuario a realizar sus Tareas porque está pendiente del resto del Flujo La Plataforma de Gestión Empresarial por Procesos Desde la Plataforma AuraPortal Helium se pueden gestionar prácticamente todas las actividades de una entidad aseguradora con probada eficacia, incluyendo los relativos a Recursos Humanos, Control de Calidad, Gestión del Riesgo, etc. Para ello, entre otras funcionalidades, cuenta con una Gestión Documental y de Contenidos digitales y una Intranet Corporativa que soporta una estructura imbricada que enlaza y conecta áreas de gestión como Empleados, Cuentas (Clientes, Proveedores, etc.), Ítems (Productos, Servicios, Existencias, Inmovilizado, etc.), Proyectos y Áreas de la entidad. Además, permite la creación ágil y sin programación de otras Gestiones Adicionales que son diseñadas por la propia entidad según sus necesidades, ofreciendo por tanto unas posibilidades de gestión hasta ahora desconocidas. Su ERM (External Relationship Management), que es la fusión del CRM que gestiona las Relaciones con Clientes y el SRM que gestiona las Relaciones con Proveedores, abarca el Marketing, Ventas, Comercio Online, Suministros, Servicios, Compras, eprocurement, Aprovisionamiento, Tercerización, etc. y, por tanto, coordina, automatiza y optimiza todo el cuerpo económico de la actividad empresarial consiguiendo una mayor efectividad y rebajando considerablemente los costes. Además, las actividades realizadas en el día a día (Procesos) van proporcionando datos en tiempo real que son leídos por las potentes herramientas de Inteligencia de Negocio que aporta AuraPortal: Cuadro de Mandos, BI (Business Intelligence), BAM (Business Activity Monitoring), KPI s (Key Performance Indicators), etc. Estas herramientas permiten observar, controlar y analizar lo que está ocurriendo en la entidad. P. 4

5 Pero sobre todo, todas estas capacidades están totalmente integradas y permiten una gran agilidad y flexibilidad para acometer todo tipo de cambios de forma inmediata y sin perder la seguridad y el control. La sinergia que produce esta integración de funcionalidades se traduce de inmediato en beneficios cuantificables. 2. La Gestión de las Entidades de Seguros Las entidades del sector del Seguro (Aseguradoras y Mediadores de cualquier perfil, especialización y tamaño) encontrarán en AuraPortal la herramienta de Gestión más avanzada del mercado. Trabajar con AuraPortal permite conseguir, casi de inmediato, una optimización de los recursos, un aumento de la seguridad operativa, una normalización de los procedimientos, una mayor satisfacción de clientes, una drástica disminución de los costes y una gran agilidad y capacidad de reacción ante los cambios que el mercado y las circunstancias exijan. Está diseñado para integrarse fácilmente con todo tipo de aplicaciones externas y de cualquier tecnología, aunque no sea web. De esta manera, la empresa puede seguir utilizando sus programas habituales (ERP, legacy ) e integrar AuraPortal para aprovechar toda su potencia. Además, ofrece una nueva forma de gestionar las Normativas (tanto las de obligado cumplimiento como las voluntarias o las de tipo interno) de forma integrada con el resto de las actividades productivas y administrativas que se realizan en la entidad. Solvencia II, Calidad, Seguridad de la Información, Seguridad Laboral, Seguridad de Datos Personales (LOPD), Higiene, etc. Utilizando AuraPortal las normativas funcionan por necesidad. Al diseñar los diferentes procesos de trabajo de la entidad, ya se tendrán en cuenta las normativas, incluyendo las tareas a realizar para su cumplimiento. De esta manera, en el momento que corresponda, se pondrán en marcha las acciones correspondientes de forma automática asegurando así el estricto cumplimiento de las normativas, con la consiguiente reducción de riesgo, trabajo (coste) y tiempos de respuesta. Aunque su alcance es universal, aquí se expone la forma de optimizar las principales áreas de gestión de las entidades financieras: 1. Gestión Global del Riesgo Gestión 2. Gestión Estratégica de Clientes 3. Gestión Documental Corporativa 4. Gestión de Compras y Suministros 5. Gestión de la Externalización 6. Gestión de los Recursos Humanos 3. Gestión Integral del Riesgo El uso de AuraPortal en la gestión de los riesgos aporta como singularidad su incomparable simplicidad de manejo proporcionando al mismo tiempo una versatilidad y potencia similar a los desarrollos de software específicos, si bien, sin la necesidad de realizar ninguna programación sino basándose exclusivamente en los análisis y criterios de los ejecutivos y analistas de la entidad aseguradora que podrán ellos mismos diseñar, modificar, actualizar y mantener el sistema sin dificultad y con total autonomía, es decir, sin depender del fabricante de la aplicación ni de desarrollos de programación específica. Y todo ello con un coste significativamente inferior al de las alternativas conocidas. P. 5

6 Con AuraPortal, en el día a día, los Procesos BPM automatizan los flujos de gestión de las operaciones aplicando las Reglas de Negocio, con toma de decisiones automática en función del producto y del cliente de que se trate, y del resto de circunstancias que deban tenerse en cuenta. Su Cuadro de Mandos permite verificar la ejecución de estos procesos mientras están en marcha, mientras que su Business Intelligence realiza los análisis individuales y estadísticos que permiten obtener conclusiones relativas a su oportunidad y rentabilidad. AuraPortal es la solución más adecuada para adoptar la normativa Solvencia II, ya que, además de destacar por su facilidad de uso y flexibilidad sin precedentes, resulta mucho más económica que las otras soluciones. Además, permite desarrollar una sólida estrategia de Gestión y Reducción de estos riesgos. El sistema de Gestión de Riesgos con AuraPortal (GRAP) se basa en las Normas Solvencia II e ISO con las adiciones necesarias para abordar aspectos no incluidos en la norma, como por ejemplo, la automatización de los procedimientos. La GRAP se realiza con procesos BPM de AuraPortal y ofrece: 1. El Contexto óptimo para la Formulación de Riesgos (Risk Assessment), es decir, su Identificación, Análisis y Evaluación en relación con las actividades, procesos y productos de la organización. 2. El Contexto óptimo para el Tratamiento de Riesgos (Risk Treatment) de aquellos que han sido analizados y evaluados. 3. Un potente workflow para la Comunicación global entre los actores que intervienen en los procesos, con circuitos de aprobación, etc. 4. La Monitorización y Revisión permanente de las magnitudes que intervienen en los riesgos, incluido el control automático de los Factores Críticos, con la correspondiente generación de los informes pertinentes. Comunicación (Workflow) Formulación de Riesgos 1- Identificación 2- Análisis 3- Evaluación Tratamiento de Riesgos Monitorización y Revisión Formulación de Riesgos Esta actuación es realizada por Consultores especializados de AuraPortal conjuntamente con los responsables de la Entidad asignados para este proyecto. La Formulación de los Riesgos abarca las siguientes fases: Identificación (Risk Identification), Análisis (Risk Analysis) y Evaluación (Risk Evaluation). Tratamiento de Riesgos (Risk Treatment) Esta parte se ejecuta mediante la toma de decisiones por parte de la gerencia apoyándose en los datos que suministra la Formulación, fundamentalmente en su fase de Evaluación que contiene las correspondientes sugerencias. En definitiva, en esta actuación se trata de decidir, para cada riesgo, teniendo en cuenta la comparación entre su Nivel de Riesgo y su Apetito, el tratamiento adecuado en cada momento. A esto se le llama Actitud (Risk Attitude) ante el Riesgo y abarca las siguientes alternativas: Tolerancia, Modificación, Eliminación y Transferencia. P. 6

7 Monitorización y Revisión de Riesgos (Monitoring and Review) Esta actuación se encarga de realizar lo siguiente: Comprobación de que la Formulación de Riesgos (Risk Assessment) está construido de forma óptima con sugerencias de cambios cuando afloren los correspondientes avisos y comprobación de que se cumple con regularidad y en concordancia con el Escenario Real de la Entidad. Seguimiento periódico (diario, semanal, etc.) de los Niveles de Riesgo y sus comparaciones con los Apetitos establecidos. Control preventivo de los Factores Críticos estableciendo y utilizando las correspondientes alertas y alarmas. La GRAP de AuraPortal incluye en esta actuación los correspondientes Procesos de Seguimiento para el control de los Factores Críticos con las correspondientes Alertas, Alarmas, Procedimientos de Corrección y examen de Resultados para asegurar que no se están realizando operaciones que la FTR (Formulación y Tratamiento de Riesgos) considera inadmisibles Control de Factores Críticos (CFC) El Control de Factores Críticos pretende evitar con antelación la aparición de Niveles de Riesgo inaceptables por la Entidad o realizar las oportunas acciones cuando dichos niveles se han sobrepasado o están en peligro inminente de sobrepasarse. Para ello se utilizan procesos de AuraPortal llamados Procesos CFC que han sido previamente modelizados y se encuentran listos para ejecución. NOTA. El Control de Factores Críticos puede llevarse a cabo, tanto si la Entidad realiza la gestión de los Riesgos con el sistema GRAP de AuraPortal como si utiliza un sistema propio. En este último caso se requiere un canal de conexión entre la base de datos en la que se gestionan los riesgos y la de AuraPortal, lo cual no presenta dificultad en la mayoría de los casos. P. 7

8 Procesos CFC Los Procesos CFC se inician siempre automáticamente (sin intervención humana) mediante uno de los dos métodos siguientes: 1. Inicio Autónomo. Cuando el Evento de Inicio es por Tiempo (Controles recurrentes o a fecha fija). 2. Inicio por Desvío de un Proceso Disparador. Los Procesos Disparadores, una vez iniciados, inician mediante desvíos uno o más Procesos CFC. La selección de los Procesos CFC a iniciar se realiza a partir de la información previamente ingresada en el Proceso Disparador o a partir de las indicaciones suministradas manualmente en el formulario de su Evento de Inicio. Los Procesos Disparadores se inician por uno de estos métodos: Voluntariamente. Se inicia manualmente. En este caso, el Proceso Disparador inicia mediante desvíos los Proceso CFC seleccionados por el ejecutor en el campo de Selección Múltiple que aparece en el formulario del Evento de Inicio o los que se indican en el correspondiente Grupo de Campos. De forma Automática. Se inicia por su propio Evento de Inicio de Tiempo. Los Procesos CFC que se inician por sus desvíos existen en un Grupo de Campos del Proceso Disparador. Por Alerta o Alarma. Se inicia cuando aparece una Alerta o una Alarma. Inicia mediante desvíos a los Procesos CFC que corresponden a la Alerta o Alarma que lo ha iniciado. Al iniciar manualmente el Proceso Disparador el ejecutor elije los procesos CFC que desea poner en marcha (iniciar) marcándolos en el formulario como se muestra a continuación. P. 8

9 3.2. Alertas y Alarmas Se llama Alerta a una señal que aparece en un momento dado indicando que se ha producido un evento que advierte de la alta probabilidad de que un Factor Crítico se exceda de sus límites de forma inminente. La Alarma es también una señal, pero es este caso informa de que el Factor Crítico ya ha excedido sus límites. La Alerta da lugar a acciones preventivas para que no se sobrepasen los límites del Factor Crítico o para que se pongan en marcha los procedimientos adecuados. La Alarma da lugar a acciones correctoras para restituir el Factor Crítico a valores aceptables o para realizar las compensaciones oportunas. Una Alerta o Alarma se manifiesta de dos maneras: Recepción: La señal se detecta en el momento en que ésta se produce porque el sistema está preparado para recibirla, identificarla y transmitirla (por ejemplo, la llegada de un o de una Tarea de Proceso con la información relativa a la misma). Rastreo: Mediante la puesta en marcha, voluntaria o automática, de un proceso de rastreo diseñado para la detección de determinadas señales de Alerta o Alarma. Cada Alerta y Alarma que se utilice en la Entidad debe tener su código identificativo individual y estar dada de alta en el Fichero de Alertas y Alarmas. P. 9

10 4. Gestión Estratégica de Clientes AuraPortal ha conseguido un objetivo anhelado pero inalcanzable hasta ahora: La integración total de las funcionalidades y operaciones CRM en los propios Procesos BPM de la empresa. Los clientes podrán operar con la entidad de manera remota a través de cualquier dispositivo (ordenador, celular, etc.) pero, a diferencia del resto de productos del mercado, estas acciones no se tratarán de forma aislada, sino que entran en los flujos de los Procesos de la entidad, que fluye e intercomunica al cliente con el personal de marketing, técnico y de soporte, el de las sucursales, los agentes, etc. De esta forma, se potencia su integración y fidelización, reduce al mínimo el time to market de nuevos productos y servicios, proporciona un mayor control de la red, aúna los esfuerzos consiguiendo una efectividad sin precedentes y rebaja considerablemente los costes. 1. Organización Comercial 2. Marketing 3. Servicios al Cliente 4.1. Organización Comercial Con AuraPortal se optimiza la organización del departamento comercial de la entidad, intercomunicando el personal de marketing, ventas y soporte, el de las delegaciones, los agentes, mediadores y clientes. P. 10

11 Gestión de Clientes Los clientes se estructuran en diferentes clases organizadas en forma de árbol, tantas como se desee, lo que permite segmentar y personalizar más las acciones de venta según diferentes criterios, logrando una optimización de los recursos y de los resultados. Las fichas de cada cliente (que pueden sustituir o complementar las de otras aplicaciones ya existentes) se nutren de forma automática con los datos de las actividades del día a día. De este modo, y sin realizar un trabajo extra, se dispone no solo de datos actuales y estadísticos de los riesgos, sino del historial de contactos y de acciones realizadas con y para el cliente: llamadas, visitas, campañas, promociones, quejas y reclamaciones, productos consumidos, interés demostrado por un determinado tipo de producto, valoración de la calidad, el precio o el servicio, poder adquisitivo del cliente, etc. Esta información permitirá: Realizar Análisis Comerciales y de Riesgos mucho más ajustados y seguros. Segmentar los clientes por Perfiles que para generar acciones automáticas particularizadas según características y preferencias, logrando una optimización de los recursos y de los resultados. Gestión de Canales Indirectos Las ventas a través de redes de mediadores, Agentes, Fuerza de Ventas a Comisión, etc. se verán potenciadas sustancialmente integrándolos en la Gestión del Conocimiento de la empresa. Desde los diferentes Portales Externos el personal de los mediadores acceden (según sus permisos) a las bibliotecas y documentos que la empresa quiera compartir con ellos: catálogo de productos y servicios, estudios técnicos, novedades, acciones de marketing que la empresa genera (campañas, promociones, etc.), así como al historial y situación de los clientes finales, soporte que ha recibido, etc., con sus alertas sobre modificaciones, versionado, etc., así como a los proyectos que comparten. Además, se dispone de los Comunicados, Agendas Compartidas, Calendarios, Encuestas, Foros, Paneles de Debates, etc. y, sobre todo, participan del workflow de los Procesos BPM, podrán acceder al flujo de sus tareas en curso, comprobando en cada momento la situación en la que se encuentran, y participando con comentarios en su clarificación Marketing AuraPortal ofrece una nueva forma de organizar y gestionar las acciones de marketing que aporta agilidad y eficacia. Permite organizar, gestionar y controlar, desde un único sistema integrado, prácticamente todas las actividades de marketing que se realizan en la empresa, aprovechando todas las posibilidades que ofrece la tecnología actual. Generación de Demanda Permite utilizar todos los medios para contactar con clientes y satisfacerlos. La facilidad de la comunicación y su bajo coste, así como la exhaustiva información de que se dispone sobre clientes, posibles clientes, productos y servicios permite segmentar y personalizar más las acciones de marketing haciéndolas mucho más efectivas y reducir al mínimo el time-to-market de nuevos productos y servicios. Campañas y Promociones Se puede automatizar todo el ciclo de vida de una iniciativa de marketing, desde su diseño, planificación y ejecución hasta la medición de resultados. La Segmentación de clientes por múltiples perfiles permite generar campañas particularizadas según sus características y preferencias, logrando una optimización de los recursos y de los resultados. P. 11

12 Pueden crearse iniciativas a diferentes niveles: campañas y subcampañas, llegando a promociones personalizadas para un cliente en particular, para un grupo de ellos, para una zona, etc., y también para un determinado producto, un grupo de ellos, etc. Partiendo de un Presupuesto Inicial, se controlarán los Costes y las desviaciones que se van produciendo. Igualmente, a través de los Observatorios y Plannings, en cada momento se conocerá el estado de las operaciones en curso y su avance, con la visión de los tiempos de realización previstos, actuales y reales, así como los márgenes de maniobra y las desviaciones. Generación y Gestión de Oportunidades de Negocio Se gestionará de una manera sencilla y efectiva todo el proceso de cada oportunidad de negocio, automatizando la generación de la propuesta o solicitud, aprobaciones internas inteligentes en función diferentes criterios, seguimiento, gestión de la solicitud, etc., hasta el cierre con éxito, determinando las fases de actuación y los automatismos y controles por los que se debe pasar y calculando costes y tiempos de realización, así como desviaciones sobre las previsiones. AuraPortal desarrolla una disciplina de trabajo en la fuerza comercial, maximizando la rentabilidad de las acciones e integrando personas, información y procesos. La Ventana Interactiva WIP La WIP de AuraPortal está orientada a la integración de los procesos internos de la empresa con el sitio web público en Internet. No es suficiente con tener buena información en Internet, es necesario que esté integrado con los procesos internos de gestión de la empresa y sus empleados. Sólo así será un sistema eficaz, dinámico y atractivo para los clientes. Como en el resto de elementos de AuraPortal, en la WIP diseñan todas las funcionalidades necesarias para esta integración sin necesidad de programación. P. 12

13 4.3. Servicios al Cliente La atención al cliente es vital para su fidelización. Con AuraPortal podrá involucrarse a todo el personal propio y a los partners en el proceso de Satisfacción al Cliente. La información y coordinación de todo el equipo permitirá aumentar, agilizar y personalizar el servicio, al mismo tiempo que se disminuyen drásticamente los costes. Al diseñar los diferentes procesos de atención al cliente ya se tendrán en cuenta las normativas, incluyendo las tareas a realizar para su cumplimiento, y que contarán con sus correspondientes Reglas de Negocio, tanto textuales (instrucciones en las tareas que realizan las personas) como automáticas (que ejecuta el sistema sin la intervención de personas). De esta manera, en el momento en que el sistema detecte una deficiencia del servicio, se pondrán en marcha de forma automática las acciones correspondientes (No Conformidades, Acciones Correctoras y Preventivas, etc. asegurando así su estricto cumplimiento, con la consiguiente reducción de riesgo, trabajo (coste) y tiempos de respuesta. 5. Gestión Documental Corporativa AuraPortal proporciona un ECM (Enterprise Content Management) que ofrece uno de los más completos sistemas para gestionar los Documentos (electrónicos y físicos) y los Contenidos digitales. A través de sus capacidades de gestionar Procesos, Reglas de Negocio y Familias de Gestión, automatiza y optimiza todo el ciclo de vida de los Documentos y contenidos Web, permitiendo gestionar con seguridad y eficacia toda la documentación corporativa, por compleja que sea la estructura de la entidad. No se trata pues de que la Gestión Documental lleve un workflow. Es al contrario. Se trata de utilizar la enorme potencia que proporciona una Suite de Gestión por Procesos (BPMS) para gestionar y controlar los Documentos y Contenidos Digitales. El resultado es una efectividad desconocida hasta ahora. NOTA. Aquí cualquier soporte informativo se considera documentación: cartas, normativas, facturas, albaranes, formularios, tablas, hojas de cálculo, listas, planos, dibujos, imágenes, fotografías, animaciones, audio, video, direcciones URL o cualquier otro como páginas web o bases de datos. AuraPortal ofrece uno de los más completos sistemas para gestionar los documentos y sus ciclos: 1. Creación automática de bibliotecas. La creación y ubicación automática es una exclusiva de AuraPortal. 2. Visados con firmas digitales en los documentos. Incorpora la mecánica de la firma digital. 3. Versionado. Existe un seguimiento automático de versiones si se desea. 4. Discusiones. Para mantener discusiones sobre un documento entre varios usuarios mientras se elabora. 5. Enlaces. Tanto los documentos a título individual como las bibliotecas se pueden enlazar con otros elementos informativos, por ejemplo, otros documentos, proyectos, expedientes, empleados, cuentas, ficheros, tareas, etc. 6. Suscripción. Si un documento sufre una modificación, el sistema envía un aviso de manera automática a los usuarios incluidos en la lista de suscriptores de esa biblioteca para que puedan revisar el nuevo documento. 7. Activación y vigilancia de las acciones y responsabilidades de los empleados involucrados en los procesos. P. 13

14 Automatización del Ciclo de Vida de los Documentos Con AuraPortal se optimiza todo el Ciclo de Vida de los Documentos: captura, creación, modificación, almacenamiento, conversión, búsqueda, localización, lectura, impresión, interpretación, análisis, seguimiento, envío, enlace, gestión de eliminación y otras gestiones más complejas con todo tipo de documentos. 1. Captura Los documentos que provienen de Externos (clientes, proveedores, etc.) que mantengan una relación digital con la entidad y por tanto entren en el flujo de los procesos, habrán sido introducidos por los propios Externos y quedarán integrados en el sistema. Los soportados en papel serán digitalizados e introducidos automáticamente también. 2. Creación La mayoría de los documentos que se generan internamente en la entidad, al crearse en el contexto de una determinada actividad que se está realizando (y que, por tanto, estará incluida en un proceso), serán creados de forma automática por el propio sistema introduciendo los datos propios del proceso en sofisticadas plantillas. Además del enorme ahorro de tiempos/costes que esto supone, se obtiene la normalización de los documentos y la eliminación de errores. No se trata de crear documentos simples tipo formulario o carta, sino de cualquier tipo de documento, por complejo que éste sea. 3. Almacenamiento (Archivo Digital) Los Documentos y Contenidos quedarán automáticamente ubicados en los propios Procesos (expediente electrónico) y/o en las Bibliotecas, que serán personalizadas y que se estructuran mediante una anidación a los niveles que se desee mediante un Árbol de Bibliotecas, contando además con todo tipo de metadatos y búsquedas avanzadas. 4. Flujo, Acceso y Eliminación Al diseñarse una Tarea de un proceso en el que se considere que el ejecutor podría tener que realizar alguna acción con documentos (consultas, modificaciones, aprobaciones, eliminación, etc.) se habrán incluido estos documentos, o incluso bibliotecas enteras, en esta tarea. De esta forma, la mayoría de los documentos no deberán ser buscados, sino que estarán a disposición del ejecutor de la tarea para su consulta, modificación, aprobación o eliminación. P. 14

15 6. Compras y Suministros AuraPortal administra eficazmente las compras mediante la normalización y racionalización de los procesos, el control de cada una de las actividades que se realizan, la mejora notable de la relación con proveedores y la ampliación y mejora de las diferentes formas de abastecimiento. AuraPortal propone una nueva forma de organizar la obtención de bienes y servicios de la entidad, basada en la información y la comunicación, involucrando en el proceso, por una parte, a todos los ámbitos de la organización, y por otra, a los proveedores y suministradores. Así se gestionarán, de principio a fin, los procesos de compras, suministros y servicios tales como material de oficina, reparaciones, equipos informáticos, piezas de recambio, servicios de mantenimiento, servicios de impresión, viajes de empresa, etc Estrategia de Compras Con AuraPortal se extenderá el proceso de compras a todos los ámbitos de la compañía y a todas las personas implicadas. Con este sistema se descargarán las tareas administrativas de las compras en los propios interesados, simplificando los procesos y reduciendo los costes. Gestión El departamento de compras se centrará en la negociación de las compras estratégicas, seleccionará y homologará proveedores fiables, negociará pactos y condiciones con ellos según las políticas generales de la entidad y controlará su cumplimiento. Descentralización Mientras tanto, todo el personal autorizado podrá acceder a los catálogos de productos y servicios homologados que son de su competencia y realizar sus propuestas de pedido, incluso podrán realizar compras o peticiones de suministro directamente en los casos y circunstancias que así se haya determinado, siguiendo los procesos en los que estarán determinadas las fases de actuación, autorizaciones y controles por los que se debe pasar. P. 15

16 Gestión por Procesos Las propuestas de pedido seguirán todo el ciclo de fases, autorizaciones y comprobaciones hasta generar de forma automática los pedidos. Tanto los pedidos generados a través de propuestas como los realizados de forma directa también seguirán sus ciclos predeterminados hasta la recepción, factura y pago. Además, en cualquier momento podrá conocerse el estado de cada operación. Optimización de la Gestión De esta forma se reducen sensiblemente los gastos y los errores en el intercambio de datos, se agilizan las transacciones y se controlan los procesos. Además, podrá llevarse un completo control de los proveedores en términos de calidad de servicio y de rentabilidad Gestión de Ofertas y Licitaciones Con AuraPortal podrá adquirir bienes y servicios mediante sistemas automatizados de ofertas o licitaciones adaptados a cada circunstancia, utilizando los medios más efectivos para obtener ofertas de un gran número de proveedores. Los procesos automatizarán y optimizarán el ciclo completo: Petición, Envío de Ofertas, Recepción de Ofertas y Adjudicación y Control. El análisis y selección de las ofertas resulta sencillo mediante el estudio comparativo sobre los cuestionarios electrónicos que permite la aplicación. También se automatiza la respuesta a los candidatos, tanto aceptados como rechazados, generando de forma automática el envío electrónico de las respuestas Optimización de las Actividades Con AuraPortal se controlarán todas las actividades de compras de la compañía. Búsqueda, selección y homologación de proveedores, presupuestos, órdenes de compras, incidencias, reclamaciones, consultas técnicas y comerciales, etc. se generarán en su origen y, a través de los Procesos, seguirán las diversas fases de maduración hasta su completa resolución. La integración de todos los elementos informativos que maneja: empleados, tareas, documentos, formularios electrónicos, cuentas, ítems, proyectos y áreas, permite un control exhaustivo de todas las actividades que se realizan, así como evaluar su rendimiento. El sistema reduce drásticamente los documentos basados en papel y la duplicación en la introducción de datos, minimizando las actividades del proceso de aprovisionamiento que no generan valor a la entidad. Con la normalización de las compras se reduce la duración de los ciclos de aprovisionamiento y, sobre todo, los costes de los procesos Relaciones con Proveedores Con AuraPortal la comunicación con los proveedores y suministradores se hará más estrecha y fluida reduciendo el ciclo de compras y los errores en el intercambio de datos, manteniéndolos más satisfechos y recortando los costes administrativos sensiblemente. La comunicación con los proveedores y suministradores a través de los Portales de Proveedores permitirá trabajar juntos para obtener ventajas mutuas de Servicio, Tiempos y Costes. De esta forma la comunicación será total. Presupuestos, órdenes de compras o de servicio, averías, incidencias, reclamaciones, consultas técnicas y comerciales, etc. se generarán en su origen y, a través de Procesos BPM, seguirán las diversas fases de maduración hasta su completa resolución. P. 16

17 Seguridad. Se trasladarán a los proveedores y suministradores las normativas internas, incluyendo los procedimientos de Calidad, Seguridad de la Información y del resto de normativas que pueden implicar riesgos técnicos, comerciales, logísticos, financieros e incluso de responsabilidad legal. Datos siempre Actualizados. En la mayoría de los casos (cada vez más) serán los propios proveedores los que mantendrán directamente sus datos actualizados: nuevos productos y servicios, promociones, disponibilidad, precios, stock en almacén, tiempos de entrega, condiciones de pago, etc. Control. Estos procesos podrán ser controlados de principio a fin. En todo momento se sabrá en qué situación está cada caso. El sistema guardará constancia de las acciones realizadas con cada proveedor, para su control y estadística, pudiéndose obtener un planning visual de cada acción realizada y el control de sus costes. 7. Externalización Con AuraPortal podrá acometerse todo tipo de proyectos de externalización con garantías, aprovechando todas sus ventajas y disminuyendo sus riesgos mediante la comunicación, la colaboración y el control de los subcontratistas. Gracias a sus especiales características podrán tercerizarse todo tipo de actividades específicas, e incluso de procesos de negocio completos, así como cualquier fórmula de tercerización mixta que pueda interesar en cada momento, sin perder el control de estas actividades. Además, la entidad podrá cambiar de subcontratista o retomar directamente la actividad en cualquier momento, sin que suponga un trauma para la empresa. AuraPortal propone una nueva forma (herramienta y metodología) de organizar y gestionar y controlar la tercerización mucho más segura, práctica y eficaz que, al trasladar al subcontratista las reglas de organización interna de la empresa, minimiza los riesgos propios de la externalización sin perder ninguna de sus ventajas. P. 17

18 La gestión abarca todo el conjunto de trámites que se llevan a cabo para desarrollar una eficaz política de tercerización: Contratación AuraPortal permite la automatización del proceso de contratación: solicitud, aprobaciones, preparación de contratos y firma. Cada persona implicada dispondrá de la documentación necesaria para realizar su cometido, según se hayan determinado sus funciones, y conocerá en todo momento el estado en el que se encuentra el proceso. La Contratación no se limitará a determinar los términos de la relación, ya que, mediante las Reglas de Negocio, se fijarán las normativas que deben regir la administración de la función subcontratada, incluidas las normativas internas a los subcontratistas, incluyendo los procedimientos de Calidad, Seguridad de la Información (y en especial la de los ficheros de datos personales) y resto de normativas que pueden implicar riesgos técnicos, comerciales, logísticos, financieros e incluso de responsabilidad legal. Las reglas, estándares, condiciones, funciones, tiempos, costes, roles, etc. que han sido pactados se establecerán sobre estos Procesos, quedando automatizados e integrados en los flujos de trabajo e información de la empresa. Administración Mediante la potente integración de los Procesos BPM con la Gestión Documental, durante la vida del contrato podrán llegar a ejercerse unos controles similares a los que se ejercen sobre cualquier otro departamento o área de la empresa, incluido un férreo control de riesgos: procedimientos de revisión y verificación periódica, auditorías, registro de incidencias y controles preventivos y acciones correctivas. Al poner en marcha un proceso, éste seguirá automáticamente el flujo establecido, que involucrará de forma activa a los diferentes responsables de realizar las actividades. Además, estos procesos no se controlarán de forma separada, sino totalmente integrados con el resto de procesos de la empresa. Medición de Resultados La medición de los resultados podrá establecerse, tanto desde el punto de vista de los costes como de otros factores de tipo cualitativo: tiempos, satisfacción, calidad, seguridad, etc. Con AuraPortal Helium podrá realizarse una sencilla, pero efectiva, configuración de los proyectos de outsourcing, en la que se fijarán los objetivos, se definirán los recursos que deben intervenir (personal, equipo, etc.), se establecerán previsiones de costes y tiempos y se le dotará de toda la información necesaria para su realización. Mientras tanto se podrán realizar análisis inmediatos de la marcha de cada ámbito subcontratado de forma automática y al día, controlando las desviaciones que se van produciendo en costes y tiempos, conociendo en cada momento el margen de maniobra del que se dispone y permitiendo análisis de la ejecución del proyecto encaminados a evaluar y ajustar el sistema. 8. Recursos Humanos AuraPortal permite aprovechar todas las posibilidades del capital humano de que dispone la entidad en base a una información siempre disponible y a la racionalización de la gestión. P. 18

19 Las actividades de Recursos Humanos que se realicen estarán basadas en la organización a través de Procesos BPM. Además, se manejan todo tipo de documentos, formularios y fichas para ser cumplimentados, así como instrucciones de uso general y para cada fase del flujo establecido. AuraPortal abarca todo el conjunto de trámites que se llevan a cabo para desarrollar una eficaz política de RRHH: 1. Gestión de Personal 2. Comunicación y Colaboración 3. Gestión de las Ausencias y Presencias Extras 4. Reclutamiento 5. Salud Laboral 6. Formación del Personal 8.1. Gestión de Personal Proporciona una gestión del personal ágil, práctica y eficaz. La característica que lo diferencia más del resto de aplicaciones es que permite una adaptación sin trabas a las diferentes características de empresas y entidades. Organigrama Gestión del Organigrama funcional de la empresa. Tareas por Cargos del organigrama. Control de los cambios del organigrama, tanto de funciones o cargos como de personas. El sistema se encarga de reconstruir internamente la situación de las tareas en curso, permisos, accesos, etc. cuando se producen cambios en el organigrama. Información de Empleados Tan extensa como se desee. Los datos pueden presentarse estructurados en varios niveles, en función de los perfiles de usuarios que podrán acceder a ella (Datos Personales, Datos del Cargo, Datos Privados, Datos Confidenciales, etc.). P. 19

20 Control de Empleados Control automático de los trabajos del personal mediante las tareas que realiza. Seguimiento de las tareas, desviaciones de tiempos, etc. Control de la disponibilidad de empleados: avisos o asignación automática a suplente de las tareas pendientes. Control de Extinción y Renovación de Contratos de Trabajo Facilita los intercambios de datos y circuitos de aprobación minimizando el tiempo de proceso reduciendo la dedicación del personal a tareas burocráticas. El sistema avisará automáticamente de la futura extinción de contratos. Evaluación y Control Permite llevar una estrategia de evaluación del personal mediante el control de todas las actividades (tareas) que realiza, lo que le permitirá valorar la rentabilidad de cada empleado. Puestos y Competencias. El sistema permite desarrollar y gestionar procedimientos y metodologías de gestión de los recursos humanos: tablas de competencias, sistemas de valoración, profesiogramas, etc. Evaluación del Desempeño. También permite automatizar el proceso administrativo de feedback 360º, que podrá ser recibido por cada empleado desde compañeros de trabajo, directivos, subordinados, clientes, proveedores, partners, etc. sin apenas gasto en tiempo Comunicación y Colaboración AuraPortal es comunicación, y toda su estructura está basada a la Comunicación y Colaboración entre las personas aunque se encuentren a gran distancia geográfica. Bases de conocimiento con normativas de todo tipo, planes de empresa y departamentos, etc. con control de las modificaciones que se realicen, y que estarán disponibles on-line para los empleados (según su perfil), Tablones de anuncios, Agendas Compartidas, Calendarios, Encuestas, Foros y Paneles de Debate, Portales y Subportales personalizados, Tareas de Notificación, etc. Sin embargo, el sistema realmente efectivo de comunicación es el del workflow de Tareas (Libres y de Procesos BPM), que incluirá todas las actividades que realicen los empleados de la entidad: órdenes de trabajo, consultas, notificaciones, solicitudes, quejas, aprobaciones, tendrán sus respuestas Gestión de las Ausencias y Presencias Extras Gestión eficaz de las ausencias de los empleados (vacaciones, excedencias, bajas por enfermedad, visitas al médico, permisos recuperables, etc.) y de las presencias extras (horas extra, recuperación de ausencias, etc.). Permite la libre definición de los conceptos de ausencia, en función de los diferentes controles que se desee realizar sobre ellos. La automatización de los Procesos BPM induce al cumplimiento del procedimiento, ya que marca los pasos a seguir, proporcionando una sensible disminución del trabajo administrativo y del flujo de papeleo. Los procesos llevan los formularios de ausencia obligatorios: partes de baja, accidentes, etc., así como cuantas indicaciones se crean necesarias. De esta forma se minimizan los errores en las nóminas derivados de las ausencias y presencias extras, por el control ejercido, autorizado, verificado y controlado por supervisores y personal de Recursos Humanos. P. 20

21 8.4. Reclutamiento AuraPortal permite utilizar la tecnología más avanzada de Portales y Procesos para encontrar a las personas más adecuadas y responder con la mayor rapidez a las solicitudes de vacantes, coordinando la colaboración en equipo con el objetivo de evaluar a los candidatos y supervisando todas las fases del proceso de contratación. La selección, contratación y acogida de personal será mucho más efectiva y económica. La Selección del Personal Base de datos de candidatos. Control de las ofertas de trabajo en curso y análisis de las diferentes características de los perfiles, experiencia laboral, datos personales, habilidades, formación, etc. Profesiograma. Publicación de vacantes y perfiles. Gestión de publicación interna (Intranet) y externa (Internet y/o Extranet) de vacantes y perfiles de los candidatos internos y externos mediante un sistema específico de creación, gestión y administración de las publicaciones. Control de cuestionarios para candidatos. El sistema puede tener en cuenta la normativa de Protección de Datos Personales en cuanto a petición y captura de datos personales, a la posible creación del fichero donde se almacene, etc., desencadenando de forma automática el proceso normalizado de Captura de Datos. Recepción de solicitudes. Los propios candidatos introducen sus datos, simplificando el proceso. Clasificación automática. Acceso rápido y sencillo a cuestionarios, informes y documentos de candidatos internos y externos. Gestión de Entrevistas. Planificación de la agenda: calendario, fechas y horas, reserva de ubicación, avisos y alertas, vinculación a correo electrónico, edición en hoja de datos. Respuesta a los candidatos. Automatización de la respuesta a los candidatos, tanto aceptados como rechazados. Generación automática de cartas o envío por correo electrónico de notificaciones. Control de Costes. Podrá conocerse el Coste de la Selección, así como de las diversas actividades realizadas, y las desviaciones sobre la previsión original. La Contratación del Personal A partir del proceso de selección, el sistema puede poner en funcionamiento de forma automática el Proceso de Contratación: solicitud, aprobaciones, firmas digitales, preparación de contratos y firma. Traspaso automático de ficha de Candidato a Empleado. P. 21

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