Procesos de compras más ágiles y eficientes con IBM BPM

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2 Procesos de compras más ágiles y eficientes con IBM BPM César Beselga Ricardo Argüello Habber Tec 19 de Junio de 2013

3 Fundada en 1997, Habber Tec es una empresa especializada en ofrecer soluciones de valor añadido en el espacio de la Inteligencia de Negocio y la Gestión de Procesos. Habber Tec Portugal (desde 2008) Habber Tec España (desde 1997) Habber Tec Sede en España, presencia en el mercado Europeo y Americano. Oficinas en España, Portugal y Brasil. Habber Tec Venezuela (desde 2007) Habber Tec Brasil (desde 2009) Más de 180 empleados. Herramientas de Software que aportan alto valor a nuestros clientes.

4 Soluciones inteligentes para empresas más competitivas 4

5 Smarter Process Award 2013 Proyecto hecho con la Confederación Nacional de Seguros (CNSEG) para compensación de siniestros de coches con IBM BPM. Se usa para alinear las acciones de pagos de compensaciones entre aseguradoras brasileñas, con integraciones con los sistemas del mercado asegurador para facilitar la búsqueda e intercambio de información relacionada a los asegurados, sus pólizas y los siniestros que ocurrieron. Reducción del 87,5% del tiempo de ciclo del proceso de 6 días a 6 horas, con aumento de la demanda en más que 5.000%. Además de ese primer proyecto, hay otras dos iniciativas en CNSEG: service desk para atención a los clientes internos y externos; y un proceso de monitorización de proyectos de normativas relacionadas con el mercado asegurador.

6 Certificados técnicos y de la industria Líder en implantaciones IBM BPM Estándares formalizados de análisis, diseño, desarrollo y pruebas 25+ profesionales con certificaciones técnicas 45+ certificaciones en BPM (90%), ODM, SOA y ECM BPM Factory en Lisboa (Portugal) Habber Commercial Banking Credit Solution 304.ibm.com/partner world/gsd/solutiondet ails.do?solution= IBM Premier Business Partner El equipo de BPM más cualificado Solución de procesos de crédito certificada en la Industria Bancaria

7 Oferta de servicios BPM Preparación de infraestructura Ejecución de proyectos: análisis, especificaciones, desarrollo, test Estabilización y acompañamiento post-producción Implantación Formación Mentoring Gobierno y Organización de Programas BPM Transferencia de Conocimiento Administración del entorno Monitorización del rendimiento Mantenimiento correctivo y evolutivo de aplicaciones BPM Soporte y Continuidad

8 Clientes de Habber Tec Brazil Spain Portugal

9 AGENDA Introducción a la gestión de procesos de negocio con IBM BPM BPM para Compras y Aprovisonamiento. Casos prácticos y demostración Cómo arrancar una iniciativa de gestión de procesos

10 Retos de la gestión orientada a procesos Usuario de negocio Compras Proveedor Logística Alta Dirección 1. Trabajar con procesos informales o no sistematizados 2. Descubrir los cuellos de botella y si hay posibilidades de mejora 3. Asignar los recursos de forma óptima en los diferentes procesos 4. Tener la flexibilidad necesaria para adaptarnos a los cambios Puntos Clave Visibilidad del rendimiento Diseño = Implantación Mejora continua 10

11 BPM añade una capa de gestión que aporta productividad y visibilidad Proveedor 1. Prioriza y direcciona el trabajo automáticamente Usuario de negocio BPM Compras Logística Alta Dirección 2. Ayuda a los usuarios a tomar mejores decisiones 3. Estandariza la resolución de problemas 4. Aprovecha los recursos y sistemas ya existentes 5. Monitoriza eventos de negocio y genera alarmas 6. Proporciona visibilidad y control en tiempo real Beneficios: Más eficiencia Mejora la calidad Agilidad para los cambios

12 Por qué BPM? Eficiencia Calidad Agilidad Visibilidad inmediata de las tareas y sus prioridades en la gestión de siniestros Reducción del tiempo de resolución de las reclamaciones de clientes de 8 a 2 días Reasignación de transportista para productos devueltos en 10 minutos Reducción de retrabajos y aumento de más del 50% de créditos con el mismo equipo Reducción en los errores operacionales en la gestión de cobros de clientes Aplicación para la planificación de horas extras lista en 60 días Estandarización, flexibilidad y control en los procesos de backoffice Revisión completa de los procesos para reducir un 60% el tiempo de desembolso Nuevos procesos BPO listos en dos meses y agilidad modificaciones.

13 IBM es líder en BPM Líder en BPM Líder según los principales analistas independientes Citas de los informes de Gartner: BPM aporta grandes insights en las funciones requeridas por todos los usuarios de negocio e IT involucrados en el ciclo de vida de los procesos. Los clientes de IBM están entre los más avanzados en el uso de BPM, Demuestran una adopción del BPM en toda la organización, lo que se transforma en resultados de negocio. IBM lidera el mercado del BPM, casi duplicando al segundo de mayor cuota. Fuente Forrester Research, Q1 2013

14 Existe una enorme ventaja competitiva por parte de IBM en cuota del mercado de BPM Más estabilidad y seguridad Mejor soporte Mayor disponibilidad e interés de los profesionales que trabajan con la tecnología BPM de IBM

15 BPM para procesos de compras y aprovisionamiento. Casos prácticos y demostración 19 de Junio 2013

16 Realizar pedido

17 Liberar pedido

18 Compras internas

19 Solicitud y contratación de recursos

20 Contratación de recursos

21 Liberar pedido

22 Subproceso firma de pedidos menores

23 Subproceso firma de pedidos mayores

24 Contratación por licitación

25 Elaborar pliego de requisitos

26 Ejecutar contrato de adquisición

27 Publicar resultado y esperar recursos

28 Propuesta de expediente de compras minutos minutos 2 jornada s minutos minutos 1 hora 2-3 jornada s minutos minutos 2 días laborables 10 días laborables

29 Gestión de expedientes de contratación 25 días naturales 5 días 30 días naturales 15 días naturales 6-8 semana s minutos 1 hora 2 jornada s 3 jornada s minutos

30 Gestión de recepciones 1-5 jornada s minutos minutos 2 jornada s minutos 1 hora minutos

31 Visibilidad de SLA s

32 Qué tienen en común?

33 Compras y aprovisionamiento Usuario de Negocio Compras 2. Evaluación y licitación 1. Requisición 4. Negociación y adjudicación 6. Liberar pedido Proveedor 3. Oferta 1. Bajada de stock 7. Recepción Logística 5. Contratación IT 33 Jurídico 8. Facturación y pagos Finanzas

34 Control y visibilidad para negociar Medición de resultados (KPIs): Económicos (margen, descuentos, precio/unidad, costes ) Tiempos: Días programados vs. días de entrega, SLAs Stock (roturas) Volumen de peticiones, ofertas, facturas, entregas Satisfacción (índice de rechazos) Proveedores (puntualidad, descuentos, nivel de crédito) Dimensiones: Fecha (año fiscal ) Tipo de envío Proveedor Tipo de producto Geografía Visibilidad en tiempo real (notificaciones dinámicas): Estado de una instancia (compras, ofertas, pedidos, facturas..) Cumplimiento de SLAs y reglas (alarmas) Vigencia de contratos Cumplimiento de la planificación Puntos de mejora.

35 Electricidad y Gas PILOTO POC una semana sobre un pequeño proceso de compras. PROYECTO Formación (abril 2010) a IT y oficina de procesos. Mentoring y soporte durante el primer proyecto: aplicación de compras de bienes y servicios completa en 120 días. PROGRAMA Realizan el mapa de procesos internos, que incluye 109 macro procesos. A partir de ahí desarrollan un plan estratégico y empiezan a construir aplicaciones por su cuenta, priorizando los procesos que justificaba la automatización: gestión de horas extras para RRHH, benchmarking de otras compañías A día de hoy son completamente autosuficientes. Continuamos la responsabilidad de mantener el entorno de BPM con SLAs muy estrictos y colaboramos en desarrollos cuando carecen de recursos internos.

36 Logística y transportes SITUACIÓN INICIAL Dificultades para cumplir los SLAs. Problemas de visibilidad del proceso completo y en tiempo real. Priorización inconsistente en las tareas a realizar. Falta de comunicación entre el call center y los transportistas. Un 1% de los PCs no se logran entregar en el momento del envío. RESULTADOS Visibilidad de qué está ocurriendo para orquestar respuestas eficientes y de qué ha ocurrido para optimizar los procesos. Priorización automatizada y estándar de envíos con problemas. Hoy personas utilizan BPM para gestionar los envíos. La métrica principal, Envíos Rescatados, ha pasado del 5% al 70%.

37 Caso de Estudio PROCESOS Integra siete módulos de SAP para compras, inventario, finanzas en un proceso integral de gestión de pedidos. Toda la manufactura es offshore: Hong Kong, China RESULTADOS BPM orquesta la realización de pedidos a través de toda la organización. Proporciona un portal amigable con interfaces de usuario para la gestión de actividades como las peticiones de ofertas en las RFQs. Los procesos se desencadenan a partir de eventos en SAP, recuperan información y pueden desencadenar operaciones en el ERP (e.g: Creación de la PO). Los procesos de compras y logística se modificaron para ajustarse al Patriot Act meses antes de la fecha de entrega.

38 Caso de Estudio Cliente Hasbro Asia Vendor 1 10,000 units 12/01/04 RFQ INQUIRY BPM Análisis INQUIRY INQUIRY 1. ======== 1. ======== 1. ======== 2. ======== 2. ======== 2. ======== 3. ======== 3. ======== 3. ======== RFQ URL BPM 1. ======== 2. ======== 3. ======== BPM COTIZACIONES Cotización 10,000 units 12/01/ # Hasbro: 200 # Proveedores: >1,000 Pedidos/día: 700 (+250%) Tiempo medio: 1-2 days! Cotización BPM! alert 5,000 units 12/01/04 Vendor 2 alert La optimización del proceso permitió reducir el inventario de $400M a $180M

39 IBM soluciona los requerimientos más complejos del BPM Desenho Diseño de de Procesos Modelado Simulación Ejecución Workflow Reglas Formularios y documentos Integración de sistemas Gestión de datos Gestión Monitorización de eventos Métricas e indicadores Cuadros de mando Optimización

40 con herramientas sencillas y un único modelo compartido Portal Portal Formularios Portal administrativo Usuarios Gestor Usar Cuadros de mando Administrador Servicios Inspetor Modelador de procesos Desarrollador Proyectar Modelo compartido Lombardi Mejorar Analista de Negocios Optimizador Modelador de negocios

41 Usar Servicios Inspetor Modelador de procesos Desarrollador Proyectar Modelo compartido Lombardi Mejorar Modelador de negocios

42 Designer Diseño del proceso

43 Designer Servicio de usuario

44 Designer Servicio de reglas Regla de negocio para decidir automáticamente si es necesario o no realizar pedido

45 Designer Formulario ( Coach )

46 Portal Portal Formularios Portal administrativo Usuarios Gestor Usar Cuadros de mando Administrador Proyectar Modelo compartido Lombardi Mejorar

47 Portal de tareas 47

48 Ejemplo de formulario ( Process Coach ) 48

49 Ejemplo de formulario ( Process Coach ) 49

50 Diagrama de Proceso

51 Cuadro de mando Mi rendimiento 51

52 Cuadro de mando Rendimiento del equipo 52

53 Cuadro de mando Rendimiento del proceso (1)

54 Cuadro de mando Rendimiento del proceso (2)

55 Informes personalizados Se pueden crear informes personalizables por los usuarios utilizando datos de negocio del proceso.

56 Usar Proyectar Modelo compartido Lombardi Mejorar Optimizador Analista de Negocios

57 Optimizador de procesos Análisis de tiempos y cuellos de botella 57

58 Optimizador de procesos Análisis de camino y retrabajos 58

59 Optimizador de procesos Indicadores por actividad

60 Próximos pasos. Metodología de implantación BPM 19 de Junio 2013

61 Metodología de desarrollo ágil DESARROLLO INCRENTAL: Añadir software en incrementos. Cada segmento añade más software. DESARROLLO ITERATIVO: se construye algo esperando que va a cambiar. Al final de cada iteración el equipo vuelven a evaluar las prioridades. Retrato de una dama sentada

62 Discovery Workshop / Playbacks Sesiones de modelado y validación de procesos en tiempo real que ofrece gobierno y visibilidad del proceso de principio a fin Participación activa del Negocio La Imagen es el Proceso

63 Actividades clave para arrancar una iniciativa BPM ½ - 2 Días 2-5 Días 3-5 Días Discovery Workshop Piloto BPM Definir el Valor para el Cliente Participantes del Cliente Sponsor de negocio/it Responsables de las LoB Arquitectos IT Analistas de Negocio Arquitectos IT Responsable BPM Analista financiero Actividades Entender la orientación del negocio, retos y entorno IT Priorizar iniciativas Proporcionar las mejores prácticas BPM de la industria alineadas con las iniciativas del cliente Implantar un piloto para evaluar la solución Desarrollo de playbacks para conocer la metodología. Mejora en diseño de procesos Entender las opciones actuales y futuras de arquitectura IT TCO o ROI business case Enlazar con la arquitectura de la solución, opciones IT y drivers de negocio Plan de control de riesgos Validar y presentar resultados Entregables Acuerdo sobre el alcance del Piloto y BVA, enfoque y entregables Aplicación piloto BPM / reglas Solución de Arquitectura a alto nivel Business Case Plan de control de riesgos Dimensionamiento Alcance acordado Presentación final

64 Ciclo de vida BPM Definir Procesos Clave Dimensionamiento Alto Nivel TCO, ROI, Riesgo Road Map BPM TQM «Lecciones Aprendidas» Plan estratégico BPM Process Discovery Piloto / «Quick Wins» Proyecto BPM Programa BPM Días Semanas Meses Años

65 GRACIAS César Beselga Ricardo Argüello

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