P R E S E N T A: TRABAJO PROFESIONAL LICENCIADO EN CONTADURÍA GILBERTO CERVANTES MARTÍNEZ UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLAN LAS CUENTAS POR PAGAR EN LA EMPRESA COMERCIAL TRABAJO PROFESIONAL QUE PARA OBTENER EL TITULO DE: LICENCIADO EN CONTADURÍA P R E S E N T A: GILBERTO CERVANTES MARTÍNEZ ASESORA: M.C. NORA CUREÑO PEZA CUAUTITLAN, EDO. DE MEX JUNIO, 2008

2 ÍNDICE INTRODUCCIÓN 1 Historia y giro de la empresa.. 3 Visión. 4 Objetivos en el Servicio. 4 Valores. 5 Sucursales en México. 5 Centros de Costo. 6 Principales Clientes y proveedores. 6 Organigrama Principal de la organización. 7 Organigrama del departamento de Contabilidad. 8 CAPITULO 1 Introducción al sistema eclipse Principales herramientas. 9 Sistema de mensajes. 9 Clientes. 12 Proveedores. 13 Actualización de datos. 14 Ingreso de nuevos Proveedores. 16 Registro de pólizas de diario. 18 Generación de reportes. 20 Libro auxiliar de cuentas por pagar. 20 Pagos pendientes. 21 Vista previa. 22 Reporte de disponibilidad de efectivo. 24 CAPITULO 2 El proceso de las cuentas por pagar Diagrama del proceso de pagos a proveedores. 28 El ingreso de la documentación. 29 Requisitos fiscales. 30 Requisitos básicos en facturas de gastos. 34 Compras de material. 34 Pago de Servicios. 36 Gastos Fijos. 37

3 Tipos de compra. 37 Órdenes directas. 37 Órdenes stock. 41 Registro de facturas. 43 Calculo de descuentos. 46 Programación de pagos. 46 Pólizas de egresos. 49 CAPITULO 3 Proveedores Extranjeros Proceso de pago a proveedores extranjeros. 51 Diagrama de proceso de pago. 52 Anticipos. 53 Cuentas de gastos. 56 Principales requisitos para cuentas de gastos. 57 Factura de flete. 59 Pedimento. 60 Principales elementos del pedimento. 61 Manifestación de Valor. 62 Certificado de origen. 63 Registro de facturas de proveedores extranjeros. 65 Hoja de costeo. 66 Registro de facturas de agentes aduanales. 70 CAPITULO 4 Revisión del diario de ventas y pólizas de cierre Business Summary 81 Análisis de partidas tagged. 86 Análisis de partidas stock. 89 Pólizas de cierre de mes. 90 Asignación de descuentos por sucursal. 91 Póliza de aplicación de IVA de descuentos. 93 CONCLUSIONES. 96 ANÁLISIS Y DISCUSIÓN. 97 RECOMENDACIONES. 98 MATERIAL DE APOYO. 98

4 INTRODUCCIÓN Mis actividades en la compañía Wesco Distribution de Mexico S.A a partir de la fecha del 25 de Enero de 2006, consisten en el pago a proveedores, tanto nacionales como extranjeros, lo cual implica crear registros contables de adquisiciones de material y gastos de la empresa. El puesto de cuentas por pagar ha implicado responsabilidad ya que se cuenta con valores monetarios a disposición para efectuar los pagos correspondientes, asimismo es mi total responsabilidad administrar y programar los pagos en el momento preciso, así como conseguir las autorizaciones necesarias para llevarlos a cabo, que van desde las compras de material y el reembolso de las cajas chicas hasta el pago de los servicios mas elementales, como es el la luz eléctrica, papelería, rentas, etc. El puesto no se limita solamente al pago de facturas, sino también actualizar datos de proveedores, depuración de cuentas e integración de las mismas, mis labores son desempeñadas en el departamento de contabilidad de la empresa, y como herramienta principal es el sistema ERP (Entrprise Resources Planning- Planeacion de los recursos empresariales) Eclipse que es donde se llevan a cabo todos los registros y programaciones de pagos. En el mes de Marzo de 2007, mis actividades cambiaron, para así enfocarme con los proveedores extranjeros, actividad que requiere un dominio del idioma inglés, ya que se realizan pagos a proveedores de Estados Unidos principalmente, dicha actividad conlleva una labor adicional, que es costeo, ya que se tienen que registrar las compras de material, asignando gastos de importación a cada unidad comprada. Una actividad complementaria consiste en la revisión del diario de ventas del cual ya se hablará en su momento. En el año de 2005 ingresé en mi primer trabajo formal en la agencia automotriz Nissan Vallejo S.A en donde comencé realizando las conciliaciones bancarias de la empresa, así como registrando pólizas de diario, pasando luego a encargarme del registro de los ingresos, concluyendo mi estancia teniendo a mi cargo las cuentas por pagar de la empresa. Finalmente en el año 2006 ingresé en la compañía Wesco Distribution de México S.A. de C..V. empresa donde actualmente desempeño mis actividades profesionales. 1

5 El presente trabajo se enfocará en mi experiencia profesional en la empresa Wesco Distribution de México, ya que es la empresa en donde por el giro que tiene, implica un mayor grado de compromiso con el puesto de cuentas por pagar y como ya lo había mencionado, es un grado aun mayor de responsabilidad, por que el funcionamiento eficiente de la compañía depende en gran medida de la efectividad de sus pagos. He seleccionado mi actual empleo para realizar el presente trabajo, ya que se me han brindado en la empresa todas las facilidades y el apoyo para llevarlo a cabo. Es mi intención asentar lo más fidedignamente posible el proceso de mi función en este puesto de trabajo, para así poder dejar una base confiable a los posibles ocupantes del mismo y sobre todo, obtener mi título profesional con un buen mérito. Los puntos que se mencionarán a través del presente trabajo son en primera instancia los antecedentes de la empresa Wesco Distribution de México así como el giro de la misma, donde se hablará desde sus orígenes en México hasta mencionar las principales sucursales del país, principales clientes y proveedores, para finalmente detallar la estructura organizacional de la empresa. Posteriormente se hablará del sistema Eclipse, que es la principal herramienta en las funciones del puesto de cuentas por pagar, se mencionarán las principales funciones, que van desde la forma de comunicarse con otras áreas de la empresa a través del sistema, la forma de dar de alta nuevos datos, el ingreso de pólizas de diario y la generación de los principales reportes que son de vital importancia para el desempeño del puesto de cuentas por pagar. De hecho el sistema Eclipse se estará mencionando a lo largo de todo el trabajo de investigación. Mencionando las principales funciones del sistema se detallará el proceso de las cuentas por pagar nacionales el cual inicia con el ingreso de la documentación a través de una serie de requisitos tanto fiscales como de control interno dando pie a hablar de los diferentes tipos de compra y la forma en que se deben registrar, posteriormente se hablará de las compras a proveedores extranjeros, los principales requisitos en gastos de importación y la forma de hacer el calculo de los costos de importación para ser incluidos en las compras. Finalmente se hablara de las principales pólizas de cierre mensual las cuales determinan el cierre de un ciclo para dar pie al siguiente. Es importante aclarar que el presente trabajo de investigación se apega en la medida de lo posible a la operación real y se procuró omitir toda información confidencial de la empresa en el uso de pantallas, documentos y graficas utilizados. 2

6 UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MÉXICO FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLAN. TRABAJO PROFESIONAL: Las cuentas por pagar en la empresa comercial. CAPITULO I HISTORIA Y GIRO DE LA EMPRESA. WESCO DISTRIBUTION DE MEXICO S.A. DE C.V. Wesco Distribution es un gran corporativo con sede en la ciudad de Pittsburg y Pensilvania, y es el distribuidor de equipo eléctrico más importante en Estados Unidos y Canadá, inicialmente Wesco fue formado por la compañía Westinghouse Electric Company en 1922 con el fin de vender sus productos manufacturados. A mediados de los años 80 s Westinghouse empezó a vender sus fábricas por problemas financieros, pero Wesco continuaba con la representación de sus productos, finalmente en 1994 Westinghouse decide vender su distribuidora a unos inversionistas de Nueva York (Clayton, Dubilier y Realco) quienes deciden conservar el nombre de Wesco como una marca registrada y con su distribución, quienes después se convertirían en una de las principales compañías distribuidoras en Estados Unidos. Finalmente en mayo de

7 inició la oferta pública de acciones cotizando en la bolsa de valores de Nueva York bajo el símbolo de WCC.. Wesco Distribution de México es una subsidiaria de Wesco Distribution y surge en el año de 1996 ya que debido a las alianzas estratégicas de Wesco en Estados Unidos, se obtiene la representación de la línea Allen Bradley en Mexico, lo cual motivo la apertura de la subsidiaria en México, la nueva subsidiaria opera desde octubre del año de 1997, iniciando operaciones con la sucursal en Tlalnepantla, desde dicha fecha la operación ha aumentado con el paso de los años dando origen a nuevas sucursales en diferentes estados de la República Mexicana. Con mas de 6000 empleados 370 sucursales a través de Norte América, Canadá, México, Singapur, Arabia Saudita, Guam, Bosnia e Inglaterra, 8 centros de distribución de alta tecnología, acceso a mas de un millón de productos y mas de 100,000 clientes potenciales en todo el mundo El servicio de la empresa Wesco esta enfocado al giro industrial, es decir dirigido a todas las empresas que se encargan de manufacturar un producto o bien la construcción de grandes complejos, y a grandes rasgos consiste en el servicio proporcionado por parte de especialistas en ayudar a sus clientes en reducir costos en las líneas de producción, alcanzar un grado de proeficiencia en los grandes procesos de manufactura., distribución de elementos y productos innovadores y servicios extra como los siguientes: Amplios programas de servicio abarcando clientes nacionales e internacionales con complejos requerimientos de servicio. El servicio más amplio de distribución de servicios y equipo de compañías interesadas en la exportación y distribución de equipos de automatización. Un grupo extenso de expertos en grandes proyectos de construcción como plantas industriales, estadios, hospitales, aeropuertos, etc. 2

8 1.1 VISIÓN Queremos ser percibidos por nuestros clientes como el proveedor de total calidad en equipo, componentes y accesorios, proporcionando un incomparable servicio al cliente a través de la excelencia en distribución 1.2 OBJETIVOS EN EL SERVICIO Cortesía y competencia Fácil de solicitar Extenso surtido en equipo Entrega en tiempo Rápida respuesta a los problemas Política liberal de devoluciones 1.3 VALORES Respeto a los individuos Honestidad Mejora continua Competitividad 1.4 Sucursales en México. Se cuentan con diferentes branchs o sucursales dentro del corporativo, cada una de ellas ubicadas estratégicamente en diferentes estados para así cumplir con la demanda a nivel nacional. Las sucursales tienen asignado un número, el cual es el centro de costo que se asignará cada vez que se realice una compra o gasto, como se explicará mas adelante. 3

9 Cd Juarez Monterrey Toluca Tlalnepantla Cuernavaca Cd del Carmen Las sucursales son las siguientes: No de Sucursal Sucursal 1 y 2 Tlalnepantla (Concentradora en México) 3 Toluca 9 Cuernavaca 20 Ciudad Juárez 21 Ciudad del Carmen 30 Monterrey 4

10 1.5 Centros de costo Dentro de la sucursal 1, la cual corresponde a Tlalnepantla, se divide a su vez en 4 centros de costo diferentes ya que esta es la sucursal principal los centros de costos son los siguientes: Centros de Costo 1 Administración. 2 Ventas. 5 Ingeniería y Servicios. 8 Construcción. 1.6 PRINCIPALES CLIENTES PRINCIPALES PROVEEDORES Bimbo Procter & Gamble Kimberly Clark Cervecería Modelo Sabritas Siemens Cemex Femsa Firestone Siemmens Eaton Mexicana Cooper Crouse Hinds Lapp Hoffman Panduit Cablofil Conductores Monterrey Southwire Company Belden 5

11 1.7 ORGANIGRAMA PRINCIPAL DE LA ORGANIZACIÓN DIRECTOR GENERAL Gerente De Ventas -Monterrey- Gerente de Sucursal -Toluca- Gerente de Sucursal OEM/ Tlalnepantla- Gerente de Sucursal DATACOM Tlalnepantla- CONTRALOR Gerente De Ventas -Mc Allen- Gerente de Sucursal -Cd Juárez Gerente de Sucursal industrial/ Tlalnepantla- Gerente de Sucursal WIS Tlalnepantla- GERENTE DE CREDITO Gerente De Ventas -El Paso- Gerente de Sucursal -Cuernavaca Gerente de Sucursal Construcción Tlalnepantla- GERENTE DE REC HUMANOS 6

12 1.8 ORGANIGRAMA DE EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD GERENTE ADMINSITRATIVO SUPERVISOR DE CONTABILIDAD Auditor Interno Embarques directos Auxiliar de tesorería Facturación Embarques directos Cuentas por pagar Contabilidad fiscal 7

13 CAPITULO 2 INTRODUCCIÓN AL SISTEMA ECLIPSE 2.1 Principales herramientas de el sistema en las funciones de pago a proveedores. Antes de entrar de lleno en la descripción del trabajo profesional se hará una descripción global de la principal herramienta para desempeñar las funciones, que es el sistema Eclipse, ya que es donde se realizan todos los registros y es de suma importancia el hecho de conocer cómo funciona y las diferentes herramientas del mismo, también cabe aclarar que el sistema maneja como lenguaje primario el idioma Inglés, por lo tanto es importante tener conocimientos básicos del idioma para poder introducirse en el sistema. El sistema Eclipse, es un sistema integral ERP ERP ( Entrprise Resources Planning- Planeacion de los recursos empresariales) que abarca todos los aspectos operativos, administrativos y financieros de la empresa desde el control de los inventarios, hasta el control de las finanzas a nivel corporativo, en lo que a las cuentas por pagar se refiere, el sistema es una herramienta indispensable para esta área. El sistema permite crear pasivos, generando al mismo tiempo un registro contable y adicionalmente una controlada cartera de cuentas por pagar, dando la posibilidad de generar una gran variedad de reportes de acuerdo a las necesidades de información que se requiera, así mismo se facilita la comunicación entre las diversas sucursales, ya que cuenta con un sistema de mensajes que dan la oportunidad de solicitar información que se requiera de otras sucursales de una manera mas ágil, en contraste con el correo electrónico o el fax. A continuación se explica a detalle sólo algunas de las principales funciones que contribuyen en el proceso de creación de pasivos y pago a proveedores. 1

14 2.2 Sistema de mensajes. El sistema brinda la posibilidad de comunicación con las diferentes áreas o sucursales a través del sistema de mensajes, que se lleva a cabo de un modo mas ágil. Esta función es indispensable en el proceso de pago a proveedores, ya que constantemente se requiere de información o documentos de otras sucursales y a su vez las sucursales requieren de información con respecto a los pagos realizados. Ejemplo En la pantalla principal del sistema con la tecla alt + F1 se selecciona la opción mensajes. El mensaje se escribe Último mensaje recibido 2

15 Y con las teclas ALT + R se pueden visualizar los mensajes recibidos: Así de esta forma se puede llevar a cabo una comunicación fluida a través del sistema de mensajes, claro que el sistema no sólo permite enviar y recibir mensajes y visualizar los recibidos, el sistema da una gran variedad de opciones para organizar la comunicación, como pueden ser mensajes a toda una sucursal o un departamento, programar mensajes en una fecha y hora exactos, envío de automensajes (como recordatorios de algunos pendientes), Job Queue (que son solicitudes de asistencia hacia otros departamentos) y redireccionar los mismos para que otras personas también estén enteradas de cierta información. En el proceso de cuentas por pagar este sistema es muy útil, ya que las principales funciones son: Solicitud de documentación a otras sucursales. Confirmación de pagos. Recibir comunicados urgentes de otras áreas. 3

16 Recibir la señal de que el sistema ya generó los reportes solicitados. Recibir el aviso por parte del área de almacén de las mercancías que ingresan. 2.3 Clientes Así mismo el sistema ofrece una pantalla a todos los usuarios en la cual se puede visualizar los datos principales y características de los clientes o bien dar de alta nuevos clientes. Ejemplo : En la pantalla principal se presiona F1 y en la opción de clientes se puede visualizar lo siguiente: Nombre y Dirección del cliente: Contactos Principales Opciones del sistema Esta pantalla ofrece una gran variedad de opciones en cuanto a disponibilidad de información se refiere, como por ejemplo poder ver el crédito del cual dispone el cliente, las condiciones de embarque, los contactos principales, notas en las cuales se pueden indicar observaciones o 4

17 algunas restricciones para el mismo y entre otras cosas se puede visualizar el status de los documentos pendientes de cobro. 2.4 Proveedores Muy similar a la pantalla de clientes, está la pantalla de proveedores en la cual se visualizan las características de cada proveedor, en esta pantalla se da mas énfasis, por tratarse de proveedores, por lo tanto se trata de una pantalla elemental en la función de cuentas por pagar, ya que en esta sección hay demasiadas consultas y actualizaciones debido a las entradas constantes de nuevos acreedores y proveedores así como nuevos datos. Ejemplo: En la pantalla principal se presiona shift + F1 y se escoge la opción de proveedores y se digita el nombre o clave del proveedor en el campo del nombre del proveedor y así se despliega una pantalla como la siguiente: Nombre del proveedor Clave del proveedor Condiciones de embarque Contactos principales Condiciones de crédito y descuento 5

18 De la misma manera que en la pantalla de clientes, en la parte inferior se tienen diferentes opciones respecto a cada proveedor, por ejemplo, las sucursales autorizadas respecto a cada proveedor, contactos, direcciones de correo electrónico de los principales contactos, instrucciones, condiciones de crédito, acuerdos de descuentos por pronto pago, así como notas y comentarios. 2.5 Actualización de datos Los datos de proveedores cambian constantemente: razón social, contactos, acuerdos por pronto pago, por eso se requieren notas o restricciones a algún proveedor en especial. El sistema permite cambiar constantemente algunos elementos en la base de datos, ya que es de vital importancia puesto que las pantallas son consultadas por diferentes usuarios y sucursales. Si se quiere agregar algún nuevo contacto se posiciona directamente en el contacto a cambiar y se escribe el nuevo y se presiona Esc y el sistema pregunta que fue lo que se hizo, para así tener registro de qué es lo que se va haciendo, se presiona Esc y los cambios quedan guardados, o bien, si no se quiere reemplazar el contacto se agregará en la sección de notas presionando Alt + N Ejemplo. Se agrega nuevo contacto 6

19 Asimismo, se pueden insertar notas, para que cada vez que se ingrese en alguna factura registrada de un proveedor se puedan visualizar los comentarios o restricciones, y así evitar cometer errores pagando facturas que no se deban pagar. Ejemplo: En la pantalla del proveedor se presiona Alt + O y se escribe el comentario en cuestión Nota Y así cada vez que se ingrese a cualquier registro de este proveedor se podrá visualizar el comentario insertado ejemplo: 7

20 Estos sólo son algunos de los mas frecuentes cambios que se llegan a realizar en las bases de datos, pero en realidad las opciones son muy vastas puesto que los cambios en la manera de trabajar con algún proveedor o acreedor son constantes. 2.6 Ingreso de nuevos proveedores. Como se había dicho la entrada de nuevos proveedores es frecuente, esto no quiere decir que los proveedores y acreedores se multipliquen día a día, mas bien esto se da debido a que algunos se reemplazan o bien surgen emergencias o eventualidades que dan pie a que se le compre a un proveedor una sola vez, por lo que tiene que quedar registrado, aún así se trate de una sola vez, esto implica que se este recurriendo constantemente a la pantalla de proveedores para dar de alta nuevos registros. El proceso es sencillo aunque requiere de algunos pasos a seguir. Ejemplo: Se presiona en la pantalla principal la tecla F1 y se selecciona la opción de proveedores y en el campo del nombre se digita la palabra New: aparecerá una pantalla en blanco donde se tendrá que llenar como mínimo los datos siguientes: nombre dirección abreviación contactos Condiciones de pago 8

21 También como requisitos se deberá ingresar el RFC, esto es presionando Alt+F2 Y finalmente dentro de los requisitos mínimos, esta la indicación de las sucursales autorizadas a un proveedor en especial, presionando Alt + B Sucursal principal Otras sucursales autorizadas Estos solo son algunos de los datos mínimos que debe de llevar el ingreso de un nuevo proveedor, como el ingreso de direcciones de correo electrónico, acuerdos de descuento, instrucciones, etc. también es importante mencionar que cada vez que se ingresa un proveedor se le solicita copia de su Alta de Hacienda, RFC, y estados de cuenta, estos requisitos se requieren 9

22 para tener una seguridad respecto a la legitimidad del nuevo proveedor, así como tener un expediente controlado del acreedor en cuestión. 2.6 Registro de pólizas de diario. Cuando se crean pasivos en el sistema o se registran facturas de proveedores, se crea una cuenta por pagar y de igual modo un registro contable, por eso no se recurre mucho al ingreso de pólizas de diario durante el mes en cuestión. El registro de pólizas se lleva a cabo en la mayoría de los casos una vez al mes, es decir al cierre del mismo, para efectos de captura de las pólizas fijas, aunque en el periodo se realizan también por los ajustes o reclasificaciones que puedan llegar a surgir. Las pólizas fijas que se registran mes con mes se detallarán en la última parte de este trabajo. El registro de las pólizas de diario se realiza de la siguiente forma: Se presiona F6 en la pantalla inicial Y se selecciona la opción de Journal Entry (Poliza de diario) y nos presenta una pantalla como la siguiente: Se ingresa la fecha de la Póliza (después se escribe la palabra nuevo (new) para dar la indicación de que se trata de una nueva póliza de diario) 10

23 2.- El sistema asigna un numero de póliza. 3.- Se escribe el concepto de la póliza o bien una breve explicación del por qué del registro. 4.- Se ingresa la cuenta y el número de sucursal. 5.- Se registra el importe (positivo para los cargos y negativo para los abonos). Existen varias opciones, aparte del registro, como por ejemplo, copiar una póliza, esto es muy útil en el caso de las pólizas fijas, ya que únicamente se copia la póliza y se cambian los importes, el procedimiento es sencillo. Ejemplo: Se ingresa en la pantalla de Pólizas de diario (Journal Entry) y se escribe la fecha en la cual se encuentra la póliza que se desee copiar, que en el caso de pólizas fijas será el último día de cada mes. Y se despliega una lista de todas las pólizas realizadas ese día Posteriormente se selecciona la póliza a copiar + Enter y se presiona Alt + C y el sistema requerirá con que fecha, y así se asigna una nueva póliza en la cual sólo se cambiarán los importes. 11

24 Este procedimiento ahorra tiempo en el proceso de registro de pólizas fijas, ya que hay algunas pólizas que involucran demasiadas cuentas y con esta opción se da la oportunidad de agilizar el registro. Existen otras opciones, como cancelar una póliza que se realiza, entrando a la misma y presionando Alt + X y la palabra Delete y el sistema elimina dicho registro, siempre y cuando sea el periodo vigente. 2.8 Generación de reportes El Sistema Eclipse contiene un número muy amplio de opciones para organizar cierto tipo de información, esto es a través de la generación de reportes, y en especial en las funciones de cuentas por pagar son indispensables para la integración y control de los pasivos. Se cuenta con diferentes tipos de reportes tales como pueden ser aquellos que muestran las facturas pendientes de pago de un solo acreedor, el reporte que muestra lo que se va a pagar un día en especifico o bien el reporte que presenta los registros más atrasados. De igual forma cada reporte es susceptible de exportarlo al formato de una hoja de cálculo (Excel), lo cual es muy útil, ya que da la oportunidad de filtrar la información que se requiere en un determinado caso. Los principales reportes son: 1.- Libro auxiliar de Cuentas por pagar (Ledger). 2.- Pagos pendientes (Open Payables) 3.- Vista Previa (Preview Queue) 4.- Dinero requerido (Cash Requirment) A continuación se explica la forma en que se generan dichos reportes, así como la importancia que tienen en la operación diaria de la empresa. 2.9 Libro auxiliar de Cuentas por pagar (Ledger). Este reporte se genera de un modo sencillo y sirve para ver los registros de un proveedor a la fecha, es decir todos los documentos registrados desde que se comenzó a trabajar con el mismo, incluyendo los pagos que se han hecho. 12

25 El procedimiento es el siguiente: En la pantalla principal se presiona F5 y se selecciona la opción Libro auxiliar de cuentas por pagar y en la opción Proveedor (Vendor) se escribe el nombre del proveedor que se desee visualizar y se despliega el siguiente cuadro: Nombre del proveedor Facturas Naturaleza del movimiento (cargo o abono) Pagos Realizados Saldo a la fecha Este reporte sirve principalmente para visualizar todos los registros realizados de un proveedor en especial, así como los pagos que se han realizado, ya que situándose en algún pago y presionando Alt + V se podrá ver el detalle de las facturas que componen dicho pago, este reporte es muy útil cuando un proveedor desea saber cuándo se le pagó y cómo se integra dicho monto. 13

26 2.10 Pagos pendientes (Open Payables) Este reporte se relaciona en gran medida con la planeación y control financiero, porque muestra lo que se necesitará de dinero en un momento determinado, funciona para visualizar los documentos que están pendientes de pago y mejor aun, muestra la antigüedad de cada documento. Dicha antigüedad se clasifica ya sea de mas de 30, 60 o más de 90, y de esa forma se puede ubicar cuales son los documentos que requieren de mayor atención, ya que en algunos casos las facturas con mucha antigüedad pueden provocar una suspensión de crédito. Dicho reporte se genera de la siguiente forma: En la pantalla principal se presiona F5 y se selecciona la opción antigüedad de saldos (A/G aging) ( open payables para ver únicamente los documentos pendientes y no la antigüedad de cada uno), aparecerá una pequeña pantalla en donde se anotará la fecha o periodo del reporte y la opción, si es que se requiere en forma de resumen o a detalle. Hecho esto se presiona Alt + Hold y el sistema comenzará a generar el reporte, una vez que el sistema del aviso de que ya lo generó se presiona Alt + F1 y se obtendrá algo como lo siguiente: 14

27 Proveedor Facturas Antiguedad Este reporte se puede visualizar mejor impreso ya que muestra los documentos pendientes de todos los acreedores. Para imprimirlo se procede de la siguiente manera: Una vez que se presiona Shift + F1 para visualizar el reporte se presiona Alt + P y en la opción de impresora (Printer) se selecciona la opción Esc (este procedimiento se utiliza para la impresión de cualquier tipo de reporte) 2.11 Vista Previa (Preview Queue) Este reporte se genera de una manera muy sencilla y sirve para visualizar las facturas que se deben a algún proveedor en especial, de algún día en especial o bien de un periodo específico. El proceso es el siguiente: En la pantalla principal se presiona F5 y se selecciona la opción Vista previa de Ctas por pagar, Y se presentará la siguiente pantalla: 1.-Fecha 2.-No. De Factura 3.- Monto 4.- Nombre del Proveedor 15

28 5.-Fecha de pago 6.-Total a pagar 7.- descuento 1.- Se debe indicar el periodo que se quiere visualizar, ya sea por día o bien si se quiere ver el total de un proveedor no se le digita fecha Aquí se indican todos los documentos a pagar de este proveedor, ya sean facturas o notas de crédito a favor. 3.- El monto a pagar de cada factura 4.- Se ingresa el nombre del proveedor que se desea. 5.- En esta columna se muestra la fecha a pagar de cada factura, (se puede cambiar la fecha digitando la fecha deseada en la misma columna, posteriormente se teclea Alt+R y la información se actualiza) 6.- Aquí se indica el total a pagar. 7.- Se muestra el importe del descuento a favor de cada factura. Dentro de este reporte se cuentan con varias opciones más, si es que se desea visualizar solamente los documentos a pagar en un día en especial de todos los proveedores, sólo se digita la fecha y no se ingresa el nombre del proveedor de esta forma presenta todos los pagos de un día. Este reporte en general no se imprime, sólo sirve para organizar los documentos a pagar, es decir, se les asigna la fecha a cada factura dependiendo de su vencimiento, este reporte sirve de base para generar el reporte de disponibilidad de efectivo (Cash Requirment) Reporte de disponibilidad de efectivo (cash requirment) Este reporte sirve para tener impreso lo ya organizado en el reporte Preview Queue lo que incluye toda la información que se requiere para efectos de la presentación en el trámite de nuestro pago o bien para el envío de datos a proveedores respecto del detalle del pago en cuestión. Una vez organizada la cartera en el Preview Queue se realiza lo siguiente: En la pantalla inicial se presiona F5, se selecciona la opción Reportes y finalmente la opción Cash Requirment. aparecerá la siguiente pantalla: 16

29 Se indica el periodo o el día en que se va a pagar a este proveedor 2.- Se indica si va a ser un resumen (summary) en donde sólo indica el total a pagar, o bien si va a ser una información detallada de factura por factura (Detail) 3.- Es indispensable seleccionar esta opción para capturar lo siguiente: Tipo de Moneda, US o Peso - (Currency) Tipo de Moneda del Reporte, Us o Peso (Report Currency). Proveedor (Vendor) Una vez realizado esto se presiona la tecla Alt + H y el sistema comenzará a generar el reporte. Ya que el sistema da aviso, se tendrá acceso al reporte y para visualizarlo sólo se presiona Shift + F1 y se despliega dicho reporte: 17