MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PLANTA FISICA

Transcripción

1 OBJETIVO DEL MANUAL Establecer el alcance, los procedimientos de los servicios y recursos de infraestructura física necesarios para el buen desempeño de las actividades propias de cada una de las unidades académicas y administrativas de la Universidad La Gran Colombia. ALCANCE MANUAL Comprende el mantenimiento preventivo y correctivo, atención de la infraestructura física en obras civiles, instalaciones eléctricas e hidrosanitarias, equipos de apoyo, aseo y cafetería de la Universidad La Gran Colombia en la sede de Bogotá. DEICIONES - Actividad: Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas, consiste en la ejecución de ciertos procesos o tareas mediante la utilización de los recursos humanos, materiales, técnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo determinado, y que queda a cargo de un Departamento específico. - Brigadas: Actividad realizada por un grupo de personas con el fin de efectuar una tarea o prestar un servicio en un tiempo mínimo y de la manera más eficiente. - Control: Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la Dependencia que permite la oportuna detección y corrección de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la ejecución y evaluación de las acciones, con el propósito de procurar el cumplimiento de los objetivos, metas y asignación de recursos. - Proveedor: Empresa, profesionales o personas naturales, que contando con la capacidad técnica y económica adecuada, asumen la responsabilidad de ejecutar por orden de un mandante la compra de servicios, determinadas acciones profesionales o técnicas bajo condiciones previamente definidas. - Contrato: Documento firmado entre las partes interesadas que regula cualitativa y cuantitativamente las acciones de mantenimiento efectuadas por contratistas o servicios técnicos ajenos al establecimiento. En él se definen los compromisos adquiridos, plazos de ejecución, montos y forma de pago, garantías, sanciones, etc. - Cotización: Solicitud escrita de cotización a varios contratistas, proveedores o servicios técnicos, por un determinado producto. Dicho documento es de carácter formal y remitido por conducto regular en igualdad de condiciones de exigencias técnicas y administrativas. - Indicador de servicio: es el conjunto de datos referidos al servicio cuyo análisis indica el grado de cumplimiento de los niveles de servicio previamente establecidos. - Infraestructura: Es el término que se utiliza para describir las instalaciones necesarias para el desarrollo de las actividades académicas y administrativas de la Institución, entre las que se cuentan caminos, electricidad, sistema de agua potable y alcantarillado, servicios de telecomunicaciones y transporte. - Higiene: El término higiene se designa al conjunto de conocimientos y técnicas que se ocupan de controlar aquellos factores nocivos para la salud de los seres humanos, pero también hace referencia al aseo, limpieza y cuidado de nuestro cuerpo y espacio donde desarrollamos nuestras actividades. - Mantenimiento: Acción eficaz para mejorar aspectos operativos relevantes de un establecimiento tales como funcionalidad, seguridad, productividad, confort, imagen corporativa, salubridad e higiene. Otorga la posibilidad de racionalizar costos de operación. El mantenimiento debe ser tanto periódico como permanente, preventivo y correctivo.

2 - Mantenimiento Correctivo: Conjunto de actividades u operaciones que se realizan para corregir fallas o daños que se han presentado, o sustituir algún elemento deteriorado que afecte el desarrollo normal de las actividades de los otros procesos del SIGEC de la Institución o su ambiente físico de trabajo. - Mantenimiento Preventivo: Conjunto de actividades u operaciones que corresponden a una programación periódica de inspecciones, ajustes y reparaciones menores de las instalaciones, edificios, etc., para conservarlos en buen estado y evitar grandes fallas, de manera que los otros procesos del SIGEC puedan permanecer en buen funcionamiento. - Proceso: Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un número de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo previamente identificado. - Presupuesto: Es un plan integrador y coordinador que expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia. - Revisión Técnica: hace referencia a la revisión de un equipo utilizando instrumentos de medida y parámetros de referencia, que permitan emitir un diagnóstico. - Supervisión: Es la actividad de apoyar, vigilar y coordinar las actividades de tal manera que se realicen en forma satisfactoria y prestando un óptimo adecuado de servicios. - Equipos de apoyo: Son los necesarios para el funcionamiento y ambientación de las áreas académicas y administrativas, tales como, equipos de bombeo, ascensores, plantas eléctricas, aires acondicionados, excluyendo para este manual equipos de cómputo, servidores y medios audiovisuales 1. PLANIFICACIÓN ESPACIAL El Departamento de Planta Física planifica, coordina, gestiona y optimiza el uso de la infraestructura física de la institución, de manera que la comunidad universitaria desarrolle sus actividades administrativas, académicas y extra académicas en un ambiente apropiado. DESARROLLO DE ACTIVIDADES 1 Planta Física Planea, coordina, gestiona y optimiza el uso de la infraestructura física para la optimización de los espacios. 2 Usuario Solicita mediante correo electrónico la necesidad de adecuación, asignación o modificación de espacio y/o mobiliario. 3 Planta Física Programa visita in situ, coordina la distribución espacial con el usuario y plantea las modificaciones o las adecuaciones pertinentes al usuario mediante correo electrónico. 4 Planta Física Ejecutar la actividad requerida de acuerdo a lo planeado o a la solicitud recibida. 5 Planta Física Realizar la entrega mediante informe o acta al usuario solicitante

3 PLANIFICACIÓN ESPACIAL PLANEAR COORDINAR GESTIONAR OPTIMIZAR PROGRAMA VISITA EJECUTAR LA ACTIVIDAD ENTREGA MEDIANTE ACTA USUARIO SOLICITAR MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO 2. ACTUALIZACIÓN PLANIMÉTRICA Tiene como finalidad actualizar la planimetría arquitectónica de la Universidad La Gran Colombia en todas sus sedes de acuerdo con los parámetros técnicos establecidos, el levantamiento arquitectónico de sus espacios conforme a la guía de estándares para el desarrollo grafico del Consejo Profesional Nacional de Arquitectura y ciencias afines (CPNA) y las modificaciones que sean pertinentes en la Universidad. DESARROLLO DE ACTIVIDADES 1 Programa la actualización de planimetría arquitectónica de todas las sedes de Planta Física la Universidad a través de un cronograma. 2 Ejecuta el cronograma establecido por la Dirección, consultando los archivos Delineante Arquitectónico digitales o impresos existentes, replantea medidas en sitio, (levantamiento Arquitectónico) según las normas correspondientes y digitaliza cada espacio mediante software de diseño CAD o BIM dentro del plazo establecido. 3 Planta Física Recibe y revisa los planos realizando las observaciones a que haya lugar. 4 Delineante Arquitectónico Imprime los planos finales de la actualización de los espacios solicitados en un formato definido para su entrega final. 5 Planta Física Realiza seguimiento al cronograma y aprueba los planos entregados 6 Delineante Arquitectónico autorizando la custodia. Archiva la información actualizada para futuras consultas en físico o digital y registro en base de datos.

4 ACTUALIZACIÓN PLANIMETRICA PROGRAMA LA ACTUALIZACIÓN RECIBE Y REVISA PLANOS REALIZA SEGUIMIENTO AL CRONOGRAMA ARCHIVA LA INFORMACIÓN DELINEANTE ARQUITECTONICO EJECUTAR EL CRONOGRAMA IMPRIME LOS PLANOS ALES 3. SEGUIMIENTO A PROYECTOS Tiene como finalidad concentrar toda la información referente a un proyecto determinado de manera digital de acceso compartido con los interesados del Departamento de Planta Física para su manejo y control según corresponda. DESARROLLO DE ACTIVIDADES 1 Planta Física Establece los parámetros para organizar la información y define los permisos de acceso a los interesados en el proceso. 2 Crea y comparte la carpeta del proyecto al cual se realizará el seguimiento, Auxiliar ingresando y actualizando la documentación necesaria como: solicitud, Departamento cotizaciones, órdenes de compra o servicio según corresponda, actas, de Planta Física planimetría si se requiere, registro fotográfico o audiovisual del proceso. 3 Auxiliar Departamento de Planta Física Elabora informe resumen del proyecto ejecutado y lo incluye dentro de la carpeta.

5 SEGUIMIENTO A PROYECTOS AUXILIAR DEL DEPARTAMENTO DE PLANTA FÍSICA PARAMETROS ORGANIZACIÓN DE INFORMACIÓN CREAR Y COMPARTIR LA CARPETA DE PROYECTOS ELABORAR INFORME RESUMEN DEL PROYECTO EJECUTADO 4. DISEÑO DE REMODELACIONES O ADECUACIONES ESPACIALES Este proceso consiste en elaborar la planimetría arquitectónica de proyectos de remodelaciones o adecuaciones espaciales que se requieran para optimizar la infraestructura física. DESARROLLO DE ACTIVIDADES 1 Planta Física Solicita la ejecución de la planimetría para la realización de: Diseño de proyectos, distribución de espacios o de mobiliario, permisos y licencias. 2 Delineante Arquitectónico Ejecuta el diseño solicitado consultando inicialmente los archivos digitales o impresos de los bloques a actualizar, replantea medidas en sitio de los espacios Arquitectónicos, (levantamiento Arquitectónico) según las normas correspondientes y digitaliza cada espacio mediante software de diseño CAD o BIM dentro del plazo establecido. 3 Planta Física Recibe y revisa los planos realizando observaciones para su correspondiente 4 Delineante Arquitectónico aprobación. Imprimir los planos finales de la actualización de los espacios solicitados en un formato definido para su entrega final y correspondiente firma.

6 DISEÑO DE REMODELACIONES O ADECUACIONES ESPACIALES DELINEANTE ARQUITECTÓNICO SOLICITA LA EJECUCIÓN DE PLANIMETRÍA EJECUTA DISEÑO SOLICITADO REPLANTEA MEDIDAS DIGITALIZA CADA ESPACIO RECIBE Y REVISA LOS PLANOS IMPRIME LOS PLANOS 5. PLANEACIÓN DE MANTENIMIENTO El Departamento de Planta Física establece el cronograma de mantenimiento anual de equipos de apoyo e instalaciones para el correcto funcionamiento de la infraestructura física de la Universidad. DESARROLLO DE ACTIVIDADES: 1 Dirección Departamento de Planta Física 2 Dirección Departamento de Planta Física 3 Planta Física 4 Proveedor Planea y presupuesta mediante cronograma las actividades de mantenimiento anual de equipos de apoyo e instalaciones locativas de la infraestructura física. Reporta a la Vicerrectoría Administrativa para asignación presupuestal y aprobación. Gestiona ante el Departamento de Compras y Suministros la solicitud del servicio y/o suministro requerido. Ejecuta la solicitud asignada de acuerdo a los tiempos de entrega establecidos. 5 Planta Física Realiza seguimiento y control a las actividades planeadas. 6 Proveedor Entrega informe, remisión y/o acta de las actividades realizadas. 7 Planta Física Aprueba mediante firma de remisión y/o acta de entrega.

7 PLANEACIÓN DE MANTENIMIENTO DIRECCIÓN DEPARTAMENTO PLANEA Y PRESUPUESTA SEGÚN CRONOGRAMA REPORTA A LA VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA GESTIONA CON COMPRAS Y SUMINISTROS REALIZA SEGUIMIENTO Y CONTROL APRUEBA CON FIRMA Y REMISIÓN PROVEEDOR EJECUTA LA SOLICITUD ENTREGA INFORME Y REMISIÓN 6. SOLICITUD DE OBRA CIVIL, MOBILIARIO Y SERVICIOS. El Departamento de Planta Física solicita la obra civil, mobiliario y servicios que requieran las dependencias o facultades de la Universidad. DESARROLLO DE ACTIVIDADES: 1 Planta Física Según lo establecido en el plan de acción de programa de adecuación de infraestructura física, se realiza la solicitud de obra civil, mobiliario y servicios requeridos. 2 Planta Física Realiza solicitud de proveedores mediante correo electrónico a compras@ugc.edu.co, solicitando su citación especificando lugar, fecha, hora y objeto. 3 Proveedores 1. Firma el registro de asistencia. 2. Realiza recorrido dirigido por el representante de Planta Física quien informa los requisitos y especificaciones al proveedor sobre el trabajo o servicio que se requiere. 4 Planta Física Realiza la solicitud de suministro a través del aplicativo vigente con las especificaciones técnicas, si ello lo requiere y lo entrega a presupuesto. 5 Presupuesto 1. Realiza trámite correspondiente colocando sello presupuestal en el suministro. 2. Entrega el suministro al Departamento de Planta Física. 6 Planta Física Radica el suministro en la oficina de compras. 7 Planta Física Realiza el acta de inicio de acuerdo al Contrato, Orden de Compra u Orden de Servicio *El acta de inicio será realizada para las solicitudes en las cuales se realizó citación a proveedores. 8 Planta Física Si el proveedor requiere anticipo, se realiza memorando para

8 9 Proveedores/contratista 10 Planta Física 11 Planta Física solicitarlo al Departamento de Compras. Realiza la obra, el bien o servicio de acuerdo a lo solicitado, bajo la revisión del Departamento de Planta Física y de acuerdo al cronograma de ejecución. Recibe la obra, bien o servicio a través de remisión o *acta final de entrega. * El acta final de entrega aplica para las adquisiciones a las cuales se les haya generado acta de inicio. Mediante memorando o acta, se entrega la obra, servicio o el mobiliario a la Facultad o Dependencia. SOLICITUD DE OBRA CIVIL, MOBILIARIO Y SERVICIOS SOLICITU OBRA CIVIL SOLCIITU DE PROVEEDORES REALIZA LA SOLICITUD DE SUMINISTRO RADICA SUMINISTRO EN COMPRAS ACTA DE ORDEN DE COMPRA ANTICIPO SI MEMORANDO RECIBE LA OBRA SE ENTREGA OBRA CON ACTA O MEMORANDO PROVEEDOR 1. FIRMA DE REGISTRO DE ASISTENCIA 2. REALIZA RECORRIDO NO CONTRATISTA REALIZA LA OBRA, EL BIEN O SERVICIO PRESUPUESTO 1. SELLO PRESUPUESTAL 2. ENTREGA SUMINISTRO 7. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Tiene como finalidad mantener en óptimas condiciones la infraestructura física de la Universidad ejecutando diariamente actividades de inspección y obra por la en las áreas de: - Mantenimiento General de planta física - Pintura en general por dependencias - Soldadura y ornamentación - Carpintería y ebanistería - Jardinería y poda de vegetación - Plomería y fontanería - Sistema eléctrico revisión de subestaciones, tableros eléctricos instalaciones eléctricas, iluminación etc. - Sistema telefónico análogo.

9 DESARROLLO DE ACTIVIDADES Asigna personal por bloques para el mantenimiento preventivo de la 1 infraestructura física Personal Asignado De acuerdo a la novedad diligencia formato de inspección e informa al Jefe de la Sección. Autoriza y asigna la labor a desarrollar mediante registro de actividades. Verifica el cumplimiento de las actividades MANTENIMIENTO PREVENTIVO SECCIÓN SERVICIOS GENERALES PERSONAL ASIGNADO ASIGNA PERSONAL POR BLOQUES DILIGENCIA FORMATO DE INSPECCIÓN AUTORIZA Y ASIGNA LABOR VERIFICA CUMPLIMIENTO 8. MANTENIMIENTO CORRECTIVO Es el mantenimiento que se realiza luego de evidenciar una falla en la infraestructura física y que debe ser corregido en el menor tiempo posible, en las áreas de: - Mantenimiento General de planta física - Pintura en general por dependencias - Soldadura y ornamentación - Carpintería y ebanistería - Jardinería y poda de vegetación - Plomería y fontanería

10 - Sistema eléctrico revisión de subestaciones, tableros eléctricos instalaciones eléctricas, iluminación etc. - Sistema telefónico análogo. DESARROLLO DE ACTIVIDADES 1 Usuario Mediante correo electrónico a serviciosgenerales@ugc.edu.co informa el o los requerimientos respectivos. 2 Diariamente recibe, planea y asigna mediante el formato de registro de actividades, el personal, materiales, herramientas y equipos necesarios para las actividades de mantenimiento correctivo según solicitud recibida. 3 4 Personal asignado Recibe indicaciones, solicita materiales al sub-almacén y acude al área a ejecutar la actividad. Controla tiempo de ejecución de las actividades programadas, o las necesidades de su reprogramación. 5 Área solicitante Recibe el trabajo mediante formato de registro de actividades. 6 Personal Entrega el formato debidamente diligenciado e informa al Jefe de asignado sobre la culminación del servicio. 7 Sección Verifica y aprueba el servicio de mantenimiento correctivo y da fin al trámite diligenciado la correspondiente base del indicador de seguimiento. MANTENIMIENTO CORRECTIVO USUARIO SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES PERSONAL ASIGANDO AREA SOLICITANTE REQUERIMIENTO MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO RECIBE, PLANTEA, Y ASIGNA RECIBE INDICACIONES, SOLICITA MATERIALES ACUDE AL AREA A SOLICITAR CONTROLAN TIEMPO DE EJECUCIÓN RECIBE EL TRABAJO VERIFICA Y APRUEBA EL SERVICIO ENTREGA EL FORMATO

11 9. SOLICITUD DE INSUMOS PARA MANTENIMIENTO. La finalidad de este proceso es solicitar los insumos y equipos para realizar el mantenimiento en cada una de las áreas de la Universidad. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES Director de Planta Física Elabora el suministro de compra de insumos y equipos a través del aplicativo vigente. Verifica y aprueba la requisición de compra de insumos. Se entrega suministro para la validación de presupuesto. Elabora el suministro de retiro de insumos y equipos a través del aplicativo vigente. Verifica y aprueba el suministro de retiro de insumos y equipos. SOLICITUD DE INSUMOS PARA MANTENIMIENTO SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DIRECTOR ELABORAR EL SUMINISTRO DE COMPRA VERIFICAR Y APROBAR LA REQUISICIÓN ENTREGA DE SUMINISTRO ELABORA EL SUMINISTRO DE RETIRO VERIFICA Y APRUEBA SUMINISTRO

12 10. CONTROL DE MOBILIARIO USADO El objetivo de este proceso es controlar, relacionar, inventariar, distribuir, instalar o reportar para dar de baja el mobiliario existente que por solicitudes o necesidad de las diferentes dependencias sean requeridos. DESARROLLO DE ACTIVIDADES 1 Usuario Directores, Decanos o Jefes de unidad generan la solicitud de retiro o asignación de mobiliario por correo electrónico a serviciosgenerales@ugc.edu.co justificando la necesidad de retiro y/o suministro de mobiliario. (Este requerimiento no implica compra). Retiro: Verifica que se haya realizado la respectiva comunicación a la 2 Contabilidad para el descargue del mobiliario en el inventario de la Facultad o Dependencia. Asignación: Revisa si el requerimiento es viable, si se cuenta con elementos en buen estado y si es o no prioritario, para lo cual se hace una visita al espacio Usuario Desfavorable: se informa a la facultad o dependencia solicitante la decisión de no aprobación y la justificación. Favorable: Se programa y coordina el retiro o la entrega del mobiliario mediante formato. Retiro: Realiza el traslado del mobiliario correspondiente y lo registra en el inventario general de la. Asignación: Entrega el mobiliario a la facultad o dependencia, registra la salida en el inventario general de la y mediante correo electrónico se informa al Departamento de Contabilidad para los trámites correspondientes. Valida el retiro o asignación firmando el registro de actividades o formato de entrega de mobiliario.

13 CONTROL DE MOBILIARIO USADO USUARIO SECCIÓN SERVICIOS GENERALES SOLICITUD DE RETIRO O ASIGNACIÓN RETIRO ASIGNACIÓN DESFAVORABLE VALIDA EL RETIRO O ASIGNACIÓN RETIRO 11. SERVICIO DE LIMPIEZA ORDEN Y CAFETERÍA La finalidad de este proceso es prestar el servicio de limpieza, orden y cafetería en cada una de las áreas de la Universidad, bajo la operación del personal capacitado, contando con elementos necesarios de aseo y cafetería. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 Jefe de Aseo y Asignación de personal, horarios y funciones, teniendo en cuenta la Mantenimiento necesidad en cada una de las dependencias y facultades. 2 Supervisora Asigna elementos de cafetería y aseo al personal y supervisa la labor que realiza cada uno de ellos. 3 Personal Cada uno de los trabajadores ejecuta las actividades de aseo y cafetería en las áreas correspondientes. 4 Verifica la asistencia del personal y la ejecución de la actividad según Aseo corresponda. y Mantenimiento

14 SERVICIO DE LIMPIEZA ORDEN Y CAFETERÍA JEFE DE ASEO Y MANTENIMIENTO SUPERVISORA PERSONAL SECCIÓN DE ASEO Y MANTENIMIENTO ASIGNACIÓN DE PERSONAL HORARIOS ASIGNACIÓN DE ELEMENTOS Y ASEO PERSONAL EJECUTAR ACTIVIDAD DE ASEO Y CAFETERIA VERIFICA LA ASISTENCIA DEL PERSONAL FUNCIONES 12. EJECUCIÓN DE BRIGADAS Con el ánimo de mantener en óptimas condiciones de limpieza y orden las instalaciones de la universidad se organizan brigadas de aseo, como jornadas semanales, lavado de fachadas, jornadas extras. Estas jornadas podrán ser programadas o imprevistas. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 Jefe de Aseo y Mantenimiento Selecciona el grupo de trabajo y se les indica la actividad a desarrollar 2 Supervisora Asigna elementos de aseo al personal y supervisa la labor a realizar. 3 Personal En conjunto desarrollan la actividad indicada 4 Supervisoras Verifica el cumplimiento de la actividad establecida e informan al Jefe inmediato. 5 Aseo y Mantenimiento Revisa y evalúa el cumplimiento de las actividades.

15 EJECUCIÓN BRIGADAS JEFE DE ASEO Y MANTENIMIENTO SUPERVISORA PERSONAL SECCIÓN DE ASEO Y MANTENIMIENTO SELECCIONA EL GRUPO INDICA LA ACTIVIDAD ASIGNA ELEMENTOS DE ASEO PERSONAL EN CONJUNTO REALIZAN ACTIVIDAD VERIFICAEL CUMPLIMIENTO REVISA Y EVALUA EL CUMPLIMIENTO 13. SOLICITUD DE PRODUCTOS DE ASEO Y CAFETERÍA Este proceso consiste en solicitar los productos de aseo y cafetería requeridos por la Universidad ante el Departamento de Compras y Suministros, especificando referencias y cantidades previstas para que periódicamente se pueda suministrar a las diferentes dependencias. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES: No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Jefe de Aseo y Mantenimiento Dirección Departamento de Planta Física Jefe de Aseo y Mantenimiento Jefe de Aseo y Mantenimiento Realiza la solicitud de elementos de aseo y cafetería con cantidades, unidades de medida y especificaciones de cada uno de los productos a través del aplicativo vigente. Revisa y aprueba el suministro. Entrega suministro para validación en la Oficina de Presupuesto Realiza el cronograma para entrega de productos. 5 Supervisora Recibe, registra y entrega los productos solicitados según el cronograma. Jefe de Aseo y Realiza periódicamente una revisión selectiva en inventario, confrontando la 6 Mantenimiento información del sistema con los elementos en físico.

16 SOLICITUD DE PRODUCTOS DE ASEO Y CAFETERÍA JEFE DE ASEO Y MANTENIMIENTO DIRECCIÓN SUPERVISORA REALIZA LA SOLICITUD DE ELEMENTOS REVISA Y APRUEBA EL SUMINISTRO ENTREGA EL SUMINISTRO REALIZA EL CRONOGRAMA RECIBE REGISTRA ENTREGA LOS PRODUCTOS REVISIÓN SELECTIVA EN INVENTARIO 13. ATENCIÓN DE EVENTOS Se brinda el apoyo requerido a los eventos solicitados por la Oficina de Protocolo con el fin de que estos se desarrollen oportuna y eficientemente por el área solicitante. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD 1 Usuario Diligencia y hace llegar a la Oficina de Protocolo el formato de Atención de Eventos 2 Oficina de Recibe, estudia la solicitud de eventos y remite el formato a la Protocolo Aseo y Mantenimiento 3 Aseo y Mantenimiento Asigna personal, horarios y recursos. 4 Funcionarios asignados Ejecutan la actividad 5 Oficina de Protocolo Evalúa y califica el servicio de apoyo prestado.

17 ATENCIÓN DE EVENTOS USUARIO OFICINA DE PROTOCOLO SECCIÓN DE ASEO Y MANTENIMIENTO FUNCIONARIOS ASIGNADOS DILIGENCIA FORMATO DE ATENCIÓN A EVENTOS REVISA Y APRUEBA EL SUMINISTRO ASIGNACIÓN PERSONAL HORARIOS, RECURSOS EJECUTAN ACTIVIDAD EVALUA Y CALIFICA ANEXO No.1 Escenarios de Intervención Procesos del Departamento de Planta Física con las secciones de y Aseo y Mantenimiento

18 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 0 01/03/2010 Emisión inicial Reestructuración de procesos y procedimientos del Departamento y sus secciones de y Aseo y Mantenimiento. 1 02/07/ /04/2016 Se realizaron cambios en proceso de gestión de Compras frente a la Adquisición de Mobiliario y Obra Civil y por inclusión de la Oficina de Protocolo en el proceso de Atención de Eventos Se actualizaron los diagramas de flujo y la /10/2016 Se realizan ajustes generales al documento.