PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTION PARA EL CONTROL DE LOS AVANCES DE OBRA

Transcripción

1 Desarrollo de un Modelo de Gestión CPM/PERT 1, GANTT 2 y TOC/CCH 3, para el Plan General de Avance de la Obra. Consideramos que el Desarrollo del Modelo de Gestión, sería de gran utilidad en la implementación y cumplimiento del Programa de Obra pactado, ya que permitirá detectar y corregir sus desviaciones iniciales de planeación, aplicar una racionalización al procedimiento constructivo, hacer una nivelación o balanceo de recursos tendiente a mejorar la productividad, redefinir frentes de trabajo e identificar las actividades críticas y no criticas, para la formulación de estrategias que permitan dar cumplimiento a los plazos parciales y totales y la correspondiente optimización de costos de construcción. Es recomendable que se lleve a cabo un Gerenciamiento oportuno de la instrumentación, puesta en marcha y seguimiento del Modelo de Gestión del Plan General de Avance de Obra. Partiendo de la premisa de que una planificación y un control total de los procesos permite optimizar el uso de los recursos y conduce a una mayor calidad, a un menor tiempo de ejecución y a un menor costo, el desarrollo del Modelo de Gestión para el Plan General de Avance de Obra, permitirá que a través de técnicas analíticas de planeación, programación y control de proyectos, se pueda alcanzar los objetivos fijados; mismos que se verán reflejados en el Costo- Beneficio que como resultado de las acciones tomadas coadyuven al cumplimiento de los plazos parciales y totales convenidos con la parte contratante; evitando desviaciones y facilitando la toma de decisiones oportunas que garanticen la terminación exitosa de la obra dentro de los parámetros establecidos de tiempo y costo. El Modelo de Gestión del Plan General de Avance de Obra visualizado como acción preventiva, fortalece la participación de todo el Personal Técnico y Administrativo involucrado en la obra, ya que representa un control adicional que le permite al personal interno de la organización concentrarse en las tareas que realmente le competen. 1 Critical Path Metod/ Program Evolution and Review Technique 2 N.P. Gantt 3 Theory of Constraints/Critical Chain

2 El desarrollo del Modelo de Gestión, parte del análisis de las actividades a efectuar. Sin embargo, no son sólo las actividades y sus duraciones, sino también la accesibilidad de los recursos asignados a cada actividad de la obra lo que determina el tiempo total de duración de la misma, y no independientemente. Es la combinación de disponibilidad de recursos y actividades a efectuar y sus duraciones la que debe ser sujeta al trinomio Planeación-Programación- Control, ya que no sólo se está lidiando con una "Ruta Crítica (Critical Path)" sino con una "Cadena Crítica (Critical Chain - CCH). Es así que la parte sustancial de desarrollo del Modelo de Gestión, será el identificar mediante la metodología de la Teoría de Restricciones (Theory of Constraints TOC), la "Cadena Crítica", de la obra. La identificación de la Cadena Crítica y la administración eficiente de las restricciones físicas y de las restricciones de políticas, proveen de una herramienta probada que reduce drásticamente el tiempo de terminación de una obra. Se trata de una técnica que proporciona información sobre los problemas reales y potenciales que pueden presentarse en la terminación de una obra, la condición corriente de la misma en relación con el logro de sus objetivos, la fecha esperada de su terminación y las posibilidades de lograrlo, y en donde se encuentran las actividades mas criticas y menos criticas en el proyecto total. Beneficios del Modelo: A. Desarrollar las actividades que permitan planear y entregar un Plan de Avance de Obra realista, más racional y menos vulnerable que los generados a través de prácticas tradicionales de administración de proyectos a través de Software comercial de uso generalizado en la industria de la construcción; y B. Desarrollar la metodología para administrar y medir el avance de la obra que garantice su entrega a tiempo, en presupuesto y con las especificaciones prometidas. Objetivos del Modelo: 1. Identificar las restricciones físicas y de políticas de la Obra y decidir como explotarlas 2. Análisis y evaluación de la planeación por fechas vs. por duración 3. Análisis y evaluación de holguras vs. restricciones 4. Análisis y evaluación de Ruta Crítica vs. la Cadena Crítica 5. Análisis y evaluación de control por actividades vs. control por restricciones

3 Algunas Ventajas de los proyectos con "TOC" vs. Los tradicionales 1. Menores tiempos totales inmunizados contra "Murphy" incluyendo presupuesto y especificaciones 2. Todos los recursos motivados a terminar antes de lo planeado 3. No contención de recursos y no retrasos importantes en arranque de actividades 4. Las fluctuaciones (holguras y restricciones) positivas y negativas se pueden neutralizar 5. Administración del Plan General de Avance de Obra, simplificada y segura 6. Menos cambios y reinicios durante la ejecución de la Obra Garantía del Modelo Elimina por completo la tendencia existente en la industria de la construcción de utilizar las técnicas de administración de proyectos solo para justificar un plazo determinado de antemano, y les da su verdadero uso: calcular por adelantado el plazo probable de la ejecución de la obra. El Modelo provocará que todos los que participen en la Obra se interesen por los Plazos, mucho más que por los Costos. El Modelo de Gestión considera como variable fundamental el Tiempo, desde cualquier perspectiva que se le dé; ya sea como instrumento puro de planificación técnica o bien como un verdadero sistema de administración y seguimiento de la obra. El Modelo de Gestión no considera a los Costos con el nivel de detalle con el que se acostumbra tratarse en la mayoría de las soluciones informáticas convencionales de manejo de precios unitarios y control de obra, sobre los cuales se generan en la mayoría de los casos los programas generales de ejecución de obra, suministro de materiales, utilización de maquinaria y empleo de mano de obra. En Administración de Proyectos, los costos son considerados de una forma mucho más simplificada. La situación es completamente simétrica. El Modelo de Gestión parte de la premisa de que, el plazo es vital. El costo es también importante, pero resulta que los menores ingresos asociados a los retrasos como las penalizaciones, o los mayores costos, como la subutilización de recursos o los aumentos de costos indirectos, son tan importantes que se sobreponen a cualquier otro sobrecosto.

4 En suma, el Modelo de Gestión que se pretende desarrollar conjuntamente con el contratista de obra, inducirá a la sistematización del Plan General de Avance de Obra a través de procedimientos estructurados de Administración de Proyectos; esto es, la sistematización del trinomio Planeación-Programación-Control de la Obra a cargo. Las actividades que se pueden llevar a cabo conjuntamente con el contratista de obra, para el Desarrollo del Modelo de Gestión de una manera enunciativa más no limitativas serán las siguientes: Primera Etapa 1. Análisis documental del expediente técnico-administrativo de licitación. 2. Conocimiento pleno de los documentos de contratación con todos sus anexos. 3. Conocimiento exacto del proyecto ejecutivo (proyecto geométrico, movimientos de terracerías, cuadros de bancos, puentes, obras de drenaje y obras complementarias) 4. Revisión del catalogo del presupuesto de contrato. 5. Revisión de los programas presentados hasta el momento, referidos a la ejecución, montos, maquinaria y equipo de construcción, adquisición de materiales y utilización de personal obrero encargado de la ejecución de los trabajos. 6. Conocimiento pleno de bitácora de obra. 7. Información del registro de personal, registro de control de la maquinaria y equipo con sus respectivos reportes de rendimientos desde su inicio de obra. 8. Evaluación de los programas formulados por los superintendentes, de los materiales de construcción y sus suministros ante la oficina central y residencia. 9. Evaluación de los diferentes programas de suministros presentados por los diferentes proveedores. 10. Conocer el sistema de calidad de la contratista de obra. Segunda Etapa 1) Revisión y análisis de la lista de actividades a realizar, cuidando la definición adecuada de cada una 2) Revisión y análisis de la duración de las mismas asociadas al uso de recursos 3) Análisis de la secuenciación y traslapes permitidos 4) Transformación de la información a una red de actividades (notación de precedencias o flechas según convenga al proyecto) 5) Solución de la red y características topológicas de la misma para identificar zonas críticas, zonas no criticas, hitos holguras y restricciones

5 6) Análisis de la elasticidad de la red calculada 7) Evaluación de escenarios con técnicas de compresión de redes 8) Determinación de ruta crítica (determinista, probabilista, CPM, PERT, etc.) 9) Nivelación o balanceo de recursos 10) Valuación de recursos unitarios 11) Desarrollo de calendarios de ocupación de recursos 12) Actividades complementarias ajenas para garantizar la disponibilidad de recursos 13) Transformación mediante la Teoría de Restricciones a Cadena Crítica Para estas actividades será necesario que la empresa contratista de obra cuente con una plataforma de software para la sistematización de Modelo de Gestión. Esta plataforma puede ser: Microsoft Proyect Primavera Project Planner Critical Chain Proyect Management/Project Scheduler Tercera Etapa Mediante la aplicación de criterios de Teoría de Restricciones y Cadena Crítica se formularán los siguientes documentos, mismos que servirán como base de datos para la sistematización y diseño final del Modelo de Gestión: 1) Diagramas GANTT tareas 2) Diagramas GANTT recursos 3) Listado de tareas 4) Listados de tareas conflicto 5) Listados de actividades previstas y no iniciadas a la fecha 6) Listados de actividades iniciadas y no previstas 7) Listados de actividades a iniciar en el mes próximo 8) Listados de actividades a finalizar en el mes próximo 9) Iteraciones y escenarios para los meses siguientes 10) Confronta de resultados según los Objetivos del Modelo 11) Plantillas tipo seguimiento 12) Listados de informes mensuales 13) Conclusiones estado a fecha control Implantación del Modelo de Gestión 1) Diseño y Planificación; reprogramación de frentes de trabajo y nivelación de recursos

6 2) Reuniones, Comunicación e Informes 3) Archivo del proyecto 4) Pre Staging 5) Implementación 6) Control de los Cambios 7) Análisis del Riesgo 8) Gestión de Incidencias 9) Hitos del Proyecto y Aceptaciones 10) Cierre del Proyecto 11) Organización del Proyecto 12) Equipo del Proyecto 13) Competencias y Responsabilidades 14) Estructura de Organización del Proyecto En la implantación del Modelo de Gestión, el contratista de obra actualizará el proceso de ejecución de las actividades de la obra a desarrollar conforme al diagrama de Vectores que resulte del análisis y solución de la Cadena Crítica, procurando lo necesario para que el Plan General de Avance de Obra resulte oportuno, completo, claro, bien definido, congruente y racional, de tal manera que el proceso de construcción progrese ordenadamente sin tropiezos, demoras o atrasos de los mismos eventos.