KnowledgeShare: la estrategia conjunta de Lotus y Xerox para la gestión documental

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1 KnowledgeShare: la estrategia conjunta de Lotus y Xerox para la gestión documental RECIENTEMENTE IBM/LOTUS Y XEROX anunciaron KnowledgeShare, el resultado de una iniciativa compartida destinada a integrar las herramientas de Lotus para la mensajería y la gestión de documentos (Domino.Doc y Lotus/Domino) con el Document center de Xerox. «Document center agrupa varios dispositivos multifunción MFP (multifunction peripheral) de alta capacidad fabricados por Xerox, que facilitan la digitalización, el envío y recepción de faxes, la impresión de archivos electrónicos y la reproducción de documentos en papel» Esta integración viene acompañada de una estrategia de comercialización y marketing conjunta. El objetivo que se persigue es ofrecer una solución para la gestión y la tramitación por medios electrónicos de los documentos digitalizados a través de los dispositivos hardware que componen el Document center, el cual agrupa varios dispositivos multifunción MFP (Multifunction peripheral) de alta capacidad fabricados por Xerox, que facilitan la digitalización y reproducción de documentos en papel, el envío y recepción de faxes y su impresión en formato electrónico. El protocolo WAP Las siglas WAP corresponden a Wireless application protocol y se refieren a una especificación que permite la comunicación entre dispositivos móviles y cualquier ordenador conectado a internet. El WAP Forum agrupa a las empresas que la diseñaron. Forman parte de él los principales fabricantes de teléfonos móviles, compañías de telecomunicaciones, consultoras y proveedores de servicios de información. De acuerdo con un estudio de la consultora IDC, publicado en el sitio web de IBM/Lotus, un alto número de documentos todavía circula en papel a pesar de haber sido creados mediante aplicaciones informáticas y de existir copias en soporte electrónico. Su envío y tramitación por mensajería tradicional genera elevados costes para las organizaciones, a lo que se debe sumar las dificultades que se encuentran al tratar de localizarlos, así como las demoras que para la ejecución de los procesos de trabajo supone el tiempo que transcurre desde el envío hasta su recepción. En este mismo informe se estima que el 60% del tiempo de trabajo se invierte en buscar y gestionar documentos, lo que representa un 40% de los costes laborales de las organizaciones. KnowledgeShare se presenta como una solución para estos problemas. Los documentos digitalizados desde el Document center se pueden volcar directamente a una base de datos Domino.Doc en formato pdf, tiff o texto para ser después enviados a los destinatarios 37

2 KnowledgeShare: la estrategia conjunta de Lotus y Xerox para la gestión documental mediante las aplicaciones de mensajería de Lotus de acuerdo con unos ciclos de aprobación y validación controlados desde Domino.Doc. La oferta documental de Xerox Esta empresa es conocida principalmente como fabricante de copiadoras, escáneres, impresoras y equipos multifunción, es decir, sistemas que integran las funciones de fax, digitalización, impresión y fotocopia en un único dispositivo. Sin embargo, también ofrece un amplio abanico de aplicaciones para la gestión de documentos electrónicos y para la indexación de repositorios de conocimiento. Además, Xerox cuenta con participaciones en otras empresas dedicadas a la gestión documental como Chrystal Software, Document Sciences y otras. Su línea de productos para la GED (gestión electrónica de documentos) se compone de las siguientes aplicaciones: DocuShare: un sistema de gestión documental para entornos intranet/extranet. Las opciones de búsqueda avanzada de AskOnce permiten recuperar palabras que aparecen en las secciones de los documentos html AskOnce: multibuscador que permite interrogar simultáneamente múltiples repositorios. FlowPort: aplicación que facilita la distribución de documentos digitalizados a través de DocuShare. MobileDoc: para consultar repositorios de documentos a través de un dispositivo móvil y enviar el resultado de las consultas a faxes o a direcciones de correo electrónico. «Con KnowledgeShare los documentos digitalizados desde el Document center se pueden volcar directamente a una base de datos Domino.Doc en formato pdf, tiff o texto» Resultados obtenidos tras una búsqueda con AskOnce Doculan FAX Server: para enviar faxes desde cualquier aplicación Windows y para recibirlos en los puestos de trabajo. Está disponible para los periféricos multifunción Document workcentre pro 635, 645, 657 y 745, e integra funcionalidad de OCR (optical character recognition). 1. DocuShare. Puede considerarse la principal solución de Xerox para la gestión electrónica de documentos y el intercambio de conocimiento. Es una aplicación intranet/extranet que funciona con los sistemas operativos Windows NT, Windows 2000 o Sun Ultra Sparc y con los servidores web Microsoft 38

3 Xerox y Lotus hasta ahora Xerox distribuye varias aplicaciones informáticas para la gestión de los documentos en formato electrónico (GED), siendo DocuShare la más conocida. Por su parte, IBM/Lotus ha centrado su oferta para la GED en la aplicación Domino.Doc. Diseñada sobre Lotus/Domino, utiliza una base de datos Notes como repositorio de los documentos y de sus metadatos o perfiles descriptivos. Sus usuarios pueden salvar documentos bajo el control de este sistema desde las aplicaciones de ofimática que utilizan para crear los documentos: Word, Excel, etc., gracias al soporte a la especificación odma (open document management architecture) que ofrece Domino.doc. internet information server y Netscape, siendo su última versión disponible la 2.2. Sus usuarios pueden acceder a los repositorios de documentos utilizando un navegador estándar y disponen de las siguientes funciones: a. Perfilar documentos y guardarlos bajo el control del sistema en su formato nativo, es decir, sin necesidad de hacer ningún tipo de conversión. b. Recuperar documentos buscando en sus metadatos o en su texto completo. En el caso de que se busquen mediante un navegador, DocuShare los convierte automáticamente a formato html para Los resultados de una búsqueda con AskOnce se pueden exportar a una página html 39

4 KnowledgeShare: la estrategia conjunta de Lotus y Xerox para la gestión documental Interface de búsqueda html de AskOnce que complementa a la basada en Java su visualización en pantalla. Es posible buscarlos en varios repositorios simultáneamente y se utiliza el motor de indexación Verity. Los metadatos se pueden almacenar en una base de datos propietaria o en el sgbd Oracle. c. Clasificar los documentos en agrupaciones lógicas o colecciones de forma que un mismo documento puede estar disponible en múltiples colecciones sin necesidad de duplicar el archivo físico. Además, unas colecciones pueden incluir a otras. d. Resumen automático de los documentos recuperados por una búsqueda, con lo que se ahorra un importante tiempo al evitarse la ne- Check-out y check-in Los sistemas GED incorporan estas dos funciones para garantizar que un documento no es modificado por un usuario mientras haya otro que está trabajando con él. Para poder editar un documento en un sistema GED es necesario hacer check-out, que realiza una copia en un directorio de trabajo personal, donde se harán las modificaciones. El resto de usuarios podrán leerlo (sin ver los cambios en curso) pero no podrán editarlo. Si se intenta editar un documento del que otro usuario ha hecho checkout, el sistema impedirá los cambios y nos indicará qué usuario ha bloqueado el documento. La función de check-in consiste en devolver el documento una vez se ha terminado de editarlo. Al hacer check-in se creará una nueva versión en el repositorio del sistema GED y se desbloqueará el documento, con lo cual el resto de usuarios ya podrán editarlo. cesidad de abrirlos para conocer su contenido. «Xerox también ofrece un amplio abanico de aplicaciones para la gestión de documentos electrónicos y para la indexación de repositorios de conocimiento» 40 DocuShare permite crear colecciones que incluyan documentos, URLs compartidas, notas e incluso otras colecciones e. Integración con Microsoft office y Corel office para abrir documentos controlados por DocuShare y poder guardar aquellos creados con estas aplicaciones bajo el control del sistema.

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6 KnowledgeShare: la estrategia conjunta de Lotus y Xerox para la gestión documental f. Definir permisos para el acceso al documento para indicar quién podrá leerlos, editarlos, borrarlos, etc. g. Hacer check-out y check-in de los documentos controlados por el sistema y gestionar distintas versiones que se generan. «Los usuarios de DocuShare pueden acceder a los repositorios de documentos utilizando un navegador internet estándar y también desde el Explorador de Windows» h. Guardar búsquedas predefinidas, de forma que no es necesario indicar los mismos parámetros una y otra vez en el caso de que se tenga que repetir consultas frecuentes. i. Suscripción a un documento o a una colección para que, siempre que otro usuario realice una acción sobre ellos por ejemplo WebDAV Corresponde a Web document authoring and versioning y es una extensión del protocolo http 1.1 que permite acceder y editar los documentos disponibles en sitios web remotos. A su creación han contribuido empresas como Xerox, Microsoft, Documentum o Netscape. Especifica mecanismos para bloquear documentos que están siendo editados por otros usuarios (función de check-out y check-in) y cómo utilizar xml para gestionar y buscar en los metadatos o perfiles de los documentos. Del desarrollo de este protocolo se encarga el Ietf Web- DAV working group. Formulario de búsqueda de DocuShare desde el que podemos combinar búsquedas en texto completo y consultas en los perfiles de los documentos modificar un documento, crear una nueva versión o añadir uno a una carpeta existente, los usuarios suscritos recibirán una notificación por correo-e. j. Soporte multilenguaje y posibilidad de cambiar la interfaz que DocuShare ofrece por defecto. DocuShare completa esta funcionalidad característica de un sistema GED con otras herramientas para la gestión de la colaboración, como son los calendarios de grupo, las URLs o marcadores compartidos y los bulletin boards. Éstos son similares a un tablón de anuncios electrónico en el que se pueden publicar comentarios o anota- Desde el Explorador de Windows podemos acceder al repositorio de documentos de DocuShare y a las funciones de búsqueda, check-out, check-in, etc., como si se tratase de una unidad de disco adicional 42

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8 KnowledgeShare: la estrategia conjunta de Lotus y Xerox para la gestión documental ciones sobre un tema de interés para el resto de usuarios. A los bulletin boards se les puede asignar un período de validez de forma que cuando éste se cumpla la nota desaparezca del sistema. «Los sistemas de gestión documental ofrecen importantes ventajas basadas en el control de la documentación, de las distintas versiones de los documentos y la centralización del conocimiento corporativo en un único repositorio seguro» A todas las funciones anteriores también se puede acceder a través del Explorador de Windows. En este caso los usuarios pueden utilizar las colecciones de Docu- Share como si fueran una unidad de disco adicional y trabajar con sus objetos (colecciones, documentos, marcadores compartidos, etc.) como si se tratase de archivos del sistema operativo Windows. Esta aplicación se complementa con FlowPort, otro producto software de Xerox que permite dirigir a DocuShare los documentos digitalizados mediante un escáner. 2. Administración de Docu- Share. El sistema incorpora un módulo de administración basado en html que hace posible gestionarlo (contenidos, usuarios, colecciones, etc.) utilizando un navegador estándar, permitiendo las siguientes funcionalidades: a. Mantener los perfiles de los objetos gestionados, es decir, sus propiedades descriptivas e identificativas. b. Gestionar los dispositivos de almacenamiento de los documentos tales como las unidades de disco y directorios donde se guardarán los documentos que registran los usuarios. c. Gestionar usuarios, grupos de usuarios y permisos. d. Obtener informes sobre uso de la colección, acceso a documentos y auditorías. La aplicación también ofrece un SDK (software development kit) que permite interactuar con DocuShare desde otras aplicaciones informáticas. 3. AskOnce. Los sistemas de gestión documental proporcionan importantes ventajas basadas en el control de la documentación, de las distintas versiones de los documentos y la centralización del conocimiento corporativo en un único repositorio seguro. «AskOnce consiste en una aplicación java que permite lanzar búsquedas simultáneas a distintas fuentes de datos, tanto internas como externas» Sin embargo en las organizaciones es habitual encontrar múltiples fuentes de conocimiento adicionales a los sistemas de gestión documental: aplicaciones de mensajería y colaboración, bases de datos relacionales, etc. A estos recursos internos hay que añadir otra importante fuente de información y de conocimiento: internet. De la existencia de los distintos repositorios con información relevante surge la necesidad de incorporar a nuestros sistemas de información aplicaciones con las que interrogar simultáneamente todos ellos. AskOnce es la propuesta de Xerox para afrontar esta situación. Consiste en una aplicación java que permite lanzar búsquedas a distintas fuentes de datos: a. Internas: DocuShare, Lotus notes, Outlook, bases de datos Oracle, Documentum, etc. b. Externas: buscadores Google, OpenDirectory, publicaciones disponibles en la Red como Byte, InformationWeek, Computing, etc., y a los sitios web de Xerox, Netscape y Sun Microsystems. Los resultados aparecen integrados en una única lista, desde la cual se puede: a. Acceder al documento recuperado por AskOnce desde nuestro navegador internet. b. Generar un informe en html con información detallada de todos o algunos de los documentos recuperados. c. Añadir nuevas fuentes de datos a las disponibles por defecto, para lo cual se incluye un WDK (wrapper development kit) para programar interfaces de búsqueda utilizando el lenguaje java. 4. MobileDoc. Los proveedores de productos para la gestión electrónica de documentos ofrecen distintas soluciones para los llamados trabajadores móviles, es decir, las personas que trabajan fuera de oficinas y que no están conectados a una red local. «MobileDoc permite acceder a documentos disponibles en una red mediante teléfonos WAP y otros dispositivos móviles. Tras localizar un documento, éste se puede reenviar a números de fax o a direcciones de correo electrónico desde el teléfono móvil» Estas soluciones suelen permitir descargar documentos desde el gestor documental al Access de un 44

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10 ordenador portátil y copiar los datos de su perfil (o metadatos). Al volver a la oficina este trabajador podrá sincronizar las versiones de los documentos y de los perfiles en su portátil con las de los que se encuentran en el sistema de gestión documental corporativo. Con MobileDoc, Xerox aumenta las posibilidades de esos profesionales al permitirles acceder a documentos en red a través de teléfonos WAP y otros dispositivos móviles. Tras localizar un documento desde nuestro teléfono, podremos reenviarlo a números de faxes o a direcciones de correo electrónico. Es una aplicación cliente/servidor para Windows NT, y el software servidor ofrece servicios de acceso al repositorio de documentos remoto, ejecutándose el programa cliente en los dispositivos móviles. Actualmente, Xerox ofrece esta aplicación para usuarios de teléfonos Nokia de la serie 7100 y los Motorola que soportan WAP. Conclusiones Aunque más conocida como fabricante de hardware, la oferta de Xerox incluye interesantes soluciones para la gestión de documentos en formato electrónico. A estas alternativas debemos añadir la posibilidad de integrar Domino.Doc con los dispositivos multifunción del Document center. Con su alianza estratégica con IBM/Lotus, completa su oferta en sistemas de gestión documental al ofrecer una integración para sus sistemas MFP con una de las aplicaciones con mayor número de usuarios: Lotus Domino. Por otra parte, IBM/Lotus puede dirigir su oferta comercial a los clientes de Xerox. Sin ninguna duda, con esta estrategia conjunta las dos empresas van a mejorar y ampliar sus posibilidades de éxito. 46

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