BASE METALS IT. Modelo TCO para TI. Junio, 2008

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1 BASE METALS IT Modelo TCO para Junio, 2008

2 Modelo TCO - Qué es TCO y Objetivo El Modelo TCO Costo Total de Propiedad es una herramienta de análisis de gestión de costos con la cual se calcula, a lo largo del ciclo de vida, todos los costos (directo e indirectos) asociados con el desarrollo, la operación y el mantenimiento de un proyecto/inversión de. El objetivo del proyecto: Modelar y obtener el comportamiento de los costos y su impacto en el ciclo de vida de cada uno de los componentes que forman parte de los servicios de IT brindados por los distintos Assets de Base Metals BHPBilliton, y partir de éstos: Proyectar resultados. Movilizar decisiones tendientes a mejorar resultados (observados y proyectados). Contar con una base de comparación, estándar, para aprovechar sinergias y aplicar mejores prácticas.

3 Lo que propone el Modelo: IT ASSESSMENT BM Infrastructure BM Applications BM IT People BM IT Services Vendors + Catálogo de Servicios GSAP Business DataWarehouse Nombre Advanced Planner and Optimizer (APO) Antivirus ERP MSAP 2 Message Transport Core SAP Portal Contracting 3 Documents and Record Management SU HR Revenues &Sales 4 Archiving Shipping / Cost of MM FI-CO 5 Exchange Transport Sales 6 ERP Services Geología, Exploración & Planificación Finanzas & Logística Explotación Minera HSEC 7 Global WAN 8 First Priority Internet Gateway Acquire Underground Mining Open Pit Mining Registro y medición Minitab Oniqua 9 Internet Access to Base de datos Estadística Análisis de Inventario PitRAM Modular Mining geología 0 Registro y reportes Intellimine Intranet Core producción mina Excelencia Operacional Dispatch, Powerview, On-line Collaboration Master Link, Provision Vulcan Whittle Planif.y modelamiento Optimizador límites CURA BCS 2 Remote Access to network services Control de Riesgo del (Chronos, OpenPit, explotación Leaching&Concentrate Plant Mejora continua Road, Modeller, ) (Opticut, W4X) Negocio 3 Remote Messaging Services Honeywell MIC Hist. y reportes Web Centro de información 4 User Authentication (OM, PB, Wpks, de Mina Control de Procesos BusinessHiway) TEM Comet 5 Global Citrix Gateways Estrategia de Control de costos de SCADA Explotación (Excel) Viaje 6 Control Línea Energía Comunicaciones de Voz 7 PMO Cross Functional 8 Arquitectura de Infraestructura Autocad Ixos eroom CoP IMP 9 MS Exchange Core Systems Politica información Visualizador Comunidades de Diseño gráfico Correo electrónico Colaboración remota (Documentum,Legato, documentos SAP áreas de interés 20 Verity,Ultimate) Information Management 2 CIO office 22 Otros Servicios Facilities Hardware Software Mngt Support Developmt Comms End User Downtime COMPONENTS BM IT TCO Model Data centers Offices Servers Storage and Backup Network equipments Client Computers O/S Basic Applications Business Applications IT Operations Applications Application Mgnt Infrastructure Mgnt Network Mgnt Service Mgnt Security Mgnt Back-up and Archive Mgnt Service desk L Training Contracts Application Mgnt Links Internet Remote Access Voice Self Peer Support Self training Scripting Unplanned downtime planned downtime System Mgnt

4 Calculo por Servicios Level 3 Level 4 Level Level 2 Direct Costs TCO Indirect Costs (hidden) Source: Gartner Report Facilities Hardware Software Management Support Development Communications End User Downtime Datacenters Offices Client computing Enterprise computing Network infrastructure Capital/Depreciation/Leases Datacenter/Facilities Applications Subscription/Leases Capital/Amortization/Lease Network Systems & Storage Management (people) Support Level 2&3 Maintenance Contracts Professional services & Outsourcing Help Desk - Level Education & Training Vendor Management & procurement Travels Support contracts Application Design Develoment, tests & Documentation Customization Maintenance Expenses paid for lease lines Internet/Web Hosting Remote Access s Peer and self support Casual learning Scripting & development others Unplanned Planned support Management Source: Gartner Group 2000 spending and staffing results survey Brent Fowler (Benchmark IT spend in FS file) BM - IT SERVICE Antivirus 2 Message Transport Core 3 Documents and Record Management 4 Archiving 5 Exchange 6 ERP Services 7 Global WAN 8 Internet Gateway 9 Internet Access to 0 Intranet Core On-line Collaboration 2 Remote Access to network services 3 Remote Messaging Services 4 User Authentication 5 Global Citrix Gateways 6 Comunicaciones de Voz 7 PMO 8 Arquitectura de Infraestructura 9 Core Systems 20 Information Management 2 CIO office 22 Otros Servicios TCO (US$)

5 Mapa de Aplicaciones: Business DataWarehouse Advanced Planner and Optimizer (APO) SAP Portal MM ERP HR Contracting &Sales MSAP Revenues PM FI-CO Shipping / Transport Cost of Sales Geología, Exploración & Planificación Finanzas & Logística Open Pit Mining Explotación Minera Underground Mining HSEC Acquire Base de datos geología Minitab Estadística Oniqua Análisis de Inventario Modular Mining Intellimine Dispatch, Powerview, Master Link, Provision PitRAM Registro y reportes producción mina First Priority Registro y medición Leaching&Concentrate Plant Underground Mining Vulcan Planif.y modelamiento (Chronos, OpenPit, Road, Modeller, ) Whittle Optimizador límites explotación (Opticut, W4X) CURA Control de Riesgo del Negocio Honeywell Hist. y reportes Web (OM, PB, Wpks, BusinessHiway) Control de Procesos MIC Centro de información de Mina Excelencia Operacional Comet Estrategia de Explotación (Excel) TEM Control de costos de Viaje SCADA Control Línea Energía BCS Mejora continua Cross Functional IMP Autocad Diseño gráfico Ixos Visualizador documentos SAP MS Exchange Correo electrónico eroom Colaboración remota CoP Comunidades de áreas de interés Documentum Administración y control documental Verity Búsqueda Legato Archivo de correos

6 Mapa de Infraestructura: Data Center Impsat - B. Aires (DRS) Oficina Santiago (STGO) Minera Escondida (MEL) Patching & Antivirus RRS BOS IMP 2 9 Active Domain Controller Journal Documentum PABX Servicios Locales Sala Local PABX 25 Servicios Locales Sala Local Netbackup 2 Verity Legato Compañía Minera Cerro Colorado (CMCC) Storage Patching & Antivirus RRS Secundario BOS Secundario SAN Data Center Impsat - SCL 2 Exploraciones Offline Browser File Server Journal SAMAN PABX 7 Servicios Locales Sala Local Minera Spence (SPC) SAP (Stgo. Mugato) Exchange Symantec NetBackup Rapid Deployment BCS Server, Pots and Verity 2 Storage IMP Switches SAN OpenCMS Documentum Verity Legato Tape Library PABX 68 Servicios Locales BillBNET Minera Olympic Dam (OD) PABX 35 Servicios Locales Sala Local 4 PABX 8 Servicios Locales Minera Cannington (CAN) Sala Local 94 Sala Local

7 Catalogo de Servicios: # Nivel Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Service Desk, Help Desk,,,,2 Trouble Ticket Work Order,2 Service Management 2, Message Transport Core 2 Messaging 2,2 Internet Access to 2,3 Exchange 3, Archiving 3,2 IMP 3 Information Managment 3,3 Intranet 3,5 On-line collaboration (e-room) 4,, GSAP 4,,2 Portal SAP 4, ERP Services 4,,3 Business Datawarehouse. 4,,4 PILs 4,2, Control de Acceso 4,2,2 First Priority 4 Applications 4,2 Business Support Systems 4,2,3 Web Services & Applications 4,2,4 Hoteleria 4,3, Modular Mining 4,3,2 Honeywell 4,3 Core Systems 4,3,3 Vulcan 4,3,4 Whittle

8 Catalogo de Servicios: 5,, Data center- Housing 5, Hardware Platform 5,,3 MidRange 5,,4 Desktop and Distributed 5,2, IDS 5,2 Security 5,2,2 5,2,3 Third Party Connections Antivirus 5 Infrastructure 5,3,,Internet Gateway Remote Access to network services (VPN & 5,3,,2 GRAS) 5,3,,3User Authentication (AD) 5,3, Global WAN 5,3,,4Global Web Services 5,3,,5Wireless & Radius Services 5,3 Networking 5,3,,6Corp. Infrastructure 5,3,,7Global Citrix Gateways 5,3,2 LAN 5,3,2,Network Services 5,3,2,2Equipment 5,3,3 5,3,4 SAMAN Riverbed 5,4 Software Licenses SOE / GOE / MOE /s

9 El enfoque utilizado: El enfoque utilizado, para satisfacer el objetivo principal, se basa en el diseño de un modelo con trazabilidad total, desde el resultado hasta el origen. Para esto, además de entender a cabalidad el objetivo del modelo, se enfatiza en el entendimiento de las fuentes de los costos, en qué se consumen (servicios) y cómo (qué motiva la variación en un elemento de costo). Para finalmente, homologar conceptos y definiciones. Análisis de ciclos (TCO) Diseño del Modelo Entendimiento (Costos & Servicios) Homologación (Componentes TCO) Construcción y Cálculo Resultados Carta de Navegación Estresar el Modelo CMCC Spence MEL BHP Chile El Proceso de diseño, entendimiento, levantamiento, Construcción, cálculo y resultados, se realizó para todos los Assets de BM Chile

10 Modelo TCO - Qué hemos hecho Assesment de Definición del Framework de TCO Análisis y Definición del TCO Validación de Resultados Modelo de Custodia de TCO Levantamiento de los servicios de Levantamiento del modelo de organización Levantamiento Infraestructura Levantamiento de las áreas de Análisis de los requerimientos de BHP Modelos posibles de TCO Definición del modelo de TCO utilizado Identificación de costos del área de Levantamiento y entendimiento en los assets de los movimientos contables del área de (Todos los assets BM Chile) Validación con los assets de los costos del área de Validación con los assets de los componentes del modelo de TCO Validación con los assets de los servicios del área de Cálculo del TCO por assets Validación del primer cálculo del TCO por equipo de proyecto (Steering Committee) Validación de los resultados del cálculo de TCO con los Assets Informe y explicación de los resultados del TCO Sugerencias y proyecciones para la custodia del modelo de TCO Desarrollo de un Piloto en BHP Chile para la custodia del modelo TCO Análisis de las imputaciones contables (real SAP) vs criterio de imputación Presupuestaria Diccionario de datos de las imputaciones contables (SAP) Modificación de la estructura TCO según criterios Presupuestarios Sugerencia de implementación del modelo de custodia Diseño de la herramienta de cálculo del TCO : Etapa en Desarrollo

11 Vista General Navegación: Ir a hoja anterior, ir, a Diagreama Modelo TCO, ir a Vista General, ir a siguiente Enlaces a hojas de Definición del Catálogo de servicios e información General Matriz de TCO y Dashboards resúmenes. Enlaces a Vista en detalle por cada servicio. Enlaces a planillas de Ingreso de Datos Base, por Componente de Costo. Efectuar Actualización de datos del modelo TCO. Enlace a este documento.

12 Matriz TCO TCO por servicio Costo total por componente de costo (suma por servicios) Indicador de diferencia entre costo de componente por la suma de los valores de cada servicio vs. el costo total calculado de todos los elementos de costo TCO Total Suma de todos los elemento de costo para el componente

13 Resumen TCO Servicio Porcentaje de TCO del servicio respecto de TCO Total Porcentaje de TCO Sensibilizado respecto de TCO Total

14 Modelo TCO - Problemas que se pueden abordar con TCO Algunos de los problemas que el área de puede abordar con un análisis de TCO son: Decisión de inversión (compra, cambio, renovación, actualización, etc.). Debilidades en la elaboración de los presupuestos de las áreas de. Fallas en la eficacia y eficiencia de la planificación de costos de largo plazo de las inversiones en infraestructura de. Inadecuado e informal soporte técnico de la infraestructura de. Bajo nivel de inventario o problemas con la administración de los activos Servicio Antivirus Componente Componente 2 Componente Ene Mar May Jul Sep Nov Ene Mar May Jul Sep Nov

15 Modelo TCO - Beneficios de un Análisis de TCO Algunos beneficios de un análisis de TCO son, entre otros: Entendimiento de todos los costos que será necesario cubrir para soportar adecuadamente la tecnología incorporada. Entendimiento de los potenciales costos de largo plazo. Entendimiento de los costos directos e indirectos ( escondidos ). Ayuda en el desarrollo de una visión de tecnología que puede ser soportada en el largo plazo. Opción de re-evaluar las decisiones ya tomadas. Rastrear la eficacia del soporte técnico, para asegurarse de que el tiempo de caída (downtime) de la infraestructura de, es minimizado. Evaluar los pro y los contra de una administración centralizada versus estrategias locales MEL Spence CMCC Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

16 Modelo TCO - Enfoque de lo que estamos desarrollando en la actualidad Budget Condor Account Name Services-Information Technology Consulting IT Program Management Consulting IT Leadership 7200 Core Applications System,Enhanceme Support Applications System,Enhanc IT Core Infrastructure,Enhancement IT Support Infrastructure,Enhanceme Software Licences-Purchases Software Licences-Maintenance IT Applications Support IT Server Operations & Support IT Desktop Services IT User Communication Services IT LAN IT WAN IT Fixed Telephony & Fax Services IT Mobile Communications IT Inter Application Communications IT Help Desk 7225 Services - IT Repairs & Maintenance-H Consulting IT Sourcing & Contracts Consulting IT Bus Alignment, Strategy & Gasto Real SAP Cuenta Monto Detalle ,49 Distribucion de transporte de personal ,6 Pago servicio colaboración foro IT Miner ,99 2 Pago coordinación foro mineria Cu ,62 Pago Serv. UCN Colab. Foro IT Mineria ,9 Bolígrafo color plata/azul ,74 CSA Prov - CSC Sep06: Transact ,74 CSA Prov - CSC Sep06: Transact ,0 Pago consultoría servidores Parte II ,09 Ajuste Oct06 cargos F. Manzo ,00 Ajuste Cargos R. Brito ,00 Desarrollo Agile Oct06: HSE ,00 Aj.Contingencia a C3 Nov06 - Desarrollo ,95 Pago Serv. UCN Colab. Foro IT Mineria ,94 Trabajos misceláneos DL&C Afta ,34 Arreglos Pabellón ,59 Pago 45 % Servicio BCP/CRP Junio ,20 Validacion Taxonomia IMP Ago/ ,23 Pago Servicio BCP/DRP Agosto 06 Análisis de criterios de presupuestación, potenciales de ser reutilizados en TCO Asociación Directa Asociación vía Criterio Modelo de Custodia Modelo TCO Estructura Contable Catering Consultants Corporate Charges Corporate Project Depreciation Desktop Services Donations & Public Education & Training Fixed Telephony Help Desk Infrastructure Labor Pools TCO Con el tiempo, la asociación debiese ser cada vez más directa LAN Mobile Communication Project Rentals Repairs & Maitenance Server Operations Software & Licences Supplies & Utilities Support Applications Travel & Meals Trunking User Comm. Services Pools de recursos basados en la estructura cóndor (Comparables) Qué Obtener: Base de comparación Brecha (real budget TCO) Plan de adaptación Impacto de adaptar Reutilizar criterios Minimizar esfuerzos Homologar criterios Estandarizar definiciones Plan de Transformación

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