DIAGNOSTICO, SELECCION E IMPLEMENTACION DE SOFTWARE PARA APOYO DE GESTION DE MANTENCION EN CMPC TISSUE, PUENTE ALTO

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1 UNIVERSIDAD DE TALCA FACULTAD DE INGENIERIA ESCUELA DE INGENIERIA EJECUCIÓN MECANICA DIAGNOSTICO, SELECCION E IMPLEMENTACION DE SOFTWARE PARA APOYO DE GESTION DE MANTENCION EN CMPC TISSUE, PUENTE ALTO Memoria para optar al título de Ingeniero ejecución mecánico. Profesor guía: Fernando Espinosa JUAN PABLO ASPEE VALENZUELA 2003

2 INDICE Página INTRODUCCION 1. Introducción...1 CAPITULO I: Aspectos generales de la mantención industrial 1. Introducción Origen de la mantención Planificación de la mantención Sistema de mantención administrada...4 CAPITULO II: Descripción del sistema en estudio 1. Introducción Antecedentes de la empresa Descripción de departamentos y talleres Gestión del mantenimiento...7 CAPITULO III: Evaluación del mantenimiento 1. Auditoría practicada al departamento de mantención Problemas detectados Resumen...24 CAPITULO IV: Elección del software de mantención 1. Introducción Cuestionario de preguntas Aspectos financieros Presentación comercial del software Elección del software para la implementación en la empresa...35 CAPITULO V: Presentación y operación del software de mantención 1. Introducción Acceso al sistema Módulo equipos Módulo historial Módulo trabajos Módulo costos Módulo lubricación Módulo suministros Módulo planoteca

3 10. Módulo gestión de control Módulo pedidos Solución de problemas detectados en la auditoría...61 CAPITULO VI: Procedimientos operacionales del software en CMPC 1. Introducción Procedimientos operacionales...63 CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIAS ANEXOS Anexo A: Tablas parametrizadas...70 Anexo B: Formularios de salida...75 Anexo C: Atributos por perfiles...78 Anexo D: Codificación de equipos y cuenta de cargo

4 INTRODUCCIÓN El mayor problema de la mantención industrial, son las paralizaciones o detenciones del proceso productivo, producidos por fallos imprevistos de la maquinaria. Desde hace mucho tiempo fue percibida la relación negativa de mantención con la producción, las estadísticas y los registros muestran la realidad: Los costos de tiempo perdido por paradas imprevistas son muy altos. Hoy en día, enmarcado en la globalización, nuestro país se abre a nuevos mercados, donde los productos que se ofrecen deben competir ventajosamente en el mercado competitivo, nuestras organizaciones deben trabajar orientada a la alta productividad, calidad, mejoramiento continuo y bajos costos, debe mantener la continuidad de su proceso, ya que de lo contrario provoca un incremento fuerte de los costos unitarios de producción. La forma más económica, práctica y rentable de asegurar el funcionamiento continuo de la línea de producción es reduciendo a un mínimo los paros imprevistos por falla de los equipos. Una forma menos eficiente en la asignación de recursos escasos, como es el capital, es la duplicación de instalaciones, que incrementa los gasto fijos, vía depreciación y gastos financieros. Es por eso que se deben buscar alternativas más viables en los sistemas de producciones de las empresas. En busca de sistemas para ayudar a mejorar los problemas antes mencionados se ha investigado y desarrollados programas para almacenar y procesar informaciones del proceso de gestión del mantenimiento, que son sistemas informatizados y se emplean como herramientas en la toma de decisiones del personal del mantenimiento. En los países americanos y europeos existen una gran cantidad de sistemas de gestión del mantenimiento, y se sabe que más del 50% de los sistemas comercializados no llegan a satisfacer adecuadamente a las empresas y lamentablemente, no son divulgadas esas experiencias. En el marco de este proyecto se presentará el sistema de administración del mantenimiento como una herramienta que permitirá establecer un control de intervenciones, evaluar tiempos de servicios y reparaciones, permitir crear indicadores, hacer provisión de materiales, planificar y programar trabajos, según prioridades. Este sistema debe integrarse con los sistemas contables, para una correcta evaluación de costos de mantenimiento, y con los sistemas de control de materiales. La correcta selección e implementación de un software de mantención debe ser el comienzo para el mejoramiento de la confiabilidad de los sistemas de gestión del mantenimiento industrial. 4

5 OBJETIVOS Objetivo General El objetivo general que busca este proyecto, es seleccionar e implementar un software computacional de mantenimiento en el departamento de mantención de CMPC Tissue, Puente Alto Objetivos Específicos Los objetivos de efectos inmediatos que persigue este proyecto para la implementación y capacitación del programa Mantec-win2.2, en la empresa CMPC, Tissue, Puente Alto, están identificados en las siguientes etapas: 1. Realizar un diagnóstico de la gestión del mantenimiento utilizado en la empresa, identificando los puntos débiles del sistema. 2. Jerarquizar las necesidades de información existentes al interior del departamento de mantención. 3. Seleccionar entre las alternativas de software existentes en el mercado, uno, mediante un proceso de evaluación cualitativa. 4. Confeccionar un manual de usuario del software seleccionado. 5. Diseñar procedimientos administrativos para la alimentación de datos del sistema y uso de la información obtenida. En resumen a lo antes propuesto la finalidad del proyecto es de proveer información rápida oportuna y de excelente calidad, para la toma de decisiones y así incrementar la productividad y eficiencia de la gestión de la mantención. 5

6 1. Introducción CAPITULO I ASPECTOS GENERALES DE LA MANTECION INDUSTRIAL En este capítulo, se darán a conocer los principios fundamentales de la mantención industrial a lo largo de los años, desde sus comienzos hasta lo que conocemos hoy en día, la finalidad es acercar al lector y darle las herramientas básicas para entender este trabajo. 2. Origen de la mantención La historia de la mantención comienza hace unos 200 años, en Manchester, Inglaterra, con el inicio del maquinismo y de la gran producción industrial, conocida como la Revolución Industrial. La nueva máquina fue la pieza principal para mover la nueva civilización de la producción industrial masiva, los operadores de las máquinas por mucho tiempo fueron considerados como los hábiles seres humanos que podían con su destreza manual hacer andar y sacar producción de tales piezas para el mundo. Pero la máquina aun cuando fuerte y masiva, a veces se dañaba, se quebraba y paraba de producir, no existían personas capacitadas para desarmar, ni para tratar de reparar o por último para volver a armar la máquina con piezas de recambio para volver a producir. Los dueños de fábricas conseguían, entonces, gente sin empleos fijos, que estaba dispuestos a trabajar sin horarios, sin descansos y sin pertenecer a un rol de la firma, estas personas conformaban cuadrillas que abordaban los trabajos, incluso ellos mismos, aportaban sus propias herramientas manuales en una mochila. Así se puede entender en la miseria que comenzó la mantención industrial, el gran desgaste físico que sufrían aquellos hombres, la profunda inestabilidad laboral, ambiental, social y familiar. Esto nació en el noreste inglés, se extendió al mundo, pronto, desde principios del siglo pasado en Chile se hicieron estas escenas conocidas, en las labores de la minería de la plata, en el salitre, en la mantención de ferrocarriles y barcos. El hecho concreto, es que así nació la función de mantención, como sujeto de una necesidad no planeada. [1] 2.1 Nueva Era El rol que tradicionalmente ha asumido la mantención en la actividad empresarial ha sido la de reparadores, nadie los quiere, pero son un mal necesario. La nueva era para la mantención ha significado un completo renacer del concepto de mantenimiento, un reordenamiento en la funcionalidad de la mantención, adoptando nuevas tecnologías, grandes infraestructuras, etc. Esto apunta a convencer y a motivar a la gente de mantención, que hay otra forma de realizar su rol social de hombres de la mantención y esto es un profundo auto aprecio, con orgullo de ser técnicos, maestros de un arte y dominadores de una tecnología de gran calidad y que ha podido demostrar su gran eficacia empresarial. Esto se logrará con nuevas oficinas, laboratorios, talleres demarcados, iluminación de nivel, pañoles dotados, terminales de computación y un sistema de información y apoyo a la gestión e instrumentación de primera línea. [2] 1) ESPINOZA, Julio, Administración Mantenimiento Industrial, p. 24, Santiago de Chile. 2) Op. Cit. P

7 2.2 Mayor Desafío El mayor desafío que presenta la mantención industrial, son las paralizaciones de los procesos productivos, originados por fallas no programadas de la maquinaria productiva, las estadísticas revelan los costos demasiado altos que se presentan por tiempo perdido por imprevistos de mantención. 3. Planificación de la Mantención La planificación se define como un método sistemático y organizado de análisis del trabajo de mantención, donde se proyecta, supervisa y registran todas las actividades con el fín de mantener los equipos e instalaciones en buen funcionamiento. Las fuentes de información pueden ser muy diversas, desde documentos (catálogos, repuestos, historial, etc.) hasta apreciaciones basadas en la experiencia, y el planificador debe calificarlas de acuerdo a la confianza o relevancia. Se debe disponer en forma adelantada y racional los recursos humanos, físicos y económicos que serán usados para ejecutar las diversas actividades. [3] 4. Sistema de mantención administrada Se define como un sistema de apoyo a la mantención donde se provee un conjunto de archivos manuales y mecanizados, articulados a través de una verdadera biblioteca electrónica de datos, donde da apoyo a la acción, y toma de decisiones en el control de operaciones y costos en toda la escala jerárquica de la estructura organizativa del mantenimiento, a través de módulos operativos e indicadores de gestión. Hoy en día, los sistema de mantención administradas cuentan con un fuerte componente computacional que hace más amigable el sistema, pero la energía básica que define el éxito, radica en la expresión organizada de la experiencia de personas del propio ámbito de la mantención. [4] 3) ESPINOSA, Fernando, Mantención General, Apuntes en clases, Universidad de Talca, Chile, ) Op. Cit. 7

8 CAPITULO II DESCRIPCION DEL SISTEMA EN ESTUDIO 1. Introducción En este capítulo se entregará una breve descripción de la Compañía Manufacturera de Papeles y Cartones (C.M.P.C), Tissue, Puente Alto, donde se estudiará la gestión y ejecución del mantenimiento. 2. Antecedentes de la Empresa La Compañía Manufacturera de Papeles y Cartones nace el 14 de Marzo de Hasta la fecha, CMPC ha logrado formar un conjunto de Empresas dentro de las cuales se encuentra TISSUE, su área de negocio se muestra en la Figura 1. Figura 1. Area de negocio Por lo tanto, Tissue comienza su producción el año 1980 en Puente Alto; dotada en principio de una máquina papelera ( MP-16 ) y una planta convertidora. En 1989 la Compañía destina gran cantidad de dinero para la modernización y ampliación de la fábrica Puente Alto, incorporando una nueva máquina papelera ( MP-17 ) y una planta de reciclaje de papel (P.R.P.). En estos últimos años se ha instalado una nueva planta en Talagante, que cuenta con una máquina papelera (MP-18) y un área convertidora, además, en Quilicura cuenta con las instalaciones de la parte administrativa de Tissue y una planta convertidora para productos institucionales. 8

9 3. Descripción de departamento y talleres Figura 2. Organigrama C.M.P.C. Tissue, Pte. Alto Sub-gerencia de mantención; La Sub-gerencia de mantención, tiene a su cargo los departamentos de electrocontrol, planificación y las áreas mecánicas como se muestra en la Figura 2. La Mantención de la empresa incorpora en su organización de trabajo una mantención correctiva, programada y predictiva. Dentro de las actividades predictivas, cuentan con un moderno sistema de análisis sintomático, el cual consiste en monitorear mediante instrumentos, el comportamiento vibracionales de los equipos. Por el tipo de trabajo y en las condiciones de alta exigencia bajo las cuales se encuentran sometidos los equipos, es muy difícil, por no decir imposible, eliminar el método correctivo con sus consiguientes consecuencias (pérdida de productividad, tiempo, horas hombre, repuestos, etc.) Departamento de Electrocontrol: El departamento cuenta con un ingeniero civil a cargo de la parte de instrumentación y eléctrica de la planta completa (fabricación y conversión) Las áreas de este departamento se complementan con un jefe de área y un supervisor eléctrico e instrumentista, a su vez el taller eléctrico funciona con dos eléctricos de día y cuatro eléctrico de turnos, de igual forma el taller de instrumentación cuenta con dos instrumentistas de día. 9

10 Departamento de planificación: En este departamento existe un ingeniero civil, el cual da apoyo directo a la sub-gerencia, en la gestión de la mantención de la planta, como se muestra en la figura 3. En el área de este departamento trabajan cuatro personas, dos planificadores, quienes se preocupan de planificar las paradas programadas de las máquinas, realizar las reuniones diarias de producción (R.D.P), en donde asisten los jefe de turno de cada área (MP-16, MP-17 y P.R.P.), los jefes de área de electrocontrol y mecánica, en estas reuniones se tratan los diferentes temas relacionados con la producción de cada área, las fallas de los equipos y las mantenciones programadas, aquí los encargados de las áreas realizan peticiones a los jefes de electrocontrol y mecánica para la reparación de sus equipos, estos, a su vez generan fechas donde se cobrarán los trabajos, los planificadores toman esta información y la registran en una base de datos (planillas electrónicas) Los planificadores junto a los jefes de áreas de mantención se preocupan de los contratos externos en apoyo a los trabajos ejecutados diariamente, para las reparaciones de piezas, proveedores de equipos y repuestos. Existe una tercera persona en planificación que se preocupa de la lubricación de los equipos (MP-16, MP-17 y P.R.P.), ayudado con una base de datos de todos los equipos en donde se describe la frecuencia de lubricación, tipo de lubricante y punto de lubricación de cada equipo, esta información se encuentra en planillas electrónicas y dibujos existentes en catálogos, su labor además, es realizar un control sintomático de los equipos más críticos de la planta, mediante instrumentos especiales. Una cuarta persona se dedica a llevar un control de las prestaciones de servicios de terceros. El departamento de planificación es el encargado de llevar el control de costo de mantención, junto a los jefes de área. Áreas de mantención mecánica: Estas áreas, (fabricación y conversión) están sujeta directamente a la sub-gerencia de mantención, cuentan con un ingeniero ejecución Mecánico como jefe de área y un supervisor en los talleres, gracias a esto se complementa la parte ingenieril con lo netamente técnico que comprende la mantención de los equipos. 4. Gestión del mantenimiento La mantención en esta empresa no cuenta con un software de apoyo, la mantención que se realiza a máquinas y equipos, nace de jefes de áreas y supervisores, los cuales instruyen a mecánicos, eléctricos e instrumentistas basado según experiencias. La gestión de la mantención que actualmente se utiliza en esta empresa la podemos describir de la siguiente forma: 1. Información técnica de los equipos: La información técnica actual de los equipos existente, en cuanto a planos, catálogos y repuestos, por la antigüedad de los equipos hace que la información quede obsoleta, ya que se han realizado muchas modificaciones y éstas muchas veces no han quedado registradas. Toda esta información en cuanto a equipos, datos técnicos, repuestos e historial de mantención, quedan registrados en libros y catálogos. 10

11 2. Mantenimiento Correctivo: La ejecución de mantención correctiva que se realiza en la empresa, corresponde en un alto porcentaje a las intervenciones de los equipos, no se manejan ordenes de trabajos, sino, pedidos de producción que se realizan directamente a los jefes de áreas en reuniones diarias de producción (R.D.P.), los cuales se controlan con números de ítem y se dan fecha de cobro a estos trabajos. Las necesidades de trabajos que se requieren en el instante, son pedidas directamente por los jefes de línea al personal de mantención de turnos. 3. Mantenciones preventivas: Se ha tratado de implementar cada vez más las mantenciones preventivas en la empresa, para disminuir las mantenciones correctivas y así reducir detenciones imprevistas. Se han programado mantenciones en las líneas de producción tratando que demoren 8 hrs. y realizarlas con frecuencia fija de una vez al mes, por las altas exigencias de las líneas de producción, en su eficiencia. Reuniones R.D.P. Jefe de Producción Jefes de Areas Jefes de Lineas Planificador 1.Se revisa producción diaria 2.Se cobran trabajos 3.Se revisan pedidos de trabajo 4.Se entrega prioridad a trabajos 5.Se da fecha de cobro a trabajos Planificación Areas de Mantención Jef e de area y supervisor designan trabajos a ejecutores Permiso de trabajo seguro Se revisan costos Repuestos Mano de obra Herramientas Procedimentos Bodega BC Ejecución de trabajo Ejecutor de mantención realiza trabajo. Registra historial de mantención en libros. Termino del trabajo Figura 3. Flujograma de trabajos 11

12 4. Mantenciones predictivas: Para este tipo de mantención, se detectó que existe un sistema de control sintomático que se realiza a los equipos más críticos de cada línea de producción, se realiza con instrumentos medianamente modernos que graban las vibraciones de equipos y posteriormente se analizan en un software, el cual entrega los resultados de fallas. Esto se realiza con una cierta frecuencia que lo ha determinado el personal de planificación en conjunto con la empresa S.K.F. Por parte de los jefes de área y supervisores de mantención se realizan inspecciones visuales a los equipos y se mide su temperatura. 5. Lubricación: La lubricación de la planta completa se encuentra a cargo del departamento de planificación, donde existen planos de todos los equipos en donde se describe: Frecuencia. Puntos de lubricación. Lubricante. Cantidad. La lubricación se lleva a cabo por frecuencia y por sectores de la planta, esta información se encuentra en planillas electrónicas de donde se imprime y se entrega al lubricador para la ejecución de la tarea. El lubricador es el encargado de tener en bodega el stock necesario para la lubricación de los equipos, una vez realizada la lubricación, el ejecutor remite la información al departamento de planificación quien archiva la información. También se realizan tomas de muestra de aceite de los equipos más críticos de la planta, los cuales se envían a analizar, la información obtenida de la toma de muestra se archiva. 6. Controles técnicos: Los historiales de mantenciones quedan registrados por los ejecutores directos de cada trabajo, en libros que luego son archivados, siempre que sean trabajos relevantes, no toda la información queda registrada, existen libros de guardia donde el personal de turno remite información de las intervenciones realizadas en los equipos. En la mantención predictiva, se realizan informes donde se describen los estados de los equipos más críticos, estos informes son enviados directamente a la sub-gerencia de mantención. 7. Control de costos: Los costos que se controlan, son costos asociados a las líneas de producción, a la vez el control por horas hombre propia no existe. Los costos que involucran servicios de terceros se controla solo por día trabajado, al no existir ordenes de trabajo no se sabe en que actividad específica se utilizó mano de obra externa, pero si se asocia a la cuenta de cargo, como se muestra en la Figura 4. 12

13 Tabla Tipo de gasto Repuestos Contratista Tabla Analitico Reductor yankee 106 Tabla Unipres MP Tabla E. Ejecutora 01 Mecanica 02 Electrico Tipo de gasto + Analitico + E. Ejecutora + Unipres Gasto Mantención Figura 4. Cuenta de cargo para costos. 8. Solicitud de bodega: La bodega cuenta con una cantidad aproximada de artículos, evaluados en aproximadamente US$ 2 millones, que se clasifican en la Figura 5. REPUESTO US$ CANTIDAD Repuesto Clase A Repuesto Clase B Repuesto Clase C Figura 5. Tabla de repuestos de bodega. * Valores aproximado (Junio 2001) La bodega cuenta con un sistema computarizado llamado BC conectado en toda la planta, donde se realizan las requisiciones de repuestos, consultas de reposición, ubicación física en bodega y stock. Cuando no se registra movimiento de los artículos Clase A y B durante seis meses se consulta a los jefes de áreas quien entrega la autorización para su remate o permanencia en bodega. Cuando no se encuentra un stock de un artículo determinado y se necesita por una área de mantenimiento, se realiza una solicitud de compra especial, la cual tarda un promedio de dos días para su reposición, siempre que el artículo no se identifique como reposición automática. 13

14 4.1 Ejecución del mantenimiento 1. Infraestructura: En la infraestructura que poseen los talleres, existe un completo equipamiento tanto en la construcción misma como en espacio, no así, en herramientas y equipos para realizar los trabajos de mantención por los ejecutores. 2. Procedimientos: Los procedimientos para ejecutar las actividades se realizan con un buen conocimiento técnico, y los canales de comunicación son suficientemente formales. 3. Personal de mantenimiento: Como hemos descrito anteriormente, la empresa cuenta en sus departamentos con un personal ejecutivo muy profesional y basta experiencia en el rubro. Así mismo los técnicos existentes en los talleres facilitan la eficiencia de la mantención en la planta. 4. Servicio de Terceros: Cada vez más se ha implementado el servicio de terceros en la empresa, disminuyendo el personal de planta. Este servicio externo ha tenido buenos resultados ya que trabajan en apoyo directo al personal técnico de mantenimiento, bajo la supervisión de jefes de áreas y supervisores. 5. Operadores: Se considera que la preparación del personal para operar las máquinas se obtiene con el tiempo, no existe un curso de capacitación, el personal solamente se limitan a operar y si encuentran algún problema en los equipos acuden a personal de mantención. 4.2 Funcionamiento de las máquinas La planta se separa en dos grandes sectores que son: a)- Fabricación: En el sector de fabricación existen tres líneas de producción, que son la máquina papelera n 16 (MP16) que comienza su producción de papel Tissue en el año 1980, posteriormente, en el año 1989 se instala una máquina papelera n 17 (MP 17) y una planta de reciclaje de papel viejo (P.R.P), aquí se producen rollos de papel de gran tamaño (peso aproximado 2 Toneladas) de 2 mts. de diámetro por 4 mts. de largo, estos rollos pasan al sector convertidor de papel, donde se entrega el producto final. Estas tres líneas de producción trabajan en tres turnos rotativos, lo cuales solamente se detienen en paradas programadas de máximo de 8 horas para su mantención. Estas líneas de producción tienen una eficiencia de producción ideal del 98% y la real, pese a los años de antigüedad es de 94%. b)- Conversión: Aquí existen 5 líneas convertidoras de papel, línea 100, línea 110, línea 120, línea 130 y línea 150, el producto final que se obtiene es el conocido papel higiénico Confort, Abolengo y toallas Nova. La eficiencia de producción de estas líneas es del 88%, que se considera baja, las paradas imprevistas que se producen en esta sección son muy repetitivas. Se trabaja en tres turnos rotativos y solamente se detiene una línea para una mantención programada. 14

15 CAPITULO III EVALUACIÓN DEL MANTENIMIENTO 1. Auditoría Practicada al departamento de mantención La finalidad de practicar una auditoría al departamento de mantención, es para determinar los puntos de fortaleza y debilidad que tenga la organización, para así mejorar la calidad de Servicio que ésta ofrece e implementar mejoras en la gestión del mantenimiento. La auditoría practicada cubre las áreas que van desde la identificación de la empresa hasta el uso de las herramientas de gestión, basadas en seis puntos principales del formulario a llenar. Tabla 1. Identificación y caracterización de la empresa. 15

16 Tabla 2. Criticidad de rutas de inspección. 16

17 Tabla 3. Manejo de información sobre los equipos. 17

18 Tabla 4. Estado del mantenimiento actual. 18

19 Tabla 5. Antecedentes de costos de mantención. 19

20 Tabla 6. Efectividad de la mantención actual. 20

21 1.2 Presentación de resultados El criterio que se utilizó para definir la calidad del mantenimiento fue realizado con un cuestionario de 73 preguntas, con un puntaje considerado de 1, 3 y 5. En cada hoja de pregunta se promedió por los puntajes obtenidos y fue separado en los siguientes aspectos: 1.0 puntaje < 2.33: Aspectos con deficiencias puntaje > 3.66: Aspecto regular puntaje 5.0: Aspecto bien implementado Gráfico 1. Resumen de la auditoría del mantenimiento. 21

22 Gráfico 2. Criticidad de rutas de inspección. Gráfico 3. Manejo de la información sobre equipos. 22

23 Gráfico 4. Auditoria sobre el mantenimiento actual. Gráfico 5. Antecedentes de costos de mantención. 23

24 Gráfico 6. Efectividad de la mantención actual. * Cuestionario de auditoría, realizada por M.Sc. Fernando Espinosa. Plantas y equipos industriales, Universidad de Talca. 2. Problemas detectados Sectorización de la planta: No existe una separación de áreas definidas por algún criterio, sí existe una separación por líneas productivas, identificadas no muy claramente. Criticidad de los equipos: No existe criterio para definir que equipo es más critico que otro, menos cuantificar la incidencia de una falla sobre otro equipo, por experiencia del personal de mantenimiento identifican claramente los equipos que están bajo la mirada de los mantenedores. 24

25 Dimensionamiento de los tiempos de mantención: No están definido los tiempos de mantención ante una falla imprevista, las mantenciones preventivas que se realizan son básicas y los tiempos no están cuantificados. Cuando el volumen de trabajo del mantenedor aumenta, rápidamente se solicita servicio de terceros. Información sobre los equipos: La información registrada de los equipos se almacena en viejos estantes, al modificar algún equipo no se registran las modificaciones. Información sobre el mantenimiento: No están definidos los estándares de mantenimiento (procedimientos), los registro de reparaciones, catálogos y planos están almacenados en libros y estantes. Información sobre manejo de recursos: La designación de recursos, horas hombres y herramientas, son administrados por la experiencias de los mantenedores. Información sobre indicadores: El único indicador que posee el mantenedor son los dólares gastados por mantención / por la producción de las líneas productivas, no existen indicadores tales como T.M.E.F, T.M.P.R, disponibilidad, confiabilidad, etc. Información sobre manejo de personal: Las personas que operan los equipos, adquieren la experiencia que se traspasa de operarios más antiguos, no existe un programa de capacitación para operarios. Integración de gente de operaciones: Los operarios realizan actividades relacionadas solamente con la operación de los equipos, ante una falla imprevista solicitan la presencia de los mantenedores. Programación de las tareas de mantención: No existe una herramienta adecuada para fijar tareas de frecuencias fijas y programas de mantención, por lo que se clasificó con nota regular. Antecedentes para programar el mantenimiento: Los antecedentes utilizados para programar el mantenimiento de la planta, son tareas correctivas no programadas y las experiencias de las personas que de alguna forma ayudan en las tareas correctivas programadas. Generación de índices de control y de retroalimentación: Se clasificó con puntaje deficiente, al no existir herramientas para una retroalimentación de la información registrada en libros de mantención que se almacenan en estanterías. Existen muy pocos índices de control de gestión del mantenimiento en la planta, y los existentes, no están bien definido. Análisis de reemplazos de equipos: Los equipos actualmente se reemplazan una vez terminada su vida útil, cuando ya no aceptan más reparaciones. Análisis de reemplazo a la falla o grupal de partes: No existe un historial estadístico donde se pueda estudiar las tendencias de las fallas de los equipos para reemplazar el componente, antes de que se produzca la falla. 25

26 Análisis para mantención propia o tercerización: Actualmente no se puede definir que tareas pueden realizar terceros sin la ayuda de mano de obra propia, ya que no existen tareas estándar para realizar. Análisis de evaluación de costos: El puntaje asignado en este tema es deficiente, por no existir una herramienta adecuada para analizar costos por unidades productivas y menos por equipos, al no existir estas herramientas se hace difícil la tarea de realizar un presupuesto para la mantención de los equipos de la planta. Capacidad de programación de actividades: La capacidad para realizar programación de actividades es limitada por no contar con tareas específicas para optimizar las actividades de los mantenedores. Administración de trabajos: No existen registro en línea de actividades realizadas por personal de mantención. Procedimientos para el mantenimiento: No existen tareas y procedimientos descritas formalmente para actividades correctivas y preventivas. Manejos de repuestos y herramientas: Los repuestos de los equipos de la planta son almacenados en grandes cantidades en bodegas, donde existen inventarios, control de stock y proveedores. Al no existir un registro de repuestos asociados a los equipos y frecuencias de cambios, obliga a la empresa a mantener un alto costo de repuestos almacenados. Las herramientas utilizadas por los mantenedores están designadas a las áreas sin codificación y responsables. 2.1 Otros problemas detectados 1. El control de mantenimiento es llevado a un nivel de ejecución, no existiendo así un mecanismo para formalizar, registrar y controlar la gestión del sistema de mantenimiento. 2. Planificación no controla completamente la gestión de mantención sino que es responsabilidad de cada área de mantención. 3. Existe una deficiencia en el mecanismo de apoyo, que permita determinar el tipo de mantenimiento más adecuado, para los diferentes equipos, lo cual en la actualidad es asignado en base a la experiencia de ciertas personas. 4. La pérdida de tiempo que se produce en la búsqueda de historial, repuestos, datos técnico, etc. es considerable. 5. La mantención correctiva que se emplea en la empresa abarca un gran porcentaje de las fallas repetitivas de los equipos de producción. 6. La falta de un sistema de información, provoca un mal control del tiempo de lubricación, falta de historial y consumo de lubricante. Se maneja un alto stock de lubricante en bodega, el cual, muchas veces se contamina y termina por perderse. La mala planificación hace carecer del lubricante correcto lo que obliga a cambiar el tipo de aceite o grasa al equipo, esto ocurre con frecuencia. 7. No existe un control de costos por órdenes de trabajos, la rapidez con que se obtienen los costos por equipo es muy lenta y no sirve para un equipo puntual. 26

27 8. La falta de procedimientos y capacitación a los operadores de las máquinas, hace que no aporten a las mantenciones de los equipos. 3. Resumen Como se puede apreciar, la gestión actual de mantenimiento es de aspecto deficiente. Existe la necesidad de contar, en la empresa con actividades de mantención en forma racional y sistemática donde se deberá contar con un banco de datos que contenga, entregue y genere en forma rápida y clara toda la información de los equipos, componentes, tiempos para realizar las actividades, sus frecuencias, historiales de mantención, actualización de equipos, etc. Por lo tanto se justifica en gran medida implementar un sistema de información que permita apoyar la gestión y ejecución de la mantención de los equipos que se encuentran en la empresa. 27

28 CAPITULO IV ELECCION DEL SOFTWARE DE MANTENCION 1. Introducción La elección del software de mantención, es una decisión importante que pasa por elegir una herramienta adecuada para mejorar la gestión del mantenimiento. Hoy en día existen mas de sistema de gestión del mantenimiento, que se comercializan junto a un análisis y diagnóstico de forma modular e integrada. Para realizar la selección se basará en dos aspectos, Experiencia del personal de la empresa y utilización de cuestionarios. En el primer punto se ha obtenido información en el análisis y diagnóstico (capitulo III) de la situación actual del mantenimiento de la empresa, donde se logro reconocer los puntos de debilidades y fortalezas de la organización. La utilización de cuestionarios se definirá en dos puntos: En el primero se realizará un cuestionario de selección objetiva y subjetiva, en el segundo punto se realizará una presentación comercial del software. 2. Cuestionario de preguntas Para la selección de pregunta se ha generado un puntaje que consiste en los siguientes parámetros: Puntaje 1: No. Puntaje 3: Parcialmente.. Puntaje 5: Si. Tabla 7. Registros de equipos 28

29 Tabla 8. Ordenes de trabajos. 29

30 Tabla 9. Información general. 30

31 La ponderación de puntaje se clasificó de la siguiente forma: 1.0 puntaje < 2.33: Deficiente puntaje > 3.66: Regular puntaje 5.0: Bueno. Los resultados se reflejan en el Gráfico Aspectos financieros Gráfico 7. Resumen general. Realizada la evaluación de preguntas, se procederá a estudiar los aspectos financieros de la compra y posterior implementación del software de mantención. Se han considerados aspectos que van desde la compra del paquete hasta la mantención de licencia, capacitación, entrenamiento, consultaría y costo del soporte técnico por parte del proveedor. Los costos asociados se muestran en la Tabla 10: 31

32 4. Presentación comercial del software mp2. Tabla 10. Aspectos financieros. MP2 se acomoda a pequeñas y medianas instalación. Se puede instalar en un sistema único en un sistema cliente/servidor. MP2 tiene una capacidad de ascenso sin fisuras. Por ejemplo, se pueden ingresar datos en una versión única, y luego escalar a un sistema cliente/servidor sin ingresar datos adicionales. Ayuda a investigar tiempos fuera de línea de equipos. Identifica situaciones de mantenimiento difíciles en las instalaciones, brinda justificación para recursos adicionales. Produce informes precisos para niveles de planta Genera informes de incrementos societario de alto nivel corporativo. Es un muy completo programa de gestión de mantenimiento con los siguientes módulos: Equipo, Tareas Preventivas de Mantenimiento, Ordenes de Trabajo - Estos tres módulos graban y almacenan los datos sobre el mantenimiento actual -y el esperadodel equipo. Inventario, Compras - Estos dos módulos hacen el seguimiento de los items del inventario usados en sus operaciones de mantenimiento. Mantenimiento Estadístico Predecible - Este módulo "predice" las fallas de equipamiento basándose en las sucesivas mediciones sobre el funcionamiento del equipo. Presupuesto - Este módulo permite especificar el gasto anticipado de cada centro de costos, departamento, etc., para cada año y comparar el presupuesto planeado con el gasto real. Administración de Activos - Este módulo permite identificar los activos de su compañía. 32

33 Reportes y Gráficos - Este módulo contiene prácticos reportes y gráficos para poder analizar la eficiencia del mantenimiento. MP2 v.6.0 tiene un amplio sistema de seguridad que le permite asignar los usuarios a distintos grupos y definir entonces qué puede ver o no cada grupo de usuarios. Usted puede ocultar ítem del menú y campos de formularios, hacer campos de sólo lectura, y cambiar ítem del menú y etiquetas de campos. Las versiones 5.0 y superiores, incluyen más de reportes y gráficos. Ejemplos de reportes son: Listado de equipamiento, Costos de los componentes, Resumen de los costos de las órdenes de trabajo, Costo de mantenimiento por metro de unidad, Resumen del nivel de stock, ítem reservados por órdenes de trabajo, Movimiento de stock, Cantidades recibidas vs. Entregadas, Historia de ventas por ítem, Tiempo proyectado de inactividad de la maquinaria y órdenes pendientes. Se pueden utilizar reportes de las siguientes maneras: Seleccionar los datos a incluir en el reporte Ordenar los datos en el reporte Seleccionar campos a incluir en el reporte Cambiar el orden de los campos en el reporte Definir encabezados y pies de página Cambiar el ancho del campo, tipografía, y características de la tipografía. Requisitos del sistema: Servidor base de datos Procesador: Recomendable UNIX. Memoria en Ram: 128 MB mínimo por aplicación. Espacio del disco duro: 4 GB. CD-ROM: Requiere instalación. Base de datos: Oracle 8i versión 8.1.7; net8 Mantec 2.2 Mantec es un producto configurable por el usuario con arquitectura Cliente/Servidor desarrollado con tecnología Microsoft VB, plataformas de Bases de Datos, como Oracle, SQL Server, Informix, Access, DB2. Evolución de la familia Mantec-Win y Sumtec-Win, la configurabilidad del sistema permite adaptar la funcionalidad del sistema a todo tipo de industrias, como la alimenticia, transporte, servicios públicos, farmacéutica, petroquímica, petrolera, por ejemplo, y a organizaciones de variado grado de desarrollo y complejidad. Es modular, lo que permite la escalabilidad de prestaciones en la medida del cambio de necesidades de la organización. Los módulos comprenden funcionalidades de aplicación general (Equipos, Trabajos, Historial, Costos) y específicas (Lubricación, Mantenimiento Predictivo, Vibraciones, Calibración), que permiten crear la solución a medida de cada empresa. En el 2001 se libera una nueva versión que incluye el Inbox de actividades diarias 33

34 y mejoras en la planificación de trabajos, entre otras, y mantiene las características actuales de la familia Win de facilidad en la operación y en la ejecución de reportes y listados. Funcionalidades Los puntos más destacados de esta nueva herramienta son: Estados de los documentos configurables por el usuario, brindando mayor versatilidad en la adaptación a la organización. Nuevas funciones de Búsqueda, que permiten una mayor potencia en los reportes e informes Nuevas funciones de Control de Gestión, que permiten mayor versatilidad en la definición de Controles de Gestión Mejoras en la visualización de los datos a partir de un manejo gráfico de los diferentes estados Funcionalidad integrada en la emisión de rutas de equipos que permite incorporar a las mismas, todo lo pendiente en trabajos programados y pedidos, lubricación y calibración. Nueva funcionalidad de Trabajos Programados, con vinculación entre varios trabajos programados para el mismo equipo. Posibilidad de unificar tareas u otras decisiones al momento de la emisión. Posibilidad de emitir desde una única función las órdenes de trabajo para un equipo o conjunto, cualquiera sea su origen (Trabajos Programados, Pedidos, Lubricación y Calibración) Posibilidad de generar todos los requerimientos necesarios para una Orden desde la misma función (repuestos, materiales y servicios) Permite planificar y programas las Ordenes de Trabajo a nivel de tareas, con control sobre la asignación de la mano de obra propia. Presentación gráfica de los programas de trabajo. La configuración del puesto de trabajo es un atributo del Usuario. Nuevas funciones de ingreso masivo de datos, que brindan mayor agilidad. Optimización de los procesos en cuanto al manejo de los datos. Los procesos masivos liberan el uso de los puestos de trabajo, ya que operan bajo la modalidad de servicios. Cambio de las ventanas de ayuda, permitiendo el alta de valores auxiliares sin salir de la función actual Mejoras en la seguridad de la aplicación, permitiendo definir al usuario los campos historiables, valores por defaults, campos auditables, campos obligatorios en el alta o la modificación, condiciones de protección de campo, condiciones de visualización, etc. Ayuda en línea Multiidioma en línea Posibilidad de desarrollar varias capas de conjuntos, para distintos fines. Gestión integrada de manejo de Inventarios, Compras de materiales, repuestos y servicios requeridos desde Mantenimiento en una única herramienta, resaltando entre sus principales novedades, las siguientes funcionalidades: 34

35 1. Administración de inventarios, con múltiples atributos para un ítem, que permiten un correcta administración física y contable del mismo. 2. Manejo de múltiples almacenes y múltiples ubicaciones físicas. 3. Amplio espectro de transacciones sobre el inventario que cubren toda la gama de necesidades desde un despacho hasta una transferencia entre distintos almacenes, pasando por las diferencias de inventario, rechazos, ingresos y egresos por otros conceptos. 4. Administración dentro del inventario de material en consignación, con detalle del consumido mensual por proveedor. 5. Análisis de reposición automática de los ítems definidos en el Inventario, con generación automática de Pedidos de Compra o Avisos de entrega. 6. Despacho de vales de consumo para múltiples instalaciones. 7. Administración de la situación contable de los inventarios a diferentes monedas y con diferentes tipos de valoración. 8. Captura electrónica de cualquier tipo de requerimiento (hacia compras o hacia almacenes) que necesite la empresa. 9. Flexibilidad en la definición de los tipos de requerimientos hacia compras 10. Manejo de Compra con cantidad, de material en consignación u Ordenes de Compra abiertas, que se activan a partir de avisos de entrega que generan los usuarios habilitados a tal fin o fueron generados en forma automática para los materiales consignados. 11. Manejo bimonetario de la Orden de Compra, indicando en forma automática la conversión entre la moneda de compra y la moneda de la instalación. 12. Posibilidad para cada renglón de la Orden de Compra de definir, cantidad, factor de conversión, unidad de compra, impuestos, motivo de selección, programa de entrega, etc. 13. Posibilidad de armado de la gestión electrónica de pedidos de cotizaciones a los proveedores y emisión de las comparativas respectivas con todos los datos de historial disponible. 14. Avisos a los proveedores por medios electrónicos (fax o mail) de los requerimientos de precios y de las Ordenes de Compra emitidas. 15. Manejo de diferentes tipos de variantes a las Ordenes de Compra, permitiendo una gran flexibilidad ante las diferentes opciones que se pueden presentar. 16. Flexibilidad en la parametrización de los diferentes tipos de Ordenes de Compra, en lo que hace a los tipos de requerimientos, cantidad de firmas, definición de compradores, etc. 17. Seguimiento de los ítem pendientes de entrega de un determinado proveedor, brindado un historial de los diferentes programas de entrega y su cumplimiento. 18. Administración y seguimiento de los materiales comprados en el exterior, cubriendo toda la apertura de los gastos de los mismos y su posterior corrección sobre la situación contable. 19. Completo manejo de los antecedentes de compra, tanto a nivel de Ordenes como de Licitaciones. 20. Manejo de Calificación del cumplimiento de los proveedores, con flexibilidad en las definiciones de los parámetros a controlar. 35

36 21. Posibilidad de realizar la administración de las facturas de los proveedores contra los remitos de entrega en forma automática, permitiendo por su flexibilidad distintas alternativas de verificación y de generación de los correspondientes asientos contables. 22. Control presupuestario de los requerimientos, compras y facturas, por la apertura que la compañía requiera. 23. Administración global de los proyectos de inversión. Requisitos del sistema: Servidor base de dato Procesador: Recomendable UNIX. Memoria en Ram: 128 MB mínimo por aplicación. Espacio del disco duro: 4 GB. CD-ROM: Requiere instalación. Base de datos: Oracle 8i versión 8.1.7; net8 Servidor cliente: Procesador: Pentium 300 mínimo. Memoria Ram: 64 MB para Windows y NT. Software: Internet explore 5.5 o netscape 4.7, Adobe Acrobat 4.0 Datastream 7i. Datastream 7i es la solución técnicamente más avanzada para la gestión de activos que ayuda a las empresas a comprar, hacer el seguimiento, la gestión y venta de sus activos, combina una tecnología superior con un diseño modular para que las empresas puedan incorporar la gestión de activos en todos los aspectos de sus operaciones. Es un sistema de gestión de activos con arquitectura 100% web. Los usuarios pueden acceder a Datastream 7i por medio de Internet desde cualquier lugar en cualquier momento, permitiendo minimizar el tráfico por la red y evitando la compra de hardware costoso, está desarrollado según las normas Internet como Java y XML, es fácil integrarlo con otros sistemas corporativos. La funcionalidad para el mantenimiento con las que cuenta Datastream 7i ayudan a maximizar la eficiencia de las operaciones y minimizar los costos de mantenimiento. Datastream 7i ya ha sido implementado en varias industrias: Minería, Petroquímica, Comunicaciones, Transporte y Servicios aumentando la gestión existente de los activos por medio de: Procesos de flujo de trabajo/negocios que ayudan a acelerar la velocidad y recuperación de datos al establecer protocolos fijos y acceso a las pantallas según el cargo o la tarea; Seguimiento en tiempo real de activos móviles y repuestos rotativos por medio de código de barras. Reportes enlatados para la captura automática de toda la información ISO 9000 o alguna otra certificación necesaria; y Pantallas para industrias específicas, formularios y reportes de manera que los técnicos, realizando una tarea especifica, verán solo los campos relacionados con su 36

37 tarea. Además, a diferencia de otros sistemas de gestión, el sistema ofrece la posibilidad de cumplir con las normas necesarias para las firmas y registros electrónicos Normas Federales de la FDA (21 CFR11) y ayuda a las empresas a complementar con las reglamentaciones sobre registros y firmas electrónicas. El cumplimiento de 21 CFR11 cuesta menos con un sistema de gestión de activos que ya cuenta con seguridad, funcionalidad de seguimiento de los registros y la configurabilidad para cumplir con las necesidades especificas de la empresa. El diseño modular permite a las empresas contar con las herramientas necesarias para la gestión del ciclo de vida de los activos. El módulo Base se usa para instalar las funciones de administración del sistema, como las contraseñas y las herramientas para reportes, mientras que los otros módulos incluyen las funciones esenciales para la gestión de activos. Estos módulos permiten que los clientes cuenten con un rápido acceso a la información como los historiales de mantenimiento e inventario, la confiabilidad del equipo, el uso del inventario y el mantenimiento planificado. El sistema también ofrece una cantidad de características poderosas y tecnología de avanzada, logrando que las empresas tengan una funcionalidad inigualable para la gestión de los activos. Base: Requisito previo para todos los demás módulos. Ofrece las funciones para la administración del sistema. Gestión de Activos: Identifica, hace el seguimiento, ubica, y analiza los activos físicos. Asocia documentos, permisos, y otros datos con los activos. Gestión de Materiales Optimiza la gestión de partes y de materiales al monitorear constantemente el inventario en línea, maximiza una cantidad eficiente de piezas almacenadas. Designa el material a las distintas órdenes de trabajos y automáticamente genera listas de elección de materiales, identifica los ítem que debe requisionarse basándose en los niveles de stock existentes, pronósticos y reservas actuales, clasifica las partes según el porcentaje del valor del inventario (Analiza ABC) Gestión de Compras: Computa el costo de los servicios usando precios fijos o por tiempo y materiles Controla los procesos de concordancia entre las ordenes de compra y la factura del material en stock, material directo, mano de obra contratada y servicios. Registra contratos standard y registra las ordenes con los proveedores, los acuerdos y condiciones financieras. El ranking de proveedores facilita el proceso de compra. Monitorea el avance de las cotizaciones de los materiales y servicios. Mantiene una biblioteca de las normas standard ISO. 37

38 Requisitos del sistema: Servidor base de dato Procesador: Recomendable UNÍX. Memoria en Ram: 128 MB mínimo por aplicación. Espacio del disco duro: 4 GB. CD-ROM: Requiere instalación. Base de datos: Oracle 8i versión 8.1.7; net8 Servidor cliente: Procesador: Pentium 300 mínimo. Memoria Ram: 64 MB para Windows y NT. Software: Internet explore 5.5 o netscape 4.7, Adobe Acrobat Elección del software para la implementación en la empresa La elección que se realizará a base de los antecedentes de la empresa, las necesidades resultantes de la auditoria practicada al sistema de gestión de mantención, la terna de software propuesta y principalmente los criterios de elección. Al evaluar los puntos antes señalados, queda seleccionar entre Mantec 2.2 y Datastream7i, que satisfacen los requerimientos antes estudiados, Datastream7i esta orientado al control de activos de la empresa y sistema de gestión de materiales, que para el proyecto no son necesarias estas funcionalidades. Como opción queda Mantec 2.2, que cumple con los requisitos básicos para la implementación del proyecto y el mejoramiento de las necesidades del sistema de mantención de la empresa. 38