OFICINA ASESORA DE PLANEACION

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1 Proceso Procedimiento Actividad Tipo Documental Definición Origen CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DOCUMENTAL UNIDAD ADMINISTRATIVA OFICINA ASESORA DE PLANEACION Localización l Localización Serie o Subserie original las copias Diseñar la metodología para la construcción y reporte l Plan Acción Institucional para la vigencia, que se llevará a cabo acuerdo a los compromisos establecidos para la Secretaría Movilidad. Atendiendo las directrices la Secretaría Distrital Hacienda. Es el documento que contiene los temas tratados r y acompañar a los dueños Proceso y sus equipos correspondientes en la construcción las actividas, metas e indicadores gestión y Hojas Vida Acta reunión Indicadores, así como los proyectos que se verán reflejadas en el Plan Operativo Anual. en una reunión para la elaboración metas, hojas vida l indicador y los proyectos que l Plan Operativo Anual. Es Firmada por los asistentes, entre los que se encuentran los funcionarios al frente los procesos y funcionarios la las. r y acompañar a los dueños Proceso y sus equipos correspondientes en la construcción las actividas, metas e indicadores gestión y Hojas Vida hoja vida l indicador Indicadores, así como los proyectos que se verán reflejadas en el Plan Operativo Anual. Documento en Excel soporte que contiene las características, los conceptos y los alcances un indicador facilitando su cálculo, seguimiento, evaluación y análisis, respalda la información l Plan Operativo Anual POA-. las Definir el Plan Operativo Anual l proceso a su cargo, a partir la intificación la estructura establecida en conjunto con la, teniendo en cuenta el Plan Desarrollo, Plan Estratégico, Proyectos inversión, Plan Maestro Movilidad, Indicadores (PMR) Plan Acción Institucional Presupuesto, Metas y Resultados Hacienda Distrital, procesos, asignado a cada actividad si correspon, entre otras obligaciones y Es el documento en Excel que consolida los Planes Operativos Anuales POA- los proyectos inversión y los procesos gestión que realizan su gestión sin inversión. archivo las responsabilidas la SDM. Definir los indicadores a través los cuales se va a realizar el seguimiento las actividas establecidas en el Plan Operativo Anual. Y realizar el cargue en la Hoja vida Plan Acción Institucional / Hoja vida los Indicadores l Indicador. (Formato F03-PE01-PR01) y remitirlos a la para su aprobación. Recibir y revisar las actividas,, metas, indicadores y hojas vida indicadores finidos en cada uno los procesos. Si el documento recibido cumple con los parámetros establecidos pasa a la actividad 7. Si no cumple con los parámetros pasa a la actividad 6. Solicitar revisión y replanteamiento actividas, metas, indicadores y Hojas Vida Indicadores a los procesos que no hayan cumplido con los parámetros establecidos. Una Solicitud revisión y ajustes indicadores (correo electrónico) vez los procesos hagan los ajustes ben reenviarlo a la. Pasa a la actividad 4 Es la comunicación oficial interna enviada por correo electrónico solicitando la revisión y ajustes sugeridos a los documentos hoja vida indicadores. archivo las Consolidar el Plan Acción Institucional la SDM para la vigencia, agrupando todas las actividas,, metas e indicadores remitidos por los diferentes procesos Plan Acción Institucional Enviar, al finalizar cada mes, vía correo electrónico, a todos los procesos, las indicaciones para el reporte mensual los Planes Acción bidamente aprobados Solicitud envío oportuno reporte POA (correo electrónico) Es la comunicación oficial interna por correo electrónico enviada a los jefes los procesos en las que se solicita el reporte mensual los los Planes Operativos Anuales las Diligenciar los formatos Plan Operativo Anual asignado y finido en conjunto con la, así como el formato hoja vida los indicadores, con la información exacta reportada por los directos responsables y validada por el jefe l proceso. Plan Operativo Anual y Hoja Vida los Indicadores es la actualización sobre lo que ya se había presentado Remitir a la los indicadores correspondientes al PMR bidamente diligenciados, revisados y aprobados entre el primer (1) y quinto (5) día hábil cada mes (Formatos F01-PE01) Reporte indicadores Es el documento en Excel don se consigna la información los indicadores Producto Meta Resultado PMR. las Remitir a la el formato Plan Operativo Anual bidamente diligenciado, revisado y aprobado entre el primer (1) y octavo (8) día hábil cada mes (Formatos F1-PE01- Comunicación remisoria Plan Operativo Anual PR01 y F2-PE01-PR01 ) Es la comunicación oficial interna por correo electrónico mediante la cual remiten a la oficina asesora los POA con inversión y sin inversión. Es el Documento en Excel producto l procedimiento que contiene el conjunto tareas, metas y objetivos planteados para los proyectos Remitir a la el formato Plan Operativo Anual bidamente diligenciado, revisado y aprobado entre el primer (1) y octavo (8) día hábil cada mes (Formatos F1-PE01- Plan operativo anual con Inversión PR01 y F2-PE01-PR01 ) inversión que a través indicadores y datos estadísticos finidos al inicio cada vigencia, procuran dar cuenta, la manera más sistemática y objetiva posible, la pertinencia, eficacia, eficiencia y efectividad l sarrollo los objetivos y las actividas realizadas. Es el Documento en Excel producto l procedimiento que contiene el conjunto tareas, metas y objetivos planteados para los procesos Remitir a la el formato Plan Operativo Anual bidamente diligenciado, revisado y aprobado entre el primer (1) y octavo (8) día hábil cada mes (Formatos F1-PE01- Plan Operativo anual sin inversión PR01 y F2-PE01-PR01 ) gestión, que a través indicadores y datos estadísticos finidos al inicio cada vigencia, interno procuran dar cuenta, la manera más sistemática y objetiva posible, la pertinencia, eficacia, eficiencia y efectividad l sarrollo los objetivos y las actividas realizadas. Realizar una revisión y evaluación la información recibida y consolidar el seguimiento mensual al cumplimiento las metas, indicadores y establecidos para cada actividad l proceso, si correspon. Si existen inconsistencias en la información Plan Acción Institucional reportada o modificaciones no justificadas pasar a la actividad No. 14. Si no hay novedas seguir con la actividad No.15 Es la comunicación oficial enviada por correo Solicitar por correo electrónico las aclaraciones y explicaciones correspondientes a los Subsecretarios, Jefes, Directores, Subdirectores y funcionarios responsables Solicitud aclaraciones l reporte, frente a los datos los indicadores que son inconsistentes. electrónico en la cual se solicita a los Subsecretarias, Jefes oficina, directores, subdirectores y funcionarios responsables l reporte la justificación las ejecuciones inconsistentes. Solicitar por correo electrónico las aclaraciones y explicaciones correspondientes a los Subsecretarios, Jefes, Directores, Subdirectores y funcionarios responsables Justificación ejecución l reporte, frente a los datos los indicadores que son inconsistentes. Es el documento don se argumenta el comportamiento l indicador que fue reportado en el POA. Solicitar reprogramación, creación o eliminación metas y/o indicadores si se requiere Solicitud reprogramación Es el documento diligenciado por los lires procesos y proyectos en el cual se solicita la creación, reprogramación o eliminación metas e indicadores l POA. Analizar y emitir concepto frente a la solicitud reprogramación metas y/o indicadores Respuesta a solicitud reprogramación Es la comunicación oficial mediante la cual la oficina otorgan viabilidad o rechazan la solicitud reprogramación Solicitar la publicación en la Intranet los Planes Acción aprobados. Solicitud publicación l PAI (correo electrónico) Es la comunicación Oficial interna enviada, o por Correo electrónico para la publicación l Plan Acción Institucional en Intranet y en la pagina Web la Secretaria Distrital Movilidad Realizar visitas trimestrales seguimiento y Verificación a cada uno los procesos con el fin evaluar soportes, así como percepción l Grupo Plan Acción Institucional Acta Reunión seguimiento la. Es el documento que registra la reunión los Funcionarios a Cargo PAI y los lires proyectos y procesos que registra el seguimiento realizado la información reportada en los POA. Realizar visitas trimestrales seguimiento y Verificación a cada uno los procesos con el fin evaluar soportes, así como percepción l Grupo Plan Acción Institucional Listados asistencia la. Es el documento que registra, la fecha, hora, asistentes a la reunión,, correo electrónico y firma. Realizar un informe trimestral gestión frente a la ejecución recursos y cumplimiento las metas l Plan Acción Institucional la entidad. Informe avance l Plan Acción Institucional Es el documento que registra el seguimiento trimestral l avance l PAI y los indicadores y metas asignados a la Secretaria Distrital Movilidad en el Plan Desarrollo. OAC, Mesa ayuda Realizar un informe trimestral gestión frente a la ejecución recursos y cumplimiento las metas l Plan Acción Institucional la entidad. Solicitud Publicación Informe (físico o correo electrónico) Es la comunicación Oficial interna, o por correo electrónico que solicita la publicación l informe avance l PAI para su publicación en intranet y en la WEB la secretara Distrital Movilidad. OAC, Mesa ayuda Es la comunicación oficial interna enviada por correo Procedimiento para la Formulación Socializar el Plan Desarrollo a los Ornadores l Gasto para el Periodo Gobierno Actual. Comunicación convocatoria para Socialización electrónico en la cual la oficina convoca a la socialización l plan Desarrollo para lo que afecte a la Secretaria Distrital computador jefe Subserie: Proyectos inversión Movilidad. Procedimiento para la Formulación Socializar el Plan Desarrollo a los Ornadores l Gasto para el Periodo Gobierno Actual. Listado asistencia Es el documento que registra, la fecha, hora, asistentes a la reunión,, correo electrónico y firma. Subserie: Proyectos inversión Procedimiento para la Formulación Convocar y realizar una reunión con los Ornadores Gasto para explicar los Manual para la administración, y operación l Banco lineamientos l Plan Desarrollo para el sector, y el manual para formular y evaluar Distrital Programas y Proyectos los proyectos inversión. Es el documento que contiene los lineamientos dados por la Secretaria Distrital para Documento apoyo formular proyectos inversión y la operación l banco distrital programas y proyectos.

2 Procedimiento para la Formulación Definir, Formular y/o actualizar los proyectos inversión en el marco l nuevo Plan Desarrollo y acuerdo con el Plan estratégico la SDM y enviarlo a la Ficha Estadística Básica Inversión-ficha EBI Es la ficha esquemática que contiene la información básica un proyecto inversión, la cual resume la información{en que contiene el documento formulación proyecto inversión. Subsecretarias Subserie: Proyectos inversión Procedimiento para la Formulación Recibir, revisar y aprobar las formulaciones los proyectos inversión elaboradas por las diferentes. Si están elaboradas acuerdo con los lineamientos Comunicación remisoria Ficha estadística básica inversión establecidos pasa a la actividad 5, si no, pasa a la 3. Es la comunicación oficial interna mediante la cual las subsecretarias remiten a la la Ficha EBI. Subsecretarias Subserie: Proyectos inversión Procedimiento para la Formulación Inscribir y registrar en SEGPLAN los proyectos a través l diligenciamiento la información en las fichas EBI-D. SEGPLAN genera el informe que se ha cargado satisfactoriamente la información un proyecto Documentos apoyo inversión Procedimiento para la Formulación Elaborar memorando dirigido a los ornadores gasto los, informando el cargue l proyecto en el sistema SEGPLAN para que inicien su ejecución, Comunicación informando el cargue l proyecto así como el procedimiento para el seguimiento a través l reporte Planes Acción. (Procedimiento PE01-PR01) Es la comunicación Oficial interna, o por correo electrónico enviada a las subsecretarias mediante la cual la confirma el cargue l proyecto al sistema SEGPLAN, para el inicio su ejecución y seguimiento Subsecretarias Subserie: Proyectos inversión Procedimiento para la Formulación Archivar los documentos soporte la formulación los acuerdo a las normas A. Procedimiento para la Formulación La realizara la actualización la ficha EBI-D en el SEGPLAN en caso que los Ornadores Gasto realicen modificaciones en los proyectos inversión Fichas EBI - D SEGPLAN Determinar la necesidad y el tipo modificación presupuestal Es el documento mediante los ornadores l gasto realizan modificaciones al cuando se realizan traslados Diligenciar y remitir el formato correspondiente y la actualización la formulación los Solicitud Modificación a los proyectos Inversión en los la entre conceptos l gasto, creación Subsecretarias SDM proyectos inversión a la conceptos gasto. conceptos gasto y asociación concepto gasto inversión Es la comunicación oficial interna enviada a la asesora con la cual se justifica un traslado presupuestal Elaborar la justificación correspondiente y remitir la solicitud modificación a la Comunicación Remisoria justificación modificación. entre proyectos inversión y proyectos Subsecretarias SDM junto con los formatos. prioritarios inversión Es el documento mediante el cual se justifica la modificación, traslado, adición, reducción, suspensión presupuestal un Elaborar la justificación correspondiente y remitir la solicitud modificación a la Justificación modificación proyecto inversión. interno Subsecretarias SDM junto con los formatos. inversión Recibir y revisar la modificación presupuestal l proyecto inversión correspondiente Es la comunicación Oficial enviada, solicitando a la Secretaria Distrital Elaborar la solicitud modificación presupuestal para la firma l spacho y organizar y Solicitud modificación presupuestal a Secretaria Distrital viabilidad la modificación en preparar los documentos soporte acuerdo a la circular la SDP y el. el inversión. instructivo la SDH Secretaria Distrital inversión Es el documento mediante el cual se justifica la modificación, traslado, adición, Elaborar la solicitud modificación presupuestal para la firma l spacho y organizar y preparar los documentos soporte acuerdo a la circular la SDP y el Justificación la modificación presupuestal instructivo la SDH reducción, suspensión presupuestal un proyecto inversión. Secretaria Distrital Firmar la solicitud modificación presupuestal para ser remitida a la SDP Remitir los archivos digitales la modificación presupuestal a la SDP Es la comunicación oficial recibida, la Secretaria Distrital en la cual Recibir viabilidad técnica expedida por la SDP Respuesta a solicitud modificación se emite el concepto favorable al traslado o la modificación presupuestal. Externo Secretaria Distrital inversión Actualizar el POAI y el sistema SEGPLAN acuerdo a los plazos y fechas actualización SEGPLAN dados por la SDP Es la comunicación oficial enviada con la que se remiten los soportes que sustentan Enviar los soportes l traslado por correo electrónico a la Dirección Administrativa y Comunicación Remisoria soportes traslado (correo electrónico) Financiera la SDM para el tramite correspondiente el traslado presupuestal a la Dirección Administrativa y Financiera. dirección Administrativa. Financiera. inversión Es la comunicación Oficial enviada mediante la cual se remite la justificación Enviar justificación a la SDH y hacer el respectivo cambio en el sistema PREDIS para Comunicación remisoria justificación modificación entre conceptos gastos la modificación, traslado, adición, reducción, suspensión presupuestal un proyecto inversión. Secretaria Distrital Hacienda. inversión Es la comunicación oficial enviada por correo electrónico en la cual se notifica a Subsecretarias gestión Notificar por correo electrónico al ornador l gasto la modificación realizada comunicación modificación realizada. los ornadores l gasto la modificación presupuestal realizada.. inversión Es la comunicación oficial recibida la Secretaria distrital y la Recibir y notificar los lineamientos l proceso para la elaboración l anteproyecto Lineamiento política presupuestal emitida por la secretaría Presupuesto Anual Gastos e inversión, a los ornadores gasto. hacienda. secretaria distrital Hacienda que contienen los lineamientos para la Externo elaboración l cierre vigencia actual y programación presupuestal secretaria Serie: finida por Distrital estándar l anteproyecto l siguiente año. Es la comunicación oficial enviada a subsecretarios, jefes oficina, directores, subdirectores y dirección estudios Recibir y notificar los lineamientos l proceso para la elaboración l anteproyecto comunicación programación para la elaboración sectoriales informando acerca los interno Presupuesto Anual Gastos e inversión, a los ornadores gasto. inversión para la siguiente vigencia lineamientos para la elaboración Serie: finida por s gestión archivo estándar l oficinas gestión{en programación para la siguiente vigencia. Solicitar a la Dirección Estudios Sectoriales y Servicios la proyección ingresos para la respectiva vigencia, acuerdo con el literal k l Decreto 567, Artículo 13. Es la comunicación oficial interna recibida o por correo electrónico, en la cual la Proyectar y enviar a la - la proyección ingresos, acuerdo con el literal k l Decreto 567, Artículo 13. Comunicación proyección ingresos. Dirección Estudios Sectoriales envía la proyección ingresos la Secretaria Distrital Movilidad. SDM la Serie: finida por gestión{en la estándar l Dirección Estudios Sectoriales. Es la comunicación oficial interna recibida, por correo electrónico en la cual los Recibir, validar Elaborar el anteproyecto inversión requerido para la siguiente vigencia. comunicación remisoria anteproyecto subsecretarios remiten el anteproyecto inversión cada proyecto inversión para su consolidación en la la Serie: finida por archivos gestión estándar l Subsecretarias. Es el documento que registra la reunión los miembros l comité Subsecretarios Presentar el Anteproyecto Presupuesto Anual Gastos e Inversión la Secretaría, para la revisión y aprobación por la alta dirección. Acta comité Subsecretarios. Si es aprobado pasa a la actividad 8 Si no es aprobado pasa a la actividad 7 en la cual se revisa, modifican y aprueban el Anteproyecto Presupuesta Anual Gastos e Inversión la Secretaria distrital Movilidad. la SERIE:ACTAS Subserie: Actas l comité subsecretarios Ajustar el anteproyecto según lo revisado por la alta dirección Serie: finida por estándar l

3 Registrar en el sistema PREDIS y el modulo POAI l aplicativo SEGPLAN la proyección l los proyectos inversión. Reporte PREDIS Y SEGPLAN Serie: finida por estándar l Asistir y participar en las mesas trabajo con la Alcaldía Mayor, Secretaría Distrital Hacienda y Secretaría Distrital. Presentación Es la comunicación oficial interna enviada o por correo electrónico mediante la cual la Recibir y notificar a los ornadores gasto la cuota global aprobada por la SHD. Solicitando el ajuste l anteproyecto acuerdo a la cuota Comunicación cuota global aprobada y ajuste aprobada para cada proyecto inversión., informa la cuota global aprobada y solicita realizar ajustes Serie: finida por estándar l Subsecretarias Es la comunicación Oficial interna recibida, por correo electrónico que contiene las Ajustar el anteproyecto acuerdo a la cuota aprobada para cada proyecto inversión y remitir a la la versión finitiva l Anteproyecto. Respuesta a solicitud ajustes. modificaciones presupuestales solicitadas por la Serie: finida por estándar l Subsecretarias Recibir y revisar el Anteproyecto Presupuesto Anual Gastos e Inversión la Secretaría con las condiciones establecidas en la cuota global. Si cumple, pasa a la actividad 13 Si no cumple pasa a la actividad 11 Reportes SEGPLAN y PREDIS Actualizar en SEGPLAN y PREDIS la información l los proyectos inversión. Anteproyecto. Proyectar el documento anteproyecto inversión y consolidarlo junto con el funcionamiento, una vez, este sea remitido por la Subdirección Financiera, acuerdo a lo establecido en el Art. 24, literal a l Decreto y teniendo en cuenta los lineamientos emitidos por la SHD y SDP. Serie: finida por estándar l Oficio y anexos Firmar y remitir el documento l anteproyecto a la SHD. Serie: finida por estándar l Presentación Elaborar y apoyar al secretario (a) en la presentación l anteproyecto anual gastos e inversiones la SDM ante el Concejo Bogotá. Serie: finida por estándar l Presentación SDM Presentar el proyecto la SDM ante el Concejo Distrital Serie: finida por estándar l Correo electrónico y/o memorando Recibir el Acuerdo y/o Decreto aprobación l e Informar a los ornadores l gasto sobre la viabilidad iniciar la ejecución presupuestal. Serie: finida por estándar l Intificar las necesidas elaboración, modificación o eliminación documentos l. Solicitud elaboración, modificación o eliminación documentos Es la comunicación oficial interna recibida l (correo electrónico) Solicitar a la por medio l formato F03-PE01-PR05 por correo electrónico mediante la cual el Solicitud elaboración, modificación o eliminación documentos l, la responsable un proceso solicita la elaboración, modificación o eliminación un documento. Los soportes y la solicitud adopción, actualización o eliminación ben ser remitidos por medio l correo electrónico documentos y registros l sistema sistemaintegradogestion@movilidadbogota.gov.co, a la. integrado gestión. la penncia solicitante DEL Planilla registro solicitus adopción, actualización o Es el documento en Excel que Registra las eliminación documentos (EXCEL) Asignación en el formato físico solicitud l numero radicación inmediatamente, solicitus adopción, actualización o disponible según arroje base datos: seguimiento aprobación documentos l eliminación documentos. -Excel, e ingresar los datos la solicitud F05-PR03-PR05 Servidor la Secretaría Distrital Movilidad DEL Asignación funcionario, entregar al funcionario asignado la solicitud radicada, parta seguir el proceso gestión y revisión solicitado. Verificar si los documentos objeto la solicitud, ya fueron enviados al correo electrónico l Los documentos objetos la solicitud, ya fueron recibidos en el correo electrónico l? Si los documentos objeto la solicitud se confirman fueron recibidos en el correo l o l profesional asignado continua en la siguiente actividad; lo contrario se vuelve al solicitante e única en la actividad Nº 1. Solicitud elaboración, modificación o eliminación documentos l Verificar si la solicitud si la justificación relacionada con el formato Físico F03-PE05-PR03 Solicitud adopción actualización o eliminación documentos l es viable y acor con los documentos objetos la solicitud recibidos por vía correo electrónico la Justificación es viable Si la justificación es procente continua en la siguiente actividad; lo contrario se vuelve al solicitante y regresa a la actividad 1. Realizar la revisión l documento solicitado a la luz los requisitos l y la documentación l proceso, teniendo en cuenta el IN01-PE01- PR05 Instructivo para la elaboración documentos l Sistema Integrado la Secretaría Distrital Movilidad y los lineamientos establecidos en el presente documento. Citación a reunión Es la comunicación oficial enviada por la REQUIERE CONVOCAR MESA DE TRABAJO PARA REALIZAR AJUSTES? Si se correo electrónico convocando a reunión penncia consira necesario realizar mesa trabajo para la revisión l documento continua en la para revisar el documento que se solicito solicitante siguiente actividad, lo contrario continua en la actividad 9. para elaboración o modificación l documento. DEL Acta Reunión Es el Acta mediante la cual se registra la la Convocar y realizar mesas trabajo según se consire necesario, se avisa a través necesidad hacer la revisión con el correo a los servidores que realizaron la solicitud, con el fin alantar los sarrollos responsable l proceso con el fin que se consiren pertinentes para la elaboración, modificación o eliminación un documento l. Si se realizan reuniones ben estar soportadas por medio l concertar todos los datos necesarios para penncia formato F04-PA01-PR23 Formato Acta Reunión o F05- PA01-PR23 Listado la adopción, actualización o eliminación solicitante asistencia a reuniones y eventos. Nota: Una vez se realicen los ajustes pertinentes por documentos l parte l Equipo Mejoramiento l proceso correspondiente, regresa a la actividad Nº 2. DEL Listado asistencia Es el documento que registra, la fecha, la Convocar y realizar mesas trabajo según se consire necesario, se avisa a través correo a los servidores que realizaron la solicitud, con el fin alantar los sarrollos hora, asistentes a la reunión, que se consiren pertinentes para la elaboración, modificación o eliminación un, correo electrónico y firma. documento l. Si se realizan reuniones ben estar soportadas por medio l penncia formato F04-PA01-PR23 Formato Acta Reunión o F05- PA01-PR23 Listado solicitante asistencia a reuniones y eventos. Nota: Una vez se realicen los ajustes pertinentes por parte l Equipo Mejoramiento l proceso correspondiente, regresa a la actividad Nº 2. DEL Solicitud ajustes al documento presentado Es la comunicación oficial aviada por la REQUIERE AJUSTES? Si el documento necesita correcciones se vuelve por correo correo electrónico a la oficina solicitante interno al solicitante para su ajuste y regresa a la actividad Nº 2, lo contrario continua en elaboración, modificación o eliminación penncia solicitante la siguiente actividad. documento DEL Codificar y remitir el documento revisado al proceso por correo electrónico para su impresión y correspondiente firma. Recibir el documento físico elaborado o modificado, con sus respectivas firmas, la solicitud bidamente aprobada y firmada, el documento con sus respectivos ajustes scritos en el control cambios y el flujograma actualizado. Nota: Esta actividad no aplica en caso eliminación documentos l. Proyectar F05-PE01-PR05 Acta aprobación con las adopciones, modificaciones, y/o eliminaciones los documentos ya revisados. Acta Aprobación Es el documento que registra lo sucedido en la reunión l equipo encargado l control documentos, con el Jefe la Firmar el F05-PE01-PR05 Acta Aprobación las adopciones, modificaciones, y/o eliminaciones los documentos ya revisados., en la cual se interno registran los siguientes datos : Proceso, Código l documento. Nombre l documento, versión y la mejora realizada DEL Listado Maestro Documentos Es el listado que contiene la relación Servidor la Actualizar el formato F01-PE01- PR05 Listado Maestro Documentos según el caso y solicitar su publicación en la Intranet la entidad. todos los documentos existentes y registrados en el sistema integrado Secretaría Distrital Intranet versión en Movilidad PDF gestión DEL REQUIERE ACTUALIZAR EL LISTADO MAESTRO DE REGISTROS? Si es necesario actualizar el F02- PE01-PR08 Listado Maestro Registros continúa en el procedimiento PE01-PR08 Control Registros l Sistema Integrado, lo contrario continua en la siguiente actividad. ES NECESARIO ACTUALIZAR EL NORMOGRAMA? Si es necesario actualizar el Normograma continua en la siguiente actividad, lo contrario continua en la actividad Nº 17.

4 Solicitud actualización l Normograma Es la comunicación oficial enviada por correo electrónico solicitando al equipo penncia Solicitar la actualización l Normograma al equipo mejoramiento l proceso que corresponda. Una vez se realice la correspondiente actualización berá ser remitido a la mejoramiento l respectivo proceso la solicitante asesora y regresa a la actividad Nº 2. actualización el Normograma. DEL Normograma Es el documento que contiene las normas Servidor la externas como leyes, cretos, acuerdos, Secretaría Distrital resoluciones, circulares, resoluciones que Movilidad afectan la gestión la entidad y las Solicitar la actualización l Normograma al equipo mejoramiento l proceso que normas internas como reglamentos Intranet versión en corresponda. Una vez se realice la correspondiente actualización berá ser remitido a la estatutos, manuales y en general, todos los interno PDF y regresa a la actividad Nº 2. actos administrativos interés para la entidad que permiten intificar las competencias, responsabilidas y funciones las la DOCUMENTO DE organización. APOYO Socializar según se consire pertinente a los servidores públicos involucrados con los documentos adoptados o modificados mediante reunión, jando constancia esta actividad a través l formato F05-PA01-PR23 Lista Asistencia a reuniones y eventos. También se consirará socializado cuando se publiquen las actualizaciones a través piezas comunicacionales, memorando, correo interno, al igual que la actualización en la Intranet l documento. Documentos obsoletos (electrónico y físico ) son aquellos documentos que han sido Intificar los documentos obsoletos en medio magnético, almacenándolos en la carpeta modificados o eliminados, en cualquier l servidor la entidad stinada para tal fin. medio. Los documentos en medio físicos se ben marcar con el sello DOCUMENTO OBSOLETO en el encabezado la primera página. DEL Realizar vía correo electrónico adjuntando el documento que queda vigente, la solicitud a Solicitud publicación documentos calidad en Intranet Es la comunicación oficial enviada por oficina mesa ayuda, para publicar la actualización los documentos adoptados, aceptados o correo electrónico que contiene la eliminados en el sistema gestión. información publicación la penncia Nota: los documentos electrónicos vigentes, también se puen actualizar en la carpeta actualización l documento adoptado, solicitante la que se encuentra en el servidor documentos físicos vigentes se ben disponer en su carpeta correspondiente en el archivo. modificado o eliminado en intranet DEL Documentos vigentes Es el documento l que se adopta, Archivar los documentos l acuerdo con las Tablas Retención Documental o actualiza o elimina. lineamientos establecidos por el Subsistema Documental y. Conservar y proteger los procedimientos para su uso y consulta permanente en copia física. DEL Establecer los insumos necesarios para la realización la revisión por la dirección. (Deben contener: período análisis o seguimiento, fichas técnicas aplicación encuestas, resultados y conclusiones) Solicitud insumos necesarios para la realización la revisión por la Es la comunicación oficial interna por dirección correo electrónico enviada por el jefe la solicitando a los lires los Solicitar a los diferentes procesos a través los medios comunicación acuados, subsistemas y jefes los insumos necesarios para la revisión incluir la información insumos para presentar la revisión por la dirección en el Formato establecido. Comunicación remisoria información para la revisión por la dirección Es la comunicación oficial interna por correo electrónico mediante la cual los Solicitar a los diferentes procesos a través los medios comunicación acuados, lires los subsistemas y jefes los insumos necesarios para la revisión remiten la información para presentar en comité. Es el documento por medio l cual se Recolección la información para la revisión por la dirección solicita a los lires l subsistemas l Solicitar a los diferentes procesos a través los medios comunicación acuados, y jefes que incluyan los insumos necesarios para la revisión la información que se be presentar para Citación a reunión Es la comunicación oficial interna enviada por correo electrónico en la cual el jefe Convocar al Comité Control y Calidad para la revisión por la Dirección por medio correo electrónico la oficina control interno disciplinario interno convoca a la reunión comité control interno. Comunicación remisoria información para la revisión por la dirección control s gestión Serie. ACTAS DEL COMITÉ DE solicitantes CONTROL INTERNO Y CALIDAD Serie. ACTAS DEL control s gestión COMITÉ DE CONTROL solicitantes INTERNO Y CALIDAD Serie. ACTAS DEL control COMITÉ DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD control Remitir al representante la Dirección (Jefe ) los insumos relacionados con su proceso en copia física y magnética Presentación revisión por la Dirección (power point) Es la presentación en power poitn que contiene los elementos exigidos en el Consolidar los insumos para la presentación l informe a la alta dirección numeral 5.6 la norma técnica técnica gestión calidad Publica 1000:2009 Acta Comité Es el documento que reúnen la consolidación las acciones realizadas y Revisar los resultados presentados analizando sviaciones, factores éxito, eficacia aprobadas por parte l comité control las acciones cada proceso y viabilidad las acciones mejoramiento y cambios en el entorno que podrían afectar el Sistema Integrado interno respecto eficiencia eficacia y efectividad l sistema control Calidad PL01-PE01-PR07 Plantilla para la presentación Revisión por la Dirección Presentar al Comité el seguimiento a las acciones señaladas en la anterior revisión por la dirección junto con los resultados Serie. ACTAS DEL control interno COMITÉ DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD control interno F02-PM01-PR07 Formato Acta Revisión por la Dirección Tomar las cisiones y terminar acciones relativas a la mejora la eficiencia, eficacia y efectividad l Sistema Integrado y sus proceso, la mejora l servicio en relación con los requisitos los usuarios y la necesidad recursos Establecer las acciones mejora terminando responsables, tiempos, recursos y acciones seguimiento Acta Revisión por la Dirección Elaborar el informe la Revisión por la Dirección, relacionando las acciones mejora con sus responsables, tiempos, recursos y acciones para su seguimiento F02-PM01-PR07 Formato Acta Revisión por la Dirección Hacer las acciones seguimiento a las acciones mejora producto la Revisión por la Dirección F02-PM01-PR07 Formato Acta Revisión por la Dirección Archivar los documentos generados en la revisión por la dirección acuerdo con las Tablas Retención Documental TRD F02-PM01-PR07 Formato Acta Revisión por la Dirección Es la comunicación oficial interna recibida por correo electrónico mediante la cual el Elaborar los formatos a lo establecido por el Subsistema responsable un proceso solicita la Solicitud adopción. actualización o eliminación documentos y Documental y y lo consignado en el Instructivo elaboración documentos IN01- adopción, actualización o eliminación registros l sistema integrado gestión. PE01-PR05 documentos y registros l sistema integrado gestión penncia la solicitante Diligenciar los registros para evinciar la ejecución las actividas los procesos Es el documento en Excel que Registra las solicitus adopción, actualización o eliminación documentos. Recibir la solicitud por correo electrónico o Memorando según el caso y asignar al Planilla registro solicitus adopción, actualización o profesional encargado l Sistema Calidad su revisión eliminación documentos (EXCEL) Servidor la Secretaría Distrital Movilidad documento apoyo Recibir la solicitud por correo electrónico o Memorando según el caso y asignar al profesional encargado l Sistema Calidad su revisión Revisar los formatos, manuales, instructivos etc. enviados por el proceso y verificar que cumplan con los parámetros establecidos en el SGC y asignar la codificación acuerdo a la secuencia establecida en el Instructivo para la elaboración documentos l SGC la SDM IN01-PE01-PR05 Verificar si es una eliminación y analizar la justificación, Sí la Justificación es procente pasa a la actividad No 5, si no, se vuelve al proceso para su replanteamiento. Acta reunión. convocar y realizar mesas trabajo según se consire necesario, se avisa a través Es el Acta mediante la cual se registra la correo a los servidores que realizaron la solicitud, con el fin alantar los sarrollos necesidad hacer la revisión con el que se consiren pertinentes para la elaboración, modificación o eliminación un responsable l proceso con el fin documento l. si se realizan las reuniones ben estar soportadas por medio l concertar todos los datos necesarios para formato F04-PA01-PR23 formato acta reunión o F05-PA01-PR23 listado la adopción, actualización o eliminación asistencia a reuniones y eventos. Nota: una vez se realicen los ajustes pertinentes por parte l equipo mejoramiento l proceso correspondiente, regresa a la actividad documentos l Nº2 listado Asistencia Es el documento que registra, la fecha, convocar y realizar mesas trabajo según se consire necesario, se avisa a través hora, asistentes a la reunión, correo a los servidores que realizaron la solicitud, con el fin alantar los sarrollos que se consiren pertinentes para la elaboración, modificación o eliminación un, correo electrónico y firma. documento l. si se realizan las reuniones ben estar soportadas por medio l formato F04-PA01-PR23 formato acta reunión o F05-PA01-PR23 listado asistencia a reuniones y eventos. Nota: una vez se realicen los ajustes pertinentes por parte l equipo mejoramiento l proceso correspondiente, regresa a la actividad Nº2 Respuesta a la solicitud adopción, actualización o eliminación Es la comunicación oficial por correo documentos o registros l electrónico mediante el cual se da viabilidad realizar la revisión l documento solicitado a la luz los requisitos l y la documentación l proceso teniendo en cuenta el IN01-PE01-PR05 instructivo para la a la solicitud adopción, actualización o elaboración documentos l Sistema Integrado la Secretaria eliminación documentos o registros l Distrital Movilidad y los lineamientos establecidos en el presente documento.. la archivo la penncia con la cual se haya alantado la reunión la archivo la penncia con la cual se haya alantado la reunión la archivo penncia solicitante Documento l Recibir el documento en físico elaborado o modificado con sus respectivas firmas, la solicitud bidamente aprobada y firmada, el documento con sus respectivos ajustes scritos en el control cambios y el flujograma actualizado. Nota: esta actividad no aplica en caso eliminación documentos l Es el proceso, procedimiento, registro o instructivo o documento l que se adopta, actualiza o elimina. Externo la En el archivo la penncia solicitante. Proyectar Acta con las adopciones, modificaciones, actualizaciones y/o eliminaciones los formatos, manuales, instructivos etc. ya revisados Acta aprobación, a la adopción, actualización o eliminación Es el documento que registra lo sucedido documentos l en la reunión l equipo encargado l control documentos, con el Jefe la, en la cual se registran los siguientes datos : Proceso, Código l documento. Nombre l documento, versión y la mejora realizada la SERIE : ACTAS SUBSERIE: Actas aprobación actualización, modificación o eliminación documentos

5 PLANEACIÓN PLANEACIÓN PLANEACIÓN PLANEACIÓN PLANEACIÓN Listado asistencia Es el documento que registra, la fecha, la hora, asistentes a la reunión, SERIE : ACTAS, correo electrónico y firma. SUBSERIE: Actas Proyectar Acta con las adopciones, modificaciones, actualizaciones y/o eliminaciones interno aprobación los formatos, manuales, instructivos etc. ya revisados actualización, modificación o eliminación documentos Firmar el Acta aprobación las adopciones, modificaciones, actualizaciones y/o eliminaciones los formatos, manuales, instructivos etc. ya revisados Listado maestro documentos Es el listado que contiene la relación Servidor la SERIE: Actualizar el listado Maestro Registros con los códigos, nombre, procedimiento al que todos los documentos existentes y Secretaría Distrital DOCUMENTOS DEL Intranet versión en pertenece y más información que solicite el listado, los formatos, Manuales, registrados en el sistema integrado Movilidad SISTEMA PDF Instructivos etc. gestión INTEGRADO DE GESTION solicitud actualización l Normograma Es la comunicación oficial enviada por correo electrónico solicitando al equipo penncia SERIE: Solicitar la actualización l Normograma al equipo mejoramiento l proceso que mejoramiento l respectivo proceso la solicitante asesora DOCUMENTOS DEL corresponda. Una vez se realice la correspondiente actualización berá ser remitido a la actualización el Normograma. asesora SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Normograma Es el documento que contiene las normas Servidor la externas como leyes, cretos, acuerdos, Secretaría Distrital resoluciones, circulares, resoluciones que Movilidad afectan la gestión la entidad y las normas internas como reglamentos si es necesario actualizar el Normograma continua en la siguiente actividad, lo contrario estatutos, manuales y en general, todos los Intranet versión en interno continua en la actividad 17. PDF actos administrativos interés para la SERIE: entidad que permiten intificar las DOCUMENTOS DEL competencias, responsabilidas y SISTEMA funciones las la INTEGRADO DE organización. GESTION solicitud publicación documentos calidad en Intranet Es la comunicación oficial enviada por oficina Socializar según se consire pertinente a los servidores públicos involucrados con los documentos adoptados o modificados mediante reunión, jando constancia esta correo electrónico que contiene la SERIE: actividad a través l formato F05-PA01-PR23 Lista Asistencia a reuniones y eventos. información publicación la DOCUMENTOS DEL penncia también se consirara socializado cuando se publiquen las actualizaciones a través actualización l documento adoptado, solicitante SISTEMA piezas comunicacionales, memorando, correo interno al igual que la actualización en la modificado o eliminado en intranet INTEGRADO DE intranet. GESTION Documento l Es el proceso, procedimiento, registro o la instructivo o documento l que se Recibir el documento en físico elaborado o modificado con sus respectivas firmas, la SERIE : solicitud bidamente aprobada y firmada, el documento con sus respectivos ajustes adopta, actualiza o elimina. En el archivo la Externo penncia DOCUMENTOS DEL scritos en el control cambios y el flujograma actualizado. Nota: esta actividad no solicitante. SISTEMA aplica en caso eliminación documentos l INTEGRADO DE GESTION Acta reunión Es el Acta mediante la cual se registra la oficina Socializar según se consire pertinente a los servidores públicos involucrados con los documentos adoptados o modificados mediante reunión, jando constancia esta socialización los documentos adoptados SERIE : actividad a través l formato F05-PA01-PR23 Lista Asistencia a reuniones y eventos. y modificados l con el responsable penncia DOCUMENTOS DEL también se consirara socializado cuando se publiquen las actualizaciones a través l proceso. solicitante SISTEMA piezas comunicacionales, memorando, correo interno al igual que la actualización en la INTEGRADO DE intranet. GESTION Listado asistencia Es el documento que registra, la fecha, oficina Socializar según se consire pertinente a los servidores públicos involucrados con los documentos adoptados o modificados mediante reunión, jando constancia esta hora, asistentes a la reunión, SERIE : actividad a través l formato F05-PA01-PR23 Lista Asistencia a reuniones y eventos., correo electrónico y firma. penncia DOCUMENTOS DEL también se consirara socializado cuando se publiquen las actualizaciones a través solicitante SISTEMA piezas comunicacionales, memorando, correo interno al igual que la actualización en la INTEGRADO DE intranet. GESTION Matriz caracterización l producto Es el documento que scribe nombre l producto, como se intifican u obtienen verificar la matriz caracterización y la matriz requisitos conformidad se encuentren penncia los productos o servicios cada proceso acors a los productos y/o servicios esos productos solicitante misional registrado en el sistema producto y/o gestión calidad. servicio no Matriz requisitos conformidad Es el documento que contiene los requisitos conformidad en caso que AOP se presente algún producto o servicio no la acción correctiva para tal efecto. Esta contiene los siguientes archivos gestión verificar la matriz caracterización y la matriz requisitos conformidad se encuentren campos: Proceso, Nombre l producto o acors a los productos y/o servicios esos productos servicio, Requisitos conformidad l misionales SDM producto o servicio, Producto o servicio no tectado, acción corrección y nombre l responsable autorizando terminar la corrección producto y/o servicio no Comunicación remisoria matriz Es la comunicación oficial interna enviada a la remitiendo la matriz AOP archivos gestión Remitir a la a través l formato F03-PE01-PR05, la caracterización l producto. actualización las matrices ser pertinente misionales SDM producto y/o servicio no Revisar que la matriz caracterización y la matriz requisitos conformidad se encuentran acors a los productos y/o servicios cada uno los procesos producto y/o servicio no La matriz caracterización y la matriz requisitos conformidad se encuentran acors a los productos y/o servicios cada uno los procesos? Si se encuentra acor pasa a la actividad 5 Si no se encuentra acor pasa a la actividad 1 PLANEACIÓN PLANEACIÓN solicitud publicación Es la comunicación oficial interna enviada a la soporte técnico solicitando la Publicar en la Intranet la matriz caracterización y la matriz requisitos conformidad publicación las matrices, por cada proceso. Verificar que el producto y/o servicio a entregar cumple con los requisitos establecidos en la Matriz requisitos conformidad. producto y/o servicio no PLANEACIÓN El producto y/o servicio a entregar cumple con los requisitos establecidos en la Matriz requisitos conformidad? Si cumple pasa a la actividad No.8 Si no cumple pasa a la actividad No. 9 PLANEACIÓN Realizar la entrega l producto y archivar los registros generados ya sea en medio físico o digital. Fin l procedimiento PLANEACIÓN PLANEACIÓN PLANEACIÓN PLANEACIÓN PLANEACIÓN PLANEACIÓN PLANEACIÓN Tratamiento producto y/o servicio no Es el documento que intifica el producto Dar tratamiento al producto y/o servicio no, establecido en el respectivo Instructivo l proceso misional correspondiente. y/o servicio no, la scripción la no conformidad y las actividas Nota: no encontrarse la acción mejora para el producto y/o servicio no se realizadas en cada uno los procesos be proponer y actualizar el instructivo socializando al proceso la inclusión realizada. misionales producto y/o servicio no Seguimiento a los productos no s Es un documento en Excel que registra los productos y servicios no s un proceso misional cada mes, este Incluir el producto y/o servicio no tectado en la tabulación producto y/o documento registra los siguientes campos: servicio no. requisitos conformidad l producto, producto y/o servicio no tectado, mes, total semestre y total producto y/o anual. servicio no Plan mejoramiento (copia) Es el documento que contiene la relación control Determinar las acciones mejora a emprenr con base en el Procedimiento consolidada los informes las Evaluación y Seguimiento Planes Mejoramiento, Acciones Preventivas, Correctivas y Mejora PV01-PR06 y el plan mejoramiento interno resultado la autoevaluación l control. producto y/o servicio no Solicitud informe producto y/o servicio no. Es la comunicación oficial interna enviada los jefes los procesos misionales en la Diligenciar el formato consolidación para informe anual, sobe el resultado las cual solicitan el informe producto y/o penncia s acciones alantadas por el proceso sobre el producto o servicio no. servicio no misionales producto y/o servicio no comunicación remisoria informe producto y/o servicio no Es la comunicación oficial interna recibida las misionales remitiendo Diligenciar el formato consolidación para informe anual, sobe el resultado las el informe consolidado producto y/o penncia s acciones alantadas por el proceso sobre el producto o servicio no. servicio no. misionales producto y/o servicio no Informe consolidado producto y/o servicio no Es el documento que contiene la evincia los productos y/o servicios no s evinciados durante el año los Diligenciar el formato consolidación para informe anual, sobe el resultado las casos reiterativos, el tratamiento dado, las penncia s. acciones alantadas por el proceso sobre el producto o servicio no. acciones y mejoras emprendidas y el misionales Informes Producto resultado las acciones emitidas para la y/o servicio no mitigación Revisar y avalar el informe anual, sobe el resultado las acciones alantadas por el proceso sobre el producto o servicio no PLANEACIÓN l Control Presentación para la revisión por la alta dirección Consolidar los Informes seguimiento y realizar la presentación a la alta dirección conformidad con el procedimiento PE01-PR07 Solicitud autoevaluación control (correo electrónico) Coordinar y elaborar memorando para informar el cronograma establecido para aplicar la Autoevaluación Control por parte las áreas la SDM. Es la presentación en power poitn que contiene los elementos exigidos en el numeral 5.6 la norma técnica técnica gestión calidad Publica 1000:2009 Es la comunicación oficial interna enviada o por correo electrónico suscrita por el jefe la, mediante el cual se da a conocer el cronograma establecido para aplicar la autoevaluación control por parte la diferentes áreas la Secretaria Distrital Movilidad. Control. Informes Producto y/o servicio no gestión Serie: INFORME gestión Subserie: Informe Control evaluación l sistema control interno MECI y calidad l Control l Control l Control Seleccionar los funcionarios lires cada área auditada para que se encarguen realizar la autoevaluación internamente y elaborar los informes respectivos Encuesta autoevaluación l control Aplicar la encuesta l Anexo 01 Cuestionario Autoevaluación l Control incorporada en este procedimiento y acuerdo con las directrices señaladas en el anexo 02 Determinación l Tamaño la Muestra. Consolidado Tabulación encuesta Tabular, valorar y analizar la información recolectada a través las encuestas acuerdo al procedimiento establecido en el Anexo 03 Formato para la tabulación encuestas y elaborar el respectivo informe y el Plan Mejoramiento correspondiente, ser necesario Es el documento que contiene una serie preguntas sobre el MECI y el sistema gestión Calidad. Evalúa todos los componentes : se Control, estratégico, riesgo los subsistemas control estratégico y control gestión. Es el cuadro en Excel mediante el cual se hace la tabulación los cuestionarios autoevaluación l control. Se diligencia a nivel cada uno los procesos la Entidad, registrados en el SGC Serie: AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL gestión gestión Control Serie: AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL gestión Control Serie: AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL

6 l Control Remitir el informe y el Plan Mejoramiento al Representante la Dirección para la Implementación l MECI y SGC en medio físico y magnético. Informe consolidación encuestas. Es el documento que contiene la consolidación la información las encuestas autoevaluación y control en datos estadísticos. gestión Control Serie: AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL Comunicación remisoria informe consolidado encuestas. Es la comunicación mediante la cual las Verificar y consolidar el informe plan mejoramiento remiten a la el informe l resultado la encuesta, su tabulación y el plan mejoramiento en caso ser necesario. Comunicación remisoria l Plan Mejoramiento a Control. Es la comunicación Oficial por correo gestión Control. Serie: AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL electrónico que contiene el plan l Control Verificar y consolidar el informe y el plan mejoramiento producto la autoevaluación l control en los procesos la secretaria distrital movilidad y enviarlo a la oficina control interno para sus observaciones. mejoramiento consolidado la autoevaluación l control gestión Control Serie: AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL Plan Mejoramiento (copia) Es el documento que contiene la relación consolidada los informes las l Control Consolidar el informe y el Plan Mejoramiento producto la Autoevaluación l Control en los Procesos en la SDM y enviarlo a la Control para sus observaciones. y el plan mejoramiento resultado la autoevaluación l control. gestión Control Serie: AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL Acta l Comité (copia ) Es el documento que registra lo tratado en l Control Presentar al comité control interno y calidad los resultados la autoevaluación l control la secretaria distrital movilidad y las acciones correctivas y mejoramiento formuladas un Comité Control y Calidad,(En el se revisa el Plan mejoramiento) Control Documento apoyo Lineamientos para elaboración Plan Anual Es el documento que contiene los lineamientos para la elaboración l plan en la Procedimiento para la, elaboración, Revisar la normatividad aplicable para PAA y elaborar los lineamientos y cronograma l sarrollo l mismo. anual adquisiciones, este documentos emite en el cuarto trimestre la vigencia anterior una vez aprobada la cuota global para la adquisición bienes, servicios u obras l PAA asesora archivos gestión subsecretarias, dirección administrativa y financiera y asuntos legales Subserie: Plan Anual Comunicación remisoria lineamientos. Es la comunicación oficial interna enviada o por correo electrónico a los ornadores archivos gestión gestión en la Procedimiento para la, elaboración, Enviar los lineamientos a los ornadores l gasto la SDM para la elaboración l PAA l gasto la Secretaria Distrital Movilidad, en el que remite el documento lineamientos para la elaboración Plan Anual adquisiciones. subsecretarias, asesora dirección administrativa y financiera y asuntos Subserie: Plan legales Anual Es el documento que scribe código, Plan Anual PAA. rubro presupuestal, punto inversión, scripción, fecha estimada l proceso en la asesora Procedimiento para la, elaboración, Elaborar el Plan Anual Inversión acuerdo con la cuota asignada en cada proyecto, teniendo en cuenta el Plan Operativo Anual Inversiones, las Metas l Plan Desarrollo, Plan Estratégico, Planes Acción y las Necesidas los Gerentes Proyecto y remitirlo a la selección, duración estimada l proceso, fuente los recursos, Valor total estimado, Meta l proyecto inversión, Meta vigencia y responsables gastos funcionamiento y los proyectos archivos gestión subsecretarias, dirección administrativa y financiera y asuntos legales inversión cada una las áreas la Subserie: Plan Secretaria Distrital Movilidad. Anual Plan Anual funcionamiento Es el documento que scribe código UNSPSC, rubro presupuestal, fuente Subsecretaría financiación, valor inicial estimado, gestión Procedimiento para la, elaboración, Elaborar el Plan Anual Funcionamiento, acuerdo con las necesidas la Secretaría y remitirlo a la Subsecretaria Corporativa para su revisión y aprobación modalidad selección, scripción l objeto, fecha estimada inicio, Duración estimada l contrato y datos contacto corporativa responsable que es elaborado por la Subserie: Plan subsecretaria gestión corporativa Anual Comunicación remisoria Plan anual Es la comunicación oficial mediante la cual Procedimiento para la, elaboración, Elaborar el Plan Anual Funcionamiento, acuerdo con las necesidas la Secretaría y remitirlo a la Subsecretaria Corporativa para su revisión y aprobación las subsecretarias a remiten el Plan anual los gastos funcionamiento y proyectos inversión. Subsecretarias SDM Subserie: Plan Anual Procedimiento para la, elaboración, Recibir y revisar el Plan Anual tanto Inversión como Funcionamiento Procedimiento para la, elaboración, El PAA es acuado? Si: Continuar con la actividad 9 No: Continuar con la actividad 3 y/o 4 Procedimiento para la, elaboración, Consolidar el Plan Anual tanto Inversión como funcionamiento y Generar el Plan. Plan anual proyectos inversión y gastos Es el documento que consolida los PAA Procedimiento para la, elaboración, funcionamiento SDM Aprueba el plan anual tanto Inversión como funcionamiento y generar el plan anual adquisidores la entidad enviados por las subsecretarias y el PAA funcionamiento que envía la subsecretaria corporativa. Esta consolidación es realizada por la Subserie: Plan Anual. Resolución Es el acto administrativo que contiene la spacho Procedimiento para la, elaboración, Aprueba el plan anual tanto Inversión como funcionamiento y generar el plan anual adquisidores la entidad aprobación el Plan anual Gastos funcionamiento y proyectos inversión Subserie: Plan Anual Solicitud publicación Es la comunicación oficial interna enviada Procedimiento para la, elaboración, Enviar en medio digital el Plan Anual consolidado a la DAL para su respectiva publicación en la página Contratación a la Vista, herramienta SECOP y Comunicaciones en la página Web solicitando a la oficina asesora comunicaciones y Dirección asuntos legales la publicación l PAA en SECOP, Contratación a la Vista y web la secretaria Distrital Movilidad AOP Dirección asuntos Legales y oficina asesora comunicaciones. Subserie: Plan Anual Constancia publicación Es el documento que constata la publicación l Plan Anual Procedimiento para la, elaboración, Publicar Plan Anual en la página Contratación a la Vista y la herramienta SECOP proyectos inversión y Gastos Funcionamiento en el portal Dirección asuntos Legales y oficina SECOP, Contracción a la Vista y la pagina Web la secretaria Distrital Movilidad asesora Subserie: Plan comunicaciones. Anual Actualizar el Plan Anual Procedimiento para la, elaboración, acuerdo al seguimiento y remitirlo a la para su revisión Procedimiento para la, elaboración, Se aprueban las actualizaciones? SI: Continuar con la actividad 17 NO: Ir a la actividad 14 Constancia publicación. Procedimiento para la, elaboración, Publicar las actualizaciones l Plan Anual Acta reunión Es el documento que registra la metodología gestión riesgo que se Procedimiento para la Riesgos Establecer la metodología Administración l riesgo que se aplicará en la entidad. aplicará en Lista asistencia Es el documento que registra, la fecha, hora, asistentes a la reunión, Procedimiento para la Riesgos Establecer la metodología Administración l riesgo que se aplicará en la entidad., correo electrónico y firma. Acta reunión Es el documento que registra la reunión Sensibilizar a los jefes responsables los Procesos: Subsecretarios, Directores, con los responsables los procesos para Subdirectores, Jefes y al equipo Mejoramiento l la SDM sobre la Procedimiento para la Riesgos metodología finida para la intificación y tratamiento los Riesgos en la SDM, socializar la metodología gestión establecida en el presente procedimiento, los formatos y documentos anexos. riesgo. Lista asistencia Es el documento que registra, la fecha, Sensibilizar a los jefes responsables los Procesos: Subsecretarios, Directores, hora, asistentes a la reunión, Subdirectores, Jefes y al equipo Mejoramiento l la SDM sobre la Procedimiento para la Riesgos metodología finida para la intificación y tratamiento los Riesgos en la SDM,, correo electrónico y firma. interno establecida en el presente procedimiento, los formatos y documentos anexos. Mapa riesgos y plan manejo Documento que registra los riesgos Aplicar la metodología para Administración l Riesgo establecida en la entidad(f01- operativos y corrupción por procesos. PE01-PR12 Mapa Riesgos y Plan Manejo), finiendo el contexto estratégico l Se elabora siguiendo la metologpia riesgo, la clasificación l riesgo, la intificación l riesgo, el análisis l riesgo, la Procedimiento para la Riesgos valoración l riesgo, el análisis l riesgo residual, plan contingencia, seguimiento acordada por la y OCI. Así mismo se autocontrol, seguimiento verificación y mejoramiento. Para se cuenta con el instructivo realiza el seguimiento autocontrol y IN01-PE01-PR12 Guía Metodológica para el diligenciamiento l mapa riesgos seguimiento verificación y mejoramiento la SDM. Acta reunión Acta que contiene La evincia l r y acompañar a los procesos en la aplicación la Metodología para la sarrollo la metodología para la Procedimiento para la Riesgos intificación los riesgos y diligenciamiento l F01-PE01-PR12 Mapa Riesgos y intificación riesgos Plan Manejo. (Mapa riesgos por Procesos Institucional y corrupción) Listado asistencia Es el documento que registra, la fecha, r y acompañar a los procesos en la aplicación la Metodología para la hora, asistentes a la reunión, Procedimiento para la Riesgos intificación los riesgos y diligenciamiento l F01-PE01-PR12 Mapa Riesgos y, correo electrónico y firma. Plan Manejo. (Mapa riesgos por Procesos Institucional y corrupción) citación para socialización Es la comunicación oficial enviada por r y acompañar a los procesos en la aplicación la Metodología para la correo electrónico que Convoca a la Procedimiento para la Riesgos intificación los riesgos y diligenciamiento l F01-PE01-PR12 Mapa Riesgos y reunión socialización y aplicación la Plan Manejo. (Mapa riesgos por Procesos Institucional y corrupción) metodología intificación riesgos. Comunicación interna remisoria l mapa riesgos operacionales y Es la comunicación oficial enviada por corrupción por procesos (correo electrónico) correo electrónico mediante la cual las Revisar, ajustar y aprobar el Mapa Riesgos y Plan Manejo a su cargo y remitirlo a la Procedimiento para la Riesgos por medio l correo institucional envían el mapa riesgos sisemaintegradogestion@movilidadbogota.gov.co. operacionales y corrupción. Correo Es la comunicación oficial recibida por Electrónico Revisar, ajustar y aprobar el Mapa Riesgos y Plan Manejo a su cargo y remitirlo a la correo electrónico que contiene el mapa Procedimiento para la Riesgos por medio l correo institucional riesgos y el Plan manejo revisados, sisemaintegradogestion@movilidadbogota.gov.co. ajustados y aprobados. la Control Serie: MANUAL DEL la oficina Control Serie: MANUAL DEL la penncia asistente a la reunión Serie: MANUAL DEL la oficina penncia asistente a la reunión Serie: MANUAL DEL oficina la oficina la control Serie: MANUAL DEL oficina penncia asistente a la reunión Serie: MANUAL DEL las oficina Serie: MANUAL DEL oficina las Procedimiento para la Riesgos El Mapa riesgos requiere ajustes? Si: Devolverse a la actividad 3 No: Continuar con la actividad 7 Procedimiento para la Riesgos Revisar y dar el visto bueno al Mapa Riesgos y Plan Manejo finitivo, en relación a su coherencia y total diligenciamiento.

7 Procedimiento para la Riesgos Procedimiento para la Riesgos Proyecto Política Administración Riesgos Realizar proyecto Política Administración Riesgos, con base en la información los Mapas Riesgos y Plan Manejo reportada por los procesos Mapa Riesgos y Plan Manejo (-Institucional y Corrupción y Proyecto Política Administración Riesgos Presentar los Mapas Riesgos y Plan Manejo reportada por los procesos y proyecto Política Administración Riesgos, con base en la información los mapas para presentarlo al comité. Es el Acto Administrativo que contiene las directrices para la administración los riesgos operaciones y corrupción al interior. Documento que registra los riesgos operativos y corrupción por procesos. Se elabora siguiendo la metologpia acordada por la y OCI. Así mismo se realiza el seguimiento autocontrol y seguimiento verificación y mejoramiento Serie: MANUAL DEL Procedimiento para la Riesgos Procedimiento para la Riesgos Mapa Riesgos y Plan Manejo (Institucional y Corrupción) Documento que registra los riesgos operativos y corrupción por procesos. Revisar y aprobar el Mapa Riesgos y Plan Manejo la SDM. (Mapa riesgos por proceso, Institucional y Corrupción) Se elabora siguiendo la metologpia acordada por la y OCI. Así mismo se a realiza el seguimiento autocontrol y Mapa Riesgos y Plan Manejo (Institucional y Corrupción) Documento que registra los riesgos operativos y corrupción por procesos. Se aprueba el Mapa Riesgos? No: Devolverse a la actividad 7 Si: continuar con la actividad 12 Se elabora siguiendo la metologpia acordada por la y OCI. Así mismo se a realiza el seguimiento autocontrol y Política Administración Riesgos Procedimiento para la Riesgos Revisar, solicitar ajustes y aprobarla Política Administración Riesgos. Procedimiento para la Riesgos Mapa Riesgos y Plan Manejo (Por Procesos, Institucional y Corrupción) Autorizar la publicación en la Intranet la SDM los Mapas Riesgos por Proceso e Institucional y el Corrupción en la Web. Documento que registra los riesgos operativos y corrupción por procesos. Se elabora siguiendo la metologpia acordada por la y OCI. Así mismo se a realiza el seguimiento autocontrol y seguimiento verificación y mejoramiento Procedimiento para la Riesgos Mapa Riesgos y Plan Manejo (Seguimiento Autocontrol) Documento que registra los riesgos operativos y corrupción por procesos. Realizar seguimiento autocontrol manera permanente, a la administración los Se elabora siguiendo la metologpia riesgos intificados en su mapa riesgos, seguimiento en el que se enfatiza en la acordada por la y OCI. Así mismo se verificación aplicación controles y cumplimiento acciones, en pro mitigar la a realiza el seguimiento autocontrol y materialización los riesgos. seguimiento verificación y mejoramiento Procedimiento para la Riesgos Informe auditoria interna Realizar el seguimiento verificación, en el cual se revisa manera general la coherencia y completo diligenciamiento l mapa Riesgos y Plan Manejo (Por Procesos, Institucional y Corrupción), se revisa la correlación en la intificación l riesgo, la aplicación los controles y que estos cumplan con los tres requisitos finidos; que se esté cumpliendo con la realización las acciones manejo l riesgos residual; que si el riesgo se materializa se haya activado el plan contingencia entre otros aspectos relacionados. Registra el seguimiento verificación, en el aparte correspondiente l Mapa Riesgos l proceso, con base en las evincias encontradas durante el seguimiento realizado. Nota: Los soportes realización aplicación controles y cumplimiento acciones manejo l riesgo, en pro mitigar la materialización l mismo, ben reposar en cada penncia. Es el documento que contiene los datos l seguimiento y verificación l Mapa Riesgos y el Plan Manejo por procesos institucional y corrupción. Procedimiento para la Riesgos Correo Electrónico Mapa Riesgos y Plan Manejo (Seguimiento es la comunicación oficial recibida por Solicitar a la por medio l correo electrónico Inpendiente por parte la OCI) correo electrónico que contiene la solicitud sistemaintegradogestion@movilidadbogota.gov.co la publicación l F01-PE01-PR12 publicar el mapa riesgos y plan Mapa riesgos y plan manejo con el registro l seguimiento manejo con el registro verificación, en la herramienta interna información (archivo en Excel). control oficina Procedimiento para la Riesgos solicitud publicación mapa riesgos y plan manejo. Es la comunicación oficial interna por correo electrónico mediante la cual la Control interno solicita a la Solicitar a la por medio l correo electrónico la sistemaintegradogestion@movilidadbogota.gov.co la publicación l F01-PE01-PR12 publicación los mapas riesgos Mapa riesgos y plan manejo con el registro l seguimiento verificación, en la herramienta interna información (archivo en Excel). operaciones y corrupción los procesos con el respectivo seguimiento y verificación Informe verificación y los riesgos asociados. Es eldocumento que contiene el informe verificación y los riesgos asociados a los procesos operaciones y corrupción. control asesora Serie: MANUAL DEL Control Procedimiento para la Riesgos Presentar al comité el informe seguimiento al Mapa Riesgos y Plan Manejo Nota: Este informe consolidado se presentará en una sesión l Comité Control y Calidad. F01-PV01- PR06 Plan Mejoramiento por Proceso Serie: MANUAL DEL Presentar al comité el informe seguimiento al Mapa Riesgos y Plan Manejo Procedimiento para la Riesgos Nota: Este informe consolidado se presentará en una sesión l Comité Control y Calidad. Acta Comité Procedimiento para la Riesgos Evaluar y concertar acciones sobre el resultado informe presentado por Control comité control interno y calidad control Procedimiento para la Riesgos Procedimiento para la Riesgos F01-PV01- PR06 Plan Mejoramiento por Proceso Ver procedimiento 6 Control interno intificar correcciones y acciones correctivas, producto los resultados evinciados para caracterizar el plan mejoramiento en los informes verificación, Generados por parte la control y las incluye en el plan mejoramiento l proceso con base en lo establecido en el Procedimiento PV-01-PR06 procedimiento para evaluación y seguimiento planes mejoramiento por procesos, acciones Archivar en la Control los registros generados, antes, durante y spués la realización los Mapas y sus seguimientos verificación. sin solicitar a las los informes gestión sin remitir el informe gestión a la oficina sin Consolidar y elaborar el informe gestión la entidad sin Remitir el informe gestión al spacho la secretaria Distrital Movilidad Solicitud informes gestión Comunicación remisoria Informe gestión Informe Comunicación remisoria informe a spacho. Es la comunicación oficial interna mediante la cual se solicita a las oficinas los informes gestión Es la comunicación oficial interna mediante la cual las remiten a la los informes Es el documento que consolida y enseña la gestión alantada por una entidad en una vigencia. Es la comunicación Oficial interna que remite el informe al spacho la secretaria Distrital Movilidad SDM gestión gestión SDM gestión spacho SDM gestión spacho SDM gestión sin Realizar análisis la información recolectada la entidad para la elaboración l manual calidad. sin Elaborar manual calidad para la SDM sin elaborar glosario términos asociados al manual calidad Manual Es el documento en el cual se establecen los lineamientos, políticas y objetivos l sistema Calidad para la entidad. Glosario Es el documento que contiene las finiciones términos que aparecen relación Serie: MANUALES comunicaciones Subserie: Manual Calidad Serie: MANUALES comunicaciones Subserie: Manual Calidad sin Realizar análisis la información recolectada la entidad para elaborar el manual sin Elaborar manual calidad para la SDM Manual Es el documento en el cual se establecen los lineamientos, políticas y objetivos l Sistema Integrado gestión Serie: MANUALES comunicaciones Subserie: Manual l Sin Analizar riesgo la necesidad elaborar una guía con la metodología para la administración l Sin Elaborar guía metodológica para la administración l riesgo la SDM Guía Es el documento en el cual se encuentran las indicaciones paso a paso para realizar la administración la gestión l riesgo la SDM. Serie: GUIA Subserie: Guía estratégica comunicaciones SDM

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