IMPLANTACIÓN ERP SAP EN LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA-ELC

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1 IMPLANTACIÓN ERP SAP EN LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA-ELC El propósito del proyecto es la implantación y puesta en producción y funcionamiento del sistema SAP para la gestión de procesos de apoyo y misionales en la operación de LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA. Los documentos que describen el alcance técnico, para facilidad de entendimiento están distribuidos según la siguiente relación RELACION DE ANEXOS PARA LA IMPLANTACION DE ERP SAP EN LA ELC Nro. Nombre Alcance Mínimo Requerido 0 Técnico principal Cada uno de estos procesos comprende las actividades necesarias para que la compañía gestione y opere normalmente 1 Procesos de Negocios Cada uno de estos procesos comprende las actividades necesarias para que la ELC gestione y opere normalmente 2 Procesos y Lista de procesos y procedimientos sus actividades y la Procedimientos dependencia responsable en la ELC 3 Módulos ERP SAP Relación de los Módulos del ERP SAP a implantar 4 Interfases y Cargue de datos 5 Equipo Profesional Requerido 6 Entregables y/o productos contractuales ELC Relación mínima previa de cargas, formatos e interfaces, que se identifica deben realizarse Equipo de profesionales requeridos para realizar la implantación Relación de entregables del Proyecto 1. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Objetivos El propósito del proyecto es la implantación y puesta en producción y funcionamiento del sistema SAP para la gestión de procesos de apoyo y misionales en la operación de LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA. Se alcanzaran los siguientes objetivos: Reemplazar los sistemas que actualmente soportan el proceso de gestión financiera y el proceso productivo en LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA. Efectuar la integración entre SAP y los sistemas legados que prevalezcan. Recibir la transferencia de conocimiento a los líderes de MESA DE AYUDA que soportaran el primer nivel de atención de incidentes o requerimientos. Definir e implementar estrategias de consulta a datos históricos.

2 Para cumplir con estos objetivos la Empresa de Licores de Cundinamarca requiere el aprovisionamiento o disposición de los siguientes bienes y servicios: 1.2. ITEM 1. IMPLANTACIÓN DEL ERP SAP PARA LA GESTIÓN FINANCIERA Y DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA Alcance del objeto Generalidades La solución deberá ser implementada para cubrir las necesidades de LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA. Se requiere que el Proponente comparta la mejor estrategia de implantación, considerando, entre otros temas los siguientes: Necesidad de considerar en el diseño ( Business Blueprint ) que la implantación debe cubrir las necesidades de los procesos financieros y productivos de la EMPRESA DE LICORES Como parte del Blue print, se deben incluir los procesos de migración y depuración que sea necesario abordar para garantizar el éxito en la salida en vivo. La implantación debe incluir una revisión y ajuste de procesos en función del uso de las mejores prácticas que busca adoptarse. El control y documentación del proyecto se deberá efectuar a través de Solution Manager. Para un mejor entendimiento de esta estrategia de implantación, LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA requiere que se efectúe la validación e identificación en la etapa de blueprint delos módulos y/o funcionalidad de SAP que fue previamente identificada como la que mejor habilita la estrategia. Todo módulo adicional a estos deberá ser relacionado y su inclusión dependerá de la decisión de la EMPRESA DE LICORES. Documento de Gobernabilidad del proyecto, que contenga como mínimo, la Planeación, ejecución y administración del proyecto, el cual debe entregarse debidamente aprobado por LA ELC Y la Secretaria de las TIC de la Gobernación de Cundinamarca, a más tardar a los diez (10) días hábiles, de la fecha de inicio del contrato derivado del proceso de contratación Realizar el Análisis Pre-implantación, de acuerdo con la Metodología SAP y los estándares de Gobernabilidad tipo PMP para la Gerencia de proyectos de Tecnología Elaboración del Plan interfases y Carque de datos1 Capacitación funcional Disponer de los protocolos y documentos necesarios para el cierre de la puesta en operación de esta Fase Elaboración de los documentos de alcance del soporte y sostenibilidad de esta fase y el alcance de las siguiente Fase Presentación de un documento donde identificar los costos de mantenimiento anual, los costos de soporte anual, los costos de adecuaciones nuevas (parametrización nueva), el valor de horas/hombre de consultoría, y todos los costos que permitan dimensionar el flujo de gastos de sostenibilidad para un horizonte de 4 años; esta estimación de costos y flujo 1 La calidad y depuración de la Información, será responsabilidad de la Empresa de Licores de Cundinamarca

3 de gastos para el soporte anual, se entregará como parte integral del documento del informe final y Cierre de Contrato Antecedentes De acuerdo con el tamaño y características de la EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA, el implantador deberá construir, evaluar y presentar a la empresa los posibles escenarios que pueden construirse para implementar el ERP, de acuerdo con los siguientes criterios: 1. Actualmente el Departamento de Cundinamarca, tiene en ambiente productivo, como resultado de la implantación del Proyecto FOSIT liderado por el Ministerio de Hacienda, el ERP SAP R/3 con los siguientes módulos: En una primera fase: CORE FINANCIERO AM Activos Fijos AP Cuentas por Pagar CO Costos Generales EA - PS Presupuesto Público

4 GL - Contabilidad General MM Gestión de Materiales TR - CM Tesorería Gestión de Caja TR LO TM Deuda Pública e Inversiones CORE DE IMPUESTOS PSCD Más desarrollos ABAP para gestión de Impuestos (con módulos pendientes por salir en vivo). En una segunda fase: OTROS MÓDULOS PI BI - BO BW SM Strategist Management PORTALS SOLMAN Solution Manager 2. se realizara la implantación como una incorporación de la Empresa de Licores de Cundinamarca en el ERP SAP de la Gobernación de Cundinamarca, en la denominada categoría SAP Sociedad, efectuando la implantación del modelo financiero existente en la Gobernación de Cundinamarca el cual será ajustado a las necesidades propias de la Empresa de Licores de Cundinamarca de acuerdo con la validación de los procesos que se efectúe, y una implantación estándar de aquellos módulos que sean aplicables a la ELC, en la vertical de producción. 3. El Departamento Secretaría de Hacienda cuenta con una mesa de ayuda compuesta por funcionarios que han estado vinculados al proyecto y atienden incidentes y requerimientos nivel 1. Para la implantación se debe considerar que el Departamento mantendrá una sola mesa de ayuda que prestará servicios de soporte nivel 1 a: Nivel Central, y Empresa de Licores de Cundinamarca. 4. Geográficamente la sede central del Departamento y la sede de la Empresa de Licores de Cundinamarca están ubicadas en diferentes sitios de Bogotá D.C. El desarrollo del proyecto se efectuará en las instalaciones de la Empresa de Licores de Cundinamarca con reuniones que podrán efectuarse fuera de esta sede según coordinación previa con el Gerente de Proyecto de la Empresa de Licores de Cundinamarca. 5. La Planta actual de la EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA es de 146 personas, de las cuales se estima que 75 serán usuarios del sistema, cifra que se precisará durante la etapa de realización. 6. Es responsabilidad del implantador definir, según su criterio, cuales módulos de SAP debe implementar LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA para atender los

5 requerimientos funcionales de los procesos. La estrategia de implantación, deberá relacionar cómo se activa la funcionalidad de SAP, y cómo se integran los sistemas actuales ( LegacySystems ), a la solución SAP. 7. La Empresa de Licores de Cundinamarca, tiene previsto realizar una adecuación física de planta. Así como abordar una actualización tecnológica de maquinaria de producción, ambos procesos se iniciarán en el año Situaciones que deben considerarse, para la implantación de los módulos, en especial de la vertical de producción, de modo que se efectúe de manera conjunta por coordinación entre las gerencias, la articulación entre proyectos. La información base para que el Proponente acote el alcance de la Integración funcional y técnica, SAP y sistemas actuales, se explica más adelante. La estrategia de implantación deberá especificar las integraciones que requieren por cada etapa, y los planes de contingencia que se proponen en caso que estas integraciones no funcionen de acuerdo con el plan. La planeación, implantación, pruebas previas y documentación, así como su potencial activación, corte y despliegue de cada plan de contingencia será de responsabilidad del Proponente en lo relacionado con SAP Requerimientos Estratégicos Más que un proyecto de implantación de tecnología, LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA entiende esta implantación como el habilitador tecnológico a través del cual la organización podrá revisar todo su modelo de negocios y de operación, para tener FOCO en el CLIENTE, con la mayor eficiencia de recursos. Por lo tanto, es necesario que el implantador seleccionado entienda el marco estratégico, y los requerimientos de la organización, a efectos de: Revisar y definir el modelo de negocios, de operación, de gestión, y de atención y servicio a los clientes, con una perspectiva de largo plazo. Definir el Modelo de datos que mejor se ajuste a los requerimientos estratégicos de nueva información, y funcionalidad de los procesos para la gestión del negocio, incluyendo el cumplimiento de las normas contables aplicables. Este modelo deberá quedar descrito en el Bussines Blue Print Requerimientos Funcionales LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA no ha llevado a cabo un levantamiento detallado de requerimientos funcionales, por lo cual se espera que como parte de la implantación se detallen los requerimientos funcionales estándar a tener en cuenta. La operación de LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA que busca ser soportada con la iniciativa de una nueva solución tecnológica, está alineada con un esquema integral de procesos. Es de vital importancia que el Proponente entienda los negocios, y la operación de la empresa en un contexto de procesos, pues los requerimientos para el diseño, construcción, y puesta en marcha

6 se harán con este modelo de gestión. Para tal fin revisar Anexo 1. Procesos de negocio ELC y Anexo 2. Procesos y procedimientos ELC Requerimientos de Integración de la solución Se requiere que el Proponente integre SAP, funcional (v.gr. procesos, organización), y técnicamente (v.gr. interfaces, datos, flujos de información), con el aplicativo de Nómina de LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA Gestión integral del Proyecto (Integralidad de la solución de negocio de LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA) LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA asignará un Gerente de Proyecto, el cual proporcionará la dirección, lineamiento e integración durante la ejecución del programa para la implantación de la nueva solución tecnológica. Organizará y coordinará los planes de acción e implementará la supervisión del programa a través de estrategias de monitoreo, análisis de riesgos e Issues, calidad, capacitación, comunicación, reportes de avance y seguimiento al alcance. Se entiende que el implantador tendrá su Gerencia de Proyecto, la cual deberá alinearse con el Gerente de Proyecto de LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA. Entre algunas de las principales responsabilidades del implantador están: Construcción del plan de trabajo, ruta crítica y plan maestro de implantación (v.gr. configuración, datos, interfaces, infraestructura, capacitación) de acuerdo a los objetivos del proyecto. El implantador debe usar Solution Manager (SM) según la metodología de ASAP en todas las etapas para la solución técnica y de gestión del proyecto La estructura del proyecto en todo sentido y la configuración en SM debe estar alineada por ciclos de negocio y por procesos. Es responsabilidad del implantador la gestión del proyecto a través de SM a LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA a la finalización del proyecto. El implantador debe incluir en SM todo lo referente a las pruebas, planeación, documentación e informes, ejecución y resultados de pruebas Transferencia de Conocimiento Para la transferencia de conocimiento se requiere del Proponente: Confirmar los métodos y técnicas de Capacitación para lograr una eficiente transferencia de conocimiento para operar y gestionar el nuevo modelo de operación. Definición de la estrategia y plan de aprendizaje en la etapa de planeación Estrategia y ejecución de la capacitación ( en lo concerniente al producto de su componente y a lo implantado en LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA) Disponer de instancias y configuraciones necesarias en el sistema para realizar las capacitaciones a usuarios de acuerdo a las fechas de programación de capacitación

7 Desarrollar los materiales de capacitación por ciclos de negocio, proceso, procedimientos y roles de negocio que intervienen Modelo de Procesos Es responsabilidad del implantador definir la caracterización de los procesos de negocios. Para cada uno de los cuales, ciclos y procesos, debe diseñar, definir la documentación, e implementar (en la fase de planeación de cada etapa del proyecto, el Gerente de la EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA en conjunto con la Gerencia del IMPLANTADOR precisará en mayor detalle estas responsabilidades y en especial los estándares a usar para la documentación): Objetivo Retos estratégicos, y operativos Alcance Políticas corporativas, y por negocio Estructura de procesos, subprocesos, y procedimientos Flujos de diagrama de los procedimientos Instructivos para cada procedimiento Formatos externos a SAP, y los requeridos en SAP con la revisión de diseño apropiado para facilitar su uso, Indicadores de operación, de gestión y estratégicos (v.gr. KPI s, BSC) Riesgos, seguridades y controles, con segregación de funciones (GRC) Atención, aprovisionamiento, y aseguramiento de los servicios a los clientes Organización, y estructura con roles y responsabilidades Modelo de autorizaciones Modelo de gobierno (Foros y comités) Es importante que la documentación de los procesos, que es una responsabilidad del interesado en participar, se haga posterior al análisis de definición del mejor modelo de negocios, de operación, y de control, de gestión y de atención a los clientes que mejor se adapte a los retos de la organización, y que mejor recoge las mejores prácticas del ERP y de la vertical de industria para LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA, en consideración a sus retos de negocios, y a la industria en la cual se desarrolla. El estándar de documentación se acordará entre LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA y el implantador al inicio de la ejecución del proyecto. Esta definición de estándares, debe considerar la necesidad de mantener las certificaciones ISO actuales. El estándar de documentación se hará al detalle de cada actividad marcando cuáles son las transacciones SAP que soportan esa actividad y cuál es el rol de negocio que ejecuta, con la referencia cruzada al nivel de detalle de actividad del procedimiento con la transacción SAP que la soporta. Adicionalmente, es responsabilidad del implantador: Diseñar, implementar y monitorear la estrategia y plan de pruebas a la configuración y a la infraestructura de manera que se asegure una completa y efectiva prueba de toda la solución simulando en calidad las condiciones de producción.

8 Actualmente el Departamento cuenta con una mesa de ayuda, a partir de la cual debe diseñar e implementar un centro de soporte postproducción y un centro de competencias para que soporten al Departamento a nivel central, LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA con autonomía de modo que pueda continuar con el mantenimiento y desarrollo de la solución construida ( Sostenibilidad de la solución construida). Definir y diseñar el Modelo de Seguridad de segregación de Funciones. Seguridad y control de la aplicación: Definir e implementar los accesos de los usuarios a la funcionalidad de la solución e información almacenada en la misma, de acuerdo a sus roles y perfiles en la organización. Definir acceso a la parametrización y administración de la solución (pe. súper usuarios, administradores del sistema, etc). Realizar la Construcción de roles y asignación a usuarios en el sistema Durante la etapa de BluePrint LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA aprobara los controles de proceso que requiere que sean activados en el sistema como parte de su modelo de control interno. Realizar Pruebas técnicas de los roles construidos. Administración de la solución: El Proponente deberá, en conjunto con LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA, definir, documentar e implementar las políticas y procedimientos de administración y control de la solución tales como: Administración de cambios. Administración de configuración. Administración de capacidad. Administración de acceso lógico. Administración del Almacenamiento de registros históricos (archiving). Monitoreo, entre otros Gestión de Datos Aun cuando LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA es responsable de la gestión de extracción de sus datos, de los cuales son ellos dueños, el implantador de la solución deberá brindar las herramientas necesarias y suficientes para ofrecer a LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA los habilitadores para realizar una migración, validación y conversión de datos lo más efectiva y eficientemente posible, partiendo de una estrategia, de un modelo de datos, de unas plantillas de conversión, y de brindar unas pruebas de calidad de los datos a ser migradas para

9 asegurar que los datos que se carguen en la nueva solución sean precisos y confiables para su utilización al momento de su salida a producción. A continuación se relacionan algunas de las principales responsabilidades de LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA y del PROPONENTE para este frente (en la fase de planeación de cada etapa del proyecto, LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA en conjunto con la Gerencia del IMPLEMENTADOR precisará en mayor detalle estas responsabilidades): Las actividades que están bajo la responsabilidad de LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA son: Identificar si los datos de los sistemas actuales deben ser migrados de acuerdo con el Mapa del Modelo de Datos Extraer y Transformar los datos Depurar y complementar los datos Mientras que las responsabilidades para el PROPONENTE son: Validar los datos. Definir la estrategia y plan de migración de datos. Definir el proceso de migración Definir los controles del proceso de Migración Verificación de la calidad de los datos cargados en SAP. Definir Plantillas de Datos Definir Reglas de Calidad y criterios de extracción de datos acordes con el modelo de datos. Apoyar a LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA en la definición del mapa del modelo de datos en relación con los sistemas actuales. Facilitar a LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA la definición de las Reglas de Transformación. Aplicar la mejor estrategia para cargar y realizar el control de la migración de datos Apoyar en la validaciones de datos Cargue de datos Definir estrategia para consulta de históricos Infraestructura A continuación se relacionan algunas de las principales responsabilidades de LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA y del PROPONENTE para este frente (en la fase de planeación de cada etapa del proyecto, de LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA en conjunto con la Gerencia del IMPLANTADOR precisará en mayor detalle estas responsabilidades del Proponente son: Administrar el ambiente de Desarrollo instalado en infraestructura de la Empresa de Licores de Cundinamarca, sobre la cual se efectuará la gestión inicial del proyecto. Efectuar las acciones necesarias que se determinen en coordinación entre las gerencias para asegurar la posterior integración a la plataforma del Departamento,

10 Según procedimiento definido, asegurar la consistencia del ambiente de desarrollo en ELC frente al ambiente de desarrollo de la plataforma central Servicios de Operación (Soporte técnico y funcional) El soporte funcional será asumido por la mesa de ayuda actual SAP de Gobernación junto con nuevos líderes que soportarán los nuevos módulos Alcance Plan de soporte y evolución tecnológica de la solución Esquema de soporte posterior a la salida en vivo. LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA requiere que se detalle el esquema de soporte posterior a la salida en vivo que el Proponente puede ofrecer con las siguientes características: Esquema de atención. Tiempos Interacción entre LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA y la mesa de soporte. Acuerdos de Niveles de Servicio (tiempos, calidad) Estrategias mínimas de soporte para salida en productivo (debe incluir como mínimo dos meses de soporte en sitio con los consultores funcionales). Entre otros. Adicionalmente, en caso que existan otras modalidades que el Proponente pueda ofrecer a LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA, describir estos esquemas con las mismas características descritas anteriormente, adicionando otros aspectos que el Proponente considere pertinentes Gestión de Cambio El Proponente debe proveer gestión de cambio del proyecto para: Diseñar y desarrollar una estrategia de Comunicación y Sensibilización que posicione el proyecto y motive e informe con los canales adecuados y a las audiencias correctas, con base en las recomendaciones del implantador. Diseñar la gestión por competencias derivada del proceso de cambio. Asesorar y acompañar al equipo directivo en el proceso de implantación y seguimiento. Diseñar y desarrollar una estrategia de administración de riesgos, que permita identificar las acciones para minimizar el impacto en el recurso humano por la evolución normal del proyecto. Esto incluirá pero no está limitado a la identificación y gestión de los impactos organizacionales que se derivan por la implantación tecnológica y el modelo de operación en los procesos de negocio y en la gestión de TI. Presentar mensualmente o cuando se requiera, a la Gerencia del Proyecto de LA EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA, los informes correspondientes de seguimiento.

11 Licenciamiento El Departamento cuenta actualmente con el siguiente licenciamiento SAP: El implantador contará con el licenciamiento SAP requerido, de conformidad con el dimensionamiento efectuado por SAP COLOMBIA, como se muestra en el Cuadro No.1 Cuadro No. 1 Licenciamiento del ERP SAP para la Implantación en la Empresa de Licores de Cundinamarca Número de identificación Cantidad de licencias Producto Unidades Unidad de Venta SAP Business Suite SAP Business Suite Professional Professional SAP Business Suite Limited SAP Business Suite Limited Professional Professional SAP Treasury and Risk Management, Public Sector Operating Budget 1.3. ITEM 2. INFRAESTRUCTURA La Empresa de Licores de Cundinamarca, contará con el aprovisionamiento de infraestructura, esto es equipos servidores, conectividad, software base, entre otras, necesario para la instalación y configuración de los ambientes requeridos por la metodología SAP en la Implantación del ERP SAP en la ELC Será responsabilidad del implantador de: a. Administración de los ambiente en la infraestructura dispuesta de ELC.

12 b. Gestión de sincronización ambiente de desarrollo ELC y ambiente de desarrollo Plataforma central según procedimiento establecido por el Departamento, 1.4. Cronograma de proyecto Teniendo en cuenta el alcance general del proyecto es necesario que el integrador de la solución construya y aporte el cronograma del proyecto según las condiciones y actividades a desarrollar para alcanzar los objetivos del proyecto. Lo anterior, teniendo en cuenta que la EMPRESA DE LICORES DE CUNDINAMARCA, tiene como plazo máximo para la salida en vivo para el CORE FINANCIERO, de tres (3) meses, contados a partir la fecha de suscripción del acta de inicio del contrato, y para el CORE DE PRODUCCIÓN, un tiempo posterior no superior a cinco (5) meses, que trabajando en paralelo, y un periodo de estabilización tres (3) meses y un mes (1) para cierre del proyecto, para un plazo total para implantación será de doce (12) meses Entregables Los entregables del proyecto se relacionan en el Anexo 6. Entregables.