DETICPORT INDICE ACCESO AL SISTEMA Y MENÚ DATOS DE LA ENTIDAD CONTRATANTE PERSONAL Y USUARIOS PERSONAS DE CONTACTO ENVÍO MASIVOS DE MAIL INTRODUCCION

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1 INDICE INTRODUCCION ACCESO AL SISTEMA Y MENÚ DATOS DE LA ENTIDAD CONTRATANTE PERSONAL Y USUARIOS COMPAÑÍAS PERSONAS DE CONTACTO ENVÍO MASIVOS DE MAIL NOTICIAS MAQUINARIA OPERACIONES GEOLOCALIZACIÓN ESTADÍSTICAS INTRODUCCION Deticport es una aplicación Web para la gestión de entidades de estibación. Para acceder a la misma se deberá usar la barra de direcciones de un explorador Web. La dirección de acceso será entregada por el departamento informático de la entidad. Deticport cuenta con varios módulos: RECURSOS HUMANOS (PERSONAL) OPERACIONES MAQUINARIA MENSAJES NOTICIAS Y CONVOCATORIAS

2 Acceso al Sistema El valor compañía es el nombre clave que se le ha dado a la entidad contratante. En este caso SATS o ASEP El usuario y contraseña es único para cada usuario. Después de acceder existe un proceso para el cambio de contraseña. Al entrar el programa registra el día, la hora y la IP desde donde se conectaron. También puede cambiar de idioma haciendo clic en las banderas. Menú de la aplicación En la cabecera se muestra el logo de deticport, la entidad (ASEP o SATS), la fecha, hora y usuario actual.

3 La cabecera y pestañas de acceso estarán siempre visibles en todos los procesos. En el bloque de búsqueda podremos localizar de forma rápida a las compañías. Se podrá localizar por cif, nombre, teléfono, dirección, nombre de cualquiera de las personas de contacto y alias si cuenta con acceso a los dispositivos androide, al sistema o a la web corporativa. Al localizarlas podremos realizar funciones directamente sobre estas, y para ello, pulsaremos en los botones que aparecen a continuación. Los botones que aparecen dependen de los permisos de los usuarios También contamos con un servicio de búsqueda avanzada de compañías, que nos permite relacionar a las entidades con criterios de búsqueda. Debajo del bloque de búsqueda, aparecerán distintos bloques que podrán aparecer u ocultarse haciendo clic en Si estamos situados en el menú o en la ficha de las compañías y no hemos realizado ningún proceso, a los 5 minutos (este tiempo puede variar según indicaciones técnicas) se quedarán en modo hibernar. 1. Pestañas de acceso a los procesos. a. Inicio Botón con el que accederemos al inicio desde cualquier proceso. b. Recursos Humanos. i. Usuarios

4 ii. Personal iii. Cambio de contraseña iv. Categorías del Personal v. Incidencias del personal c. Auxiliares. Los procesos que incluyen son: i. Propietario ii. Buques iii. Muelles y Zonas. iv. Auxiliares En este proceso se definen las tablas auxiliares necesarias en los procesos, tales como Tipo de incidencia laboral. d. Compañías Son las entidades con las que nos relacionamos. Se incluyen clientes, proveedores y personas de contacto. El proceso de compañías incluye el ALTA, la búsqueda avanzada de compañías y el mantenimiento de las categorías de las compañías. Para acceder a la ficha y/o sus personas de contacto, lo realizaremos desde la búsqueda avanzada o desde el menú en el proceso de búsqueda de compañía. En este último, también podemos realizar la creación de nuevas compañías, con la particularidad que incluye un sistema para evitar en la medida de lo posible la creación por error de una misma compañía repetidas veces. La relación de compañías es la búsqueda avanzada, por la que podremos localizar a las entidades además de lo expuesto en el párrafo anterior, mediante criterios de búsqueda tales como categoría, textos en las observaciones, etc. e. Procesos i. Mensajes. o Con este proceso se pueden enviar y recibir mensajes. o Los mensajes se quedan guardados en un historial

5 o Los mensajes pendientes de ser leídos se muestran en el menú, indicando el emisor, fecha, hora, asunto, y detalle. o Los mensajes enviados y pendientes de ser leídos por el receptor se muestran en el menú para tener constancia o Los mensajes emitidos y recibidos a los dispositivos android y Web corporativos se incluyen en este apartado ii. Operaciones En este proceso se crean las carpetas, las operaciones, se asigna los capataces a las operaciones, y a estos las personas que realizarán las operaciones. iii. Envíos Masivos de Mail Proceso por el que podremos enviar de forma masiva a las compañías o a sus contactos, mail, fax o sms (depende de lo contratado). iv. Noticias, eventos y convocatorias f. Maquinarias i. Maquinas ii. Historial de incidencias 2. g. Estadísticas h. Hibernar. A modo de protector de pantalla. Indispensables en soluciones Web. i. Desconexión Los Bloques. Cada uno de estos bloques se irán añadiendo dependiendo tanto de lo que se decida contratarse en el futuro, como de los permisos que cada usuario tenga. Entre lo bloques encontramos a. Información de interés. i. Logueos del día. Quien se ha activado, hora y desde que IP ii. Avisos de interés. (Es preciso contar con CRM para los 3 primeros) b. Llamadas recibidas Mails recibidos Faxes recibidos Cumpleaños Mensajes. i. Mensajes recibidos pendientes de leer. Incluye botón de respuesta. ii. Mensajes enviados pendientes de ser leídos iii. Historial de mensajes iv. Creación de mensajes. Se podrá realizar a uno o a varios usuarios.

6 Propietario Incluye los datos base de la entidad, a los que se accede mediante, así como otros datos que serán de utilidad dependiendo de los módulos y procesos contratados. En este mismo proceso podemos crear los países, y dentro de estos sus provincias y estados, y dentro de estas cada una de las zonas o islas. Usuarios En este proceso se crean y mantienen a los usuarios del programa. Los usuarios pueden ser personal de la empresa o no, por ello, en el proceso de selección del usuario se puede seleccionar a cualquier persona. Si un usuario no es personal de la entidad, en la pregunta Es personal laboral contratado conteste que no, para que no aparezca en los procesos de personal. Si un usuario es capataz, en la pregunta es capataz responda que SI. Además deberá rellenar los campos usuario y contraseña. Si un usuario tiene permiso para acceder a procesos exteriores pero no al programa, como es el caso de página web institucional o soluciones androide, debe introducir un usuario y una contraseña y marque el campo bloquear acceso. Para poder dar permiso de acceso tanto a este proceso como a las funciones del programa, deberá seleccionarlo entre todas las categorías que incluye el programa.

7 También se incluye un proceso para permitir el cambio de contraseña. Personal En este proceso se crean, mantiene, categorizan, buscan y envía mail de forma masiva al personal. Al entrar se podrá: Localizar al personal en activo mediante el uso de una caja de texto por todo o parte del: Si hacemos clic en la pestaña o realizamos una búsqueda avanzada, las personas aparecerán relacionadas de la siguiente forma Desde esta relación podremos modificar sus datos o enviarles mail de forma masiva.

8 En el caso de búsqueda avanzada podremos localizar al personal por otros criterios, que por lo general son los establecidos en el sistema de categorización. Ejemplo de cómo funciona Deseamos que nos muestre la relación de personas que sean telefonistas, haremos clic en categoría laboral y otra vez clic en telefonista. idioma y seleccionaremos ingles. Si además buscamos a personas que sepan ingles, haremos clic en Para crear las categorías entraremos desde el menú de inicio en RRHH en el proceso Categorización del personal Si vamos a crear una categoría principal, por ejemplo IDIOMA, deberá pulsar A en Categoría, Raiz. En cambio si desea identificar cada uno de los idiomas, lo hará donde pone IDIOMA. Como información adicional, indicamos por categoría el número de personas que están ahora mismo registradas. Para asignar las categorías deberá asignar al personal y pulsar el botón categorizar. Campos y procesos que incluye la ficha del personal Datos Personales (Nombre, dirección, país, provincias, teléfonos, mail, fecha de nacimiento,...) Identificación y contraseña para acceso al sistema. Fecha de inicio y prevista de finalización de contrato. Firma, texto HTML, que se podrá incluirá en las plantillas de envíos de mail Personalización del menú según los procesos a los que pueda acceder. Permisos. Existe un bloque concreto que les habilita el acceso al admin. Esto sólo se presenta si la persona es además usuario del programa.

9 Permiso para poder usar dispositivos android. Los capataces deberán estar habilitados. Censo. Es el código de identificación del empleado. Incluye un digito de control para evitar errores de imputación. Foto Historial de Situaciones Laborales. Debe contar con el módulo de RRHH o Todas las gestiones de recursos humanos incluyen un historial de cada una de las situaciones laborales por las que ha pasado un trabajador. Como ejemplo se encuentran: Altas, Bajas, Excedencias, Categoría laboral, Pluses económicos (por Antigüedad, maternidad, ) Titulaciones, cursos y habilidades. Debe contar con el módulo de RRHH o En habilidades se incluyen capacitaciones que cuenta el personal sin que se haya producido curso formativo. Un Ejemplo específico puede ser que sea especialista en el uso de algún tipo de maquinaría MUY IMPORTANTE: Los capataces deben ser seleccionados como tales, debemos indicarle que pueden usar dispositivos Android y además deben tener permiso para usar el sistema de mensajes. Incidencias Laborales Se activa tanto al seleccionar una personal, o mediante la lista. Al hacer clic se muestra la siguiente ventana: El tipo identifica si es una incidencia que incapacita o no. Incapacita: Asuntos propios, Enfermedad, etc. No incapacitan: Recomendación de ascenso, falta de puntualidad, mala vestimenta, etc. También se encuentran los tipos de incidencia que se registran en situ mediante el dispositivo androide, tales como accidente grave o mortal, caída por uso inadecuado del material, etc. También se puede asignar la hora, una descripción y una observaciones Historial de Incidencia

10 En este proceso podemos consultar y filtrar las incidencias que se hayan producido por fecha, persona, tipo, etc. Además podemos localizar una incidencia por lo introducido en la descripción o en las observaciones Compañías Son las entidades con las que nos relacionamos. Aparte de la información básica de la entidad (nombre, dirección, Cif, teléfono, móvil, mail, etc.) incluye: Personas de contacto. (Permitirá identificar el puesto de trabajo que ocupa) Usuario y contraseña Web (Para soluciones de web corporativa y android)

11 Datos económicos (Necesarios si cuenta con el módulo de Facturación) Envió de mail CAMPOS QUE PRECISAN EXPLICACION País, Provincia y Zona/Isla se deben crear en el proceso de compañías. De no tener creada ninguna, el programa le permitirá escribir, pero no podrá realizar procesos de búsqueda avanzada sobre estos campos. Habilitada no es una empresa que ya no existe o ya no trabajamos con ella. El programa no permite borrar una empresa creada, pero si deshabilitarla. Si precisa buscar las deshabilitadas, puede hacerlo en búsqueda avanzada o en el menú inicial indicando incluir deshabilitada. Compañía madre. Todas las empresas que pertenecen a un grupo de empresas, pueden agruparlas gracias a este campo. Todas esas entidades, sean madres o hijas, deben estar creadas como empresas. Referencia interna. Es un código o identificador. Si contáramos con gestor documental, este valor sería la denominación de la carpeta. Cuando hacemos clic en el botón nuevo del menú, el programa nos preguntará los datos que aparecen a continuación: Al rellenar cualquiera de los valores iniciales, si existe alguna compañía con similares datos, se presentarán en el bloque de coincidencias encontradas, con el fin de evitar que por error se de de alta a una empresa varias veces. En caso de no existir coincidencias, se accederá al proceso que se muestra en el gráfico de compañías para que termine de introducir los datos y grabarlos. Cuando se crean, se puede acceder al proceso de categorización. Las categorías se crean en la pestaña Compañías, y permite seleccionar varias simultáneamente. Estas ayudaran a localizar y realizar acciones sobre empresas de igual categoría, tales como mail masivos. Para activar o desactivar una categoría, hay que hacer clic en ella.

12 Cada vez que realizamos una grabación en la Base de datos de la compañía, se accede a su ficha. Para buscar a otra s compañía mediante el uso del sistema de búsqueda avanzada Datos principales Categorización Muestra la relación de los mail enviados. Tambien permite enviar uno nuevo Personas de Contacto Crear y modifica a las personas de contacto Crear cualidades de las personas de contacto (gerente, contable, etc) Registros del CRM de la compañía. En este bloque siempre se muestra las incidencias creadas por el programa, tales como: Última modificación realizada

13 Personas de Contacto Al pulsar administrar en personas de contacto, o accediendo desde el menú de compañías, se muestra esta pantalla. El proceso para enviar mail masivos a las personas de contacto se encuentra en el proceso mail masivos. Crear un contacto nuevo Para crear una persona de contacto nueva, podemos hacerlo tanto desde la ficha del cliente, o desde el proceso registrar contacto nuevo dentro del programa Personas de contacto.

14 Toda persona de contacto debe estar asignada a una entidad. En los casos que sean personas sin esa particularidad, se recomienda asignarlas o directamente a la compañía contratante, o a una entidad denominada varios. En las cualidades, determinaremos por ejemplo el tipo de actividad que desempeña, por ejemplo, secretaria. MUY IMPORTANTE: Para poder crear las cualidades, se habilita el proceso dentro de la ficha de compañías, y son genéricas para todas ellas. El campo posición tiene como misión otorgar alguna característica de interés a la persona. Siguiendo con el ejemplo anterior, serviría para identificar que es la secretaria del gerente, Una cualidad importante a destacar si la compañía contratante ha contratado distarea, es identificar que usuarios son los que la usan. Búsqueda de personas de contacto Gracias a sus filtros podemos localizar a las personas de contacto. Incluso se puede buscar por una palabra que se haya incluido en las observaciones. Realizada la búsqueda de las personas de contacto, podemos modificarle cualquier valor, asignarle nuevas cualidades o cambiarla de compañía. ENVÍO DE MAIL MASIVOS A compañías Ubicado en la pestaña proceso en el menú, permite enviar mail de forma masiva a las compañías y/o a sus personas de contacto. La operatoria es la siguiente: 1. Al entrar se muestran todas las compañías. 2. Si fuera necesario, podrá filtrar por categoría de las empresas o por el tipo de envío, o sea, por 3. aquellas que hayan rellenado los campos de mail, fax o sms. Selecciono las entidades y pulsaría el botón enviar.

15 En el campo para otros, puedo indicar otros mail y después de rellenado el tema, el texto y el/los archivos adjuntos, pulsaremos el botón enviar. El programa no permite incorporar en el texto imágenes. A personas de contactos de la compañía Estando en el proceso de envíos masivos, podemos hacer un envío de mail a las personas de contacto de las compañías. Además, y si así lo deseamos podemos seleccionar previamente las compañías, o en su defecto y si pulsamos el botón de personas de contacto, a todos. En este proceso podemos filtrar por tipo de actividad de la empresa y/o por el tipo de cualidad del contacto, además de identificar el tipo de envío, mail, fax o sms A personal de la entidad En el proceso de personal, y listando los resultados de las búsquedas que tiene el programa, podemos enviar mail masivos a los mismos.

16 NOTICIAS Y EVENTOS El módulo de noticias y eventos/convocatorias, permite administrar estas notas para que sean visualizadas en un periodo determinado en otras aplicaciones, tales como página web institucional o soluciones android. La noticia o convocatoria puede ser programada para su presentación gracias a los campos desde y hasta fecha. El programa no permitirá la inclusión de imágenes en la noticia. Se puede administrar incluso borrar las noticias a presentar en el proceso de modificación. Para ello debemos marcarlo previamente. MAQUINARIA En esta pestaña se encuentran los siguientes procesos: 1. Máquinas. Donde se crean y se modifican los datos base de las máquinas. También en este proceso es donde introduciremos las incidencias.

17 2. Historial de máquinas. Proceso donde podremos consultar cada una de las incidencias. MAQUINAS Al entrar aparecen dos bloques. El primero se usa para crear las máquinas. En la segunda se puede localizar las máquinas, para modificarlas o introducirle alguna incidencia MAQUINA NUEVA En estado podemos indicar si esta activa, inactiva o estropeada. Los tipos de máquinas se administran en Agregar nuevo tipo Si la máquina pertenece a una entidad, podremos seleccionarla en el campo propietarios. Además podemos asignarle una imagen. Ojo no se admiten tamaños muy grandes BÚSQUEDA DE MÁQUINAS En el bloque máquinas existentes, podemos localizar las máquinas. Pulsado el botón de filtrar, aparece la relación de las máquinas existentes.

18 Si marcamos el registro, podemos modificar los datos de propietario, nombre, marca, modelo y número de serie. El estado y la fecha de la última revisión variará según la incidencia que se introduzca. En otros datos podemos ver y modificar el tipo de máquina, la ubicación, las observaciones o poner una nueva imagen. Con podemos ver la imagen de la máquina Con podemos enviar un mail al propietario de la máquina. Con podemos ver el historial de incidencias de la máquina Con introducimos la incidencia Al hacerlo se abre esta ventana. En tipos debe introducir Estado de la maquinaria o si es un aviso informando del estado de la misma. En Incidencia indique si es un estado, si esta activa, si se reparo o si esta inactiva.

19 OPERACIONES Para entender el proceso de operaciones, hemos de explicar previamente lo que es una carpeta. Carpeta es la asignación inicial de todos los trabajos que vamos a realizar a un buque. De esta forma si por ejemplo vamos a descargar mercancía y posteriormente cargar otra mercancía, estas dos operaciones son de la misma carpeta. Al entrar al proceso se muestra las carpetas con manos pendientes de finalizar Podemos localizar las carpetas, incluso aquellas que han finalizado filtrando por su estado Muestra las manos totales y pendientes de finalizar Modifica Muestra todas las manos de todas las carpetas Crea una nueva Carpeta Consulta y añade manos Borra las carpeta, sus manos, capataces y estibadores Si se pulsa se da por finalizada. En vació esta pendiente. Listado del historial de carpetas Los datos que se pedirán al añadir las carpetas son: Al seleccionar el buque, si tiene asignada una compañía, se presentará por defecto, pero podrá ser modificada. Si pulsamos carpetas existentes, realizaremos el proceso de historial de carpetas.

20 HISTORIAL DE CARPETAS Dentro de este proceso también podemos ir al historial de manos. En el proceso de crear carpetas, si pulsamos el botón grabar se abrirá la ventana para crear la primera operación. La persona por defecto es la de la carpeta, pero puede ser modificada. El número de capataces y el número de personas los toma por defecto de la operación Si en carpetas pulsamos los botones seleccionadas Muestra los datos base de la carpeta Relación de manos y estado de las mismas o Muestra las observaciones Modifica la mano se muestran todas las manos las carpetas Crea nuevas manos Introduce los capataces Da por finalizada la mano. Si no se ha dado por finalizado en capataces, este proceso los finaliza

21 En el proceso de modificar, se puede borrar la mano. Al hacerlo, borrará a su vez a todos los estibadores y capataces asignados. El siguiente paso es definir los capataces que van a realizar la mano. Para ello pulsaremos el botón y se muestra una ventana con los capataces Esta ventana estará vacía hasta que al menos definamos uno. Borra a todos los capataces y estibadores asignados Crea Capataces Añade al personal mano Da por finalizado el trabajo de este capataz Muestra las personas asignadas y permite anularlas Borra a ese capataz y a todas las personas asignadas ASIGNACION DE ESTIBADORES. Lo primero es localizar a los estibadores. Para ello se puede por: 1. El número identificativo. (si desea seleccionar varios, puede hacer separándolos por punto y coma ;) 2. Búsqueda por nombre. No es preciso poner nombre alguno, pero de ponerse buscará tanto en el nombre como en el apellido. También se puede filtrar si desea que se muestren los incapacitados o los que deben guardar descanso, además de por el tipo de estibador.

22 Al pulsar el botón de buscar se muestra la relación de personas que coincidan con la búsqueda Siempre se muestra el estado (activo o algún tipo de incapacidad)y la ultima vez que trabajo. Los que vayan a trabajar los irá añadiendo marcándolos. Con el proceso ver asignados podrá consultar e incluso anularlos. GEOLOCALIZACIÓN DE LAS MANOS A REALIZAR Este proceso se muestra en el menú, y en él se puede ver, entre fechas, las operaciones a realizar, el estado de las mismas, en que muelle, que barco, etc. En el mapa se ira mostrando las marcas de las operaciones. Depende de su color se sabrá el estado. Periodo a mostrar Vista modo mapa o satélite Zoom Muelles donde hay operaciones. Al hacer clic, se produce un zoom automático a la zona Haciendo clic en la operación podemos consultar su detalle Operaciones, nombre del barco y color del estado de las operaciones

23 DETALLE DE LA OPERACIÓN. Se muestra al hacer clic en Imagen del buque Identificador de la mano, fecha de atraque, y compañía Observaciones de la carpeta Operaciones. Verde supone que no ha comenzado. Si hacemos clic en la descripción de la operación los capataces asignados y las observaciones de la operación se muestra la relación de

24 ESTADÍSTICAS Lo primero es seleccionar el tipo de estadística: Barco, Cliente, Tipo de operación, por días, meses, etc. Después de seleccionada, todas las estadísticas solicitan las fechas y si lo que se desea consultar son las cargas, descargas o ambas. A continuación se muestra la relación de operaciones, capataces, personas y kilos/litros de carga realizadas. Al final se muestra el total de la relación. La relación se puede ordenar de mayor a menor por cada columna. También se puede realizar una gráfica de hasta 12 elementos en forma de tarta, tal que, si marcamos como máximo 11 registros, estos se presentarán porcentualmente sobre el total, y en el doceavo la suma del resto de registros.

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