PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE LA CONTABILIDAD FECHA: 01 DE NOVIEMBRE DE 2013

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1 Página 1 45 FECHA: 01 DE NOVIEMBRE DE 2013 Aprobó elaboración o modificación Revisión técnica Firma: Nombre: Dairo Giraldo Velásquez Cargo: Subdirector Financiero Firma: Nombre: Juan Pablo Contreras Lizarazo Cargo: Director Técnico Dirección Planeación

2 Página OBJETIVO(S): Normalizar las actividas que ben sarrollarse para registrar los actos administrativos la Entidad que posean registro presupuestal y que generen posibles obligaciones cumpliendo con la obligación legal presentar la información contable requerida tanto internamente como externamente. 2. ALCANCE: PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE LA ORDEN DE PAGO O RA. Inicia cuando el Universitario y/o Técnico, recibe las diferentes áreas Presupuesto, Central Cuentas, secretaria la subdirección financiera, los documentos soportes las obligaciones y/o compromisos que afectan los estados Financieros la Entidad y dando inicio a la elaboración la orn pago o RA y termina cuando la Secretaria (Subdirección Financiera) entrega a Tesorería para dar inicio al Procedimiento Giro Tesoral y/o Pago la Orn Pago. Da inicio al Procedimiento Manejo Tesorería 13003, Giro tesoral y/o la orn pago pago PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIÓN DE INGRESOS Y EGRESOS DE ALMACÉN Inicia cuando el recibe Almacén los diferentes comprobantes egresos e ingresos producto los registros y movimientos realizados durante el mes en el almacén. Ingresa al módulo l Almacén e inventarios y realiza la contabilización respectiva y termina cuando el Universitario Imprime auxiliares y/o comprobantes diario, para revisión y cruces entre la información contabilizada y soportes almacén, Pasa informe l cruce al Especializado (Contador). PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIÓN DE GENERACIÓN DE NÒMINA Inicia cuando la Secretaria Subdirección Financiera, recibe Dirección Talento Humano la respectiva relación la nómina generada s el sistema nómina vigente, radica y entrega a Presupuesto para Elaboración l Registro presupuestal y termina cuando el Especializado

3 Página 3 45 ingresa al sistema nómina una vez realizados los pagos la orn pago nómina y/o aportes e inicia el proceso contabilización, seleccionando los datos a contabilizar. PROCEDIMIENTO PARA PAGO DE RETENCIONES Inicia cuando el Universitario Tesorería y/o Tesorero entrega a el calendario tributario para la revisión y cruce los scuentos realizados por concepto retenciones a las ornes pago generadas durante el mes; y termina cuando el Especializado y/o Universitario, entrega a Tesorería el informe los pagos a realizar por concepto retenciones realizadas y se genera el pago. PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIÓN DE ÓRDENES DE PAGO Y ACTAS DE LEGALIZACIÓN Inicia cuando el Especializado (Contador) recibe tesorería el informe diario Tesorería, con la documentación los registros y movimientos realizados en tesorería tales como: Actas Legalización con sus diferentes soportes generación los mismos, Actas Giro las diferentes órnes pago y/o pagos realizados en tesorería, con los diferentes documentos que se generaron en cada uno los pasos la creación l pago, Relaciones Autorización con los soportes anexos la generación y pago la nómina. Traslados Secretaría Distrital l Hacienda (SHD), reporte los giros las transferencias electrónicas realizadas a los diferentes proveedores y/o funcionarios la entidad, actas anulación cheques y otros y termina cuando Especializado y/o Universitario contabilidad, presupuesto y tesorería realizan los cruces la información tesoral y contable efectuando los ajustes necesarios para formalizar el cierre mensual, semestral y anual en el sistema financiero vigente, presentando los informes a que haya lugar en cada área. PROCEDIMIENTO REGISTRO CONTABLE DE CESANTÍAS Inicia cuando es (Dirección Talento Humano) envía impreso y vía Outlook el reporte correspondiente l mes las cesantías los funcionarios afiliados al FONCEP y termina cuando Universitario

4 Página 4 45 revisa el comprobante diario con la información enviada la Dirección Talento Humano y da inicio al cruce cesantías con profesional Talento Humano. PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIÓN DE MULTAS IMPUESTAS POR LA CONTRALORIA DE BOGOTA Inicia cuando la Secretaria Subdirección Financiera radica el oficio remisorio junto con la respectiva copia resoluciones bidamente ejecutoriada imposición multas y termina cuando la Secretaria Subdirección Financiera remite con memorando el cuadro Excel a la Subdirección Jurisdicción Coactiva para los fines pertinentes. PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIÓN DE TÍTULOS Inicia cuando la Secretaria (Tesorería) recibe Jurisdicción Coactiva y/o Responsabilidad Fiscal, los títulos para custodia con memorando, saca fotocopia l memorando y entrega a Tesorero para los fines pertinentes y termina cuando el Universitario al cierre l mes imprime los libros auxiliares, o comprobantes para entregar bidamente firmados al Especializado (Contador) para su revisión y Vo.Bo. PROCEDIMIENTO FLUJO CONCILIACIÓN DE INFORMACIÓN ENTRE DEPENDENCIAS Inicia cuando la secretaria la Subdirección Financiera recibe y radica oficio con documentos comprobatorios algunas penncias para su contabilización y cruces a los que haya lugar, entrega al responsable cada área acuerdo al contenido l recibido y termina cuando la secretaria Subdirección Financiera archiva original estados financieros y los mantiene en guarda y custodia. PROCEDIMIENTO DE CIERRE MENSUAL, TRIMESTRAL Y ANUAL Inicia cuando el Especializado (Contador ) recibe las diferentes áreas la Entidad la información los movimientos que no llegan automáticamente los más subsistemas Tesorería, Nómina, Almacén, Jurisdicción Coactiva, Responsabilidad Fiscal, etc.. Tales como: cesantías, multas

5 Página 5 45 y costas, comprobantes almacén, reintegros tesorería, entre otros, para realizar los registros contables necesarios correspondientes y realizar los informes respectivos cierre mes y termina cuando la secretaria Subdirección Financiera envía a la Oficina Control Interno para consolidación la cuenta la Contraloría Bogotá, D.C ante la Auditoria General la República, jando copia l recibido l memorando en la Subdirección.. 3. BASE LEGAL: Ver Normograma 4. DEFINICIONES: BANCO: Establecimiento origen privado o público, vigilado por la Superintenncia Bancaria, que bidamente autorizado por la ley, admite dinero en forma pósito para que en unión recursos propios, pueda concer préstamos, scuentos y en general, todo tipo operaciones financieras. BALANCE GENERAL: Informe o estado que refleja la situación financiera, económica y social un ente público, expresada en unidas monetarias a una fecha terminada y revela la totalidad sus bienes, rechos, obligaciones y la situación l patrimonio. CAUSACIÓN: Los hechos financieros, económicos y sociales ben registrarse en el momento en que sucedan, inpendientemente l instante en que se produzca la corriente efectivo que se riva estos. COMPROBANTES DE CONTABILIDAD: Documentos en los que se resumen las operaciones financieras, económicas y sociales l ente público y sirven fuente para registrar los movimientos en el libro correspondiente. ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL: Informe que señala la actividad financiera, económica y social un ente público y revela el flujo recursos percibidos y consumidos en cumplimiento su función administrativa o cometido estatal, expresados en términos monetarios, durante un Período terminado.

6 Página 6 45 ESTADOS CONTABLES BÁSICOS: Compren aquellos que preparan los entes públicos al cierre un período, en sarrollo políticas sobre información institucional, con el fin proporcionar lo relacionado con la situación financiera, económica y social l ente público, los resultados y la generación flujos fondos. LIBRO DIARIO: Contiene ntro los débitos y créditos las cuentas, el registro tallado cronológico y preciso las operaciones realizadas, extraídos los comprobantes contabilidad. LIBRO MAYOR: Contiene los saldos las cuentas l mes anterior, así como las sumas los movimientos débitos y créditos cada una las cuentas l respectivo mes, tomadas l libro diario y el saldo final l mismo mes. LIBROS AUXILIARES: Contienen el talle los registros contables necesarios para el control las operaciones, elaborados con base en los comprobantes contabilidad o en los documentos soporte. Dichos registros corresponn al nivel auxiliar l Catálogo General Cuentas. NOTA CRÉDITO: Documento emitido por el vendor para el comprador que indica la voluntad l vendor reducir (acreditar) la cuenta por cobrar l comprador como resultado una volución o una rebaja en ventas. NOTA DEBITO: Documento emitido por el comprador para el vendor que señala reducción (bito) la cuenta por pagar l vendor como resultado una volución o rebaja en una compra. NOTA CRÉDITO BANCARIA: Documento emitido por BANCO que sirve soporte para el registro un valor abonado o acreditado a la Cuenta Corriente o ahorros por conceptos intereses o rendimientos ganados, volución IVA, ajustes, entre otros, a favor l titular la Cuenta. NOTA DEBITO BANCARIA: Documento emitido por el BANCO para registrar el cobro o cargo algún servicio tal como: comisiones, remesas, manejo cuenta, ajustes, etc. 5. ANEXOS: Formato cuenta cobro (Anexo No. 1)

7 Página 7 45 Formato gastos pagados por anticipado (Anexo No. 2) Formato cruce entre contabilidad y más áreas (Anexo No. 3) Formato orn pago (Anexo No. 4) Formato relación retenciones efectuadas (Anexo No. 5) 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE ORDEN DE PAGO O RA Técnico Técnico y/o y/o Recibe las diferentes áreas Presupuesto, Central Cuentas, secretaria la subdirección Financiera, los documentos soportes las obligaciones y/o compromisos que afectan los estados Financieros la Entidad y dando inicio a la elaboración la orn pago o RA. Recibe Central Cuentas: Formato cuenta cobro ( Molo Documento Equivalente a Factura ), y los anexos 1 y 2 l Observación: Compromisos y/o obligaciones que adquiere la entidad y que requieren orn pago como convenios, cuentas cobro, contratos, resoluciones, facturas servicios públicos, avances, anticipos, comisiones, apertura cajas menores, reembolsos, entre otros etc y los que requieren RA como relación autorización pagos a funcionarios, planilla únicas y sentencias a que haya lugar. Observación: Molo documento equivalente a factura, acuerdo al Art. 3 creto 522 marzo 2003.

8 Página Técnico Técnico Técnico y/o y/o y/o procedimiento pagos: Anexo 1 Documentos que se ben verificar en la recepción cuentas cobro y/o elaboración orn pago y el Formato Hoja Ruta Interna Anexo 2 Recibe l área Presupuesto Registro Presupuestal con los documentos soportes que dieron origen al mismo, Contratos, Resoluciones, Avances, Cajas Menores, Nóminas, Planilla única, cuadro resumen pagos nómina y aportes entre otros con los documentos soportes respectivos acuerdo al tipo registro que se be efectuar. Revisa y verifica que la documentación recibida las diferentes áreas estén completas y acors con el registro presupuestal, cuenta cobro, factura, avances, entre otros. Coteja el objeto, valor, forma pago, registro presupuestal. Ingresa al sistema financiero vigente y da inicio al diligenciamiento acuerdo Observación: Hoja ruta interna no se utiliza para los pagos referentes a la nómina, avances, comisiones. En el evento que los soportes no estén correctos, vuelve a central cuentas o al área Presupuesto para los ajustes y fines a que haya lugar. Punto Control: Revisa el régimen al cual pertenece, se

9 Página 9 45 al tipo documento que se recibe: Si son: 1. Contratos, Resoluciones, Avances, anticipos, comisiones, apertura cajas menores, reembolsos, servicios públicos entre otros, ingresa al módulo órnes pago l sistema financiero vigente, ingresando por diligenciamiento órnes pago realizando los siguientes pasos: Diligencia los campos l beneficiario constatando con la información recibida. Valida la información seleccionando el No. compromiso, imputación presupuestal, valor l compromiso. Registra la información contable afectando las cuentas contables acuerdo al PGCP y proce a efectuar las ducciones si supera los mínimos ley conforme a las normas vigentes. tecta en la factura o el contrato. 6. Técnico y/o Orn Pago Nómina Si son actos administrativos: Resoluciones por pagos, nómina funcionarios ingresa al módulo órnes pago - relación Relación autorización

10 Página Técnico y/o autorización y da inicio al diligenciamiento la información. 6.1 Cuando es nómina generada s el sistema nómina vigente, verifica que se haya realizado el proceso generación l RA y creación los datos s el sistema Nómina en forma automática. Ingresa al sistema órnes pago, diligenciamiento relación autorización, indica el número l RA generado s la nómina automatizada, dando inicio a la verificación y validación los datos acuerdo a la documentación soporte iniciando con: 1. Imputación presupuestal. 2. Centros costos 3. Anexos nómina. Verifica si es Pago Por Resolución y no es generada automáticamente s el módulo Nómina. Recibe registro presupuestal teniendo en cuenta el número la Resolución Reglamentaria. Valida la información con el registro presupuestal, creando una nueva relación autorización en forma manual por el sistema órnes Relación Autorización Observación: Pago por Resolución Se recibe Resoluciones por pagos a funcionarios que no están ntro l proceso nómina tales como: Sentencias judiciales Laborables, Inmnizaciones, Liquidación prestaciones entre

11 Página Especializado (Contador) pago. Imprime Anexo 4 en original junto con tres copias, terminada la generación, y/o elaboración la orn pago para cualquier caso. E imprime la relación : Autorización por los Orn conceptos nómina, aportes patronales, Resoluciones que tengan que ver con pagos a funcionarios diferentes a cesantías. Entrega al Especializado adjuntando la hoja ruta interna y/o documentos soportes que generaron la misma. Recibe y revisa 1. Si es orn pago por pago compromisos, pagos a funcionarios diferentes a nómina mensual revisa las cuentas contables y los registros presupuestales que se afectaron junto con los documentos soportes la cuenta u obligación a cancelar. Si están en regla: ingresa al sistema órnes pago realiza la causación contable, aprueba y firma la orn pago. 2. Si es nómina generada Pago Relación Autorización otros. Observación Para todo proceso se be tener en cuenta la orn pago. Observación: Recibe y revisa la orn pago, la causación contable y más documentos soportes la cuenta u obligación a cancelar.

12 Página Subdirector Financiero Secretaria Subdirección Financiera Técnico y/o Universitario Central en forma automática s el sistema vigente nómina revisa los soportes e ingresa al módulo nómina para realizar el proceso contabilización nómina, valida y contabiliza los RA s generados. Entrega a la secretaría la Subdirección para recoger firma l subdirector. Recibe y revisa la orn pago y más comprobantes y/o documentos anexos. Si esta en regla, firma y entrega la cuenta para su radicación en la Central cuentas por parte la secretaria Subdirección Financiera. De lo contrario vuelve al origen l error con las observaciones pertinentes en la hoja ruta. Recibe la cuenta y más soportes anexos a la orn pago y registra en el libro radicador diligenciando los datos contenidos en la misma y entrega al funcionario responsable Central Cuentas. Recibe e ingresa al sistema vigente órnes pago. Selecciona envío a Tesorería. Relación documentos a Radicar Punto Control: Verifica Valor y Tercero l sistema con el impreso.

13 Página Cuentas Subdirección Financiera Verifica que las órnes pago corresponn a la documentación impresa. Si está correcto genera el envío. Imprime el formato documentos a Radicar Técnico y/o Central Cuentas Subdirección Financiera Secretaria (Subdirección Financiera) Entrega a Tesorería junto con las órnes pago que se muestran en la relación y más soportes, hoja ruta interna, Formato Documentos a Radicar. Registra en el Libro Radicador órnes pago. Entrega a Tesorería para dar inicio al Procedimiento Giro Tesoral y/o Pago la Orn Pago Da inicio al Procedimiento Manejo Tesorería 13003, Giro tesoral y/o pago la orn pago. 6.2 PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIÓN DE INGRESOS Y EGRESOS DE ALMACÉN 1. Recibe Almacén los diferentes comprobantes egresos e ingresos l almacén los registros y movimientos realizados Comprobantes Almacén e inventarios Observación: Los comprobantes almacén e inventarios ben ser los ingresos y/o

14 Página durante el mes. Ingresa al módulo l Almacén e inventarios y realiza la contabilización respectiva. Ingresa al módulo para registrar salidas l almacén, si son elementos volutivos se llaman traslados y se manejan por el sistema Inventarios, si son elementos consumo se llaman egresos y se manejan por el sistema almacén, en ambos casos para contabilizar se da la opción consultar y digitar el número comprobante a contabilizar ubicándose en la transacción, se revisan las cuentas contables y el valor l comprobante si están correctos da la opción contabilizar. Firma comprobante impreso constatando que se encuentra bidamente contabilizado, jando el ID l comprobante. Si son ingresos, y se registran en el mismo mes, no es necesario contabilizarlo porque previamente se ha causado al momento diligenciar la orn pago. Sino se registran en el mismo mes se be efectuar un registro provisional para egresos l mes a validar. Punto Control: Código ID que se genera automáticamente al realizar la contabilización los diferentes registros almacén e inventarios.

15 Página realizar el cruce con Almacén, el cual se anulara una vez se realice el proceso la correspondiente Orn Pago. Se ingresa al comprobante generado preciación y se contabiliza. Imprime auxiliares y/o comprobantes diario, para revisión y cruces entre la información contabilizada y soportes almacén. Entregue informe l cruce al Especializado (Contador). Libro Auxiliar 6.3 PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIÓN DE GENERACIÓN DE NÒMINA Secretaria Subdirección Financiera Recibe Dirección Talento Humano la respectiva relación la nómina, aportes generados s el sistema nómina vigente. Radica y entrega a Presupuesto para elaboración l Registro presupuestal respectivo. Ver procedimiento presupuesto Recibe presupuesto el Registro presupuestal y la documentación generada en nómina. Registro presupuestal

16 Página Ingresa al módulo nómina vigente, Recursos humanos, relación autorización, proceso relación autorización. Da la opción cargar y validar la información la nómina y/o aportes l mes a pagar. Aprueba la relación autorización que está ejecutando. Crea la relación autorización para tesorería teniendo en cuenta el registro presupuestal y mes a afectar. Imprime, verifica y compara que la información este acor a la impresa en la Dirección Talento Humano y registro presupuestal Da inicio al procedimiento 6.1 Elaboración la orn pago, actividad No.6. Anexos, Relación autorización Técnico Central Cuentas y/o Especializado Entrega al responsable Central cuentas para el envío a Tesorería. Da inicio al Procedimiento numeral 6.5 Envío a Tesorería Ingresa al sistema nómina una vez realizados los pagos la orn pago nómina y/o aportes e inicia el proceso contabilización, seleccionando los datos a contabilizar. 6.4 PROCEDIMIENTO PARA PAGO DE RETENCIONES

17 Página Universitario Tesorería y/o Tesorero 2. Especializado y/o Universitario 3. Especializado y/o Universitario contabilidad 4. Especializado y/o Universitario contabilidad 5. Especializado y/o Universitario contabilidad Entrega a el Calendario Tributario por cada una las unidas ejecutoras y retenciones practicadas. (Retefuente, Reteiva, Reteica, Estampillas y Retención CREE) Recibe y verifica los documentos entregados por tesorería e imprime el auxiliar contabilidad para realizar el cruce las retenciones registradas en contabilidad y tesorería. Una vez realizada la revisión y cruce entre los dos sistemas, contable y tesorería, se efectúan los ajustes a que haya lugar e informa a tesorería si existen diferencias en el calendario tributario. Realizados los ajustes se elabora el cuadro Relación Retenciones Efectuadas en el Mes, firmado por el Especializado y el Tesorero Radica en Tesorería la relación retenciones, con los soportes, para procer al pago 6. Tesorero Realiza los pagos acuerdo a la relación entregada por contabilidad Calendario Tributario Libro auxiliar Cuadro Anexo Nº 5 Relación Retenciones Efectuadas en el Mes Anexo 5, Calendario Tributario y Libro Auxiliar Formulario pago y AG Punto Control: Primer día hábil cada mes se be imprimir el reporte s el sistema tesorería. Punto Control: revisa y verifica que los scuentos estén registrados en los dos sistemas. Punto Control: Firma l Contador y Tesorero

18 Página PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIÓN DE ÓRDENES DE PAGO Y ACTAS DE LEGALIZACIÓN Especializado (Contador) Especializado (Contador) Recibe tesorería el informe diario Tesorería, con la documentación los registros y movimientos realizados en tesorería tales como: Actas Legalización con sus diferentes soportes generación los mismos, Actas Giro las diferentes órnes pago y/o pagos realizados en tesorería, con los diferentes documentos que se generaron en cada uno los pasos la creación l pago, Relaciones Autorización con los soportes anexos la generación y pago la nómina. Traslados SDH, reporte los giros las transferencias electrónicas realizadas a los diferentes proveedores y/o funcionarios la entidad, actas anulación cheques y otros. Recibe y verifica que los documentos que conforman el informe diario estén bidamente legalizados y/o firmados por el Subdirector Financiero y por cada uno los responsables los registros y/o movimientos efectuados en el día. Si son órnes pago be incluir el formato Informe diario tesorería Punto control: Listado y/o auxiliar, y/o comprobante las órnes pago canceladas y más documentos generados en la tesorería tales como: actas legalización, actas reintegros, comprobantes egreso, especificando en cada uno el valor y número.

19 Página documentos a Radicar generada en la central cuentas Verifica cada uno los documentos impresos el objeto, valor, proveedor, rubros presupuestales, cuentas contables. Si es correcto proce a realizar la contabilización la siguiente forma: Punto Control: revisa y verifica que tanto los rubros como los valores se encuentren registrados en el sistema. 1 Si son órnes pago: 3. Especializado (Contador) 1.1. Revisa las órnes pago archivadas en el informe con el formato documentos a Radicar generada en la central cuentas Ingresa al módulo órnes pago y verifica que ya se haya generado la causación contable las órnes pago, si no esta causada realiza la misma Ingresa al sistema financiero módulo tesorería egresos, causación y da la opción cargar la información ingresando la fecha l día a contabilizar Selecciona los diferentes registros que aparecen en pantalla o busca por número orn pago o acta giro a contabilizar Genera el movimiento y genera la contabilización l

20 Página Especializado (Contador) Especializado (Contador), mismo. Si presenta inconsistencias en la contabilización verifica la misma buscando el origen l error, para dar la solución pertinente. Si la documentación no está acuerdo a los soportes que be contener el informe diario vuelve a Tesorería para que se complete la misma y así dar inicio a la contabilización. 2. Si son Actas legalización: 2.1 Ingresa al sistema financiero módulo tesorería ingresos, Opción legalizar sistema financiero digita el número acta a legalizar acuerdo al documento que está revisando. 2.2 Verifica las cuentas contables y los valores registrados y da la opción legalizar. Realizada la contabilización las órnes pago, actas giro y actas legalización contenidas en el informe diario ja constancia revisión jando el Vo.Bo., con fecha revisión. Devuelve a Tesorería para que genere el boletín diario. Ingresa mensualmente previo al cierre contable al sistema financiero vigente generando en forma automática los Comprobante contabilidad, Libros

21 Página es Universitarios y/o técnicos l área contable. Especializado y/o Universitario contabilidad, presupuesto y tesorería diferentes libros auxiliares y/o comprobantes contabilidad generados en el mes para realizar la revisión y cruces respectivos. Realiza los cruces la información tesoral y contable efectuando los ajustes necesarios para formalizar el cierre mensual, semestral y anual en el sistema financiero vigente, presentando los informes a que haya lugar en cada área. auxiliares 6.6 PROCEDIMIENTO REGISTRO CONTABLE DE CESANTÍAS es (Dirección Talento Humano) Envía impreso y vía Outlook el reporte correspondiente l mes las cesantías los funcionarios afiliados al FONCEP Reporte Cesantías Copia el archivo recibido en el disco duro. Organiza la información contenida en el archivo jando los campos cédula, nombre, monto Punto Control El mismo día que se recibe por Outlook la información cesantías la Dirección Talento Humano be radicar el documento impreso bidamente firmado y fechado, para evitar cambios la información..

22 Página cesantías y pagos. Ingresa al Sistema Financiero vigente una vez organizado y revisado el archivo. Registra la información en Comprobante el sistema contable cesantías vigente. Archiva soportes con copia los anexos y el informe la Dirección Talento Humano como control y verificación las mismas. Informe Observación Cualquier cambio que se requiera por parte la Dirección Talento Humano en la información suministrada cesantías be ser informado por escrito a la Subdirección Financiera, 5. Revisa el comprobante diario con la información enviada la Dirección Talento Humano. Da inicio al cruce cesantías con profesional Talento Humano. 6.7 PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIÓN DE MULTAS IMPUESTAS POR LA CONTRALORIA DE BOGOTA

23 Página Secretaria (Subdirección Financiera) Radica el oficio remisorio junto con la respectiva copia resoluciones bidamente ejecutoriada imposición multas. Oficio OBSERVACIONE S Verifica si las multas que se encuentran relacionadas en la Resolución estén incorporadas en el sistema financiero vigente. Si no da inicio al registro en cuentas orn verificando que el tercero se encuentre registrado en la Base Datos no estar creado, solicita al funcionario responsable la creación terceros Central Cuentas, o Tesorería la verificación y/o creación l tercero Da inicio a efectuar el registro contable. Imprime, revisa el comprobante contabilidad generado los registros multas. Archiva copia la resolución en la carpeta multas. Comprobant e Secretaria (Subdirección Financiera) Imprime auxiliar las multas impuestas al final l mes. Actualiza cuadro en Excel las multas nuevas y las canceladas. Revisa con libro auxiliar. Pasa a secretaria la Subdirección Financiera. Remite con memorando el cuadro Excel a la Subdirección Jurisdicción Coactiva para los fines pertinentes. Cuadro hoja electrónica en Punto Control: Conciliación saldos multas entre Jurisdicción Coactiva vs. Subdirección Financiera

24 Página PROCEDIMIENTO DE CONTABILIZACIÓN DE TÍTULOS 1. Secretaria (Tesorería ) 2. Tesorero Recibe Jurisdicción Coactiva y/o Responsabilidad Fiscal, los títulos para custodia con memorando. Saca fotocopia l memorando y entrega a Tesorero para los fines pertinentes. Recibe, revisa y diligencia cuadro en Excel con los títulos que recibe. Entrega a la secretaria o profesional l área para que se entregue a contabilidad. Recibe tesorería fotocopia l memorando enviado a Tesorería por Jurisdicción Coactiva y/o Responsabilidad Fiscal. Recibe oficio Tesorería los títulos endosados. Firma el original l memorando recibido en tesorería, colocando fecha recibido y hora. Valida que la información contenida en el memorando no se encuentre registrada en el sistema financiero vigente. Si no están registrados da inicio a verificar: 1. Si los títulos están en custodia o 2. Si es endoso o fraccionamiento l Título ornado por la oficina Jurisdicción Coactiva y/o Responsabilidad Fiscal Títulos custodia, Memorando Cuadro Excel para Libro Auxiliar en Observación: ID = Código que da el sistema vigente al ingresar un tercero equivalente a la cédula o Nit.

25 Página Universitario Universitario mediante memorando. Coteja si el tercero se encuentra registrado en la Base Datos si no solicita al funcionario responsable la creación terceros Central Cuentas, o Tesorería la verificación y/o creación l mismo. Teniendo en cuenta el ID creación l mismo. Ingresa al sistema Contable vigente e incorpora la información afectando las cuentas orn respectivas, o si es endoso se proce al registro retiro afectando cuentas orn respectivas digitando el ID l tercero en cualquiera los casos. Una vez realizado los registros contables respectivos da la opción contabilización. Archiva copia la resolución o l memorando en la carpeta Títulos. Da inicio al procedimiento flujo conciliación. Al cierre l mes imprime los libros auxiliares, o comprobantes para entregar bidamente firmados al Punto Control Dejar constancia revisión bidamente firmada por: Universitario y Tesorería.

26 Página Especializado (Contador) para su revisión y Vo.Bo. 6.9 PROCEDIMIENTO FLUJO CONCILIACIÓN DE INFORMACIÓN ENTRE DEPENDENCIAS Secretaria (Subdirección Financiera) Especializado contabilidad Recibe y radica oficio con documentos comprobatorios algunas penncias para su contabilización y cruces a los que haya lugar. Entrega al responsable cada área acuerdo al contenido l recibido. Recibe 1. Oficio l almacén, comprobantes ingresos y egresos los movimientos por bajas elementos y el estado l almacén a la fecha solicitud entre otros. 2. Oficio inventarios adjuntando los registros efectuados, traslados internos y estado los inventarios. 3. De la Oficina Asesora Jurídica reporte mensual los procesos nuevos y procesos archivados y el Oficios, Cuadros Observaciones: Depenncias Almacén, e Inventarios, Oficina Asesora Jurídica, Oficina Jurisdicción Coactiva, Dirección Talento Humano, Presupuesto, Tesorería entre otras. Punto Control: Al cierre contable para el cruce entre tesorería, contabilidad, presupuesto, nómina, almacén, se ben tener en cuenta: reintegros, cheques, transferencias electrónicas, cesantías FONCEP, egresos e ingresos almacén, ejecución presupuestal entre otros.

27 Página saldo la base datos, y costas. 4. De la Oficina Jurisdicción Coactiva reporte mensual multas, sanciones entre otros. 5. Cruces los títulos registrados en el mes con el profesional tesorería, extracto bancario respectivo y los que se encuentran en custodia. 6. De la Dirección Talento Humano todo lo relacionado a las novedas servicios personales, aportes patronales y parafiscales, consolidado cesantías funcionarios afiliados a FONCEP vía Outlook e impreso. 7. Del grupo Tesorería, actas legalización, por cancelación reintegros, multas, costas, reintegros nómina por concepto incapacidas y relación las órnes pago pendientes giro tesoral, impuestos entre otros. 8. Presupuesto, ejecución presupuestal ingresos, gastos e inversión. Entrega al profesional responsable cada tema para su validación y/o cruces necesarios entre los registros

28 Página contables, presupuestales, tesorales, nómina, almacén, entre otros. Diligencian formato anexo 3 Formato cruce entre contabilidad y más áreas Realiza los registros acuerdo a los ajustes que se ban realizar en el sistema financiero, o indica al responsable la diferencia para que se consoli y se haga el ajuste en el subsistema respectivo. Concentra la información mensual a través un informe incorporando en el sistema financiero vigente las novedas que se generen y emite cifras cierre en lo referente a las más áreas. Realiza cruces entre los libros auxiliares y los reportes enviados por las diferentes penncias. Si encuentra inconsistencias Comprobant comunica al área o e penncia responsable para los ajustes necesarios. De lo contrario imprime copia los anexos contabilidad y elabora cuadro para la conciliación saldos contables y saldos con las áreas que reportan información. Formula Estados Financieros con la información mensual generada y conciliada. Observación: Las diferencias que requieren ajuste ben ser incorporados en el Sistema Financiero vigente. Para realizar el cierre l sistema Financiero vigente be realizarse los cruces entre tesorería, contabilidad y presupuesto y llegar a un acuerdo para el cierre l mismo jando posibles ajustes para registrar en fechas posteriores.

29 Página Especializado contabilidad Secretaria (Subdirección Financiera) Secretaria (Subdirección Financiera) 1. Entrega al Especializado Estados Financieros los cuadros conciliación saldos entre las áreas que se requiera y los anexos respectivos para su revisión y firma. 2. Informa al Especializado lo correspondiente a los cruces cesantías. Recibe, analiza y firma los anexos, cuadros y estados financieros. Recibe relación para la elaboración los memorandos y envío a las diferentes penncias Memorandos informando sobre las inconsistencias encontradas en el área contable. Archiva original estados Estados financieros y los mantiene en Financieros guarda y custodia. Observación: Revisión y verificación los saldos entre las áreas que se requieran mediante cuadros comparativos elaborados por profesionales contabilidad PROCEDIMIENTO DE CIERRE MENSUAL, TRIMESTRAL Y ANUAL 1. Especializado (Contador) Recibe las diferentes áreas la Entidad la información los movimientos que no llegan automáticamente los más subsistemas Tesorería, Informes

30 Página Especializado (Contador) Nómina, Almacén, Jurisdicción Coactiva, Responsabilidad Fiscal, etc.. Tales como: cesantías, multas y costas, comprobantes almacén, reintegros tesorería, entre otros, para realizar los registros contables necesarios correspondientes y realizar los informes respectivos cierre mes. Entrega al funcionario responsable para la verificación y/o registro acuerdo a los soportes recibidos. 1. Realiza los cruces información acuerdo a lo su competencia, elabora los registros contables respectivos, efectúa análisis las cuentas correspondientes verificando que los saldos sean consistentes, razonables y acors a los instructivos la Dirección Distrital. Genera Estados Financieros y entrega a Especializado. Imprime libro auxiliar y/o comprobante para verificar los movimientos realizados. Una vez se encuentra validada la información pasa al contador Balance Prueba, Anexos, Estados Financieros

31 Página Especializado (Contador) Especializado (Contador) Especializado los soportes y libro auxiliar y/o comprobante para su VoBo. Recibe los auxiliares revisa que la información contenida en los auxiliares y/o comprobantes estén correctos. Si están correctos archiva y da paso al cierre mensual, trimestral y/o anual. Revisa que el calendario trimestral y anual cierres contables la vigencia en curso este actualizado. Analiza las posibles inconsistencias presentadas en los estados financieros realizando conciliación saldos contables contra saldos presupuestales y saldos tesorería. Si encuentra diferencias vuelve al origen l error, para que se realicen los ajustes contables, presupuestales y/o tesorales las inconsistencias intificadas. Transcribe los saldos y movimientos generados por el Sistema Financiero vigente en la matriz contable suministrada por la Dirección Distrital DDC la Secretaría Hacienda. Efectúa proceso validación mediante el Observación: El procedimiento validación los estados financieros se hace acor a las instrucciones impartidas por la Dirección Distrital - DDC. Punto Control: El sistema valida la información con un anuncio Proceso Exitoso, lo cual

32 Página Universitario contabilidad Secretaria Subdirección Financiera programa suministrado por la Contaduría General la Nación en la página la Secretaría Hacienda. Si el proceso es exitoso Imprime los diferentes formatos anexos a la matriz contable. Elabora el estado Notas Contables. Genera la certificación la toma fiel los saldos los libros contables para su rubrica y la l ornador l gasto y/o representante legal.(contralor). Firma y tramita las firmas las personas responsables suscribir la actividad financiera, económica y social., a saber: Subdirector Financiero, Director Administrativo y Contralor. Elabora proyecto oficio remisorio la información financiera, económica y social. para firma l Subdirector Financiero. Imprime los libros Mayor y Balances y libros Auxiliares. Archiva copia los estados contables con sus respectivos anexos. Elabora memorando y/o oficio para Vo.Bo. l Subdirector Financiero firma l Señor Formatos Notas contables implica que la información fue consolidada con los Estados Financieros l Distrito Capital lo contrario se ben realizar los ajustes pertinentes. Observación: Para el cierre anual la

33 Página Subdirector Financiero 11. Especializado Contralor. Da VoBo al oficio y remite para firma l señor Contralor para el envío la información contable respectiva. Envía la Información financiera en medio físico y magnético a la Dirección Distrital -DDC, la Secretaría Hacienda y se escanea la información que se be subir al Sivicof en forma intermedia y anual para cumplir con lo establecido en las Resoluciones 002 y la Auditoría Fiscal. Ingresa al sistema financiero vigente, cierra y bloquea los subsistemas al terminar cada Período con la presentación los diferentes informes acuerdo a las fechas y normas estipuladas. información financiera, económica y social be incluir el Estado complementario Notas Contables y el Informe Control Interno Contable emitido por la Oficina Asesora Control Interno. Observación Una vez entregada la información contable anual a la DDC, se da inicio al diligenciamiento los formatos para ser presentados ante la Auditoria General. Observación Para abrir Períodos cierre acuerdo ben estar informadas las tres áreas l

34 Página Especializado y/o Universitario Especializado Especializado Diligencia o extrae en archivos planos o Excel la información para reportarse así: 1. Información Intermedia y anual en el sistema SIVICOF. 2. Anualmente la información financiera, económica y social acuerdo a la normatividad vigente en el formato F01 Catálogo De Cuentas, en el Sistema Rendición Electrónica Cuentas la Auditoria General la República SIREL. Imprime, revisa y firma. Revisa el formato F02 Cajas Menores y si está correcto entrega a Tesorero (a) General para su aprobación y firma. Entrega al funcionario profesional responsable la consolidación en la Subdirección Financiera bidamente firmados en original y copia los formatos l área contable, adjuntando Formatos SIVICOF, AGR motivo y/o necesidas que se requieran. Observación: Todos los formatos impresos para la presentación la cuenta ante la Auditoria general ben ir signados por el responsable cada área Observación: Todos los formatos la auditoria ben ir con el Vo.BO., l responsable cada área

35 Página (Funcionario responsable ) Secretaria Subdirección Financiera Secretaria Subdirección Financiera los anexos, soportes por el cual se generaron los mismos, en original y una copia. Reúne, revisa los formatos y la documentación anexa. Si faltan fotocopias, Anexos, formatos entre otros, solicita al Especializado (Contador) para que allegue la información respectiva. Pasa a la secretaria la Subdirección Elabora memorando para firma l Subdirector Financiero. Envía a la Oficina Control Interno para la consolidación la cuenta la contraloría Bogotá, D.C ante la Auditoria General la República, jando copia l recibido l memorando en la Subdirección. una vez revisados y aprobados y una certificación don conste que la información entregada es confiable y sacada l sistema Financiero vigente. Memorando Observación: Se archiva una copia en una z con la información la Subdirección para consulta y más pertinentes fines 7 ANEXOS

36 Página Código formato: ANEXO NO. 1 FORMATO DE CUENTA DE COBRO CUENTA DE COBRO MODELO DE DOCUMENTO EQUIVALENTE A FACTURA (Art. 3 Decreto 522 Marzo 2003) LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C. NIT DEBE A: NIT (CC) la suma : ($ ) M/cte por concepto : Contrato No Fecha inicio Fecha terminación Valor Total $ Saldo a la fecha $ meses( ) Fecha: Registro único Tributario (RUT): Cordialmente, C.C. : Dirección: Teléfonos:

37 Página Código formato: ANEXO No. 2 FORMATO GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO ANEXO No. 2 FORMATO GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO CONTRALORÍA DE BOGOTÁ SUBDIRECCIÓN FINANCIERA GRUPO DE CONTABILIDAD SUBDIRECCIÓN FINANCIERA FORMATO GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO CÓDIGO CONTABLE 19O5 AMORTIZACIONES MES DE (1) VIGENCIA DOCUMENTO SALDO FECHA BENEFICIARIO CONCEPTO FACTURA VALOR MES Des Hasta SISTEMA MES (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) TOTAL (11)

38 Página Código formato: INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO 1. AMORTIZACIÓN MES DE: intificación l mes correspondiente a la elaboración l formato. 2. FECHA: día, mes y año elaboración. 3. BENEFICIARIO: nombre la persona con quien la entidad adquirió el servicio. 4. CONCEPTO: scripción l servicio. 5. FACTURA: número correspondiente a la factura l gasto clasificado como Gasto Pagado por Anticipado. 6. VIGENCIA: período duración l servicio, se indica s cuando hasta dón va el período amortización. 7. VALOR: monto l servicio. 8. DOCUMENTO SISTEMA: tipo documento y número. 9. SALDO MES: monto abonado durante el mes por el servicio respectivo. 10. MES: cuota amortización correspondiente al mes respectivo. 11. TOTAL: monto total los servicios adquiridos.

39 Página Código formato: ANEXO No. 3 ANEXO No. 3 FORMATO CRUCE ENTRE CONTABILIDAD Y DEMAS AREAS CONTRALORÍA DE BOGOTÁ SUBDIRECCIÓN FINANCIERA GRUPO DE CONTABILIDAD Fecha: (1) GRUPO DESCRIPCIÓN SALDO (Area que se está SALDO CONTABILIDAD DIFERENCIA analizando) (2) (3) (4) (5) (6) NOTA: (7) TOTALES (7) Elaboró (8) Nombre l Funcionario que está realizando el cruce con contabilidad (9) Responsable l cruce en (10) FORMATO CÓDIGO I

40 Página Código formato: INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO CRUCE ENTRE CONTABILIDAD Y DEMAS AREAS 1. FECHA: período tiempo señalado. 2. GRUPO: clasificación la cuenta acuerdo con el Plan General Pública. 3. DESCRIPCIÓN: nombre l elemento o la cuenta correspondiente al código contable. 4. SALDO CONTABILIDAD: saldos en libros a una fecha terminada. 5. SALDO (Área que se está analizando): saldo la información que aparece en el área que se está analizando en una fecha terminada. 6. DIFERENCIA: cruce entre los saldos según contabilidad y las penncias con las que se está haciendo el cruce. 7. NOTA: observaciones encontradas. 8. ELABORADO: nombre y cargo l funcionario encargado elaborar el cruce saldos. 9. NOMBRE FUNCIONARIO: Nombre funcionario que esta realizando el cruce con contabilidad. 10. Responsable l cruce en : nombre l funcionario encargado revisar.

41 Página Código formato: ANEXO No.4 FORMATO DE ORDEN DE PAGO CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. SUBDIRECCIÓN FINANCIERA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ AÑO (1) NIT: (2) ORDEN DE PAGO TIPO DE DOCUMENTO (5) CANCELAR A: (7) NIT:(8) No. (6) No. CGIRO: (9) DESCRIPCIÓN (10) No. (3) De Fecha: (4) VALOR CTA CTE (11) CHEQUE No. (12) TOTAL (13) DESCUENTOS (14) VALOR NETO (15) IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL (16) IMPUTACIÓN CONTABLE (17) VIG (18) RECURSO RUBRO(19) VALOR(20) CUENTA (21) VALOR (22) PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE PRESUPUESTO (23) PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE CONTABILIDAD (24) SUBDIRECTOR FINANCIERO (25)

42 Página Código formato: INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE ORDEN DE PAGO 1. AÑO: se intifica la vigencia correspondiente. 2. NIT: número intificación tributaria la Contraloría. 3. No: número consecutivo la orn pago. 4. Fecha: día elaboración la orn pago. 5. TIPO DE DOCUMENTO: hace referencia a la clase contrato, factura, cuenta cobro, servicio público, órnes prestación servicios u otros. 6. No: número l documento. 7. CANCELAR A: persona natural o jurídica a nombre quién se be expedir la orn pago. 8. NIT O C.C.: número intificación tributaria la empresa o cédula ciudadanía la persona beneficiaria la orn pago. 9. No. CGIRO: número consecutivo que expi el De contabilidad cuando se efectúa la causación. 10. DESCRIPCIÓN: Concepto por el cual se elabora la orn pago. 11. CTA CTE: se especifica el nombre l banco y el número cuenta por la que se realiza el giro tesoral. 12. CHEQUE: número l cheque. 13. TOTAL: valor total a cancelar. 14. DESCUENTOS: disminuir l valor total la parte correspondiente a las retenciones tributarias que por Ley ben efectuarse. 15. VALOR NETO: suma a pagar spués los scuentos. 16. IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL: afectación las cuentas que presupuestamente implican el respectivo gasto. 17. VIGENCIA: año en curso. 18. RUBRO: número l código con el cual se encuentra clasificado el rubro en el plan general presupuesto. 19. VALOR: total bruto a pagar. 20. IMPUTACIÓN CONTABLE: afectación las cuentas conformidad con el plan general contabilidad pública. 21. CUENTA: código imputación contable. 22. VALOR: total neto a pagar. 23. PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE PRESUPUESTO: nombre y firma l coordinador l grupo presupuesto. 24. PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE CONTABILIDAD: nombre y firma l coordinador l grupo contabilidad. 25. SUBDIRECTOR FINANCIERO: nombre y firma l Subdirector Financiero.

43 Página Código formato: ANEXO No. 5 FORMATO DE RELACION RETENCIONES EFECTUADAS ANEXO 5 RELACION RETENCIONES EFECTUADAS EN EL MES DE DE CONSOLIDADO CONTRALORIA DE BOGOTA CUENTAS DESCRIPCION UNIDAD EJECUTORA 1 UNIDAD EJECUTORA 2 TOTAL A DECLARAR RETENCION EN LA FUENTE SALARIOS RETENCION EN LA FUENTE HONORARIOS RETENCION ENLA FUENTE SERVICIOS RETENCION EN LA FUENTE ARRENDAMIENTOS RETENCION EN LA FUENTE RENDIMIENTOS FINANCIEROS RETENCION EN LA FUENTE COMPRAS RETENCION IMP A LAS VENTAS POR COMPRAS CONTRATO DE OBRA RETENCION DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA PARA LA EQUIDAD - CREE RETENCION IMP DE TIMBRE TOTAL ADMINISTRACION DE IMPUESTOS RETENCION ICA POR COMPRAS IMPUESTO ESTAMPILLA PRO CULTURA IMPUESTO ESTAMPILLA PRO PERSONA MAYOR CONTRIBUCION FONDOS DE SEGURIDAD TOTAL ADMINISTRACION DISTRITAL IVA RECAUDADO VENTA DE SERVICIOS TOTAL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO NOTAS: TOTAL RETENCIONES Elaborado por: Técnico o Revisado por: Especializado Contador Tesorero

44 Página CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 1.0 Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA R.R. 046 Diciembre NATURALEZA DEL CAMBIO Como resultado l proceso actualización y mejoramiento los procedimientos la Subdirección Financiera se tuvieron en cuenta las recomendaciones realizadas por las auditorías y los cambios contemplados en el Molo Estándar Control Interno MECI, en referencia con las observaciones y puntos control e igualmente se mejoraron en su conjunto las actividas y los registros adjuntos. Por lo expuesto anteriormente se modifican todas las páginas l procedimiento para el manejo, contemplados en la R.R. 046 diciembre versión R.R. 035 Mayo R.R. 021 octubre Se efectúa la actualización y mejoramiento los procedimientos la Subdirección Financiera, acuerdo a los nuevos sistemas que se emplean para el manejo la e igualmente para atenr las observaciones l plan mejoramiento acción correctiva, rivada las auditorías. Por lo expuesto anteriormente se modifican todas las páginas l procedimiento para el manejo, contemplados en la R.R. 035 Mayo 2009 versión 2.0 En atención a los cambios establecidos en el acuerdo 519 diciembre 2012., se modifican los formatos para la elaboración orn pago, y adiciona el procedimiento para Pago Retenciones, Así mismo se actualiza la parte legal la cual va en el normograma. Se adiciona el formato Relación retenciones efectuadas.

45 Página VERSIÓN Nº DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA NATURALEZA DEL CAMBIO 4.0 R.R. 051 noviembre