Instructivo de uso. Cuentas por Cobrar (AR) SISTEMA ERP V12.

Transcripción

1 Instructivo de uso Cuentas por Cobrar ERP V12.

2 Contenido Control del documento Introducción Conexión y Acceso a la EBS de Oracle Responsabilidades Menú principal del módulo de Cuentas por Cobrar (Navegador) Barra de Menú del Sistema Clientes Periodos Contables Factura Automática Estándar Funcionalidad Adoc a ASA Generación de Factura Electrónica Transacciones Manuales Transacciones Tipo Facturas Transacciones Tipos Notas de Crédito Aplicaciones de Notas de Crédito Transacciones Tipos Notas de Débito Transacciones Tipos Documentos por Cobrar Consulta de transacciones Recibos Ingreso Manual Recibos Estándar Recibos Misceláneos Aplicación Recibo Ingreso Automático Proceso Contado Proceso Crédito Anticipado de 121

3 8.3. Contabilización de Recibo Reversión Recibo Reversión Recibo con Nota de Débito (Caso Cheques Devueltos) Ajustes Writte-Off Ajuste Automático Seguimiento de Cobranza Llamadas de Clientes Búsqueda del detalle del Cliente Antiguedad Perfil Historial Cuentas Transacciones Reportes Envío a GL y Cierre de Periodo AR Cobranza a Crédito y Pago Anticipado Alta del Recibo Aplicación de Facturas Temas Abiertos y Cerrados Temas Abiertos Temas Abiertos de 121

4 Control del documento Objetivo del Instructivo Proporcionar un documento que permita conocer el uso del módulo de cuentas por cobrar en el sistema ERP versión 12. Áreas a las que está destinado el instructivo: Gerencia de Ingresos. Gerencia de Contabilidad Sumario de Cambios Versión Motivo del Cambio Número de Revisión Fecha Aprobación 1.0 Generación del documento para normateca 0 Sept Aprobador Nombre y cargo: Alfonso Coronado Paniagua Gerente Unidad administrativa/ área a la que pertenece Gerente de Soluciones Informáticas 4 de 121

5 1. Introducción El ciclo de Ingresos como se identifica a las funcionalidades de ventas y facturación comprende por 3 módulos principalmente los cuales son: Order Management (OM).- Se encarga de las funcionalidades de pedidos y envíos de la ventas de artículos inventariables Advanced Pricing (QP).- Es donde se controla las listas de precios y descuentos Account Receivables.- Controla los procesos de facturación y cobranza. Visto en forma de diagrama el ciclo de ingresos se puede ejemplificar de la siguiente manera: Este manual mostrará las actividades necesarias para el ciclo de Ingresos como funcionará en (ASA), dejando fuera toda funcionalidad de los módulos que no será utilizada de acuerdo al modelo. 2. Conexión y Acceso a la EBS de Oracle Para lograr entrar a las aplicaciones Oracle, se debe contar con una conexión a Internet y que el sistema haya sido instalado previamente en las máquinas de cada uno de los usuarios. 5 de 121

6 Para conectarnos es necesario abrir una sesión de Internet donde se deberá ingresar el URL de la aplicación que se presenta a continuación: Instancia de prueba: Instancia de Producción: En la pantalla de conexión que se presenta se deberá registrar el Nombre de Usuario y Contraseña asignados. Ingrese los datos de autentificación damos clic en el botón Conexión para ingresar al sistema. 6 de 121

7 2.1. Responsabilidades Ya conectados en la aplicación se deberá seleccionar ahora la responsabilidad asignada al usuario. Las responsabilidades dentro del sistema Oracle equivalen al perfil con el cual un usuario accede al sistema, donde la misma limitará las acciones que el usuario puede realizar dentro del sistema y presentará el menú de acciones posibles. Por lo general los usuarios tendrán una sola responsabilidad con la que podrán acceder al sistema. Además de la responsabilidad también se debe seleccionar el tipo de acción que se desea realizar para poder entrar al menú principal de Cuentas por Cobrar o Administración de pedidos según sea el caso. Una vez seleccionada la opción se abrirán dos páginas mientras se carga el programa. Estas ventanas SIEMPRE deberán permanecer abiertas y no deben cerrarse pues afectarán la funcionalidad de las aplicaciones Oracle 7 de 121

8 2.2. Menú principal del módulo de Cuentas por Cobrar (Navegador) La siguiente figura es un ejemplo de una ventana Navegación que aparece después de conectarse a las aplicaciones Oracle y de seleccionar una responsabilidad. Esta ventana se utiliza para navegar a una pantalla que permite realizar un flujo de negocios específico. La ventana Navegación está siempre presente durante la sesión de Oracle y despliega el nombre de la responsabilidad actual en el título de la ventana. 8 de 121

9 2.3. Barra de Menú del Sistema Todo el sistema se despliega dentro de una ventana única la cual tiene incorporada una barra de herramientas y menús desplegables. La barra de herramientas sirve para realizar las acciones del sistema más comunes como: realizar búsquedas, grabar los datos, borrar registros de la pantalla, etc. Los botones se encontrarán habilitados o deshabilitados según si su función es aplicable o no en la pantalla actual. Los botones y su función más utilizados son los siguientes: Ctrl + Down Insertar Registro Ctrl + V Pegar Buscar Encontrar Datos F6 Limpiar Registro Navegador Mostrar Navegador Ctrl + Up Eliminar Registro Ctrl + S Grabar Ctrl + E Editar Campo Cambiar de Traducir Campo Responsabilidad Ctrl + P Imprimir la Pantalla Zoom F4 Cerrar la Pantalla Adjuntar Notas Ctrl + X Cortar Herramienta de Carpetas Ctrl + C Copiar Ctrl + H Ayuda On-Line Las mismas funciones que se encuentran en los botones, también están accesibles a través de teclas de función. Acción Bloque Siguiente Bloque Anterior Campo Siguiente Campo Anterior Duplicar Articulo Duplicar Registro Ingresar Consulta Ejecutar Consulta Insertar Registro Limpiar Pantalla Teclas Shift + Page Down (Av Pág.) Shift + Page Up (Re Pág.) Tab Shift + Tab Shift + F5 Shift + F6 F11 Control + F11 Control + Down F8 9 de 121

10 Acción Limpiar Registro Lista de Valores Salir / Cancelar Consulta Suprimir Registro Grabar / Validar Teclas F6 Control + L F4 Control + Up Control + S 3. Clientes Como parte importante al flujo de ingresos es la creación de clientes. Esta información esta detallada en el documento DO070 Manual Capacitación Catálogo de Clientes 4. Periodos Contables Para poder ingresar transacciones y contabilizarlas es necesario que se encuentre abierto el periodo contable dentro de los módulos de Cuentas por Cobrar, Contabilidad General e Inventarios, con el fin de validar que el periodo se encuentra abierto ir a la siguiente ruta: Controlar > Contabilidad > Abrir/Cerrar Períodos 10 de 121

11 El sistema deplegará la siguiente pantalla: La pantalla muestra el Libro de la empresa y el último periodo contable abierto. Para abrir el siguiente periodo es necesario apretar el botón Abrir Siguiente Periodo. Con esto podrá ingresar transacciones del periodo abierto. Si se quiere abrir un periodo en particular dar click en la lista de valores del campo de estado y seleccionar la opción de Abierto. La definición de cada Estado es: Cerrado: La contabilización y el ingreso de transacción no están autorizados a menos que el período contable se haya reabierto. Cuentas por Cobrar verifica que no haya ningún artículo sin 11 de 121

12 contabilizar en este período. El módulo no permite cerrar un período que contiene artículos sin contabilizar. Nota: En Oracle en el módulo de AR, los artículos sin contabilizar son aquéllos que no tienen contabilidad final. Estos artículos pueden o no haberse contabilizado en Contabilidad General Cierre Pendiente: Similar a Cerrado, pero no valida artículos Sin Contabilizar. La contabilización y el ingreso de transacciones no están autorizados a menos que el período contable se haya reabierto. Futuro: Este período todavía no se ha abierto, pero puede ingresar transacciones en este período. Sin embargo, no puede contabilizar en este período hasta que lo abra. No Abierto: Este período no se ha abierto nunca, pero puede ingresar transacciones en él. Sin embargo, no puede contabilizar en este período hasta que lo abra. Abierto: Se autoriza el ingreso de transacciones y la contabilización. Una vez seleccionado el estado requerido guardar los cambios realizados. 5. Factura Automática Estándar Como facturación automática se entiende el proceso de generar una factura a partir de un pedido. A continuación se presenta el procedimiento para generar la factura. Para este proceso hay que entrar en una responsabilidad de Cuentas por Cobrar. a. Como primer paso (opcional) hay que revisar si las líneas del pedido se encuentran listas para facturarse. Esto se revisa en la ruta: Controlar > Factura Automática > Líneas de Interface, el sistema desplegará la siguiente pantalla: 12 de 121

13 b. Una vez que se despliega la pantalla, si se desea buscar un pedido en especifico se procede con el proceso e busqueda, la cual se generá la siguiente forma Presionar F11, se colocan los datos de busqueda y posteriormente se presiona Ctrl + F11, el sistema desplegará la información que esta relacionada con los datos de busqueda. c. Una vez seleccionado el pedido, que se desea facturar, se debe proceder a ejecutar el proceso de facturación, el cual se encuentra en la siguiente ruta: Intefaces > Factura Automática, el sistema desplegará la siguiente pantalla 13 de 121

14 d. Verificar que la opción seleccionada sea la opción llamada Solicitud Única y posteriormente presionar el botón de Aceptar, el sistema desplegará la siguiente pantalla: e. Seleccionar el Concurrente llamado Programa Principal de Factura Automática, y el sistema desplegará la pantalla de ejecución de parámetros. 14 de 121

15 f. El usuario deberá colocar los parametros a través de los cuales requiere realizar la ejecución de la factura. Es importante comentar que los campos en amarillo son obligatorios para la ejecuión del proceso, en este caso los campos obligatorios son: Origen de Factura.- Se debe colocar el origen que genera la factura, por ejemplo ACA-ACAPULCO, BJX-EL BAJIO, etc.. Fecha por Defecto.- fecha con la que se quiere generar la factura Número de Pedido de Ventas.- pedido generado en los pasos de arriba, este es opcional si no se ingresa correrá la facturación para todas las líneas que encuentre g. Dar click en el botón de Aceptar y posteriormente presionar el botón de Ejecutar. h. Ver el resultado de ejecutar el proceso 15 de 121

16 i. Por último se revisa la factura creada en Transacciones > Transacciones > Buscar j. Indicar el cliente y algún otro dato que haga la búsqueda más fácil (fecha de factura, número de pedido, etc.) 16 de 121

17 k. Se encuentra la transacción para ver los detalles l. En la pantalla principal aparecen los datos generales de la factura 17 de 121

18 m. Para ver los detalles ir a Artículos Línea 18 de 121

19 6. Funcionalidad Adoc a ASA Dentro de la funcionalidad que se desarrollo propia para ASA, se tienen las siguientes opciones: 6.1. Generación de Factura Electrónica Una vez que se genera la transacción(factura, Nota de Crédito o Nota de Débito), se ejecutan varios procesos de forma interna dentro de la aplicación los cuales ayudaran a generar el archivo de texto, que se envía a buzón-e, la presentación que tiene la información que se genera para ser envía es la siguiente: 19 de 121

20 El proceso que se ejecuta para mandar la información a Buzón-e, es el conocido como: ASA - Envío por SFTP de Factura Electrónica, una vez que buzón termina con el proceso de generación de factura envía la información del numero electrónico y fecha que le asigno a la factura electrónica, la forma en la que buzón envía la información que posteriormente es recuperada por el ERP es la siguiente: Una vez que el ERP lee la información de los datos fiscales, estos son colocados dentro de la pantalla de transacciones en la siguiente opción. 20 de 121

21 7. Transacciones Manuales La pantalla para ingresar transacciones manuales se encuentra en la ruta: Transacciones Transacciones. Este módulo considera como transacciones a las facturas, notas de crédito, y notas de débito. Existen otras transacciones que no son utilizadas en esta implantación, por lo que no son mencionadas en esta manual. Un caso especial son los Documentos por Cobrar, estos tipos de movimientos pueden ser considerados como transacciones, pero dado su funcionamiento se manejan en otra pantalla. Este tipo de documentos de mostrarán más adelante. 21 de 121

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23 7.1. Transacciones Tipo Facturas NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO Origen (Transacción) Seleccionar de la Lista de Valores el origen de la transacción. Existe un origen para cada línea de servicio y localidad Fecha (Transacción) Aceptar o cambiar la fecha que predeterminado asigna el sistema para la captura de la factura. Número(Transacción) Número del documento dentro del ERP. Este número se genera automáticamente. Este 23 de 121

24 NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO valor es independiente del folio fiscal. Fecha Contable (Transacción) Aceptar o cambiar la fecha contable que predeterminado asigna el sistema para la captura de la factura. Es importante seguir las reglas del cierre mensual. Clase (Transacción) Nota Crédito Nota Débito Factura Tipo (Transacción) Divisa (Transacción) MXN USD Número Documento (Transacción) El sistema asignará predeterminado moneda MXN (Pesos Mexicanos). Seleccionar de la Lista de Valores la transacción a registrar. Seleccionar de la Lista de Valores la localidad y tipo de venta que ampara la factura. Es el tipo de factura aparece de acuerdo a cada línea de negocio. Seleccionar de la Lista de Valores la moneda en que se ingresara la factura. Número identificador de documento. Se hace coincidir automáticamente con el número de factura. Referencia Ingresar alguna descripción adicional de la factura. (Opcional) Transacción Flexfield con información adicional que se puede incorporar a la factura: No. AVISO DE ADEUDO NOMBRE 24 de 121

25 NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO Entidad Legal Nombre de la empresa DIRECCION RFC FOLIO FACTURA FISICA FECHA FACTURA ORIGINAL FORMA DE PAGO FOLIO Muestra el valor por default de la empresa. En esta implantación es: AEROPUERTOS Y SERVICIOS AUXILIARES Nombre Ingresar el nombre del cliente al cual se le quiere facturar. Se puede ingresar este valor, o bien, se puede pasar al siguiente campo e ingresar el número de cliente. Número Dirección Domicilio Contacto Al ingresar el nombre del cliente el sistema llena este campo en automático Al ingresar el nombre del cliente el sistema llena este campo en automático Al ingresar el nombre del cliente el sistema llena este campo en automático Al ingresar el nombre del cliente el sistema llena este campo en automático Número del cliente ID de la dirección de facturación del cliente. Dirección de facturación del cliente. Contacto principal del cliente Término Pago Contado Plazo en el cual se 25 de 121

26 NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO 15 Días 30 Días, etc.. Regla Facturación Adelantado Atrasado Fecha Vcnto Valor calculado por el sistema pagará la factura. Sirve para indicar el momento de reconocer el ingreso. Inmediatamente (Adelantado), al final de la fecha de vencimiento (Atrasado). El campo es opcional El sistema calcula la fecha con base en la fecha de la factura y el término de pago Los datos de envío para una transacción manual son opcionales. La transacción se podría ver de la siguiente manera: Para ingresar los detalles de la factura ir a Artículos Línea NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO Nro Número de renglón que tendrá el registro. El 26 de 121

27 NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO sistema en automático marca 1. Artículo Seleccionar de la Lista de Valores la clave del artículo que se va a facturar. Descripción Al ingresar el Artículo en automático el sistema despliega la descripción del servicio. Se puede ingresar la descripción (línea de nota) sin necesidad de agregar el artículo UDM Valor por default de acuerdo al artículo Unidad de Medida, ingresar Servicio. Cantidad Ingresar la cantidad de Artículos que ampara la factura. Precio Unitario Ingresar el costo unitario del artículo que ampara la factura. Importe En automático el sistema hará el cálculo de la cantidad por el precio unitario y determinará el importe de la factura. Código Impuesto El sistema en automático desplegara el porcentaje de impuesto previamente ingresado cuando se dio de alta al cliente y/o el artículo 27 de 121

28 Para ver el detalle de los impuestos calculados en la línea ingresar al botón Impuesto Para ver la distribución de las líneas para los Ingresos ir al botón de distribuciones 28 de 121

29 Para ver la distribución completa de la factura a nivel cabecera ir a Distribuciones 7.2. Transacciones Tipos Notas de Crédito Para crear una nota de crédito existen dos posibilidades: a. Crear una transacción manual como se indicó arriba únicamente habrá que respetar la creación del documento como nota de crédito y con signo negativo para esto habrá que poner la cantidad negativa (-1) como lo muestra la pantalla descrita abajo. Y a nivel cabecera la transacción se ve 29 de 121

30 Aplicaciones de Notas de Crédito Para aplicar esta pantalla habrá que seguir los siguiente pasos: a. Se pueden Aplicar desde la misma pantalla de transacciones una vez ingresada la informacion de la Nota de Crédito Ir a Acciones > Aplicaciones 30 de 121

31 la factura, fecha y monto que se aplica c.- Grabar la transacción Con esto la Nota de Crédito se aplica a la(s) factura(s) seleccionadas b. La otra forma de crear y aplicar las notas de crédito es ir a Transacciones > Transacciones de Crédito Esta forma de creación y aplicación sirve cuando se quiera una nota de crédito aplicar a una única factura completa o por un porcentaje. 31 de 121

32 Los pasos para crear una transaccion de esta forma son: Seleccionar a que factura se le aplicará la nota de crédito Por default llena los datos generales de la factura y se puede agregar un Motivo 32 de 121

33 Se ingresan los % o importes que se aplican a las líneas o impuestos o el monto que queremos aplicar. Se graba la transacción, con esto se crea la nota de crédito y se aplica de forma automática a la factura seleccionada Transacciones Tipos Notas de Débito Las notas de débito se acostumbran utilizar para registrar cuentas por cobrar no relacionadas con una factura. En nuestra implantación a) DUGAEAM 33 de 121

34 b) Cheques Devueltos (nuevo procedimiento). Consultar las Notas de Débito que se generaron a partir de la reversión del recibo con el origen Reversión de Nota de Débito. El proceso completo se describe en la sección de 121

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36 7.4. Transacciones Tipos Documentos por Cobrar Para crear los Documentos por Cobrar, no hubo cambio en l funcionalidad actual (11i): Documentos por Cobrar > Transacciones Se tiene la siguiente pantalla de búsqueda 36 de 121

37 Se ingresa: Unidad Operativa Seleccione la Unidad Operativa a consultar Origen (Source): Valor establecido por Default ASA-DxC. Tipo (Type): Valor establecido por Default ASA_DxC. Fecha Emisión (Emition Date): Valor establecido por Default, correspondiente a la Fecha de Creación del Documento por Cobrar. Fecha Vencimiento (Madurity Date): Establezca la Facha Vencimiento del Documento por Cobrar (Amortización). Girado (): Active la Lista de Valores (Lov) y seleccione el Clientes del cual desea crear el Documento por Cobrar (Amortización). Importe (Amount): Ingresar el Monto correspondiente al Documento por Cobrar (Amortización), de acuerdo a Monto Resultado de la Operación entre el Total Debido y Numero de Amortizaciones que se incluirán en el Convenio de Reconocimiento de Adeudo. Una vez, establecida la Información Guardar el Documento por Cobrar (Amortización) correspondiene para ser asignado posteriormente. 37 de 121

38 Se selecciona la pestaña Más y se muestran comentarios e instricciones adicionales de la tranacción. Se selecciona la pestaña Cuentas Bancarias y se muestran los detalles del Banco Girado y el Banco Remesa 38 de 121

39 7.5. Consulta de transacciones Para consultar las transacciones ir a Transacciones > Transacciones En la ventana de Transacción se pueden ingresar las facturas, notas de débito, notas de crédito y compromisos. También puede consultar y actualizar las transacciones en esta ventana y revisar las transacciones y las devoluciones en la ventana Resumen de Transacciones. El tipo de transacción también proporciona la clase de transacción, el término de pago y las opciones de impresión por defecto para cada transacción. 39 de 121

40 Ir a Encontrar En esta pantalla se realizan las búsquedas de todas las transacciones se puede buscar por: Rango de transacciones Pedido de Venta Cliente Número de Documento Número de Referencia Fecha Transacción Fecha Contables Orígenes Tipo Transacción Estado Divisa Periodo Una vez ingresado los datos ir al botón Encontrar 40 de 121

41 La búsqueda traera todas las transcciones que cumplan con los parámetros introducidos en la pantalla de búsqueda. Seleccionar la transacción que se quiera ver el detalle ir a Abierto 41 de 121

42 Utilice la ventana Detalles de Cuentas para visualizar el estado, la fecha de vencimiento, el número de días de retraso, el importe en litigio y el saldo debido para una transacción específica. Puede visualizar información más detallada sobre una transacción al seleccionar el botón Detalles. Utilice también esta ventana para visualizar detalles sobre recibos. Del lado derecho se tiene el Saldo Debido y en Detalles se puede ver que se ha aplicado a dicha factura. La ventana Saldos también indica en qué nivel se aplicó un recibo, crédito o descuento a esta transacción y el tipo de los ajustes que se crearon, y la divisa en la cual se ingresaron. 42 de 121

43 8. Recibos Los recibos se refiere a los pagos que nos hacen los clientes, sin importar la forma en que lo efectúan: caja, pago referenciado, transferencia electrónica. Los recibos pueden estar asociados a una factura (standard) o bien ser ingresados sin hacer referencia a un documento por cobrar (varios) Ingreso Manual Recibos Estándar Por medio de esta opción el usuario podrá realizar la captura de los pagos manuales relacionados con la factura la ruta es Recibos > Recibos 43 de 121

44 NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO Método de Pago Elegir de los valores de la lista Elegir un método de pago, el cual corresponde a la cuenta de banco de recaudación del ingreso. Número de Recibo Se ingresa manualmente el número de recibo. Éste puede contener letras y números y puede usarse como referencia para la conciliación bancaria Fecha de Recibo Ingresar fecha. Fecha Contable El Sistema la presenta automáticamente y puede ser modificada si se desea Aceptar la fecha pasando al siguiente campo o modificándola si así se desea. Moneda Elegir de la lista Asignará automáticamente MXN Aceptar la moneda pasando al siguiente 44 de 121

45 NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO campo o modificándola si así se desea. Importe A un lado de la moneda, colocar el importe que estará relacionado con el recibo, es decir el cobro que se está realizando. Tipo de Recibo El usuario deberá seleccionar la opción llamada Standard. Fecha Vencimiento Copia la Fecha de Recibo Se debe colocar la misma fecha que se colocó en el campo de Fecha de Recibo. 45 de 121

46 Una vez ingresados los datos que se indican presionar el botón de Guardar encuentra en la barra de herramientas. que se Si en este nivel guardamos la información, el ingreso aparecería como no identificado y así se trasladaría a la contabilidad. NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO Número Trans Se debe de colocar el número de documento asociado al cliente que nos está pagando, este es un campo opcional. Si el usuario ingresa un número (factura) válido el sistema mostrará en forma automática el nombre y el número de cliente. Nombre (Cliente) Se muestra automáticamente si se ingresó un número de transacción válido. Número (Cliente) Se muestra automáticamente si se ingresó un número de transacción En el campo Nombre del Cliente se debe de colocar el nombre del cliente que está realizando el pago. En el campo Número de Cliente, en caso de que no se conozca el número de la transacción relacionada con el cliente que nos está realizando el 46 de 121

47 NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO válido. pago, se debe colocar el número de cliente asociado dentro del módulo. Si en este nivel guardamos la información, el ingreso aparecería como No Aplicado y así se trasladaría a la contabilidad Recibos Misceláneos Por medio de esta opción el usuario podrá realizar la captura de los pagos manuales relacionados con la factura la ruta es Recibos > Recibos Aplicación Recibo Presionamos el botón de Aplicar NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO 47 de 121

48 NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO Aplicar A Número de Transacción válido Nota de Débito Factura Fecha Aplic Se genera automáticamente Importe aplicado Se muestra automáticamente. El sistema aplica la totalidad del recibo a la factura sin sobre aplicarla. Si se ingresó un número de transacción válido, en este campo aparecerá el importe del recibo aplicado a la transacción Elegir el número de transacción o registrar el recibo como importe a cuenta o registrar un ajuste al recibo Se puede modificar la fecha de aplicación igual o mayor a la fecha del recibo Aceptar el monto sugerido por el sistema o modificarlo. Descuento En caso de existir descuento por pronto pago, el sistema mostrará el importe. 48 de 121

49 Se puedo aplicar el recibo en detalle para esto ir al botón Aplicar en Detalle. 49 de 121

50 Del lado izquierdo seleccionar All Lines. Del lado derecho habrá que seleccionar línea por línea en la factura indicando el Importe Aplicado, cuanto a la línea y cuanto al impuesto, si no se indica el sistema prorratea el importe a la línea y su impuesto. Si se da Seleccionar Todas el sistema agregará todas las líneas en automático y propondrá como aplicar el pago el cual se puede cambiar. Si se quisiera registrar así el pago bastaría con grabar el movimiento. Si solo se desea aplicar el recibo a toda la factura sin indicar el detalle bastaría con presionar el botón de Guardar y se registraría el movimiento El importe aparecerá como Aplicado Si no se ha corrido el proceso de conciliación bancaria el recibo aparecerá como Remitido, una vez que se realice la conciliación en el módulo de Administración el Estado del recibo sería Compensado Ingreso Automático Proceso Contado 50 de 121

51 Paso Proceso Consideraciones 1 Se registra la venta de contado, en el sistema operativo, el cual puede ser ATIO, SIAMCO o cualquier desarrollo utilizado para el registro de las ventas (Ej. Pantalla única). La entrada al Oracle EBS va a ser un script de aplicación genérica, con un layout único. El término de pago que se le asigna al cliente asociado a la transacción, es un evento previo al envío de las transacciones que procesará este desarrollo. 2 La información de la venta se transfiere vía interfaz desde un legado o vía una pantalla Ad Hoc. Este desarrollo es de aplicación general. Esta información se registra en el Oracle como una factura y, cuando aplique, una nota de débito cuando se trate de ingresos de DUGAEAM. Este script deberá crear la factura y su recibo correspondiente. En el archivo que envíe el sistema de origen se deberá indicar la forma de pago (esto es efectivo, TC, TD y, eventualmente, EFT), clave de autorización de TPV y la moneda. También deberá estar indicado el lugar en dónde se realizó la transacción, dado que esto servirá de base para comparar las transacciones recibidas contra la remesa que se envía a depósito. Este proceso puede ejecutarse al final del día o en cuanto se dé el evento, según lo requiera el proceso. La frecuencia la determina el sistema de Origen. La factura se ingresará con status de aprobada (Finalizada). El ingreso de la factura implicará la generación del momento presupuestal del Devengado, 51 de 121

52 3 Dentro del mismo proceso se registra el cobro (Receipt) asociado a la factura y, en su caso, a la nota de débito. 4 Al final del día se prepara la remesa del cobro de contado. 5 Se ingresa manualmente en el módulo de Cuentas por Cobrar, el depósito correspondiente a la remesa que se enviará al banco, utilizando un recibo misceláneo. 6 Se genera el reporte de conciliación que compara los registros de contado que fueron ingresados, contra el total de la remesa ingresada 7 Se ejecuta el proceso de conciliación. cuando se trate de ingresos presupuestales. Esta información debe corresponder totalmente con la póliza contable que envía el módulo de Cuentas por Cobrar a Contabilidad. Este movimiento se ingresa como ya conciliado, por lo que no se mostrará como transacción pendiente en el módulo de Conciliaciones (Cash Management). Estos movimientos serán considerados para el proceso de reclasificación de impuestos. Si es considerado ingreso presupuestal, se generará el momento presupuestal del Cobrado. Contablemente este movimiento hace el siguiente asiento: Cargo: Caja; Abono: Clientes. Proceso fuera del EBS y corresponde a la preparación del paquete de efectivo y vouchers que se van a enviar para el depósito en el banco. Si bien se prepara por día, se pueden agrupar varios días en la remesa que se envía al banco. Este proceso puede realizarse al final del día o posteriormente, pero siempre se indicará en el recibo, la fecha del envío de la remesa al banco y el periodo que comprende. Este movimiento se registra con status de Pendiente de Conciliar. Contablemente este movimiento hace el siguiente asiento: Cargo: Bancos; Abono: Caja. Cualquier aclaración de las diferencias en este reporte, entre los registros de la venta de contado y la remesa registrada manualmente en AR, será responsabilidad del operador. El reporte debe mostrar la forma en que se cerró el día y en un apartado, las aclaraciones realizadas con respecto a los movimientos del día. Sólo se buscará la conciliación de la remesa registrada manualmente. La conciliación puede implicar una corrección y ajuste por errores en la aplicación del cargo bancario vía TPV. Este proceso es manual y no es parte de la funcionalidad de este MD Se emite el reporte comparativo Este reporte verificará la consistencia de los 52 de 121

53 entre total de ventas de contado, importe de la remesa e importe del estado de cuenta del banco. registros de venta de contado-remesa conciliación. Nota: En caso de que se requiera cancelar una factura o nota de débito, se deberán realizar manualmente los eventos de desaplicación, cancelación (vía NC para facturas y ajuste para ND) y carga de la nueva transacción Proceso Crédito Anticipado Consulta del Estado de Cuenta. La consulta del estado de cuenta es una pantalla que nos permite consultar información de los estados de cuenta bancarios con dos propósitos: Selección de una línea que servirá de base para la creación de un recibo. En esta misma pantalla existirá la opción de enlazarse con la de Aplicación de facturas. Los criterios de consulta son: Banco Cuenta Bancaria Fecha del estado de cuenta Código de Transacción Referencia Bancaria Importe de Transacción Se podrán elegir uno o varios de los criterios 53 de 121

54 La pantalla permitirá elegir una de las líneas encontradas para que se pueda crear un recibo de cobranza. 54 de 121

55 Alta del recibo. El objetivo de esta pantalla es ingresar un recibo asociado a un Cliente. La diferencia con las pantallas estándar, es que en una sola vista se puede asociar un recibo a las facturas y a una línea del estado de cuenta. El objetivo de este desarrollo no es el de sustituir la funcionalidad de las pantallas estándar, sino el de realizar varias funciones en un solo lugar. Si sólo se va a realizar una transacción, se sugiere que se utilice la funcionalidad estándar. En esta funcionalidad se podrá registrar un recibo con un importe A Cuenta. Los recibos misceláneos no se incluyen en este desarrollo. Aplicación de Facturas. Esta pantalla asocia un recibo a facturas, documentos por cobrar y notas de débito. Puede ser activada a partir de la pantalla de creación de recibos o en forma independiente. Las diferencias con respecto a la funcionalidad estándar son: Las facturas se asocian una vez que se generó el recibo a partir de un estado de cuenta. La asociación del recibo puede implicar la reversión del anticipo y su aplicación a una factura o nota de crédito.. Los criterios de selección de las facturas son: Cliente Número de Cliente Dirección (Site) Fechas de transacción Artículos Facturados 55 de 121

56 Se podrán elegir uno o varios de los criterios 8.3. Contabilización de Recibo Para ver su aplicación contable es necesario contabilizar la transacción en Herramientas > Crear Contabilidad Al igual que las facturas se puede correr en Final con contabilización a GL, Final con envío a GL y Provisoria. 56 de 121

57 Al Aceptar la contabilización el sistema regresa una Nota con el éxito del movimiento Para ver el registro contable vamos a Herramientas > Visualizar Contabilidad 57 de 121

58 Como resultado se ve el asiento de la transacción La segunda forma de contabilización es de manera general para esto nos vamos a reportes y buscamos el reporte Crear Contabilidad 58 de 121

59 La descripción de los parámetros para ejecutar este reporte es: NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO Mayor Lista de libros por empresa que se quiere contabilizar su información Categoría de Proceso Fecha Final Modo Final Provisiorio Tipo de Transacción que se quiere contabilizar Fecha hasta la cual se quiere contabilizar las transacciones Si la contabilización que se quiere crear es final o en modo provisorio 59 de 121

60 (draft) Sólo Errores No Sí Informe Detalle No hay informe Resumen Transferir a GL No Sí Si lo que se quiere es contabilizar las transacciones que hayan tenido error (Sí) o todas (No) Indica si al correr la contabilización se quiere un reporte con el detalle o solo resumen de los movimientos Indica si la información contabilizada se quiere pasar a GL o no Contabilizar en GL No Sí Indica si la información contabilizada se quiere contabilizar en GL o no Nombre de Lote de GL Se le puede indicar el nombre del lote que se generará en GL. Se recomiendo no poner ninguno el módulo de GL lo pondrá de forma automática Con los valores seleccionados se ejecuta el reporte 60 de 121

61 Dependiendo los parámetros seleccionados el sistema generará varios concurrentes Reversión Recibo Hay forma de cancelar el recibo para hacer esto es necesario ir a Revertir 1 Habrá que indicarle al sistema la Fecha, Categoría y Motivo de Cancelación 61 de 121

62 Al Revertir el Recibo el Estado queda como Revertido (Cancelado) 8.5. Reversión Recibo con Nota de Débito (Caso Cheques Devueltos) Las reversiones de notas de débito se usan cuando necesita revertir un recibo, pero desea mantener el enlace entre la actividad de facturación y el pago. Nota: No puede crear una reversión de nota de débito para un recibo vario (no relacionado con factura). Navegación: Recibos > Recibos Se busca el recibo que se desea revertir 62 de 121

63 Se presiona el botón Revertir 1 y se desplegará la ventana Revertir en la cual se ingresará lo siguente: 1. En el campo Fecha, ingrese la fecha de esta reversión de recibo y la fecha para contabilizar esta reversión en General Ledger. El valor por defecto para las fechas de reversión y contable es la fecha actual. Nota: Puede cambiar las fechas de reversión y contables, pero la fecha de reversión debe ser igual o posterior a la fecha de depósito del recibo original y la Fecha Contable de reversión no puede ser anterior a la Fecha Contable de recibo o a la fecha de reversión. 2. En el campo Categoría, ingrese la categoría para esta reversión. Las categorías válidas incluyen Fondos No Suficientes, Revertir Pago y Cancelar Pago. 63 de 121

64 3. En el campo Motivo, ingrese un motivo para esta reversión de recibo. Los motivos típicos incluyen Fondos No Suficientes, Cuenta Cerrada, Importe Incorrecto, Cliente Incorrecto e Incobrable. 4. Para crear una reversión de nota de débito: 4.1. Marque el casillero de control Reversión de Nota de Débito e ingrese un tipo de transacción para esta reversión en el campo Tipo En el campo Cuenta, ingrese la cuenta para esta nueva cuenta a cobrar. El tipo de transacción de nota de débito proporciona el valor por defecto para este campo, pero puede cambiarlo Si usa numeración manual de documentos, ingrese un número de documento único para esta reversión en el campo Número de Documento. De lo contrario, Receivables asigna un número cuando se selecciona Revertir. 5. Seleccione el botón Revertir. Consulta de Reversión de Débito Navegación: Transacciones > Transacciones 64 de 121

65 La búsqueda se realiza por medio del número de transacción (Número), Fecha y Fecha Contable. El campo Origen deberá indicar el valor Reversión de Nota de Débito. Se presiona el botón Artículos de Línea, el cual mostará en la sección Descipción del artículo el número de transacción revertido (Ej. Nota de débito para reversión de pagos ) 65 de 121

66 9. Ajustes 9.1. Writte-Off El write-off es la función por la cual se ajustan los saldos de las transacciones o recibos ya sea por incobrables o por qué son pequeños. Para la opción de recibos hay entrar a: Controlar > Recibos de Ajuste contra Pérdida Recibo En esta pantalla se pueden hacer dos acciones La primera es correr el reporte para revisar que saldos son los que se pueden ajustar para hacer esto se indica la opción de Generar Sólo Informe Hay que indicar por lo menos el importe o porcentaje de los recibos no aplicados En Parámetros, seleccione una actividad de cuentas a cobrar. La actividad cuentas a cobrar le indica qué cuentas contables para el ajuste contra pérdida. Ingrese la fecha de aplicación. El valor que ingresa en este campo se convierte en la fecha de aplicación del registro de ajuste contra pérdida para el recibo. Ingrese la Fecha Contable. El valor que ingresa en este campo se convierte en la fecha contable de la aplicación de ajuste contra pérdida. 66 de 121

67 Y darle en Ejecutar para ver el reporte y con esto se puede ver el Id Solicitud generado En ver reportes se puede ver la salida del reporte 67 de 121

68 Presionar el botón refrescar datos hasta que aparezca en Fase: Finalizado y Estatus: Normal. El reporte se puede ver de la siguiente manera 68 de 121

69 El reporte indica la lista de recibos que se encuentran dentro de los parámetros indicados. Para correr el proceso de forma que afecte los saldos de forma automática hay que activar la opción Crear Ajuste Pérdida e indicar la Actividad con la que se creará el ajuste y Ejecutar En Selección, ingrese la divisa de los recibos que va a ajustar contra pérdida. En Parámetros, seleccione una actividad de cuentas a cobrar. La actividad cuentas a cobrar le indica qué cuentas contables para el ajuste contra pérdida. Ingrese la fecha de aplicación. El valor que ingresa en este campo se convierte en la fecha de aplicación del registro de ajuste contra pérdida para el recibo. Ingrese la Fecha Contable. El valor que ingresa en este campo se convierte en la fecha contable de la aplicación de ajuste contra pérdida. 69 de 121

70 El sistema regresa un Id Solicitud para ver el resultado del proceso. La opción Sólo Generar Informe produce Saldos de Recibo No Aplicados de Ajustes Contra Pérdidas. Esta opción proporciona una vista previa de los resultados de ajustes contra pérdidas antes de ejecutar el proceso. La opción Crear Ajustes Contra Pérdidas ejecuta el programa Ajustes Contra Pérdidas de Recibos Automáticos que crea los ajustes contra pérdidas y, luego, genera los Saldos Recibos No Aplicados de Ajustes Contra Pérdidas. 70 de 121

71 El reporte se puede ver de la siguiente manera: Para ver el resultado dentro de la aplicación habrá que buscar el recibo y ver sus Aplicaciones. Con esto aparecerá una línea con el tipo de Actividad que se ingreso en el proceso. 71 de 121

72 9.2. Ajuste Automático Para el caso de transacciones habrá que ir a Controlar > Ajustes > Crear Ajustes Automáticos Ejecute Ajuste Automático para ajustar automáticamente los saldos restantes de todas las facturas abiertas, notas de débito, notas de crédito y recargos. Se pueden ajustar transacciones específicas al ingresar criterios de selección tal como importe restante, fecha de vencimiento, tipo de transacción, nombre de cliente o número de cliente. Al ejecutar Ajuste Automático, se crea automáticamente los ajustes pendientes o aprobados de acuerdo con los límites de aprobación. Especifique las transacciones que va a ajustar ingresando criterios de selección. Ingrese el rango Inferior y Superior de Importes o Porcentajes Restantes, Fechas de Vencimiento, Tipos de Transacciones o Nombres de Cliente para ajustar sólo transacciones que se asocian con dichos criterios. Sólo Generar Informe: Esta opción imprime el Informe Presentación Preliminar de Ajuste Automático y le permite ver los efectos de los ajustes sin actualizar realmente los artículos. Esta opción le permite analizar los ajustes que se crearán y decidir si desea modificar los criterios de selección antes de realizar realmente el ajuste. 72 de 121

73 Al igual que en recibos se puede generar un reporte preeliminar al ajuste de las transacciones en la opción Generar Sólo Informe 73 de 121

74 El sistema regresa un Id Solicitud con el que se puede buscar la salida del reporte, el cual se ve de la siguiente manera: Con este reporte se puede revisar lo que el sistema ajustará de forma automática, una vez aceptado habrá que correr el proceso en la Opción Crear Ajuste y se manda a Ejectuar 74 de 121

75 Al ver la salida del proceso el reporte se puede ver de la siguiente manera: En el estado se queda En Espera, esto indica que se deben de aprobar los ajustes para que afecten a las transacciones, los ajustes pendientes deben estar aprobados antes de que actualice el saldo de la transacción, para esto hay que ir a la ruta Controlar > Ajustes > Aprobar Ajustes. 75 de 121

76 Para limitar el despliegue sólo a ciertos ajustes, ingrese criterios de selección. Por ejemplo, ingrese Creador, Número de Ajuste, Divisa, rango de Importes o Estado de ajuste. Lo primero es buscar si existen algunos ajustes en Espera de Aprobación 76 de 121

77 La pantalla muestra los ajustes que se encuentran en Espera de Aprobación Para Aprobar hay que cambiar el Estado a Aprobado y guardar el cambio Con esto se realiza el Ajuste a la transacción 77 de 121

78 Para revisar información acerca de este ajuste, incluida la fecha en que se creó este ajuste, seleccione Historial de Procesos. Para ver el resultado del proceso buscamos la transacción y nos vamos a Acciones > Ajustar 78 de 121

79 Y en esta pantalla se ve el resultado del proceso de Ajustar contra pérdida una transacción 79 de 121

80 10. Seguimiento de Cobranza Llamadas de Clientes Se ingresa a la pantalla Detalles de Cuenta Se desplegará la siguiente pantalla de búsqueda: Se presiona el botón Encontrar y despliega todas las cuentas: 80 de 121

81 Se presiona el botón Generalidades de la Transacción, el cual desplegará la pantalla de la transacción: Para realizar la llamada al cliente, posicionarse en el Menú principal y seleccionar Herramientas > Llamada 81 de 121

82 Se despliega la ventana de Llamadas de Cliente y seleccionar la transaccion desesada: Se ingresan los datos requeridos en la pestaña Contacto : Primer Nombre Apellido 82 de 121

83 Se ingresan los datos requeridos en la pestaña Respuesta : Respuesta: seleccionar de la lista de valores Resultado: seleccionar Recibo de inconformidad Acción de seguimiento: seleccionar de la lista de valores 83 de 121

84 Se guarda la llamada y aparecerá la siguiente pantalla: Se presiona el botón Temas y se muestra la pantalla Temas Llamada en el cual se ingresa la causa de la llamada y los resultados, seleccionando las opciones de la lista desplegable de cada campo: 84 de 121

85 10.2. Búsqueda del detalle del Cliente Para ingresar al módulo de Agente de Cobros tiene como prerrequisitos, que el usuario que ingrese debe estar definido como cobrador, pertenecer a un grupo de cobranza (con todo lo que conlleva esto para mayor detalle revisar el documento de configuración) y así poder ingresar a las pantallas del módulo. Desde el menú principal con la responsabilidad de Agente de Cobros 85 de 121

86 Seleccionar la opción de Collections, donde desplegara la siguiente pantalla: En el campo organización se deben de ingresar al menos las 5 primeras letras del nombre del cliente y posterior el comodín % y presionar en [ ]. para que despliegue la lista de valores con el criterio de búsqueda 86 de 121

87 Por default se abre la pestaña de Antigüedad. La cabecera de la ventana muestra información de resumen sobre morosidad del cliente y el historial de pagos Antiguedad En esta pantalla puedes revisar de acuerdo al bloque de antigüedad que selecciones la información, desplegando de acuerdo a la definición de 4 o 7 bloques, es recomendable 87 de 121

88 utilizar el bloque i-collections para que despliegue la información como la presenta en la versión 11i Se puede ver los saldos de la cuenta de su cliente, créditos abiertos, efectivos a cuenta, créditos a cuenta reclamos de cobros y anticipos. 88 de 121

89 Presionando el Boton de Transacciones, se despliega la pantalla de resumen de transaccciones Esta ventana muestra la Transacción, Importe Original, Importe Restante y Clase.En donde es posible si asi se le permite, ajustes y pagos con tarjeta y transferencias (funcionalidad no utilizada) 89 de 121

90 Con el botón de Detalles Transacción: Te presenta el detalle de la transacción seleccionada con la información en una sola pantalla a diferencia de la búsqueda en la pantalla de transacciones tradicional. Con el botón de Procesamiento de ajustes se despliega la pantalla: 90 de 121

91 Y esta se maneja igual a la funcionalidad de la pantalla de ajustes desde resumen de transacciones. Con el botón de Procesamiento de Pagos se despliega la pantalla para el aplicar el pago si es por tarjeta de crédito o por transferencia (esta funcionalidad no está habilitada para ASA). Se tiene la funcionalidad de ingresar las promesas de pago posicionándose en la carpeta promesa y promesa masiva: 91 de 121

92 En donde al ejecutar esta promesa se convertirá en morosidad, en donde te envía un mensaje de advertencia creara una morosidad de estado actual Desea Continuar? Si aceptas se abre otra pantalla en donde te india si quieres enviar correspondencia al cliente De Correo, fax o por mail (se debe de tener la infraestructura de los servidores del mail y la aplicación; para ASA no está habilitado); Solo es factible por correspondencia, en donde te presenta una pantalla para seleccionar la dirección a la cual se le enviara la correspondencia. 92 de 121

93 10.4. Perfil Esta proporciona la información acerca de la organización en el encabezado de Colecciones. Muestra de crédito, nombre del cobrador, pago, promesa de pago y la información, la interacción con el cliente, y métricas de clientes, como ponderados promedio de días pagados y días de media tarde Historial 93 de 121

94 En Historial se pueden ver los eventos relacionados con las actividades de los cobradores relacionadas con el cliente. Puede ver todo el historial o filtrar por tipo de historial, como en correspondencia o los ajustes El tipo Todo, muestra los eventos en orden cronológico los cobradores que se han producido durante el intervalo de fechas especificado. El tipo Ajuste proporciona detalles acerca de los ajustes en curso o ya aprobados. El tipo Llamadas a Cuentas a Cobrar proporciona una vista de todos los avisos de reclamación y otras cartas enviadas a cobradores relacionadas con el cliente. Los avisos de reclamación se pueden enviar como parte del plan de reclamación o estrategias de cobranza. También muestra la historia de las cartas que confirmen los pagos, las disputas, los ajustes, las inversiones y promesas Cuentas 94 de 121

95 Muestra el Número de Cuenta, Nombre de Cuenta, Estado de Cuenta relacionado Nombre del Cliente, Número del cliente, Estado y Saldo Neto. Al solicitar las facturas a los compromisos, una cuenta sólo puede aplicarse a los compromisos de las facturas de su propiedad o de los compromisos de una cuenta principal a la que está relacionada Transacciones Visualiza las transacciones que no han pasado las operaciones vencidas, morosas que han sido pagados y transacciones delictivas para el intervalo de fechas para el periodo seleccionado. 95 de 121

96 Detalles de Transaccion Esta muestra el número de factura, divisa, tipo, cliente, dirección de facturación, Resumen de Saldos, e importe por Línea de Transacción. 96 de 121

97 11. Reportes La información que ingresamos por pantalla puede ser consultada a través de los reportes estándar que proporcionan la aplicación o los que se desarrollan para cumplir con los requerimientos del negocio. Los reportes en el módulo de Cuentas por Cobrar se agrupan por su tipo. Esta clasificación es proporcionada en forma estándar. Además de reportes de esta forma se corre cualquier concurrente (proceso) que se necesite, por ejemplo, el envío a facturación electrónica. Para ejecutar un reporte hay que ir a Ver > Solicitudes Se despliega la ventana de Solicitudes 97 de 121

98 En esta pantalla seleccionar Ejecutar una Nueva Solicitud para correr un nuevo reporte y en Encontrar para buscar los reportes que recientemete se generaron con el usuario. Se puede ejecutar una Solicitud Única o ejectuar una serie de reportes (Juego Solicitudes) 98 de 121

99 Seleccionar en Nombre el reporte que se requiera Cada reporte tiene sus parámetros definidos, los que estan en campo amarillo se requieren para la ejecución del mismo, los de campo blanco son opcionales para la ejecución 99 de 121

100 Los reportes se pueden programar seleccionando en el botón Programar Cada reporte se puede: 100 de 121

101 Lo Antes Posible: se corre en cuanto se aprieta el botón ejectuar Una Vez: se ejecuta el día y hora que se indique Periodicamente: se ejecuta cada determinado tiepmo en el rango de fechas seleccionado En Días Específicos: se ejecuta los días seleccionados del cronograma Una vez seleccionado los parámetros de ejecución que se requiera se va a Ejecutar 101 de 121

102 El sistema da un número de concurrente y pregunta si se quiere ejecutar otro concurrente Para ver la salida del reporte en la pantalla de búsqueda se selecciona Encontrar 102 de 121

103 Se encuntra el reporte y se muestra la Fase y Estado Cuando se esta ejecutando un reporte se puede ver su ejecución en 3 colores Verde: el reporte se esta ejecutando de forma normal Amarillo: el reporte acabo de ejecutarse con un Warning pero hay salida Rojo: el reporte se ejecuto con error sin salida Para ver el reporte ir a Visualizar Output 103 de 121

104 Para ver el reporte en hoja completa ir a Herramientas > Copiar Archivo 104 de 121

105 Como resultado se ve el reporte en una hoja de explorer completa De ahí el reporte se podrá copiar y pegar en cualquier formato requerido 12. Envío a GL y Cierre de Periodo AR Como parte de las actividades de cierre lo primero que hay q hacer es contablizar las transacciones generadas en el módulo. Para hacer esto se puede hacer de dos formas transacción por transacción o de forma general a través de un proceso. A continuación se muestra la forma de hacer transacción por transacción. Esta forma se usa cuando se necesita crear una transacción y enviarla en ese momento a contabilidad. Para hacer esto se busca la transacción finalizada que se quiere contabilizar 105 de 121

106 Se va a Herramientas > Crear Contabilidad Se abre una pantalla que nos dice como queremos contabilizar Crear Contabilidad Final Contabilizar en GL: Sirve para contabilizar la transacción en el módulo y contabilizarla en Contabilidad Genral Crear Contabilidad Final: Sirve para contabilizar la transacción en el módulo y dejarla pendiente para que Contabilidad la importe y la contabilice Crear Contabilidad Provisoria: Sirve para ver en el módulo como se vería la contabilidad de la transacción, no genera ningun registro es solo informativo en el reporte. 106 de 121

107 Una vez seleccionada la opción deseada si Acepta la solicitud El sistema en ese momento genera la contabilización de la transacción y cuando termine muestra la siguiente nota Para ver el resultado de la contabilización se puede ir a Herramientas > Visualizar Contabilidad 107 de 121

108 Se abre una nueva página del navegador donde muestra el datalle del asiento generado La segunda forma de contabilización es de manera general para esto nos vamos a reportes y buscamos el reporte Crear Contabilidad 108 de 121

109 La descripción de los parámetros para ejecutar este reporte es: 109 de 121

110 NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO Mayor Lista de libros por empresa que se quiere contabilizar su información 110 de 121

111 NOMBRE EN PANTALLA VALORES ACCIONES POR ACCIONES POR USUARIO Categoría de Proceso Tipo de Transacción que se quiere contabilizar Fecha Final Fecha hasta la cual se quiere contabilizar las transacciones Modo Final Provisiorio Sólo Errores No Sí Informe Detalle No hay informe Resumen Transferir a GL No Sí Si la contabilización que se quiere crear es final o en modo provisorio (draft) Si lo que se quiere es contabilizar las transacciones que hayan tenido error (Sí) o todas (No) Indica si al correr la contabilización se quiere un reporte con el detalle o solo resumen de los movimientos Indica si la información contabilizada se quiere pasar a GL o no Contabilizar en GL No Sí Indica si la información contabilizada se quiere contabilizar en GL o no Nombre de Lote de GL Se le puede indicar el nombre del lote que se generará en GL. Se recomiendo no poner ninguno el módulo de GL lo pondrá de forma automática Con los valores seleccionados se ejecuta el reporte 111 de 121

112 Dependiendo los parámetros seleccionados el sistema generará varios concurrentes Para enviar la información a GL es necesario garantizar que todas las transacciones en el periodo se encuentren contabilizadas, para esto se puede correr el reporte Informe Artículos No Contabilizados. La salida del reporte se puede mostrar de la siguiente manera: 112 de 121

113 El reporte deberá mostrar la lista de transacciones que se encuentran sin contabilizar. Hasta que no esten contabilizadas no se podrá cerrar el periodo. Una vez teniendo todas las transaccion se podrá cerrar el periodo, para esto habrá que ir a Controlar > Contabilidad > Abrir/Cerrar Períodos 113 de 121

114 a. Se busca el periodo a cerrar b. Se le cambia el estado a cerrado c. Se guardan los cambios 114 de 121

115 Con esto el periodo dentro del módulo queda cerrado y no se podrán contabilizar transacciones en dicho periodo. En este módulo los periodos contables si se pueden reabrir 13. Cobranza a Crédito y Pago Anticipado Alta del Recibo La consulta del estado de cuenta es una pantalla que nos permite consultar información de los estados de cuenta bancarios. 115 de 121

116 En esta misma pantalla existirá la opción de enlazarse con la de Aplicación de facturas. Los criterios de consulta son: Banco Cuenta Bancaria Fecha del estado de cuenta Se podrán elegir uno o varios de los criterios 116 de 121

117 La pantalla permitirá elegir una de las líneas encontradas para que se pueda crear un recibo de cobranza. El objetivo de esta pantalla es ingresar un recibo asociado a un Cliente. La diferencia con las pantallas estándar, es que en una sola vista se puede asociar un recibo a las facturas y a una línea del estado de cuenta. Se presiona el botón recibo y se despliega la sig pantalla para ingresar los parámetros: 117 de 121

118 Se presiona el botón Generar y se crea el número de recibo La información del recibo se ingresa manualmente y se asocia a una línea del estado de cuenta del banco. Este proceso implica la conciliación bancaria automática. Genera el número de recibo y cierra la línea. 118 de 121

119 Los recibos que se creen se podrán asociar a facturas y notas de débito registradas en el ERP, a través de un proceso de selección. En esta función también se podrán registrar pagos anticipados utilizando la funcionalidad estándar de A Cuenta (On Account). Los recibos misceláneos no se incluyen en este desarrollo Aplicación de Facturas Esta pantalla asocia un recibo a facturas, documentos por cobrar y notas de débito. Puede ser activada a partir de la pantalla de creación de recibos o en forma independiente Las facturas se asocian una vez que se generó el recibo a partir de un estado de cuenta. La asociación del recibo puede implicar la reversión del anticipo y su aplicación a una factura o nota de crédito. 119 de 121

120 La asociación del recibo puede implicar la reversión del anticipo y su aplicación a una factura o nota de crédito. 120 de 121