1 A&D srl-galleria Spagna, PADOVA - Tel r.a. - Fax Domicilio Social: Galleria Spagna, Padova

Transcripción

1 LA GESTIÓN INTEGRADA DE LOS DOCUMENTOS 1

2 ESQUEMA GENERAL 2

3 1 CONCEPTOS GENERALES La gestión integrada de los documentos de una empresa puede resumirse en: 1. el tratamiento electrónico (digitalización) de los documentos utilizados dentro de la estructura, destinado a satisfacer las exigencias de archivo seguro y de hallazgo rápido de la documentación adquirida y producida dentro del contexto empresarial, con la eliminación (o considerable reducción) de los soportes de papel; 2. el almacenamiento físico de los documentos de papel para los que es necesario (y/o obligatorio) guardar los originales para un período de tiempo predeterminado y, típicamente, característico del tipo de documento. La solución que proponemos, como única solución integrada, está basada sobre el utilizo de un sistema departamental para los dos puntos descritos arriba. El sistema se compone de Automa - DocMan, especializado en el archivo electrónico, y de Automa, un sistema SGA (Sistema de Gestión de Almacén) para la gestión de los almacenes físicos, que puede controlar tanto los desplazamientos manuales, como los ejecutados por máquinas automáticas. Obviamente existe una integración entre los dos módulos, que facilita y simplifica el acceso y la consulta para el usuario. Esta integración está basada sobre la puesta en común de las informaciones y sobre la capacidad de comunicar en la eventualidad de que algunas peticiones del usuario sean de competencia ejecutiva de uno o del otro módulo. Gracias al esquema de la página de introducción se entiende como el documento escaneado se convierte en un fichero, al que el sistema Automa - DocMan atribuye un nr. de código unívoco y el relativo código de barras. El mismo código, aplicado al documento a través de una etiqueta, será usado por el sistema Automa para la gestión física. 3

4 Automa módulo para la gestión física provee a crear una Unidad de Desplazamiento UDD (grupo de documentos en una caja/cartón), con otro nr. de código unívoco, que contiene a su vez todos los nr. de códigos de los documentos de los que está compuesta. Eventualmente, si la estructura del almacén lo requiere, Automa crea una Unidad de Carga UDC (típicamente un palet) sobre la cual se ponen las UDD (caja/cartón), cada una con su nr. de código unívoco. Esta estructura en tres niveles (documento, UDD, UDC) se combina con la estructura del mapa del almacén, dónde cada ubicación para las UDD o UDC tiene su propio nr. de código unívoco. Estos códigos son utilizados para todos los desplazamientos físicos y son detectados a través de herramientas de lectura automática (terminales de radiofrecuencia con láser escáner) antes de cada desplazamiento físico, garantizando precisión y trazabilidad de todos los desplazamientos ejecutados. 4

5 2 GESTIÓN ELECTRÓNICA DE LOS DOCUMENTOS Automa - DocMan 5

6 2.1 Introducción Automa - DocMan es un sistema de gestión documental de nueva generación, estudiado para satisfacer las exigencias de archivo seguro y de recuperación rápida de los documentos digitales, en contextos empresariales de cualquier tamaño. Automa - DocMan permite: Clasificar, catalogar y guardar documentos en un server seguro; Indexar los documentos; Buscar los documentos a través de un motor de búsqueda interno; Consultar y descargar los documentos; Controlar el progreso del flujo de la documentación. La arquitectura multi-usuario permite a los usuarios autorizados (lectores, autores y administradores) la puesta en común de los documentos y el trabajo sobre los mismos, independientemente de su posición de trabajo. Esta arquitectura admite además un acceso selectivo a los contenidos publicados en Automa - DocMan, gestionando un número arbitrario de perfiles de usuarios, a los cuales es posible asociar distintas secciones del archivo documental. La interfaz de usuario es accesible a través de un normal browser web, como Internet Explorer, y resulta entonces particularmente familiar y de simple uso para todo tipo de operador. La tecnología web-based permite el uso de Automa - DocMan de manera completamente independiente de la plataforma, del lugar y del ámbito de trabajo, pudiendo funcionar tanto en una pequeña red local, en una intranet de empresa, como a gran escala, en el World Wide Web. Automa - DocMan es fácilmente integrable con las tradicionales aplicaciones de Ofimática, evitando a la empresa onerosas intervenciones al Sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) existente. La adquisición de los documentos puede realizarse por cualquier fuente externa capaz 6

7 de utilizar los tradicionales protocolos de red (ej. Fax Server, Escáner de red). Una vez adquirido el documento es posible asociarle uno o más ficheros adjuntos. Además, cada documento puede ser trazado (trazabilidad) de manera que se pueda comprobar quien realizó determinada operación. El sistema es capaz de conservar memorizadas todas las versiones anteriores del documento (versioning), transformándolas eventualmente en visibles sólo para los usuarios habilitados. El sistema de mensajes integrado en Automa - DocMan utiliza un mecanismo de notificaciones que permite, a un administrador (o autor), de informar a otros usuarios sobre la eventual variación del estado de los documentos de su interés. La gestión dinámica de los modelos permite memorizar los documentos según las características (campos) consideradas más interesantes. Esto se reflejará también en la búsqueda, que será más precisa en cuanto basada sobre un número mayor de campos/filtro. 2.2 Seguridad Particular atención al asunto de la seguridad. En primer lugar, las características del sistema responden de manera completa a las exigencias de protección típicas de un sistema de archivo empresarial. Desde el punto de vista de la herramienta hardware, las maquinas sobre las que está instalado el software son seguras e invulnerables a los virus, a tres niveles (servidor web, servidor de aplicaciones, servidor de base de datos). El pasaje desde un nivel hasta el siguiente está defendido por un firewall y por un protocolo de comunicación cifrado. Protección adicional es debida al hecho de que los ficheros en el servidor de base de datos son guardados con el método Huella digital (finger print), así que es imposible reconstruir el contenido del fichero si no se dispone también de las informaciones complementarias para poderlo reconstruir. Desde el punto de vista del programa, el sistema impone al usuario la identificación con Login y contraseña a las que se asocia enseguida el conjunto de datos visibles y las funcionalidades de modificación. 7

8 2.3 Funcionalidades del sistema El sistema lleva a cabo las siguientes funcionalidades: Interfaz del usuario a través de Web Browser Acceso con identificación del usuario Diferenciación de los privilegios de los usuarios (lector, autor, administrador) Acceso selectivo a los contenidos en base a los perfiles Archivo de cualquier formato digital Archivo de documentos hipertextuales Organización en carpetas de archivos multi-niveles Descripción e indexación de los documentos Adquisición de documentos de diferentes fuentes exteriores Motor de búsqueda Posibilidad de bloquear un documento en elaboración Sistema de notificación de variaciones 2.4 Perfiles de usuario Para el utilizo del programa hay tres distintos perfiles: LECTOR: accede a la documentación sólo en modalidad de lectura, puede libremente acceder a las secciones y sub-secciones para abrir los documentos contenidos. 8

9 AUTOR: el perfil del autor cuenta con, respecto al lector, la posibilidad de: 1. Insertar un documento/fichero en un área/zona. 2. Modificar los atributos (descripción, palabra llave, etc.) de un fichero existente. 3. Cancelar un fichero existente ADMINISTRADOR: las operaciones de un administrador son múltiples. Además de aquellas ofertadas por el autor, este perfil permite las siguientes funcionalidades: 1. Gestión de las carpetas de archivo 2. Gestión de los usuarios 3. Gestión de los modelos 4. Gestión de las autorizaciones 2.5 Descripción de las funcionalidades Sistema de archivo de documentos Todos los documentos deben ser clasificados según un modelo, que identifica el tipo de documento. En Automa - DocMan los documentos son archivados en una estructura a árbol y el administrador define los nudos, o sea las varías carpetas y sub-carpetas. Dentro las sub-carpetas son insertados los varios documentos (en formato Word, Excel o PDF). En Automa - DocMan cada documento pertenece necesariamente a un modelo, que identifica el tipo y los índices de búsqueda. Los varios modelos son definidos por el administrador. Para insertar el documento se debe definir a que modelo pertenece y en cual carpeta tiene que ser visualizado, entonces se inserta el enlace al fichero y si se quiere también índices adicionales para la búsqueda. 9

10 2.5.2 Gestión de los documentos El sistema propuesto permite modificar, eliminar, mover un documento desde una carpeta o sub-carpeta hasta otra. Además el sistema permite mover los documentos uno a uno o mover una entera carpeta con todos sus documentos a través de una única operación Búsqueda Visualización de los documentos El sistema ofrece la posibilidad de operar una búsqueda a través de la selección de la carpeta deseada desde la estructura a árbol o de operar una búsqueda para características (carpetas, autor, archivo maestro conectado, fecha de publicación, índices específicos de un modelo escogido). Esta búsqueda visualizará una lista de todos los documentos con los requisitos configurados Informes Existe un sistema de informes, disponible para el administrador, basado en el rastro de las operaciones ejecutadas hecho por el sistema: están trazados Login, documentos vistos, documentos escritos, modificados, eliminados Servidor de fax Recepción de fax: El sistema contesta a las llamadas entrantes en los números asociados, recibe los documentos y los envía a un correo electrónico especifico por cada número. Los documentos pueden ser generados, a elección, en formato TIFF, PDF o PostScript. Envío de fax: A través de un programa para instalar en las posiciones de los usuarios es posible enviar por fax cualquier documento generado con cualquier aplicación Windows que tenga habilitación para la impresión. Notificación: La confirmación de los fax enviados podrá ser obtenida directamente desde el programa o recibida por correo. Además el sistema es capaz de generar advertencias por correo tanto en caso de falta de expedición (ej. línea ocupada, errores de transmisión, falta de respuesta, etc.) como en caso de problemas de sistemas. Integración Automa - DocMan: el sistema archivará los fax recibidos directamente en el sistema de gestión documental. 10

11 2.5.6 Workflow de los documentos El workflow (flujo de trabajo) es una aplicación que típicamente se lleva bien con la gestión documental, permitiendo gestionar un proceso interior a la empresa de manera automatizada. En particular por lo que concierne el proceso de aprobación de documentos por los responsables de función, estos tendrán la posibilidad de averiguar todos los documentos que les serán propuestos para firmar y, consecuentemente, podrán firmarlos y enviarlos para el completamiento del proceso de elaboración, o no aprobarlos y reiterarlos al redactor/autor del documento para eventuales modificaciones/rechazo. Además el workflow se lleva bien con la certificación de firma electrónica que permite despachar todos los pasos anteriormente mencionados, sin producir ningún soporte de papel. Por cada tipo de documento el administrador de sistema podrá definir una serie de estados del documento, así como los usuarios habilitados podrán hacer pasar el documento desde un estado hasta el siguiente (insertado; aprobado; revisado; publicado) Acciones automáticas Una acción concierne un documento y determina un conjunto de comportamientos automáticos del sistema que serán ejecutados al ocurrir de un acontecimiento. El usuario podrá decidir por lo tanto, por cada acción: El estado El documento objeto de tal acción Que hacer: Ø Ø Ø Ø Ø En cual carpeta desplazarlo Enviar un mensaje a usuarios - grupos Sacar el documento en primer plano o no Sacar el documento en estado bloqueado o no Modificar los índices general (no los del modelo) 11

12 2.5.8 Importación automática de los documentos Ofrece las siguientes posibilidades: 1. Importar documentos presentes en una carpeta y los cuyos índices sean definidos a través de un fichero descriptor 2. Importar documentos presentes en una carpeta y los cuyos índices sean definidos dentro del nombre del fichero 3. Configurar diferentes batch de importación, para tener bajo control diferentes carpetas 4. Obtener informes sobre las importaciones ejecutadas Integración con firma digital Gracias a la integración con las herramientas de firma digital, en Automa - DocMan es posible: Firmar digitalmente un documento Averiguar la firma de un documento firmado digitalmente incluso si este ha sido firmado a través de herramientas exteriores. La firma digital de un documento, en Automa - DocMan, produce un documento firmado visible como adjunto al documento original antes de la firma. En este modo se obtiene una inmediata visualización de quien lo ha firmado y cuando. 12

13 3 GESTIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS AUTOMA 13

14 3.1 Introducción En la gestión empresarial, el área definido como Logística Interna o Logística Industrial, sean empresas manufactureras, empresas de distribución o logística de terceros, constituye una parte importante en la perspectiva de los costes y de las ventajas competitivas. En el sector de los servicios el concepto de Logística interna está empleado en la gestión tanto de los documentos de papel para conservar, como de los materiales de soporte a las actividades de front office y back office, como papel, formularios y papelería (servicios de economato), etc... Automa es un sistema para la gestión operativa de todas las actividades de los almacenes (materias primas, semielaborados, componentes, productos terminados, etc.), en una óptica de gestión integrada de espacios, volúmenes y operaciones con un único instrumento informático. Es un instrumento que, en las manos del responsable del almacén, permite conseguir una gestión optimizada y racional de todas las operaciones, con el control en tiempo real de los recursos utilizados y de los desplazamientos ejecutados. La versión che proponemos aquí es una versión vertical hecha expresamente para la gestión de los archivos, nacida para realizar algunas instalaciones de este tipo. Utilizando las últimas metodologías de Manejo de Material, Automa lleva a cabo las siguientes actividades: Identificación y control de los documentos en entrada Eventual formación / composición de las Unidades De Desplazamientos (UDD) en entrada, o sea etiquetado de los documentos y combinación / etiquetado de los bultos en los que están contenidos Eventual formación de paletas o Unidad De Carga (UDC) con relativo código y código de barras para el soporte de las UDC Asignación de UDD y UDC en los almacenes Programación de las peticiones de salida (peticiones de inspección desde filiales, peticiones de envío a macerar los documentos caducados, etc.) 14

15 Gestión de las misiones de recogida enteros (UDC/UDD) Gestión del picking por cada documentos Recomposición de los pedidos en el área de expedición Control, chequeo de las expediciones, impresión de los documentos de soporte para las expediciones Desplazamientos internos Gestión mapa del almacén Inventario Cambio de informaciones con el módulo de gestión electrónica de los documentos Automa - DocMan. Automa es independiente de las estructuras físicas de los almacenes gestionados, que pueden contar tanto con áreas estructuradas (estanterías industriales estándar para palets, estanterías drive-in, estanterías móviles, estanterías cantilever, etc.) como con áreas no estructuradas (pilas, plazas externas, etc.). Automa es multi-establecimiento, multi-almacén, multi-área y puede también gestionar almacenes remotos respecto al lugar donde está instalado. Esto permite gestionar un archivo físicamente compartido entre diferentes Empresas, con relativos ahorros de costes. Automa permite, en cada momento y para cualquier producto o movimiento, el chequeo de trazabilidad y rastro, así como la gestión de las fechas de caducidad fijadas al momento de la inscripción del documento. El empleo de herramientas para la identificación automática (código de barras y RFID), conectadas en red por medio de protocolo WiFi, permite conseguir ventajas importantes, por ejemplo: Enlace constante y control en tiempo real de los operadores Tempestiva disponibilidad de la mercancía después de la aceptación Sincronización dinámica y en tiempo real de las operaciones en cascada 15

16 Eliminación casi total de los errores Control del progreso de las actividades en tiempo real. El sistema Automa puede ser utilizado en todas las tipologías de almacenes y permite la reconfiguración de la estructura y de la gestión de manera muy sencilla, volviendo el uso del sistema adaptable en caso de cambios de empresa (nuevos almacenes, nuevos productos, nuevas elaboraciones, etc.). La implementación de Automa hace posible una mejora general y profunda del funcionamiento del almacén, con importantes optimizaciones, como: Precisión de las operaciones, reducción de los errores Mayor productividad de los operadores Óptimo uso de la capacidad de stock Reducción de tiempos muertos y de rutas inútiles Además, si se implementa también un almacén de los materiales de economato se pueden conseguir otras ventajas: Garantía de la aplicación del FIFO (primero en entrar primero en salir) en la salida de la mercancía Eliminación casi total de mercancía ausente y de materiales obsoletos Tempestivo y preciso conocimiento del stock y del progreso del trabajo Cargo de trabajo programable Reducción de stocks Reducción de los daños Fiabilidad de los inventarios Mejor conocimiento de los parámetros de funcionamiento del almacén. 16

17 3.2 Arquitectura Automa es un software moderno, desarrollado en Visual Studio 2005.Net con tecnología Aspx 2.0 y biblioteca Telerik para la implementación de las funcionalidades de AJAX. Visual Studio.NET es un entorno de desarrollo integrado (Integrated Development Environment o IDE), desarrollado por Microsoft, que soporta diferentes tipos de lenguaje. AJAX (Asynchronous Javascript And XML) es un pattern (patrón) que permite conversar con el servidor web entre bastidores (vale a decir enviando peticiones HTTP de manera asincrónica), sin necesidad de utilizar el clásico mecanismo de recarga de la entera página. Todo esto es independiente de los aparados móviles utilizados (PC, terminales), porque creado como aplicación web (y no cliente/servidor). Sistema operativo de red: Windows 2008 o superior Base de Datos: SQL Server 2008 o superior; en alternativa Oracle. 3.3 Funcionalidades Procedimiento de entrada Nuevo documento o UDD Aceptación UDD ya mapeada en la empresa Fichero del contenido UDD expedido a Automa por adelantado por la empresa Aceptación con mapeo ejecutado en almacén Regreso de consulta Procedimiento de salida Consulta local en archivo/almacén Recogida documento o UDD frente a petición registrada en el sistema Gestión de las fechas de caducidad Proposición automática para el envío a macerar Recogida de documentos para destruir desde lista con autorización Gestión documentos de expedición 17

18 3.3.3 Gestión mapa Gestión dinámica y visualización gráfica del mapa de las ubicaciones Interrogación por nr. de documento, nr. UDD, nr. UDC, nr. ubicación, otros datos Gestión de diferentes tamaños de UDD Gestión de cualquier tipo de estructura Rastro y Trazabilidad Identificación documentos y UDD a través de un código de barras unívoco Formación UDD con combinación nr. documento y nr. UDD (mapeo UDD) Búsqueda por Empresa/período/tipología/fecha de caducidad Búsqueda pop causales de desplazamientos Visualización listas de documentos fuera archivo para consulta Trazabilidad de todos los desplazamientos Histórico de los desplazamientos 3.4 ALMACÉN ECONOMATO Si las necesidades y el tamaño del stock para los materiales consumibles y de otro tipo lo exigen es posible gestionar incluso estos materiales, como formularios, papel de impresión, tabulados, cancillería y materiales varios para la oficina, herramientas, etc.. 18