CRITERIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ESTÁNDAR PRINCE2 ALEXANDER CASTRO ANDRADE FERNANDO LOZANO VARGAS JUAN JOSÉ SOLARTE CORDOBA

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1 CRITERIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ESTÁNDAR PRINCE2 ALEANDER CASTRO ANDRADE FERNANDO LOZANO VARGAS JUAN JOSÉ SOLARTE CORDOBA UNIVERSIDAD SAN BUENAVENTURA ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS TRABAJO DE GRADO CALI 2014

2 CRITERIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ESTÁNDAR PRINCE2 ALEANDER CASTRO ANDRADE FERNANDO LOZANO VARGAS JUAN JOSÉ SOLARTE CORDOBA Trabajo de grado presentado como requisito para optar el título de ESPECIALISTA EN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTO Director LUIS FELIPE GRANADA UNIVERSIDAD SAN BUENAVENTURA ESPECIALIZACIÓN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS TRABAJO DE GRADO CALI

3 Nota de aceptación El trabajo de grado titulado CRITERIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ESTÁNDAR PRINCE2, presentado por los estudiantes ALEANDER CASTRO ANDRADE, FERNANDO LOZANO VARGAS y JUAN JOSÉ SOLARTE CÓRDOBA, cumple con los requisitos exigidos por la UNIVERSIDAD DE SAN BUENAVENTURA SECCIONAL CALI para optar al título de ESPECIALISTA EN GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS Firma del presidente del jurado Firma del jurado Firma del jurado Santiago de Cali, Septiembre de

4 TABLA DE CONTENIDO GLOSARIO... 7 SIGLAS Y ABREVIATURAS DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA PLANTEAMIENTO DE LA PREGUNTA OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS JUSTIFICACIÓN MARCO REFERENCIAL MARCO DE ANTECEDENTES DIFERENCIAS ENTRE VERSIONES DIFERENCIAS DE PROCESOS DIFERENCIAS DE TEMAS DIFERENCIAS DE TÉCNICAS DIFERENCIAS DE ROLES ANTECEDENTES CRONOLÓGICOS APORTES AÑOS 2009 Y APORTES AÑO APORTES AÑOS 2012 Y MARCO CONCEPTUAL GESTIÓN DE PROYECTOS ESTÁNDAR DE PROYECTOS MARCO TEÓRICO PUESTA EN MARCHA DE UN PROYECTO INICIAR EL PROYECTO DIRIGIR EL PROYECTO CONTROLAR UNA FASE MANEJAR LA ENTREGA DEL PRODUCTO MANEJAR LOS LÍMITES DE FASE CIERRE DE PROYECTO

5 4.3.8 DIRECCIONAMIENTO PARA UTILIZAR PRINCE METODOLOGÍA ANÁLISIS DE RESULTADOS CRITERIOS DE IDENTIFICACIÓN PARA LA IMPLANTACIÓN DEL MODELO PRINCE PUESTA EN MARCHA DE UN PROYECTO INICIAR EL PROYECTO DIRIGIR EL PROYECTO CONTROLAR UNA FASE MANEJAR LA ENTREGA DEL PRODUCTO MANEJAR LOS LÍMITES DE FASE CIERRE DE PROYECTO CONCLUSIONES CIBERGRAFÍA

6 RESUMEN El objetivo de este estudio fue conocer los criterios aplicables en la implementación del estándar PRINCE2, para la gestión de cualquier proyecto sin importar su tamaño. En dicho escenario, el beneficio de la investigación está orientado a mostrar los procesos y subprocesos de este estándar y en qué etapa de ciclo de vida de un proyecto se recomienda utilizarlos. Se trata de un estudio con un enfoque descriptivo de tipo transversal, donde la información se obtuvo de bases de datos académicas y sitios Web de Internet. Para tal fin, se recolectó y clasificó información, teniendo en cuenta el año de publicación y los procesos y subprocesos de PRINCE2 que eran referenciados en cada documento. Posteriormente, se procedió a redactar esta monografía con el análisis, describiendo los componentes de la metodología; como resultado y con el apoyo de tablas comparativas, se determina la relevancia de las actividades de PRINCE2 sobre su aplicación dentro del ciclo de vida de un proyecto. Para concluir, se determina que el estándar PRINCE2 es aplicable a cualquier proyecto, independiente del tipo y tamaño del mismo, no obstante, para facilitar este proceso y establecer qué proceso de la metodología se requiere para un proyecto, se pueden utilizar los criterios definidos en este trabajo de investigación. 6

7 GLOSARIO Proyecto: es un esfuerzo temporal acometido para crear un servicio o producto único (Project Management Institute, PMI). (Turley, 2011) Define los siguientes conceptos: Criterios de Aceptación (Acceptance Criteria) Es una lista priorizada de los criterios que el/los producto/s final/es deberán cumplir antes de que el cliente lo/s acepte; (una pequeña definición de lo que debe hacerse para obtener el producto final). (Turley, 2011) Línea Base (Baseline) (No se suele traducir) Una instantánea, una posición o una situación que se registra. La versión baseline de un producto es un recordatorio de su estado original comparándolo con su estado actual. Los productos que han pasado los controles de calidad y están aprobados son productos con una versión baseline. Caso de Negocio (Business Case) (No se suele traducir) La información que describe la justificación para la creación y la continuación de un proyecto PRINCE2. Proporciona las razones (y responde a la pregunta: " Por qué? ) para el proyecto. Un Business Case preliminar debería ir en el Mandato de Proyecto, puede ser actualizado en el Expediente del Proyecto y una versión más completa debe aparecer en el Documento de Inicio del Proyecto. Estrategia de Gestión de la Comunicación (Communication Management Strategy) Una descripción de los medios y la frecuencia de comunicación utilizados, entre el proyecto y los participantes del proyecto. Cliente (Customer) La persona o grupo que encargó el trabajo y que se beneficiará de los resultados finales. Salida (Output) (Se suele traducir como salida o resultado ) Es un Producto Especializado que se entrega a un usuario. Tenga en cuenta que los Productos de Gestión no son salidas sino que se crean con el único fin de gestionar el proyecto. Informe al Final del Proyecto (End Project Report) Un informe presentado por el Jefe de Proyecto a la Junta de Proyecto que confirma el traspaso de todos los productos y proporciona una actualización del Business Case y una Evaluación del Proyecto. Informe al Final de Fase (End Stage Report) Un informe presentado por el Jefe de Proyecto a la Junta de Proyecto al final de cada fase de gestión del proyecto. Esto proporciona información sobre el desempeño del proyecto durante la fase y el estado del proyecto al final de la fase. Ejecutivo (Executive) Es el individuo con la responsabilidad global de garantizar que un proyecto cumpla sus objetivos y que proporcione los beneficios previstos. Esta persona debe asegurar que el proyecto mantiene su enfoque comercial, que tiene una autoridad clara y que el trabajo es gestionado adecuadamente. El Ejecutivo es el presidente de la Junta de Proyecto, representa al cliente, y es el propietario del Business Case. Acciones a Realizar Recomendadas (Follow-on Action Recommedations: FAR) Un informe que puede ser utilizado como entrada para el proceso de creación de un Business Case/Mandato de Proyecto, para cualquier seguimiento de un proyecto PRINCE2 y para registrar cualquier 7

8 seguimiento de instrucciones relativas a productos incompletos o Cuestiones de Proyecto pendientes. Informe de Desarrollo (Highlight Report) Es un informe basado en el tiempo, que el Jefe de Proyecto entrega a la Junta de Proyecto, sobre los progresos de una fase. Cuestión (Issue) Una cuestión es un hecho relevante que ha ocurrido, que no fue planificado y que requiere una gestión. Puede ser cualquier asunto, consulta, solicitud de cambio, sugerencia o necesidades fuera de especificación, planteadas durante el proyecto. Las Cuestiones de Proyecto pueden ser sobre cualquier cosa que tenga que ver con el proyecto. Registro de Cuestiones (Issue Register) Un registro utilizado para guardar la información sobre todas las cuestiones que se están gestionando formalmente. El Registro de Cuestiones debe ser supervisado por el Jefe de Proyecto de manera regular. Informe sobre las Lecciones (Lessons Report) Un informe que documenta las lecciones que pueden ser útiles para aplicarlas en otros proyectos. El objetivo del informe es hacer que las lecciones positivas de un proyecto se usen en la forma de trabajar de la organización y que la organización sea capaz de evitar las lecciones negativas en futuros proyectos. Producto (Product) Un producto es una entrada o una salida, ya sea tangible o intangible, que pueda ser descrita con antelación, creada y probada. PRINCE2 tiene dos tipos de productos: Productos de Gestión y Productos Especializados. Planificación Basada en el Producto (Product-based Planning) Una técnica que lleva a un plan integral basado en la creación y entrega de los productos requeridos. La técnica considera los productos previos, los requisitos de calidad y las dependencias entre productos. Estructura de Desglose del Producto (Product Breakdown Structure: PBS) Una jerarquía de todos los productos que se producirán durante un plan (durante un proyecto). Lista de Productos (Product Checklist) Una lista de los productos principales de un plan, además de las fechas clave en su entrega. Descripción del Producto (Product Description) Una descripción del propósito, de la composición, del origen y de los criterios de calidad del producto. Se crea en el momento de la planificación, tan pronto como sea posible, después de que la necesidad del producto ha sido identificada. Diagrama de Flujo de los Productos (Product Flow Diagram) Un diagrama que muestra la secuencia de la producción y las interdependencias de los productos enumerados en una PBS. Garantía del Proyecto (Project Assurance) Las responsabilidades de la Junta de Proyecto para asegurar que el proyecto se está llevando a cabo correctamente. Cada uno de los miembros de la Junta tiene su atención en un área específica de la Garantía de Proyecto, garantía comercial para el Ejecutivo, garantía de usuario para el Usuario Principal, y garantía de proveedor para el Proveedor Principal. Expediente del Proyecto (Project Brief) Informe que describe el propósito, el tiempo, el coste y los requisitos de desarrollo, y las restricciones de un proyecto. Es creado durante el proceso de Puesta en Marcha de un Proyecto y se utiliza durante el proceso Inicio de un Proyecto, para crear la 8

9 Documentación de Inicio de Proyecto (PID) y sus componentes. Es reemplazado por el PID y no se mantiene. Documentación de Inicio del Proyecto (Project Initiation Documentation: PID) Un conjunto de documentos lógicos que reúne la información clave necesaria para iniciar el proyecto sobre una base sólida y transmitir esa información a todos los interesados en el proyecto. Ciclo de Vida del Proyecto (Project Lifecycle) El período comprendido entre la puesta en marcha del proyecto a la aceptación del producto del proyecto. Gestión del Proyecto (Project Management) La planificación, seguimiento y control de todos los aspectos de un proyecto y la motivación de todos los que participan en ella, para lograr los objetivos del proyecto a tiempo y con un coste determinado, calidad y rendimiento. Equipo de Gestión del Proyecto (Project Management Team) Cubre toda la estructura de gestión de la Junta de Proyecto y Jefe de Proyecto, además de los roles de Jefe de Equipo, Garantía de Proyecto y Apoyo al Proyecto. Jefe de Proyecto (Project Manager) La persona con la autoridad y responsabilidad para gestionar el proyecto, en el día a día, para entregar los productos requeridos, dentro de unas restricciones, de acuerdo con la Junta de Proyecto. Mandato de Proyecto (Project Mandate) Información creada externamente al proyecto, que forma los términos de referencia, y que es usada para poner en marcha el proyecto PRINCE2. Plan de Proyecto (Project Plan) Un plan de alto nivel que muestra los principales productos del proyecto, cuándo serán entregados y a qué coste. Un Plan de Proyecto inicial se presenta como parte de la Documentación de Inicio de Proyecto. Esto se revisa según la información sobre el progreso real que se encuentre disponible. Es un documento de control que permite a la Junta de Proyecto medir el progreso real frente a las expectativas. Estrategia de Gestión de la Calidad (Quality Management Strategy) Una estrategia que define las técnicas y estándares de calidad que deben aplicarse, y las diversas responsabilidades para lograr los niveles requeridos de calidad durante un proyecto. Calidad (Quality) La totalidad de rasgos y características inherentes o asignadas de un producto, persona, proceso, servicio y/o sistema que tiene que ver con su capacidad para demostrar que cumple con las expectativas o si se satisface las necesidades, requisitos o especificaciones. Riesgo (Risk) Un evento o conjunto de eventos inciertos, que si se producen, tendrá un efecto en el logro de los objetivos. El riesgo se mide por una combinación de la probabilidad de que una amenaza o una oportunidad ocurran, y la magnitud de su impacto sobre los objetivos. Registro de Riesgos (Risk Register) Un registro de los riesgos identificados a los que se enfrenta una organización y su exposición a dichos riesgos. Proveedor Principal (Senior Supplier) Es el rol de la Junta de Proyecto, que proporciona los conocimientos y la experiencia, de las principales disciplinas involucradas en la producción de los productos del proyecto. El Proveedor Principal representa los intereses del proveedor en el proyecto y proporciona los recursos del proveedor. 9

10 Usuario Principal (Senior User) Es el rol de la Junta de Proyecto responsable de asegurar que las necesidades del usuario se han especificado correctamente y que la solución satisface esas necesidades. Plan de la Fase (Stage Plan) Un plan detallado que se usa como base para el control de la gestión de proyectos en toda una fase. Fase (Stage) Fase de Gestión (Management Stage) Es la sección de un proyecto en la que el Jefe de Proyecto gestiona en nombre de la Junta de Proyecto, en un momento dado, al final del cual la Junta deseará examinar los progresos realizados hasta la fecha, el estado del Plan de Proyecto, el Business Case y los Riesgos, y el próximo Plan de la Fase, con el fin de decidir continuar con el proyecto. Fase Técnica (Technical Stage) Un método de agrupación de trabajo, en base al conjunto de técnicas utilizadas, o a los productos creados. Esto da lugar a las fases que abarcan elementos como el diseño, la construcción y la puesta en práctica. Estas fases son las fases técnicas y es un concepto separado de las fases de gestión. Plan del Equipo (Team Plan) Un nivel de plan opcional utilizado como base para un control de la gestión del equipo al ejecutar los Paquetes de Trabajo. Tolerancia (Tolerance) La desviación admisible, por encima y por debajo, de la estimación de un plan en tiempo y coste sin aumentar la desviación al siguiente nivel de gestión. Deben darse cifras de tolerancia separadas para tiempo y coste. Usuario (User) La persona o grupo de personas que utilizará el producto final del proyecto. Paquete de Trabajo (Work Package) El conjunto de información relevante para la creación de uno o más productos. Contiene una descripción del trabajo, la Descripción del Producto, los detalles de cualquier restricción sobre la producción y la confirmación del acuerdo, entre el Jefe de Proyecto y la persona o Jefe de Equipo que vaya a realizar el Paquete de Trabajo, que el trabajo se realizará dentro de esas limitaciones. Programa: es un grupo de proyectos relacionados dentro de una organización. PRINCE2: (PRojects IN Controlled Environment) es un método estructurado de gestión de proyectos. Es una aproximación a las buenas prácticas para la gestión de todo tipo de proyectos que se ha convertido en el estándar de facto para la organización, gestión y control de proyectos (QRPInternational, 2010). Un producto puede ser tangible como por ejemplo una máquina, un documento, software; o puede ser intangible, como un cambio cultural o una estructura organizacional diferente (OGC, 2002) (Suárez, 2010) Paquete de trabajo: es el elemento que define el sistema de autorización de PRINCE2. El paquete que contiene la información relevante para crear uno o más entregables. Estos paquetes de trabajo en PRINCE2 también detallan las restricciones de producción tales como el tiempo y el coste, las 10

11 interfaces y la confirmación de que el trabajo puede realizarse dentro de las restricciones impuestas (Suárez, 2010). Traducción de términos clave (Suárez, 2010) Project Manager, Project Leader: Jefe de proyecto. Team Manager, Team Leader: Jefe de equipo o grupo. Project Board: Junta de proyecto. Corporate or Programme Manager: Jefe o director de programa/corporativo Project Assurance: Monitorización y rendimiento del proyecto. Project Support: Asistencia del proyecto. Project Issue: Incidencia del proyecto. Chairman: Moderador. Scribe: Secretario. Business Case: Caso del negocio. Project Initiation Document (PID): Documento de iniciación. Stage Plan: Plan de etapa. Project Brief: Informe preliminar del proyecto. Product Flow Diagram (PFD): Diagrama de flujo del producto. Product Breakdown Structure (PBS): Estructura de desglose del producto. Invitation to Tender (ITT): Oferta de propuestas. Starting Up a Project (SU): Comenzar un proyecto. Project Charter: Acta de constitución del proyecto 11

12 SIGLAS Y ABREVIATURAS PRINCE. Projects In Controlled Environments (Proyectos en ambientes controlados) ISO. International Standarization Organization (Organización Internacional para la Estandarización) PMBOK. Project Management Body Of Knowledge (cuerpo de conocimiento para la gestión de proyectos) PMI. Project Management Institute (Instituto para la Gestión de Proyectos) CCTA. The Central Computer and Telecommunications Agency OGC. The Office of Government Commerce (OGC) 12

13 INTRODUCCIÓN Este trabajo de grado hace parte del proyecto de investigación <<Tendencias para la implementación de las técnicas de gestión en las áreas de la gerencia de proyectos>> del Grupo de Investigación Nuevas Tecnologías, Trabajo y Gestión de la Especialización en Gestión Integral de Proyectos del Programa Ingeniería Industrial de la Universidad de San Buenaventura Cali. El objetivo general fue establecer los criterios para la implementación del estándar PRINCE2, sobre la dirección de cualquier proyecto sin importar su tipo o tamaño. Para elaborar la monografía se tomó como base una serie de documentos de fuentes confiables, consultados principalmente en bases de datos de universidades reconocidas y páginas de internet de carácter académico, luego de ello se clasificó la información más relevante, teniendo en cuenta su fecha de publicación y autor. Sobre el estándar PRINCE2 se revisaron las diferentes variaciones o versiones que esta metodología ha sufrido a lo largo de su historia, para finalmente enfocarnos en la última versión que fue publicada en el 2009 y de esta conocer los procesos y sub-procesos que define, para orientar los criterios de aplicabilidad dentro del ciclo de vida genérico de un proyecto. La metodología PRINCE2 ha tenido diferentes variaciones desde que se publicó la primera versión, pero estos cambios han sido básicamente propuestos por los mismos usuarios que emplean el estándar, teniendo como principales objetivos simplificar sus procesos y hacer más sencilla su aplicación a todo tipo de proyecto. PRINCE2 nació inicialmente como PRINCE, que a su vez está basado en otro método llamado PROMPT, el cual fue desarrollado en el Reino Unido para manejar proyectos en el ámbito estatal, principalmente en el área informática, definiéndose como un estándar para manejar proyectos en ambiente controlado y fáciles de gestionar. Poco a poco la metodología se fue extendiendo por Europa y ahora PRINCE2 es empleado a nivel mundial en muchas organizaciones para controlar cualquier tipo proyecto. De acuerdo a lo estudiado en el desarrollo de la investigación y sobre algunas experiencias consultadas de manera general, se puede decir que el éxito de los proyectos no radica solo en la metodología aplicada, sino también en saber cómo cada particularidad de este se adapta al modelo de gestión escogido para su dirección; la aplicación de estos lineamientos debe hacer parte esencial al interior de las organizaciones, sobre la manera en que deben direccionar sus proyectos. Estos argumentos fueron tomados como base y asimilados dentro de los procesos y sub-procesos de PRINCE2, para definir los criterios que se deben tener en cuenta, sobre la aplicación de esta metodología en la dirección de cualquier proyecto. 13

14 1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA La preocupación con las técnicas de planificación empezó a generar críticas en los años 60, y la investigación en temas de proyectos relacionada con teorías de organización, gestión de recursos humanos y liderazgo empezó a tener un importante papel. Actualmente, las áreas de interés en la gestión y dirección de proyectos se basan en la mejora de competencias, la mejora de los procesos, la mejora de los sistemas de soporte a los procesos que componen la gestión de proyectos, así como la medida y monitorización continua de estos procesos (Azcona Burgos & Gimena Ramos, 2011). El desarrollo de competencias basadas en estándares, y el propio desarrollo de los estándares, implica la existencia de relevantes cuerpos de conocimiento. Estos cuerpos constituyen un conjunto de conocimientos, prácticas y metodologías probadas que son aplicables en la mayoría de los proyectos y que han sido consensuados por una comunidad de expertos en la gestión de proyectos. Esto no significa que este cuerpo de conocimientos tenga que ser utilizado de forma uniforme y estructurada en todos los proyectos que se acometan; sin embargo, el cuerpo de conocimientos establece los conocimientos que deberían ser aplicados. El director de proyectos debe determinar siempre cuáles son los conocimientos necesarios que tiene que aplicar a sus proyectos en función del tipo y el tamaño del proyecto que esté gestionando. Así mismo, el cuerpo de conocimientos proporciona un léxico común de la dirección de proyectos, facilitando de esta forma la comprensión y el entendimiento común entre los profesionales de la gestión de proyectos (Azcona Burgos & Gimena Ramos, 2011). El estándar PRINCE2, registrado por la Oficina de Comercio del Gobierno del Reino Unido, es un método estructurado de gestión de proyectos que se basa en las buenas prácticas para la gestión de proyectos. Este estándar es ampliamente utilizado para la organización, gestión y control de proyectos no sólo en la Unión Europea sino a nivel mundial (Suárez, 2010). Actualmente, existen organizaciones, en alrededor de 150 países, que implementan este estándar y hay más de personas certificadas a nivel mundial (QRPInternational, 2010). El modelo PRINCE2, facilita una serie de procesos que explican qué debe ocurrir y cuando dentro del proyecto, de manera que cualquier proyecto guiado con este método debe incorporar estos procesos en alguna forma, pero lo más importante, es ajustar el Modelo de Procesos a los requisitos del proyecto en el que particularmente se esté trabajando, no obstante, las organizaciones muchas veces desconocen los beneficios de aplicar una metodología para la gestión de sus proyectos, por lo general lo asocian a una metodología de gestión con la burocracia organizacional (Jean-Claude Scheid, Los Grandes Autores en Administración, 1986). (Addati, 2013) 14

15 1.1 PLANTEAMIENTO DE LA PREGUNTA Por lo anterior, se genera la siguiente pregunta de investigación: Cuáles son los criterios para la implementación del estándar PRINCE2? 15

16 2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL Establecer los criterios para la implementación del estándar PRINCE2 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Generar una base de datos digital con la literatura especializada sobre el estándar PRINCE2. 2. Revisar de la literatura especializada seleccionada los criterios a considerar para la implementación del estándar PRINCE2. 3. Redactar una monografía con el análisis de la información seleccionada para la implementación del estándar PRINCE2. 16

17 3. JUSTIFICACIÓN Este proyecto entregará una base de datos digital y/o física con la literatura especializada sobre el estándar PRINCE2. Igualmente, se revisará de la literatura especializada seleccionada los criterios a considerar para la implementación del estándar PRINCE2 y finalmente se redactará una monografía con el análisis de la información seleccionada para la implementación del estándar PRINCE2. Teniendo en cuenta lo anterior, el aporte de este documento es guiar a los lectores en el uso PRINCE2 en la gestión de proyectos, basado en los criterios de implementación analizados. 17

18 4.1 MARCO DE ANTECEDENTES 4. MARCO REFERENCIAL PRINCE fue creado en 1989 por The Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) después renombrada como The Office of Government Commerce (OGC), oficina gubernamental de comercio en español. PRINCE se basó originalmente en PROMPT, un método para la gestión de proyectos creado por Simpact Systems Ltd en PROMPT fue adoptado por la CCTA en 1979 como el estándar para utilizar en todos los proyectos de sistemas de información para el gobierno (CHOY, 2011). Dado que el uso de PRINCE se popularizó y empezó a aplicarse en otros ámbitos externos a las tecnologías de la información, en 1996 se publica una segunda versión denominada PRINCE2, después de aportaran a su elaboración un consorcio de unas 150 organizaciones europeas, como un método de gestión de proyectos estándar. (Suárez, 2010) (CHOY, 2011). En 2002 y 2005 PRINCE2 fue actualizado consultando a la comunidad internacional usuaria del método. Posteriormente, en el año 2009 la Oficina de Comercio del Gobierno de Reino Unido publicó una nueva versión del método, haciendo el método más simple y fácilmente personalizable, atendiendo así una petición común de los usuarios. La versión revisada tiene siete principios básicos, siete temas y siete procesos que contribuyen al éxito del proyecto (Suárez, 2010) (CHOY, 2011) (Coz Fernández, 2011). La estructura del método PRINCE2 versión 2005 está organizada principalmente en tres partes: componentes, procesos y técnicas. Los componentes son áreas de conocimiento que deben aplicarse al proyecto cuando corresponda, los componentes son implementados mediante los procesos, que son los elementos que explican qué debe ocurrir y cuándo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Las técnicas ofrecidas son métodos de trabajo de uso opcional pero muy recomendable. Además, hace una división de roles o papeles a desempañar por los distintos participantes en el proyecto. (Ramírez J. L., 2009) DIFERENCIAS ENTRE VERSIONES En la nueva versión de PRINCE ha habido algunos cambios en la estructura del método respecto a la versión de 2005, anteriormente descrita. Ahora a los componentes se los denomina temas, y hay 7 temas en vez de 8, los procesos también quedan en 7 procesos en vez de 8, solo se describen 2 técnicas y tenemos 8 roles frente a los 10 que teníamos antes. (Ramírez J. L., 2009). En los siguientes numerales se especificarán las diferencias entre las dos últimas versiones. 18

19 DIFERENCIAS DE PROCESOS La tabla 1 especifica las diferencias de procesos. Tabla 1. Procesos PRINCE2 versiones 2005 y Versión Versión Proceso [SU] Comienzo de un Proyecto (Starting Up a Project). [IP] Inicio de un Proyecto (Initiating a Project). [DP] Dirigir un Proyecto (Directing a Project). [CS] Controlar una Fase (Controlling a Stage). [MP] Gestión del Suministro de Productos (Managing Product Delivery). [SB] Gestión del Límite de las Fases (Managing Stage Boundaries). [CP] Cerrar un Proyecto (Closing a Project). [PL] Planificación (PLanning) DIFERENCIAS DE TEMAS La tabla 2 especifica las diferencias de Temas. Tabla 2. Temas PRINCE2 versiones 2005 y 2009 Temas Versión Versión Proceso de Negocio (Business Case). Organización (Organization). Planes (Plans). Controles (Controls). Riesgo (Management of Risk). Calidad (Quality in a project environment). Gestión de la Configuración (Configuration Management). Control del Cambio (Change Control). Progreso (Progress) DIFERENCIAS DE TÉCNICAS La tabla 3 especifica las diferencias de técnicas. Tabla 3. Técnicas PRINCE2 versiones 2005 y Versión Técnicas 2005 Planificación en Base del Producto (Product-based planning). Control del Cambio (Change control). Versión

20 Versión Versión Técnicas Revisión de la Calidad (Quality review) DIFERENCIAS DE ROLES La tabla 4 especifica las diferencias de roles. Tabla 4. Roles PRINCE2 versiones 2005 y Rol Versión Versión Consejo/Junta Directiva (Project Board). Usuario Representativo (Senior User). Director Ejecutivo (Executive). Suministrador/Proveedor Representativo (Senior Supplier). Jefe de Proyecto (Project Manager). Jefe de Equipo (Team Manager). Responsable de Garantía (Project Assurance). Responsable de Soporte (Project Support). Bibliotecario de la Configuración (Configuration Librarian). Oficina de Soporte de Proyecto (Project Support Office) ANTECEDENTES CRONOLÓGICOS En los siguientes numerales se presentan los antecedentes de autores que han hecho referencia al estándar PRINCE2, según el período de publicación APORTES AÑOS 2009 Y 2010 La tabla 5 hace referencia a los aportes realizados por los autores en los años 2009 y Autor y año Maestro Juan Antonio, 2009 Tabla 5. Antecedentes. Años Objetivo Método Resultado Conclusión Comparar el sistema PRINCE2 vs PMBOK Comparativo PRINCE2 está más orientada a la práctica que a la enseñanza y, se podría decir que está enfocado a tener más probabilidades de éxito en el desarrollo de los proyectos 20

21 Autor y año (Mariño, 2010) Objetivo Método Resultado Conclusión Evaluar metodologías para la gestión de proyectos, que indiquen estándares internacionales, útiles para la propuesta de Guía para la presentación de proyectos. Investigación tipo Cualitativa PRINCE2 Se basa en la calidad del producto, lo cual significa que los planes del proyecto se centran en entregar resultados, y no simplemente en planear cuándo se realizarán las actividades. Así mismo se centra en procesos, y cada proceso se define con sus entradas y salidas, los objetivos que se lograrán y las actividades que se realizarán. El aporte de PRINCE2 para la guía práctica de proyectos se relaciona con trabajar en base a los procesos presentando entradas y salidas, acompañados cada uno por entregables que representan los resultados asociados a productos. (Suárez, 2010) ((QUT), 2010) Estudiar metodología Gestión Proyectos PRINCE2. la de de Evaluar el impacto de PRINCE2 en el desempeño del proyecto Investigativo PRINCE2 constituye una aproximación estructurada a la gestión de proyectos, proporciona un método para gestionar proyectos dentro de un marco de trabajo claramente definido. Describe procedimientos para coordinar personas y actividades en un proyecto, cómo diseñar y supervisar el proyecto y los pasos a seguir si ocurre alguna desviación de lo planificado y es necesario realizar ajustes. Mapas Conceptuales, lluvia de ideas, juicio de expertos Después del estudio exhaustivo realizado, encontramos que PRINCE2 es una metodología de gestión de proyectos muy versátil y completa. Se ajusta a cualquier tipo de proyecto, sin necesidad de ser un proyecto software, con requisitos de tamaño muy variables. Tiene la gran ventaja de que es una metodología que puede aplicarse parcialmente, de forma que puede introducirse paulatinamente en una organización, o incluso pueden tomarse algunas de sus prácticas y aplicar otra metodología para la gestión del resto del proyecto. - In remarkable contrast to the Other project management frameworks, the PRINCE2 framework and manuals are perceived to have almost no significant problems or issues. This is a crucial finding. PRINCE2 (framework and manual) is perceived as a very robust, comprehensive and pragmatic project management framework which underwrites project success. Although numerous problems and issues were suggested, overall PRINCE2 participants ranked these very low. Conversely, participants ranked many existing PRINCE2 features as very effective in mitigating serious problems in other themes. - The major problems and issues which PRINCE2 participants believe impede the success of projects using PRINCE2 are demonstrably not methodological, but rather organizational APORTES AÑO 2011 La tabla 6 hace referencia a los aportes realizados por los autores en el año

22 Autor y año (Coz Fernández, 2011) (Preschern, 2011) (Azcona Burgos & Gimena Ramos, 2011) Tabla 6. Antecedentes del año Objetivo Método Resultado Conclusión Integrar la metodología de construcción de SPL de desarrollo con las buenas prácticas internacionales de gestión de proyectos como PRINCE2 permitirá dar un soporte necesario de gestión y control a la metodología planteada. Proporcionar al personal del Ministerio de Administración Local de Trinidad y Tobago y al personal de las corporaciones municipales la formación en gestión de proyectos necesaria que les permitiera desarrollar habilidades y conocimientos en temas de gestión. Esquematizar de manera lasparticularidades de los estándares y de las metodologías más relevantes de manera que se pueda analizar lo adecuado de su uso de forma simple y rápida. Investigativo. Aplica metodología EODAM (Exemplar Oriented Database Methodology) y PRINCE2 Investigativo La planificación del trabajo se realizará siguiendo las directrices marcadas por las recomendaciones de PRINCE2, y el proceso de Planificación incluyendo: un plan de calidad, un plan del proyecto y un plan de excepción.en PRINCE2 se diferencian fases técnicas, cuyo objetivo son el desarrollo de los productos del proyecto, y fases de gestión, cuyo objetivo son el control y seguimiento del proyecto por parte de los roles con esa función. PRINCE 2 es la metodología que el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) ha elegido para llevar a cabo la gestión de proyectos. Aunque esta metodología fue desarrollada originalmente como la normativa de gestión de proyectos de sistemas de información utilizada por el gobierno del Reino Unido, en la actualidad representa un método genérico de gestión de proyectos cada vez más utilizado en todo el mundo. El éxito de un proyecto es más probable cuando se dispone de un proceso bien definido para desarrollar el proyecto, generalmente esto se hace aplicando un estándar e implementando una metodología de gestión de proyectos. Para la mayoría de empresas, unos objetivos claros y un proceso bien definido son imprescindibles para el desarrollo de un proyecto. Se considera que el PRINCE2 resulta más útil a nivel práctico (incluso se puede usar como metodología si necesidad de grandes modificaciones) y más completo en cuanto a los grupos de procesos propuestos. Las fases de gestión de todo el proyecto nos permitirán poner controles intermedios entre las fases técnicas (según la metodología EODAM) Siguiendo las indicaciones de PRINCE2, las fases de gestión no se solapan y nos permiten, mediante el proceso de Gestión de los límites de una fase, que los roles de decisión revisen los entregables del proyecto, costes y tiempos y los validen. Tras una exposición detallada de los elementos de la metodología PRINCE2, se decidió iniciar el proceso de adoptar la metodología para la gestión de sus proyectos porque ofrece las siguientes ventajas: Un método de entrega adecuado. Facilidad de transferencia de lecciones aprendidas a través de la propia metodología. La posibilidad de formación virtual o con cd-rom. Periodos de formación cortos. - Los 7 estándares objeto de comparación permiten observar diferentes formas de elaborar guías útiles para cualquier tipo de proyecto. A diferencia de las metodologías, los estándares son siempre aplicables en cualquier contexto y todos ellos reúnen información similar estructurada de diferentes formas y con interesantes variaciones que los hacen únicos - Como conclusión al estudio, se considera oportuna mencionar el papel meramente teórico de los estándares, orientados a la didáctica y a las certificaciones, y que impide su aplicación en el mundo laboral. Las metodologías, sin embargo, poseen un gran valor práctico (se adaptan a las particularidades de cada organización) y suponen la herramienta a la que recurren los gestores que se enfrentan al desarrollo de un proyecto. El estándar que más se acerca a la práctica es el PRINCE2, mientras que el PMBOK ha sido ampliamente utilizado para desarrollar metodologías pero no para dirigir proyectos directamente.' 22

23 Autor y año (Montes, Gimena, Pérez, & Mauricio, 2011) Objetivo Método Resultado Conclusión Análisis del enfoque del proceso de seguimiento y control planteado en cuerpos de conocimiento y estándares de la gestión de proyectos. Análisis Instrumento que represente la visión global de los cuerpos de conocimiento y pueda ser utilizado para evaluar los factores que deben ser objeto de seguimiento y control al ejecutar un proyecto. - Se considera que con la distribución de procesos de gestión en PRINCE un director de proyecto puede identificar con facilidad las actividades que corresponden a seguimiento y/o control, y también la secuencia para su aplicación. La división en segmentos de gestión con una evaluación permanente puede mejorar el resultado del proceso, puesto que induce que el responsable tenga contacto permanente sobre los hitos y límites entre cada una de las fases APORTES AÑOS 2012 Y 2013 La tabla 7 hace referencia a los aportes realizados por los autores en los años 2012 y Autor y año (Montes, Reyes, Gimena, & Mauricio, 2012) (Calle Pintado, 2013) Tabla 7. Antecedentes del año 2012 al Objetivo Método Resultado Conclusión Analizar el conflicto en equipos de trabajo en la dirección de proyectos. Elaborar el modelado de los procesos, que la unidad de gestión de soluciones del banco ALFA ejecuta para atender los reclamos de sus clientes Análisis, estrategias cualitativas y cuantitativas La metodología seleccionada para el proyecto fue PRINCE2 (Projects In Controlled Enviroment). - Implementación de la automatización de tres procesos de atención de reclamos del Banco ALFA en una máquina virtual facilitada por la especialidad de ingeniería informática, utilizando el software BPMS de Aura Portal - En el método Projects in Controlled Environments (PRINCE2), la gestión de conflictos es una competencia técnica del director de proyectos y del equipo, sin hacer mayor profundización (Office of Government Commerce, 2009). - El uso de algunos mecanismos de resolución de conflictos, como la negociación, mejora el desempeño del proyecto. La elaboración frecuente de informes de avance aumenta las posibilidades de obtener mejores resultados. El desarrollo de habilidades generales de dirección de proyectos se valora como un aspecto importante para mejorar la capacidad de gestión y así obtener mayor disposición hacia la resolución del conflicto -Se ha demostrado que un adecuado diseño modular de los procesos da una gran flexibilidad para modificarlos en tiempo de ejecución. De modo tal, que se cuenta con la posibilidad de realizar una mejora continua a los procesos 23

24 Autor y año (Díaz de Mera, González, & Sebastián, 2013) Objetivo Método Resultado Conclusión.Realizar un análisis comparativo, de gestión a nivel de proyecto, de alguno de los modelos predictivos utilizados para la gestión de proyectos Análisis comparativo - El modelo PRINCE2, facilita una serie de procesos que explican qué debe ocurrir y cuando dentro del proyecto, de manera que cualquier proyecto guiado con este método debe incorporar estos procesos en alguna forma, pero lo más importante, es ajustar el Modelo de Procesos a los requisitos del proyecto en el que particularmente se esté trabajando, es decir, la prioridad para el modelo PRINCE2 no es la gestión por procesos, sino la gestión por fases. Un proyecto PRINCE2 se planifica, monitoriza y controla fase a fase, está orientado a la definición y entrega de productos, en particular, de sus requisitos de calidad, divergiendo de los procesos ampliamente. 24

25 4.2 MARCO CONCEPTUAL Teniendo en cuenta que PRINCE2 es un estándar para la gestión de proyectos, a continuación se mencionarán las definiciones de los siguientes conceptos: Gestión de Proyectos Estándar de Proyectos GESTIÓN DE PROYECTOS En la Tabla 8 se recompilan las definiciones del concepto Gestión de Proyectos, expuestas por los diferentes autores consultados. Autor, Año (Suárez, 2010) (CHOY, 2011) citando a (Domingo, 2000) (CHOY, 2011) citando a PMI (2008) (CHOY, 2011) citando a IPMA (2006) (CHOY, 2011) citando a Lewis (Casal, 2004) (Ramírez, Guerrero Chanduví, & De los Ríos Carmenado, 2011) citando a (Poveda, González, & Gómez-Senent, 2007) (Ramírez, Guerrero Chanduví, & De los Ríos Carmenado, 2011) citando a De Cos (2007) (Ramírez, Guerrero Chanduví, & De los Ríos Carmenado, 2011) Citando a Guerra et al. (2002) (Ramírez, Guerrero Chanduví, & De los Ríos Carmenado, 2011) citando a Para De Heredia (2007) (Ramírez, Guerrero Chanduví, & De los Ríos Carmenado, 2011) citando a Kerzner (2006) (Ramírez, Guerrero Chanduví, & De los Ríos Carmenado, 2011) citando a IPMA (2009) (Ramírez, Guerrero Chanduví, & De los Ríos Carmenado, 2011) citando a PMI (2008) (Ramírez, Guerrero Chanduví, & De los Ríos Carmenado, 2011) citando a P2M (2005) (Ramírez, Guerrero Chanduví, & Tabla 8. Definición de gestión de proyectos de algunos autores. CONCEPTO Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer sus requisitos. Incluye Planificación, organización, selección de personal, ejecución y control de las operaciones de una empresa Gestión de proyectos es el conjunto de actividades encaminadas a ordenar, disponer y organizar los recursos y las necesidades para completar con éxito un proyecto dado Es la aplicación de conocimientos, aptitudes, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto, encaminadas a satisfacer o colmar las necesidades y expectativas de las entidades y organizaciones involucradas en un proyecto Consiste en la planificación, organización, monitoreo y control de todos los aspectos de un proyecto, así como la motivación de todos aquellos implicados en el mismo, para alcanzar los objetivos del proyecto de una forma segura, y satisfaciendo las especificaciones definidas de plazo, costo y rendimiento. Ello también incluye el conjunto de tareas de liderazgo, organización y dirección técnica del proyecto, necesarias para su correcto desarrollo Consiste en facilitar la planificación, el calendario y el control de todas las actividades que tienen que realizarse para conseguir los objetivos del mismo Se refiere a las tareas y decisiones del director, el manejo de los recursos humanos involucrados en el proyecto, a la capacidad de liderazgo sobre los miembros del equipo de proyecto, y a las relaciones con otras entidades involucradas en el desarrollo del proyecto. (Poveda, González, & Gómez-Senent, 2007) El conjunto de aptitudes, técnicas y métodos que, utilizando todos los recursos disponibles, permiten la consecución de los objetivos del proyecto en las condiciones más económicas La aplicación de conocimientos, metodologías, técnicas y herramientas para la realización de actividades temporales con objeto de transformar ideas en realidades. De esta forma, se puede considerar una aproximación estructurada a cómo las organizaciones gestionan sus actividades no recurrentes El proceso de optimización de los recursos puestos a disposición del proyecto, con el fin de obtener sus objetivos o el proceso de conducción del esfuerzo organizativo, en el sentido del liderazgo para obtener los objetivos del proyecto La planeación, organización, dirección y control de los recursos de la compañía para un objetivo relativamente a corto plazo que ha sido establecido para completar metas y objetivos específicos Es la planificación, organización, supervisión y control de todos los aspectos de un proyecto y la dirección y liderazgo de todo lo necesario para alcanzar los objetivos del proyecto de forma segura y dentro de unos criterios acordados de tiempo, coste, alcance y rendimiento/calidad Es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo Es la capacidad profesional para ofrecer, con la debida diligencia, un producto del proyecto que cumple con una misión determinada, mediante la organización de un equipo dedicado al proyecto, la combinación efectiva de los métodos y técnicas de gestión y técnicos más adecuados, y la elaboración de la división del trabajo y los medios de ejecución más eficiente y eficaz La planificación, delegación, seguimiento y control de todos los aspectos del proyecto, así como 25

26 Autor, Año De los Ríos Carmenado, 2011) citando a PRINCE2 (2007) (Addati, 2013) (Nieto, 2007) (Cuadrado, 2008) (Luna Rivera, 2005) CONCEPTO la motivación de los involucrados, para alcanzar los objetivos del proyecto dentro de las metas de desarrollo previstas en términos de tiempo, coste, calidad, alcance, beneficios y riesgos La gestión de Proyectos se encarga de organizar y administrar todos los recursos de manera tal que se pueda concretar todo el trabajo requerido por un proyecto, dentro de los plazos y el presupuesto que se ha definido. Y para gestionar proyectos, no sólo dentro del campo de las TICs, sino en cualquier tipo de industria, se han desarrollado una serie de estándares basados en las mejores prácticas y experiencias de expertos. La intención de toda gestión de proyectos es convertir en algo normal lo que en muchas ocasiones se ha considerado excepcional, como es la consecución de los objetivos de resultado, los costes y plazos de la operación, un seguimiento y control de calidad sobre los procesos a tratar, detección de desviaciones producidas por fuentes internas/externas, etc. La gestión de proyectos ha existido desde tiempos remotos, no con un nombre tan especifico, pero se ha visto asociada a las diferentes actividades que ha desarrollado el ser humano, tales como la cacería, cosecha, campanas militares, procesos de industrialización, entre otras, puesto que tales tareas implicaron aplicar conceptos de planeación, estrategia, logística, quizás de una forma empírica, pero estos avances permitieron llegar a la civilización que conocemos hoy. Administración de proyectos es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requerimientos establecidos ESTÁNDAR DE PROYECTOS En la Tabla 9 se hace referencia a la definición consultada de Estándar de Proyecto. Tabla 9. Definición de Estándar de Proyecto de algunos autores Autor, Año CONCEPTO (N. Zabaleta Etxebarria N1, Estos estándares constituyen un conjunto de conocimientos, prácticas y metodologías probadas 2012) que son aplicables en la mayoría de los proyectos y que han sido consensuados por una comunidad de expertos en la gestión de proyectos. Pero es necesario analizar cómo responden estos estándares a los factores críticos en la consecución del éxito de los proyectos. 26

27 4.3 MARCO TEÓRICO La estructura del marco teórico del presente trabajo está conformada por las variables de investigación definidas para dar respuesta al objetivo general y a la variable dependiente establecida. En este sentido, las variables independientes definidas son i) Puesta en Marcha de un Proyecto ii) Iniciar el Proyecto iii) Dirigir el Proyecto iv) Controlar una fase v) Manejar la entrega del producto vi) Manejar los límites de fase vii) Cierre de Proyecto y estas a su vez con sus respectivas covariables. En la Tabla 10 se especifican las variables independientes, las cuales son los procesos del estándar PRINCE2, y los distintos autores que hacen referencia a cada uno de estos procesos. Tabla 10. Autores que hacen referencia a los procesos PRINCE2. VARIABLE AUTOR Puesta en Marcha de un Proyecto Iniciar el Proyecto Dirigir el Controlar Proyecto una fase Manejar la entrega del producto Manejar los límites de fase Cierre de Proyecto Choy, 2011 Suarez, 2010 Coz, Montes, Gimena, Pérez, Silva, 2011 Mariño, Calle Lizet, Turley Frank, 2011 Azcona Santiago, 2011 Montes Maricela, 2012 Montes Maricela, 2011 Díaz de Mera Prado, 2013 Maestro Juan Antonio, 2009 Soler Servino Jose, 2012 (Addati, 2013) (Cuadrado, 2008) (Luna Rivera, 2005)

28 En la figura 1 se muestra un diagrama de procesos de PRINCE2 el cual ilustra la interacción entre los procesos anteriormente descritos. (Turley, 2011). Figura 1. Diagrama de Procesos PRINCE2. Fuente: (Turley, 2011) 28

29 4.3.1 PUESTA EN MARCHA DE UN PROYECTO Se trata de un proceso pre-proyecto muy corto que reúne los datos necesarios para comenzar el proyecto. Puede ser breve. Su objetivo es proporcionar una estructura para que el proyecto empiece con buen pie y que esté compuesto de seis actividades (Turley, 2011). En la Tabla 11 se especifican los autores que hacen referencia a cada actividad que hace parte del proceso Puesta en Marcha de un Proyecto. Tabla 11. Autores que hacen referencia a los subprocesos del proceso Puesta en Marcha. COVARIABLE AUTOR Nombrar al ejecutivo y al director de proyecto Registrar lecciones anteriores Diseñar y nombrar al equipo de gestión del proyecto Preparar el caso de negocio preliminar Seleccionar el enfoque del proyecto y elaborar el expediente del proyecto Planificar la fase de inicio Choy, Suarez, 2010 Coz, 2011 Mariño, 2010 Turley Frank, 2011 Azcona Santiago, 2011 Montes Maricela, 2012 Cuadrado, 2008 Luna Rivera,

30 4.3.2 INICIAR EL PROYECTO El proceso examina la justificación del proyecto y crea la Documentación de Inicio del Proyecto (PID) que incluye el Plan del Proyecto (Project Plan). Este proceso se realiza una vez durante el ciclo de vida del proyecto. Sirve para realizar un trazado de cómo se puede gestionar la totalidad de un proyecto, y lo plasma en un contrato denominado documento de inicio del proyecto (PID Project Initiation Document). Este documento tiene por objetivo el establecimiento de un entendimiento común de los elementos críticos del proyecto. (Medina Morales, 2010) En la Tabla 12 se especifican los autores que hacen referencia a cada actividad que hace parte del proceso Iniciar el Proyecto. COVARIABLE Preparar la estrategia de gestión del riesgo Tabla 12. Autores que hacen referencia a los subprocesos del proceso Iniciar el Proyecto. Preparar la estrategia de gestión de la configuración Preparar la estrategia de gestión de la calidad Preparar la estrategia de gestión de la comunicación Establecer los controles del proyecto Crear el plan del proyecto Perfeccionar el caso de negocio Prepara la documentación de inicio del proyecto AUTOR Choy, Suarez, 2010 Coz, 2011 Mariño, 2010 Calle Lizet, 2013 Turley Frank, 2011 Azcona Santiago, 2011 Montes Maricela, 2012 Cuadrado, 2008 Luna Rivera,