Procedimiento de Pagos de Tesorería 1.0 OBJETIVO ALCANCES POLITICAS RESPONSABILIDADES Y/O FUNCIONES DEFINICIONES.

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1 CONTENIDOS 1.0 OBJETIVO ALCANCES POLITICAS RESPONSABILIDADES Y/O FUNCIONES DEFINICIONES FORMAS DE PAGO CALENDARIO DE PAGO TIPOS DE PAGOS DESCRIPCION DEL PROCESO ANEXOS Y FORMULARIOS. 15 CONTROL DE MODIFICACIONES Revisión Nº Fecha Descripción del cambio Elaborado por 0 Septiembre 2013 Revisión inicial Verónica Flores 1

2 1.0 OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es reglamentar la realización de todos los pagos que efectúe Enaex S.A. y Enaex Servicios S.A., de aquí en adelante Enaex, la Compañía o la Empresa, de tal forma de mantener la continuidad de las operaciones. 2.0 ALCANCES El alcance del presente procedimiento es para toda la compañía, todos los departamentos y todas las personas que se desempeñan tanto en Enaex S.A. como Enaex Servicios S.A. que requieran efectuar pagos de bienes y/o servicios para desarrollar sus operaciones normales. Contempla desde los documentos recibidos por el área contable hasta la salida del pago de. Cualquier aspecto no contemplado en este documento debe ser consultado a Jefe de Corporativa. 3.0 POLITICAS De acuerdo a las políticas de la compañía los pagos a Acreedores (facturas, cuentas de cobro, honorarios etc.) son a 30 días calendario, contados a partir de la fecha de recibido el documento de cobro en cualquiera de las dependencias autorizadas, la cual es reconocida a través de la asignación imputada en cada documento. Las políticas de la compañía para el pago de anticipos a acreedores por bienes y servicios de obras contratadas, contempla como requisito, acompañar una Boleta de Garantía que respalde el valor total del anticipo, este procedimiento debe ser comunicado por el área de compras al momento de la generación del Pedido y controlado por el área contable en el momento del registro del documento. 4.0 RESPONSABILIDADES Y/O FUNCIONES Los responsables que participan en la ejecución del procedimiento son: Gerente de Finanzas: Corresponde al Gerente del área, quién deberá velar por la aplicación de este procedimiento y firmar en su calidad de Apoderado de la compañía los documentos de pago. Jefe de Corporativa: Es la persona que dentro de la empresa tiene la responsabilidad de administrar y coordinar el manejo eficiente y eficaz de los recursos financieros de la empresa, haciendo cumplir las normas, procedimientos y plazos 2

3 establecidos para la generación de los pagos, y como delegado facultado aprueba pagos en línea. Asistente de : Es la persona que cumple la función de generar los cheques y vales vistas para el pago de las obligaciones generadas, como así también el responsable de hacer llegar al acreedor o solicitante por diferentes medios, el documento que hace efectivo el pago. Analista de : Es la persona que tiene la responsabilidad de realizar los pagos masivos de los acreedores, a través del transfer de Acreedores y transferencias bancarias de los pagos en moneda extranjera. Supervisor de Cuentas por pagar: Es la persona que dentro del área de contabilidad de la compañía tiene a cargo el personal responsable de generar los registros contables que dan el origen a la obligación en SAP, y que permite generar el pago conforme a las condiciones establecidas en la compra o compromiso. Solicitante: Corresponde a la persona de cualquier área de la compañía que requiera del pago de un compromiso contraído a nombre de la empresa; su responsabilidad es cumplir con los procesos establecidos para generar estas solicitudes. Autorizado (a): Es la persona dueña del Centro de Costos y en conocimientos de sus límites de pagos, que por instrucciones expresas y directas de la compañía, está facultada a entregar su aprobación para la generación de un pago. Esta persona tiene la responsabilidad de validar el origen y el cumplimiento de este procedimiento u otros procedimientos distintos para otros tipos de desembolsos. 5.0 DEFINICIONES: Comprobante de Egreso: Corresponde al comprobante contable que acompaña los documentos que respaldan y sustentan el pago efectuado, sea este documento físico o electrónico por sistema SAP. Beneficiario: Es la persona, o entidad a cuyo nombre se gira el pago de una obligación adquirida por la empresa. Obligación: Corresponde al registro contable que realiza el área de contabilidad en el sistema SAP y que origina el compromiso de pago. Fecha Asignación: Es la fecha de pago que el área de Contabilidad indica a cada Factura en SAP de acuerdo a la fecha de vencimiento. 3

4 Vale Vista: El Vale Vista Empresa, es un documento de valor que representa dinero en efectivo, es emitido a favor del Beneficiario, y se hace efectivo en forma inmediata al momento de ser presentado al banco, tiene una duración de 3 años para ser cobrado. Cheque: El cheque se emite Nominativo y Cruzado, y es extendido a nombre del Beneficiario del compromiso, sin excepción, y solo puede ser cobrado por éste. El plazo para hacerlo efectivo es de 60 días. Pagos Masivos: Corresponden a los pagos efectuados a través de transferencias bancarias directas en las cuentas corrientes de los beneficiarios, y la emisión de Vale Vista a nombre del beneficiario quien retira directamente en Sucursal del Banco. Transferencias: Las transferencias corresponden a traspasos de fondos directamente a otros beneficiarios o empresas. Remesa: Corresponde al monto solicitado a transferir por las plantas u oficinas, para cubrir pagos de la operación. Requerimiento de Pago: Es el formulario que se debe hacer llegar junto con la documentación que sustenta la solicitud, con el cual el área de contabilidad realiza el registro de la obligación contable. Requerimiento de Pago Moneda Extranjera: Es el formulario que se debe hacer llegar junto con la documentación que sustenta la solicitud, con el cual procesa el pago en moneda extranjera. 6.0 FORMAS DE PAGOS: Pagos masivos a través de Transferencia bancaria: Son aquéllos que se transmiten a través de un archivo generado de SAP al banco desde su página Web, y son pagados por una instrucción escrita, solicitando el pago por el valor total de la transmisión, firmada por dos apoderados de la empresa. 4

5 Pagos masivos a través de Vales Vistas Empresas: Corresponden a vales vistas emitidos por el Banco y entregados a nuestra empresa. Se ordena su emisión a través de un archivo generado desde SAP directamente al banco desde su página Web, los cuales son autorizados tanto por el Gerente de Finanzas a través de su firma en el documento de respaldo, como también por el Jefe de Corporativa en la página Web del Banco. Pagos a través de emisión de cheque: Son pagos efectuados a través de la emisión de cheque nominativo y cruzado; los ejecuta el Asistente de en Caja, por expresa instrucción del Jefe de Corporativa; todo cheque lleva la firma de dos apoderados autorizados. Pagos a través de Instrucciones Escritas: Los traspasos de fondos a cuentas corrientes de la compañía de distintas entidades bancarias, o a un tercero, serán ordenados a través de una instrucción escrita firmada por dos apoderados autorizados. Transferencias entre cuentas propias o cuentas inscritas: Son aquellas transferencias que se realizan entre las distintas cuentas corrientes de Enaex S.A. y Enaex Servicios S.A. directamente desde la página Web del Banco, autorizadas por el apoderado delegado. Pagos en línea: Corresponde a pagos efectuados directamente desde la página web de la Institución Fiscal con quién se tiene el compromiso, y son autorizados por el Apoderado Delegado. 7.0 CALENDARIO DE PAGOS Para todos los desembolsos que se efectúen en, mediante las formas de pago descritas anteriormente, se tendrá el siguiente calendario de pago: Pagos Masivos a través de transferencias bancarias. Pagos masivos a Acreedores: Se cancelará una vez a la semana a los Acreedores. Se recibirán facturas y nómina de pago asignadas de parte de Contabilidad Encargado de cuentas por pagar hasta las 12:00 hrs. del día martes; se ejecutará el pago haciéndose efectivo el día jueves de cada semana. En caso de fin de mes o de feriados, se podrá generar una reprogramación de fechas. Para Prillex, Antofagasta, Río Loa, Copiapó y Frioquímica, se recibirán las propuestas de pago hasta el día martes a las 12:00 hrs. 5

6 En caso de no cumplirse con los plazos quedará automáticamente desplazado el pago a la semana siguiente o hasta que se presenten las propuestas. Se realizan avisos automáticos a cada beneficiario del pago. Pagos masivos a Acreedores en Moneda Extranjera: Los pagos efectuados a acreedores extranjeros en Moneda Extranjera, serán efectuados una vez a la semana, los días jueves, de acuerdo a lo indicado en el formulario Requerimiento de Pago Moneda Extranjera Se recibirán requerimientos de pago de parte de los solicitantes hasta las 13:00 hrs. del día miércoles. Se ejecutará el pago haciéndose efectivo el día jueves de cada semana. En caso de fin de mes o de feriados, se podrá generar una reprogramación de fechas. En caso de no cumplirse con los plazos quedará automáticamente desplazado el pago a la semana siguiente. Se realizan avisos automáticos a cada solicitante a través de mail, quiénes comunicarán al beneficiario del pago directamente. Pagos Masivos Remuneraciones del Personal: Las fechas de pagos serán las de acuerdo al calendario indicado por la Gerencia de Personas. La transmisión de la nómina de pagos al banco debe efectuarse en un plazo mínimo de 24 horas antes de la fecha de pago. Se recibirá la nómina de pago por parte de la Gerencia de Personas 48 horas antes de la fecha de pago. 6

7 Contabilidad, deberá entregar el registro de la obligación con 24 hrs. de anticipación al área de tesorería, para la generación del pago. Mediante emisión de Vale vista empresa: Se ejecutará dos veces por semana según el siguiente calendario: Los días martes de cada semana, los vales vistas serán entregados en Caja los días miércoles. Los días jueves de cada semana, los vales vistas serán entregados en Caja los días viernes. Emisión de cheque El Calendario de pagos a través de la emisión de cheque será los días Lunes y Viernes de cada semana. Transferencias entre cuentas propias. Las remesas a las plantas serán transferidas los días martes de cada semana. Los pagos en línea Los pagos efectuados a la General de la República por concepto de Derechos de Aduana e Iva de importaciones, se realizarán de acuerdo a las fechas indicadas por el Encargado de Importaciones, diariamente. Los pagos de Impuestos PPM y F-29 se realizan según calendario indicado por el Encargado de impuestos. 7

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9 8.0 TIPOS DE PAGO En el presente procedimiento se hace mención a los diferentes tipos de pagos que de acuerdo a su concepto, éstos pueden ser: 1.- Facturas, Notas de Créditos, Notas de Débitos, Boletas de Honorarios: Estos documentos se rigen por el Procedimiento de Compras. (Código: GFP/PRC-CORP-005 COM) 2.- Fondos por Rendir, Fondos Fijos e Informes de Gastos: Estos documentos se rigen por el Procedimiento de Fondos por rendir y Fondo Fijo. (Código: GAF/ PRC-CORP-001- FXR) 3.- Compromisos no contemplados en los puntos 1 y 2 y que corresponden a una obligación adquirida por Enaex. Estos pagos requieren de una instrucción expresa y documentada de la persona autorizada, acompañado del Formulario de Requerimiento de pago, según proceda. (Ver anexo 1) Los siguientes son los conceptos de pagos que tienen mayor movimiento durante el año. Para la solicitud de pago se envía un dirigido al Jefe de Corporativa con copia al Supervisor de cuentas por pagar a la jefatura del solicitante, al gerente del área solicitante y al dueño del Centro de Costos. Conceptos Vía pago Documentos de Respaldos Autorización 1 Alumnos en Práctica Vale Vista Mail Instrucción, Boleta de Honorarios generada por contabilidad 2 Anticipo Abogado Vale Vista-Transfer Carta solicitud de los Abogados Dueño Ceco Jefe de Adm. Personas 3 Anticipo Asesoría Vale Vista-Transfer Carta solicitud del Asesor Dueño Ceco 4 Anticipo Consultoría Vale Vista-Cheque Mail Instrucción Gerencia solicitante. Dueño Ceco 5 Anticipo Rol Gerencial Vale Vista Mail Instrucción Gcia. de Personas 6 Aporte Capacitación Vale Vista Mail acompañado de comprobante de pago OTIC 7 Aporte convenido Vale Vista Mail Instrucción Gcia. de Personas SubGte. de Compensaciones Jefe de Capacitación SubGte. de Compensaciones 8 Arriendo Estacionamiento Vale Vista-Transfer Contrato Dueño Ceco 9 Arriendo Inmueble Vale Vista-Transfer Contrato Dueño Ceco 10 Autopista Peaje Vale Vista Boleta o comprobante. Dueño Ceco 11 Beca estudio Cheque Mail Instrucción Jefe de Bienestar 12 Bono de Rentabilidad Vale Vista Mail Instrucción 13 Bono Rentabilidad Rol Gerencial Vale Vista-Transfer Mail Instrucción Gcia. de Personas SubGte. de Compensaciones SubGte. de Compensaciones 9

10 14 Capacitación al personal Vale Vista-Transfer Mail Instrucción Gcia. de Personas Jefe de Capacitación 15 Cartas de Crédito Transfer 16 Cena Social Vale Vista Mail Instrucción Subgerencia de Abastecimiento Mail Instrucción Gerencia solicitante, acompañada de carta de la institución Dueño Ceco Dueño Ceco 17 Combustible Vale Vista-Cheque Mail Instrucción Gerencia solicitante. Dueño Ceco 18 Comisiones Vale Vista-Cheque Mail Instrucción Gerencia de Exportaciones Dueño Ceco 19 Compra dólares Vale Vista-Cheque Carta instrucción Gcia Finanzas 20 Comunicaciones Vale Vista-Cheque Boletas o Facturas Dueño Ceco 21 Contribuciones Vale Vista-Cheque Certificados de contribuciones Dueño Ceco 22 Cotización Isapre Vale Vista-Cheque Mail Instrucción Gcia. de Personas Jefe de Adm. Personas 23 Cuotas deportivo Vale Vista-Cheque Mail Instrucción Gcia. de Personas Jefe de Bienestar 24 Cuotas Asociaciones Vale Vista-Cheque Comprobante de pago Dueño Ceco 25 Deportivos Vale Vista-Cheque Mail Instrucción Gcia. de Personas Jefe de Bienestar 26 DGMN Vale Vista-Cheque Mail Instrucción Gerencia solicitante. Dueño Ceco 27 Dieta Vale Vista-Cheque Mail Instrucción Gerencia solicitante. Gcia General 28 Dividendos Vale Vista-Cheque Archivo definitivo DCV Gcia General 29 Donación Vale Vista-Cheque Mail Instrucción Gerencia solicitante, carta compromiso Dueño Ceco 30 Finiquitos Vale Vista-Cheque Mail Instrucción Gcia. de Personas Jefe de Adm. Personas 31 Flete Vale Vista-Cheque Mail Instrucción Gerencia solicitante. Dueño Ceco 32 Fonasa Vale Vista-Cheque Mail Instrucción Gcia. de Personas Jefe de Adm. Personas 33 Forward Vale Vista-Cheque Contrato de compra/venta Gcia Finanzas 34 Imposiciones Vale Vista-Cheque Mail Instrucción Gcia. de Personas Jefe de Adm. Personas 35 Imposiciones Rol Gerencial Vale Vista-Cheque Mail Instrucción Gcia. de Personas SubGte. de Compensaciones 36 Informe de gastos Vale Vista-Cheque Rendición del Informe de Gastos Dueño Ceco 37 Intereses Vale Vista-Cheque Liquidación del banco o institución financiera. Gcia Finanzas 38 Inversión Vale Vista-Cheque Carta instrucción Gcia Finanzas 39 Multas Vale Vista-Cheque Mail Instrucción Gerencia solicitante. Dueño Ceco 40 Obligación Judicial Cheque Notificación del Juzgado Dueño Ceco 10

11 41 Participación Vale Vista-Cheque Mail Instrucción Gerencia solicitante. Gcia General 42 Patente Vale Vista-Cheque Mail Instrucción Gerencia solicitante. Dueño Ceco 43 Póliza Vale Vista-Cheque Factura Dueño Ceco 44 Préstamo Emergencia Transfer-Cheque Mail Instrucción Gcia. de Personas Jefe de Bienestar 45 Préstamo Estudio Cheque Mail Instrucción Gcia. de Personas Jefe de Bienestar 46 Préstamos Financiamiento Transfer Liquidación del banco o institución financiera. Gcia Finanzas 47 Reg. Marcas - Patentes Vale Vista-Transfer Comprobante de Aviso Dueño Ceco 48 Remuneraciones Rol Gerencial Vale Vista Mail Instrucción Gcia. de Personas SubGte. de Compensaciones 49 Retención Judicial Transfer-Cheque Mail Instrucción Gcia. de Personas Jefe de Adm. Personas 50 Servicios Básicos Vale Vista Boletas o Facturas Dueño Ceco 51 Suscripción Vale Vista-Transfer 52 Swap Transfer-Cheque Mail Instrucción Gerencia solicitante, carta compromiso Liquidación del banco o institución financiera. Dueño Ceco Gcia Finanzas 53 * Tarjetas de Crédito Corporativas Cheque Estado de Cuenta Dueño Ceco * Ver Política Corporativa de Viajes y Gastos de Representación (Código GPF/POL-CORP-002-VGR) 9.0 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO El Proceso de Pago se inicia cuando cualquier Departamento o Área de Enaex manifiesta a, la necesidad de realizar un pago para poder continuar con las operaciones normales de la organización. En general en el proceso de pagos actúan principalmente tres áreas de la empresa, las cuales cumplen diferentes roles de acuerdo a la naturaleza del pago que se necesita realizar. A continuación se describirán los procesos con sus respectivas descripciones dependiendo de su origen y forma. 11

12 1.- Proceso de Pago a Acreedores: Para la realización del pago a Acreedores, el Supervisor de Cuentas por Pagar entregará al Jefe de Corporativa una nómina asignada, según los plazos indicados en el calendario de pagos. Esta nómina es procesada por el Analista de, el cual prepara en el sistema SAP la ejecución de la propuesta de pago según fechas de vencimiento de los compromisos. Posteriormente es transmitida 24 horas antes de la fecha de pago al Banco a través de su página Web. A continuación se emite una instrucción escrita al Banco, solicitando el cargo en la cuenta corriente por el valor total de la transmisión, la cual es autorizada y firmada por dos apoderados de la empresa. 2.- Proceso de Pagos al Personal: 12

13 Para la realización del pago masivo al personal, el Jefe de Adm. Personas debe ejecutar la nómina de pago y transmitirla con 24 horas de anticipación a la fecha de cancelación al Banco a través de su página Web. Posteriormente deberá informar mediante un mail de la persona autorizada, en un plazo mínimo de 48 horas antes de la ejecución de la propuesta de pago, el valor total del compromiso, adjuntando el detalle del registro. Con esta información el área contable genera la obligación contable en el sistema SAP, que le permite al área de emitir una instrucción escrita al Banco, solicitando el cargo en la cuenta corriente por el valor total de la transmisión, la cual es autorizada y firmada por dos apoderados de la empresa. 3.- Proceso de Otros pagos por compromisos adquiridos por la empresa fuera del procedimiento de compras: Ver procedimiento Gestión de compras (punto 6) y verificación de facturas. 13

14 Este proceso dependerá de la naturaleza del compromiso y la del tipo de pago con el cual le corresponda ser cancelado. Todas las solicitudes de pago debe ser entregadas con 48 horas de anticipación al área de y Contabilidad, con el propósito de programar los flujos necesarios y coordinar con el área contable el registro de la obligación, la cual debe ser entregada 24 hrs. antes de la realización del pago. Cada área generadora de estas solicitudes será la responsable de validar y cumplir con los procedimientos y políticas establecidas por la compañía, para la autorización de la generación del pago. Cada una de estas solicitudes debe ser enviada al área de con su correspondiente documento que respalda y sustenta el compromiso, el cual quedará adjunto al comprobante de egreso contable que se genera con la realización del pago, y el Formulario Interno de Contabilidad Requerimiento de pago (anexo1) que le permite a esta área imputar contablemente el compromiso, originando la obligación contable con la cual procesa el pago. 14

15 4.- Proceso de Pago en Línea: Los pagos efectuados a la General de la República por concepto de Derechos de Aduana e IVA de importaciones, se realizan en línea directamente desde la página Web de la. Estas solicitudes son diariamente enviadas vía mail por el Encargado de Importaciones con copia al Jefe de Compras, la autorización del pago en el portal de la General de la República la realiza el apoderado delegado. Los pagos de Impuestos PPM y F-29 se realizan en línea directamente a través de la página del Servicio de Impuestos Internos. Este pago lo transmite al SII el Encargado de Impuestos cuya información ha sido validada por la Subgerente de Contabilidad a través de su V B, la autorización del pago en el portal del SII la realiza el apoderado delegado. Los pagos efectuados a acreedores extranjeros en M/E, serán realizados en línea a través de una transferencia Bancaria, autorizada por el Jefe de Corporativa y el Gerente de Finanzas. Estos pagos serán ejecutados por el Analista de, quien revisará las instrucciones según formulario Requerimiento de Pago Moneda Extranjera (ver Anexo 2. Estas solicitudes deben ser validadas por la persona responsable de la autorización y cumplir con los procedimientos y políticas establecidas por la compañía. Los compromisos deben ser informados con 48 horas de anticipación vía mail por los solicitantes con copia a las personas autorizadas. 15

16 10. ANEXOS Procedimiento de Fondos fijos y Fondos por Rendir. (Código GAF/ PRC-CORP-001- FXR) Procedimiento de compras. (Código GFP/PRC-CORP-005 COM) Anexo 1: Requerimiento de Pago 16

17 Anexo 2: Requerimiento de Pago Moneda Extranjera 17