INSTRUCTIVO PARA TRÁMITE DE PROYECTOS ESTUDIANTILES PROGRAMA GESTIÓN DE PROYECTOS ÁREA DE ACOMPAÑAMIENTO INTEGRAL DIRECCIÓN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

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1 INSTRUCTIVO PARA TRÁMITE DE PROYECTOS ESTUDIANTILES PROGRAMA GESTIÓN DE PROYECTOS ÁREA DE ACOMPAÑAMIENTO INTEGRAL DIRECCIÓN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO RECEPCIÓN DE PROYECTOS 1. El Programa Gestión de Proyectos (PGP) envía los lineamientos y fechas de la convocatoria para la presentación de proyectos, según el calendario del período académico, a cada una de las Direcciones de Bienestar de las Facultades (DBF). Esto se hace vía correo electrónico con el interés de que cada una de ellas, siguiendo su cronograma interno y.de acuerdo a las fechas del Consejo de Facultad, asigne sus propios plazos para la presentación de proyectos. 2. La DBF envía o informa al PGP las fechas de recepción de los proyectos. 3. Se difunde la convocatoria a través de correo masivo por parte del PGP y de las Direcciones de Bienestar y también en las carteleras de cada Facultad. 4. El PGP de Bienestar de Sede tiene publicado en la página web la normatividad y los parámetros para la creación de un grupo de trabajo con su respectivo proyecto. 5. El PGP envía comunicación a la DBF solicitando la presentación de informes logísticos, de evaluación y financieros de los proyectos aprobados y prorrogados como prerrequisito para la presentación de los proyectos del actual semestre en donde se debe especificar la presentación de informe y socialización por parte de los grupos. 6. Así mismo PGP remite por correo electrónico la información consolidada de los impresos ejecutados en el semestre, para ser tenida en cuenta en la presentación del informe de ejecución de los recursos. 7. Una vez se abre la convocatoria la DBF establece las fechas para la realización de asesorías a los grupos interesados en presentar proyectos y la fecha del taller de elaboración de proyectos que se dicta a través del PGP. 8. Cada propuesta de proyecto debe estar diligenciada en el formato que se encuentra en la misma página web del PGP, en el link Descargar Guía de Presentación de Proyectos, anexando fotocopia del carnet en donde se certifica su calidad de estudiante activo. 9. La DBF recibe los proyectos verificando la siguiente información a través de una lista de chequeo: formato guía de presentación de proyectos, número de integrantes mínimos, firmas con números de cédulas de los integrantes, y los lineamientos establecidos según la temática de presentación del proyecto si el grupo antiguo se verifica la entrega del informe y realización de la socialización. APROBACIÓN DE PROYECTOS 1. La DBF elabora un listado en donde se relacionan los proyectos con el nombre del grupo, integrantes y valores solicitados para ser evaluados ante el Comité de Asuntos de Bienestar Universitario (CABU), en este comité se determinan recomendaciones para los grupos estudiantiles de trabajo y se verifica que sus actividades sean desarrolladas en un tiempo no mayor de 3 meses teniendo en cuenta que se desarrolle durante el período académico. Todas estas observaciones luego serán transmitidas en la presentación de los proyectos ante el Consejo de Facultad. 1.1 Se recomienda realizar los ajustes a los proyectos de acuerdo a los lineamientos de la convocatoria antes de ser presentados al Consejo de Facultad (dándoles a los GET

2 (Grupo Estudiantil de Trabajo) un tiempo determinado de acuerdo a la fecha del Consejo no superior a 5 días). 2. La DBF presenta los proyectos al Consejo de Facultad para ser avalados (cofinanciados ó rechazados) según los criterios de evaluación. (Ver anexo No 1). 3. De acuerdo a la evaluación del Consejo de Facultad se envía el original de los proyectos. avalados y no avalados por el Consejo, al PGP con la tabla de relación de los mismos la cual deberá contener: nombre del proyecto, nombre del grupo, coordinador, código, descripción del proyecto, valor solicitado a Bienestar a la Facultad, rubros solicitados y observaciones. 4. Una vez se reciben los proyectos en el PGP se cita a reunión al Director de Bienestar o su delegado de cada facultad para presentar los proyectos ante el Comité de Evaluación de Proyectos. En este comité se evalúa, se dan recomendaciones y se procede a otorgar el aval y cofinanciación de los proyectos que cumplen con los requisitos establecidos en la convocatoria. 5. Ocho (8) días después de la evaluación se da respuesta de la aprobación de los proyectos por parte del PGP, se notifica mediante oficio a cada proyecto que contiene la siguiente información: nombre del proyecto, nombre del grupo, valores aprobados, observaciones para la ejecución, discriminación de rubros aprobados y paralelamente se realiza un oficio global el cual contiene la información detallada de cada proyecto y los aportes de Bienestar Sede y de la Facultad. 6. Una vez notificada la DBF y en la Unidad Administrativa (UA) respecto a la cofinanciación se procede a: a. La DBF convoca a una reunión a los grupos que se presentaron a la convocatoria para la entrega de las cartas de aprobación y dar a conocer las observaciones pertinentes para la ejecución presupuestal. b. La UA inicia el proceso de creación de la ficha Quipu. PROCESO DE EJECUCIÓN Proceso creación ficha Quipu 1. La UA procede a crear la ficha Quipu (individual o colectiva) para la ejecución de los recursos asignados semestralmente para los proyectos estudiantiles aprobados y prorrogados. 2. La UA informa a la DBF el código de la ficha Quipu para iniciar el proceso de ejecución de los recursos. 3. La Dirección de Bienestar de la Facultad tendrá en cuenta el código de la ficha Quipu y el número de oficio del proyecto para realizar la solicitud de ejecución del presupuesto, de acuerdo a los rubros aprobados para tal fin. 4. El funcionario delegado por parte de la UA para acompañar el proceso de ejecución de los proyectos participará en la reunión programada por la DBF en la cual se convoca a los grupos estudiantiles de trabajo para notificarles el presupuesto aprobado a cada proyecto y en la cual se brinda una breve capacitación en la ejecución de los recursos aprobados y de los documentos requeridos para tal fin. Una vez se crea la ficha Quipu, la DBF dará a conocer a los grupos a través de un correo electrónico las fechas límites de ejecución para que estos empiecen a allegar a la DBF la documentación pertinente para el trámite de ejecución según sea una ODS-ODC o Avance (ver anexo No 2). 5. Se dará notificación a cada grupo de trabajo para que se acerque a la DBFa recibir asesoría para la ejecución presupuestal de los proyectos. NOTA: Para el manejo de proveedores se podrá consultar las listas que se manejan en las Unidades Administrativas de cada Facultad.

3 6. El proceso de ejecución del presupuesto se realiza por medio de la DBF, (excepto el aprobado por el rubro de impresos y publicaciones que lo maneja la Dirección de Bienestar Sede - PGP). Dependiendo del tipo de orden contractual (compra o servicios), se hace necesario allegar los documentos descritos en el anexo No 2, y se deberá continuar con los siguientes pasos para desarrollar el proceso: - Llevar en físico a la DBF, todos los documentos de ley para realizar la contratación según sea con una persona natural o jurídica. - La carta firmada por el coordinador del grupo solicitando la ejecución del presupuesto, donde se especifique el rubro que se va a ejecutar con el valor exacto el cual debe incluir el 4*1000 (cuatro por mil). - Los documentos deben ser radicados en un tiempo de diez (10) días hábiles antes de la realización de las actividades (la universidad no remunera hechos cumplidos es decir solicitudes de ejecución posteriores a la fecha de realización de la actividad). - En el caso de que sea la realización de una ODS (Orden de Prestación de Servicios) se debe adjuntar la propuesta a realizar por el contratista. - Con los documentos anteriores la DBF solicita la orden contractual ya sea de servicio o de compra a la Unidad Administrativa, la cual debe especificar el código del oficio AAI PGP asignado al proyecto y ser firmada por el Director de Bienestar como interventor de la solicitud. - La información de los formatos para realizar las respectivas solicitudes se encuentran en normatividad formatos de órdenes contractuales. 7. La DBF radica en la UA la solicitud con los anexos (cotización y documentos según sea el caso). 8. En la UA se le asigna un número CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal). 9. La solicitud junto con el CDP se envía a la Decanatura donde el decano(a) da su aprobación firmando como director del proyecto y es devuelta a la unidad administrativa, donde se continúa con el trámite elaborando la orden contractual o de prestación de servicios. 10. Elaborada la orden se remite de nuevo a Decanatura para la firma del ordenador del gasto (el decano(a)), una vez llegue a la UA firmada, se realizan oficios para notificar al interventor y al proveedor. 11. El proveedor debe acercarse a la UA para recoger la orden contractual y de esta manera hacer la entrega de elementos o prestación del servicio oportuno en la DBF. (El original de la orden contractual queda en la carpeta del proyecto que se encuentra en la UA la segunda copia se entrega al interventor y la tercera al proveedor). 12. Cuando el proveedor ha cumplido con lo estipulado en el contrato, hace entrega de la factura o el informe de actividades según sea el caso a la DBF, donde el interventor elabora el cumplido y junto con la documentación entregada por el proveedor o contratista se radica a la unidad administrativa para su respectivo pago. 13. El proveedor entregará a la DBF los elementos y una vez esto suceda se realizará el cumplido. 14. Para tramitar el pago se hace necesario adjuntar la siguiente documentación: - Por prestación de servicios: El coordinador del grupo deberá adjuntar los listados de asistencia al taller o actividad (los cuales contendrán datos como cédula de ciudadanía, correo electrónico, facultad, vinculación e institución a la que pertenecen los asistentes) y la relación de horas dictadas por el contratista, así como un informe del desarrollo de las actividades adelantadas. - Para materiales la DBF realizará un acta de entrega de los mismos al grupo con el compromiso de uso para fines del proyecto (ver anexo No 3). Cuando se realiza compra de materiales o elementos que deben ingresar al inventario de un funcionario de planta administrativo o docente, pasará a ser recurso de la Facultad a cargo de la Dirección de Bienestar quien se hará cargo del bien y se responsabilizará de su cuidado, uso y seguimiento.

4 - Para realizar el pago de órdenes de compra ODC se debe radicar la factura, cumplido, parafiscales actualizados en la UA, esta documentación se remite al almacén, quienes realizan el trámite correspondiente para generar la orden de alta de cada orden contractual, enviándola nuevamente de vuelta a la A para que sea remitida a la tesorería de la facultad para efectuar el pago. - En el caso de órdenes contractuales por servicio ODS, se radica el cumplido en la UA y ésta da el visto bueno para el pago a través de la tesorería de la facultad. EJECUCIÓN DE IMPRESOS Y PUBLICACIONES EN EL PGP 1. La solicitud de ejecución de presupuesto para impresos se remite al PGP (Unidad Camilo Torres bloque B7 oficina 504). Para esto el grupo deberá llevar lo siguiente: a. Para piezas gráficas (folletos, afiches, volantes, separadores) se deberá entregar la información determinada (hora, lugar, fecha, título, si requiere inscripción, informes contacto y precisar que la entrada es libre), así mismo el grupo debe determinar cantidades para imprimir. Posteriormente de acuerdo al presupuesto aprobado el PGP cotiza con la empresa de impresión y se envía a impresión. Cuando la imprenta entrega el trabajo el Programa contacta al grupo para que recoja el material y el grupo firma el recibido del trabajo. b. Para revistas, libros, periódicos: - El grupo entregará: a. La carta de aval de los textos por parte del docente responsable en donde especifique la pertinencia del contenido y se enumeren los artículos a publicar. b. Los textos para iniciar el proceso de corrección de estilo. El corrector de estilo contacta al grupo para conocer el esquema de la publicación y posteriormente le dará a conocer las observaciones al mismo. c. Radicar el archivo completo con las correcciones pertinentes para iniciar el proceso de diseño y de diagramación. -- Si la diagramación se realiza en el PGP se le envía al grupo un boceto para la aprobación y se continúa con el proceso para ser finalizada de acuerdo a un cronograma que se ajusta con el grupo. -- El grupo se puede encargar de este proceso teniendo en cuenta las pautas dadas por el diseñador del PGP. -- Si la publicación es seriada y no tiene ISSN (revistas) o ISBN (libros) el trámite es realizado a través del PGP. El grupo diligencia un formato, este se remite con la copia de la carátula, tabla de contenido y bandera a la editorial UN y posteriormente al ICFES. Este procedimiento dura 5 días hábiles. -- Cuando se finaliza el proceso de diseño y diagramación el grupo deberá realizar una cotización en una imprenta diferente al proveedor contratado con el fin de comparar los precios y asegurar una mejor ejecución del presupuesto asignado. -- Al tener definido el valor a ejecutar con el proveedor del PGP se envía el archivo a prueba y el grupo debe firmar una a una las páginas de la publicación. Si el machote presenta correcciones se deberá entregar un listado enunciándolas, para su corrección. Posteriormente se solicita una nueva prueba al proveedor. Una vez se finalice este proceso se aprueba la impresión y tarda el proveedor 5 días hábiles para entregar la publicación en el PGP. -- Cuando el proveedor entrega la publicación en el PGP se le notifica al grupo vía correo electrónico o telefónico y se realiza la entrega oficial a través de un oficio por parte del PGP en donde se especifica su distribución, el número de ejemplares, valor de ejecución, oficio de aprobación, para ser anexado en el informe final. -- El PGP se encarga de realizar el depósito legal de las publicaciones y notificar los ejemplares a la Facultad con el valor ejecutado.

5 2. Los grupos contarán con la asesoría y realización en diseño y diagramación que ofrece el PGP, para lo cual deberán acercarse a las oficinas del programa con la información correspondiente (Unidad Camilo Torres bloque B7 of. 504). ACTIVIDADES A CARGO DEL GRUPO DE TRABAJO 1. Participar en las fechas establecidas por la DBF para las asesorías y elaboración de proyectos. 2. Presentar el proyecto y la inscripción del grupo en los formatos establecidos para tal fin, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en la convocatoria. 3. Estar pendiente de las fechas y convocatorias en donde se darán a conocer los resultados de la convocatoria. 4. Participar en la reunión convocada por la DBF para dar a conocer las observaciones al proyecto y el proceso de ejecución del mismo. 5. Reclamar la carta de aprobación. 6. Solicitar los espacios para la realización de actividades y de reuniones del grupo de trabajo a través de la DBF. Para separar auditorios o en general espacios para eventos se debe hacer mínimo con dos (2) semanas de anterioridad al evento. 7. Ajustar y enviar por correo electrónico a la DBF el cronograma de actividades a desarrollar en el período académico. Todo cambio en el desarrollo del proyecto o grupo debe ser notificado a la DBF y a su vez enviarlo con el VoBo de la Facultad al PGP. 8. Realizar la solicitud de ejecución de presupuesto ante la DBF. 9. Estar pendiente ante la DBF del trámite solicitado. 10. Para ejecución de fotocopias se exige presentar el material a copiar en la DBF. 11. Se requiere que los grupos le hagan seguimiento al proyecto manteniéndose las condiciones de la comunicación con la Dirección de Bienestar de sede. 12. Dar a conocer los cambios realizados al proyecto aprobado como cambio de coordinador, ajuste de actividades y metas entre otros. DIFUSIÓN DE LAS ACTIVIDADES Para el desarrollo de la difusión de las actividades los proyectos cuentan con los siguientes canales que son realizados desde el PGP: 1. Una vez se notifican las actividades a realizar por los grupos éstas son enviadas por correo masivo a estudiantes, docentes y administrativos en dos tandas en la semana agrupando las actividades por fecha. Un correo se envía el día lunes y el otro el día miércoles o jueves 2. Así mismo son publicadas en y compartidas a los contactos. 3. Las actividades pueden ser difundidas a través de Unimedios (un radio, página web entre otros), la página de Bienestar Sede y el programador quincenal para lo cual se solicita en la última semana del mes que envíen la siguiente información vía correo electrónico: Nombre del evento: Lugar: Hora: Organiza: Grupo estudiantil de Trabajo. (Facultad de ) Apoya: Programa Gestión de Proyectos Dirección de Bienestar Facultad de.. Entrada Libre o Inscripción previa (por favor seleccionar la modalidad), Correo de contacto. INFORME FINAL Y SOCIALIZACIÓN DE PROYECTOS 1. Finalizado el semestre cada grupo de trabajo, haya o no ejecutado el presupuesto, debe entregar un informe final especificando las actividades realizadas. En el caso de que no se haya desarrollado el proyecto debe entregarse una carta de cancelación o de solicitud de prórroga (cuando las razones para su no ejecución sean justificadas) en donde se expliquen los motivos por las cuales no se llevaron a cabo las actividades. Este es un

6 prerrequisito para participar en la nueva convocatoria. Proyectos con prórroga no participarán en la nueva convocatoria. El formato del informe final se encuentra en la página web en el link Descargar Ficha de Gestión. 2. El coordinador del grupo o por lo menos un integrante del mismo, debe asistir a una reunión de socialización de la Facultad donde todos los Grupos de Trabajo hacen una exposición sobre el desarrollo de su proyecto y los resultados obtenidos. Esta actividad tiene el propósito de hacer una retroalimentación de todos los procesos, como prerrequisito para participar en la nueva convocatoria. 3. A nivel institucional la DBF junto con la UA procederán a la realización del informe financiero el cual debe contener (nombre del grupo, nombre del proyecto, oficio de aprobación, valor aprobado por facultad y sede, rubros ejecutados y su respectivo soporte, presentación de informe y socialización y resultados obtenidos). (ver anexo No 4) Éste es prerrequisito para la presentación de los proyectos del siguiente semestre. 4. Así mismo la DBF presentará un informe de evaluación de los proyectos desarrollados en el período académico anterior. 5. Se debe presentar copia de los informes logísticos por parte de los grupos al PGP presentación del informe logístico y del informe presupuestal al Decano de la Facultad y al PGP de la Dirección de Bienestar de Sede. LOS PROYECTOS APROBADOS PODRÁN SOLICITAR CAMBIO DE RUBRO Y PRÓRROGA DE EJECUCIÓN: CAMBIO DE RUBRO 1. Para la aprobación de la prórroga es indispensable presentar el formato de actualización de datos del grupo y del proyecto adjunto a la solicitud realizada por el estudiante coordinador del mismo. 2. Esta solicitud se presenta a la DBF para su visto bueno y posteriormente es remitida al PGP para su aprobación. (ver anexo No 5) 3. La solicitud deberá contener el nombre del proyecto, oficio de aprobación, rubros inicialmente aprobados, cambio de rubro con el uso dentro del proyecto y las razones por las cuales se solicita el cambio y deberá describir el uso que se le dará a los nuevos rubros y los datos personales y de contacto para su notificación. 4. El PGP da respuesta y se remite a la DBF con copia al estudiante y a la A. 5. La facultad deberá notificar al estudiante la respuesta a su solicitud. Una vez esto suceda se procederá a realizar la ejecución. 6. Estas modificaciones deben ser tenidas en cuenta para la presentación del informe. PRÓRROGA 1. El grupo de trabajo puede solicitar prórroga de la realización del proyecto aprobado hasta dos veces por cada convocatoria, dichas prórrogas deben ser motivadas y contar con el visto bueno (Vo.Bo.) del Director de Bienestar de la respectiva Facultad. 2. La solicitud de prórroga debe contener la justificación de las razones por las cuales no se llevó a cabo el proyecto en el periodo inicialmente aprobado, y el número del oficio aprobado, el nombre del proyecto, y datos personales y de contacto para notificación. (ver anexo No 6) 3. Se debe anexar el cronograma que van a realizar en el periodo solicitado y relacionar las actividades desarrolladas hasta el momento. 4. La facultad deberá notificar al estudiante la respuesta a su solicitud. Una vez esto suceda se procederá a realizar la ejecución. TENGA EN CUENTA LO SIGUIENTE SI EL PROYECTO CONTEMPLA Proyecciones audiovisuales (cineforos, cineclubes, videoforos, etc)

7 Se deberá anexar la programación pertinente al semestre (nombre del audiovisual, director, año, espacio-horario-temática), inclusive sitio en donde se va a realizar el alquiler de las películas. La programación presentada está sujeta a cambios de acuerdo al cumplimiento de los derechos de autor. Ninguna programación podrá ser divulgada sin tener el Visto Bueno de la Dirección de Bienestar de la Facultad por lo tanto se debe dar a conocer la programación pertinente al semestre con los ajustes necesarios, con copia al PGP, en donde se especifique el espacio-hora-temática. No podrán percibir recursos o aportes voluntarios por el ingreso a las proyecciones, su incumplimiento causará la suspensión del apoyo al grupo de trabajo dado que se entiende que su labor es eminentemente académica y cultural. En cuanto a la divulgación de las proyecciones se deberá precisar que la ENTRADA ES LIBRE dado su carácter cultural y académico. Se deberá dejar copia de las sinopsis y divulgación de los ciclos o programación elaborada en la Dirección de Bienestar de la Facultad, para el semestre para el banco de datos que reposará en el programa Gestión de Proyectos. Participación en actividades Se requiere que un docente respalde al grupo como tutor o coordinador de la actividad. Para la aprobación de asistencia a eventos producto del trabajo de los grupos, debe haber previa selección académica de la Facultad, es indispensable adjuntar al proyecto la carta de invitación al evento indicando lugar, fecha de realización y listado de los estudiantes seleccionados Los estudiantes que participen en el proyecto, deberán firmar una carta de compromiso en donde se sustenten su continuidad en el grupo mínimo por un año, y a la vez se hagan responsables de la participación y representación del mismo durante este período. Contemplar dentro del proyecto la realización de un foro, charla, impreso como proceso de socialización. Las salidas aprobadas para la realización del proyecto que cuenten con más de 20 estudiantes deberán contar con la asistencia de un docente quien se responsabilizará de esta, y llenar el formato de responsabilidad que reposa en la Dirección de Bienestar de la Facultad. Para la salida es requisito indispensable contar con el visto bueno (Vo.Bo) de la DBF, entregar la lista con nombre, código, cédula, teléfono y estado actual de matrícula y el diligenciamiento del Formato de Responsabilidad Individual el cual reposará en la Facultad. Anexar certificación de asistencia al evento de los participantes en el informe de actividades. Eventos masivos y o en espacios que sean requeridos en la facultad: Diligenciar el formato de Acta de compromisos para realización de eventos el cual debe venir con la propuesta adjunta de las actividades a realizar los datos del responsable del evento y recoger las firmas del Decano de la Facultad correspondiente, El Director de Bienestar de la Facultad correspondiente, el visto bueno del Director(a) de Bienestar Sede, Dirección de Gestión y Jefatura de Vigilancia. Nota: La elaboración del murales no es avalada por el Programa Gestión de Proyectos de acuerdo a lo establecido en el plan de regularización y manejo del predio de la ciudad universitaria (acuerdo 25 de 2005 del consejo superior universitario) y a las disposiciones generales del cuidado y respeto de la infraestructura física.

8 ANEXO 1. MATRIZ PARA LA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS ANEXO 2. DOCUMENTOS PARA SOLICITAR ORDENES CONTRACTUALES (ODC), ORDENES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS (ODS), AVANCES. 1. Ordenes de servicio (ejecución de los rubros: Remuneración de servicios técnicos, Alquiler, Transporte) Los documentos necesarios para la solicitud de una orden contractual de servicio son los siguientes dependiendo el tipo de empresa con que se va a contratar: a. Persona Natural Plan de trabajo (Actividades programadas para cada sesión, solo para tallerista) Cotización, con una vigencia de 30 días y que en las condiciones de pago tenga como única opción contado comercial, la cual es la única forma de pago que maneja la universidad para estos casos Fotocopia de la cédula Fotocopia del RUT Formato de Creación de Terceros n_terceros_ pdf Hoja de vida Persona Natural HV_PN.pdf b. Persona Jurídica Plan de Trabajo (solo para talleres) Cotización Fotocopia del RUT Fotocopia de la Cámara de Comercio (máximo 3 meses) Fotocopia de la Cédula del representante legal Certificación de parafiscales firmada por el representante legal o por el revisor fiscal si la empresa tiene revisor Fotocopia de la cédula y la tarjeta profesional del revisor fiscal (si la empresa tiene revisor fiscal) Hoja de vida persona Jurídica J.pdf Formato de creación de terceros n_terceros_ pdf 2. Orden de compra (ejecución de los rubros: Materiales y Suministros, Equipos, Estímulos y Reconocimientos) Los documentos necesarios para la solicitud de una orden contractual de servicio son los siguientes dependiendo el tipo de empresa con que se va a contratar: a. Persona Natural Cotización Fotocopia del RUT Fotocopia de la Cédula

9 Formato de Creación de Terceros n_terceros_ pdf Formato Hoja de Vida Persona Natural HV_PN.pdf Certificación de la dependencia pertinente de la universidad en caso de compra de un equipo b. Persona Jurídica Cotización Fotocopia del RUT Fotocopia de la Cámara de Comercio (máximo 3 meses) Fotocopia de la Cédula del representante legal Certificación de parafiscales firmada por el representante legal o por el revisor fiscal si la empresa tiene revisor Fotocopia de la cédula y la tarjeta profesional del revisor fiscal (si la empresa tiene revisor fiscal) Hoja de vida persona Jurídica f Formato de creación de terceros rceros_ pdf Certificación de la unidad de la universidad en caso de compra de un equipo Avance La DBF solo autoriza avances cuando estos son pertinentes. Para este caso necesita que la solicitud de avance lleve un visto bueno del Director de Bienestar. a. Diligenciar formato de avance con todos los datos: fecha, proyecto, área, los datos a quien sale el avance, el concepto muy claro y completo y la finalidad. Anexar el formato actualización de descuento por avance no legalizado que debe venir firmado por la persona a quien va a salir el avance. b. Radicar en la UA para asignar CDP se remite a la Decanatura para firma del señor Decano, autorizando este avance y donde realiza la resolución, y son remitidos nuevamente a UA para hacer el registro presupuestal y pasan a la Tesorería. c. La legalización del avance se realiza en la oficina de la Tesorería. En este caso los trámites los adelanta directamente el grupo de trabajo con la DBF y la UA. ANEXO 3. ENTREGA DE MATERIAL Bogotá, xxxx Yo xxxxxxx identificado con c.c. No xxxxxxx coordinador o miembro del grupo estudiantil de trabajo xxxxxxx adscrito a la Facultad de xxxxxxxxxx, recibí de la Dirección de Bienestar de la Facultad xxxxxxxxx los elementos enunciados a continuación con el fin de realizar las actividades contempladas dentro del proyecto estudiantil denominado xxxxxxxx aprobado según oficio AAI- UGP xxxxxx por valor de $xxxxxx (pesos m/cte).

10 Entrega Datos de la persona que entrega en la Dirección de Bienestar de la Facultad Recibe Firma Nombre Teléfono Correo electrónico ANEXO 4. MATRIZ PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES PRESUPUESTALES ANEXO 5. SOLICITUD CAMBIO DE RUBRO FORMATO SOLICITUD CAMBIO DE RUBRO Bogotá, dd/mm/aa Profesor(a) xxxxxxxx Director (a) de Bienestar Facultad de xxxxxxxxxx Universidad Nacional de Colombia Cordial saludo Con la presente, yo código coordinador del grupo estudiantil de trabajo de la Facultad de, me permito solicitar el cambio de rubro del proyecto titulado aprobado mediante oficio AAI-UGP del año. Rubros inicialmente aprobados por la Facultad y Bienestar (colocar los rubros aprobados) Descripción de los rubros como quedarían en el proyecto: Rubro Descripción Cantidad Uso dentro del proyecto Valor unitario Valor total Debido a (explicar los motivos por los cuales es necesario realizar los ajustes al presupuesto inicialmente aprobado). 1.

11 2. Atentamente, Firma Nombre Código Firma Teléfono Correo Electrónico VoBo Prof. Director de Bienestar Facultad de c.c Dra. Elizabeth Moreno. Coordinadora Programa Gestión de Proyectos. Dirección de Bienestar Sede. Nota para el estudio de esta solicitud se tendrá en cuenta: Justificación y uso de los nuevos rubros a asignar al proyecto. Que la solicitud venga firmada por el coordinador, con sus respectivos datos personales. Tener el visto bueno del Director de Bienestar de la Facultad a la cual se presentó el proyecto. ANEXO 6. SOLICITUD DE PRÓRROGA FORMATO SOLICITUD DE PRÓRROGA Bogotá, dd/mm/aa Profesor(a) xxxxxxxx Director (a) de Bienestar Facultad de xxxxxxxxxx Universidad Nacional de Colombia Cordial saludo Con la presente, yo código coordinador del grupo estudiantil de trabajo de la Facultad de, me permito solicitar la prórroga de la ejecución de los rubros asignados al proyecto titulado aprobado mediante oficio UGP del año, hasta el dd/mm/aa, y me comprometo a realizar su ejecución según cronograma anexo. Dado (explicar los motivos por los cuales no se ha podido ejecutar o desarrollar) Atentamente,

12 Firma Nombre Código Firma Teléfono Correo Electrónico VoBo Prof. Director de Bienestar Facultad de c.c Dra. Elizabeth Moreno. Coordinadora Programa Gestión de Proyectos. Dirección de Bienestar Sede. Nota para el estudio de esta solicitud se tendrá en cuenta: En el caso de que el grupo estudiantil de trabajo haya ejecutado parcialmente las actividades del proyecto, este debe realizar un informe de los avances del proyecto Adjuntar el nuevo cronograma de actividades del proyecto Que la solicitud venga firmada por el coordinador, con sus respectivos datos personales. Tener el visto bueno del Director de Bienestar de la Facultad a la cual se presentó el proyecto.