Escuela Superior Politécnica del Litoral. Maestría en Sistemas de Información Gerencial. BPM: Business Process Modelling. Profesor: William Loyola

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1 Escuela Superior Politécnica del Litoral Maestría en Sistemas de Información Gerencial BPM: Business Process Modelling Profesor: William Loyola Integrantes: Jorge Chong Verónica Macías Karina Marchán Marisol Villacrés 2006

2 1. Conceptos Básicos 1.1. Modelos Un modelo es una representación sencilla de un sistema en construcción que sirve para que el sistema sea más fácil de comprender para todos sus interesados. Los modelos pueden representar al sistema desde varios aspectos; pero en sí normalmente se clasifica a los modelos como Modelos Estáticos o Modelo Dinámicos. Los Estáticos sirven para representar la estructura del sistema y los Dinámicos sirven para representar las actividades y flujo de eventos (comportamiento) del sistema Proceso de Negocio Un Proceso de Negocio es el flujo o progresión de actividades que se siguen para alcanzar algún objetivo del negocio. También se lo define como el conjunto de actividades que sirven para crear valor para el cliente, ya sea este un cliente interno (otras áreas del negocio) o externo. Cada proceso tiene un gerente, que es el encargado o dueño del proceso. Este dueño es un individuo encargado de que el proceso completo se lleve a cabo satisfactoriamente, vinculando tareas para formar un solo trabajo asegurándose de que el proceso completo funcione bien. Un Proceso de Negocio posee las siguientes partes: Entradas Producto o Servicio que genera (Salida) Recursos que utiliza para generar la salida, ya sean estos humanos u otros. Además, el proceso de negocio debe estar relacionado con algún objetivo (meta) del negocio; y puede incluir otros procesos de Negocio. Existen tres tipos principales de Proceso de Negocio: Procesos Principales (Core Processes) Procesos de Apoyo (Support Processes) Procesos de Administración (Management Processes) Los Procesos Principales son aquellos que intentan satisfacer a clientes externos, añadiendo valor a la organización de forma directa. Estos procesos responden a los requerimientos del cliente con el fin de satisfacerlo. Los Procesos de Apoyo son aquellos que se enfocan en satisfacer al cliente interno. Podrían también añadir valor al cliente externo en forma indirecta, apoyando a los procesos principales Los Procesos de Administración son aquellos que administran los procesos principales o los procesos de apoyo y se enfocan en la planificación a nivel de negocios 1.3. Modelos Empresariales Un Modelo de Empresa (Enterprise Model - EM) es una representación estructurada de una organización de negocios, de su estructura interna y sus relaciones con el entorno que la rodea. Entre las cosas que pueden representar están los principales componentes, objetivos, procesos, actividades, etc. En general, se desea que un modelo sirva para representar el conocimiento que posee una organización acerca de sí misma y de las metas que espera alcanzar a través de sus medios. Los EM son candidatos naturales para proveer un plano de los requerimientos del negocio cuando se construye un sistema de software para dar soporte a alguna actividad del mismo. Entre los EM tenemos: Business Models Business Process Models Organization Models Ontology Capability Models

3 1.4. Modelamiento de Procesos (Process Modelling) El modelamiento de procesos es la representación del grupo de actividades que una persona o empresa efectúan para alcanzar una meta. En palabras más simples, es la representación de un proceso. Cada actividad del modelo puede ser representada en términos de sus entradas (información que se necesita), roles (quién hace qué) y salidas (objetivo final de la actividad). Un buen modelo de procesos debe permitir visualizar el comportamiento de un sistema, donde un proceso puede ser evaluado y corregido y si un sistema dado es técnicamente factible. Los modelos de procesos deben estar expresados de forma que permitan que los procesos sean analizados, automatizados y/o mejorados. 2. BPM 2.1. Definición Business Process Modeling (BPM), también conocido como Business Process Management, es un conjunto de tecnologías y estándares para el diseño, ejecución, administración y monitoreo de los procesos de negocio. Es una amalgama de conceptos de workflow involucrados con Soporte Transaccional, Procesamiento Distribuido, Integración de Aplicaciones de la Empresa (Enterprise Aplication Integration - EAI) y Monitoreo de actividades del Negocio Historia En la década de los 80 el flujo de trabajo de una empresa se manejaba de una forma bastante ortodoxa. Los procesos eran de gran volumen, normalmente estaban basados en formularios propietarios para cada empresa, se realizaba la administración de ciclos de tareas y la personalización era muy costosa. En los 90 fue el auge de la integración y la mejora de procesos del Negocio. Gracias a esto aparecieron los estándares, el flujo de trabajo se volvió colaborativo y en muchos casos estaba embebido en las aplicaciones. Aparecen también tecnologías para integración como EAI y B2B y mejora la personalización. A partir del 2000 en adelante surgió BPM. La aparición de más estándares, la maduración del Middleware, los web services plug&play permitieron incrementar el grado de integración, la reusabilidad y la aceptación por parte de las organizaciones. Los procesos son de Principio a Fin, es decir que importa el resultado final y la responsabilidad es compartida por todos los departamentos involucrados en el proceso Beneficios Entre las motivaciones para escoger BPM se encuentran las siguientes: Formalizar procesos y encontrar mejoras necesarias. La adopción de BPM fuerza a la organización a definir y formalizar su compresión de los procesos actuales. En el camino para realizar esto, usualmente se encuentran las mejores potenciales, así como la eliminación de pasos innecesarios, la automatización de algunos pasos, o la reingeniería de una parte o todo el flujo. Facilitar flujos de procesos eficientes y automatizados Dado que un proceso está formado por varias actividades, mientras menos tiempo haya entre actividades, mejor. El uso de BPM para el manejo del flujo de un proceso baja este tiempo. Más que esto, BPM soporta procesos paralelos, de forma que secuencias de trabajo independientes pueden ser desarrolladas concurrentemente sin afectarse entre sí. Incrementar la productividad y reducir personal Con BPM el trabajo se realiza más rápido con menos personal. Algunos casos de estudio de BPM muestran resultados interesantes: Una empresa de servicios financieros pudo reducir su personal de 613 a 406, mientras que el tiempo de procesamiento decrecía y la satisfacción del usuario incrementaba. Una empresa de seguros redujo 40% de su personal y su tasa de manejo de reclamos se incrementó. Permitir que la gente resuelva problemas difíciles

4 Aún cuando BPM trata de reducir la cantidad de personas que participan en un proceso determinado, uno de sus beneficios es la flexibilidad para usar personas en la resolución de problemas. Así, si en un proceso se da alguna excepción, la aplicación BPM pasa el flujo a la persona encargada, quien realiza la corrección necesaria para que el flujo pueda continuar. Es decir que las personas son usadas para realizar las partes duras del proceso. Simplificar regulaciones BPM ayuda a las organizaciones a construir procesos auditables que ayudan a las organizaciones a cumplir con las relaciones impuestas Arquitectura BPM La figura 1 muestra las partes principales y las relaciones entre ellas de una buena arquitectura BPM. El centro del sistema es la máquina de ejecución, la cual ejecuta los procesos escritos en BPEL. Los analistas técnicos y del negocio diseñan los procesos usando un editor gráfico que soporta notación BPMN. El editor incluye una herramienta de exportación que genera código BPEL XML a partir de los diagramas BPMN. Las interacciones entre las computadoras y el ser humano gobiernan la ejecución de los procesos en la máquina. Las personas que participan en el proceso, poseen aplicaciones gráficas de workflow que se conectan a la máquina a través de interfaces programadas (Standard Worklist Interfaces). La interfaz permite que el usuario pueda revisar y ejecutar las actividades pendientes. Hay dos tipos de interacciones de computadoras: internas y externas. Las aplicaciones internas residen en la red de la organización pero están fuera del espacio de direcciones en que se encuentra la máquina, acceden usando tecnologías de integración tales como J2EE, XML, Java, Web Services. Fig. 1: Una buena arquitectura de BPM [1] Las interacciones externas son típicamente comunicaciones con los procesos de otras compañías, a través de web services, gobernadas por coreografías o colaboraciones B2B. Los administradores de un sistema BPM usan una consola gráfica para administración y monitoreo para chequear el estado del los procesos de la máquina. La consola usa un lenguaje de administración como interfaz para comunicarse con la máquina. La máquina de ejecución mantiene de forma persistente el estado de los procesos usando una base de datos; la consola se conecta a esta base de datos de forma directa, en lugar de usar el lenguaje de administración, para realizar queries con propósitos particulares. Para aplicaciones que envuelven interacciones complejas con participantes externos (ej. un proceso B2B), una herramienta de coreografía WS-CDL genera un modelo BPMN básico que captura las comunicaciones requeridas del proceso local; esta herramienta puede desempeñar una validación, o chequeo de seguimiento de la coreografía, para ese modelo generado.

5 3. BPM y su relación con ISM (Information Systems Modelling) 3.1. La Brecha Digital De acuerdo a Davenport y Short (1990), aún cuando se conoce que el diseño de procesos y de la tecnología de la información son socios naturales, estas relaciones no han sido explotadas en todo su potencial. Estos autores definen esta relación como un patrón recursivo, ya que la forma de conducir el negocio influencia en el diseño y estructura de los sistemas de información usados; y los avances en la tecnología de la información pueden generar nuevas oportunidades para las organizaciones y así influenciar en el diseño de procesos de negocios específicos. En la siguiente figura se muestra la brecha que existe entre los modelos de empresa y algunos de los sistemas de software más comunes. Además en esta figura se proponen 3 posibles formas para crear un puente para esta brecha. Todas estas formas están basadas en métodos formales: Aseguramiento de la Calidad (Quality Assurance), Mapeo de Estructuras de Datos (Mapping of Data Structure) y el Modelamiento de Procesos del Negocio (Automating BPM). Fig. 2: Creando uniones entre los modelos de empresa y los sistemas de software [2] Una forma directa y obvia de hacer que los métodos de BPM provean una base para los sistemas de software es la construcción de un sistema de flujo de trabajo (Workflow System) que esté basado en un modelo de procesos del negocio. Aún cuando este enfoque es muy obvio, no todos los sistemas de flujos de trabajo reciben totalmente los beneficios de un modelo de procesos del negocio. Las razones para esta deficiencia eran la falta de entrenamiento y compresión de los métodos BPM y de la forma cómo estos pueden ser aplicados a la organización. Un enfoque BPM bien aplicado nos ayudará entonces a pasar la brecha entre el modelo de la empresa y los sistemas de software que la misma necesita para alcanzar sus metas Esquema para evaluar las técnicas BPM e ISM En la figura 3 podemos observar un esquema propuesto para la evaluación de las técnicas de BPM e ISM según las Metas y los Requerimientos que estas satisfacen. Fig. 3 Metas y Requerimientos para las técnicas de BPM e ISM [3]

6 El esquema propuesto servirá a los tomadores de decisiones para escoger la técnica apropiada de BPM o ISM según las metas y requerimientos que desee que estas alcancen y cumplan. 4. Estándares de BPM 4.1. Principales Estándares de BPM En la siguiente tabla podemos encontrar los principales estándares asociados con BPM, el organismo creador de cada estándar y una descripción que nos permite ver a breves rasgos el propósito de este estándar dentro de la arquitectura de un sistema BPM. Estándar Organismo Descripción Business Process Execution Language (BPEL) OASIS Estándar BPM más popular que sirve para ejecutar procesos de negocio Business Process Modeling Language Business Process Modeling Lenguaje XML similar al BPEL Iniciative (BPMI) Business Process Modeling Notation BPMI Lenguaje gráfico con mapeo a BPEL (BPMN) Workflow Reference Model Workflow Management Arquitectura de Workflow/BPM Coalition (WfMC) Workflow API WfMC API con definiciones en C, IDL y COM XML Process Definition Language WfMC Lenguaje XML orientado a procesos similar a BPEL (XPDL) Workflow XML (WfXML) WfMC Lenguaje XML para la comunicación con web-services entre ambientes de ejecución de workflow Web Services Coreography Interface World Wide Web Consortium Un XML para coreografía entre web services (WSCI) (W3C)z Web Services Coreography W3C Lenguaje oficial del W3C para coreografía Description Language (WS-CDL) Web Services Conversation Language W3C Otro lenguaje XML de coreografía (WSCL) Business Process Definition Metamodel (BPDM) Object Management Group (OMG) Modelo para un lenguaje BPM que use el MDA (Model Driven Architecture) Business Process Runtime Interface OMG Modelo MDA para una API BPM (BPRI) XLANG Microsoft Lenguaje de Procesos XML Web Services Flow Language (WSFL) IBM Lenguaje de Procesos XML Business Process Specification Schema (BPSS) OASIS Lenguaje de Procesos para colaboración en aplicaciones B2B Tab. 1 Principales Estándares de BPM [1] En una arquitectura ideal, los estándares que deberían estar incluidos son BPEL, BPMN y WS-CDL; los que deberían estar excluidos son BPML, Diagramas de actividad de UML, XPDL, WfXML, WAPI, WSCI, WSCL, XLANG, WSFL y BPSS. Finalmente se espera que en el futuro la arquitectura ideal se pueda beneficiar de los estándares BPDM, BPRI, BPSM, BPQL y BPXL BPM Notaciones Entre las principales notaciones de modelamiento de procesos de negocio encontramos a la familia de modelos IDEF, Petri Nets y BPMN, la más moderna y tomada en cuenta como parte una arquitectura ideal; IDEF Las técnicas de modelamiento IDEF fueron desarrolladas para representar y modelar procesos y estructuras de datos de una forma integrada. La familia IDEF consiste de varias técnicas independientes; entre ellas las más conocidas son IDEF0 (Modelamiento Funcional), IDEF1X (Modelamiento de Datos), e IDEF3 (Captura descriptiva de procesos). Las técnicas IDEF0 e IDEF3 son las que están más estrechamente relacionadas con BPM. El método IDEF0 sirve para modelar las decisiones, acciones y actividades de una organización u otros sistemas desde una perspectiva funcional.

7 Fig. 4: IDEF0 Notación (ICOM) y Diagrama de Ejemplo [3] Entre los beneficios de la notación IDEF0 está su simplicidad, dado que usa solo una construcción notacional llamada ICOM (Input Output Control Mechanism). Esto facilita que los expertos se involucren en la toma de decisiones y también facilita la descomposición jerárquica de actividades. La desventaja de IDEF0 es que sus diagramas son estáticos, sin una representación del tiempo; por lo que no permite representar el modelo desde la perspectiva de su comportamiento. El método IDEF3 fue desarrollado para mejorar las falencias de IDEF0. IDEF3 describe procesos como secuencias ordenadas de de eventos o actividades. Es una técnica de modelamiento de flujos de procesos orientada a escenarios, basada en la captura directa de las relaciones de precedencia y causalidad entre situaciones y eventos. El objetivo de un modelo IDEF3 es proveer un método estructurado para expresar el conocimiento de los expertos del dominio acerca de cómo trabaja un sistema u organización particular (Contrario a IDEF0 cuya principal preocupación es qué actividades lleva a cabo la organización) IDEF3 usa 2 tipos de diagramas de modelos de procesos que son complementarios entre sí. Estos son: Diagramas de Flujo de Procesos (muestran el flujo de las actividades dentro de un proceso) y Diagramas de Transición de Estados de los Objetos (representan los diferentes estados por los que pasan las actividades a medida que se va ejecutando el proceso) Petri Nets Fig. 5: Ejemplo de un modelo IDEF3 (Diagrama de Flujo de Procesos) [3] En realidad, esta no es una técnica de modelamiento de procesos, dado que se originó para modelamiento de sistemas; de hecho tradicionalmente ha sido usada para este propósito. Sin embargo, de todas las técnicas de modelamiento de sistemas, Petri Nets es quizás la única que ha sido considerada para el modelamiento de procesos también. Las Petri Nets básicas son representaciones matemáticas/gráficas de los sistemas, facilitando un análisis asistido de la estructura y el comportamiento dinámico de los sistemas modelados. Un gráfico de Petri Net básico está compuesto por estados y un conjunto de transiciones. Fig. 6: Ejemplo de un modelo Petri Net [3]

8 Dado su origen, se ha reconocido que las Petri Nets básicas no son lo suficientemente manejables para poder ser útiles en el modelamiento de alto nivel de procesos del negocio muy complejos. Debido a esto has surgido un sinnúmero de extensiones de la Petri Net Básica. Estas extensiones tienen el denominador colectivo de High-Level Petri Nets, e incluyen Generalised Stochastic Petri Nets (GSPN), Coloured Petri Nets (CPN), entre otras BPMN (Business Process Modelling Notation) BPMN es un estándar desarrollado por el grupo BPMI (Business Process Management Intiative), y su versión 1.0 fue publicada en Mayo del El objetivo principal de su desarrollo fue proveer al los usuarios del negocio (ya sean estos analistas empresariales, profesionales de las tecnologías de la información o gente del negocio que monitorea y ejecuta los procesos) una notación gráfica basada en diagramas de flujo fácil de entender. La especificación de BPMN da soporte a la generación de modelos de procesos ejecutables en BPEL a partir de los modelos escritos en BPMN. BPMN define un diagrama de procesos del negocio (BPDs Business Process Diagrams). Un BPD está basado en una técnica de diagramas de flujo diseñada para crear modelos gráficos de operaciones de procesos de negocio. Un modelo de procesos de negocio será una red de objetos gráficos correspondientes a actividades y controles de flujo que definen el orden de ejecución de éstas. Un BPD está conformado por un conjunto de elementos gráficos. Las cuatro categorías básicas de estos elementos son: Flow Objects (objetos de flujo) Connecting Objects (objetos de conexión) Swimlanes Artifacts (artefactos) Fig. 7: Ejemplo de un modelo usando BPMN [4] Este modelado de procesos de negocio se usa para comunicar una amplia variedad de información a diferentes audiencias. BPMN está diseñado para cubrir varios tipos de modelado y permite la creación tanto de segmentos de proceso como procesos de negocio de comienzo a fin, y en diferentes niveles de representatividad. Dentro de la variedad de objetivos de modelado de procesos, hay dos tipos básicos que pueden ser creados con un BPD: Collaborative (Public) B2B Processes e Internal (Private) Business Processes BPEL El lenguaje de ejecución de procesos de negocio para Servicios Web (BPEL4WS v1.1) es por ahora el estándar de facto para la ejecución de procesos. Fue implementado por OASIS, y originalmente fue creado por IBM (WSFL), Microsoft (XLANG) y BEA. BPEL es un lenguaje de orquestación: coordina y administra los web services. Un proceso BPEL es está compuesto de una actividad, la cual a su vez está conformada por varias sub-actividades. BPEL define un web service, que coordina e invoca a otros web services. Es un lenguaje para implementar

9 esta composición de web services. La interfaz del servicio compuesto se describe con una colección de tipos de puerto WSDL, tal como el resto de los web services. La composición (llamada proceso) indica como la interfaz del servicio forma parte de toda la ejecución de la composición. 5. BPMS Fig. 8: Vista de un web service implementado como un proceso BPEL4WS [5] 5.1. Qué es BPMS? Las aplicaciones tipo CRM y ERP han logrado un lugar importante dentro de las empresas. Estas permiten automatizar tareas, integrar los datos, y controlar todo lo que esté al alcance del sistema, sin basarse necesariamente en procesos. Por esto, los CRMs y ERPs han contribuido negativamente con los siguientes problemas en las organizaciones: Ineficiencia: las excepciones se manejan de forma manual. Rigidez: los sistemas empresariales son en ocasiones difíciles de integrar o modificar. Falta de calidad y control: el mismo proceso se ejecuta de forma diferente dependiendo de la unidad funcional. Mala Visibilidad : no se puede medir el desempeño de un negocio si no hay un control de los procesos de principio a fin. Inercia: la reglas del negocio cambian constantemente, mientras que a IT le faltan recursos para considerar esos cambios. Los sistemas BPM buscan automatizar, integrar, y optimizar los negocios. Lo intentan aceptando y reconociendo que el funcionamiento de un negocio se basa en una serie de procesos determinados por el trabajo de gente de la misma organización Por qué usar BPMS? Las empresas pueden usar BPMS para: Añadir valor a sus aplicaciones empresariales Las aplicaciones empresariales como CRMs, ERPs, SCMs realizan procesos que requieren la participación tanto de los sistemas como de la gente, incluso de gente que no trabaja con la aplicación en forma directa. El software BPM ofrece: Una solución completa que conecte las aplicaciones empresariales, con la gente y los sistemas dispersos. El balance adecuado entre las licencias de las aplicaciones empresariales y las licencias de servidores BPM. Visibilidad y control de todas las actividades manuales y automatizadas, que se relacionen con la aplicación empresarial. Alcanzar y Mantener Estándares de Calidad Las compañías invierten grandes cantidades de tiempo, dinero y recursos, para mantener los estándares de calidad. Siempre es difícil, ya que, por un lado, las actividades que afectan el control de calidad, siempre están cambiando y por otro lado, las actividades manuales son difíciles de controlar.

10 BPM ofrece: Un framework de control interno que refuerce el control de calidad tanto de actividades manuales como automatizadas. Una infraestructura ágil que permita actualizar rápidamente tanto los procesos como las reglas de los mismos. La habilidad de visualizar y monitorear actividades de negocios, seguir las leyes externas, regulaciones, políticas y procedimientos. Desarrollar Soluciones Centradas en Procesos Las compañías con EA e infraestructura de IT legada, pueden usar software BPM para crear una capa de procesos que una su tecnología con las necesidades de su negocio. BPM ofrece los siguientes beneficios: Interoperabilidad con sistemas dispersos e interacción con el trabajador, a través de web services. Adaptación rápida y fácil, los usuarios no necesitan instalar o aprender ningún software nuevo Tecnología BPMS Todos los vendedores de BPMS promocionan los mismos objetivos. Pero en la realidad, cada uno vende un producto diferente, dependiendo de la visión de lo que un BPMS debería hacer. Sin embargo, existen principios básicos que caracterizan a los BPMS. Diseño de Procesos y Capacidades de Administración Diseño y modelamiento de procesos, en forma grafica, sin escribir código. Publicación de procesos y control de versionamiento con un solo clic. Administración de las reglas de negocios, separado del manejo de los procesos. Construcción de la lógica de procesos dinámicos. Creación de process owners que puedan acceder y controlar su parte del proceso. Pruebas de los procesos antes de ponerlos en producción. Simulación de escenarios what if. Capacidades de Interacción con los Trabajadores Implementación de procesos que involucran personas que usualmente no se consideran en los CRMs, ERPs o ECMs. Facilitar la participación del usuario a través de herramientas de escritorio comunes como Office, Acrobat, o Internet Explorer. Asignación de tareas a las personas, basándose en su rol, geografía, carga de trabajo, grupo de trabajo o cronograma. Notificación de asignación de trabajo vía . Distribución automática del trabajo no realizado a los superiores de un empleado, basados en el diagrama organizacional de la empresa. Restricción de los datos a través de seguridades basadas en roles Capacidad de Integración con los Sistemas Integración con sistemas dispares a través de una arquitectura orientada a servicios y Web Services Lectura y escritura desde cualquier base de datos que soporte ODBC o RDMS Lectura y escritura desde Microsoft Excel Fácil adaptación con cualquier sistema de para notificación de tareas y contenido dinámico Capacidades de la Maquina de Procesos Detener, actualizar y reiniciar un proceso desde cualquier punto, no solo desde el inicio Escalar la creciente complejidad y volumen de un proceso, a través de la carga balanceada Monitoreo de la Actividades (Reportes y Dashboards) Proveer visibilidad detallada y paso a paso a los process owners Proveer visibilidad en tiempo real a los accionistas, de forma tal que puedan monitorear el progreso de las actividades. Asegurar y comprobar la calidad, al proveer un rastro auditable de cada proceso.

11 5.4. Evaluación de un BPMS Es muy importante la selección de un producto BPMS adecuado. No todos los productos incluyen todos los principios básicos. Dependiendo de su visión y orientación, dan cierta preferencia a un grupo de estos. Un método recomendado para estar preparado ante la llegada de un BPMS es construir una matriz de requerimientos, de acuerdo a los procesos que se llevan a cabo en su negocio. Las características esenciales a ser evaluadas para cada proceso serían: Volumen: instancias del proceso, ya sea por hora, o por día. Actividad Humana: Cantidad de pasos que requieran interacción del ser humano. Integración de la Aplicación: Importancia de la integración con el middleware y con la infraestructura. Reglas de Negocios: Importancia de una verdadera maquina de reglas. Administración de contenido: Importancia de un repositorio de contenido integrado con la maquina de procesos, que soporte versionamiento, búsqueda, seguridades. Eventos y excepciones: facilidad de respuesta ante eventos y excepciones. Antes de construir la matriz, debe clasificar sus procesos de acuerdo a su tipo. Los tipos de procesos que se pueden considerar son: TIPO DE PROCESO EJEMPLOS QUE BUSCAR EN EL BPMS Workflow Básico Ciclo de vida del contenido Colaborativo Complejo Administración de Casos Workflow de producción Transaccional Ordenes de compra, contratación de un nuevo empleado Documentación técnica, administración de contenido web, certificación Sarbanes- Oxley 404 Lanzamiento de un nuevo producto o cerrar un negocio Manejo de Hipotecas, procesos de consultoría financiera, Aplicaciones para tarjetas de crédito, reclamos del seguro de salud Procesamiento automático de una orden Buena interfaz para manejo de formas Diseño de los procesos y mantenimiento, sin intervención de programadores Fácil de distribuir y mantener Soporte para documentos anexos y visualizadores Soporte para administración de contenido: ingreso, salida, versionamiento, búsqueda. Soporte de repositorios ECM escalables Soporte para revisión y discusión colaborativa de documentos Soporte para flujo no estructurado y trabajo offline Integración de grupos de trabajo en línea Carpeta electrónica de casos Habilidad de añadir objetos y flujos en tiempo de ejecución Integración con administración de contenido Soporte para colas compartidas y asignación de trabajo orientado a las reglas Optimización del rendimiento a través de la simulación Reglas de negocios Infraestructura integrada, Objetos de negocio complejos, transformación de datos y reglas de negocio. Fácil manejo de eventos y manejo automatizado de las excepciones Plantillas de soluciones industriales, con objetos preconstruidos, de acuerdo a los estándares industriales y las mejores practicas Tab. 2 Casos de uso de los procesos [11] Una vez construida la matriz de requerimientos, se podrá responder las siguientes preguntas. Estás permitirán tener una mejor idea del BPMS que se adapte a las necesidades propias de cada negocio. 1. Se adapta este BPMS correctamente a las necesidades del proceso? 2. Apoya este BPMS el ciclo de vida del proceso? 3. Cumple este BPMS los criterios de IT de la organización? 6. Conclusiones Sin lugar a duda, BPM está teniendo gran aceptación actualmente. Una muestra de esto es el amplio conjunto de vendedores, con productos sumamente diferentes. En una encuesta sobre BPM a 1700 empresas, 36% admitieron estar considerando esta tecnología, mientras que el 24% ya la estaban probando, la tenían en producción o incluso la estaban actualizando. De los clientes que han implementado proyectos BPM en el momento, tenemos que: 85% de ellos se están enfocando en los procesos donde intervienen las personas. Los proyectos BPM tienen un retorno promedio del 20% de la inversión. Los proyectos BPM considerados exitosos, también colaboraron en alcanzar ventaja competitiva y una alta satisfacción del cliente.

12 Los proyectos BPM favorecen mucho más la alineación entre Negocios e IT Sin embargo, nada de esto indica que las compañías que han implementado BPM, estén utilizando la herramienta al máximo. Esto puede ser por dos razones: No lo necesitan para los procesos que desean integrar BPM no es para cualquier tipo de proceso. Un proceso puede ser candidato para BPM si o Es a largo plazo. o Su estado es persistente. o Se encuentra en espera la mayor parte del tiempo. o Exige alta interacción entre humanos y sistemas. No tienen suficiente experiencia en el análisis de patrones para la integración. BPM demanda una mayor preparación de parte de quienes lo van a utilizar. De hecho, según el cuadro de Integración de Aplicaciones de Gartner, BPM por si solo, se encuentra entrando en el área de desilusión, mientras que BPMS, esta escalando hacia el pico de grandes expectativas. Es decir, los clientes se están entusiasmando mas por la herramienta, que por el concepto real detrás de esta. 7. Referencias Bibliográficas [1] Essential Business Process Modeling, Michael Havey, 1er edición, ISBN: , O Reilly, 2005 [2] Enterprise Modelling: A Declarative Approach for FBPML, Yun-Heh Chen-Burger, AIAI, The University of Edinburgh,2002, [3] A Taxonomy of business process modelling and information systems modelling techniques, George M. Giaglis,2001, [4] Introduction to BPMN, Stephen A. White, IBM Corporation, 2004, [5] Business Process with BPEL4WS: Understanding BPEL4WS, Sanjiva Weerawarana, Francisco Curbera, IBM TJ Watson Research Center, 2002, [6] Business Process Management Initiative, [7] Process Modelling, series/p609/eurescom/emol97/guidelines-lib/other/proc_model/content.html [9] What is Business Process Modelling, Mike Havey, 2005, [10] Setting the record straight Part 1, The Subtle Evolution, Jon Pyke, 2003, [11] The 2006 BPMS Report: Understanding and Evaluating BPM Suites, Bruce Silver, 2006, [12] Column 2: Sandy's blog on business process management (BPM), enterprise architecture (EA), business intelligence, and technology in business, 2005, [13] BlueSpring Software BPM University, 2006, [14] Intelligent Enterprise Magazine: Q&A: Advice for BPM Neophytes, 2005, [15] Oracle BPEL Process Management 2.0 Tutorial, ORACLE, 2004,