Licencia Libro de Obra Digital (LOD) Multimandante

Transcripción

1 Licencia Libro de Obra Digital (LOD)

2 Libro de Obra Digital QUÉ ES EL LIBRO DE OBRA DIGITAL? Aplicación informática que facilita y contiene las comunicaciones formales (libro de obra, cartas, planos, estados de pago, etc.) entre las partes durante la ejecución del contrato, manteniendo validez legal. La comunicación entre los representantes de las partes contratantes - Administradores de Contratos del Mandante y del Contratista - se estructura en base a transacciones genéricas, que al usar firma digital avanzada, tienen plena validez legal. Diseñada para operar en forma multimandante, integra en el escritorio del Contratista todos sus contratos con varios Mandantes. PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS Único canal formal de comunicación contractual entre el Mandante y el Contratista, evitando confusiones y malos entendidos por la intervención de múltiples interlocutores, Comunicación legible al evitarse la escritura manuscrita, Permite que los Administradores de ambas partes puedan contar con Asistentes para preparar borradores de la comunicación a registrar, Permite a los Ejecutivos Superiores de ambas partes visualizar en tiempo real todo lo allí registrado, Permite establecer canales de comunicación adicionales (libros auxiliares) para los especialistas de las partes, cuando las características del servicio contratado lo ameriten. Ej: Expertos en Control de Riesgo, TIPOS DE TRANSACCIONES DISPONIBLES BENEFICIOS DEL LOD Trazabilidad permite navegar a través de toda la historia de una comunicación Acceso disponible desde cualquier lugar, a través de las facilidades propias de Internet. Acceso Seguro, Personalizado y restringido a la información guardada. Único medio de comunicación contractual entre las partes, facilitando su transparencia. Ahorro de tiempo al evitar desplazamiento para registrar la comunicación en el libro de terreno y al usar plantillas para la comunicación (transacciones). Seguridad máxima, al poseer un sistema de Certificados y Firmas Digitales, imposible de imitar. Validez legal, ya que permite firmar las transacciones con dispositivos de firma digital avanzada. Facilita las auditorías, ya que existe respaldo permanente de información, evitando cualquier pérdida. Control, seguimiento y escalamiento de las transacciones originadas por ambas partes. Escalamiento de alertas por incumplimiento de plazos de respuesta o por transacciones críticas (Notificación de Incumplimiento, Solicitud de Compensación y Reclamos), Control automático de alertas de vencimiento de plazos, de proximidad de fechas, Registro de las transacciones y operación ON-LINE, Acceso seguro por medio de LOGIN y Perfiles, Guías on-line con ayuda audiovisual animada, Dos ambientes desarrollados: Capacitación y Producción, Actas de Inicio con la fecha y condiciones de entrega de terreno o servicio al inicio del contrato, Consultas de hechos, dudas o información general, Constancias para formalizar, notificar o registrar una situación relevante, Entrega de Información: reportes, plan específicos u otros documentos, Solicitudes o requerimiento de un bien físico, informes, archivos, planos, Instrucción al contratista para efectuar una acción determinada, Orden de cambio dada al contratista de condiciones iniciales del contrato, Notificación al contratista por algún incumplimiento, Solicitud de compensación al mandante por cambios en las condiciones contractuales, y sus respuestas, Reclamos por rechazos de solicitudes de compensación,

3 Licencia LOD 1. Licencia de Uso: El valor de la licencia de uso para una empresa de la aplicación denominada Libro de Obra Digital, posee un costo fijo anual y además un costo variable, el cuál depende de la cantidad de contratos vigentes que tenga la empresa al cierre de cada mes. Este valor incluye: Derecho a uso del Libro de Obra digital en dos modalidades: Sitio de Producción y Sitio de Capacitación. Administrador del Sistema. URL de acceso directo para cada organización (para producción y capacitación). Ayuda animada en línea y manuales del LOD genéricos. Servicio de alertas proactivas vía mail. Registro en línea de usuarios. Cambio de Clave Verificación de firma digital. ARQUITECTURA DEL LOD Cliente: WEB construida en html, JavaScript, ASP, VBScript Servidor: Base de Datos SQL Server 2000, Componente de Browse y de envío de mail REQUERIMIENTOS PARA EL BUEN USO DEL LOD Disponer de un PC con Windows 2000 o Superior Internet Explorer 6.0 o Superior Se recomienda uso de Gran Ancho de Banda para subir archivos de gran tamaño al LOD Instructivo de obtención de documentos contractuales de soporte del Libro de Obra Digital para Contratistas, en base a la información entregada por el mandante. 2. Servicio de Customización El servicio de customización del Libro de Obra Digital consiste en personalizar el software, de manera que opere con un look & feel acorde a cada organización. Se personaliza el Libro de Obra con los colores e imagen corporativa de la organización, además de la parametrización de las alertas. El pago por el servicio se efecúa sólo una vez, según los estándares del LOD. 3. Servicio de Mantención LOD El servicio de mantención del LOD corresponde a: Atención de fallas al Software del Sistema LOD, de modo que el sistema opere en forma ininterrumpida y en lo posible 7 x 24. Reparación de problemas funcionales que representen errores en el software del LOD, emitiendo parches y correcciones en versiones ad hoc.

4 Servicios LOD 4. Servicio de Hosting LOD Producción y Capacitación El Servicio que provee el Hosting para el LOD Producción y Capacitación, está compuesto por: Servicios de Housing, Hosting, Operación, Administración, Gestión, Seguridad, Monitoreo, Control de Cambios e Infraestructura y Procedimientos de Respaldos y Recuperación. Los valores de estos servicios, dependen si el servicio de Mesa de Ayuda es contratado o no por la empresa. Además de lo anterior, el servicio incluye los siguientes aspectos: Servidores y redes que permiten entregar un servicio con los estándares de calidad comprometidos. Sistema de monitoreo interno de equipos y detección proactiva de caída de los sistemas. Monitoreo con proveedor externo, en base a transacciones de prueba a través de 5 ISP. Seguridad en base a Antivirus instalados en todos los equipos y Firewall de protección para toda la configuración. Resguardo enfocado principalmente a los datos, con respaldos de la información en forma diaria, semanal y mensual. SLA del Servicio Disponibilidad del servicio: 7 x 24 hrs. Uptime del servicio: 99,5 % mensual, medido de lunes a viernes de 8 a 20 hrs (días hábiles). Soporte de lunes a viernes de 8 a 20 hrs. Tiempo de respuesta ante contingencias, 2 horas en horario hábil Soporte fines de semana y festivos, por llamado con 4 horas de tiempo de respuesta. 5. Capacitación La capacitación se realiza por medio de talleres presenciales de contenido teórico y práctico o de reforzamiento. Los talleres se realizan para los administradores de contratos superiores y asistentes de las empresas mandantes y contratistas. En caso que la capacitación se deba realizar fuera de la ciudad de Santiago, el cliente deberá reembolsar todos los gastos generales de alimentación, traslado, viaje y alojamiento, según el régimen existente al interior de la empresa. Los talleres se componen de la siguiente forma: Talleres Taller Básico Taller Avanzado Horas 4 horas 4 horas

5 Servicios LOD 6. Servicio Mesa de Ayuda Qué contempla el servicio? Servicio Telefónico y Mensajería (Chat) con agentes de la Mesa de Ayuda. Control remoto del Computador de los usuarios. Agentes de mesa de ayuda de primer nivel y de segundo nivel especializados, con exclusividad para la mesa de ayuda del LOD. Detalle de registros, llamadas y mensajes de los usuarios que contactan la mesa de ayuda. Soporte presencial con cargo adicional, dependiendo de cada caso. SLA del Servicio Disponibilidad del servicio telefónico y mensajería: lunes a viernes de 8 a 20 hrs. (días hábiles) Servicio de mail 24 hrs de lunes a domingo. Uptime del servicio: 99,7% mensual, medido de lunes a viernes de 8 a 20 hrs (días hábiles). Capacidad de llamados y mensajería inbound: máximo 1050 mensuales (con 2 agentes) Tiempo de espera por 1 Agente: 90% de las llamadas antes del cuarto ring Llamados outbound disponible, con cobro de SLM y celulares Duración de una llamada: 9 minutos en promedio Registro y tipificación de llamados: 95% Atención y resolución de reportes: 80% en el primer contacto Total de reportes atendidos y solucionados: 90% Derivación de llamados al soporte presencial: 10% 7. Desarrollo de nuevos requerimientos Corresponde a la definición, diseño, desarrollo e implementación de nuevas funcionalidades en la aplicación o adecuación de las ya existentes. Para su materialización se presenta un presupuesto por el desarrollo y sólo con la previa aprobación por parte del Usuario se inicia el desarrollo correspondiente. 8. Servicio de firmas digitales Este servicio gestiona la entrega de firmas digitales avanzadas, a partir de la solicitud de un usuario. Se hace entrega del certificado de firma digital y del token de la firma en el sitio que el usuario solicite.

6 Servicios LOD 9. Soporte a la implementación Gestión de base de datos de contratistas para diagnosticar, analizar y planificar los contratos a migrar y a implementar mensualmente, según criterios definidos por el cliente. Optimización de los tiempos de implementación para los clientes Preparación de documentación contractual de soporte Solicitud de firmas digitales avanzadas, para usuarios de la empresa Mandante y Contratistas Registro de información necesaria para la apertura de los libros (asistente, superior y administrador) Apertura en borrador de los libros respectivos para firma del administrador Soporte de implementación hasta la puesta en marcha del LOD Solución de problemas menores que se presenten en forma posterior a la implementación durante un período de un mes. 10. Administración de Sistema LOD Administración de usuarios. Se realiza el ingreso de nuevos usuarios a la aplicación, se asocian perfiles a los usuarios y se efectúan modificaciones de datos Administración de parámetros. Se modifican los datos de las transacciones y del envío de mails Administración operativa. Se comunica a los administradores de contrato los folios vencidos que pasaron a la categoría de morosos Reporte de la cantidad de contratos ingresados en el sistema Se realiza el reemplazo del perfil superior de un contrato, por otro superior. Se interactúa con la Mesa de Ayuda, atendiendo consultas y solucionando problemas de los usuarios 11. Visualizador local de transacciones El sistema contempla la descarga de la información ingresada al Libro de Obra Digital al computador, de forma que se puedan visualizar los folios y navegar en el computador en forma local, sin necesidad de conexión a Internet.