Técnicas existentes para detectar fugas en las distintas áreas de tu empresa

Transcripción

1 Técnicas existentes para detectar fugas en las distintas áreas de tu empresa Selección del proveedor Este se considera el primer paso para evitar fugas. Estas son las cualidades que debes de buscar en un proveedor: a) Honestidad. b) Responsabilidad. c) Constancia. d) Variedad de productos y marcas. e) Calidad. f) Que cumpla con las especificaciones de empaque, presentación, caducidad y cantidad que requieres. g) Capacidad de producción. h) Financiamiento. i) Interés por el cliente. Pedido de mercancía La mayoría de los sobre-costos se originan al comprar en mayor o menor medida de lo necesario. En el primer caso dará como resultado una gran cantidad de mermas ya que la mayoría de los productos son perecederos. En el caso de comprar de menos, habrá escases de producto y se tendrán que hacer compras de emergencia, dando como resultado sobre-costos. Debes considerar: a) Capacidad de almacenamiento. b) Caducidad de la materia prima. c) Disposición del proveedor para llevar la cantidad especifica que necesitas. d) Confiabilidad del proveedor. e) Costos de almacenamiento. f) Costos por pedido. Control de almacén Este punto es uno de los más complejos a tratar en un restaurante, por la gran cantidad de productos que se manejan. A continuación se explican algunos de los factores que tienen mayor influencia en el control del almacén.

2 Algunas de las cualidades que debe tener un almacenista son: 1. Que sea una persona dedicada. 2. Con fortaleza física para mover mercancía. 3. Secundaria terminada. 4. Ordenado. 5. Responsable. 6. Honesto. Para este empleo es necesario que capacites al personal para un mejor servicio y eficiencia. Recepción de mercancía La recepción de mercancía debe tener normas establecidas y permanentes. El personal que esté a cargo de esta área debe seguir la política rigurosamente porque si los proveedores ven que no se revisa la mercancía, comenzarán a bajar la calidad e incluso entregar menos mercancía de la requerida. Estas son algunas de las normas para la recepción de mercancía: a) Establecer horarios (se sugiere de 10:00 am y 12:00 pm). b) Definir las áreas en las que se recibirá mercancía. c) Pesar, medir y/o contar la mercancía y revisar que coincida con la factura o requisición. d) Exigir que la factura siempre se entregue antes que la mercancía. e) El gerente recibirá esporádica y aleatoriamente la mercancía sin previo aviso. f) Hacer anotaciones sobre faltantes o devoluciones de mercancía. g) Recibir a un solo proveedor a la vez. h) No permitir que el proveedor entre al almacén. i) La puerta de acceso al almacén debe ser diferente a la de los clientes. Requisitos Fiscales (facturas) Las facturas deben contener la siguiente información: a) Nombre del proveedor. b) CURP del proveedor. c) Cedula de identificación fiscal. d) Dirección del proveedor.

3 e) La palabra FACTURA impresa y con número de folio. f) La leyenda fiscal: La reproducción no autorizada de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales. g) Datos del impresor. h) Nombre, RFC, CURP, dirección, número de autorización y fecha, número de folio impreso y vigencia. i) Concepto. j) Precio unitario. k) Importe total. l) IVA. m) Cantidad con letra. n) Nombre, RFC y dirección del comprador. Si no se cumplen con estos requisitos te pueden hacer acreedor de una sanción en caso de una revisión. Máximos y mínimos en almacén Para calcular el máximo para el manejo de un almacén, debes tomar en cuenta: 1) Capacidad de almacenamiento. 2) Descuentos sobre compra. 3) Precios de mayoreo. 4) Capacidad de distribución del proveedor. 5) Caducidad del producto. 6) Mermas y fugas por exceso de almacenaje 7) Costo financiero. 8) Costo de oportunidad. Para calcular el mínimo debes tomar en cuenta: 1) Tiempo que tarda el proveedor en resurtir. 2) Confiabilidad del proveedor. 3) Fluctuaciones en la demanda. 4) Caducidad del producto. Temperatura Para que los alimentos y bebidas se conserven de una manera adecuada, los refrigeradores deberán tener ciertas temperaturas. Esta tabla se muestran las temperaturas recomendadas:

4 Concepto Tipo Temperatura ºC Cerveza y refrescos Refrigeración 3ºC Cárnicos Refrigeración 5ºC Frutas y verduras Refrigeración 7ºC Lácteos y embutidos Refrigeración 5ºC Postres Refrigeración 5ºC Cárnicos Congelación -15ºC Alimentos procesados Congelación -15ºC Para descongelar un producto se recomienda hacerlo lentamente para evitar su degradación, especialmente con carnes y pescados. Gastos en los restaurantes Gastos Administración Operación Ventas Generalmente cuando un restaurante tiene problemas de bajas utilidades es por la combinación de a) Las ventas que son bajas. b) Costos y gastos elevados. El tema de los gastos y su control tiene una gran importancia porque el monto que pueden representar sus fugas puede llegar a ser mayor que el de los costos. Una manera de analizarlo de manera sencilla es: Cuánto gasto? Frente a Cuánto debería de gastar? Es igual a Cuánto gasto de más?; entonces, Qué hacer para evitarlo? Para saber cuánto gastas debes recurrir a la información contable para poder determinar el monto. Es importante clasificar los gastos de acuerdo con su naturaleza para detectar mas fácil las fugas. Los gastos se clasifican en: Gastos de administración Son las prestaciones que le corresponden al personal.

5 Salarios base. Vacaciones. Aguinaldo. Seguro Social. SAR. Infonavit. Impuestos sobre remuneraciones. Otras prestaciones, uniformes y alimentación. Gastos de operación Son los egresos que tienen que ver con el local y su mantenimiento. Aspectos que integran los gastos de operación: Arrendamiento. Energía eléctrica. Agua. Teléfono. Gas. Depreciaciones y amortizaciones. Mantenimiento (preventivo y correctivo). Lavado de blancos. Impuestos locales (predial, licencias de funcionamiento, impuestos para venta de bebidas alcohólicas, etc.). Suministros. Papelería. Seguros y finanzas. Gastos de venta Son todos los gastos destinados a incrementar las ventas, compuestas por gastos de publicidad y promoción. Lo más común es que se destine un presupuesto fijo para los gastos de publicidad. Es falsa la creencia de que entre mayor sea el monto invertido en publicidad, mayores serán los resultados. Sólo es rentable para las grandes empresas realizar promoción en medios masivos. Debes preguntarte si el beneficio será mayor que el gasto? Gastos financieros

6 Son las comisiones e intereses cobradas por los bancos u otras instituciones por utilizar su dinero. Existen cuatro tipos: 1. Comisiones por expedición de cheques, aniversario de cuenta, girar cheques sin fondos y otros servicios. 2. Intereses por préstamos bancarios. 3. Comisión por cobro a clientes con tarjeta de crédito y vales de alimento. 4. Intereses por pagos extemporáneos a proveedores o acreedores diversos. La mejor publicidad que puedes tener es la de los clientes, es decir, publicidad de boca en boca. Costo óptimo El costo óptimo representa el costo más bajo posible que podemos obtener si nos apegamos a la receta de cualquier platillo o bebida, y siempre y cuando no existan mermas. En México, los porcentajes óptimos de costo se calculan en base a: La creciente competencia. La caída del ingreso per cápita. El incremento de los costos en las bebidas. Es por esto que los precios del sector restaurantero han tenido que ser ajustados en proporción al costo, disminuyendo sus márgenes de utilidad. Los porcentajes de costos actuales que se destinan a una empresa gastronómica son los siguientes: Alimentos 30% Bebidas 20% Otros 50% Total 100% Estos porcentajes pueden variar dependiendo las necesidades de cada negocio.

7 Es conveniente calcular los costos de los alimentos y bebidas por lo menos cada seis meses cuando la inflación sea de un digito y trimestralmente cuando sea de dos, para calcular el costo óptimo utilizamos el siguiente formato: Platillo Unidades Costo por platillo Sopa de Costo Ventas totales Porcentaje 354 $3 $1,062 $5, % frijol Pollo X 450 $25 $11,250 $29, % Flan 150 $4 $600 $2, % Total 954 $32 $12,912 $37, % Suponiendo que en el restaurante X se venden solo estos tres platillos, el costo óptimo será de 34.65% esto representa que por cada peso que se venda se ganarán poco más de 65 centavos, que serán utilizados para absorber los gastos y generar utilidades. Las unidades representan el número de platillos que vendimos en el mes. El costo representa el costo unitario de cada platillo, este se multiplica por el número de unidades vendidas por mes. (Si la sopa de frijol cuesta $3.00 lo multiplicamos por 354 sopas vendidas en el mes, lo que nos da como resultado un costo de $1,062) La venta es el número de platillos que vendimos por mes y multiplicados por su precio de venta sin IVA, (si se vendieron 354 sopas de frijol y multiplicamos esta cantidad por su precio de venta al público que es $15.00 obtenemos un total de $5,310, y esto representa nuestra venta mensual en dinero de la sopa de frijol) El porcentaje es la porción de costo en relación con las ventas. Para calcularlo hay que dividir el costo total entre las ventas y multiplicarlo por cien. ( en el caso de la sopa el 20% se obtuvo multiplicando $1,062 por el 100% y dividiéndolo entre $5,310). Para calcular el costo óptimo de alimentos tenemos que dividir el total de costos entre el total de ventas y después multiplicarlo por 100, en el caso anterior el 34.65% se obtiene dividiendo $12,912 entre $37,260 y luego se multiplica por 100.

8 Este formato debe ser aplicado a todos los platillos y bebidas del menú.