FORMATO INFORME DE AUDITORIA

Transcripción

1 CÓDIGO DE AUDITORÍA: FECHA DE INFORME: 28 de marzo de 24 FECHA DE AUDITORÍA: 1. INFORMACIÓN BASICA AUDITORIA AG- TIPO DE AUDITORÍA: Auditoría de Gestión 17 Febrero 17 de Marzo de 24 PROCESO / DEPENDENCIA AUDITADA: AUDITORES: Gestión Contable con Énfasis Tributario Edgar Gerardo Vasquez Molano 2. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA Evaluar la eficiencia, eficacia y efectividad en las operaciones, actividades y actuaciones, en el procedimiento empleado por la ACR desde la Subdirección Administrativa y Financiera, así como la administración de la información y los recursos para el logro de las metas u objetivos previstos. 3. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área responsable, Subdirección Administrativa y Financiera, para realizar la verificación y análisis se tendrá en cuenta la información correspondiente del de Enero de 23 a 31 de Diciembre de 23, revisión y Verificación del proceso de registro de las transacciones a nivel contable (tributaria), Aplicación del plan General de Contabilidad Pública, Revisión soportes contables. Revisión y verificación de normas y procedimientos existentes. 4. CRITERIOS DE LA AUDITORÍA normatividad legal vigente: Estatuto Tributario Nacional, Estatuto Tributario Territorial, Resolución 354 de 2007 conformada por el PGCP, Manual de procedimientos, Doctrina Contable Pública, y demás normatividad y leyes vigentes relacionadas con el tema auditado 5. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA Se da inicio a la apertura de la auditoría de gestión, el lunes 17 de Febrero a las 8:30 am en la oficina de la Subdirección Administrativa y Financiera con la participación de la Subdirectora Administrativa y Financiera, el Jefe Control Interno, la Coordinadora Pagaduría, y dos auditores para Gestión Presupuestal y Pagos, y Gestión Contable con énfasis Tributario, Se realizaron entrevistas con el Coordinador de Presupuesto, la Coordinadora de Pagaduría, y con el Coordinador del Grupo de Contabilidad con el objetivo de tener más claridad de los procedimientos empleados por los funcionarios Página 1 de 10

2 encargados de los temas a auditar. Una vez realizada esta actividad se solicitó la siguiente información el día 19 de Febrero de 24: AUDITORIA REALIZADAS 1. A.- Auditorías realizadas por la Contraloría General de la Nación y su Plan de Mejoramiento si lo hubo. 2. B.- Auditorias y seguimiento realizadas por Control Interno y sus Planes de Mejoramiento si los hubo. Información Tributaria (Impuesto ICA, Rete fuente en Renta e IVA) 3. Cronograma o calendario tributario territorial (ICA) vigencia 23 de los siguientes municipios: ACR-VALLEDUPAR, ACR-APARTADO, ACR-MONTERIA, ACR-BARRANCABERMEJA, ACR-PASTO, ACR- BARRANQUILLA. 4. Reporte de pagos y deducciones de los terceros registrados en el SIIF de los Municipios (Punto 3) vigencia 23, así como los Estados de Cuenta de todos los Municipios donde se genere el pago de algún tributo por parte de la ACR a Diciembre 31 de 23 Emitidos por las entidades responsables del recaudo. 5. Base de datos en Excel, consolidado impuestos Rte. ICA, Rte. Fuente en Renta e IVA si lo hubo, especificando: CC, NIT, Nombre del Tercero, Descripción, Deducción, Valor Bruto, Base Retención, Valor Deducción, Tarifa Retención para la vigencia 23 de los municipios (punto 3) 6. Declaraciones Tributarias firmadas y pagadas de los municipios (punto 3) con sus respectivos soportes escaneados y establecer su forma de pago (Transferencia, PSE, Cheque). 7. Estados Financieros Básicos, Notas a los Estados Financieros, Operaciones Reciprocas y Libros Oficiales para la vigencia 23. (Una vez revisada esta información, solicitare los auxiliares por tercero cuenta, así como los saldos y movimientos de forma mensual de algunas de estas cuentas) 8. Remitir mapa de riesgos y controles si los hay para Impuestos registro contable y posterior generación de los Estados Financieros de la ACR. Para el día 25 de Febrero el área auditada Subdirección Administrativa y Financiera mediante correo electrónico solicitó al doctor Isauro Cabrera Jefe de Control Interno cinco (5) días hábiles más de plazo para la entrega de la información aduciendo que por coincidir esa semana con el pago de honorarios de aproximadamente 800 contratistas era imposible atender esta solicitud. Por lo anteriormente señalado el Jefe de Control Interno autorizó lo solicitado. La información fue remitida a esta auditoria el día 11 de Marzo de 23 fuera de los tiempos autorizados vía correo electrónico por el Jefe de Control Interno, Una vez revisada esta información se solicitó el día 14 de Marzo de 23, algunos puntos pendientes de lo solicitado. Con la Información allegada se procedió a realizar el análisis y verificación de la documentación así: Página 2 de 10

3 CONCILIACIONES BANCARIAS A DICIEMBRE 31 DE 23 La Entidad cuenta con cuatro cuentas bancarias: - Una Cuenta corriente Numero Bco Popular para el pago Servicios Personales con un saldo de $ Una Cuenta corriente Numero Bco Popular para el pago de Gastos Generales con un saldo de $ Una Cuenta corriente Numero Bco Davivienda para el pago de Transferencias, con un saldo de $850 - Una Cuenta corriente Numero Bco Popular para el pago de Acreedores Varios, con un saldo de $0.00 Una vez revisadas las conciliaciones bancarias se pudo establecer: En la cuenta corriente del Banco Popular Gastos de Personal en el formato de conciliación existen las siguientes partidas a Diciembre 31 de 23 aún pendientes por conciliar de meses anteriores contraviniendo lo normado en el Régimen de Contabilidad Pública, y el Manual de Políticas Contables del ACR: LIBROS OFICIALES: NC $ /11/23 ND $ /10/23 ND $ /10/23 ND $400 28/10/23 ND $ /10/23 ND $ /11/23 Los libros de contabilidad principales son el Diario y el Mayor, los cuales presentan en forma resumida los registros de transacciones, hechos y operaciones. El Libro Mayor contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, clasificados de manera nominativa según la estructura del Catálogo General de Cuentas; las sumas de los movimientos débito y crédito de cada una de las cuentas del respectivo mes, que han sido tomadas del Libro Diario y el saldo final del mismo mes. Una vez revisado el libro Mayor y Balances para la vigencia 23, se cruzaron las cuentas mayores mes a mes evidenciándose lo siguiente: - De los meses de Julio a Diciembre se evidenció que las fechas iniciales y finales de cada uno de los Libros Mayor y Balances están del 1 al 28, siendo lo correcto al último día de cada mes, contraviniendo lo normado en el Régimen de Contabilidad Publica numeral (LIBROS DE CONTABILIDAD). - Para los meses de Julio, Agosto, Noviembre en los Libros Mayor y Balances el primer digito del código correspondiente a la (Clase) no aparecen para las siguientes clases 8 (Cuentas de Orden Deudoras) y 9 (Cuentas de Orden Acreedoras). Página 3 de 10

4 - No se pudo evidenciar en esta auditoria el libro Mayor y Balances del mes de octubre pero el consecutivo de acuerdo con el Acta de Apertura de los Libros Principales de Contabilidad continúo en el mes de noviembre su número secuencial sin interrupción numérica. - En el Libro Mayor y Balances para las siguientes clases 8 (Cuentas de Orden Deudoras) y 9 (Cuentas de Orden Acreedoras) en los meses de Noviembre y Diciembre no se están acumulando los saldos iniciales y finales de acuerdo al Catálogo General de Cuentas (PUC). CUENTAS RECIPROCAS Se utiliza para reportar los saldos de las transacciones económicas y financieras realizadas entre entidades contables públicas, los cuales están asociados con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, cualquiera sea el nivel y sector al que pertenezcan y que son objeto de eliminación en el proceso de consolidación, de acuerdo con la Tabla de correlaciones pero el reconocimiento contable de estas operaciones administrativas debe estar en concordancia con lo definido en el Régimen de Contabilidad Pública Una vez revisados la información contable pública, CGN2005_002 Operaciones Reciprocas a 31 de Diciembre de 23 y los soportes encontrados en las carpetas de la ACR se pudo evidenciar: La información reportada no coincide con lo expresado en sus soportes Código Entidad Entidad Valor Reportado Valor Soportes ETB EAAB EMCALI ELECTRIF CAQUETA EPM AGUAS URABA A pesar que la gestión del ACR con las demás entidades con las cuales se tienen operaciones reciprocas se está realizando de una manera adecuada se debe tener un mayor control en las cifras a reportar vs los soportes. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS Las Notas a los estados contables básicos corresponden a la información adicional de carácter general y específico, que complementa los estados contables básicos y forman parte integral de los mismos. Tienen por objeto revelar la información adicional necesaria sobre las transacciones, hechos y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales que sean materiales; la desagregación de valores contables en términos de precios y cantidades, así como aspectos que presentan dificultad para su medición monetaria que pueden evidenciarse en términos cualitativos, o cuantitativos físicos, Página 4 de 10

5 los cuales han afectado o pueden afectar la situación de la entidad contable pública. Las notas a los estados contables básicos son de carácter general y específico. Una vez revisadas las Notas a los Estados Financieros para la vigencia 23 se pudo observar lo siguiente: 1. Se recomienda acompañar las Notas de Carácter Específico, con los 4 primeros dígitos del Plan Único de Cuentas para tener una mejor orientación de las mismas. 2. Se observó que la Nota No. 8 Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales esta totalizada en pesos y no en miles de pesos como se expresa en la misma. 3. Una vez revisadas las Notas a los Estados Financieros, se pudo observar que presentan razonabilidad y consistencia contra la información contable del ACR (Saldos y Movimientos) REVISION DECLARACIONES TRIBUTARIAS Una vez revisadas las declaraciones tributarias contra la Base de Datos enviada por la coordinadora de pagaduría se pudo evidenciar lo siguiente: APARDADO: De acuerdo a información recibida por tercero se evidenció que para el impuesto del ICA, el cual se presenta de forma Bimestral en el primer Bimestre Ene Feb vigencia 23, el valor cancelado no corresponde al valor reportado. Valor Declarado $ Valor Reportado $ Las demás declaraciones del impuesto de ICA se encuentran de acuerdo al valor reportado para la vigencia 23. BARRANQUILLA : Para declaración del impuesto de ICA para vigencia 23 se pudo evidenciar: Que las declaraciones de Enero y Marzo no se allegaron las mismas Que las Declaraciones de Abril, Junio, Noviembre no presentan sello de registro o recibo por parte de la entidad bancaria. Que de acuerdo al reporte enviado por tercero de las deducciones realizadas para el mes de Febrero se pudo evidenciar que el valor declarado no está de acuerdo con en valor reportado. Valor Declarado Valor Reportado $ (Febrero) $ $ (Abril) $ Página 5 de 10

6 BARRANCABERMEJA: No se realiza retención del Impuesto de ICA, teniendo en cuenta el Acuerdo 029 del 2005 Articulo 78: Base Mínima para la Retención: No están sometidas a la retención por impuesto de industria y comercio, las operaciones producto de la actividad gravable cuyo valor sea inferior a diez (10) SMLV. MONTERIA: No se realiza retención del Impuesto de ICA, teniendo en cuenta el Acuerdo 0032 de 2005 Articulo 26: Prohibiciones: Numeral f) Las actividades comerciales y de servicios que por mandato legal deban realizar la nación, los establecimientos públicos nacionales, las superintendencias y las unidades administrativas especiales del orden nacional. Acuerdo 7 de 20 Art 52 Tarifas: No están sometidos a retención del Impuesto de Industria y Comercio, los pagos o abonos en cuenta por la adquisición de bienes y servicios cuya cuantía individual sea inferior a treinta (30) SMMLV. PASTO: Para la declaración del impuesto de ICA para vigencia 23 se pudo evidenciar: - Que la declaración de marzo no se allego a esta auditoría. - Que de acuerdo al reporte enviado por tercero de las deducciones realizadas para el mes de febrero se pudo evidenciar que el valor declarado no está de acuerdo con el valor reportado. Valor Declarado Valor Reportado $9.000 (Febrero) $ VALLEDUPAR: Para la declaración del impuesto de ICA para vigencia 23 se pudo evidenciar: - Que la declaración de enero no se allego a esta auditoría. - Que de acuerdo al reporte enviado por tercero de las deducciones realizadas para el mes de Febrero se pudo evidenciar que el valor declarado no está de acuerdo con en valor reportado. Valor Declarado Valor Reportado $ (Febrero) $ En los recibos oficiales de pago del Impuesto de Industria y Comercio de los meses de Septiembre, Octubre, Noviembre se pudo evidenciar que en el desprendible para el contribuyente refleja una deuda en contra de la entidad por valor de: $ , $ y $ respectivamente. Los datos anteriormente enunciados fueron suministrados a esta auditoría, con la cual emitimos nuestras recomendaciones y observaciones iniciales, sin embargo según memorando enviado por la subdirección esta información entregada no era consistente y que se habían equivocado enviando una base de datos obsoleta, por lo tanto entregan nuevamente la información donde evidencian correctamente los datos y demuestran que los hallazgos anteriormente descritos no existen. Página 6 de 10

7 Basado con lo anterior, la base de datos recibida en Medio Magnético de los impuestos retenidos por la ACR para la vigencia 23, no fue la indicada contraviniendo los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados toda vez que no me permite identificar, clasificar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna. La información es útil cuando es pertinente y confiable. La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos. La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna, Por lo tanto existe una no conformidad en el sentido del manejo y control de la información. ARRENDAMIENTO BIENES INMUEBLES De acuerdo a la información allegada a esta auditoría en base de datos enviada por la coordinación de pagaduría, de las deducciones tributarias por los diferentes conceptos vigencia 23, el Decreto 2418 de Octubre 31 de 23 estableció, que para el arrendamiento de Bienes Inmuebles la tarifa de retención debe cambiar del 3,5% al 1,5% durante noviembre y diciembre de 23 y luego cambiar otra vez al 2,5% en enero de 24. Se pudo evidenciar, que las siguientes obligaciones SIIF del mes de Noviembre se les realizó retención en la fuente del 3.5% contraviniendo la norma anteriormente mencionada: , , , , , , , , 11753, , , , , 11943, , SOLICITUD DE INFORMACION - Esta auditoria solicitó la información abajo relacionada mediante correo electrónico a la Subdirección Administrativa y Financiera de las órdenes de pago relacionadas, al cierre de esta auditaría no llegó información alguna para su verificación y análisis. No. OBLIGACION SIIF No. ORDEN DE PAGO SIIF IDENTIFICACION RAZON SOCIAL ARAUJO & SEGOVIA DE CORDOBA S. A. BLUE SMART INMOBILIARIA S.A.S. MANUEL GUTIERREZ ZAMORA SOLUCIONES TECNOLOGIA Y SERVICIOS S A STS SA MES RETENCION NOVIEMBRE NOVIEMBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE Página 7 de 10

8 SODECOL SAS DICIEMBRE - No se evidenció información de los estados de cuenta tributarios de los municipios donde la ACR hace presencia para que esta auditoria hubiese realizado su verificación y análisis de esta documentación. 6. HALLAZGOS DE LA AUDITORIA 1. En la cuenta corriente del Banco Popular Gastos de Personal en el formato de conciliación existen las siguientes partidas a Diciembre 31 de 23 aún pendientes por conciliar de meses anteriores contraviniendo lo normado en el Régimen de Contabilidad Pública, y el Manual de Políticas Contables del ACR: NC $ /11/23 ND $ /10/23 ND $ /10/23 ND $400 28/10/23 ND $ /10/23 ND $ /11/23 2. En el Libro Mayor y Balances de los meses de Julio a Diciembre de la vigencia 23 se evidenció que la fecha final de cada uno de estos meses en este libro es de 28 días, contraviniendo lo normado en el Régimen de Contabilidad Publica numeral (LIBROS DE CONTABILIDAD). 3. En el Libro Mayor y Balances Para los meses de julio, Agosto, noviembre de la vigencia 23 el primer digito del código correspondiente a la (Clase), no aparecen para las siguientes clases 8 (Cuentas de Orden Deudoras) y 9 (Cuentas de Orden Acreedoras) conforme lo estipula el Régimen de Contabilidad Pública y el Plan Único de Cuentas. 4. No se pudo evidenciar en esta auditoria el libro Mayor y Balances del mes de Octubre pero el consecutivo de acuerdo con el Acta de Apertura de los Libros Principales de Contabilidad suscrita por el Representante Legal del ente público y el cual es requisito indispensable para su validación, continúo en el mes de Noviembre su número secuencial sin interrupción numérica. 5. En el Libro Mayor y Balances para las siguientes clases 8 (Cuentas de Orden Deudoras) y 9 (Cuentas de Orden Acreedoras) en los meses de Noviembre y Diciembre no se están acumulando los saldos iniciales y finales de acuerdo a lo normado en el Catálogo General de Cuentas (PUC). 6. Una vez revisados la información contable pública, CGN2005_002 Operaciones Reciprocas a 31 de diciembre de 23 y los soportes encontrados en las carpetas de la ACR, se pudo evidenciar que las siguientes transacciones económicas y financieras realizadas entre entidades contables públicas, las cifras reportadas a la CGN no corresponden a las consignadas en los reportes contables. Página 8 de 10

9 Código Entidad Entidad Valor Reportado Valor Soportes ETB EAAB EMCALI ELECTRIF CAQUETA EPM AGUAS URABA No existe control sobre el manejo de la información, toda vez que obtuvimos en diferentes momentos bases de datos diferentes que hicieron que nuestro concepto y apreciación fuera equivocado. La base de datos recibida en Medio Magnético de los impuestos retenidos por la ACR para la vigencia 23, no fue la indicada contraviniendo los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados toda vez que no me permite identificar, clasificar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna. La información es útil cuando es pertinente y confiable. La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos. La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna. 8. Esta auditoria pudo evidenciar en información allegada en base de datos enviada por pagaduría que para el arrendamiento de Bienes Inmuebles la tarifa de retención en la fuente tomada en el mes de Noviembre fue del 3.5% de acuerdo a No. De obligación SIIF mencionadas en el desarrollo de la Auditoria, contraviniendo lo normado en el Decreto 2418 de octubre 31 de 23 la cual estableció cambiar la tarifa del 3,5% al 1,5% durante los meses de noviembre y diciembre de 23. Se pudo evidenciar, que las siguientes obligaciones SIIF del mes de Noviembre se les realizó retención en la fuente del 3.5% contraviniendo la norma anteriormente mencionada: , , , , , , , , 11753, , , , , 11943, , OBSERVACIONES Se observó que la Nota No. 8 Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales esta totalizada en pesos y no en miles de pesos como se expresa en la misma. Una vez revisadas las Notas a los Estados Financieros para la vigencia 23 se pudo observar que presentan razonabilidad y consistencia contra la información contable del ACR (Saldos y Movimientos). Las Notas de los estados financieros de Carácter Específico, deben mostrar los 4 primeros dígitos del Plan Único de Cuentas para tener una mejor orientación de las mismas. No presenta mapa de riesgos. Página 9 de 10

10 8. RECOMENDACIONES 9. CONCLUSIONES Esta auditoría exhorta al responsable del proceso a realizar los planes de mejoramiento a que haya lugar y dar cumplimiento a lo establecido en los criterios de auditoría. De otra parte y en posteriores auditorias recomendamos bajo el principio de la transparencia entregar toda la información que Control Interno requiera. Se cumplió con el objetivo y alcance determinado en esta auditoría. 10. ANEXOS Estados Financieros vigencia 23 Notas a los Estados Financieros Vigencia 23 Informe cuentas reciprocas a Diciembre 31 de 23 Libros Oficiales Mayor y Balances vigencia 23 Copia Declaraciones del Impuesto de Industria y Comercio vigencia 23 de los Municipios de Apartado, Barranquilla, Barrancabermeja, Montería, Pasto, Valledupar. Informe deducciones de impuestos por tercero y municipio vigencia 23 Informe Cuentas por Pagar a Diciembre 31 de 23 Nombre Auditor Líder: Edgar Gerardo Vasquez Molano Nombre Jefe Dependencia/ Proceso Auditado: Claudia Eugenia Gomez Echeverry Firma Auditor Líder: Firma Auditado: Página 10 de 10