UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS Fundada en 1551

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS Fundada en 1551 FACULTAD DE CIENCIAS MATEMATICAS E.A.P. DE COMPUTACIÓN AUTOMATIZACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS Y DE PROCESOS DE FACTURACIÓN, CONTROL DE ESTADOS DE CUENTA, LÍNEA DE CRÉDITO Y RIESGO DE CANALES MONOGRAFÍA Para optar el Título Profesional Título de : LICENCIADO EN COMPUTACIÓN AUTOR FANNY CASTILLO FÉLIX LIMA PERÚ 2005

2 FICHA CATALOGRAFICA FANNY CASTILLO FELIX Sistema Pacifyc: Automatización de Conciliaciones Bancarias y de Procesos de Facturación, Control de Estados de Cuenta, Línea de Crédito y Riesgo de Canales. (Lima) 2005 x, 106 Pág., (UNMSM, Título, Computación, 2005). Tesis, Universidad Nacional Mayor de San Marcos, Facultad de Ciencias Matemáticas Escuela Profesional de Computo I. UNMSM/FCM II. Título (serie)

3 D E D I C A T O R I A A mi Madre por su apoyo en la consecución de mis metas profesionales, a mi esposo e hijos por ser el motor que me impulsa a seguir perfeccionándome.

4 INDICE INTRODUCCION PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS IDENTIFICACION DE PROBLEMAS Gerencia de Ventas Gerencia de Facturación Gerencia de Administración y Finanzas DEFICIENCIAS DETERMINACION Y ESPECIFICACION DE REQUERIMIENTOS POR AREAS Gerencia de Ventas Gerencia de Facturación Gerencia de Administración y Finanzas ALCANCES PREMISAS Y CONSIDERACIONES Sistema COBBAN Aplicativo del Negocio Sistema SAP Aplicativo del Negocio Sistema COMERCIAL - STC400 Aplicativo del Negocio JUSTIFICACIONES FUNDAMENTACION TEORICA FUNDAMENTO GENERAL - ENFOQUE DE LOS PROYECTOS DE TI FUNDAMENTO BASICO - SISTEMAS ERP Qué es un ERP? Cuál es su principal función? Historia y Evolución Diferencias entre un sistema ERP y un SI tradicional Características Beneficios y Ventajas de un ERP Ciclo de Vida de un ERP METODOLOGIA, ESTRATEGIAS, TECNICAS Y HERRAMIENTAS PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO METODOLOGÍA DE TRABAJO Acerca del Modelo de Gestion Megón La Estructura del Megón Hitos y Entregables ESTRATEGIAS TECNICAS Y HERRAMIENTAS APLICACION - SISTEMA PACIFYC CAMINO A UN ERP REQUERIMIENTO FUNCIONAL DE LA SOLUCION ETAPA I ARQUITECTURA TÉCNICA DEL SISTEMA PACIFYC ETAPA I ARQUITECTURA DEL SERVICIO DE COBRANZA EN BANCOS ETAPA I...47 ARQUITECTURA DEL FLUJO DE INFORMACION CANAL AGENCIAS ETAPA I ARQUITECTURA DEL FLUJO DE INFORMACION CANAL SUPERFICIE ETAPA I...49

5 4.6 ARQUITECTURA DEL FLUJO DE INFORMACION CANAL DISTRIBUIDOR ETAPA I REQUERIMIENTO FUNCIONAL DE LA SOLUCION ETAPA II ARQUITECTURA TÉCNICA DEL SISTEMA PACIFYC ETAPA II DIAGRAMA PRINCIPAL DE PROCESOS DIAGRAMAS PRINCIPALES DE CASOS DE USO Casos de Uso Principal Casos de Uso Venta de Equipos en Agencias Autorizadas Diagrama de Actividades Venta de Equipos en Agencias Autorizadas Casos de Uso Venta de Equipos por Consignación GGSS Diagrama de Actividades Venta de Equipos por Consignación GGSS Casos de Uso Venta de Tarjetas Físicas Distribuidores Diagrama de Actividades Venta de Tarjetas Físicas Distribuidores Casos de Uso Venta de Tarjetas Virtuales Distribuidores Diagrama de Actividades Venta de Tarjetas Virtuales Distribuidores Casos de Uso Interconexión entre Operadoras Diagrama de Actividades Interconexión entre Operadoras Casos de Uso Notas de Abono Conciliaciones Bancarias Diagrama de Actividades Notas de Abono Conciliaciones Bancarias...74 Diagrama de Actividades Notas de Abono Conciliaciones Bancarias DISEÑO FISICO DE DATOS PRINCIPALES TABLAS ENVIO Y RECEPCIÓN DE LIQUIDACIONES A BANCOS MODULO CONTROL DE ACUERDOS DE FINANCIAMIENTO DE DEUDA MODULO GESTION DE GARANTIAS DE CANALES DE VENTA MODULO GESTION FONDO PUMA MODULO CARGA DE COSTO DE VENTA MODULO FACTURACIÓN MODULO CONTROL DE ESTADO DE SERIES ELECTRICAS MODULO CONTROL DE LINEA DE CREDITO PARA LOS CANALES DE VENTA MODULO POSICIÓN NETA Y ESTADOS DE CUENTA DE AGENCIAS, GRANDES SUPERFICIES, CANALES MIXTOS Y OTRAS DEUDAS MODULO ANTICUAMIENTO DE DEUDA Y ESCALERA DE COBRANZAS MODULO COMPENSACION POR DEUDA DIAGRAMAS ENTIDAD RELACION (PRINCIPALES MODULOS) CONTROL DE ACUERDOS DE FINANCIAMIENTO DE DEUDA GESTION DE GARANTIAS DE CANALES DE VENTA GESTION FONDO PUMA CARGA DE COSTO DE VENTA FACTURACIÓN control DE ESTADO DE SERIES ELECTRICAS CONTROL DE LINEA DE CREDITO PARA LOS CANALES DE VENTA POSICIÓN NETA Y ESTADOS DE CUENTA DE AGENCIAS, GRANDES SUPERFICIES, CANALES MIXTOS Y OTRAS DEUDAS ANTICUAMIENTO DE DEUDA Y ESCALERA DE COBRANZAS COMPENSACION POR DEUDA CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA...110

6 RESUMEN SISTEMA PACIFYC: AUTOMATIZACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS Y DE PROCESOS DE FACTURACIÓN, CONTROL DE ESTADOS DE CUENTA, LINEA DE CREDITO Y RIESGO DE CANALES Fanny Castillo Felix JULIO 2005 Asesor : Ulises Román Concha Título Obtenido : Licenciado en Computación El presente trabajo monográfico tiene por finalidad automatizar los procesos involucrados en las áreas de ventas, facturación, administración y cobranzas de los servicios de una empresa de telefonía móvil. Para el desarrollo del proyecto se ha utilizado la metodología MEGON (Marco Estratégico de Gestión Orientada al Negocio), RUP para el desarrollo de caso de usos, y para la implementación se ha desarrollado usando Power Builder y ORACLE como BD. Los resultados esperados integran los procesos de negocios de las unidades de ventas, facturación, administración y finanzas encaminadas en un futuro ERP para las empresas de telefonía móvil. PALABRAS CLAVES: ERP; proceso de negocio MEGON, herramienta RUP modelo.

7 ABSTRACT SYSTEM PACIFYC AUTOMATION OF BANKING CONCILIATIONS AND OF PROCESSES OF TURNOVER, ACCOUNT STATES CONTROL, LINEA OF CREDITO AND RISK OF CHANNELS FANNY CASTILLO FELIX JULY Advisory : Ulises Román Concha Obtained title : Graduate in Calculation The present I work monographic considers purpose to automate processes involved to the turnover sale areas, administration and finances for the services of mobile phone system. For the development the methodology has been utilized MEGON ( Strategic Hand of Management Oriented al Business) for the development of the project and RUP for the uses case development, for implementation has developed using Power Builder and as BD ORACLE. The results expected integrate the processes of business of the units of sales, turnover, administration and finances directed in a future one ERP for the businesses of mobile phone system. KEY WORDS: ERP; process of business MEGON, tool RUP model.

8 INTRODUCCION El cliente es una empresa española de telecomunicaciones que presta servicios de telefonía móvil, con ampliación nacional e internacional. Los servicios que ofrece son de Venta de Equipos Móviles, venta de tarjetas físicas y virtuales y conexión a la red para los clientes finales y para otras operadoras de telefonía móvil como TIM, Nextel, etc. Aporta una infraestructura básica de telecomunicaciones mediante una red inteligente para ofrecer una amplia cobertura a todos los mercados. Cuenta con oficinas en a lo largo y ancho de nuestro territorio. Su misión consiste en ser líderes en la transformación hacia una sociedad de información, proporcionando las mejores soluciones integrales de comunicación móvil. El presente desarrollo recoge una propuesta de las direcciones de Ventas, Facturación, Administración y Finanzas, para el desarrollo de un proyecto de automatización los procesos involucrados en estas direcciones, como son la emisión de comprobantes, control de estados de cuenta, control de línea de crédito, gestión de garantías y fondos de publicidad, cobranzas y financiamientos de deuda con pago en bancos por conceptos acíclicos y control en la administración de las conciliaciones bancarias, además también, el control de equipos entregados y de su uso por los distintos canales de venta que trabajan con la empresa. Para alcanzar esta propuesta, el cliente decide implementar por etapas o fases las soluciones requeridas. Se propone trabajar en una plataforma única que soporte los distintos aplicativos, permitiendo así la integración de los mismos con las características de ser extensibles y escalables, y que cumplan con aportar la información requerida para la toma de decisiones. El enfoque debe ser orientado al proceso, pero debe poder soportar a la creciente necesidad de la empresa para fortalecer las relaciones con sus clientes con el objetivo de fidelizarlos. Es así como se da inicio al desarrollo del Sistema Pacifyc que camina hacia un ERP, por ser la opción que da respuesta a estas necesidades. El Autor

9 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.1 OBJETIVO GENERAL - Automatización de los principales procesos que involucran las áreas de Ventas, Facturación, Administración y Cobranzas. 1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS - Automatizar las Conciliaciones Bancarias correspondientes al pago de las liquidaciones por las ventas de equipos en las agencias autorizadas, cobranzas por las ventas de equipos y tarjetas entregados a consignación a las grandes superficies y a los distribuidores mayoristas. - Automatizar la emisión de comprobantes de pago: Facturación, Notas de Crédito y Notas de Débito por los conceptos de ventas, devoluciones, bajas de equipos y servicios, ajustes de precios. Además otros conceptos más, como son robos, alquileres, intereses, etc. - Autogeneración de liquidaciones diarias para los diversos canales de ventas. Estas liquidaciones que están agrupadas por tipo de venta, contienen los montos exactos y detallados de los depósitos que el canal deberá abonar a la empresa por conceptos de venta de equipos al público. - Automatizar las cobranzas a los canales de venta a través de los bancos que conforman la red de pagos de servicios mediante sus diferentes medios de pago, según la facturación emitida periódicamente, de modo que permita controlar de manera precisa los montos de pago y deuda pendiente que las entidades deben depositar en las cuentas bancarias de TM por conceptos de ventas de equipos al público. - Automatizar el uso de la línea de crédito otorgada a los canales de venta, de modo que proporcione información precisa y oportuna para permitir decidir sobre la entrega a consignación de equipos que los canales de venta solicitan a la empresa. - Identificar los diferentes conceptos por los cuales se está realizando la facturación y la recaudación, hasta la aplicación automática de las dinámicas contables y de la emisión del registro contable de ventas y reportes reales de ventas. - Automatizar la facturación y cobranza por el concepto de interconexión entre las operadoras. 1.3 IDENTIFICACION DE PROBLEMAS Gerencia de Ventas - Proceso de liquidación manual y dependiente de la información suministrada por las agencias, partidas desconciliadas. - Revisa manualmente no sólo los pagos en banco, sino también las transferencias efectuadas a las cuentas de la empresa. Adicionalmente, la mayor dificultad radica en la generación de la conciliación de montos.

10 - Realiza la conciliación con el canal gran superficie, verificando sus documentos de liquidación diaria VS. las facturas emitidas manualmente por la empresa, para determinar el monto final a pagar por la Gran Superficie. - Prepara el archivo Excel que contiene las cobranzas a ejecutarse en un determinado periodo para cada canal de venta. - Coordina con el área de logística para que le proporcionen la información de los equipos vendidos que le permitirá realizar el cálculo para los adelantos de comisiones que le corresponden a las agencias. - Debe proporcionar la información de los adelantos aprobados a fin de que los agentes conozcan los montos que deben facturar. - Controlar por cada agente de venta que en el cierre de las cobranzas de un determinado período se descuenten los adelantos otorgados si fuera el caso. - Recepcionan el pedido de tarjetas físicas o virtuales del canal de venta Distribuidores. - Registro y envío en Excel de los pedidos al área de finanzas para su aprobación. - Control y seguimiento de los pedidos aprobados para su correspondiente atención por el área de logística. - Recepción de pedidos de devolución y/o reposición de tarjetas solicitadas por los canales Distribuidores Gerencia de Facturación - Para la emisión de comprobantes (facturación) existe un sistema de impresión denominado Sifacob. - Se realizan los cálculos de los importes de manera manual usando el Excel. - Se realiza el control y validación de los importes y datos que serán impresos en los comprobantes de manera manual. - Se debe indicar la glosa o concepto de facturación que debe ser impreso en el comprobante. - Se extraen archivos cuyo origen es dos sistemas distintos: Sifacob y Silicom, se cruzan ambos archivos y para aquellas series que se obtiene como resultado del cruce que están pendientes de utilización se emite la Nota de Crédito o Débito por Alta (Serie solo con Factura emitida por SAP), y la series que no cruzan son analizadas una a una para determinar si es necesaria o no la emisión de nota de crédito o débito por alta. - Se realiza el control manual para determinar si para un canal de venta le corresponde o no la emisión de algún comprobante por cualquier concepto de facturación. - Se debe controlar manualmente la emisión de comprobantes de Lima y Provincia por separado para un canal de venta, si así lo hubiera solicitado. - Recepciona, valida y valoriza el archivo Excel enviado por el área de logística, conteniendo los equipos devueltos por los canales de venta para la posterior emisión de las Notas de Crédito por la Devolución. Este archivo en enviado por el área de logística con una frecuencia mensual antes del cierre de facturación. - El área de facturación debe coordinar con otras áreas (Ventas y Finanzas) para determinar que conceptos se deben facturar en un período a los canales de venta. - Se formatea el archivo Excel con la estructura requerida para la carga a SIFACOB. - La información de entrada para la emisión de Facturas, Notas de Crédito y Notas de Débito, corresponde a archivos textos, por tanto se deben exportar los archivos trabajados al formato requerido por el sistema impresor Sifacob. - Se imprimen los comprobantes en el sistema Sifacob. - Se preparan manualmente en Excel los reportes del registro de ventas. - Se preparan manualmente en Excel los reportes del Real de ingresos. - Se preparan manualmente en Excel los reportes de la dinámica Contable.

11 - Se preparan manualmente en Excel los reportes de la dinámica de Facturación para enviarlo a SAP Gerencia de Administración y Finanzas - Registro y control manual de la gestión de Cartas de Garantía a través de las hojas de gestión las cuales son enviadas a otras áreas por medio de hojas Excel. - Registro y control manual de los ingresos y egresos (movimientos) del fondo mancomunado que la empresa mantiene con los canales de ventas de agencias autorizadas. El cálculo de este fondo es proporcionado por otra área que manipula la información pudiendo distorsionar el valor íntegro de este concepto. Estas son reingresadas en un sistema denominado Sifacob, para controlar los movimientos del fondo puma. - Recepciona y trabaja el archivo en formato Excel enviado por el área de ventas para la cobranza de un período determinado. - Luego elabora un archivo Excel indicando el monto real a facturar por los canales de ventas de agencias autorizadas. Adicionalmente incluye las columnas con todos los descuentos de cada rubro de cobranza. - Debe registrar y controlar en el mismo archivo Excel de cobranzas aquellas agencias que cumplieron con presentar las facturas del período correspondiente. - Debe controlar de manera manual que si la factura no está contabilizada (no presentó la factura) el descuento se acumula para el próximo periodo. - Para determinar la cobranza por deuda de un período actual, debe solicitar la información generada por el área de facturación, inclusive las devoluciones y los pagos o compensaciones que pudieran haberse realizado en los bancos y controlar la acumulación de deuda de períodos anteriores. - Para obtener los estados de cuenta de un agente de algún canal de venta, debe solicitar la información al área de facturación sobre los comprobantes emitidos en el período, menos los pagos o compensaciones. Los EECC son preparados manualmente y enviados a los agentes de los canales de venta para su control. - Análisis manual de equipos no vendidos pendientes de utilización; cruce con altas obtenidas del sistema Comercial contra las entregadas para identificar el estado de cada equipo. - Determina el saldo inicial para la línea de crédito, para lo cual debe contemplar el número de días de vencimiento de pago de una liquidación desde la fecha de venta real del equipo. Debe aplicar los plazos de liquidación para un agente dependiendo si la venta se realizó en Lima o Provincia. Este control tiende a ser muy laborioso pues la tendencia de los plazos se aplica por diversos criterios que son cambiantes por los diversos planes o campañas de ventas. - También debe considerar para el cálculo de la LC los depósitos y devoluciones en tránsito que muchas veces no es posible mantener información actualizada. - Controlar las cobranzas del canal agencia autorizada por la venta de equipos a los clientes finales, obtenida del Sistema Silicom y de la interface de facturación enviada desde el sistema SAP. - Control de la cobraza del canal Gran Superficie por la venta de equipos entregado en calidad de consignación. Internamente, los sistemas logísticos efectúan un traslado de almacenes (de almacén de distribución a almacén de venta). - Registro diario de las ventas de equipos que la Gran Superficie vende el equipo al cliente final que la promotora informa al cierre del día correspondiente mediante un documento informativo por las ventas efectuadas.

12 - Valida del informe de las promotoras contra las ventas reales obtenidas del sistema Silicom. - Envía la información de las ventas al área de facturación. Para lo cual prepara el archivo conteniendo los importes y datos necesarios para la emisión del comprobante correspondiente. - Controla los pagos efectuados por los canales de venta en los bancos por transferencia bancaria a la cuenta de TM por el monto acordado, o por los pago vía cheque. - Verificación manual (información muy dispersa) de los EECC del canal distribuidores para aprobación o rechazo de los pedidos de tarjetas físicas y virtuales. - Control y coordinación telefónica con los almacenes para la distribución de los pedidos aprobados. - Registro y control manual de los pedidos atendidos para enviar información al área de facturación para la emisión de los comprobantes correspondientes. - Registro y control de las devoluciones y/o reposiciones de tarjetas para la emisión de comprobantes correspondiente. - Verificación del stock disponible para la aprobación o desaprobación de los pedidos del canal distribuidores. - Verificación del disponible de la línea de crédito para la aprobación o desaprobación de los pedidos del canal distribuidores. - Control y actualización manual de la línea de crédito por los pagos o compensaciones que pueda estar realizando el canal distribuidores. - Control y supervisión manual del estado de cuenta para el canal distribuidores. 1.4 DEFICIENCIAS - La conciliación es complicada pues hay que revisar no sólo los pagos en banco, sino también las transferencias efectuadas a las cuentas de TM. Adicionalmente, la mayor dificultad radica en la generación de la facturación conciliada. - Proceso de liquidación manual y dependiente de la información suministrada por las agencias, partidas desconciliadas. - Nivel de control complicado debido a que se soporta en procedimientos manuales. - La conciliación bancaria se vuelve complicada debido a que debe realizarse por montos en lugar de por números de documento (factura). 1.5 DETERMINACION Y ESPECIFICACION DE REQUERIMIENTOS POR AREAS Gerencia de Ventas ETAPA I - Generación automática de las liquidaciones por las ventas del canal agencias que son informadas por el Sistema Comercial. - Acceso a los canales de ventas de agencias autorizadas a la consulta en línea de las liquidaciones generadas por las ventas. - Registro de las ventas reportadas por los canales de las grandes superficies, para la conciliación con las ventas informadas por el sistema Silicom.

13 - Generación automática de conciliaciones para el canal gran superficie para las ventas realizadas en provincias. Para lo cual debe considerar las comisiones asignadas mediante una parametrización que pueda ser por el modelo de equipo, o el código de producto. - Agrupación de los comprobantes generados para el canal gran superficie, para generar las liquidaciones que se irán a los bancos para la cobranza respectiva. - Registro de las ordenes de pedidos de los canales distribuidores para la atención de tarjetas físicas y/o virtuales. - Registro de las ordenes de reposición y /o devolución de los pedidos, con el control de que estos no pueden exceder del pedido origen. - Seguimiento y consulta general y/o específica de la situación de un pedido de un distribuidor. - Agrupación de los pedidos de los distribuidores para la generación de liquidaciones para ser enviadas a los bancos para la cobranza respectiva. - Generación automática de la línea de crédito para el canal distribuidores. ETAPA II - Gestión de garantías de canales de venta. - Gestión de Fondo Puma - Control de las Órdenes de Pedido, de Devolución y Reposición hasta su respectiva aprobación y generación de facturas, notas de crédito o notas de débito. - Control de Venta de Equipos entregados en Consignación a los canales de venta Gerencia de Facturación ETAPA I - Facturación por concepto de venta de equipos y / o tarjetas físicas o virtuales, para los distintos canales de venta. - Control de cierres de facturación por canal de venta. - Automatización de la anulación de comprobantes. - Facturación automática de las conciliaciones de ventas aprobadas. - Generación automática de las NC o ND por las bajas o caídas de ventas de los canales de grandes superficies. - Generación automática de las Facturas, Notas de Crédito y Notas de Débito, que se puedan requerir por las ventas, reposiciones y/o devoluciones de los canales de distribuidores. - Envío automatizado de la información de los registros contables de comprobantes (facturas, notas de crédito y notas de débito) al sistema SAP. - Carga de facturas emitidas en el sistema SIFACOB, de los dos meses anteriores a la puesta en marcha del Sistema PACIFYC. - Generación automática de la dinámica de facturación según los asientos contables de facturación para enviarlo a SAP, - Generación automática de la dinámica de contable según los asientos contables de recaudación para enviarlo a SAP, - Facturas por concepto de interconexión entre las Operadoras y la empresa.

14 ETAPA II - Recepción y carga automática de las facturas generadas en SAP. - Facturación de conceptos (no equipos) por devoluciones, costo administrativo, Conexión a la Red de Migración7, Tarjeta -15 Virtual - de Migración7, Tarjeta Virtual de equipos propiedad de agencia, Tarjeta Virtual de equipos propiedad de TM y Penalidades de agencias. - Generación de Notas de Crédito y Notas de Débito por altas. - Control de estado de series eléctricas de Agencias, Grandes Superficies y Canales Mixtos. - Facturación de conceptos varios: Robos de Equipos, Garantías y Alquileres, Intereses Financieros. - Reportes de Registro de Ventas y real de ingresos. - Las facturas generadas en SAP, por venta de equipos entregados en consignación, deben ser informadas al sistema PACIFYC. - Facturas por venta Crédito, Contado y Consignación de Tarjetas a Distribuidores Mayoristas Gerencia de Administración y Finanzas ETAPA I - Registro y / o carga de los conceptos de interconexión con las operadoras para la generación de comprobantes. - Agrupación de los comprobantes ya emitidos para generar las liquidaciones para la cobranza en bancos. - Aprobación automática de los pedidos de tarjetas por el canal distribuidores, condicionado a la disponibilidad de línea de crédito. Si procede aprobación debe afectar la línea de crédito. - Registro de las guías de despacho que fueron remitidas por los almacenes (Prosegur) en atención a los pedidos aprobados. - Registro de los abonos informados por los bancos para la generación de la conciliación bancaria cruzando contra la información de los pagos asmáticos. - Envío automático al sistema SAP del resultado de la conciliación bancaria con los asientos contables por recaudación según la dinámica contable establecida. - Control y actualización automática de la línea de crédito del canal distribuidores por venta de tarjetas físicas y virtuales por los pago en bancos o pagos que se puedan registrar en el sistema. - Envío automático a los bancos de todas las liquidaciones de todos los canales de venta (agencias, distribuidores, grandes superficies, operadoras) por diversos conceptos de cobranza. - Recepción y actualización automática en el sistema de los pagos de las liquidaciones informados por los bancos. - El envío y recepción deben ejecutarse con una frecuencia diaria. - Debe poder enviar y recepcionar los pagos de manera que los procesos puedan ejecutarse en procesos nocturnos y On Line. ETAPA II - Actualización en línea (o a lo sumo con un día de atraso) de los estados de cuenta, líneas de crédito y reportes vinculados al control de riesgo de canales.

15 - Registro operativo de cobranzas vía depósitos y o liquidaciones para agencias, grandes superficies y canales mixtos. - Control de acuerdos de financiamiento de deuda. - Carga de costos de ventas. - Reporte de altas netas y comparativos de precios de venta SAP y precios de venta real. - Control de deuda y anticuamiento por series eléctricas (Historial de series). - Estadísticas generales de utilización de equipos por canal. - Reporte de cruces de costos de venta vs altas netas. - Reporte de series no vendidas, no utilizadas, series pendientes de N/C series no activadas y pendientes de cobro, series en stock, sin depósito completo o auto liquidadas (todas son formas de llamar al mismo reporte). - Control de línea de crédito para los canales de ventas. - Categorización de entidades que permita identificar a las agencias que recibirán un plus en su línea de crédito. - Posición Neta y Estados de cuenta de agencias, grandes superficies y canales mixtos. Actualización en línea, la cual dependerá de la carga de facturación en SAP, el proceso será nocturno. - Anticuamiento de deuda y escalera de cobranzas. - Reportes de control para el seguimiento de la deuda de las agencias. - Compensaciones de deuda. - Registro de las guías de remisión entregadas por Prosegur al distribuidor para el control del despacho de las tarjetas entregadas según pedido. - Se desarrollará un proceso de generación de liquidaciones agrupadas por tipos de venta conteniendo las ventas del día y el respectivo depósito total por cada liquidación. (Se tiene prevista también una generación semanal de información que reemplazará a la información enviada durante la semana TSF - Cobban). - Estas liquidaciones serán remitidas al sistema PACIFYC para su envío a bancos con periodicidad diaria, y la posterior recepción de los pagos efectuados. - PACIFYC realizará la conciliación de las liquidaciones enviadas VS. los pagos efectuados en banco, procediendo a enviar el resultado al sistema SILICOM para liberar las ventas sujetas a pago de comisiones (se comisionan sólo aquellas ventas que fueron pagadas en el banco). - El usuario podrá realizar consultas de liquidación generadas en forma consolidada y detallada, incluyendo aquellas liquidaciones pagadas por los agentes de venta. - Interfase SAP al nuevo Sistema (Sifacob), del envió de facturas y detalles de entregas de equipos para agencias, Grandes Superficies y Canales Mixtos. 1.6 ALCANCES - Automatizar procesos manuales de facturación de los diferentes conceptos aun no automatizados. - Automatización de estados de cuentas de Agencias Autorizadas, Grandes Superficies y Canales Mixtos. - Automatización del control de líneas de crédito de Agencias Autorizadas y Grandes Superficies. - Automatizar procesos de control y seguimiento del riesgo que asume la empresa con los canales de ventas. - Control de estadísticas generales de la utilización de equipos entregados por canal. - Llevar un control de estados de series eléctricas entregadas a los canales de venta.

16 - Automatizar las Conciliaciones Bancarias correspondientes a Pago de liquidaciones por ventas en agencias autorizadas, pago por Ventas en Grandes Superficies por entrega en consignación, pago por venta de tarjetas a Distribuidores Mayoristas y facturación por Interconexión. - Autogeneración de liquidaciones diarias por entidades de venta agrupadas por los diferentes tipos de venta las cuales contengan los montos exactos a depositar por cada venta de equipo al público. - Tener un mejor control referente a los montos exactos, los cuales, las entidades deben depositar en las cuentas bancarias de la empresa por conceptos de ventas de equipos al público. - Realizar la conciliación bancaria en forma automática, mediante envío de depósitos a realizar en el banco y recepción de depósitos efectuados. - Identificar las liquidaciones pagadas para su respectivo pago de comisiones (caso ventas en agencias autorizadas). - Automatizar la facturación por Interconexión. - Registro, control y seguimiento de cobranzas vía deposito de las liquidaciones de las entidades de venta de todos los canales de venta. - Registro, control y seguimientos de acuerdos de financiamientos de deuda para las entidades de venta de los diferentes canales. - Registro, control y gestión de las garantías de las entidades de ventas de los canales: Agencias, GGSS y Mixtos - Generación e impresión de las hojas de gestión de las cartas de garantía. - Gestión y administración automatizada del Fondo Puma. - Actualización automático de la deuda de los canales de venta. 1.7 PREMISAS Y CONSIDERACIONES - Los pagos se realizarán a través de bancos utilizando el canal de pago de servicios de la facturación acíclica. No se aceptarán transferencias interbancarias ni pagos contra cuenta en bancos. De presentarse un pago con cheque, éste deberá ser depositado para el pago de alguna liquidación pendiente. - La implementación de este proyecto incluye desarrollos en los sistemas COBBAN, y TSF (STRATUS), así como adecuaciones en los sistemas de cada banco involucrado Sistema COBBAN Aplicativo del Negocio INSERCIÓN / ELIMINACIÓN BATCH Se realizará de lunes a viernes. COBBAN recibirá estos archivos de los negocios hasta antes de las 23:00 horas de L- V. Es responsabilidad de cada negocio la data que envía en dichos archivos. No hay ninguna confirmación de registros errados, estos registros deben ser validados previamente por cada aplicativo negocio. Considerar que: a. El archivo de inserción permite el envió de las nuevas liquidaciones b. El archivo de eliminación permite el envió de liquidaciones

17 COBRANZAS de TCC y BANCOS COBBAN enviará lo recaudado de Bancos a los negocios a partir de las 22:00 horas diariamente, para su actualización de deuda en cada negocio. Cada hora y media desde las 10:00 am aprox. Hasta las 18:00 horas aprox. El banco envía lo recaudado a COBBAN y este a su vez envía a cada negocio para que puedan dar acción a algún evento, ejemplo reconexión. Formato del archivo: Nombre: rnbbaaaammdd.nnc Donde: rn = valor fijo bb = código de banco aaaa= año mm = mes dd = día nn = código de negocio C = numero de transmisión (correlativo por día, iniciando en 1). Refresh Semanal: COBBAN recibirá la deuda TOTAL por negocio en un sólo archivo los registros Cíclicos y NO Cíclicos hasta antes del mediodía TODOS los Domingos. Para su inserción en TSF. Si el archivo no llega, se ingresará el último archivo semanal enviado y reemplazará totalmente la deuda. Inserción / Eliminación / Consulta ON LINE a TSF: Se podrá acceder a TSF de manera ON LINE a Insertar y Eliminar registros vía SIXTCL. La consulta de pagos se realizará por la llave COD_SERVICIO, NUMSERVICIO (teléfono, cliente, etc.) Se requiere al menos 2 usuarios por negocio para realizar procesos ON LINE. Por temas de licencias de SIXTCL Sistema SAP Aplicativo del Negocio La interface con este sistema debe ser vía FTP. La información que se requiera entre ambos sistemas debe ser extraído o compartido bajo una estructura definida Sistema COMERCIAL - STC400 Aplicativo del Negocio La interface con este sistema debe ser vía FTP. La información que se requiera entre ambos sistemas deben ser extraídos o compartidos bajo una estructura definida.

18 1.8 JUSTIFICACIONES - Obtener información confiable, íntegra y oportuna. - Incrementar la eficiencia de los procesos, optimizando sus operaciones. - Expansión de las estrategias de globalización por parte de las compañías. - Impulsar los procesos y actividades de negocio para generar ventajas competitivas. - Estandarización y mejoramiento de los procesos - Eliminación de datos y operaciones innecesarias. - La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización. - Integrar la organización para que mejore la comunicación entre sus principales departamentos tales ventas, facturación, administración y finanzas. - Reducir tiempo (horas/hombre) en tareas manuales y redundantes, ayudando a centrarse en tareas que agreguen valor. - Reducción de los costes de los procesos. - Generación de acciones organizacionales para - una - mayor flexibilidad y agilidad. - Extensión de los procesos de administración de la cadena de suministros. - Creciente énfasis en un servicio al cliente más eficiente. - Mayor acceso a la información, requisito cada vez mayor.

19 2. FUNDAMENTACION TEORICA 2.1 FUNDAMENTO GENERAL - ENFOQUE DE LOS PROYECTOS DE TI - Orientado al CLIENTE - Orientado a los Sistemas de Información - OSI Existen diversos criterios para clasificar los proyectos de SSII. Por un lado, el Cliente puede tipificar los proyectos desde el punto de vista de sus demandas: bien sea por servicios, campañas, de orden legal, corporativo, por cambios en los procesos del negocio y por necesidades operativas o competitivas. Cuando esa necesidad se traslada a OSI, existe un criterio más técnico de clasificar los proyectos, lo cual es importante pues permitirá de acuerdo a la tipología establecida adoptar la estrategia más conveniente. Así tenemos por ejemplo: Tipología por la Naturaleza del Proyecto.- Dentro de los cuales encontramos los Proyectos de Desarrollo, Tecnológicos, de Organización y de Soporte. Tipología por la Tecnología que se emplea.- Que puede ser Cliente/Servidor, Desarrollos Web, Sistemas Abierto, Mainframe o Aplicaciones Windows. Tipología por la Oportunidad de Atención.- Si bien se trata de una gestión planificada, rápida o repetitiva. Tipología por la Responsabilidad de su desarrollo.- El cual podría estar a cargo de OSI ( in house ), por subcontratación o por la Software Factory.

20 TIPOLOGIA DE PROYECTOS

21 ELEMENTOS DE LAS TIPOLOGIA DE PROYECTOS

22 2.2 FUNDAMENTO BASICO - SISTEMAS ERP Qué es un ERP? Cuál es su principal función? Por sus siglas en inglés: Enterprise Resource Planning, lo cual quiere decir en español Aplicaciones de Planificación de Recursos Empresariales. Los ERP son sistemas transaccionales, es decir, están diseñados para trabajar de forma parcial o total las áreas funcionales de la empresa. Involucra diseñar los procesos de la empresa, soportarlos, procesar los datos y obtener de ellos información específica. Así, puede haber un seguimiento y control de los procesos del negocio, como son: finanzas y contabilidad, ventas, compras, manufactura, logística, recursos humanos o mercadotecnia. El ERP gestiona de manera integrada y eficiente la información de la empresa, comunicando las diferentes áreas del negocio mediante procesos electrónicos. La función principal es organizar y estandarizar procesos y datos internos de la empresa, transformándolos en información útil para ser analizados para la toma de decisiones. Es importante recordar que finalmente, aunque estos sistemas apoyan en la toma de decisiones, no quiere decir que ellos lo hagan, sino que los administradores (humanos) tienen el poder final para tomar las decisiones estratégicas y adecuadas en la empresa Historia y Evolución Si echamos un vistazo al pasado, encontraremos que realmente lo que hoy conocemos como ERP se gestó durante la Segunda Guerra Mundial, lo que ha sido un largo proceso de cambios y adaptaciones. El origen del ERP se encuentra en el área de la tecnología militar. Durante la Segunda Guerra Mundial, el gobierno estadounidense utilizó sistemas especializados para gestionar los recursos materiales que se utilizaban en el frente de batalla, soluciones llamadas MRPS Systems (Material Requirements Planning Systems) o sistemas de planeación de requerimientos de materiales, destinados al manejo de inventarios. A principios de la década de los sesenta, estos sistemas incursionaron en el sector productivo, principalmente en EE.UU. Durante los 60 y 70 tuvieron un desarrollo importante ya que permitían reducir los inventarios al planear sus insumos en base a la demanda real, "dice Andrés Piedragil", por lo que los MRPS evolucionan a MRP (Manufacturing Resource Planning). Este estaba dirigido a planificar todas las necesidades de materia prima dentro de la organización empresarial. Estos sistemas fueron un apoyo fundamental al crecimiento de ésta industria, por lo que aumentan los recursos destinados a investigación y desarrollo de éstos y de las tecnologías informáticas.

23 En los 80 evolucionaron completamente lo que dio lugar a los MPR II, aunque el acrónimo cambio de manera radical a Manufacturing Resource Planning, estos nuevos sistemas permitían cuidar factores relacionados con las capacidades de manufactura desde producción hasta logística, apoyados fuertemente en los avances que se habían logrado en la industria tecnológica. En la década de los 90, se veía una panorama disperso: por un lado los sistemas especializados en factores de requerimientos y en el otro extremo los sistemas orientados hacia la planeación de procesos de manufactura. Dado el contexto de negocios que se empezó a vivir, regido por un marco de competencia global que exige mayores niveles de eficiencia y productividad dentro de los procesos y operaciones de la empresa para poder alcanzar los niveles óptimos de servicio; las empresas necesitaban soluciones de tecnología integrales que les permitieran alcanzar estos niveles. Debido a los requerimientos, la industria del software desarrolló varias aplicaciones con el fin de interconectar los sistemas MRP II con los sistemas MRP existentes, a fin de integrar ese panorama disperso. Poco después, la simple conexión (MRP / aplicaciones para corporativos) se transformó en un sistema empresarial integrado. Cuando sus alcances se llevaron a las áreas de finanzas, recursos humanos, compras, ventas y cobros, entre otras: los ERP habían nacido. El concepto de los ERP ha evolucionado tras la incorporación de diversos elementos para optimizar la cadena logística (SCM - Supli Chain Management), soportar la relación con los clientes (CMR - Customer Relationship Management) e incorporar funcionalidad a través de Internet en estas y otras áreas. El líder mundial de este tipo de software es el gigante alemán SAP, en parte inventor del concepto, seguido por empresas como Oracle Corp, PeopleSoft Inc., Baan Co. NV, J.D. Edwards & Co y Navision. SAP y PeopleSoft son los dos actores internacionales de más peso en el área, quienes afirman que contar con soluciones de este tipo es vital para poder optimizar el negocio basándose en soluciones para el manejo de las relaciones con el cliente y para el e- Business. La compañía alemana SAP, mundialmente conocida por su producto R/3, ofrece soluciones para administrar la cadena de logística (SCM), administración de las relaciones con proveedores (CRM), Businness Intelligence (BI), portales y marketplaces, entre otras. Por otro lado, PeopleSoft, que se define actualmente como proveedor de soluciones e- Business, cuenta con una oferta compuesta por ERP-HR, CRM y Bussiness Intelligence, orientada tanto a empresas medianas a grandes (sobre los 50 millones en facturación), como también las pequeñas (que facturan menos de 50 millones de dólares). Con un ERP compuesto por más de 168 módulos totalmente integrados, PeopleSoft es considerado un World Class.

24 Desde el año 2000, con la compra de la empresa americana de software de contabilidad Great Plains, el gigante Microsoft dio su señal de ataque a un mercado que, hasta entonces, parecía alejado de sus intereses. Por si fuera poco, el año pasado, con la compra de Navision, un ERP escandinavo con buena penetración en PYMES de cierto tamaño, avisó claramente de que, en el mundo de la gestión integral de empresas, quería poner también su firma.

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26 2.2.3 Diferencias entre un sistema ERP y un SI tradicional SI TRADICIONAL SISTEMA ERP DESARROLLO A MEDIDA.- Son sistemas habitualmente acometidos por el personal técnico de la empresa. SISTEMA ERP DESARROLLO ESTÁNDARES.- adaptables por personalización realizada casi siempre por personal ajeno (como una consultora de negocio) integrado en un equipo con personal de la empresa. DATOS REPARTIDOS.- Los datos se hallan repartidos entre las áreas funcionales de la empresa en multitud de plataformas tecnológicas DATOS CENTRALIZADOS.- Los datos se hallan centralizados de forma lógica y física. Utilizan una única plataforma tecnológica Características MODULARIDAD: Los sistemas ERP se conforman por un número específico de módulos, independientes entre sí pero que a la vez están comunicados, lo que da una gran adaptabilidad a las empresas de acuerdo a su tamaño y disponibilidad de recursos. INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Trabajan sobre una base de datos única, apoyado sistemas de base de datos como oracle, DB2 o datawarehouse, por lo que pueden integrar los datos de toda la empresa, entregando una amplia visión de ésta a la administración. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida. UNIVERSALIDAD: Al ser software de tipo World Class, están dotados de las mejores prácticas aplicadas en el mundo.

27 PARAMETRICOS: Se pueden definir parámetros de acuerdo al marco legal existente en el país que se utiliza o necesidades de la administración. ESTANDARIZACIÓN DE INTERFACES: Las interfaces son estándar con otras aplicaciones, por lo que no existen complicaciones al interactuar con aplicaciones de distintos proveedores, siempre y cuando sean compatibles. SISTEMAS ABIERTOS: No existe dependencia del equipo en que se instala, dando a la empresa la libertad de elegir los equipos informáticos necesarios y los sistemas operativos, de tal manera que pueda aprovecharse al máximo la tecnología existente. TECNOLOGÍA CLIENTE /SERVIDOR: La mayoría está diseñado para trabajar en este ambiente, lo que posibilita ofrecer: mayor escalabilidad, configuraciones óptimas de hardware, gestión de base de datos Beneficios y Ventajas de un ERP De acuerdo a un estudio realizado por Benchmarking Partners, los principales beneficios obtenidos en la utilización de algún software tipo ERP por 62 de las compañías más grandes del mundo son los siguientes: Reducción de stocks Reducción de personal Mejoras en la productividad y en la gestión de pedidos de compra Reducción de los costes de tecnología información Reducción de los costes por compras, transporte, logística y mantenimiento Mejoras en la entrega a tiempo de la mercancía Por otro lado, están las ventajas que proveen estos sistemas transaccionales, flexibles e innovadores para la empresa y su forma tradicional de operar. Principalmente, se puede mencionar que estos sistemas, junto con Internet y nuevas tecnologías, conforman una estrategia de e-business, donde la implantación de dichas tecnologías mejora la rentabilidad de la empresa y le otorga una ventaja competitiva. Tener un flujo eficiente de información y transaccional íntegro a través de las diferentes áreas de la empresa, unidades de negocio y áreas geográficas hace que se tengan beneficios aún mayores, sobre todo en cuestión de tiempos y acceso a la información. Los procesos de planificación estratégica, manejo de recursos humanos, optimización de recursos, reducción de costos y capacidad de atención a clientes y proveedores se ven beneficiados, en tiempo y costo, por el manejo de sistemas integrados de este tipo.

28 Se optimizan los procesos empresariales y se incrementa la capacidad de proporcionar información confiable y en tiempo real. Mejoras en cuanto al servicio al cliente y atención de los mismos, Así como mayor competitividad conforme haya cambios en el medio Ciclo de Vida de un ERP En el año 2001 la compañía IBM presento un modelo de ciclo de vida para un sistema ERP, el cual consta de 10 etapas y se detallan a continuación: Etapa 1: Determinar las soluciones justas para los negocios críticos Determinar cuál o cuáles son las soluciones que pueden responder a los desafíos de los negocios críticos y mejorar el éxito general de la empresa. Para esta etapa es necesario contestar las siguientes preguntas claves: Qué puede hacer un ERP por su empresa? Ha considerado otras áreas de solución más allá de un ERP? Debería unir un ERP a su Cadena de Abastecimiento? Está usted vendiendo en Internet? Cómo puede sacarle el mayor provecho a su inversión en información de ERP? Cómo puede entregar un acceso fácil pero controlado y seguro al sistema de ERP? Etapa 2: Definir una propuesta y una herramienta Una vez que se ha llegado a la conclusión que un ERP es necesario, el equipo ejecutivo necesitara desarrollar la estrategia y conseguir la implementación indicada, así como el nivel exacto de compromiso, recursos, compromiso del personal y liderazgo. Preguntas claves: Cómo logrará construir asociaciones estratégicas efectivas para asegurar su éxito? Qué sistema de administración usará para impulsar la implementación? Rediseñará la empresa antes de determinar la solución ERP o se hará a la par con la selección del paquete? Tiene los recursos, habilidad y experiencia para implementar ERP? Cómo desarrollará el caso de negocios para el proyecto de implementación de ERP? Etapa 3: Seleccionar el paquete adecuado

29 Determinar cual será el paquete de aplicaciones de acuerdo a las necesidades específicas, esta será una decisión de gran impacto para la empresa y que podrá llegar a tomar un tiempo considerable. Por eso, existen varios factores que se deben considerar al elegir el paquete ERP correcto para sus negocios: Preguntas claves: Las funciones y opciones del ERP se ajustan a los requerimientos específicos de la empresa? Considerar cómo los paquetes de ERP son compatibles con sus negocios? Revisar las alternativas de comprar un paquete integrado a través de un único proveedor o diferentes soluciones a través de varios proveedores? Considerar las implicaciones que tendría un paquete de ERP en el sistema computacional de la empresa? Etapa 4: Definir un plan eficiente Construir un plan de implementación sólido es de vital importancia para lograr el éxito. Para minimizar riesgos y maximizar la aceptación de esta nueva solución se necesita planificar esta implementación en segmentos lógicos y fáciles de manejar. Se deberá determinar en que partes de la empresa se implementara primero el sistema y en cuales después y cómo serán desplegados los módulos de aplicaciones. La infraestructura computacional tiene que crecer al ritmo de las necesidades y quizás sea necesario integrarla con las aplicaciones existentes. Se necesita mantener el proyecto concentrado en los resultados del negocio y evaluar estos resultados después de la implementación. Preguntas claves: En que forma se consideran en el plan de implementación los esfuerzos anteriores para definir los requerimientos de ERP y los procesos de rediseño de los negocios? Qué metodología se usará para definir el plan de despliegue de ERP? Qué herramientas se utilizaran para documentar el plan? Etapa 5: Brindar al equipo las herramientas correctas El programa piloto presenta la oportunidad de probar a los escépticos que están equivocados y de construir un soporte de gran alcance para el proyecto de implementación. El objetivo será mostrar resultados a tiempo y dentro del presupuesto. Preguntas claves: Con qué rapidez podrá lograr que el equipo adquiera la experiencia necesaria para manejar el proyecto? Cuánto toma instalar el paquete de ERP que se ha seleccionado en un servidor conectado a un conjunto de estaciones de trabajo del cliente? Semanas? Meses?

30 Etapa 6: Implementación eficiente y rentable Supervisar que el proyecto de implementación vaya de acuerdo a lo planificado, de manera de obtener resultados esperados. También es necesario asegurarse de que todos los participantes están comprometidos, especialmente si la implementación comienza a desarrollarse a través de toda la empresa. Preguntas claves: Cómo mantener el equipo del proyecto concentrado en los beneficios de negocios y en el plazo convenido? Esta asegurada la sincronización del equipo de trabajo del proyecto el personal de informática, si no es así, como lo puedo lograr? Cómo lograr la aceptación del cambio por - parte de la gente? Etapa 7: Agilizar los procesos de negocios Será posible obtener beneficios adicionales mediante la integración de ERP con las aplicaciones operacionales y sistemas. A menudo estas soluciones proveen excelencia operacional en un aspecto de sus negocios. Al conectarse con ERP, compartir información y pasar transacciones, se podrá mejorar ERP y la solución operacional al mismo tiempo. Esta combinación puede ser la clave para una diferenciación competitiva. Preguntas claves: Dónde se obtendrá mayor rentabilidad al integrarse con ERP? Qué herramientas están disponibles para simplificar la tarea de integración? Qué recursos y habilidades se necesitan para la integración? Etapa 8: Implementar una estructura informática segura Una vez que el proyecto de implementación comienza a desarrollarse en la empresa, usuarios, transacciones, información, módulos de aplicación, etc., trabajan en línea cada día. Es necesario definir las proyecciones de los requerimientos para adelantarse a las demandas en los servidores, las bases de datos y las redes. Preguntas claves: Cuáles son los aspectos más importantes en la selección de servidores? Qué estilo de arquitectura es la mejor para operar? Cuáles son los aspectos más importantes al seleccionar una base de datos para correr ERP? Cuáles son los aspectos más importantes al administrar el crecimiento del servidor? Se ha considerado el impacto que tendrá ERP en la red?