CLIENTES ENTREGABLES REQUERIMIENTOS Poder Legislativo Bienes Muebles Mobiliario y Eq. De Admón, Equipo de Computo y oficina, Secretaria General Vehículos, Estantería, Bienes Artisticos, Eq. y aparatos Direcciónes Generales Herramienta Hidrolavadoras, Aspiradoras, rotomartillos, Coordinaciones Consumibles Toners para impresoras y copiadoras. Papeleria Hojas Bond, materiales, útiles y Eq. Menores de Oficina Servicios mantenimiento, vigilancia PROCESOS Requerimiento cotización Autorización INDICADORES Adquisición Enajenación Diputados y sus dependientes Personal Institucional Diputados Personal Institucional Poder Legislativo Servicio de Protección Seguro GMM Identificar coberturas Seguro Vida Cotización Autorización Servicio de Protección Seguro Vida Contratación Seguro GMM Administración de la Póliza Servicio de Protección Seguro Parque Vehicular Identificar coberturas Seguro Equipo Electronico Cotización Autorización Seguro Edificios Contratación Administración de la Póliza Siniestros registrados Siniestros registrados Diputados Personal Institucional Poder Legislativo Poder Legislativo Comunicación Telefonia y Radiocomunicaciones Selección del Proveedor Importes autorizados Señal Sky Autorización Servicios Autorizados Contratación Administración de los Servicios Inventario Movimientos Altas y Bajas. Requerimiento Resguardos Resguardos Registro Emisión Papeleria Papel bond, lapices, plumas, folders, clips, marcadores, etc. Requerimiento vales surtidos Limpieza Jabón, cloro, aromatizantes, trapeadores, escobas, cubetas, cepillos, etc. Stock inventario Cafeteria Café, té, Galletas,Azucar, Dulces, Refrescos, Agua, etc Autorización Material Eléctrico Focos, Extensiones, Multicontactos, Pilas, etc Material de Impresión Toners, cintas
CARTA DE ANÁLISIS DEL PROCESO ÁREA UNIDAD ORGANIZACIONAL CODIGO DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DGA/CCBYA-001 COORDINACIÓN DE CONTROL DIRECTOR DEL PROCESO DE BIENES, ADQUISICIONES Y COORDINADORA DE CONTROL DE ALMACÉN BIENES, ADQUISICIONES Y ALMACÉN TIPO DE PROCESO CLAVE SOPORTE X NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL Adquisición o contratación de bienes o servicios. OBJETIVO DEL PROCESO Garantizar la Adquisición o contratación de bienes y servicios de conformidad a la normatividad aplicable. INICIA LIMITES TERMINA Solicitud del Bien o Servicio Entrega del Bien o Servicio FUNDAMENTO NORMATIVO DEL PROCESO Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del sector público en el Estado de Guanajuato Reglamento de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de servicios del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal para el ejercicio fiscal 2014 Ley General de Contabilidad Gubernamental Ley De Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal 2014 ENTRADAS ESPECIFICACIONES SOLICITUDES POR ESCRITO PROVEEDORES PADRÓN DE PROVEEDORES DEL PODER LEGISLATIVO SALIDAS:RESULTADOS/PRODUCTOS BIENES MUEBLES Y SERVICIOS ESPECIFICACIONES: REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE ENTREGA DE LOS BIENES Y SERVICIOS CLIENTES PODER LEGISLATIVO INDICADORES PROVEEDORES, REQUERIMIENTOS,COTIZACIONES, AUTORIZACIONES PROCESO ANTERIOR REQUERIMIENTO PROCESO POSTERIOR COMPRA ACTIVIDADES DEL PROCESO PODER LEGISLATIVO ADQUISICIONES PUESTO QUE OPERA DE LA ACTIVIDAD ALTA PROVEEDORES RECURSOS NECESARIOS Entrega de manera impresa y/o envia vía correo electrónico requisitos de alta en el padrón de proveedores, impresora e internet Revisión y validación de documentos El formato de datos bancarios se entrega al Analista para escaneo en el expediente de datos bancarios de proveedores / Analista, escaner Registra en el Sistema Integral de Administración (SIA) Creación de expediente físico y posteriormente se archiva ** Asimismo se registran en el Sistema Integral de Administración (SIA) los proveedores, acreedores, contratistas y apoyos de Diputados solicitados por la Dirección de Contabilidad, Dirección de Desarrollo Institucional, Coordinación de Relaciones Públicas. SUBCOMITE DE ADQUISICIONES Archivero
Elabora la propuesta del orden del día y minuta del Subcomité de Adquisiciones, donde se incluyen las compras que se tengan pendientes de autorizar. / Se envían vía correo electrónico a la Coordinadora para visto bueno /Coordinadora de Control de Bienes e internet Una vez que se llevó a cabo la reunión del Subcomité la Coordinadora entrega la minuta correspondiente, en caso de requerir adecuaciónes se realizan Coordinadora de Control de Bienes/ Responsable de Adquisiciones Una vez que la minuta esta correcta se pasa a firma de los integrantes del Subcomité de Adquisiciones Cuando la minuta ya está firmada por todos los integrantes del Subcomité de Adquisiciones, se regitra en el SIAD, se escanea en conjunto con toda la documetación que le corresponda (cuadros comparativos, cotizaciones, etc.) y archiva en la carpeta correspondiente Mensualmente se elabora un informe de las adquisiciones autorizadas por el Subcomité de Adquisiciones, mismo que es enviado a la UAIP / Analista/ /Coordinadora de Control de Bienes e internet Elaboración e impresión de cotización COMPRA CON COTIZACIONES e impresora Se pasa a firma de la Coordinadora Coordinadora de Control de Bienes Se escanea Se envia por correo electrónico a los proveedores que correspondan Recepción de cotizaciones y elaboración del cuadro comparativo e impresión Se valida por pate de la coordinadora de control de bienes /Coordinadora de Control de Bienes Escaner y USB e internet e impresora El cuadro comparativo se pasa a firma del área solicitante, posteriormente a los integrantes del Subcomité de Adquisiciones / Autorización de elaboración de las órdenes de compra Validación de las ordenes de compra por parte de la coordinadora Coordinadora de Control de Bienes/ Responsable de Adquisiciones /Coordinadora de Control de Bienes e impresora Escaneo de las órdenes de compra Escaner y USB Envío de las órdenes de compra vía correo electrónico al proveedor que corresponda e internet En caso de que se requiera se solicita apoyo a la Coordinación Jurídica para la elaboración del contrato que corresponda; se le entrega el expediente del proveedor y la cotización. / Coordinación Jurídica Recepción del contrato debidamente firmado, se saca una copia para el expediente de Contratos y el original se envia vía oficio a la Dirección General de Administración en conjunto con las garantías que correspondan. Recepción de la mercancía o servicio en conjunto con la factura correspondiente. Se guarda el archivo xml de cada factura, según las especificaciones de la Dirección de Contabilidad, en la carpeta electrónica que le corresponda. Envío del archivo XML de la factura al correo de facturacion@congresogto.gob.mx En caso de ser un bien mueble (activo fijo o activo no capitalizable pero controlable), se le turna copia de la factura al Encargado de resguardos y al Encargado de seguros. Registro de la factura en el Sistema Integral de Administración (SIA) Copiadora, e internet
Elaboración del formato de trámite de pago, en el cual se le adjunta la factura original, la póliza de registro contable y copia del correo electrónico donde fue enviado el archivo XML correspondiente y se turna a firma de la Coordinadora. Una vez recabada la firma se saca copia del tramite completo y se entrega en la Dirección General de Administración para su pago. La copia del trámite de pago se adjunta al cuadro comparativo para completar el expediente de cada compra. /Coordinadora de Control de Bienes Copiadora Se elabora la solicitud de cotización y se imprime Se pasa a firma Se escanea Se envia por correo electrónico a los proveedores que correspondan. COMPRA DIRECTA Coordinadora de Control de Bienes Coordinadora de Control de Bienes e impresora Escaner y USB e internet OBSERVACIONES Y COMENTARIOS COORDINADORA DE CONTROL DE BIENES, ADQUISICIONES Y ALMACÉN L.A.E. Dafne Estela Torres Quintero
Versión 001 PROCESO "ADQUISICIONES" Fecha Septiembre /2014 Codificación Área solicitante Coordinadora de Control de Bienes, Adquisiciones y Almacén Responsable de adquisiciones Coordinación Jurídica Elabora solicitud de cotización e imprime Firma y escanea solicitud Envía por correo a proveedores Recibe cotizaciones y realiza cuadro comparativo con propuestas recibidas Revisa y valida cuadro comparativo Turna al Comité de Adquisiciones para su autorización Una vez autorizado por el comité se elaboran las órdenes de compra Valida y firma órdenes de compra Escanea órden de compra y turna a proveedor que corresponda B NO requiere de SI Turna cotización y expediente del proveedor a la Coordinación Jurídica Elabora y rubrica contrato Revisa y valida contrato Turna contrato al área solicitante para visto bueno Turna contrato a proveedor para su revisión y validación Una vez validado se procede a su firma Saca una copia y archiva, el orginal lo envía a la Dirección General de Administración junto con las garantías B Recibe mercancía y factura correspondiente Guarda factura de acuerdo a especificaciones de la Dirección de Contabilidad Autoriza y firma trámite de pago ante la Dirección General de Administración Se elabora formato de trámite de pago Adjunta copia del trámite de pago al expediente de la compra FIN Coordinadora de Control de Bienes, Adquisiciones y Almacén
CARTA DE ANÁLISIS DEL PROCESO ÁREA UNIDAD ORGANIZACIONAL CODIGO TIPO DE PROCESO DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DGA/CCBYA-002 DIRECTOR DEL PROCESO COORDINACIÓN DE CONTROL DE BIENES, ADQUISICIONES COORDINADORA DE CONTROL Y ALMACÉN DE BIENES, ADQUISICIONES Y ALMACÉN CLAVE SOPORTE X NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL SERVICIOS DE PROTECCIÓN OBJETIVO DEL PROCESO Garantizar la contratación de servicos de protección para los Diputados, Funcionarios, Parque vehicular, Equipo Electrónico e Inmuebles. LIMITES INICIA TERMINA Solicitud del Servicio Entrega del Servicio (Pólizas ) FUNDAMENTO NORMATIVO DEL PROCESO Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios Reglamento de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de servicios del Poder Legislativo Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal 2014 Ley General de Contabilidad Gubernamental Ley De Presupuesto y Egresos del Estado de Guanajuato ENTRADAS ESPECIFICACIONES SOLICITUDES POR ESCRITO PROVEEDORES COMPAÑIAS ASEGURADORAS REGISTRADAS EN EL PADRÓN DE PROVEEDORES SALIDAS:RESULTADOS/PRODUCTOS Seguros de Protección ESPECIFICACIONES: REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE Polizas de Seguro de vida, GMM, Vehiculay y Protección Inmuebles. CLIENTES Diputados, Funcionarios, Parque vehicular e Inmuebles. INDICADORES PROCESO ANTERIOR Requerimiento PROCESO POSTERIOR Seguros de Protección Polizas de Seguros Poder Legislativo Responsable de Seguros ACTIVIDADES DEL PROCESO PUESTO QUE OPERA DE LA ACTIVIDAD RECURSOS NECESARIOS Proceso para la contratación/renovación de la póliza de seguro GMM y vida para Diputados 1.AL INICIO DE LA LEGISLATURA, SE CREA BASE DE DATOS QUE SERÁ EL PADRÓN PARA LA CONTRATACION DE LOS SEGUROS DE VIDA Y GASTOS MÉDICOS MAYORES 2. SE ANALIZA LA INFORMACIÓN Y SE SEPARA PARA LA CREACION DE LOS PADRONES DE BENEFICIARIOS DEL SEGURO DE GASTOS MÉDICOS MAYORES Y SEGURO DE VIDA SECRETARIA GENERAL / DIPUTADO (A) PEPEL Y PLUMA COMPUTADORA Y LISTAS PROPORCIONADAS POR LA SECRETARIA GENERAL 3. SE ANALIZAN LAS COBERTURAS Y SE REALIZAN LAS BASES PARA LA CONTRATACIÓN 4. SE ENVIA LA PROPUESTA PARA REVISION / AJUSTES A LAS AREAS QUE INTERVENDRÁN EN LA TOMA DE DESICIONES (DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION, CONTRALORIA INTERNA Y JURIDICO) 5. DETERMINACION DE LOS AGENTES QUE PARTICIPARAN EN LA COTIZACION DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN RADIO / CELULAR COMPUTADORA, INTERNET Y CORREO ELECTRÓNICO PADRON DE PROVEEDORES DEL PODER LEGISLATIVO
6. ENVIO DE INVITACIONES A LOS AGENTES SELECCIONADOS IMPRESORA, ESCANER, COMPUTADORA, INTERNET Y CORREO ELECTRÓNICO 7. RECEPCION DE PROPUESTAS A. DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION; B. PERSONA QUE RECIBA CON CONTRALORIA INTERNA O C. DIR. GRAL. DE RESGISTRO DE RECPCION; O ADMÓN, COORD. CTRL. DE BIENES, INTERNET Y CORREO DEPENDIENDO DE LA FORMA DE RECEPCION ELECTRÓNICO 8. REVISION DE PROPUESTAS Y REGISTRO DE PARTICIPANTES COORD. DE CONTROL BIENES ADQUISICIONES Y ALMACEN / CONTRALORIA INTERNA Y DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION EQUIPO DE COMPUTO E IMPRESORA 9. ANALISIS DE INFORMACION RECIBIDA Y VACIADO A CUADRO COMPARATIVO 10. REVISION DE CUADRO COMPARTIVO Y SELECCIÓN DE COMPAÑÍA 11. NOTIFICACION A LA COMPAÑÍA GANADORA PARA LA EMISION DE LA POLIZA 12. RECEPCION DE POLIZA Y CERTIFICADOS PARA PAGO Y ENTREGA A PERSONAL ASEGURADO 13. PAGO DEL SEGURO DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACION HOJA DE CALCULO INTERNET, CORREO ELECTRONICO IMPRESORA INTERNET Y CORREO ELECTRONICO COMPUTADORA, HOJA DE CALCULO, IMPRESORA Y PERSONAL PARA ENTREGA DE CERTIFICADOS COMPUTADORA, IMPRESORA, PROGRAMA SIAD Y PERFORADORA 13. CONCENTRACION DE EXPEDIENTE, CAPTURA EN SIAD Y ARCHIVO EN CARPETA RENOVACIÓN 1. EL PROCESO INICIA CUANDO LA FECHA DE VENCIMIENTO DEL PERIODO INMEDIATO ANTERIOR ESTA POR CONCLUIR. 2. DURANTE EL EJERCICIO ANTERIOR Y DEPENDIENDO DE LOS MOVIMIENTOS QUE SE HAYAN REGISTRADO EN LA PÓLIZA, SE VAN ACTUALIZANDO Y SE CALCULAN LAS NUEVAS EDADES A LA FECHA DE RENOVACIÓN. 3. SE REPITEN LOS PASOS DEL NUMERO 3 AL 13 DEL PROCESO DE CONTRATACION DE UN NUEVO SEGURO COMPUTADORA, IMPRESORA, PROGRAMA SIAD Y PERFORADORA COMPUTADORA, IMPRESORA, PROGRAMA SIAD Y PERFORADORA COMPUTADORA, IMPRESORA, PROGRAMA SIAD Y PERFORADORA COMPUTADORA, IMPRESORA, PROGRAMA SIAD Y PERFORADORA Proceso para administración y seguimiento de siniestros de seguros (vehículos, GMM, vida, eq. de computo, edificios) 1. SOLICITUD DEL APOYO USUARIO Y/O PERSONAL INSTITUCIONAL QUE SUFRIO O SE PERCATÓ DEL SINIESTRO OFICIO O CORREO O LLAMADA TELEFONICA 2. REPORTAR EL CASO ANTE LA COMPAÑÍA ASEGURADORA TELEFONO O RADIO O INTERNER Y CUENTAS DE CORREO 3. SEGUIR INDICACIONES, ESPERAR AJUSTADOR, RADIO O TELEFONO (PARA PRESTADOR DE SERVICIO DE MANTENIMEITNO O CON APOYO DE LA SECRETARIA DE LA MONITOREAR) CONTACTO CON MEDICOS EN RESPECTIVAMENTE COORDINACIÓN (EN ALGUNOS CASOS) COMPUTADORA, ESCANER, 4.INTEGRACION DE EXPEDIENTES SOLICITADOS POR INTERNET, CUENTA DE CON APOYO DE INSTANCIAS INVOLUCRADAS EN SEGURO CORREO, RADIO Y/O CASO QUE APLIQUE TEEFONO 5. ENTREGA DE EXPEDIENTE A AJUSTADOR/ MEDICO/ PRESTADOR DE SERVICIO O AGENTE DE SEGURO, RESPECTIVAMENTE 6. RECEPCION DE FACTURA DEL SERVICIO(SEG. EDIFICIOS)/ CONVENIO DE PAGO (EQW. DE COMPUTO), AUTORIZACION DE PAGO DIRECTO (GASTOS MÉDICOS), FACTURAS PARA PAGO CUANDO SON GASTOS OPCUBIERTOS POR SEGURO Y CANALIZACION AL AREA CORRESPONDIENTE INTERNET, CORREO ELECTRONICO, PAQUETERIA, APOYO DE VEHICULO Y ALGUNAS VECES CHOFER INTERNET, ELECTRONICO, COMPUTADORA IMPRESORA CORREO E
7. REGISTRO DEL PAGO Y CAPTURA DE AFECTACION AL MODULO LOGISTICO 8. INTEGRACION DE EXPEDIENTE FINAL, REGISTRO EN SISTEMA DE ARCHIVOS Y CAPTURA INTERNET, CORREO ELECTRONICO, COMPUTADORA, IMPRESORA SISTEMA SAP RED INTERNA COMPUTADORA, IMPRESORA, SISTE A SIAD Y CARPETA OBSERVACIONES Y COMENTARIOS COORDINADORA DE CONTROL DE BIENES, ADQUISICIONES Y ALMACÉN L.A.E. Dafne Estela Torres Quintero
PROCESO "ADMINISTRACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SINIESTROS" Versión 001 Fecha Septiembre /2014 Codificación Usuario Responsable de Seguros Responsable de Radiocomunicaciones Secretaria de la Coordinación Solicita apoyo Reporta caso a la compañía aseguradora que corresponda Sigue indicaciones, esperar ajustador, prestador de servicio de mantenimiento o contacto con médico según corresponda Integra y entrega expediente solicitado por aseguradora correspondiente Recibe factura del servicio, convenio de pago, autorización de pago directo o factura para pago cuando son gastos cubiertos por el seguro y se canaliza al área correspondiente Registra pago y captura afectación al módulo logístico Integra expediente final y lo registra en el SIAD FIN Coordinadora de Control de Bienes, Adquisiciones y Almacén
CARTA DE ANÁLISIS DEL PROCESO ÁREA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD ORGANIZACIONAL COORDINACIÓN DE CONTROL DE BIENES, ADQUISICIONES Y ALMACÉN CODIGO DGA/CCBYA-003 COORDINADOR DE CONTROL DE BIENES, ADQUISICIONES Y ALMACÉN TIPO DE PROCESO DIRECTOR DEL PROCESO CLAVE SOPORTE X NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL SERVICIOS DE COMUNICACIÓN OBJETIVO DEL PROCESO GARANTIZAR LA COMUNICACIÓN DE LOS DIPUTADOS Y FUNCIONARIOS INICIA Solicitud del Servicio de comunicación LIMITES TERMINA Entrega del Servicio de Comunicación FUNDAMENTO NORMATIVO DEL PROCESO Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios Reglamento de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de servicios del Poder Legislativo Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal 2014 Ley General de Contabilidad Gubernamental Ley De Presupuesto y Egresos del Estado de Guanajuato ENTRADAS ESPECIFICACIONES SOLICITUDES POR ESCRITO PROVEEDORES Compañias de Comunicación ( Telcel, Iusacell, Nextel, Sky) SALIDAS:RESULTADOS/PRODUCTOS Telefonia, radiocomunicación y señal. ESPECIFICACIONES: REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE servicio de comunicación CLIENTES Diputados, Funcionarios INDICADORES lineas de comunicación PROCESO ANTERIOR Requerimiento PROCESO POSTERIOR Servicio de Comunicación Poder Legislativo Responsable de comunicación ACTIVIDADES DEL PROCESO PUESTO QUE OPERA DE LA ACTIVIDAD RECURSOS NECESARIOS Proceso para la contratación equipos de comunicación 1. LA NECESIDAD DE COMUNICACIÓN ES INFORMADA DEPARTAMENTO QUE SOLICITA / DIRECTOR A LA DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION O GENERAL DE ADMINISTRACIÓN QUE AUTORIZA SECRETARÍA GENERAL. 2. SE COTIZAN DIFERENTES EQUIPOS, ACORDES A LAS NECESIDADES DE LOS USUARIOS QUE LO SOLICITAN. 3. SE HACE UN CUADRO COMPARATIVO PRESENTANDO LAS CARACTERISTICAS DE EQUIPOS Y PLANES 4. AUTORIZA LA COMPRA DEL EQUIPO Y PLAN NECESARIO DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACION OFICIOS TELEFONO, COMPUTADORA INTERNET Y CORREO ELECTRÓNICO COMPUTADORA, HOJA DE CALCULO E IMRESORA OFICIO / FIRMA 5. COMPRA DEL EQUIPO 6. PAGO DEL BIEN 6. ENTREGA DEL EQUIPO / RESPONSABLE DE COMPRAS / RESPONSABLE DE INVENTARIOS / RESPONSABLE DE INVENTARIOS EFECTIVO, CHEQUE O TRANSFERENCIA COMPUTADORA, HOJAS DE CALCULO, SISTEMA SAP E IMPRESORA EQUIPO Y FORMATO DE RESGUARDOAVALADO POR LA COORDINADORA DEL AREA
7. CONCENTRACION DE EXPEDIENTE, CAPTURA Y ARCHIVO NOTA INFORMATIVA SOBRE COSTOS DE EQUIPOS Y NUEVOS PLANES Proceso para la renovacion de equipos de comunicación SISTEMA SIAD, COMPUTADORA, ESCANER Y CARPETA PROVEEDOR, TELEFONO/RADIO Ó EQUIPO DE COMPUTO, IMPRESORA, INTERNET Y CORREO ELECTRÓNICO AUTORIZACION DE LA RENOVACION BAJA DEL BIEN ALTERIOR Y ALTA DE NUEVO INTERCAMBIO DE QUIPOS CONCENTRACION DE EXPEDIENTE, CAPTURA Y ARCHIVO DIRECTOR GENEERAL DE ADMINISTRACION RESPONSABLE DE INVENTARIOS / USUARIO OFICIO / FIRMA SERIES, MODELOS Y CARACTERISTICAS DEL EQUIPO EQUIPO ANTERIOR, EQUIPO NUEVO Y ACCESORIOS SISTEMA SIAD, COMPUTADORA, ESCANER Y CARPETA PETICION DEL USUARIO Proceso para administración y pago de los sevicios de comunicación 1.ELABORACION DE CALENDARIO CON FECHAS DE PAGOS DE LOS SERVICIOS DE COMUNICACIÓN (TELCEL, NEXTEL, SKY) 2. DESPUES DE LA FECHA DE CORTE SE CONSIGUEN LOS ESTADOS DE CUENTA O FATURAS EN EL CASO QUE APLICA, SE IMPRIMEN Y REALIZA EL PAGO 3. CAPTURA Y REGISTRO EN CASO DE EXPEDIENTE COMPLETO 4.INTEGRACION DE FACTURAS EN CASO DE HABER TRAMITADO PAGO CON RECIBO PROVISIONAL O ESTADO DE CUENTA 5. ARCHIVO DE DOCUMENTOS Proceso para la reparación de equipos de comunicación USUARIO RESPONSABLE DE COMUNICACIONES CON APOYO DE LA SECRETARIA DE LA COORDINACIÓN (EN ALGUNOS CASOS) / COORDINADORA DE CONTROL DE BIENES CON APOYO DE LA SECRETARIA DE LA COORDINACIÓN (EN ALGUNOS CASOS). CON APOYO DE LA SECRETARIA DE LA COORDINACIÓN (EN ALGUNOS CASOS). CON APOYO DE LA SECRETARIA DE LA COORDINACIÓN CARPETA (EN ALGUNOS CASOS) OBSERVACIONES Y COMENTARIOS OFICIO O CORREO DE PETICION Y EQUIPO (CON ACCEOSIOS DEPENDIENDE DE FALLA). SI EL EQUIPO TIENE GARANTIA SE HACE VALIDA OFICIO / FIRMA BAJA DEL BIEN ALTERIOR Y ALTA DE NUEVO INTERCAMBIO DE QUIPOS CONCENTRACION DE EXPEDIENTE, CAPTURA Y ARCHIVO RESPONSABLE DE INVENTARIOS / USUARIO SERIES, MODELOS Y CARACTERISTICAS DEL EQUIPO EQUIPO ANTERIOR, EQUIPO NUEVO Y ACCESORIOS. SISTEMA SIAD, COMPUTADORA, ESCANER Y CARPETA COMPUTADORA Y HOJA DE CÁLCULO COMPUTADORA, IMPRESORA, INTERNET, CUENTAS DE CORREO, SISTEMA SAP COMPUTADORA, ESCANER, COPIADORA, SISTEMA SIAD, RED INTERNA. COMPUTADORA, ESCANER, COPIADORA, INTERNET, CUENTAS DE CORREO, SISTEMA SIAD Y RED INTERNA COORDINADOR DE CONTROL DE BIENES, ADQUISICIONES Y ALMACÉN L.A.E. Dafne Estela Torres Quintero
PROCESO "ADQUISICIÓN DE RADIOCOMUNICACIONES" Versión 001 Fecha Septiembre /2014 Codificación Área solicitante Responsable de radiocomunicaciones Responsable de compras Dirección General de Administración Solicita apoyo para adquisición de equipo de comunicación Turna petición a la Coordinación para gestionar autorización Una vez autorizado se cotizan diferentes equipos acordes a las necesidades especificadas Recibe cotizaciones y realiza cuadro comparativo con propuestas recibidas Autoriza compra Turna para su autorización Adquiere equipo Entrega equipo Concentra expediente y archiva en SIAD FIN Coordinadora de Control de Bienes, Adquisiciones y Almacén
CARTA DE ANÁLISIS DEL PROCESO ÁREA DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD CODIGO DGA/CCBYA-004 TIPO DE PROCESO ORGANIZACIONAL COORDINACIÓN DE DIRECTOR DEL PROCESO CLAVE SOPORTE CONTROL DE BIENES, COORDINADORA DE CONTROL ADQUISICIONES Y DE BIENES, ADQUISICIONES Y X ALMACÉN ALMACÉN NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL SERVICIOS DE RESGUARDOS OBJETIVO DEL PROCESO Garantizar el control patrimonial del Poder Legislativo. INICIA LIMITES TERMINA FUNDAMENTO NORMATIVO DEL PROCESO Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del sector público en el Estado de Guanajuato Reglamento de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de servicios del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal para el ejercicio fiscal 2014 Ley General de Contabilidad Gubernamental Ley De Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal 2014 ENTRADAS ESPECIFICACIONES Solicitudes Por Escrito PROVEEDORES Funcionarios SALIDAS:RESULTADOS/PRODUCTOS Resguardos ESPECIFICACIONES: REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE Por Escrito CLIENTES Poder Legislativo INDICADORES Movimientos Inventarios PROCESO ANTERIOR Solicitud PROCESO POSTERIOR Movimiento Resguardo Cordinación de Control de Bienes Responsable de resguardos ACTIVIDADES DEL PROCESO PUESTO QUE OPERA DE LA ACTIVIDAD RECURSOS NECESARIOS INVENTARIO Y RESGUARDO DE BIENES.- RECEPCION Y REGISTRO DE BIENES. RECEPCION DEL BIEN O BIENES DE NUEVA ADQUISICION A TRAVES DEL RESPONSABLE DE ADQUISICIONES COTEJAR CON FACTURA EL BIEN ADQUIRIDO PARA LLEVAR A CABO EL PROCESO DE ALTA EN EL INVENTARIO GENERAL ETIQUETAR EL BIEN PARA SU POSTERIOR IDENTIFICACION INVENTARIO Y RESGUARDO DE BIENES.- BAJAS BAJA DE BIENES AL USUARIO EN FORMATO DE RESGUARDO, YA SEA POR REASIGNACION O POR MAL ESTADO PARA SU FUNCIONAMIENTO. VERIFICAR QUE EL BIEN DE BAJA AL USUARIO, COINCIDA CON LOS DATOS DE CUANDO SE LE ASIGNO INICIALMENTE PARA SU RESGUARDO. AREA DE ADQUISICIONES
VERIFICAR QUE EL BIEN DE BAJA AL USUARIO, COINCIDA CON LOS DATOS DE CUANDO SE LE ASIGNO INICIALMENTE PARA SU RESGUARDO. INVENTARIO Y RESGUARDO DE BIENES.- ALTA Y ASIGNACIONES. ALTA DE BIENES AL USUARIO EN FORMATO DE RESGUARDO. SE ENTREGA EL BIEN AL USUARIO JUNTO CON SU FORMATO DE RESGUARDO, PREVIAMENTE AVALADO POR LA COORDINADORA DEL AREA DE CONTROL DE BIENES, ADQUISICIONES Y ALMACEN. INVENTARIO Y RESGUARDO DE BIENES.-BAJA POR REASIGNACION BAJA DE BIENES AL USUARIO EN FORMATO DE RESGUARDO, MEDIANTE FORMATO DE TRANSFERENCIA DE BIENES, PREVIAMENTE AUTORIZADO Y AVALADO POR LA COORDINADORA DEL AREA DE CONTROL DE BIENES. LAS BAJAS DE BIENES POR REASIGNACION SE APLICA CUANDO EL USUARIO A HACER LA TRANSFERENCIA DE LOS MISMOS CAUSA BAJA LABORAL, O POR CAMBIO DE EQUIPO O MOBILIARIO, AVALADO POR EL DIRECTOR DE AREA Y LA COORDINADORA DE CONTROL DE BIENES. REASIGNACION AL NUEVO RESGUARDANTE, MEDIANTE FORMATO DE RESGUARDO DE BIENES, AVALADO POR LA COORDINADORA DEL AREA DE CONTROL DE BIENES. INVENTARIO Y RESGUARDO DE BIENES.- BAJA DEFINITIVA DE BIENES INFORMATICOS SE PROCEDE A LA REVISION DEL BIEN PARA SU BAJA DEFINITIVA, CON EL APOYO DE LA DIRECCION DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION, DONDE HACE CONSTAR QUE EL O LOS EQUIPOS A DAR DE BAJA NO CUBREN LAS NECESIDADES PARA SU DESEMPEÑO, MEDIANTE CARTA TECNICA. ASI MISMO CON INTERVENCION DE CONTRALORIA INTERNA DANDO TESTIMONIO DEL DIAGNOSTICO. DIRECCION DE TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y CONTRALORIA INTERNA. INVENTARIO Y RESGUARDO DE BIENES.- BAJA DEFINITIVA DE BIENES MUEBLES. SE PROCEDE A LA REVISION DEL BIEN PARA SU BAJA DEFINITIVA, CON EL APOYO DE LA CONTRALORIA INTERNA DANDO TESTIMONIO Y HACE CONSTAR QUE EL O LOS BIENES MUEBLES A DAR DE BAJA NO CUBREN LAS NECESIDADES PARA SU DESEMPEÑO. INVENTARIO Y RESGUARDO DE BIENES.- BAJA DE BIENES POR DESECHO SE PROCEDE A LA REVISION DEL BIEN PARA SU BAJA DEFINITIVA, CON EL APOYO DE LA CONTRALORIA INTERNA DANDO TESTIMONIO Y HACE CONSTAR QUE EL O LOS BIENES MUEBLES A DAR DE BAJA NO CUBREN LAS NECESIDADES PARA SU DESEMPEÑO. SE HACE UN LISTADO DEL O LOS BIENES PARA SU BAJA POR DESECHO Y SE PONE A DISPOSICION DE LA COMISION DE ADMINISTRACION A TRAVES DE LA DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION. CONTRALORIA INTERNA CONTRALORIA INTERNA INVENTARIO Y RESGUARDO DE BIENES.- BAJA DE BIENES POR DONACION SE PROCEDE A LA REVISION DEL BIEN PARA SU BAJA POR DONACION CON EL APOYO DE LA CONTRALORIA INTERNA DANDO TESTIMONIO Y HACE CONSTAR QUE EL O LOS BIENES MUEBLES A DAR DE BAJA NO CUBREN LAS NECESIDADES PARA CONTRALORIA INTERNA
SE PROCEDE A LA REVISION DEL BIEN PARA SU BAJA POR DONACION CON EL APOYO DE LA CONTRALORIA INTERNA DANDO TESTIMONIO Y HACE CONSTAR QUE EL O LOS BIENES MUEBLES A DAR DE BAJA NO CUBREN LAS NECESIDADES PARA SU DESEMPEÑO POR SER OBSOLETOS. SE HACE UN LISTADO DEL O LOS BIENES PARA SU BAJA POR DONACION AVALADO POR LA COORDINADORA DE CONTROL DE BIENES Y SE PONE A DISPOSICION DE LA COMISION DE ADMINISTRACION A TRAVES DE LA DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION, LA CUAL DETERMINA EL DESTINO DEL LISTADO. LAS DONACIONES SON EN BASE A PETICIONES DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS O CASA DE BENEFICIENCIA Y ASISTENCIA SOCIAL, PREVIAMENTE AUTORIZADAS POR LA COMISION DE ADMINISTRACION. INVENTARIO GENERAL DE BIENES. SE LLEVA A CABO EL INVENTARIO GENERAL DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES, CADA AÑO POR LO MENOS Y TRIMESTRAL ALEATORIAMENTE, EN BASE A LOS LINEAMIENTOS GENERALES DE RACIONALIDAD AUSTERIDAD Y DISCIPLINA PRESUPUESTAL. ARCHIVO DE DOCUMENTOS GENERADOS DE LAS PROPIAS ACTIVIDADES DE LA COORDINACIÓN DE CONTROL DE BIENES, ADQUISICIONES Y ALMACEN INVENTARIO Y RESGUARDO DE BIENES.- ACTIVIDADES EXTERIORES. CONTRALORIA INTERNA COMISION DE ADMINISTRACION COLABORACION CON EL NSTITUTO MUNICIPAL DE ECOLOGIA Y AMBIENTE DEL MUNICIPIO DE GUANAJUATO, PARA HACER CONJUNTAMENTE LA RECOLECCION DE LOS BIENES INFORMÁTICOS O MUEBLES ADECUADAMENTE PARA EVITAR CONTAMINACION AMBIENTAL. FRECUENCIA: VARIABLE ATENCION A REQUERIMIENTOS POR PARTE DE LAS AREAS INSTITUCIONALES Y GRUPOS PARLAMENTARIOS. FRECUENCIA : DIARIA INSTITUCIONES VARIAS ( EDUCATIVAS Y CASAS DE BENEFICIENCIA Y ASISTENCIA SOCIAL. APOYO EN ADQUISICIONES EN LA ELABORACION DE CUADROS COMPARATIVOS Y ADQUISICIONES. OBSERVACIONES Y COMENTARIOS COORDINADOR DE CONTROL DE BIENES, ADQUISICIONES Y ALMACÉN L.A.E. Dafne Estela Torres Quintero
CARTA DE ANÁLISIS DEL PROCESO ÁREA UNIDAD ORGANIZACIONAL CODIGO TIPO DE PROCESO DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DGA/CCBYA-005 DIRECTOR DEL PROCESO CLAVE SOPORTE COORDINACIÓN DE CONTROL DE BIENES, ADQUISICIONES Y COORDINADORA DE CONTROL ALMACÉN DE BIENES, ADQUISICIONES Y X ALMACÉN NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL Almacen OBJETIVO DEL PROCESO Garantizar el stock correspondiente a Papelería, Cafeteria, Material Eléctrico, Material de Limpieza y Material de Impresión. INICIA LIMITES TERMINA Requerimiento de Almacen Entrega del material solicitado FUNDAMENTO NORMATIVO DEL PROCESO Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal 2014 Ley General de Contabilidad Gubernamental Stock de material Vales ENTRADAS Solicitudes SALIDAS:RESULTADOS/PRODUCTOS Material Solicitado PROVEEDORES Adquisiciones CLIENTES Areas autorizadas del Poder Legislativo ESPECIFICACIONES Por escrito ESPECIFICACIONES: REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE Papelería, material de impresión, material de limpieza, cafeteria, material electrico. INDICADORES PROCESO ANTERIOR Solicitud PROCESO POSTERIOR Areas Poder legislativo Entrega de material solicitado Responsable de Almacén ACTIVIDADES DEL PROCESO PUESTO QUE OPERA DE LA ACTIVIDAD RECURSOS NECESARIOS Inventario por material Responsable de Almacén Sistema Sap / Requerimiento de Compra Adquisiciones Sistema Sap / Recepción de Material Responsable de Almacén Cotejo Factura/ Requerimiento Responsable de Almacén Sistema Sap / Distribución del material en el area del almacen Ministración de material solicitado Responsable de Almacén Responsable de Almacén Altas / Bajas del material en sistema SAP Responsable de Almacén Sistema Sap / OBSERVACIONES Y COMENTARIOS COORDINADOR DE CONTROL DE BIENES, ADQUISICIONES Y ALMACÉN L.A.E. Dafne Estela Torres Quintero
CARTA DE ANÁLISIS DEL PROCESO ÁREA UNIDAD ORGANIZACIONAL CODIGO TIPO DE PROCESO DIRECTOR DEL PROCESO CLAVE SOPORTE NOMBRE DEL PROCESO ACTUAL Secretaría Ejecutiva OBJETIVO DEL PROCESO Garantizar la entrega/ recepción de correspondencia interna y externa de la Coordinación así como la responsabilidad de la administración del sistema SIAD de la misma coordinación. INICIA LIMITES TERMINA Solicitud Coordinación de Control de Bienes Cumplimiento de actividades solicitadas. Lineamientos Generales de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal 2014 Ley General de Contabilidad Gubernamental FUNDAMENTO NORMATIVO DEL PROCESO ENTRADAS Solicitudes ESPECIFICACIONES Por escrito PROVEEDORES Areas Poder Legislativo y Externos SALIDAS:RESULTADOS/PRODUCTOS Documentación/ apoyo ESPECIFICACIONES: REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE Por Escrito / sistemas SIAD y SAP CLIENTES Areas del Poder Legislativo INDICADORES Sistema Siad Sistema SAP PROCESO ANTERIOR Solicitud Areas Poder legislativo
PROCESO POSTERIOR Entrega de documentación o apoyo solicitado Secretaria Ejecutiva ACTIVIDADES DEL PROCESO PUESTO QUE OPERA DE LA ACTIVIDAD RECURSOS NECESARIOS PAGO DEL SERVICIO NEXTEL, DE LAS CUENTAS; 4.3877.19-4.3877.26-4.3877.28-4.3877304.3877.35-4.3877.37-4.3877.44-4.3877.53-6.245760.10-6.245760-6.2504.20-4.3877.60, Y 10 CUENTAS DE TELCEL., (DE IUSACEL Y SKY LAS FACTURAS LE LLEGAN A JUAN ALVARADO A SU CORREO Y A SU VEZ ME LAS REENVIA), DE MA. DEL CARMEN MEZA, ME LLEGAN A MI CORREO, CON ELLA SE SOLICTAN LOS CONCENTRADOS DE FRUTAS VÍA TELEFÓNICA O CORREO ELECTRÓNICO. ANALISTA "A" TELÉFONO, COMPUTADORA, INTERNET E IMPRESORA. UBICAR EL PORTAL DE RADIOCOMUNICACIONES NEXTEL, INTRODUCIR EL NÚMERO DE CUENTA Y MASTERPIN, DESCARGAR E IMPRIMIR FACTURA, GUARDAR EL ARCHIVO XML EN USB ENTRAR AL SAP, CREAR PEDIDO POR CADA CUENTA Y/O FACTURA EN LA ME21N Y SOLICITAR LIBERACIÓN ANALISTA "A" COMPUTADORA, INTERNET, IMPRESORA Y USB ANALISTA "A" Y COORDINADORA EN SAP, EN LA ML81N CREAR LA HOJA ENTRADA DE SERVICIO, EN MIRO O EN MIGO, SEGÚN SEA EL CASO, SI ES MERCANCIA O SERVICIO, REGISTRAR LOS DATOS DE LA FACTURA, OTRO DOCUMENTO, MODIFICAR LOS CAMPOS, ENTRAR EN LA ZFI_ E IMPRIMIR EL DOCUMENTO LOGÍSTICO. ELABORAR SOLICITUD DE CHEQUE O TRANSFERECIA, ENVIAR EL ARCHIVO XML A FACTURACIÓN PODER LEGISLATIVO E IMPRIMIR EL CORREO DE ENVIADO Y LA SOLICITUD. PASARLOS A FIRMAS ANALISTA "A" ANALISTA "A" COORDINADORA Y ANALISTA "A" INTERNET E IMPRESORA INTERNET E IMPRESORA YA QUE ESTAN FIRMADOS SACO COPIA DE TODOS LOS DOCUMENTOS, QUE SERÁ MI ACUSE Y LO ENTREGO EN LA DGA. ANALISTA "A" FOTOCOPIADORA ESCANEO DE TODOS LOS DOCUMENTOS, REGISTRARLOS EN EL SIAD Y ARCHIVARLOS EN CARPETAS. ANALISTA "A" ESCANER Y CARPETAS LAS ACTIVIDADES ANTERIORES SON DE APOYO, NO PUSIMOS LAS DE LA ASISTENTE POR QUE NOS COMENTARON QUE SON SIMILARES A LAS DEMÁS. OBSERVACIONES Y COMENTARIOS