Tabla de Contenido 1. OBJETIVO... 2 2. ALCANCE... 2 3. NORMATIVIDAD... 2 3.1. Directrices... 2 3.2. Lineamientos... 2 4. RESPONSABILIDADES... 2 4.1. Responsable del Proceso... 2 4.2. Responsabilidades... 2 5. DEFINICIONES... 3 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES... 3 6.1. Diagrama de flujo... 3 6.2. Descripción de actividades... 3 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 5 8. INDICADORES... 6 9. RIESGOS... 6 10. CONTROL DE CAMBIOS... 7 11. APROBACIÓN... 7 Dirección de Planeación y Evaluación 1
1. OBJETIVO Ejecutar las actividades necesarias para poder facilitar el servicio de préstamo de material bibliográfico perteneciente al Sistema de Bibliotecas, a usuarios registrados y habilitados en el sistema. 2. ALCANCE El proceso inicia con la solicitud del préstamo de material bibliográfico por parte del usuario, y finaliza una vez se le entregué el material solicitado. 3. NORMATIVIDAD 3.1. Directrices PDI 2016-2020 Liderazgo Académico: 1.7: Contar con los recursos e infraestructura de apoyo académico para el desarrollo de las actividades de docencia e investigación/creación. Reglamento de Servicios del Sistema Bibliotecas 3.2. Lineamientos El periodo de préstamo y el número de volúmenes varía dependiendo del perfil de usuarios y de colección. Únicamente se pueden facilitar en préstamo material bibliográfico, a usuarios habilitados y registrados en Symphony. Si el usuario tiene una sanción económica o disciplinaria, no se puede realizar el préstamo del material. Se deben revisar las notas que contiene el registro del material bibliográfico en Symphony, para verificar si se encuentran registrados los daños leves del mismo, antes de proceder con el proceso de préstamo. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Responsable del Proceso COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015 4.2. Responsabilidades Auxiliar de Biblioteca: Dirección de Planeación y Evaluación 2
Realizar el procedimiento establecido para el proceso de préstamo de recursos bibliográficos, en lo referente a recepción del carné del solicitante, asignación del material bibliográfico al solicitante indicado, establecimiento de fechas según sistema u orden administrativa y entrega del recurso bibliográfico en las condiciones aceptables para su uso. Coordinación de Servicios de Información: Controlar y evaluar la cantidad de préstamos permitidos a un usuario, asegurándose del cumplimiento de las normas establecidas para este proceso. Gestor de Servicios de Información: Verificar que los procesos de préstamo se realicen bajo el reglamento establecido, se realice el proceso de préstamo con la suficiente información al usuario y solucionar los casos de inhabilidad que se puedan presentar por fallas en el sistema de préstamo. Utilizar otro medio alternativo de control de préstamo en caso de caída de red o fallas en el sistema Symphony Usuario: Antes de recibir el recurso bibliográfico solicitado en préstamo, deben verificar su estado físico. Retirado del área de préstamo, es su responsabilidad el buen uso y la devolución del préstamo, en las mismas condiciones que le fue facilitado. 5. DEFINICIONES Colección abierta: Recursos bibliográficos en formato libro o impresas, cuya consulta interna se puede hacer sin solicitud de préstamo, por tener una ubicación en estantería abierta. Si el usuario requiere su consulta externa, se exige su solicitud de préstamo. Colección de reserva: Recursos bibliográficos presentados en formato audiovisual o impresa con tiempo límite de préstamo: dos (2) horas, para cuya consulta es necesario solicitar en préstamo. Préstamo: Acción de facilitar material bibliográfico ubicado en las colecciones del Sistema de Bibliotecas, requerido por un usuario para consulta académica. Symphony: Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrónico. 6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 6.1. Diagrama de flujo - Préstamo de recursos bibliográficos 6.2. Descripción de actividades - Préstamo de recursos bibliográfico Dirección de Planeación y Evaluación 3
ENTRADA PROVEEDOR SALIDA CLIENTE Solicitud de préstamo de material bibliográfico. Usuario: Estudiante, profesor, egresado o empleado Material prestado Usuario: Estudiante, profesor, egresado o empleado ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS Para los recursos bibliográficos de reserva, el usuario presenta la Ficha de Solicitud del Material o a través de cualquier medio (ficha de solicitud, visualización a través de su dispositivo móvil, si conoce la signatura exacta solicitud verbal o en sitios donde la 1 Entregar material o realizar solicitud acompañada del carné colección esta visible puede señalar el material). Para los recursos bibliográficos de colección abierta, se entrega el material. Adicionalmente USUARIO(S) Ficha de solicitud de material bibliográfico debe presentar el carné vigente. Se pueden solicitar los siguientes tipos de materiales bibliográficos: libros, computadores, salas de estudio y material audiovisual que incluye microfichas, videos, partituras, mapas, planos, CD, entre otros. Se recibe y se verifica el estado de 2 Recibir ficha de solicitud de material y carné vigencia del carné. Adicionalmente, se recibe Ficha de Solicitud o la información del Material Bibliográfico por los medios mencionados en la Ficha de solicitud de material bibliográfico actividad 1. 3 Verificar si el usuario está habilitado Para validar si el usuario está habilitado o no, el carné se debe pasar por una máquina lectora para que la información se cargue en el sistema (Symphony). Una vez cargada, se identifica si existe inhabilidad (multa, privilegios vencidos, bloqueo). Symphony Dirección de Planeación y Evaluación 4
4 Notificar al usuario que no está habilitado Se le notifica al usuario la razón del por qué no puede continuar el proceso de solicitud de préstamo. Si es el caso, se activa el proceso PRO-23-1-03-09 Actualización de perfiles, invitados y excepciones. 5 Buscar el Material En Symphony se busca si el material solicitado de colección cerrada (colección de reserva y audiovisuales), está disponible para préstamo. Symphony 6 Notificar al usuario la no disponibilidad del material Se le indica al usuario que el material no está disponible. 7 Verificar estado de material Se verifica el estado del material bibliográfico a entregar y se le comunica al usuario cualquier observación pertinente. 8 Cargar al usuario el material en el sistema y generar Ficha de Préstamo En Symphony se realiza la lectura del código(s) del material bibliográfico para cargarlo al usuario. Automáticamente se genera la Ficha de Préstamo en donde está registrado el nombre del usuario, nombre del recurso, fecha de préstamo y fecha de devolución. En este momento se desensibiliza el material bibliográfico. Symphony 9 Entrega de material, carné, y ficha de préstamo Se le entrega al usuario el material solicitado, su carné y la Ficha de Préstamo. Ficha de Préstamo del material 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA INTERNOS (Cadena de Valor) PRO-23-1-03-07 Conciliación y pago de multas REG-23-1-01-01 Reglamento de Servicios del Sistema de Bibliotecas MAN-23-1-01-01 Manual para el registro de notas en Symphony MAN-23-1-01-02 Manual atención a usuarios MAN-23-1-01-04 Manual de servicios de circulación, préstamo y devolución EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad) No aplica. Dirección de Planeación y Evaluación 5
MAN-23-1-01-05 Manual de uso de tesis en sala de servicios de aprendizaje e investigación PDI: Sistema de Bibliotecas 2016-2020 Ficha de Solicitud de material Ficha de préstamo de material 8. INDICADORES PRÉSTAMOS DE RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS Código del indicador Responsable del indicador IND-23-1-01-011 Coordinación de Servicios de información FICHA DEL INDICADOR Objetivo Método de Medición Unidad de Medida Fórmula Variables Limitaciones Establecer el promedio de préstamos de material bibliográfico en las diferentes colecciones que posee el Sistema de Bibliotecas. Se suman los préstamos y las renovaciones totales y se dividen en el total de la población del año analizado. Unidades # préstamos realizados en el año # población del año Numerador: # préstamos realizados en el año Denominador: Población de usuarios total No aplica. Fuente de datos Symphony Datos estadísticos de la Dirección de Planeación y Dirección Granularidad Periodicidad Meta Unidad Anual 15 libros por usuario. Observaciones 9. RIESGOS OPERATIVO Facilitar en préstamo material bibliográfico a otro usuario no solicitante. No registrar el material prestado al perfil del usuario. No desactivar o activar las bandas de seguridad. Dirección de Planeación y Evaluación 6
CALIDAD DE SERVICIO Reclamo de usuarios afirmando no haber tomado en préstamo material bibliográfico del Sistema de Biblioteca. SEGURIDAD Facilitar en préstamo material bibliográfico a un usuario no registrado. Prestar material bibliográfico sin cargarlo al perfil del usuario. ADMINISTRATIVO No identificar recursos bibliográficos habilitados en los reportes de préstamos. 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA 0 1 Elaboración 13/05/2015 Publicación 12/01/2016 Elaboración 06/03/2017 2 Publicación Elaboración Publicación 02/06/2017 14/11/2017 16/11/2017 11. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Manuela Peña Infante INGENIERO PROCESOS (T) - PROY - 10006394 06/03/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 7
REVISÓ Ricardo Flórez Alberto Monsalve JEFE SERVICIOS - SBSER - 10001993 COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015 12/05/2017 12/05/2017 APROBÓ Angela María Mejia DIRECTOR SISTEMA - SBI - 10001991 19/05/2017 Dirección de Planeación y Evaluación 8