UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)

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1 UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI) DESARROLLO DE UNA METODOLOGIA DE ANALISIS DE AMBIENTE, LA SALUD Y LA SEGURIDAD (EHS) PARA PROYECTOS QUE SE REALICEN EN ALLERGAN COSTA RICA, UTILIZANDO LOS PROCESOS DE INICIACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LA GUÍA DE LOS FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS PMBOK TERCERA EDICION GLORIANA MURILLO GUTIERREZ PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS San José, Costa Rica Octubre, 2010

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3 iii UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI) Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos PROFESOR TUTOR Xavier Salas LECTOR No.1 Fabio Muñoz LECTOR NO. 2 Marlon Velázquez SUSTENTANTE Gloriana Murillo

4 iv Tabla de Contenidos Resumen Ejecutivo... viiivii 1 INTRODUCCION Antecedentes Problemática Justificación del problema Supuestos Restricciones Objetivo general Objetivos específicos MARCO TEORICO Marco referencial o institucional Antecedentes de la Institución Productos que ofrece Misión, visión, valores, políticas Políticas Estructura organizativa Ambiente, Salud y Seguridad Teoría de Administración de Proyectos Áreas de Conocimiento Ciclo de vida de un proyecto Procesos en la Administración de Proyectos MARCO METODOLOGICO DESARROLLO Gestión del Alcance Planificación del Alcance Gestión del Tiempo Definición de las actividades Establecimiento de la secuencia y duración de actividades Cronograma Gestión de la Calidad Planificación de la calidad Aseguramiento de la calidad Gestión de los Recursos Humanos Planificación de los Recursos Humanos Organigrama Roles y responsabilidades Matriz de Involucrados Plan de gestión del personal del proyecto Plan de entrenamiento Metodología de análisis de ambiente, salud y seguridad para proyectos CONCLUSIONES... 56

5 6 RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA ANEXOS Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO Anexo 2: EDT Proyecto Final de Graduación EDT Realización de la Metodología de Análisis de EHS Anexo 3:Cronogramas de Trabajo PFG Proyecto Anexo 4: Metodología Análisis de Ambiente, Salud y Seguridad (EHS) para Proyectos Anexo 5: Formularios de la Metodología Análisis de Ambiente, Salud y Seguridad (EHS) para Proyectos Anexo 6: Criterios de Aceptación por Etapa del Proyecto v

6 vi ÍNDICE DE FIGURAS 1. Expansor de tejido Implante de seno Banda Gástrica Balón Gástrico Organigrama de Allergan Áreas de experiencia de la Administración de Proyectos Triada de la triple restricción de proyectos Áreas de conocimiento de la administración de proyectos y sus procesos Secuencia y duración de las actividades para la realización del Proyecto Final de Graduación Secuencia y duración de las actividades para la realización del Proyecto Cronograma de Proyecto Ruta Critica del Cronograma del Proyecto Cronograma PERT del Proyecto Diagrama de Flujo de Control de Calidad Organigrama de Proyecto Necesidades de Recursos para el Proyecto

7 vii ÍNDICE DE CUADROS 1. Requerimientos de EHS Metodología a ser usada para el desarrollo del proyecto Declaración del Alcance Descripción de las tareas para el Proyecto Descripción de las tareas para el Producto Objetivos de la calidad en la etapa de planificación del proyecto Políticas de Aceptación para el uso de la Metodología Alcance del Plan de Calidad en el Producto Políticas de Calidad para Proyecto Matriz de Roles y Responsabilidades Matriz de Involucrados Matriz de Entrenamientos de EHS de Allergan

8 viii Resumen Ejecutivo El presente proyecto se desarrolla en la empresa Allergan Costa Rica, la cual es parte de una corporación dedicada a la manufactura de dispositivos médicos de venta alrededor del mundo. Parte de los indicadores de la compañía incluyen al ambiente, la salud y la seguridad, pues como corporación, se trabaja de manera fuerte minimizando y previendo riesgos. El Ambiente, la Salud y la Seguridad (EHS por sus siglas en ingles) es un tema que se ha vendido desarrollando en los últimos años alrededor del mundo con el fin de prevenir y minimizar riesgos en los tres diferentes niveles. Allergan como corporación no es una excepción. Por lo tanto, tiene un programa robusto para tales fines, el cual incluye un aspecto denominado Manejo de Cambios de EHS, que abarca el tema del manejo de cambios tales como nuevos productos, mejoras de procesos, cambios, lo que se resume en los proyectos que se desarrollan en la compañía. A nivel de la empresa, se determinó que un aspecto que tiene una alta probabilidad de generar riesgos de EHS, es el desarrollo de los proyectos que se generan dentro de la organización. Por lo tanto se definió la necesidad de contar con una metodología para la revisión de proyectos desde el punto de vista de Ambiente, Salud y Seguridad, la cual ayude a filtrar los riesgos que pueda traer un proyecto, antes de pasar a producción. De esta manera se pretende que con el presente proyecto se logre desarrollar esta metodología, basada en los requerimientos corporativos y que cubran los aspectos legales para poder capturar los riesgos de EHS en las diferentes etapas de los proyectos, iniciando en la fase de diseño pasando por la planificación, el desarrollo hasta llegar a la implementación. Para este proyecto se desarrolla un marco metodológico el cual pretende guiar el desarrollo de manera ordenada. La metodología usada para éste es la analítica sintética, la cual por medio de fuentes primarias y secundarias y utilizado herramientas va a ayudar a generar los entregables esperados, que principalmente es la Metodología de Revisión de Proyectos desde el Punto de Vista de Ambiente, Salud y Seguridad. Las principales herramientas a utilizar son el juicio de expertos, las listas de verificación, los cronogramas de trabajo, entre otras. Al finalizar con el proyecto se puede afirmar que la metodología desarrollada va a ser una herramienta clave para minimizar riesgos de EHS en la implementación de proyectos que se desarrollen en Allergan Costa Rica, ya que cubre las distintas fases por las que un proyecto pasa. Una de las principales recomendaciones es que se implemente la metodología lo antes posible ya que es una herramienta valiosa, que va a ayudar a solventar una necesidad del área de EHS y a la vez hacer cumplir uno de los requerimientos corporativos.

9 1 1 INTRODUCCION 1.1 Antecedentes Allergan es una corporación dedicada a la manufactura de múltiples productos y dispositivos médicos, enfocada en el descubrimiento, desarrollo y comercialización de dispositivos farmacéuticos, biológicos y médicos innovadores que permiten a las personas llevar una vida con un potencial mayor. Su enfoque es dar más valor a sus clientes así como mejorar y prolongar la calidad de vida de sus pacientes. Algunos de los productos de Allergan son: BOTOX (Botolinum Toxin Type A), RESTASIS (emulsión oftálmica cyclosporine al 0,05%), LUMIGAN (emulsión oftálmica bimatroprost 0,03%), BOTOX Cosmetic (Botolinum Toxin Type A), JUVEDERM TM, prótesis mamaria y el Sistema de Anillamiento Gástrico Ajustable LAP- BAND. Allergan Costa Rica es parte de la división médica de la Corporación Allergan, que se dedica a la manufactura de implantes mamarios y dispositivos para el control de la obesidad. En la empresa se manufacturan dos tipos de productos: Productos Estéticos o Rellenos de gel o Rellenos de solución salina o Expansores de Tejido Dispositivos para combatir la obesidad o LAB BAND : Banda gástrica que se coloca alrededor de la boca del estómago de pacientes con obesidad mórbida con la finalidad de disminuir su tamaño. o BIB BALLOON: Globo que se coloca dentro del estómago de los pacientes con obesidad mórbida para crear una sensación de llenura temporal.

10 2 Las prioridades de la empresa se enfocan en tres grandes rubros, en orden de importancia, los cuales son la seguridad de sus trabajadores, la calidad de sus productos y el maximizar la productividad. Por lo tanto la seguridad laboral es una de las bases fundamentales de la empresa y es por esta razón que existe un programa corporativo de Ambiente, Salud y Seguridad (EHS por sus siglas en ingles), en el cual se abarcan todas las áreas de trabajo de la empresa. Uno de los componentes de este programa corporativo de EHS es el requisito de hacer un análisis exhaustivo de todos los proyectos que se vayan a llevar a cabo a nivel de planta, desde el punto de vista de EHS. Por lo tanto es de suma importancia la elaboración de una metodología para la revisión de estos proyectos. Los proyectos que se realizan pueden ser de distintos tipos, tales como mejora de procesos, introducción de nuevos productos o tecnologías, hasta proyectos de eficiencia energética o ahorro de costos. 1.2 Problemática En la actualidad, no existe una herramienta determinada que ayude a realizar la evaluación de temas de ambiente, salud y seguridad para los proyectos que se realicen en Allergan Costa Rica, lo que deja como resultado posibles riesgos tanto para el trabajador como para el ambiente. Al tener riesgos no controlados en los procesos productivos, la empresa se expone a tener accidentes laborales y ambientales que pueden significar pérdidas económicas, de tiempo y de la salud de los colaboradores. De aquí la importancia de contar con una herramienta metodológica para la evaluación de proyectos desde el punto de vista del ambiente, la salud y la seguridad.

11 3 1.3 Justificación del problema El área de EHS de Allergan tiene como requisito realizar una evaluación a todos los proyectos que se implementen en la planta, independientemente del tipo de proyecto que se vaya a realizar. La compañía tiene un Departamento de Proyectos que se dedica a satisfacer las necesidades corporativas, del cliente o en general de la planta, por lo tanto los tipos de proyectos que desarrolla el Departamento de Proyectos van desde implementación de nuevos productos, proyectos de mejora de proceso hasta proyectos de eficiencia energética. Por tal razón, se ve la necesidad que crear una metodología amplia para que todos estos sean evaluados y con ello detectar y mitigar, de manera temprana riesgos, materiales y desechos peligrosos, entre otros aspectos de los temas de ambiente, salud y seguridad. Actualmente la evaluación de EHS para los proyectos se hace de manera inconstante, no se tiene una herramienta para unificar criterios y además no hay manera de asegurar que se revisaron todos los temas relativos al ambiente, salud y seguridad. Por lo tanto, existe una necesidad de contar con una metodología para el análisis de cualquier proyecto que se vaya a realizar en Allergan, integrada a la metodología de administración de proyectos de Allergan. 1.4 Supuestos A continuación se enuncian los supuestos del proyecto: Se cuenta con la información necesaria para elaborar este proyecto. La empresa está interesada en poner en ejecución una metodología con estos propósitos.

12 4 1.5 Restricciones A continuación se describen las restricciones del proyecto: El tiempo para el desarrollo de la metodología es limitado. La metodología aplica para los proyectos iniciados en Allergan Costa Rica y no en otras plantas de Allergan, aunque se plantea la metodología para la revisión de proyectos provenientes de la revisión otras facilidades en las fases iniciales. 1.6 Objetivo general Diseñar una metodología de análisis de Ambiente, Salud y Seguridad (EHS) para la evaluación de los proyectos que se realicen en Allergan Costa Rica 1.7 Objetivos específicos. Los objetivos específicos del proyecto se detallan a continuación: I. Planificar y definir el alcance de la metodología a elaborar para asegurar que incluye las necesidades de la empresa. II. Definir las actividades específicas del cronograma del proyecto, con base en la EDT del proyecto con el fin de contar con una herramienta de seguimiento de las actividades. III. Plantear un plan para el aseguramiento de la calidad del proyecto para asegurar el cumplimiento de los requerimientos del proyecto. IV. Identificar y documentar los roles involucrados en proyectos que tengan la necesidad de utilizar la metodología con el fin de asegurar que se han tomando en cuenta a todos los roles necesarios. V. Formular un plan de entrenamiento sobre la metodología para el personal involucrado para hacer que la metodología sea efectiva con el tiempo.

13 5 2 MARCO TEORICO 2.1 Marco referencial o institucional Allergan es una organización con sede administrativa en Irvine, California y con alrededor de 8000 trabajadores en sus diferentes sedes en diferentes partes del mundo, la cual ofrece una gran gama de productos de oftalmología, neurología, dermatología, estética y productos para combatir la obesidad. Fundada en 1950, en Los Ángeles, California como una compañía farmacéutica se convierte en una compañía pública en 1970 y comienza su expansión internacional. Con el paso del tiempo ha crecido convirtiéndose en una empresa enfocada al área de la salud con múltiples especialidades que busca descubrir, desarrollar y comercializar productos innovadores. Dentro de la cartera de productos, Allergan ofrece productos de la familia de implantes de senos, el BOTOX, donde también está el BOTOX Cosmetic, RESTASIS 0.05% para uso oftálmico, LUMIGAN, 0.03%, productos de la familia JUVÉDERM que son rellenadores dérmicos y la familia para la reducción de la obesidad que consta del LAP- BAND que es la banda gástrica ajustable y el BIB, que es el balón intra-gastrico. (Allergan, 2009) 2.2 Antecedentes de la Institución En marzo 2006, Inamed Costa Rica fue adquirida por la corporación Allergan, originando así que la oferta de productos se expandiera en el ámbito de la medicina estética y tratamiento de la obesidad, productos en los que se especializa. Inamed pasaría a la división médica de Allergan con el nombre de Allergan Costa Rica. En la actualidad la empresa está integrada por alrededor de 500 trabajadores. Sus instalaciones están ubicadas en La Aurora de Heredia, en la Zona Franca Global Park.

14 6 Allergan Costa Rica es la encargada de proporcionar la totalidad de los productos de intervención de la obesidad y cosmética de implantes mamarios. 2.3 Productos que ofrece A continuación se brinda una breve descripción de los productos que se manufacturan en la planta de Allergan Costa Rica. Expansor de tejido: Creado para cooperar en la reconstrucción de las mamas, luego de que las pacientes hayan sufrido una mastectomía, para corregir defectos de nacimiento, quemaduras, lesiones. Figura 1. Expansor de Tejido Fuente: (Allergan, 2009)

15 7 Implantes de seno: Implantes de silicón para tratamiento estético para mujeres que desean modificar el tamaño del busto. Figura 2. Implante de Seno Fuente: (Allergan, 2009) Banda Gástrica: Banda de silicón ajustable que se coloca alrededor del estomago por medio de una cirugía laparoscópica la cual busca ayudar al paciente a la reducción de peso. Figura 3. Banda Gástrica Fuente: (Allergan, 2009)

16 8 Balón gástrico: Bolón de silicón colocado dentro del estomago para aumentar la sensación de llenura y por ende ayudar a la reducción parcial de la obesidad. Figura 4. Balón Gástrico Fuente: (Allergan, 2009). 2.4 Misión, visión, valores, políticas Misión Desarrollar y brindar soluciones innovadoras y de gran calidad basadas en la ciencia, así como experiencias que mejoren la vida de las personas. Esto lo lograremos promoviendo un ambiente laboral que valore y recompense la integridad, el respeto y el desempeño, a la vez que contribuya con las comunidades a las que servimos. Visión Creamos y lideramos la industria médica global de rejuvenecimiento a través del descubrimiento científico y la innovación de mercado, mediante asociaciones con las comunidades médicas a las que servimos.

17 9 Valores Desempeño Integridad Adaptabilidad Innovación Respeto 2.5 Políticas Política de Calidad La política de calidad establece como meta el alcanzar la máxima satisfacción del cliente en aplicaciones de tipo estética, reconstructiva y terapéutica, brindando un producto y un servicio de alta calidad, utilizando sistemas de clase mundial y un ambiente de trabajo en equipo y desarrollo continuo, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de los requisitos y estándares regulatorios. (Allergan, 2009) Política de EHS Allergan Costa Rica tiene como política asegurar que sus prácticas de manufactura mejoran el bienestar de sus clientes, asociados, contratistas, suplidores, visitantes y de la comunidad en la cual operamos, sin impactar el medio ambiente, la salud o la seguridad en estas comunidades, por medio de las prácticas de mejoramiento continuo, del cumplimiento, la prevención y el liderazgo. (Allergan, 2009)

18 Estructura organizativa La estructura de Allergan Costa Rica está compuesta por una gerencia general y gerencias departamentales, según el organigrama que se muestra a continuación en la figura 5. En la organización, los proyectos son manejados por medio de una estructura funcional clásica, a través del departamento de proyectos, quien asigna a un ingeniero de proyectos y cada departamento involucrado aporta a un integrante de acuerdo a las necesidades. En el caso de EHS, el área debe participar en cada uno de los proyectos para determinar riesgos, oportunidades de mejora, etc. VP, Operations Dir, Mgng Assist, Exec Admin Mgr, Business Systems Messenger Dir, Mfg Finance Mgr, IS Mgr, Sr Logistics Mgr, SR HR Mgr, Sr Engineering Mgr, Sr Quality Mgr, Sr Manufacturing Controller Mgr, Project Supt, Equip Maint Engineer, Facility Engineer, Sr EHS Supv, Tooling Figura 5. Organigrama de Allergan Fuente: Allergan 2010

19 Ambiente, Salud y Seguridad El área de Ambiente, Salud y Seguridad (EHS por sus siglas en ingles) tiene como misión el facilitar el cumplimiento de los objetivos del negocio mejorando las condiciones del ambiente, la salud y la seguridad. Esto se logra a través de la implementación y el cumplimiento de programas corporativos que mejoren las condiciones de trabajo de los colaboradores y reduciendo el impacto ambiental que se genera por nuestras operaciones. En Costa Rica existe un área de EHS que pertenece al departamento de Ingeniería, el cual tiene como objetivos los siguientes: Identificar y minimizar riesgos de trabajo Manejo de aspectos ambientales tales como los desechos, control de aguas residuales y las emisiones al aire. Revisión y cumplimiento de regulaciones locales e internacionales Brindar los entrenamientos necesarios al personal de Allergan Costa Rica Identificar oportunidades de ahorro a través de la minimización de desechos y el uso eficiente de la energía y el agua. Brindar soporte al departamento de Investigación y Desarrollo por medio de revisión de Diseño del Producto Brindar soporte a los trabajadores de Allergan por medio de programas de bienestar Para esto, la corporación tiene un Programa de Logros de EHS, el cual ha sido desarrollado para asegurar prácticas de EHS consistentes a lo largo de todas las plantas de Allergan. Este programa es una guía para cada una de las organizaciones de Allergan para la implementación de buenas prácticas, cumplimientos legales y requerimientos mínimos. Cada uno de los requisitos está dividido en tres grandes niveles, el primero es el de Cumplimiento, luego está el de Prevención y finalmente el de Liderazgo. Los primeros dos niveles tienen un tiempo de implementación de 2 años cada uno y el ultimo nivel tiene un tiempo de implementación de 1 año. La

20 12 implementación de este programa es evaluado por medio de auditorías periódicas en cada una de las planta de Allergan. En el siguiente cuadro se puede ver la división de los niveles y los contenidos de cada uno de ellos. Adicionalmente está marcado en amarillo el requerimiento que aplica para los proyectos que en general que se realizan en la planta. En el cual está enfocado el presente trabajo.

21 13 Cuadro 1. Requerimientos de EHS (Allergan, 2009) Nivel de Cumplimiento Nivel de Prevención Nivel de Liderazgo Sistemas Administrativos Sistemas Administrativos Sistemas Administrativos Plan de Emergencias y Contingencias Minimización de Desechos y Prevención de Contaminación Manejo de las Energías Manejo de Materiales Peligrosos Manejo de Contratistas Manejo de la Gestión Financiera Relacionada con EHS Comunicación de Riesgos Vigilancia de la Salud Calidad del Aire Interno Bloqueo y Etiquetado Manejo de Laboratorios Analíticos Manejo de Suplidores Equipo de Protección Personal Manejo de Cambios de EHS Conservación del Agua Protección Respiratoria Reportes de Situaciones de EHS Conservación de la Audición Muestreos Ambientales Análisis de Riesgos de Trabajo Programa Ergonómico Seguridad en Espacios Confinados Seguridad en los Procesos Manejo de Materiales Biopeligrosos Comité de Salud Ocupacional Manejo de Desechos Programa de Manejo de Aguas Residuales Manejo de Regulaciones Locales Reporte de Accidentes Uso de Carros Industriales Manejo de Documentación de EHS Seguridad Eléctrica Este requerimiento establece que cada vez que se realice un cambio en un producto, proceso o equipo se debe realizar una revisión de EHS. Esto incluye la transición de productos y procesos de las fases de diseño hacia las operaciones de manufactura y cambios que se generen en las operaciones actuales. Esto se realiza con el fin de prevenir, minimizar o eliminar los efectos adversos a la salud y la seguridad de las personas y del ambiente.

22 Teoría de Administración de Proyectos Para poder hablar de administración o dirección de proyectos es necesario definir conceptos básicos. Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Cada proyecto tiene un ciclo definido, es temporal, desarrollado por personas y es planeado, ejecutado y controlado. (PMI, 2004) La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del mismo. La dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio, planificación ejecución, seguimiento, control y cierre. (PMI, 2004) El director de proyecto es la persona responsable de alcanzar los objetivos del proyecto, por medio de las técnicas de la administración de proyectos antes mencionadas. (PMI, 2004) Adicional al director de proyecto, es necesario que exista un equipo de dirección de proyectos que aplique los conceptos en al menos cinco áreas de experiencia, según la figura a continuación. Figura 6. Áreas de experiencia de AP (PMI, 2004)

23 15 A través del tiempo, la forma en que se ha dado la administración de proyectos ha ido evolucionando de manera dinámica, debido a la necesidad de organizar el trabajo de manera más eficiente. Adicionalmente se ha venido viendo la necesidad de mejorar la comunicación y colaboración en paralelo con la integración al trabajo que cada persona realiza en una organización. Hoy en día, los elementos básicos se representan por medio del triangulo del proyecto, donde se presenta una triple restricción compuesta por el alcance, tiempo y costo. Esto ayuda a definir el éxito del proyecto en cuanto al cumplimiento del alcance, cronograma y presupuesto. Adicionalmente, Chamoun, en su libro Administración Profesional de Proyectos, La Guía, dice que no sólo se trata de la triple restricción, sino que también se debe considerar la calidad. Por lo tanto, un proyecto exitoso según el autor, es el que cumple con los objetivos de alcance, tiempo, costo y calidad, obteniendo un cliente satisfecho. Tal y como se muestra en la figura a continuación. (Chamoun, 2002) Figura 7. Triada de triple restricción de proyectos (Chamoun, 2002) Áreas de Conocimiento Según el PMBOK (PMI, 2004), existen 44 procesos de dirección de proyectos que se dividen en nueve áreas del conocimiento. Para este proyecto se profundizará únicamente en las áreas de gestión del alcance, la gestión del tiempo, la gestión de la calidad y la gestión de los recursos humanos. A continuación se detallan de forma general las nueve áreas:

24 16 Gestión de la Integración del proyecto: describe los procesos y actividades que forman parte de los diversos elementos de la dirección de proyectos, que se identifican, definen, combinan, unen y coordinan dentro de los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos. Gestión del Alcance del Proyecto: describe los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente. Para este proyecto se realizará una revisión completa de los requerimientos corporativos para asegurar que los entregables finales y los criterios de aceptación estén de acuerdo a lo esperado por el cliente Gestión del Tiempo del Proyecto: describe los procesos relativos a la puntualidad en la conclusión del proyecto. Incluyendo la realización del cronograma, analizando la ruta crítica, holguras, etc. para hacer que se logre el objetivo de cumplir el tiempo establecido. Gestión de los Costes del Proyecto: describe los procesos de la planificación, estimación, presupuesto y control de costes de forma que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado. Gestión de la Calidad del Proyecto: describe los procesos necesarios para asegurarse de que el proyecto cumpla con los objetivos por los cuales ha sido emprendido. Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto: describe los procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto. Para este caso particular, se quiere lograr el mejor desempeño del equipo de proyecto para lograr los objetivos finales, analizando las necesidades del proyecto y la disponibilidad de los recursos. Gestión de las Comunicaciones del Proyecto: describe los procesos relacionados con la generación, obtención, distribución, almacenamiento y destino final de la información del proyecto en tiempo y forma. Gestión de los Riesgos del Proyecto: describe los procesos relacionados con el desarrollo de la gestión de riesgos de un proyecto.

25 17 Gestión de las Adquisiciones del Proyecto: describe los procesos para comprar o adquirir productos, servicios o resultados, así como para contratar procesos de dirección. La figura que se presenta a continuación identifica las 9 áreas del conocimiento y sus respectivos procesos los cuales definen la administración de proyectos. Figura 8. Áreas de Conocimiento de la Administración de proyectos y sus Procesos (PMI, 2004)

26 Ciclo de vida de un proyecto El PMBOK tercera edición establece que el ciclo de vida de un proyecto define las fases que conectan el inicio de un proyecto con su fin, pues los proyectos son un conjunto de acciones o actividades que tienen un principio y un fin determinado. (PMI, 2004) Yamal Chamoun en su libro dice que el ciclo de vida de un proyecto es el ciclo por el que pasan los proyectos, donde inician, se desarrollan en varias etapas o fases y terminan. Las fases se pueden traslapar, subdividir, o reaguparse, pero ninguna puede ser eliminada. (Chamoun, 2002) Procesos en la Administración de Proyectos Los procesos de la administración de los proyectos se pueden definir como un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado de productos, resultados o servicios. (PMI, 2004) A continuación se detallan los cinco grupos de procesos en los que se divide la administración de proyectos, de los cuales únicamente se abarcarán los primeros tres grupos para este proyecto: Grupo de Procesos de Iniciación o Define y autoriza el proyecto o una fase del mismo. Grupo de Procesos de Planificación o Define y refina los objetivos o Planifica el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido. Grupos de Procesos de Ejecución o Integra a las personas y los recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto.

27 19 Grupos de Procesos de Seguimiento y Control o Mide y supervisa regularmente el avance, con el fin de identificar variaciones y tomar medidas correctivas cuando sea necesario. Grupos de Procesos de Cierre o Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina el proyecto o una fase del mismo.

28 20 3 MARCO METODOLOGICO El marco metodológico explica y define como se va a desarrollar el proyecto y para esto es necesario contar con fuentes de información, tanto primarias como secundarias. Las fuentes primarias son aquellas que contienen información nueva u original y cuya disposición no sigue, habitualmente, ningún esquema predeterminado. Se accede a ellas directamente o por las fuentes de información secundarias. Por ejemplo periódicos, minutas, entrevistas, apuntes, revistas científicas, entre otros. Las fuentes secundarias son materiales resultantes de la aplicación de técnicas de análisis documental sobre las fuentes primarias. Por ejemplo enciclopedias, Internet, reportes existentes, etc. (Universidad, 2002) De acuerdo al tipo de proyecto que se vaya a realizar, así será su metodología. Existen varios tipos de métodos de investigación y a continuación se describen: Método Analítico Sintético: o Descompone en elementos simples con el fin de examinar cada uno por separado y luego unirlas y analizarlas en conjunto. Método Inductivo Deductivo: o Estudia casos individuales para llegar a una generalización, para luego deducir las normas individuales. Método Experimental: o Manipula una variable no comprobada y bajo condiciones controladas, describir causas, modos y consecuencias Método estadístico: o Recopila, elabora e interpreta datos numéricos para concluir algo. Método de Observación: o Observar detenidamente para asimilar en detalle su conjunto de datos, hechos y fenómenos parar que sean documentados.

29 21 El método utilizado para el desarrollo del presente proyecto es el analítico sintético. Con base en lo anterior, en el cuadro 2 se presentan los objetivos específicos del proyecto y se describe como se realizará el análisis de las fuentes de información, herramientas a utilizar y los entregables.

30 Cuadro 2. Metodología a ser usada para el desarrollo del Proyecto Objetivo Fuentes de Informacion Métodos de Investigación Planificar y definir el alcance del proyecto Primarias Secundarias Analítico- Sintético Entrevistas PMBOK x Minutas Procedimientos Administración Profesional de Proyectos. La Guía Tesinas Herramientas Juicio de expertos Listas de Verificación Entregables Plan de Gestión del Alcance del Proyecto Definir las actividades específicas del cronograma del proyecto, con base en la EDT del proyecto. Minutas Entrevistas con expertos PMBOK Administración Profesional de Proyectos. La Guía Tesinas x Juicio de expertos Cronogramas de PFG Plan de Gestión del Tiempo Plantear un plan para el aseguramiento de la calidad del proyecto. Entrevista con Gerente de Calidad de Allergan PMBOK Administración Profesional de Proyectos. La Guía Tesinas x Diagramas de flujo Diagrama de causa y efecto Lista de verificación Plan de Gestión de Aseguramiento de la Calidad Procedimientos del Sistema de Calidad de Allergan Auditorias Juicio de expertos

31 23 Identificar y documentar los roles involucrados en proyectos que tengan la necesidad de utilizar la metodología. Entrevista con Gerente de Proyectos de Allergan Descripción de puestos de trabajo de Allergan PMBOK Tesinas x Juicio de expertos Análisis de Causas Raíces Matriz de Involucrados Formular un plan de entrenamiento sobre la metodología para el personal involucrado Entrevistas Minutas Documentos de Allergan Tesinas x Diagramas de flujo Lista de verificación Juicio de expertos Plan de entrenamiento de la Metodología

32 24 4 DESARROLLO 4.1 Gestión del Alcance Para la gestión del alcance de este proyecto se propone utilizar diversas herramientas tales como entrevistas con los involucrados, minutas de las reuniones y entrevistas efectuadas, donde se recopilen las necesidades a satisfacer. Esta información se utilizará para compilar la Declaración del Alcance del Proyecto a partir del Chárter y asegurar que este incluye lo requerido, así como la definición del tiempo necesario para cumplir con los objetivos Planificación del Alcance Basado en el acta de constitución de este proyecto de graduación, utilizando el juicio experto, listas de verificación y otras herramientas se obtendrá la información necesaria para poder desarrollar la planificación de la gestión del alcance. El cual se define para determinar lo que se va a desarrollar en un proyecto. A continuación se detalla cada componente del plan Definición del Alcance La definición del alcance inicia cuando se plantea el Acta de Constitución del Proyecto, donde se definen las áreas del conocimiento a desarrollar y los objetivos, se justifica de manera breve el planteamiento del proyecto, así como supuestos y restricciones. En este proyecto se abarcarán las áreas de conocimiento de Alcance, Tiempo, Calidad y Recursos Humanos. Seguidamente se detalla de manera específica el alcance del presente proyecto, el cual se ha definido por medio del análisis de las necesidades de la empresa, el tiempo establecido para la entrega del proyecto de

33 25 graduación, el juicio experto y el análisis de los interesados en la implementación del proyecto Descripción del alcance del proyecto El alcance de un proyecto debe determinar qué es lo que está y no está incluido en él. Para este proyecto en particular, se puede decir que es tanto a nivel corporativo como a nivel local para la planta de Costa Rica, pues tiene el fin de hacer evaluaciones de Ambiente, Salud y Seguridad para todos los proyectos que se vayan a desarrollar en Costa Rica, ya sea que sean iniciados por el departamento corporativo de Investigación y Desarrollo o localmente por el departamento de Proyectos Requisitos del proyecto Cumplir con las necesidades del proyecto en el tiempo estipulado. Hacer que la metodología y su documentación adjunta pueda ser entendida y completada por personal administrativo Supuestos del proyecto Allergan Costa Rica cuenta con capacidad técnica, operativa y de infraestructura para realizar el proyecto. Se va a realizar en tiempo. Cuenta con el director de proyecto y el equipo de trabajo para desarrollar. El proyecto está aprobado por la gerencia Limitantes del proyecto El tiempo para el desarrollo del proyecto pues no se podrá realizar más allá de la fase de ejecución.

34 26 El tiempo del equipo del proyecto, pues depende de la carga de trabajo que tengan al momento de la planeación y del proyecto Requisitos del producto Con respecto a la metodología propuesta, se tomarán como referencia los requerimientos corporativos del área de Ambiente, Salud y Seguridad así como los requisitos legales para poder satisfacer las necesidades de los clientes. A continuación se detallan los requerimientos del producto: Se debe contar con documentación escrita para revisar y evaluar proyectos que impacten la facilidad, tanto para nuevos productos y procesos, como cambios a los productos, equipos o procesos existentes. La revisión del proyecto se debe realizar antes que se realice o implemente el cambio. El procedimiento debe asegurar que todos los nuevos procesos van a ser evaluados antes de que sean implementados en la facilidad. Se debe contar con listas de verificación para la revisión de los proyectos, la cual contenga los aspectos de Ambiente, Salud y Seguridad, según los requerimientos. Todos los registros de documentación que se realicen durante la revisión de un proyecto deben ser archivados por al menos 3 años Productos entregables y criterios de aceptación El producto a desarrollar es un documento metodológico cuya función es guiar al personal involucrado durante las etapas de planeación, ejecución, control, seguimiento y cierre de todos los proyectos que se realicen en Allergan Costa Rica con el fin de verificar que cumple con los requisitos de EHS y si fuera el caso, alerte a los interesados a realizar cambios o modificaciones, ya sea en el proyecto o en los procedimientos aplicables.

35 27 Para definir el alcance del producto se debe analizar cada uno de los objetivos y los entregables que van a generar, por lo tanto a continuación, donde se detalla cada uno de los entregables, junto con una breve descripción y sus criterios de aceptación:

36 Diseñar una metodología de análisis de Ambiente, Salud y Seguridad (EHS) para la evaluación de los proyectos que se realicen en Allergan Cuadro 3. Declaración del Alcance Objetivos Descripción Entregable Criterio de Aceptación Metodología de acuerdo a los Documento cuya finalidad es requisitos corporativos guiar la revisión/verificación de establecidos en el programa de Cumplimiento de todos los los proyectos que se vayan a EHS que tenga relación con la puntos establecidos en los realizar en Allergan desde el metodología de proyectos utilizada requerimientos punto de vista del ambiente, la en la empresa, con el fin de evaluar corporativos. salud y la seguridad. todo proyecto que se vaya a realizar Planificar y definir el alcance de la metodología a elaborar Definir las actividades específicas del cronograma para la elaboración de la metodología, con base en la EDT del proyecto Plantear un plan para el aseguramiento de la calidad del proyecto Análisis de cada uno de los objetivos con sus entregables para determinar que sean específicos, medibles, acordados, realistas y establecidos en el tiempo determinado, junto con su criterio de aceptación. Cronograma de las actividades necesarias para el cumplimiento del los objetivos del proyecto de acuerdo al tiempo establecido. De acuerdo a los parámetros de calidad y de administración de proyectos existentes en la empresa, se debe plantear un plan de calidad para el proyecto La declaración del alcance de la metodología a elaborar. Cronograma del proyecto, con base en la EDT del proyecto. Plan de Aseguramiento de la calidad Cumplimiento de todos los puntos establecidos en los requerimientos corporativos, por medio de listas de verificación. Verificaciones de que todas las actividades estén en el cronograma. Cumplimiento de todos los requisitos de calidad de la empresa, por medio de listas de verificación.

37 29 Identificar y documentar los roles involucrados en proyectos que tengan la necesidad de utilizar la metodología Realizar una matriz de involucrados que contenga todas las personas que tengan un rol dentro de la administración de proyectos, EHS o los mismo usuarios finales del proyecto Matriz de roles y responsabilidades Matriz de Involucrados Validación con involucrados y gerente del departamento de proyectos Formular un plan de entrenamiento sobre la metodología para el personal involucrado Define que incluye el entrenamiento, quien lo requiere, cuales son los contenidos y otros aspectos necesarios para el entrenamiento de los usuarios de la metodología Plan de entrenamiento sobre la metodología y su uso. Inclusión de todos los detalles del procedimiento y de la metodología en el plan de entrenamiento.definir frecuencia de entrenamiento y personal que debe ser entrenado. Agregar el plan de entrenamiento a la matriz de entrenamiento de los puestos que aplique.

38 Requisitos de aprobación de cambios El sistema de calidad de Allergan tiene como requisito una serie aprobaciones cuando se genera una solicitud de cambio, esto se realiza por medio de un sistema computarizado (QUMAS) donde el solicitante debe documentar y justificar el cambio y luego el sistema le envía un correo electrónico a las personas que debe firmar la aprobación. Por lo tanto para este proyecto se utilizará el mismo sistema de control de cambios. 4.2 Gestión del Tiempo La gestión del tiempo permite administrar las actividades en cuanto a su duración con el fin de tener el control para lograr la conclusión exitosa del proyecto dentro de los parámetros establecidos. (PMI, 2004) En esta etapa se debe definir las actividades a realizar, el orden lógico, su duración y el cómo se llevará a cabo el control de estas actividades, asimismo, de la mano con la gestión de los recursos humanos, se deben definir los recursos que se asignarán para la realización de las actividades Definición de las actividades Para la gestión del tiempo del proyecto, se debe tener como base de referencia el alcance definido en la etapa anterior, pues es la que indica cuáles son las actividades a realizar. Partiendo de este punto, se debe realizar una identificación de las actividades que van a formar tanto el proyecto como el producto final. Para esto se utilizarán los cuadros a continuación, donde se define cada una de las actividades a realizar. En el cuadro 4 se detallan las actividades relacionadas al proyecto y en el cuadro 5 se detallan las actividades relacionadas con el producto.

39 Cuadro 4. Descripción de las tareas para el Proyecto # Actividad y Producto Descripción 1 Elaborar Chárter Desarrollar el documento que formaliza el inicio del proyecto. 2 Elaborar Introducción Desarrollar descripción del proyecto, donde se detallan generalidades de la empresa, del producto y del proyecto. Asimismo se detalla lo descrito en el chárter. 3 Elaborar Marco Teórico 4 Elaborar Marco Metodológico 5 Elaborar Conclusiones 6 Elaborar Bibliografía 7 Elaborar EDT 8 Elaborar Cronograma 9 Designar Tutor 10 Aprobar tutor 11 Definir Alcance 12 Planificar Alcance 13 Planificar la calidad 14 Definir Plan de Gestión del Tiempo 15 Definir Actividades Desarrollar temas teóricos del proyecto, del producto y de la administración de los proyectos. Explica y define como se va a desarrollar el proyecto desde el punto de vista de metodología. Se describen las principales conclusiones a las que se llegó luego de haber finalizado el proyecto. Descripción de las fuentes bibliográficas consultadas durante la realización del proyecto de graduación. La estructura detallada del trabajo detalla la estructura de entregables del proyecto, desde lo general hasta lo específico. Definir las fechas para realizar las actividades y cumplir con la restricción de tiempo que tiene el proyecto. Identificar tutor para guiar las tareas de la realización del proyecto de graduación. Una vez definido el tutor, se debe formalizar ante la UCI. Definir las características y funciones que se desarrollarán tanto para el proyecto como para el producto a generar. Proceso donde se documenta el cómo se definirá, verificará y controlara el alcance del proyecto y el EDT. Proceso donde se describe el cómo se implementarán las políticas de calidad de la organización, el control de la calidad, el aseguramiento de la calidad y la mejora continua. Proceso donde se describe el cómo se llevará a cabo el control del cronograma de trabajo para asegurar el cumplimiento de la restricción de tiempo. Proceso de identificar cada una de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos del proyecto, con el fin de generar los entregables según los requerimientos.

40 32 16 Definir Recursos Determinar el recurso humano necesario para el cumplimiento de los objetivos según las necesidades del proyecto. 17 Definir el Cronograma Definir tiempo requerido para cada una de las actividades necesarias, así como el tiempo estimado de finalización. 18 Solicitar Asignación de lectores Identificar lectores para la revisión del documento. 19 Asignar de lectores Una vez definido el lector, se debe formalizar ante la UCI. 20 Enviar de Informe a lectores Enviar el documento a los lectores para su revisión. 21 Revisar informes Lectores 22 Defensa Revisión de informe que generan los lectores e incorporar los cambios necesarios. Exposición y defensa del proyecto de graduación antes el tutor, lectores y personal de la UCI.

41 En el cuadro a continuación se detallan las actividades a realizar para el desarrollo del producto. Cuadro 5. Descripción de las tareas para el Producto # Actividad y Producto Descripción Proceso de estimación de los recursos para cada una 1 Planificar los RRHH de las actividades. 2 Elaborar Metodología 3 Definir Plan de entrenamiento del uso de la metodología 4 Definir Involucrados 5 Definir Matriz de Involucrados Principal entregable del proyecto que definirá como se realizará la revisión de los proyectos, desde el punto de vista de Ambiente, Salud y Seguridad. Plan donde se identifica como se realizará el entrenamiento para el uso de la metodología a los involucrados. Identificar a todas las personas involucradas en el proyecto Matriz que integra a las personas u organizaciones involucradas, beneficiadas o afectadas en el proyecto y asegura la optima distribución de los roles y funciones de cada uno Establecimiento de la secuencia y duración de actividades Una vez definidas las actividades usando el EDT, tanto del producto como del proyecto, se pueden establecer las secuencias y dependencias que cada una tendrá en el cronograma del proyecto. Para esta etapa se utilizará el programa MS Project, que facilita control de la secuencia y duración de las actividades. A continuación se ilustra la secuencia y duración de las actividades tanto del PFG como el del proyecto como tal en las figuras 9 y 10.

42 Figura 9. Secuencia y duración de las actividades para la realización del Proyecto Final de Graduación

43 Figura 10. Secuencia y duración de las actividades para la realización del Proyecto 35

44 Cronograma Luego del establecimiento de las secuencias y duraciones de las actividades, se obtiene el cronograma general, el cual es formado por las diferentes actividades para poder obtener el entregable final tal como se plantea y como el cliente lo requiere. Se definieron dos diferentes cronogramas, uno para el control del proyecto de graduación y el otro para el control del entregable final. Asimismo, a ambos documentos se le han agregado columnas con ayudas visuales para poder facilitar el seguimiento de estas tareas. A continuación se puede visualizar una imagen del cronograma y el tipo de seguimiento que se le da. Figura 11. Cronograma de Proyecto Una vez construido el cronograma, se revisa el detalle de las dependencias y los tiempos de duración para poder identificar la ruta crítica, la cual permite identificar las actividades que limitan la duración del proyecto o pueden retrasarlo, impidiendo concluir con el éxito del proyecto y a las cuales se les debe prestar mayor atención en cuanto a fechas de inicio y finalización.

45 37 La ruta crítica es la secuencia de tareas que no tienen margen de demora o tienen alguna restricción de fecha de comienzo o fin, características que condicionan la fecha de finalización del proyecto. Esto hace que se conviertan en actividades a las que se les debe dar especial planeamiento en estimaciones de duración y recursos asignados, así como un buen seguimiento y control de avance. Figura 12. Ruta Crítica del Cronograma del Proyecto Adicional a los cronogramas generales, se ha establecido mediante el método PERT, un cronograma que combina duraciones optimistas, esperadas y pesimistas, que permite estimar las duraciones de cada actividad tomando en cuenta los mejores y peores escenarios. Para este proyecto se analizó cada una de las actividades y se estimaron los tiempos optimistas esperados y pesimistas como se muestra a continuación en la imagen inferior y con esto se puede obtener el tiempo total del proyecto, el cual se refleja en cada uno de los cronogramas general del proyecto.

46 38 Figura 13. Cronograma PERT del Proyecto 4.3 Gestión de la Calidad Planificación de la calidad Para Allergan, la calidad es un aspecto indispensable y un modo de trabajo sobre todo por la naturaleza del producto que manufactura, dispositivos médicos. Desde el punto de vista del producto, se debe cumplir con regulaciones internacionales de seguridad del producto y por parte del trabajador, se debe cumplir tanto la legislación nacional como las regulaciones corporativas, basadas en regulaciones de Estados Unidos y Europa, entre otras. Asimismo, la

47 39 compañía cuenta con un sistema de calidad, basado en procedimientos para las operaciones que se realicen en la planta. Los objetivos de la planificación de la calidad son asegurar que el proyecto cumpla con las necesidades del cliente por medio de los estándares de calidad relevantes buscando el aseguramiento de la calidad. (Chamoun, 2002) A continuación se detallan los objetivos de la calidad en la etapa de la planificación del proyecto:

48 40 No Cuadro 6. Objetivos de la calidad en la etapa de planificación del proyecto Objetivo Cuando se va a Como sabemos lograr que lo logramos Responsable Identificar las necesidades Durante la fase de para buscar la satisfacción definición del del cliente y con ello lograr proyecto el éxito del proyecto. Prevenir errores no deseados para no incurrir en atrasos en el cronograma Incorporar la calidad dentro de la administración de proyectos con el fin de contar con procesos de aseguramiento. Definir las métricas que asegurarán los criterios de aceptación del proyecto Durante la fase de estimación del tiempo requerido para cada actividad Durante la definición de la fase de calidad Durante la definición de la fase de calidad, al establecer las métricas del proyecto Luego de identificar a los clientes y entrevistarlos, y luego al hacerles la propuesta del proyecto y obtener la aprobación por escrito. Al realizar el seguimiento y control periódico previamente establecido en la gestión del tiempo, con los responsables de las actividades Al realizar las revisiones de las listas de verificación y otras herramientas y obtener el resultado esperado, de lo contrario, es necesario hacer cambios. Al llevar el control frecuente de los resultados de las actividades que se están midiendo. Dueño del proyecto / actividad Dueño del proyecto / actividad Dueño del proyecto / actividad Dueño del proyecto / actividad

49 41 Para el presente proyecto se utilizará la política de calidad con la que se rige Allergan, la cual se detalla a continuación: Nuestra meta es alcanzar la máxima satisfacción del cliente en aplicaciones de tipo estérica, reconstructiva y terapéutica, brindando un producto y un servicio de alta calidad, utilizando sistemas de clase mundial y un ambiente de trabajo en equipo y desarrollo continuo, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de los requisitos y estándares regulatorios. (Allergan, 2010) Esta politica indica los lineamientos que se deben seguir dentro de la empresa, buscando siempre la calidad en todas las actividades que se realicen, bajo estandares, normativas o regulaciones aplicables. Para asegurar que se cumpla con las normas, legislaciones y procedimientos se utilizarán cuadros con criterios de aceptación para asegurar el cumplimiento de la calidad desde el punto de vista del entregable de este proyecto. En referencia al producto que va a generar, la metodología tiene como anexos una serie de listas de verificación para cada una de las etapas, con el fin de verificar todos los detalles necesarios a la hora de utilizarla. Para crear estas listas de verificación se consultarán normativas, legislaciones, procedimientos, políticas internas, entre otros, basadas en las regulaciones y requerimientos establecidas para el ambiente, la salud y la seguridad. Además se utilizarán las políticas mostradas en el cuadro a continuación con el fin de asegurar la calidad del producto una vez que se ponga en uso.

50 42 Cuadro 7. Políticas de Aceptación para el uso de la Metodología ID Política Política Resultado esperado de aplicar la política La metodología de análisis de Documentación de la metodología en al 1 EHS debe ser aplicada a todos menos 95% de los proyectos generados en los proyectos que se generen Allergan Costa Rica en Allergan Costa Rica 2 Se debe correr la metodología en sus 4 fases de los proyectos que se generen en Allergan Costa Rica Para el 95% de los proyectos realizados en Allergan Costa Rica se deben correr las 4 fases de la metodología de análisis de proyectos de EHS. 3 Toda la documentación generada al correr la metodología debe ser entregada a EHS al finalizar el proyecto, para su correcto almacenamiento El 100% de la documentación de los proyectos está archivada por EHS. Con el cuadro anterior, los usuarios de la metodología podrán llevar las métricas del proyecto y si fuera necesario, tomar medidas correctivas para redefinir las necesidades de EHS. El alcance de la calidad en el producto a desarrollar se establece a continuación por medio de los siguientes criterios:

51 43 Cuadro 8. Alcance del Plan de Calidad en el Producto Metodología de análisis de Ambiente, Salud y Producto Seguridad (EHS) para la evaluación de los proyectos Alcance: Sus áreas de aplicación, quienes son las personas responsables, departamentos que va a abarcar. Calidad: Listas de verificación para asegurar que en las diferentes fases se están tomando las medidas necesarias, de acuerdo al proyecto a evaluar. Procesos de administración Tiempo: Depende de cada proyecto. La persona encargada de correr la metodología para un determinado proyecto debe proporcionar al líder del proyecto un tiempo de duración estimado por fase. Recursos Humanos: Debe definir quién será la persona responsable de correr la metodología y las personas que deberán trabajar en función de los resultados que generen las listas de verificación Aseguramiento de la calidad El aseguramiento de la calidad debe cumplir un papel que proporciona confianza tanto para el director de proyectos como para el cliente, desde el punto de vista del proyecto. Desde el punto de vista del producto se asegura que este cumpla con las especificaciones necesarias Plan de Gestión de Calidad del Proyecto Dadas las características de este proyecto, donde el desarrollo de la metodología no requiere de un presupuesto económico y donde el alcance está claramente dado por los requerimientos de EHS, el plan de gestión de la calidad se enfoca en la correcta gestión del tiempo y la aceptación de los entregables. El paso a seguir para el control del proyecto es el siguiente:

52 44 Control de Calidad del Proyecto Revision de actividades de la semana Cumplimiento 100% SI Revision del plan con base en la siguiente semana Fin NO Evaluación de causas de atraso Problema de Recursos NO Problema de Estimación de tiempos NO Problema de Alcance SI SI Revisión de Recursos con Jefaturas Ajustar esfuerzos en cronograma Revision de Alcance Desarrollar Plan de accion o contingencia Desarrollar Plan de accion o contingencia Solicitud de cambio de alcance Comunicar Plan Identificar lecciones aprendidas Documentar Metricas Fin Figura 14. Diagrama de Flujo de Control de Calidad

53 Criterios de Aceptación por Etapa de los Entregables del Proyecto Con la finalidad de establecer cuáles son los requisitos mínimos de cada entregable, estos se documentan en la lista de verificación (Anexo 4), donde se establece asimismo el método de evaluación de cada criterio. Adicionalmente, se deben detallar las siguientes métricas para el proyecto: 1. Porcentaje de actividades cerradas a tiempo por semana 2. Desviacion total de cronograma según linea base 3. Cantidad de solicitudes de cambio de alcance e impacto en tiempo. 4. Cada hito tiene la aprobacion de las personas necesarias Estos indicadores se documentarán en el Gestion de Calidad del Proyecto. siguiente cuadro, indicadores de Cuadro 9. Políticas de Calidad para Proyecto ID Política Política Las actividades se deben cerrar de acuerdo al cronograma propuesto El cronograma de actividades no debe tener desviaciones en relación a la línea base Para cada cambio en el cronograma se debe tener la solicitud de cambio aprobada por las respectivas personas Los hitos del proyecto deben ser aprobados por las personas responsables Resultado esperado de aplicar la política El 95% de las actividades deben estar cerradas a tiempo por semana La desviación del cronograma según la línea base no debe sobre pasar el 5% Todas las solicitudes de cambio deben estar aprobadas antes de su inicio. Todos los hitos están aprobados por las personas responsables antes de su inicio.

54 Gestión de los Recursos Humanos Para este proyecto, el recurso humano es vital, pues es quien va a determinar los riesgos que pueda tener un proyecto desde el punto de vista del ambiente o del trabajador. Por lo tanto es fundamental que se desarrolle un plan acorde a las necesidades Planificación de los Recursos Humanos La planificación de los Recursos Humanos debe identificar y documentar los roles de los participantes del proyecto, así como las responsabilidades de cada uno. En este proyecto van a participar los siguientes departamentos por medio de un representante: Ingeniería Proyectos Producción Logística Recursos Humanos EHS Corporativo La meta del producto que se está desarrollando es que cada vez que se vaya a generar un cambio o se dé un producto nuevo, los representantes de cada departamento evalúen los riesgos referentes al ambiente, la salud o la seguridad por medio de la metodología y sus listas de verificación. Por lo tanto se debe incluir a todas las áreas funcionales de la organización. Dentro de la organización existe un acuerdo para el manejo de los proyectos, por lo tanto se negocian los recursos necesarios para determinado proyecto con el respectivo gerente de área. De esta manera se negociarán los recursos para este proyecto, de acuerdo con las necesidades y los perfiles requeridos.

55 Organigrama Para este proyecto en particular se contará con una estructura organizacional de tipo funcional, pues cada miembro del equipo reporta a su jefe funcional, pero para términos del proyecto, reportan al gerente de proyecto. Los cuadros marcados en celeste son las personas que participaran de alguna manera en el proyecto o en la aplicación de la metodología, según se requiera. A continuación se puede observar el organigrama: Gerente General Gerente de Calidad Gerente de Manufactura Gerente de Logisitca Gerente de Finanzas Gerente de Recursos Humanos Gerente de Ingeniería Gerente de Proyectos Representante de Calidad Representante de Manufactura Representante de Logisitca Representante de Finanzas Representante de Recursos Humanos Gerente del Proyecto Representante de Proyectos Gerente de Investigacion y Desarrollo Representante de Ingeniería Ingeniero de Proyectos Ingeniero de EHS Figura 15. Organigrama de Proyecto

56 Roles y responsabilidades Es necesario que se especifique cual es la descripción de cargos de cada persona, por lo que a continuación se detallará cada función realizada por cada representante de departamento, tanto para el proyecto como para el producto. Es necesario aclarar que para el proyecto como tal, no todas las personas tendrán funciones. Para la definición de los roles y responsabilidades, se desarrolla la siguiente matriz, que indica los principales responsables y sus tareas dentro del proyecto. Para ello se definieron 5 categorías de involucramiento en el trabajo, las cuales son ejecución, participación, coordinación, revisión y autorización. Asimismo se detallan los responsables de las tareas, los cuales se dividen en 4 grandes grupos iniciando por el sponsor o patrocinador del proyecto, el gerente del proyecto, los miembros del equipo de trabajo y el cliente.

57 Sponsor Gerente del Proyecto Equipo del Proyecto Cliente 49 Matriz de Roles y Funciones Cuadro 10. Matriz de Roles y Responsabilidades E ejecuta, P participa, C coordina, R revisa, A autoriza Inicio Creación de acta de constitución del proyecto A E Aprobación del acta de constitución del proyecto Planeación Planificar el alcance del proyecto y del producto A E Crear el EDT del proyecto y del producto A E Establecer plan para la gestión del alcance, calidad, tiempo y recursos humanos del proyecto y del producto A P E A Establecer plan para la gestión de los recursos humanos del proyecto y producto A E Establecer matriz de roles y responsabilidades del proyecto y del producto A E Establecer plan de administración de cambio para el proyecto A Planificación de la elaboración de la Metodología A C E A Planificación del Plan de Entrenamiento del Uso de la Metodología A C E A Ejecución Analizar el entorno general A E Analizar de las necesidades de la empresa A E Verificar cumplimiento de requerimientos A E Seguimiento avance A E Definir propuesta de estrategia A E Seguimiento avance del contrato A E Elaboración de la Metodología A C E A Elaboración de Plan de Entrenamiento A A E Elaboración de Matriz de Involucrados en el Proyecto A E Cierre Cierre Administrativo A E P

58 Matriz de Involucrados Luego de definir los roles y responsabilidades se detalla la matriz de involucrados. Esta matriz es el punto de partida del diseño del proyecto donde se define quiénes son las personas o grupos involucrados en el proyecto así como la forma de involucramiento que van a tener. A continuación se detalla la matriz para este proyecto, donde se definen 9 grandes áreas involucradas con sus respectivos involucramientos tanto para el producto como para el proyecto.

59 51 Cuadro 11. Matriz de Involucrados Área Gerente de Proyecto Calidad Manufactura, Logística, Ingeniería, Proyectos y Finanzas Recursos Humanos Ingeniero de Proyectos R & D Ingeniero EHS R & D Cliente Trabajadores Sociedad Proyecto Dirigir con éxito el proyecto. Colaborar con la realización y verificación del plan de calidad del proyecto Colaborar con la realización y verificación del plan de gestión del proyecto, en general Colaborar con la realización y verificación del plan de gestión de los recursos humanos, plan de entrenamientos, etc. N/A N/A Determinar las necesidades del proyecto N/A N/A Función / Interés Producto Desarrollar metodología para el análisis de proyectos basado en criterios de EHS Colaborar con el desarrollo de la metodología Colaborar con el desarrollo de la metodología Colaborar con el desarrollo de la metodología Persona encargada de realizar las primeras dos fases de la metodología, junto con los ingenieros de EHS del área Investigación y Desarrollo de los proyectos nuevos. Persona encargada de realizar las primeras dos fases de la metodología, junto con los ingenieros de proyectos del área de Investigación y Desarrollo de los proyectos nuevos. Contar con un análisis de EHS certero para determinar los diferentes riesgos que podría presentar un proyecto determinado. El interés es de asegurar que se va a realizar una verificación de EHS a todos los proyectos que se vayan a realizar con el fin de tomar acciones para que su integridad física no se vaya a ver afectada al realizar sus tareas cotidianas. El interés es de asegurar que los futuros proyectos no van a generar impactos al ambiente o a la sociedad en general.

60 Plan de gestión del personal del proyecto Para el presente proyecto se requiere una serie de recursos que van a ser colocados de acuerdo a las necesidades de la tarea. Por la naturaleza del proyecto, el recurso de mayor importancia será la persona que ejecuta el proyecto. Al utilizar la herramienta de MS Project, se facilita el cálculo de recursos necesarios para la realización de este proyecto, ya que se manera automática indica las necesidades de recursos, basado en la cantidad de tareas a realizar y el tiempo a dedicar. Para el cálculo de estas horas se tomo en cuenta la disponibilidad de los recursos, así como las necesidades del proyecto. Luego de tener estas necesidades, se presento la solicitud tanto a la gerencia de Ingeniería como a la de Proyectos para su aprobación. A continuación se puede ver el detalle de la necesidad de los recursos, que indica la cantidad de horas totales requeridas para el desarrollo del presente proyecto.

61 Plan de entrenamiento Figura 16. Necesidades de Recursos para el Proyecto Para realizar el entrenamiento sobre la metodología planteada, se va utilizar el formato de entrenamiento que se utiliza en la empresa, el cual se detalla a continuación. El área de EHS tiene una matriz de entrenamientos necesarios para cada una de las áreas, donde se indica cuales entrenamientos tiene que llevar cada una de las áreas funcionales. Por lo tanto, para efectos de este proyecto, la matriz se va a modificar, agregando una línea con el entrenamiento de la Metodología de EHS para la Revisión de Proyectos. En el Cuadro 14 se puede apreciar la matriz de entrenamientos y marcado en color naranja donde se le adicionó una nueva línea a esta matriz. El control que se lleva de esta matriz de entrenamientos es de manera mensual para identificar cuáles son los entrenamientos pendientes y a quienes se les tiene que brindar, de esta manera se logra asegurar que estas necesidades de entrenamiento sean cubiertas.

62 54 En referencia al control de las personas que llevan el entrenamiento, cada vez que alguien se entrena a un procedimiento, debe firmar un registro de entrenamiento, establecido por el sistema de calidad, el cual documenta y afirma que la persona ha sido esta entrenada. Por procedimiento, estos registros de entrenamiento se deben almacenar al menos dos años. Cada trabajador que requiera estar entrenado en el uso de esta metodología debe ser reentrenado al menos una vez al año o cada vez que el documento sufra algún cambio. Esto se maneja por medio del sistema interno de control de cambios (Qumas). Para la implementación de esta metodología se deben planificar dos sesiones de entrenamiento donde se citan a todos los involucrados, quienes deben asistir a alguna de las sesiones, de manera obligatoria. Estas sesiones se realizarán 4 semanas después de aprobado el presente proyecto, en la sala principal de entrenamientos. La instructora principal será la persona encargada de Ambiente, Salud y Seguridad, pero las personas de respaldo de este puesto podrán dar el entrenamiento también. La capacitación será dada en una sola sesión de 2.5 horas de manera teóricopráctico donde la primera hora se dará una explicación de la metodología y luego las siguiente 1.5 horas se hará un taller con un caso hipotérmico para simular un proyecto real y así solventar las dudas que puedan surgir.

63 Date to be given Frequency of training Administrative Areas Cleaning Crew Microbiology Lab Incoming Lab Calibrations Lab Warehouse Maintenance/Facilities Technicians Shell Fabrication Gel Saline Tissue Expander Lap Band BIB Primary Packaging Secondary Packaging Quality Inspectors ERT Validations Initial Induction Contractors 55 Cuadro 12. Matriz de Entrenamientos de EHS de Allergan EHS Training Matrix 2010 Hours Training Trainer 0.5 Access to remote areas EHS May 2 years x x x x x x x 0.5 Accident reporting Supervisors/Qumas Feb Annual x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 0.75 Blood borne pathogens EHS/Qumas Set Annual x x x 1 Confined spaces EHS Nov Annual x x 0.15 EHS Policy and goals Qumas Jan Annual x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 1 Electrical Safety and LOTO procedure Facilities/EHS March Annual x x x x 0.5 Emergency Response Plan EHS/Sup April Annual x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Ergonomics EHS Sept Annual x x x x x x x x x x x x x x x x x 1 Fall Protection EHS Jan Annual x x x x 1.2 Use of Fire Extinguisher ERT April Annual x x x x x x 1.5 Forklift EHS June Annual x Hazardous Materials Management EHS March Annual x x x x x x x x x x x x x x x x x Hearing Protection EHS Jul Annual x x x x 1 Hot works EHS Jan Annual x x 0.5 Manual Handling EHS Aug Annual x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 0.5 PPE Qumas Nov Annual x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 1 Respiratory Protection EHS Set Annual x x x 1 Safety rules Qumas March Annual x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 1.5 Scissor lift Facilities/EHS March Annual x x 0.5 Spill control ERT Oct Annual x x x x x x x x x x 1 Waste Management Green Team/EHS March Annual x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 0.25 MSDS sheets Supervisors Jan Annual x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 1 EHS Refreshment EHS Jul Annual x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 1.5 Use of EHS Methodology for Project review EHS Jul Annual x x x x x x 4.5 Metodología de análisis de ambiente, salud y seguridad para proyectos La metodología de análisis de ambiente, salud y seguridad es una herramienta de alta necesidad para el área de EHS ya que por el constante crecimiento e implementación de programas de mejora continua, en la empresa se están implementando una cantidad de proyectos a los cuales se les debe hacer en análisis de EHS, por lo tanto con este documento se va a lograr asegurar entre otras cosas, que todos los proyectos lleven la revisión así como que todos los departamentos se hagan responsables de la metodología. El documento consiste en una serie de pasos determinados para las fases de definición, planificación, desarrollo e implementación con sus respectivas listas de verificación. El documento completo se encuentra en los Anexo 3 y 4.

64 56 5 CONCLUSIONES La administración de proyectos puede ser aplicada en un sinfín de escenarios y en este caso se demostró que también en el área de Ambiente, Salud y Seguridad es posible integrarla, generando una metodología de EHS para la revisión de los proyectos que se realicen en la empresa con el fin de poder generar estandarización en la realización de revisiones. Luego del desarrollo de la metodología, en la que se involucró el alcance, el tiempo, la calidad y los recursos humanos se puede confirmar que se cumplieron los objetivos establecidos, ya que se cumplieron las expectativas propuestas por le empresa y se logró cumplir con los requerimientos corporativos con la creación de esta metodología, adicionalmente se desarrolló documentación necesaria de acuerdo a cada una de las fases de un proyecto. La metodología fue diseñada para cumplir con los requerimientos corporativos así como los elementos establecidos por el PMI y así relacionar esta con la administración de proyectos. Un aspecto básico fue determinar las necesidades en el alcance, donde se buscó identificar con los requerimientos corporativos, aspecto fundamental para cumplir con las necesidades de la empresa. Al desarrollar una herramienta de trabajo donde se relacione a EHS con la Administración de Proyectos hace que se pueda asegurar que si se sigue la metodología, cada proyecto va a tener la certeza de que va a ser evaluado de la manera correcta, sin dejar que por casualidad los riesgos aparezcan de manera inesperada.

65 57 6 RECOMENDACIONES Es recomendable que la gerencia de Ingeniería implemente la metodología cuanto antes, ya que con esta se va a lograr identificar riesgos de ambiente, salud y/o seguridad de manera anticipada, cuando se inicie el concepto del proyecto, con esto se podrá trabajar en la mitigación de estos riesgos antes de que el proyecto que va ha ser analizado se concluya. Es importante que el área de Ambiente, Salud y Seguridad someta esta metodología a pruebas con el fin de evaluarla y mejorarla con los próximos proyectos, documentado las lecciones aprendidas que van a salir de cada proyecto analizado. La idea es que sean documentos dinámicos que puedan irse adaptando a las necesidades del negocio. Cada dueño de proyecto debe realizar un análisis de riesgos sobre la información encontrada por medio de las listas de verificación, con el fin de definir los riesgos que se pueden aceptar y los que no. Las áreas de EHS y proyectos deben trabajar constantemente en la comunicación, con el fin de tener la información necesaria de manera clara y específica. Adicionalmente EHS debe identificar como se van a comunicar los riesgos encontrados y los respectivos planes de mitigación, en conjunto con el departamento de proyectos. Se recomienda al Departamento de Proyectos que cada vez que se va a iniciar un proyecto, cada miembro del equipo tenga clara la matriz de roles y responsabilidades, y por ende cuáles son sus funciones específicas El área de EHS debe ser involucrada desde la concepción del proyecto, con el fin de definir las necesidades específicas de cada uno y así minimizar los posibles problemas que puedan saltar en el camino.

66 58 Es importante que el área de EHS determine el método de almacenamiento de los documentos que cada análisis de proyecto genere, con el fin de no incumplir los requerimientos de Buenas Prácticas de Documentación, así como la disponibilidad de la documentación. Esto con el fin de definir donde se almacenan los formularios, quién los custodia, después de cuánto tiempo se pueden desechar, de acuerdo con los procedimientos internos.

67 59 7 BIBLIOGRAFIA Allergan. (2009). Página Oficial. Chamoun, Y. (2002). Administracion Profesional de Proyectos, La Guía. México, DF: Mc Graw Hill. PMI. (2004). Guia de PMBOK. Pennsylvannia: Project Management Institute. Universidad, L. S. (2002). Fuentes de Informacion. (12 diciembre, 2009)

68 8 ANEXOS 60

69 61 Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO ACTA DEL PROYECTO Fecha Nombre de Proyecto 26 de noviembre de 2009 Areas de conocimiento / procesos: Alcance Tiempo Calidad Recursos Humanos Fecha de inicio del proyecto DESARROLLO DE UNA METODOLOGIA DE ANALISIS DE AMBIENTE, LA SALUD Y LA SEGURIDAD (EHS) PARA PROYECTOS QUE SE REALICEN EN ALLERGAN COSTA RICA, UTILIZANDO LOS PROCESOS DE INICIACIÓN Y PLANIFICACIÓN DE LA GUÍA DE LOS FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS PMBOK Area de aplicación (Sector / Actividad): Manufactura de Dispositivos Médicos, Allergan Costa Rica Fecha tentativa de finalización del proyecto 26 de Noviembre de de Abril de 2010 Objetivos del proyecto (general y específicos) General: Diseñar una metodología de análisis de Ambiente, Salud y Seguridad (EHS) para la evaluación de los proyectos que se realicen en Allergan Costa Rica Especificos: Planificar y definir el alcance de la metodología a elaborar. Definir las actividades especificas del cronograma del proyecto, con base en la EDT del proyecto. Plantear un plan para el aseguramiento de la calidad del proyecto. Identificar y documentar los roles involucrados en proyectos que tengan la necesidad de utilizar la metodología. Definir un procedimiento de uso de la metodología Formular un plan de entrenamiento sobre la metodología para el personal involucrado

70 62 Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados) El área de EHS de Allergan tiene como requisito realizar una evaluación a todos los proyectos que se realicen en la planta, independientemente del tipo de proyecto que se vaya a realizar. La compañía tiene un Departamento de Proyectos que se dedica a satisfacer las necesidades corporativas, del cliente o en general de la planta, por lo tanto los tipos de proyectos que desarrolla el Departamento de Proyectos van desde implementación de nuevos productos, proyectos de mejora de proceso hasta proyectos de eficiencia energética. Por tal razón, se ve la necesidad que crear una metodología amplia para que todos los proyectos que se vayan a realizar puedan ser evaluados y detectar de manera temprana riesgos, materiales y desechos peligrosos, entre otros aspectos de los temas de ambiente, salud y seguridad. Actualmente la evaluación de EHS para los proyectos se hace de manera inconstante, no se tiene una herramienta para unificar criterios y además no hay manera de asegurar que se revisaron todos los temas de ambiente, salud y seguridad. Por lo tanto, existe una necesidad de contar con una metodología para el análisis todo proyecto a realizar en Allergan. Descripción del producto o servicio que generará el proyecto Entregables finales del proyecto El producto a desarrollar es un documento metodológico cuya función es guiar al personal involucrado durante las etapas de planeación, ejecución, control, seguimiento y cierre de todos los proyectos que se realicen en Allergan Costa Rica con el fin de verificar que cumple con los requisitos de EHS y si fuera el caso, alerte a los interesados a realizar cambios o modificaciones, ya sea en el proyecto o en los procedimientos aplicables. Supuestos Se cuenta con la información necesaria para elaborar este proyecto. La empresa esta interesada en poner en ejecucion una metodologia con estos propositos. Restricciones El tiempo para el desarrollo de la metodología es limitado La metodología aplica para los proyectos iniciados en Allergan Costa Rica y no en otras plantas de Allergan. Información histórica relevante Las siguientes tesinas fueron consultadas: Propuesta Metodológica para la Estandarización de la Administración de Proyectos en Grupo CESA de Trissia Monge Gutierrez Metodología de Planificación de Proyectos de Salud y Seguridad Ocupacional Basada en los Principios del PMI de Yorleny Vanessa Mejía Mejía.

71 63 Identificación de grupos de interés (Stakeholders) Cliente(s) directo(s): Equipo Gerencial de Allergan Costa Rica Ingenieros del departamento de Proyectos El departamento Corporativo de EHS Allergan, quienes tienen la necesidad de Cliente(s) indirecto(s): Los trabajadores de Allergan Departamento de Riesgos del trabajo del INS Profesor tutor: Ing. Xavier Salas Realizado por: Ing. Gloriana Murillo Gutierrez Aprobado por: Ing. Ramiro Fonseca Macrini Firma: Firma:

72 Anexo 2: EDT Proyecto Final de Graduación 64

73 EDT Realización de la Metodología de Análisis de EHS 65

74 66 Anexo 3: Cronogramas de Trabajo PFG

75 Proyecto 67