Política GSA - PLT - 010

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1 REGALOS O INVITACIONES Plítica GSA - PLT - 010

2 1. Objetiv El presente dcument tiene cm finalidad frmalizar y cmunicar a td el persnal, independiente de su nivel jerárquic, las directrices sbre el actuar que rige a Empresas Gasc y sus filiales en relación a la recepción de ls regals y/ invitacines así cm también abrda la entrega de regals a funcinaris públics. 2. Alcance La plítica es aplicable para tdas ls que ls miembrs que integran Empresas GASCO 1, entendiéndse pr tales ls trabajadres, ejecutivs y directres. 3. Definicines Regal: Obsequi presente, es la entrega de diner u bjets y/ cualquier manifestación de afect dirigid a tr. Ls regals incluyen, mas n se limitan a, artículs prmcinales, canastas de aliments, vales de cnsum, entradas para events deprtivs y culturales y cualquier tr artícul de valr que se trguen a un individu de Empresas Gasc. Invitación: Ofrecimient trgad a persnas de empresas Gasc cn el prpósit de iniciar fmentar una relación cmercial prfesinal. Esta incluye, mas n se limita a, events, cmidas, reunines de negcis, capacitacines, cnferencias, viajes u trs. 4. Descripción de la Plítica 4.1. Principis y Valres Ls Clabradres de Empresas Gasc, sbre la base de ls valres que sustentan el accinar de la empresa, acmdarán su actuación a principis y pautas de cmprtamient que cntribuyan a delinear un estil de gestión cmercial prpi, internalizad en la cultura crprativa y claramente distinguible en las relacines de Empresas Gasc cn sus prveedres y clientes. En términs generales ests principis están rientads a: Cnsiderar primer el interés de Empresas Gasc en tdas las decisines cmerciales, pr sbre el interés particular de las áreas. En particular, el persnal encargad de interactuar en la adquisición de prducts y servicis para Empresas Gasc: Deberá realizar cmpras y/ cntrats cn Tercers sin incurrir en favritisms de ninguna índle, privilegiand únicamente el interés glbal de la rganización 1 Se entienden pr Empresas GASCO a GASCO S.A., GASCO GLP, Invergas y AUTOGASCO. GSA-PLT-010 COPIA CONTROLADA Página 2 de 5

3 y enmarcándse dentr de las plíticas y prcedimients establecids pr la empresa. Tda cmpra acuerd cn Tercers deberán estar previamente autrizada pr la instancia cn las facultades atribucines necesarias. N se deberá cmprmeter recurss de la empresa ni celebrar cntrats generar pedids de cmpras sin atribucines para ell. La práctica de cmprar primer y pedir autrización después n es aceptable. Prmverá y frtalecerá cntinuamente la transparencia, eficiencia y agilidad de ls prcess de cmpra. N deberá actuar cn indiferencia pasividad frente a prácticas de cmpra bservadas que sean imprpias cn falta de ética. Dentr del ámbit de la ética se encuentran las frmalidades, requisits y cndicines para el desarrll de ls prcess de Licitación, Evaluación, Negciación, Adjudicación, etc., a bjet de asegurar su transparencia. De la misma manera, aquells clabradres que tengan relación incidencia directa indirecta sbre la negciación de cntrats cn clientes, deberán bservar cmprtamients equivalentes a ls estipulads en el punt anterir Aspects Específics Las decisines cmerciales deben ser adptadas sbre la base de criteris bjetivs y cn ttal prescindencia de factres tales cm dnacines, regals, festejs u tr tip de atencines. Pr l tant y cm principi general, Empresas Gasc n fmenta ni aprueba la práctica de recibir regals invitacines de parte de sus prveedres, clientes y tercers. N bstante l anterir, se recnce que en el desarrll de las relacines cmerciales, las empresas pueden entregar regals a sus clientes y prveedres, especialmente en perids de fin de añ, así cm invitarls a events sciales de carácter prfesinal (pr ejempl, seminaris y cnferencias, entre trs). A este respect, debe cnsiderarse que las atencines regals que en casines esprádicas ls trabajadres de Empresas Gasc puedan recibir, deben mantenerse dentr de un valr de 2 UF y prprcinads a una relación cmercial nrmal, preferentemente en la frma de artículs prmcinales. Ests regals, prestacines atencines n deben significar ningún tip de bligación ni cmprmis para quien las recibe, ni tampc algún tratamient especial para quien las prprcina. En el event que un clabradr reciba un regal, tenga dudas al respect, deberá infrmarl al Gerente Subgerente del área, quien a su vez deberá infrmar a la Gerencia de Auditria y Cmpliance (Ver anex A), a fin de determinar si debe ser cnservad, devuelt, dnad a una institución de caridad, destinad a algún tr fin, dejand el debid respald de la decisión adptada. En las relacines cn el Estad, sus rganisms, municipalidades y trs entes fiscales, funcinaris públics, Empresas Gasc y sus empleads y clabradres deberán cnducirse cn rectitud. GSA-PLT-010 COPIA CONTROLADA Página 3 de 5

4 Ell, n sl imprta la expresa prhibición de realizar cualquier regal act de incentiv indebid chech, sin que además deberá prveerse de infrmación fidedigna, actualizada y prtuna cuand le sea requerid. Si algún emplead cntrata algún asesr u tr agente para actuar frente al Estad a su nmbre, deberá cercirarse de que dich asesr agente dirija su actuar bajs las mismas pautas. Se cnsidera admisible que ls clabradres de Empresas Gasc sean invitads a events, tales cm almuerzs, cenas, espectáculs u tr tip de actividades recreativas y/ de esparcimient que se cmbinen cn reunines de negcis de trabaj, así cm también events de índle empresarial prfesinal, siempre y cuand estas invitacines se lleven a cab esprádicamente, representen un valr raznable y sean cnsideradas nrmales para el tip de relacines de negcis, trabaj. N bstante, se recmienda asistir al mens ds representantes de Empresas Gasc. 5. Respnsabilidades Gerencia de Auditría y Cmpliance Encargada de velar pr el cumplimient de la plítica de regals e invitacines cm también del análisis e identificación de ls ptenciales que pudieran presentarse. Gerentes, Subgerente, Jefes y cualquier tr carg que participe en Empresas Gasc Tendrán la bligación de cumplir cn las directrices señaladas entiend que cualquiera de las persnas antes mencinadas n cumpla cn la plítica de regals e invitacines, pdría cnstituir una situación de infracción al Códig de Ética de la empresa, debiend asumir las cnsecuencias que de ell derive. 6. Cntrl de Cambis Fecha: Realizad pr: Alex Rjas R Oficial de Cumplimient Cambi del Frmat e incrpración del mnt en UF para la recepción de regals y se establece la prhibición de entrega de regals a funcinaris públics. GSA-PLT-010 COPIA CONTROLADA Página 4 de 5

5 7. Anexs Anex A: Infrme Vía Mail de Regals a la Gerencia Crprativa de Auditría y Cmpliance Nmbre cmplet de la persna que recibe el regal Área Unidad Descripción de regal invitación Fecha de Recepción Valr Estimad Persna y empresa de la que prcede el regal Destin: Señalar si devuelve cnserva el regal Cntact: Gerente Crprativ de Auditría & Cmpliance, pyavar@gasc.cl Jefe de Cmpliance, sachap@gasc.cl Oficial de Cumplimient, arjas@gasc.cl GSA-PLT-010 COPIA CONTROLADA Página 5 de 5