PROPUESTA DE MEJORAMIENTO PARA EL MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS EN LA SEDE REGIONAL - EJE CAFETERO DE COOMEVA EPS EN EL AÑO 2013

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1 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO PARA EL MANEJO DE LOS S FIJOS EN LA SEDE REGIONAL - EJE CAFETERO DE COOMEVA EPS EN EL AÑO 2013 SEBASTIAN SALAZAR SAFFON UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS PRACTICAS ACADÈMICAS PEREIRA

2 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO PARA EL MANEJO DE LOS S FIJOS EN LA SEDE REGIONAL - EJE CAFETERO DE COOMEVA EPS EN EL AÑO 2013 SEBASTIAN SALAZAR SAFFON INFORME DE PRÀCTICA ACADÈMICA M Sc. ANDRES ALBERTO ARIAS PINEDA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS PRACTICAS ACADÈMICAS PEREIRA

3 TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO... 3 TABLA DE ILUSTRACIONES... 5 SINTESIS... 6 INTRODUCCIÓN PRESENTACION DE LA ORGANIZACIÓN O SITIO DE PRÁCTICA RESEÑA HISTÓRICA: MISIÓN: VISIÓN: VALORES CORPORATIVOS SECTOR SALUD: ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: DIAGNÓSTICO DEL AREA DE INTERVENCION O IDENTIFICACION DE LAS NECESIDADES EJE DE INTERVENCIÓN JUSTIFICACION DEL EJE DE INTERVENCION OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: OBJETIVOS ESPECIFICOS: MARCO TEÓRICO CROGRAMA DE ACTIVIDADES PLANEADAS PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS CONCLUSIONES: RECOMENDACIONES:

4 8.3 REFERENCIAS: ANEXOS: Anexo No. 1: Trabajo Servicio de administración de activos fijos muebles Anexo No. 2: Activos que no están placados Anexo No. 3: Activos de la cocina que nunca han sido placados Anexo No. 4: Activos que no están asignados a ninguna persona Anexo No. 5: Activos que reposan a cargo de los colaboradores de Fecoomeva Anexo No. 6: Placas que no coinciden con el nombre real del activo Anexo No.7: Activos que son de otras sedes y reposan en la sede Regional Anexo No.8: Propuesta a mejoramientos responsabilidad sea por parte de cada colaborador

5 TABLA DE ILUSTRACIONES Ilustración 1: Estructura Organizacional Ilustración 2: Cronograma de Actividades

6 SINTESIS Los activos fijos son de gran importancia en las empresas, ya que gracias a ellos, se pueden desempeñar con éxito cada una de las tareas propuestas por los colaboradores, es por esta razón que se debe hacer un buen control de los mismos, para evitar re-procesos al momento de hacer un movimiento de activo o confrontación con la realidad. Gracias a un análisis profundo que se hizo a éste proceso en la sede Regional - Coomeva EPS Eje Cafetero, se evidenció que en un 85% la empresa presenta un manejo satisfactorio en el tema de los activos fijos, ya que el 15% restante, presenta inconsistencias. Palabras clave: activos fijos, movimiento de activos, inventarios, EPS. ABSTRACT Fixed assets are important in business, because thanks to them, they can successfully perform each of the tasks offered by the partners, which is why you should do a good control of the same, to avoid rework when making asset movement or confrontation with reality. Thanks to a thorough analysis was done to this process at the Regional Headquarters - Coomeva EPS Eje cafetero, which is evidenced by 85% the company has learned to handle the issue of fixed assets, as the remaining 15% shows inconsistencies. Keywords: fixed assets, asset tracking, inventory, EPS. 6

7 INTRODUCCIÓN Durante el periodo de práctica, donde se ha intervenido en diversos procesos y funciones, se evidenció que hay un problema con el manejo de los activos fijos, es por esta razón que el trabajo tuvo como fin, analizar paso a paso el proceso que sigue la Regional - Coomeva EPS Eje Cafetero con éste tema. El cuerpo del trabajo surge a raíz de un ejercicio de confrontación que se hace entre la información que se tiene en la base de datos sobre los activos, y el análisis que se hizo en cada uno de los puestos de trabajo, pasillos, cocina, sala de reuniones, entre otras con sus respectivas placas de inventario. Éste estudio es muy importante para la organización, ya que gracias a este, se podrá tener un control más exacto de los activos fijos, el movimiento que se debe hacer con ellos y los errores que se están cometiendo hasta el momento; para finalmente, plantear una serie de estrategias o recomendaciones que mejoren éste proceso. 7

8 1. PRESENTACION DE LA ORGANIZACIÓN O SITIO DE PRÁCTICA MBRE DE LA ORGANIZACIÓN: Coomeva EPS Y MP (sector salud). NIT: es Coomeva EPS y para Coomeva MP es DIRECCION: Coomeva Sector Salud Eje Cafetero es: Avenida Circunvalar 3B 16 Pereira Risaralda. TELÉFO: PAGINA WEB: RESEÑA HISTÓRICA: En 1964 en la ciudad de Cali se reúnen un grupo de 27 médicos y conforman lo que es hoy el grupo empresarial Coomeva, inicialmente llamada Cooperativa médica del Valle. Desde sus inicios, esta cooperativa se ha consolidado como una de las mas grandes del país, esto se deriva de un pensamiento estratégico que permitió forjar, lo que hoy es Coomeva y que este tan consolidada, brindado así una mejor calidad de vida en sus asociados. Gracias a su larga trayectoria esta cooperativa pasa a ser un grupo empresarial dentro del cual se encuentran las siguientes empresas: Coomeva Turismo y Agencia de viajes, Club Los Andes, Coomeva Fundación, Coomeva Servicios Administrativos, Coomeva Cooperativa, Bancoomeva, Coomeva Corredores de Seguros, Hospital en Casa, Clínica Farallones, Clínica Palma Real, Coomeva Recreación y Cultura, Coomeva Medicina Prepagada y Coomeva EPS. Las cuales se encuentran distribuidas en el territorio nacional por zonas geográficas de la siguiente forma: La Regional Suroccidente, la Regional Centroccidente, la Regional Nororiente, La Regional Caribe, Zona Nororiente y la Zona del Eje Cafetero. Cabe destacar, que Coomeva está dividido en diferentes sectores: protección, financiero, recreación y turismo, salud, entre otros; pero de todo el grupo empresarial Coomeva, el eje central es el sector salud. Resaltando que el eje central de todo el grupo empresarial es sector salud de Coomeva. 8

9 1.2 MISIÓN: Mantener saludables a nuestros afiliados. Somos un Sector Estratégico de Negocios del Grupo Empresarial Coomeva con vocación de servicio, que contribuimos al crecimiento sostenible de COOMEVA y al bienestar y calidad de vida de las comunidades en las regiones que nos acogen, mediante la diversidad y calidad de un portafolio de servicios en salud, potencializando sinergias en las capacidades humanas, tecnológicas y gerenciales de nuestras unidades estratégicas de negocio y demás empresas vinculadas, en un ambiente de confianza, seguridad y respeto por las personas, la sociedad y el estado. 1.3 VISIÓN: Ser líderes reconocidos por mejorar la calidad de vida de los afiliados y comunidades, mediante la prestación de excelentes servicios de salud y el ofrecimiento de productos diferenciados e integrales. Todo lo anterior apoyados en procesos eficientes, desarrollados por personas competentes, motivadas y contributivas, para garantizar la sostenibilidad financiera y generar valor a nuestros grupos de interés. 1.4 VALORES CORPORATIVOS SECTOR SALUD: Servicio. Confianza. Honestidad. Solidaridad. Trabajo en equipo. Cumplimiento de compromisos. 9

10 1.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Ilustración 1: Estructura Organizacional GERENTE REGIONAL Marcela Bueno JEFE REGIONAL SERVICIO AL CLIENTE Isabel Cristina Taborda JEFE REGIONAL GESTION HUMANA Nohora Londooño AUDITOR INTER Sandra Patricia Agudelo DIRECTOR REGIONAL OPERATIVO Y FINANCIERO Angela Maria Montes DIRECTOR REGIONAL JURIDICO Diana Patricia Tovar DIRECTOR OFICINA ARMENIA Olga Patricia Benjumea DIRECTOR OFICINA MANIZALES DIRECTOR OFICINA CARTAGO Gloria Patricia Tibaquira DIRECTOR REGIONAL PRESTACION DE SERVICIOS Luz Stella Ortiz Salazar DIRECTOR REGIONAL SALUD Hector de Jesús Gaviria Maria Eugenia López DIRECTOR REGIONAL COMERCIAL Paula Andrea Torres Fuente: Aplicativo Daruma, (Coomeva, 2013) 10

11 El cuadro que está en azul, teniendo en cuenta que es la rama del DIRECTOR REGIONAL OPERATIVO Y FINANCIERO a cargo de la señora Ángela María Montes, es la rama donde está ubicada el área administrativa, en la cual está situado el puesto de practicante. 2. DIAGNÓSTICO DEL AREA DE INTERVENCION O IDENTIFICACION DE LAS NECESIDADES El área en la que se ubica la práctica, es la administrativa de Coomeva EPS- Eje Cafetero Sede Regional. El área se encuentra muy bien estructurada, ya que cada uno de los procesos que se llevan a cabo en ésta, son supervisados para tener una mayor claridad en los temas y seguridad en cada uno de los procesos, ya que por ser el área administrativa, maneja muchos temas relacionados con las demás áreas. Entre las funciones que se tiene como practicante, están: atender usuarios de tutela, supervisar que las facturas de arrendamientos tengan los valores ya ingresados en el sistema, ya que de no ser así, se debe hacer la devolución respectiva, ingresar en el sistema solicitudes de facturas, estar pendiente de los movimientos de activos fijos en las sedes adscritas a la regional, atender llamadas de otras ciudades, como también correos, entregar insumos en 3 sedes representativas de la ciudad de Pereira y por último, enviar facturas relacionadas en el sistema al centro de recepción de facturas. Después de hacer un análisis de cada una de las funciones que desempeña el practicante, se pudo evidenciar que algunos procesos presentan pequeñas falencias, es por esto, que en la sede regional Coomeva EPS Eje cafetero, las técnicas e instrumentos utilizados para el levantamiento de la información y teniendo en cuenta que el trabajo tiene 2 momentos: en primera instancia la técnica que se utilizará es la observación directa, ya que por medio de ésta se podrá evidenciar los procesos que no se están llevando a cabo de una manera eficiente; por otro lado, también se hará una serie de preguntas a algunos colaboradores, jefes y coordinadores de la sede, para tener más claro, algunos aspectos que se pueden mejorar en tal proceso. 11

12 Los activos fijos en una empresa son muy importantes, ya que gracias a ellos, se puede realizar a cabalidad de forma rutinaria y diaria, cada una de las actividades propuestas por cada uno de los colaboradores de la compañía. Después de la parte intelectual y actitudinal de cada colaborador, es importante, tener una espacio propicio para realizar las tareas. 3. EJE DE INTERVENCIÓN Después de observar y preguntar acerca de los pocos procesos que presentan falencias en el cargo de practicante, se pudo evidenciar que el control que se viene realizando de los activos fijos no es el indicado, es decir, no cuenta con un proceso estructurado que garantice el movimiento de activos fijos, puesto que se ha venido observando algunas inconsistencias en el manejo de los mismos en las diferentes oficinas adscritas a la regional. Estas inconsistencias se evidencian al cruzar la información de la base de datos de los Activos fijos con el físico de los mismos. Ésta situación afecta a la empresa, ya que al no tener un control claro al momento de hacer un movimiento de los activos fijos, podría haber demora en el tiempo de terminación del contrato de un colaborador, verificando si está a paz y salvo con la organización, adicional a esto, el tema de los activos fijos también afecta el patrimonio de la empresa, entre otros aspectos. De igual manera es importante aclarar que la intención del trabajo es por medio del análisis del proceso, determinar cada una de las falencias que se presentan y generar estrategias que mejoren éstos aspectos. Por otro lado, la intención es verificar que en la sede Regional, los activos fijos que están en la base de datos, coincidan con los que en realidad están en la sede, para hacer posible ésta tarea, se utilizará un portátil, una pistola lectora de códigos de barras, y un archivo en Excel, el cual permitirá confrontar ésta información. 4. JUSTIFICACION DEL EJE DE INTERVENCION Cuando se indago con el jefe inmediato sobre la necesidad que tenía cierto eje de intervención sobre los demás, se concluyó, que el mejor tema para abordar en el trabajo, es el de los activos fijos, ya que no se tiene un control claro sobre ellos y presenta problemas durante su proceso. Éste tema, muchas veces fue novedad 12

13 en las reuniones, pero nadie se había preocupado por abordarlo y plantear estrategias para mejorar; es por ésta razón que el trabajo tiene una gran utilidad para la sede Regional - Coomeva EPS Eje Cafetero y sus colaboradores. 5. OBJETIVOS 5.1 OBJETIVO GENERAL: Contribuir en el apoyo de los procesos administrativos de la regional - Eje cafetero, específicamente en el proceso de activos fijos. 5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS: Analizar paso a paso el proceso que sigue la Regional para el proceso de activos fijos. Verificar que en la sede Regional, los activos fijos que están a cargo de los responsables coincidan con la base de datos que se tiene. Proponer una serie de estrategias que hagan más eficiente el proceso de activos fijos. 6. MARCO TEÓRICO Los activos fijos son de gran importancia en las empresas, ya que gracias a ellos, se pueden desempeñar con éxito cada una de las tareas propuestas por los colaboradores de las empresas. La importancia de los activos fijos, depende del tipo de empresa o de la actividad que realice, puesto que puede ser comercial, industrial o de servicios. Dependiendo del tipo de empresa, toma importancia éstos en su estructura financiera, o que su mayor inversión sea la de inventarios o simplemente que tome relevancia la inversión en capital humano; sin embargo, en 13

14 ninguno de estos casos, sería posible operar sin la necesidad de adquirir activos fijos, ya sean propios o arrendados. Un activo fijo es un bien mueble, inmueble o intangible propiedad de la empresa que permite desarrollar su objeto social, que no está a la venta y que genera fluidez en los procesos operativos y administrativos. Por ejemplo: Bienes muebles (sillas, computadores, vehículos, etc) y Bienes inmuebles (edificios y terrenos). (Coomeva, 2013). Lo importante en éste caso, es que los activos fijos tienen una duración mucho mayor que la de los insumos o materiales que se van a utilizar en una determinada labor, y que posterior a esto desaparecen. Catalogados éstos como los bienes que una empresa utiliza de manera continua en las operaciones que realiza a diario, representando gracias a éstos un conjunto de servicios a ofrecer, teniendo claro que se deben cumplir una serie de características para ser catalogados como tal: ser físicamente tangible, tener una vida útil relativamente larga proporcional al ciclo de la operación y por último, ser catalogados como un implemento de uso diario para las operaciones de la empresa y no para ser destinados a la venta o comercialización. Se debe tener claro, que cada activo dependiendo de su uso y de su vida útil es el tiempo durante el cual la empresa hace uso de él hasta que ya no sea útil para la empresa. Los factores que influyen en la vida útil de un activo fijo son: el uso, el tiempo y la obsolescencia tecnológica (E-conomic, 2011), cumple con un ciclo de vida, ya que dependiendo del uso que se le de a éste y su periodo de obsolencia. Un aspecto muy importante a la hora de hablar de los activos fijos, es la depreciacion del mismo, entendiendose depreciacion como: el reconocimiento del desgaste de los activos que están siendo usados en la operación y estén generando ingresos. Este cálculo se debe realizar sistemática y uniformemente durante el periodo fiscal (enero a diciembre) y durante su vida útil. (Coomeva) Dependiendo del fin que tenga cada activo despues de su depreciacion, se toma la decision si se le da de baja o se vende, en este caso, Coomeva EPS, hace un control de los activos durante todo el año, como tambien lo hace, durante su vida util, para finalmente decidir que hacer con cada uno de sus activos. Cabe destacar en éste caso, que hay 2 tipos de desgaste: el desgaste normal por el uso del activo y el desgaste funcional que hace referencia a la obsolencia tecnologica relacionada con la incapacidad del activo para operar con eficiencia. 14

15 Mientras que se está haciendo uso de cada uno de los activos, en la mayoría de empresas, ya sean pequeñas, medianas o grandes, es significativo la labor de resguardar y controlar cada uno de los activos fijos, recayendo esta tarea en su mayoría de veces en el área de contabilidad, ya que en muchas ocasiones no existe una persona especifica que lleve un control adecuado y responsable de éstos. Hoy, el avance de los negocios y de la competitividad de los precios hace que el Control de los Activos Fijos salga de su destino sólo contable y pase a la Gerencia de Administración y Finanzas como encargada y responsable de un control físico y contables (Naranjo). Esto lo hacen con el fin de tener control del activo fijo en el lugar que se destinó asignado a un puesto o persona determinada, calcular mejor los precios de venta por producto o servicio al momento que estos se estén depreciando, negociar sus primas de riesgo con compañías de seguros al conocer el estado real actual de los activos fijos y por último, seguir paso a paso la necesidad de inversión que se necesita de los activos fijos para llevar un control de las operaciones sin problemas. Al validar la información que la empresa tiene sobre activos fijos, se pudieron evidenciar dos documentos, uno es el manual sobre cómo realizar trasferencias de activos fijos en iassets. Iassets es un aplicativo que maneja el software Oracle que es la herramienta maestra donde interactúan los procesos, cada uno de los colaboradores de Coomeva. El otro documento que se evidenció, se titula: Servicios de administración de activos muebles (Anexo No. 1), donde se puede encontrar Objetivo del trabajo, Alcance, Términos y definiciones, Normas y procesos para cada uno de los procesos de la administración de los activos fijos, entre otros. A continuación, se hará alusión al MANUAL SOBRE COMO REALIZAR TRASFERENCIAS DE S FIJOS EN IASSETS : Para crear una solicitud de transferencia debes de tener en cuenta: Tener asignada la Responsabilidad iassets Solicitante Colombia Se puede realizar una solicitud de transferencia de Activos Fijos por 3 motivos, de forma individual o combinada: Transferencia de Ubicación (Dirección). Transferencia de Responsable (Nombre de Empleado). Transferencia de Centro de Costos (Cuenta de Gastos). 15

16 Definiciones: Preparador: Es la persona (o el usuario) que está creando la solicitud, aparece por defecto. Solicitante: Es el nombre del empleado que realiza la solicitud, por defecto el sistema trae el mismo nombre del preparador pero este se puede modificar. Fecha de Transferencia Efectiva: Es la fecha en la cual el sistema aplicará el cambio. es la fecha en que creamos la solicitud. Debemos ingresar el mes contable que está pendiente por cerrarse. Propósito: En este espacio se debe ingresar una breve descripción de la solicitud que estamos realizando para que los entes aprobadores tengan una visión más clara para su aprobación. En la parte inferior hay una opción que permite adjuntar algún documento y/o Archivo como soporte de la solicitud. (Coomeva, 2013) Estos son los pasos y apectos que cada colaborador debe de tener en cuenta cuando se va a hacer una solicitud de transferencia de Activos Fijos, ya sea de ubicación, responsable o centro de costos, dejando claro quien es el preparador y solicitante, y finalmente cual es el proposito del traslado. Se debe tener claro que existen diferencias entre los diferentes tipos de activos en la operación normal de la empresa, los activos se clasifican en: Activos fijos tangibles: el término tangible denota sustancia física como es el caso de un terreno, un edificio o una máquina. Esta categoría se puede subdividir en dos clasificaciones claramente diferenciales: - Propiedad de planta sujeta a depreciación. Se incluyen los activos fijos de vida útil limitada, tales como los edificios y equipos de oficinas. - Terrenos. El único activo fijo que no está sujeto a depreciación es la tierra, que tiene un término limitado de existencia. Activos intangibles: El termino activos intangibles se usa para describir activos que se utilizan en la operación del negocio pero que no tiene sustancia física y no son corrientes. Como ejemplo están las patentes, los derechos del autor, las marcas registradas, las franquicias y el goodwill. (Ecured, 2010) 16

17 Cada uno de estos activos, son complementarios para realizar las diversas tareas de la organización, ya que si no fuera por ellos, no se podría cumplir a cabalidad el cumplimiento de los logros y tareas propuestas. Para tener una empresa, se debe tener legalizados los documentos con su respectiva patente, a su vez debe ir un terreno en el cual se va a localizar la propiedad o establecimiento, que para su buen funcionamiento, necesitará equipos de oficina y personal capacitado. 7. CROGRAMA DE ACTIVIDADES PLANEADAS Ilustración 2: Cronograma de Actividades ACTIVIDADES Asesoria con el Jefe Asesoria con el tutor Informe de ubicación Primera visita del tutor al jefe Informe de plan de práctica Carta aprobacion plan de practica Informe de avance Revision Bibliografica Carta aprobacion - informe de avance Recoleccion de la información - Activos Borrador final a tutor y jefe Visita de cierre por parte del tutor Informe final y taller Fuente: Elaboración propia. Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS Desde el punto de vista del practicante, contribuyendo en el apoyo de los procesos administrativos de la regional - Eje cafetero, específicamente en el proceso de activos fijos, después de realizar un inventario de toda la sede Regional con el fin de verificar que los activos fijos que están a cargo de los responsables coincidan con la base de datos que se tiene, se pudo evidenciar lo siguiente: 17

18 La sede Regional cuenta con 426 activos. Teniendo en cuenta que cada uno de los colaboradores, debe tener placado los activos que tiene a cargo, se evidenció que 7 activos no están placados, entre ellos, en su gran mayoría son sillas interlocutoras (Anexo No.2). De los activos que están en la cocina, falta por placar electrodomésticos tales como: Purificador de agua, cafeteras, termos, licuadora, tostadora, y olla arrocera (Anexo No.3). Cada uno de los activos que están placados, deben estar asignados a los responsables de cada área. En éste caso, 68 activos no están asignados a ninguna persona (Anexo No.4). Feecomeva es una empresa del grupo empresarial Coomeva, sin embargo, en ésta área no se deben encontrar activos que sean de EPS o de MP; contrario a lo mencionado anteriormente, por medio del inventario que se realizó, se pudo evidenciar que 14 activos, reposan en éste área (Anexo No.5). Como se ha mencionado anteriormente, cada uno de los activos deben ir placados, y ésta placa en el inventario que se tiene en el sistema, debe coincidir con el nombre físico del activo. Para este caso se pudo comprobar, que 11 placas de los activos no corresponden en realidad al físico del archivo (Anexo No. 6). Los 426 activos, deben pertenecer a la sede Regional, pero se evidenció que 32 activos son de otras sedes, algunos de otras ciudades y otros, de la bodega (Anexo No. 7). En un 95%, los equipos de cómputo, son por leasing, el 5% restante son propiedad de Coomeva. 8.1 CONCLUSIONES: Los activos fijos son de gran importancia en términos monetarios, como para la operación misma de las pequeñas, medianas y grandes empresas, ya sean comerciales, industriales o de servicio. Es importante que en la empresa haya personas responsables encargadas de la custodia y control de éstos, quienes deberán velar por el buen uso que se le den a estos. También debe haber una persona encargada de vigilar desde el momento de su adquisición así como 18

19 inventariar periódicamente contrastando la información que se tiene en el sistema con la realidad de la empresa, y de esta manera, estar pendiente de cada uno de los movimientos que se den desde su adquisición hasta su desuso. Cuando se hace la adquisición de un activo fijo, se lleva a cabo una serie de pasos que logran evidenciar que el activo este en buen uso, placado y con un responsable a cargo. Sin embargo, cuando se hace un movimiento del activo, ya sea de una sede a otra o de cambio de responsable, se puede evidenciar, que en ocasiones hay una serie de errores que distorsionan éste proceso, como por ejemplo: Personas retiradas de la organización que todavía tienen a cargo los activos fijos; al verificar en el sistema si hay existencia de activos en la bodega o en alguna sede y contrastarlos con la realidad, se evidencian faltantes; algunas veces los colaboradores olvidan hacer el movimiento del activo en el formato. Por las evidencias expuestas anteriormente en el punto de la presentación y análisis de los resultados, tales como: activos que no están placados, entre ellos electrodomésticos de la cocina, activos que no están asignados a ningún responsable, activos que no coinciden en el nombre entre el documento de Excel y el estudio que se hizo y por último, activos que no son de la sede regional y reposan en ésta sede; por la razones expuestas anteriormente, se puede concluir que el manejo que se le da a los activos en un 85% es satisfactorio, ya que el 15% restante, presenta inconsistencias. Como se mencionó en el marco teórico del trabajo, la empresa cuenta con un aplicativo llamado iassets, el cual permite hacer un control de los activos fijos de cada una de las empresas, pero lastimosamente, en este momento no se está haciendo uso del mismo, ya que los traslados se hacen de forma manual escrita, generando de esta manera, un reproceso en ésta labor. Coomeva EPS tiene en un 95% contratos por leasing de los computadores de escritorio y portátiles; el 5% restante son propiedad de Coomeva. La empresa hace esto, ya que como se mencionaba en el marco teórico del presente trabajo, hay activos que cumplen su vida útil y se vuelven obsoletos, en este caso, los equipos de cómputo; es por esta razón que sale más económico para la empresa, alquilar equipos de cómputo, que mantener comprándolos. 19

20 8.2 RECOMENDACIONES: Hacer un inventario de la sede, donde se corrijan cada una de las inconsistencias planteadas, para tener una base actualizada y sólida. Realizar un cuadro en Excel en el que se plasme cada uno de los activos, pero no solo con el nombre del responsable del área, sino con el nombre del colaborador, ya que los activos son responsabilidad de cada colaborador, porque son éstos los que lo usan a diario (Anexo No. 8). Crear una cultura organizacional con relación a los activos fijos, implantando de ésta manera a cada uno de los colaboradores sentido de pertenencia y de responsabilidad por el tema. Como ya están localizados cada uno de los activos fijos que no poseen placa, la idea es placarlos. Hacer uso del aplicativo iassets para tener un control actualizado y de forma virtual de los activos que se tienen en la empresa. 20

21 8.3 REFERENCIAS: Coomeva, G. (2013). Obtenido de Ecured. (2010). Conocimiento con todos y para todos. Obtenido de Activos fijos: linea, e.-c. c. (2012). Definición de activo fijo. Obtenido de Naranjo, P. &. (s.f.). Boletin de Interpretacion Contable y Tributario. Obtenido de 21

22 8.4 ANEXOS: Anexo No. 1: Trabajo Servicio de administración de activos fijos muebles Es un documento adjunto al trabajo, que sirve como apoyo para lograr una efectiva solución a cada uno de los objetivos planteados al inicio del trabajo 1. OBJETIVO Facilitar una administración eficiente y control sobre todas las acciones y operaciones concernientes a los bienes inmuebles y muebles propiedad de las empresas del Grupo Coomeva, con la implementación de normas que garanticen la continuidad de la operación y funcionamiento de los mismos, conforme a la demanda de necesidades de las empresas 2. ALCANCE Inicia desde el momento en que el colaborador recibe el activo placado por parte de CSA, y finaliza cuando el activo se da de baja en el sistema y físicamente ya no se encuentra en las instalaciones de la empresa propietaria. Aplica a nivel Nacional 3. DEFINICIONES 3.1. Activos Fijos: ART. 64 del Decreto 2649 de Se considera todo bien mueble o inmueble que represente los activos tangibles, las propiedades, planta y equipo; construidos o en proceso de construcción siempre y cuando cumplan con todas las características que se indican a continuación: 22

23 - Sean empleados en forma permanente. - Que se requieran para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos ó usarlos en la administración del ente económico. - Que no estén destinados para la venta. - Cuya vida útil excede de un año. Vida Útil - ART. 64 del Decreto 2649 de Se entiende por vida útil el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta o equipo, contribuirá a la generación de ingresos. Para su determinación es necesario considerar, entre otros factores, las especificaciones de fábrica, el deterioro por el uso, la acción de factores naturales, la obsolescencia por avances tecnológicos y los cambios en la demanda de los bienes o servicios a cuya producción o suministro contribuyen Bienes improductivos: Son aquellos que: - Desde su adquisición o durante su vida útil no fueron empleados para la producción o suministro de otros bienes y servicios ó para arrendarlos ó para usarlos en la administración del ente económico - Estando utilizados por un tercero, no genera ingreso para la empresa. - Aquellos activos que se encuentren almacenados en Bodegas y cumplan con las anteriores características Bienes fungibles: Clasificación de los bienes, utilizada en el derecho en dos sentidos: como aquellos que no se pueden usar conforme a su naturaleza si no se consumen (también conocidos como bienes consumibles), y como aquellos que tienen el mismo poder liberatorio, es decir, que se miran como equivalentes para extinguir obligaciones Leasing: Contrato mediante el cual una parte entrega a la otra un activo para su uso y goce, a cambio de un canon periódico, durante un plazo convenido, a cuyo vencimiento, el bien se restituye a su propietario o se transfiere al usuario, si éste último decide ejercer una opción de adquisición que, generalmente, se pacta a su favor. 23