Héctor Saravia. GESTION DOCUMENTAL ECM Visión Estratégica

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1 Héctor Saravia GESTION DOCUMENTAL ECM Visión Estratégica 1

2 Gestión Documental - Agenda I. ANTECEDENTES CONCEPTOS DE ECM II. III. ECM - PRINCIPALES FUNCIONALIDADES IV. COMO IMPLEMENTAR UN ECM 2

3 Gestión Documental - Antecedentes Contexto Global: La nueva economía y la tecnología han modificado las formas de trabajo (era del Conocimiento: Knowledge Worker). KW: crea, colecciona, administra, organiza, analiza, publica, discute, distribuye y toma decisiones basado en información. WK se desliza a través de un laberinto de SW e información en diferentes fuentes (que pasó, que está pasando, que puede pasar). WK rebusca en múltiples silos usando múltiples canales de comunicación para juntar piezas coherentes, saltan entre los abismos de los silos y las herramientas informáticas. Problema: Existe un significativo costo para la organización (gasto de tiempo en tareas repetitivas buscando, re indexando y reformateando información). 3

4 Gestión Documental - Antecedentes Explosión de la información afecta a muchos aspectos de negocio que no solo crea, captura y analiza información. INFORMACION: DATA + CONTENIDO Aproximadamente para un 30% de la información, se tiene que garantizar la seguridad, privacidad, fiabilidad y conformidad con aspectos regulatorios. Reto: La administración, acceso y almacenamiento, así como el trabajo colaborativo y la toma de decisiones se hace cada vez mas complicada. Tareas cotidianas de un WK: Lecturas y respuestas de correo: 25% Elaborando documentos, ilustraciones y presentaciones: 33% Buscando y analizando información: 24% La información tiene un Ciclo de Vida, cuyo valor y niveles de servicio requeridos fluctúan a través del tiempo. 4

5 Desafíos de la Administración de Contenidos Sobre el 80% de la información de la empresa es no estructurada (Fulcrum Research) Esta información crece en 200% anualmente El contenido atraviesa las aplicaciones Múltiples aplicaciones utilizan la misma información Existen distintas copias de la información, que no están sincronizadas Imágenes Manuales Planos Cheques Mensajes Instantáneos y Adjuntos Contratos Rayos X Formularios Estructurada Filas y Columnas Reclamos Rich Media Audio y Video 20 % 80 % Facturas No Estructurada PDFs XML Papeles Registros Documentos Páginas WEB La mayoría de la información es contenido no estructurado; vital para los procesos de negocios; y no administrada actualmente 5

6 Porque administrar contenidos (información)? Reducción de costos y crecimiento de rentabilidad Apegarse a las a las leyes, políticas de retención e integridad de datos. Niveles de jerarquía, seguimiento de auditoria, integridad de datos, permisos de acceso Disponibilidad, Distribuido, Correcto, Integrado 6

7 Gestión Documental - Agenda I. ANTECEDENTES CONCEPTOS DE ECM II. III. ECM - PRINCIPALES FUNCIONALIDADES IV. COMO IMPLEMENTAR UN ECM 7

8 Qué es un ECM? ECM: Enterprise Content Management. Administrador y contenedor de documentos digitales en diferentes formatos (MS Office, Acrobat, TIF, JPG, audios, videos, mails, paginas web, etc.) Administra el Ciclo de Vida de los Documentos. Facilita el trabajo colaborativo entre trabajadores e incluso entre empresas. Administra el cumplimiento de las normas y políticas. Convierte los documentos en información inteligente. Permite búsquedas de muchas fuentes de información. Organiza y agrupa documentos de acuerdo a criterios configurables. 8

9 Contenido seguro dentro y fuera del Firewall Contenido encriptado en el repositorio Control de Acceso basado en administración de identidad Seguridad persistente que viaja con el documento Autenticación es requerida para abrir, imprimir o enviar documento 9

10 Autenticación de usuarios y aplicaciones Authentication requerido para usuarios y aplicaciones Default user name y password del Sistema Operativo Time outs de sesiones y reconexión silenciosa Auditoría de Logins Validación en Servidor de Directorio de usuarios Acepta autenticaciones de terceros Microsoft Active Directory Sun ONE Directory Server Oracle Internet Directory IBM Tivoli Directory Server 10

11 Autenticación Superior Open Authentication Plug-in Framework: Arquitectura de autenticación abierta puede emplear medios adicionales de autenticación mas allá del par username y password Web single sign-on Multifactor authentication Soporte para Biometría X509.3 certificados digitales Token cards Smart cards 11

12 Audit Trials Auditoría de todos los eventos en el ECM para todos los objetos Quién, qué y cuándo lo hizo Auditoría almacenada en repositorio del ECM como objetos Servicios para análisis usando herramientas estándares con soporte ODBC/JDBC Firmado digital de records de auditoría Auditoría configurable a través del Administrador del ECM. Audit Trails Todos los eventos son totalmente auditables en el ECM 12

13 ILM - Ciclo de vida de la información Author Control Corporate Control Activity Declare Classify Records Management Retention Legal Rules Regulatory Compliance Business Rules Access Control Document Creation Collaboration Properties Workflow Disposition Store/ Transfer Documentum Records Manager Time Expunge 13

14 Gartner Magic Quadrant for ECM 2008/

15 ECM - Servicios Unificados Unified Content Services Creación y Administración Entrega Archivo Captura Captura inteligente de contenido Repository Infraestructura de almacenamiento WORM No eliminable Escalable 15

16 ECM Captura de Información Tipos de Contenidos Escaners Invoice Number Vendor Name Purchase Date Subtotal Grand Total Payment Terms Acme Products 30 January 2008 $ 6, $ 6, Net 30 Days Faxes Capturar Clasificar Extraer Validar Entregar MF Directorios de red Captura de varios tipos de contenido vía fax, escáner, directorios de red y sitios remotos. Incluyendo papel, documentos electrónicos. Aplicar revisión de calidad de imágenes, limpieza de imágenes sin intervención manual. eforms 16

17 ECM Entrega y Archivo? Registro es creado o usado por aplicación Application Software? Storage de Contenido Fijo Huella Digital es Calculada y Registro es almacenado en SCF? Usuario Recupera Registro y SCF Autentica MANDATORY <? SCF almacena registro y Verifica Autenticidad Usando Huella Digital Content Address> <Date: Aug. 27, 2002> <Retention: 3 years> USER DEFINABLE <User Name> <PDF (record format)> <Customer Number> <Record Source> 17

18 Gestión Documental - Agenda I. ANTECEDENTES CONCEPTOS DE ECM II. III. ECM - PRINCIPALES FUNCIONALIDADES IV. COMO IMPLEMENTAR UN ECM 18

19 Estructura: Gabinetes, Fólderes 19

20 Seguridad: Grupos, Usuarios 20

21 Seguridad: Accesos 21

22 Acceso a Objetos: Check Out / Check In CheckOut Edit 22

23 Manejo de Versiones Cada modificación en un documento es guardada como una nueva versión Cada versión tiene un número de versión único El acceso por defecto es a la versión más actualizada Cada versión guarda el historial de acciones realizadas sobre el documento CURRENT 23

24 Renditions Representación de solo lectura del contenido de un documento que difiere en alguna manera del contenido original Diferente formato, lenguaje, resolución, etc. Se puede configurar para que los usuarios que tengan acceso de sólo lectura vean el documento en un formato específico 24

25 Tipos de Documentos y Metada Un ECM permite definir en el repositorio Tipos Documentales, estos pueden ser fólderes (expedientes) o cualquier documento. Cada Tipo Documental almacena un conjunto de información conocida como atributos o metadata; independientemente sea un folder o documento. Estos atributos permiten realizar búsquedas más precisas en base a la información ingresada. La metadata puede ser ingresada por el usuario, por otro sistema o creada automáticamente por el repositorio (ej. Fecha de Creación) 25

26 Ciclo de Vida de Documentos Los ECM llevan control adecuado de los documentos en sus diferentes etapas, se aplica según tipo de documento. Documentos Internos Elaboración Revisión Aprobación Publicación Documentos Externos Recibido Aprobado Pagado Archivado Recibido Revisado Respondido Archivado 26

27 Ejemplo de Ciclo de Vida de Documentos Plantillas de Contratos Folder en la que se generan las plantillas Solo de Acceso para area Legal Elaborado X Revisar Revisado X Aprobar Aprobado Templates - Contratos Folder con Templates para generar Contratos Con acceso de lectura para Contratos y Servicios 27

28 File System vs ECM Última versión del documento? Configuración de permisos limitada Búsquedas basadas en pocas propiedades Diferente formatos mantenidos como archivos separados Workflows y ruteos no disponibles Siempre se tiene acceso a la documentación más actualizada Restricciones sobre quien ve, edita o elimina un documento Búsquedas basadas en información descriptiva Posibilidad de mantener diferentes formatos de un mismo documento Posibilidad de incluir los documentos en procesos de negocio 28

29 File System vs ECM La referencia por una ruta al servidor no necesariamente apunta a la última versión y es invalida si se cambia la ubicación del documento El envío del documento como adjunto puede romper las reglas de seguridad y el control de las versiones. Resulta difícil tener una comunicación fluida de documentos por correo electrónico. La referencia por url a los documentos permite: Acceder siempre a la última versión Ver siempre el documento aunque este haya sido cambiado de ubicación Respeta las restricciones de acceso y privilegios Reduce el tráfico de red 29

30 Gestión Documental - Agenda I. ANTECEDENTES CONCEPTOS DE ECM II. III. ECM - PRINCIPALES FUNCIONALIDADES IV. COMO IMPLEMENTAR UN ECM 30

31 Metodología de Implementación Documental Análisis y diagnostico de la situación Identificación de la situación actual Identificación de la tipología documental Identificación de los procesos y responsabilidades Identificación de las fortalezas y debilidades Clasificación y Valoración Elaboración del Cuadro de Clasificación Valoración de los Documentos Definición del soporte óptimo Definición de grupos y niveles de accesos Sistematización de Flujos de Trabajos Identificación de la documentación asociada a los procesos de negocio Asignación de responsabilidades Análisis de procedencia (sistemas implicados) 31

32 Metodología de Implementación Documental Retención y disposición de los Documentos Definición de tiempo de conservación de documentos Definición de Políticas de disposición Definición de los niveles de archivo Normativas y Procedimientos Documentos físicos: organización, descripción, condiciones de archivo, transferencias, etc. Documentos digitales: versionados, controles de accesos, etc. 32

33 Fases 33

34 Análisis (Como estamos, que queremos) 34

35 Estructura Documental 35

36 Tipos Documentales y metadata Notificaciones Expedientes Contratistas Facturas Cartas Fianzas Contratos Etc. 36

37 Diseño y Construcción 37

38 Vista de File System 38

39 Vista sin configuración de tipo documental 39

40 Vista con Tipo Documental Configurado 40

41 Integración con Aplicaciones 41

42 Implementación No olvidar los PROCEDIMIENTOS para el tratamiento de los documentos, tanto para el soporte físico como para los digitales. Los procedimientos para el archivo (almacenamiento) de los documentos debe garantizar la unicidad e integridad. 42

43 Gracias GMD 43

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