INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL

Transcripción

1 INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERÍA MECÁNICA Y ELECTRICA UNIDAD PROFESIONAL CULHUACAN SEMINARIO DE ACTUALIZACIÓN PROFESIONAL CON OPCIÓN A TITULACIÓN INGENIERÍA DE LA CALIDAD DES/ESIME-CUL/2012/029/12 PROYECTO: DISEÑO PARA EL DESARROLLO DE UN SISTEMA ECM PARA PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS PARA OBTENER EL TITULO DE INGENIERO MECANICO, INGENIERO EN COMPUTACION E INGENIERO EN COMUNICACIONES Y ELECTRONICA. PRESENTAN C. Adolfo Dávila Villada (IM) C. Jaime Enrique Sánchez Rivas (IC) C. José Luis López Reyes (ICE) ASESORES M. en C. Celsa Piedad Santos Jácome Ing. Emer Brito Brito México D.F. Febrero 2013

2

3 AGRADECIMIENTOS

4 Con todo mi amor y cariño a mi esposa Fabiola y mi hijo Tenoch, como un regalo por haber llegado a mi vida y darle un mejor sentido, por apoyarme en todo momento, motivarme a seguir adelante, y por su gran ayuda para poder concluir este trabajo. A mis padres María Elena y Abel por ser el pilar fundamental en todo lo que soy, en toda mi educación, tanto académica, como de la vida, por su incondicional apoyo perfectamente mantenido a través del tiempo. A mis profesores y en general a mi escuela por ser una cuna de conocimiento. Ing. Adolfo Dávila Villada.

5 Agradezco: A Dios por darme vida, salud y la gran dicha de tener una linda familia, una esposa extraordinaria, una hermosa bebita y muy buenos amigos. A mi esposa Irene por ser un gran apoyo, por su paciencia, comprensión y porque gracias a su ayuda pude terminar mis estudios y este trabajo de tesis. A mi bebita Luciana Sofía por que junto con mi esposa son el motor de mi vida. A mis compañeros de tesis José Luis y Adolfo por su gran trabajo y esfuerzo para terminar este proyecto y por brindarme su apoyo y su amistad. A nuestros asesores por regalarnos parte de sus conocimientos para aumentar el nuestro y por supuesto... A la ESIME Culhuacán por ser una gran escuela generadora de ingenieros y hacerme sentir orgulloso de ser politécnico. Ing. Jaime Enrique Sanchez Rivas

6 Le agradezco a dios por haberme acompañado y guiado a lo largo de mi formación académica y de vida hasta este momento. Por ser mi fortaleza en los momentos de debilidad y por brindarme una vida llena de aprendizajes experiencias, dedicación, aciertos y reveses que caracterizaron el desarrollo de mi formación profesional y que con su luz me guio por este camino que hoy veo realizado. Siempre resultara difícil agradecer a todos aquellos que de una u otra manera me han acompañado en este camino. Por qué nunca alcanza el tiempo, el papel o la memoria para mencionar o dar con justicia todos los créditos y méritos a quienes se lo merecen. Por tanto A mi Padre: SR. PASCUAL LÓPEZ MUÑOZ con mucho respeto, gracias por quererme tal y como soy por ser mi mejor amigo y darme lo mejor de ti. Por los valores inculcados a través del ejemplo, honestidad, valor y respeto. A mi Madre: SRA. MARIA MAGDALENA REYES DE LÓPEZ Es para ti con todo mi amor y respeto la mejor madre que soñé tener. Gracias por apoyarme, amarme y darme el mejor ejemplo de vida que puedo tener. A mis hermanos ANGELES Y ARTURO y a mi Tío JAIME por el amor y apoyo brindado. A una hermosa persona que siempre está al pendiente de mí. Por ello estoy aquí terminando lo que un día comencé por qué cree en mí y mi proyecto de vida. Mi mejor amiga, consejera y crítica e inspiración que puedo recibir VERÓNICA FERNÁNDEZ gracias. A mi universidad el INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL ESIME. Por darme la oportunidad de ser egresado de esta institución que tanto amo. En especial quiero agradecer todo el apoyo recibido y buena predisposición totalmente desinteresada, por nuestros profesores quienes nos guiaron durante todo este proceso ofreciéndonos sus conocimientos y horas de su tiempo. A mis compañeros: JAIME SANCHEZ Y ADOLFO DAVILA. Por la disposición al trabajo en equipo. y por último deseo dedicar este momento importante e inolvidable; a mí mismo por no dejarme vencer, ya que en ocasiones el principal obstáculo se encuentra en uno Ing. José Luis López Reyes

7 NUNCA CONSIDERES EL ESTUDIO COMO UNA OBLIGACIÓN, SI NO COMO UNA OPORTUNIDAD PARA PENETRAR EN EL BELLO Y MARAVILLOSO MUNDO DEL SABER. ALBERT EINSTEIN

8 INDICE INTRODUCCIÓN I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA II JUSTIFICACIÓN II OBJETIVO GENERAL III OBJETIVOS ESPECÍFICOS III CAPÍTULO 1: ESTADO DEL ARTE ANTECEDENTES DEL SOFTWARE ECM EMPRESAS PRECURSORAS DE LOS SISTEMAS ECM LaserFiche Documentum Alfresco CAPÍTULO 2: MARCO TEÓRICO GESTIÓN DOCUMENTAL Apartado Control de los Documentos de la Norma ISO 9001: Apartado Control de los Registros de la Norma ISO 9001: SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE CONTENIDO EMPRESARIAL (ECM) Arquitectura del ECM Arquitectura Orientada a Servicios WEB Services COMPONENTES DEL ECM Capture Tecnologías para el procesamiento información capturada Componentes para la indexación de la información Manage DM (Document Management) Collaboration WCM (Web Content Management) RM (Records Management) WF/BPM (Workflow/Business Process Management) Store Preserve Deliver Tecnologías de Transformación Tecnologías de Seguridad Tecnologías de Distribución CAPÍTULO 3: DISEÑO Y SIMULACIÓN METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL SOFTWARE ECM PLANEACIÓN DISEÑO Diseño de Base de Datos Diseño del Módulo Servidor Diseño Modulo Cliente

9 3.3 SIMULACIÓN CAPÍTULO 4: PRUEBAS Y RESULTADOS PRUEBAS DEL PROCEDIMIENTO DE ALMACENAJE PRUEBAS DEL PROCEDIMIENTO DE ALMACENAJE CON EL ECM CONCLUSIÓN DEL PROCESO USANDO EL SOFTWARE ECM CONCLUSIÓN RECOMENDACIONES CIBEROGRAFÍA GLOSARIO ANEXOS ANEXO A. FACTIBILIDAD ANEXO B. VIABILIDAD ANEXO C. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ANEXO D. NORMA INTERNACIONAL ISO 9001:

10 Índice de Tablas Tabla 1.3 Compatibilidad de sistema Tabla 3.1 Metas y restricciones. Tabla 3.2 Comparativo de gestores de base de datos... Tabla 3.3 Comparativo de plataformas de desarrollo.. Tabla 3.4 Tiempos de diseño.. Tabla 4.1 Mediciones del proceso.. Tabla 4.2 Medición del proceso ECM. Tabla A.1 Costos de Desarrollo. Tabla A.2 Comparación de Costos

11 Índice de Figuras Figura 1.1 Línea de tiempo ECM... Figura 1.1 Suite de LaserFiche... Figura 2.1 Arquitectura de ECM. Figura 2.2 Componentes de Enterprise Content Management. Figura 2.3 Capture... Figura 2.4 Componentes de Manage... Figura 2.5 Componentes Store... Figura 2.6 Componentes Preserve... Figura 2.7 Componentes Deliver... Figura 3.1 Diagrama a bloques.. Figura 3.2 Características de la calidad real Figura 3.3 Diagrama Causa-Efecto Figura 3.4 Diagrama de Arquitectura ECM... Figura 3.5 Diagrama de flujo del funcionamiento. Figura 3.6 Modulo de diseño de base de datos Figura 3.7 Entidad relación de elementos. Figura 3.8 Entidad relación de seguridad.. Figura 3.9 Diagrama de clases de Servidor Repositorio. Figura 3.10 Diagrama de clases propiedades y métodos.. Figura 3.11 Módulo cliente ECM. Figura 3.12 Diagrama de flujo de comunicación cliente servidor... Figura 3.13 Diagrama de flujo módulo de licenciamiento... Figura 3.14 Inicio del ECM... Figura 3.15 Acceso al repositorio Figura 3.16 Creación de nuevo repositorio... Figura 3.17 Estructura de carpetas Figura 3.18 Usuarios y grupos Figura 3.19 Metadatos.. Figura 3.20 Visor de imágenes Figura 4.1 Registro de información de documentos Figura 4.2 Estructura de carpetas de Windows Figura 4.3 Ejemplo de documento.. Figura 4.4 Ejemplo de documento

12 Protocolo Introducción. El presente Proyecto se enfoca en el Desarrollo e Implementación de un Software ECM, aplicando un método en el que intervenga el modelo de la mejora continua de Deming, para dar una mayor seguridad al cliente, este software apoyara el manejo de contenidos, compuesto por elementos gráficos, multimedia e interactivos los cuales permitirán a las pequeñas y medianas empresas mejorar la administración de documentos y en general de cualquier tipo de archivos. Este software aplicara a cada documento un OCR (reconocimiento de texto), estableciendo una serie de reglas de almacenamiento inteligente que los identifica de manera única y los guarde en una base de datos MySQL. El software también podrá leer códigos de barras, procesar con documentos adjuntos y reconocer imágenes y PDF ya almacenados. También permitirá automatizar y simplificar al máximo la gestión documental de las PYMES, ya que podrá reducir el tiempo dedicado a buscar documentos y el espacio físico para almacenar en papel. También evitara la pérdida de material importante y aumentara la capacidad de las compañías para acceder a la información y responder a los requerimientos de los clientes. Utilizando conceptos en el desarrollo del proyecto tales como el manejo de documentación, ya que la seguridad de estos es de suma importancia. i

13 Protocolo Planteamiento del problema. Actualmente pocas empresas cuentan con un sofisticado sistema para el manejo de documentos e información esto debido a los altos costos de los programas (software) de gestión de contenidos. Para las empresas el almacenaje y control de la documentación representan altos costos aunado a la posible pérdida y fuga de información debido a las malas condiciones de almacenaje, esto es en parte por desastres naturales o involuntarios (por ejemplo incendios, inundaciones, etc.). De igual forma con frecuencia los documentos no están disponibles cuando son necesarios para su consulta o modificación. En los últimos años empresas reconocidas mundialmente en el desarrollo de software han creado sistemas para la gestión de contenidos (ECM) con la problemática para muchas empresas de poder adquirir dicho software debido a sus altos costos. Esta situación hace imperativo que se propongan sistemas para la gestión de contenidos que sean fáciles de adquirir e implementar en las pequeñas y medianas empresas. Justificación. El desarrollo de este proyecto tiene su importancia en la gestión documental usada para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, apoyándose en las tecnologías informáticas utilizándolas como una herramienta más en la automatización de procesos y contenidos empresariales; así mismo permitiendo la recuperación de información, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía, reduciendo costos a corto tiempo y consecuentemente hacer más productivas y competitivas a las empresas. ii

14 Protocolo Objetivo general. Diseñar y simular la implementación de un software ECM (Enterprise Content Management) para apoyar el desarrollo de un sistema integral de información enfocado a la administración de datos y documentos en pequeñas y medianas empresas. Objetivos específicos. Diseñar y simular un sistema de gestión documental para el mejoramiento de los procesos administrativos en una pequeña o mediana empresa. Desarrollar la propuesta que sirva para implantar un software que ayude en la gestión documental de una empresa. Realizar la simulación del software de gestión de contenidos aplicado a una empresa. Implantar el sistema de gestión documental para que ayude a mejorar las desviaciones en tiempo y costo que presenten dichas empresas. iii

15 Capítulo 1 Estado del Arte

16 Capítulo 1: Estado del Arte Capítulo 1: Estado del Arte En el presente capítulo se desarrolla mencionando los antecedentes del software ECM, mismo que será empleado en el diseño del proyecto. 1.1 Antecedentes del software ECM. Enterprise Content Management (ECM) es uno de los términos usados para hablar de la gestión de contenidos, esta tecnología es derivada del sistema de gestión electrónica de documentos (EDMS) software que fue lanzado a finales de los 80s y principios de los 90s. El concepto de ECM fue desarrollado a finales de los 90s y este se ha definido como el conjunto de tecnologías, herramientas y los métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, entregar contenido a través de una empresa y conservar la información para apoyar los procesos de Negocio con lo cual se busca una mejor funcionalidad y beneficio para el usuario. En la actualidad la tecnología ECM es usada para superar la restricción de antiguas aplicaciones verticales o un gran conjunto de arquitecturas ofreciendo una infraestructura WEB necesaria para estar a la vanguardia TI consolidándose como una tercera plataforma que combina el host convencional y los sistemas cliente/servidor de componentes SOA (Aplicaciones Orientadas a Servicios). Figura 1.1 Línea de tiempo ECM 2

17 Capítulo 1: Estado del Arte 1.2. Empresas precursoras de los sistemas ECM Las grandes empresas como IBM, Oracle, HP o Microsoft ofrecen soluciones ECM robustas que son de preferencia para el sector empresarial aunado a estas marcas hay otras empresas dedicadas y expertas en el desarrollo de tecnología ECM como lo son: Compulink Management Center, INC con el software ECM LaserFiche. EMC Corporation con el software ECM Documentum Alfresco Software, Inc con el software ECM Alfresco LaserFiche. Desde 1987 LaserFiche ha utilizado la filosofía para crear soluciones sencillas y elegantes para la administración de contenidos de empresas, más de 30,000 organizaciones incluyendo oficinas gubernamentales han utilizado el software LaserFiche para la estandarización de documentos, registros y administración de procesos empresariales. LaserFiche ofrece varios paquetes básicos para satisfacer las necesidades de las pequeñas y grandes organizaciones, incluyendo LaserFiche Rio, una solución ECM fácil de comprar, implementar, extender y administrar y LaserFiche Avante, una poderosa solución con automatización de Workflow. El sistema ECM de LaserFiche está diseñado para brindar a las organizaciones control central sobre su infraestructura de información, incluyendo estándares, seguridad y auditoría, al mismo tiempo que ofrece a las unidades empresariales la flexibilidad de reaccionar rápidamente a las condiciones de cambio. La suite de productos LaserFiche está creada sobre tecnologías de Microsoft para simplificar administración del sistema, es compatible con las plataformas Microsoft SQL y Oracle, y presentando integración aún más 3

18 Capítulo 1: Estado del Arte transparente con las aplicaciones de Microsoft Office y una integración bidireccional con SharePoint. En la siguiente figura 1.1 se muestra descripción de cómo está estructurada la suite de LaserFiche. Figura 1.2 Suite de LaserFiche Documentum La plataforma EMC Documentum proporciona la base para una amplia serie de aplicaciones específicas del negocio. Estas aplicaciones, ofrecidas por EMC y otros fabricantes, incluyen administración de conocimientos, colaboración, administración de procesos transaccionales, administración de contenido Web, administración de medios enriquecidos y archivado. La plataforma proporciona un entorno unificado y seguro de almacenamiento, acceso, organización, control y distribución de cualquier tipo de información no estructurada. La automatización impulsada por políticas permite crear, revisar, aprobar y publicar cualquier contenido 4

19 Capítulo 1: Estado del Arte conforme a las reglas del negocio para soluciones end-to-end. Documentum es una parte esencial de su infraestructura de TI. Es una plataforma excepcionalmente escalable y de alto performance que puede automatizar todo el proceso del negocio, facilitar el cumplimiento de normas y simplificar la búsqueda de información dentro y fuera de su organización. La plataforma Documentum fue diseñada para maximizar la escalabilidad y la flexibilidad de implementación. Los archivos de contenido se pueden almacenar en un file system, una base de datos o un almacenamiento accedido por contenido. El índice de texto completo y los metadatos se almacenan por separado. Documentum proporciona la única arquitectura sin proveedor de la industria, ya que soporta todas las principales plataformas de bases de datos, sistemas operativos, navegadores, portales, servidores de aplicaciones y estándares de desarrollo como se muestra en la tabla 1.3. Esta flexibilidad protege la inversión en su infraestructura de TI existente y disminuye el costo general de propiedad. Soporte de Navegador Apple Safari Microsoft Internet Explorer Mozilla Firefox Google Chrome Tabla 1.3 Compatibilidad de sistema Soporte de Servidor de Aplicaciones Apache BEA IBM Oracle Sun Soporte de Base de Datos IBM DB2 Microsoft SQL Server Oracle Sybase Soporte de Plataforma AIX HP-UX Linux Microsoft Windows Server Solaris Además, la arquitectura soporta una implementación flexible. Permite la replicación y el almacenamiento local en la memoria caché de los repositorios. Esto significa que es posible lograr el equilibrio apropiado entre los requerimientos de 5

20 Capítulo 1: Estado del Arte administración de TI y performance, ya sea que se trate de proporcionar soporte para departamentos en una misma ciudad o en todo el mundo. Tanto el servidor de contenido como el repositorio escalan de manera horizontal y vertical, lo que permite que Documentum se adapte sin esfuerzo a miles de millones de objetos. Los backups inteligentes, el clustering y el failover automático por aplicación aseguran que Documentum proporcione las garantías de continuidad del negocio y alta disponibilidad necesarios al administrar procesos del negocio Alfresco Alfresco fue creada en junio de 2005 por John Newton, cofundador de Documentum y John Powell, antiguo ejecutivo de Business Objects, quienes trajeron consigo una gran experiencia respecto a las necesidades de una aplicación orientada a la gestión de contenido empresarial. La misión de Alfresco consiste en abrir el mundo de la Gestión Documental a través del código abierto con el fin de incrementar las inovaciones gracias a la participación de la comunidad y del libre acceso al código fuente. Alfresco, a pesar de ser relativamente reciente en el mundo de la gestión documental, es una herramienta particularmente madura y bien diseñada. Es una herramienta que reúne un gran número de elementos técnicos muy reconocidos (Hibernate, Lucene ) procedentes del sector de código libre. Alfresco se distribuye en 2 licencias: Código abierto comunitario Empresarial-Comercial, que ofrece funciones especiales como la gestión de grupos, LDAP, SSO y una gran disponibilidad. 6

21 Capítulo 1: Estado del Arte Entre las funcionalidades principales, cabe destacar la: Gestión flexible de documentos. Gestión avanzada de flujos de trabajo, notificaciones y circuitos de validación. Gestión libre de los metadatos asociados a los documentos. Alfresco es una aplicación puntera en el campo de la gestión documental. Todos los documentos son objetos a los que se puede aplicar una serie de métodos como la previsualización, la gestión de versiones, la gestión de permisos y muchos otros. 7

22 Capítulo 2 Marco Teórico

23 Capítulo 2: Marco Teórico Capítulo 2: Marco Teórico En este capítulo se mencionaran los principios fundamentales para la gestión documental y como se involucra la norma ISO 9001:2008 en el control de documentos para llegar a la conceptualización de un Sistema de Gestión de Documentos (DMS), así como la estructura del ECM y la funcionalidad de los componentes que lo integran. 2.1 Gestión Documental. La gestión documental ha existido desde hace miles de años, surge de las necesidades de almacenar y clasificar la documentación o registros de información que el ser humano genera continuamente. Actualmente se entiende por gestión documental al conjunto de normas, técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo dentro de una organización, permitir la recuperación de la información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos. En consecuencia se encuentra identificada con los estándares de la norma internacional ISO 9001:2008 en los apartados que se refiere al control de los documentos y control de los registros. Puntos importantes para que el proceso de la gestión documental este estandarizado dentro de la gestión de la calidad Apartado Control de los Documentos de la Norma ISO 9001:2008 La norma nos indica que los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad son registros de un tipo especial de documento y deben controlarse de 9

24 Capítulo 2: Marco Teórico acuerdo con los requerimientos citados en el apartado que se estudiara más adelante. Para el control de los documentos se debe establecer un procedimiento que se defina de acuerdo a los siguientes puntos: Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la revisión vigente de los documentos. Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. Asegurarse que los documentos permanezcan legibles y facialmente identificables. Asegurarse que los documentos de origen externo, que la organización determina que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de la calidad, se identifican y que se controla su distribución. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón Apartado Control de los Registros de la Norma ISO 9001:2008 La norma en este apartado nos dice que todo registro emitido que permita evidenciar deben ser controlados en cuanto su almacenamiento, identificación, resguardo, protección, recuperación, retención y disposición para poder asegurar que permanezca legible, identificable y localizable para su eficaz uso y consulta. 10

25 Capítulo 2: Marco Teórico 2.2 Sistema de Gestión de Documentos El uso de Internet e Intranet permite compartir información dentro y fuera de cualquier organización. Sin embargo, por sí solos estos medios no pueden cumplir los requisitos que establecen las normas internacionales de calidad como ISO 9001:2008, por lo cual se hacen los siguientes cuestionamientos. Cómo asegurar que sólo usuarios autorizados consulten los documentos? Quién actualizará el sitio cada vez que se aprueben cambios? Cómo se garantizará que las actualizaciones se realicen inmediatamente? Cómo se asegurará el control de versiones? Los sistemas de gestión de documentos (conocidos también como software de gestión de documentos) permiten que los usuarios capturen y manejen los documentos de una organización. Los DMS tienen funciones como creación de imágenes para documentos, gestión del flujo de trabajo, búsqueda de texto y gestión de documentos multimedia, como texto, audio, video, gráficos y fotos. Un DMS también almacenará documentos electrónicos y documentos que contienen imágenes, y permitirá darles seguimiento. Los sistemas de gestión de documentos permiten almacenar, controlar las versiones, administrar meta datos y establecer la seguridad para los documentos, además de que tienen capacidades de generación de índices y de búsqueda. Para este tipo de software es de suma importancia manejar la interfaz WEB ya que facilita el acceso a los documentos, hoy en día la gente está más acostumbrada al Internet para buscar información y esto motivara a los usuarios al uso estos sistemas. 11

26 Capítulo 2: Marco Teórico 2.3 Sistema de Administración de Contenido Empresarial (ECM) ECM es el conjunto de estrategias, métodos y herramientas para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con los procesos de la organización. ECM permite la gestión de información estructurada y no estructurada. No es suficiente solo el manejo de contenido, si no la capacidad de acceder a la versión correcta de un documento o registro, pero las empresas deben ir más allá. El contenido debe ser administrado de manera que este pueda ser utilizado para lograr objetivos de negocio. ECM proporciona herramientas y tecnologías que impactan en la gestión del ciclo de vida de los contenidos o documentos, desde el nacimiento hasta la muerte de estos. ECM es una estrategia continua y en evolución para maximizar la forma en que el contenido de la organización se va a utilizar. ECM no solo se puede ver como la herramienta que ayuda a gestionar los contenidos, si no como la herramienta que a través de la gestión de los contenidos puede gestionar los procesos de negocio ayudando a reducir costos de los mismos para beneficio del proceso Arquitectura del ECM La arquitectura de un sistema ECM está desarrollada como una Arquitectura Orientada a Servicios combinando la forma tradicional de un sistema WEB y una aplicación Cliente/Servidor. un ECM. En la figura 2.1 se puede observar cómo está estructurada la arquitectura de 12

27 Capítulo 2: Marco Teórico Figura 2.1 Arquitectura de ECM Arquitectura Orientada a Servicios. Primero entenderemos el concepto SOA, esta arquitectura establece un marco de diseño para la integración de aplicaciones independientes de manera que desde la red pueda accederse a sus funcionalidades, las cuales se ofrecen como servicios. La forma más habitual de implementar es mediante WEB Services, una tecnología basada en estándares e independiente de la plataforma, con la que SOA puede descomponer aplicaciones monolíticas en un conjunto de servicios e implementar esta funcionalidad en forma modular. Qué es un servicio exactamente? Un servicio es una funcionalidad concreta que puede ser descubierta en la red y que describe tanto lo que puede hacer como el modo de interactuar con ella. Desde la perspectiva de la empresa, un servicio realiza una tarea concreta: puede corresponder a un proceso de negocio tan sencillo como introducir o extraer un dato. Pero también los servicios pueden acoplarse dentro de una aplicación completa que proporcione servicios de alto nivel, con un grado de complejidad muy superior, un proceso desde que comienza hasta que termina puede involucrar varias aplicaciones de negocio. La estrategia de orientación a servicios permite la creación de servicios y aplicaciones compuestas que pueden existir con independencia de las tecnologías 13

28 Capítulo 2: Marco Teórico subyacentes. En lugar de exigir que todos los datos y lógica de negocio residan en un mismo ordenador, el modelo de servicios facilita el acceso y consumo de los recursos de IT a través de la red. Puesto que los servicios están diseñados para ser independientes, autónomos y para interconectarse adecuadamente, pueden combinarse y recombinarse con suma facilidad en aplicaciones complejas que respondan a las necesidades de cada momento en el seno de una organización. Las aplicaciones compuestas (también llamadas dinámicas ) son lo que permite a las empresas mejorar y automatizar sus procesos manuales, disponer de una visión consistente de sus clientes y socios comerciales y orquestar sus procesos de negocio para que cumplan con las regulaciones legales y políticas internas. El resultado final es que las organizaciones que adoptan la orientación a servicios pueden crear y reutilizar servicios y aplicaciones y adaptarlos ante los cambios evolutivos que se producen dentro y fuera de ellas, y con ello adquirir la agilidad necesaria para ganar ventaja competitiva WEB Services. La adopción de una solución de diseño basada en SOA no exige implantar Web Services. No obstante, como ya se comentó anteriormente, los Web Services son la forma habitual de implementar SOA. Los Web Services son aplicaciones que utilizan estándares para el transporte, codificación y protocolo de intercambio de información. Los web Services permiten la intercomunicación entre sistemas de cualquier plataforma y se utilizan en una gran variedad de escenarios de integración, tanto dentro de las organizaciones como con partners de negocios. Los Web Services se basan en un conjunto de estándares de comunicación, como son XML para la presentación de datos, SOAP (Simple Object Access Protocol) para el intercambio de datos y el lenguaje WSDL (Web Services Description Language) para describir las funcionalidades de un Web Services. Existen más especificaciones, a las que se denomina genéricamente como la arquitectura WS-*, que define distintas funcionalidades para los Web Services, 14

29 Capítulo 2: Marco Teórico gestión de eventos, archivos adjuntos, seguridad, gestión y fiabilidad en el intercambio de mensajes y transacciones. 2.4 Componentes del ECM La solución ECM combina una amplia variedad de tecnologías y componentes, algunos de los cuales también se pueden utilizar como soluciones independientes. Los componentes y tecnologías del ECM quedan categorizados de la siguiente manera. Capture (Captura) Manage (Administración) Store (Almacenar) Deliver, and long-term (Entregar) Preserve (Preservar) En la figura 2.2 se observa el modelo basado en estas cinco principales categorías. Figura 2.2 Componentes de Enterprise Content Management 15

30 Capítulo 2: Marco Teórico Los componentes capture, preserve, deliver y store se encuentran interconectados con el Manage y estos pueden ser usados en combinación o como módulos independientes. Podemos observar en la figura 2.2 que se muestran 5 módulos más los cuales interactúan principalmente con la dinámica del ciclo de vida de los documentos. DM o Document Management. Collaboration (sistemas de apoyo o trabajo en grupo) WCM o Web Content Management RM o Records Management (Gestión de Registros) Workflow / BPM o Bussines Process Management Capture Este módulo contiene funcionalidades y componentes para generación, captura, preparación y procesamiento de información. Pueden existir diferentes tipos de captura de datos, desde los más simples como la captura manual hasta lo más complejo como la clasificación automática de información. A esta información de entrada normalmente se le llama Input. En la figura 2.3 se muestra la estructura del módulo capture del ECM y sus componentes. ECM Capture Creados por el Hombre Office Documents Form Rich Media Microfilm Creados por Aplicaciones ERP XML Financial Applications E-Billing Reconocimiento OCR HCR ICR OMR Barcode Otros Forms Processing E-Forms/WEB-Forms COLD/ERM Indexing Input Desings Categorization Figura 2.3 Capture 16

31 Capítulo 2: Marco Teórico La captura manual permite todo tipo de información, desde documentos en papel o electrónicos, s, formularios, archivos multimedia y videos entre otros. La captura automática o semiautomática puede provenir de otros sistemas en archivos electrónicos o del reconocimiento de información de tecnologías de procesamiento Tecnologías para el procesamiento información capturada. En la actualidad existen varias tecnologías para el reconocimiento de la información que es procesada al digitalizar los documentos que se encuentran en papel, entre estas tecnologías tenemos: OCR (Optical Character Recognition): Este sirve para reconocer el texto legible de una imagen y convertirlo en cadenas de caracteres. HCR (Handprint Character Recognition): Este reconocimiento se basa en la escritura a mano puede considerarse como el perfeccionamiento del OCR sin embargo suele ser no muy fiable. Es usado sobre todo en la definición de campos dentro de un documento. ICR (Intelligent Character Recognition): ICR es una combinación entre el OCR y HCR, este utiliza la comparación lógica de los caracteres con un amplio diccionario de reconocimiento acercándose al resultado que considere más aproximado. Esta tecnología es usada sobre todo para documentos que contienen letras hechas a mano. OMR (Optical Mark Recognition): Esta tecnología se especializa en el reconocimiento de marcas definidas con una precisión muy alta. Es usada sobre todo para el reconocimiento de marcas en cuestionarios o cualquier tipo de formulario. 17

32 Capítulo 2: Marco Teórico Barcode: Esta tecnología permite el reconocimiento de códigos de barras para la extracción de información o comparación de esta en una base de datos Componentes para la indexación de la información. Un punto importante en el manejo información es la indexación, para esto existen componentes que son capaces de realizar una indexación temática que nos permita ordenar la información de forma adecuada Manage La administración del ECM tiene como objetivo proveer componentes de manera integral en un solo servicio para soportar la administración de documentos ó DM (Document Management), la colaboración, WCM (Web Content Management), Records Management y Workflow/Bussines Process Management con interfaces estandarizadas y bajo los conceptos de seguridad requeridos. En la figura 2.4 se puede observar los componentes por los que se encuentra integrado el Manage. MANAGE Document Management Collaboration DM Collaboration Workflow / Bussines Process Management WF/BPM WCM Web Content Management RM Records Management Figura 2.4 Componentes de Manage 18

33 Capítulo 2: Marco Teórico DM (Document Management) Estos sistemas se encargan del control de los documentos desde su creación hasta el archivado a largo plazo. La gestión de documentos incluye funciones como: Entrada/Salida: Permite comprobar la información almacenada para mantener la coherencia de la misma. Gestión de Versiones: Permite realizar el seguimiento de las diferentes versiones y revisiones de la información. Búsqueda y Navegación: Permite realizar búsquedas precisas de la información y sus contextos asociados. Visualización: Permite mostrar la información de forma estructurada como carpetas, archivos y accesos directos. La gestión documental nos ayuda a mejor la creación, revisión, aprobación, y el consumo de los documentos electrónicos y nos proporciona de otras características como los servicios de biblioteca, perfiles de documentos, revisión de historiales y seguridad de los documentos Collaboration. La colaboración permite mantener la creación y revisión de información entre los usuarios o un perfil no importando la ubicación dentro de la empresa incluso desde una ubicación geográfica diferente. La colaboración tiene las siguientes funciones: Uso en conjunto de la información de la base de datos. Procesamiento de información en conjunto y de manera simultánea. Compartir recursos y respaldos. Administración conjunta de funciones como calendarios, agenda de citas entre otros relacionados al manejo de la información. 19

34 Capítulo 2: Marco Teórico Integración en conjunto de información que proviene de otras aplicaciones WCM (Web Content Management). El WCM nos permite acceder a la información que sea ha procesado con el ECM desde un sitio web ya sea de manera interna (intranet) o de forma externa (web) los cuales puedes ser administrados, almacenados o distribuidos por el WCM que también nos brinda las siguientes funciones: Creación o edición de la información desde el portal web. Distribución o publicación de la información. Conversión de formatos para la publicación o almacenamiento. Administración de parámetros de seguridad para el control de acceso a la información RM (Records Management). RM se refiere a la administración de los registros de la información importante y los datos que las empresas están obligados a archivar basado en normas y políticas internas o externas. Las funciones del RM son: Archivos de imágenes y otros índices estructurados para el almacenamiento ordenado de la información. Indexación inequívoca de la información. Gestión de retención de registros y programas de eliminación. Protección de información o parte de los contenidos de los documentos de acuerdo con sus características. Uso de meta datos para identificación correcta de los documentos. Descripción de la información almacenada. Diferenciación de información pública o privada. 20

35 Capítulo 2: Marco Teórico WF/BPM (Workflow/Business Process Management) Son herramientas que se pueden utilizar para desarrollar, implementar, monitorear y optimizar múltiples tipos de aplicaciones de automatización de procesos. El workflow es comúnmente asociado en la automatización de los procesos manuales de la gestión de documentos, donde se pueden crear reglas que se basan en las necesidades de los distintos negocios asociados aun documento Store Son los componentes que se utilizan para el almacenaje temporal de la información que no requiere ser archivada, en el caso de que la información sea útil y es necesaria su conservación se utilizan herramientas de Preserve. Los componentes Store están divididos en tres categorías: Repositorios como lugares de almacenamiento, Servicios de Biblioteca como componentes para la administración de repositorios y tecnologías de almacenamiento. El la figura 2.5 se muestran los componentes de Store. Store Repositorios File Systems Content Management Systems Databases Data Warehouses Servicios de Biblioteca Search/Retrieval Version Control Check In/Check Out Audit Trail Tecnologías de Almacenamiento SAN NAS Magneto Optical DVD CD-ROM Tape Magnetic Storage RAID Optical Disc Figura 2.5 Componentes Store 21

36 Capítulo 2: Marco Teórico Preserve Preserve es un componente para manejar los archivos a largo plazo, tener un almacenamiento seguro y copia de seguridad de la información. Un factor importante para los sistemas de almacenamiento a largo plazo es la planificación oportuna y evaluaciones regulares del desempeño de las migraciones con el fin de mantener la información en el cambiante panorama técnico. En la figura 2.6 se pueden observar los componentes de Preserve. Preserve Archivo Paper Microfilm NAS/SAN CAS WORM WORM-TAPE Selección Figura 2.6 Componentes Preserve Deliver Este componente se utiliza para presentar la información de los componentes Manage, Store y Preserve y poder distribuirla a otras aplicaciones como transferencia de archivos o generación de formatos de salida. Este componente se relaciona con 3 tipos de tecnologías para el diseño y publicación de información: 22

37 Capítulo 2: Marco Teórico Tecnologías de transformación. Tecnologías de seguridad. Tecnologías de distribución. En la figura 2.7 se muestran las tecnologías que integran el módulo Deliver. Security as ECM Infrastructure Transformation Security Technologies Distribution Layou/Desing COLD/ERM Personalization PKI Internet, Intranet, Extranet E-Bussines Portal Publishing XML PDF Compression Syndication Converter/Viewer Digital Rights Management/ Watermark Digital Signature Datatransfer via EDI, XML and Other formats. CD/DVD Digital TV Paper Figura 2.7 Componentes Deliver Tecnologías de Transformación. Esta tecnología está controlada y generalmente está de fondo en la aplicación ECM no siendo visibles para los usuarios. Entre estas tecnologías tenemos: COLD/ERM: Se encarga de preparar los datos de salida para la distribución y transferir el archivo. Las aplicaciones típicas son las listas y las salidas con 23

38 Capítulo 2: Marco Teórico otros formatos. Estas tecnologías también incluyen registros generados por los componentes ECM. Personalization: Esta tecnología aplica a todos los componentes del ECM y le da al usuario sólo aquellas funciones y la información que se necesita de acuerdo a sus necesidades. XML (Extended Markup Lenguage): Este lenguaje permite describir las interfaces, estructuras, metadatos y documentos. XML se está convirtiendo en la tecnología universal para describir información. PDF (Printable Document Format): Un formato de impresión y distribución inteligente que permite la presentación independiente de la plataforma de la información. A diferencia de los formatos de imagen como TIFF, PDF permite las búsquedas de contenido, la edición de metadatos, y la incorporación de la firma electrónica. Converter and Viewers: Sirve para formatear la información y también mostrar la información de salida y de formatos diferentes. Compression: Se utiliza para reducir el espacio de almacenamiento necesario para la información gráfica como lo son los formatos de compresión TIFF y JPGE, y formatos ZIP permite la compresión para cualquier tipo de dato para la transferencia. Syndication: Se utiliza para presentar el contenido en diferentes formatos y formas en el contexto de la gestión de contenidos. Permite utilizar el mismo contenido varias veces en diferentes formas para diferentes propósitos Tecnologías de Seguridad. Esta tipo de tecnologías son funciones que están disponibles para todos los componentes de ECM. Por ejemplo, las firmas electrónicas no solo se utilizan con la autorización de documentos, sino también en la captura de datos a través de un barrido. PKI (Private Key Infraestructure) es una tecnología en la que está basada la firma electrónica, maneja claves y certificados que comprueban la autenticidad de las firmas, estas firmas se demuestran la identidad del remitente y la integridad 24

39 Capítulo 2: Marco Teórico de los datos. Por último los Digital Rights Management/Watermarking son utilizados para marcar y administrar los contenidos asegurando los derechos de propiedad intelectual o derechos de autor. Se trabaja con técnicas como las watermarrks que se integran directamente en el archivo para proteger el derecho de uso y contenido que se publica o pueda ser impreso Tecnologías de Distribución. Estas tecnologías sirven fundamentalmente para proporcionar los diversos contenidos de un ECM de diferentes formas de manera controlada y orientada hacia los usuarios. Las posibles salidas o medios de distribución son: Internet, extranet and intranet E-business portals and fax Data transfer by EDI, XML or other formats Mobile devices like mobile phones, communicators and others Data media like CDs and DVDs Digital TV and other multimedia services Paper 25

40 Capítulo 3 Diseño y simulación

41 Capítulo 3: Diseño y simulación Capítulo 3: Diseño y simulación En este capítulo se expondrá el diseño del sistema ECM, el cual está estructurado como una aplicación cliente-servidor y primero se diseñara la estructura de base de datos para después pasar al funcionamiento de la aplicación con dos piezas de software; la primer pieza corresponde al diseño y desarrollo de un servicio de Windows que fungirá como el servidor que se encargara de la funcionalidad del software y la segunda pieza corresponde al módulo visual de la aplicación que conocemos como la aplicación cliente. Primero estableceremos una metodología que nos permitirá estructurar debidamente el diseño y desarrollo de este sistema. 3.1 Metodología para el desarrollo del software ECM. Como primer paso para el diseño del sistema ECM se propuso una metodología para el desarrollo del software aplicando el ciclo de la mejora continua lo cual nos permita obtener un software de calidad. Como primer paso tendremos que planificar recopilando todos los datos disponibles y enfocarnos a las necesidades de las empresas en relación a la administración de su información, después se realizara un diseño y desarrollo de acuerdo a lo planeado y para después realizar las pruebas del desarrollo lo cual nos permitirá documentar y ajustar los errores para que finalmente podamos tomar las decisiones correspondientes y proponer las mejoras para el sistema lo cual nos permitirá generar una nueva versión y así poder tomar las decisiones correspondientes para realizar las mejoras al software. 27

42 Capítulo 3: Diseño y simulación Para ver más claramente como está estructurada la metodología a seguir para el diseño y desarrollo del software ECM en la figura 3.1 se muestra un diagrama a bloques. 3.2 Planeación Figura 3.1 Diagrama a bloques La planeación del software ECM es importante para que el proyecto tenga éxito, esta fase del proyecto nos servirá para poder tener un marco de trabajo que nos permita hacer estimaciones razonables de recursos, costos y tiempos. En la planeación del proyecto tenemos que delimitar las actividades que nos ayudaran a lograr una gestión adecuada del proyecto, estas actividades son: Definir el problema. Definir las metas y restricciones del proyecto. Proponer alternativas del proyecto. Evaluar y seleccionar la alternativa más viable. 28

43 Capítulo 3: Diseño y simulación Planear el desarrollo (estimar esfuerzo, tiempos, costos y organizar los recursos). El primer punto es la definición del problema lo cual nos va permitir conocer las necesidades reales de las empresas con respecto a la importancia de poder adquirir un software que les permita tener la información importante almacenada, segura, controlada, distribuida y conservarla de acuerdo a las políticas de las empresas. Para lograr conocer las necesidades de las empresas se realizó una entrevista con el Grupo Consultor y Valuador, S.A. de C.V. empresa que se dedica hacer valuaciones de terrenos y construcciones, maquinaria y equipo así como el control de activos fijos. La entrevista tuvo como objetivo conocer las necesidades reales de la empresa con respecto a la gestión documental con lo cual pudimos conocer los problemas que se les presentan y los cuales describimos a continuación: Archivado incorrecto de los documentos importantes como lo son certificaciones de avalúos, planos, memorias de cálculo, escrituras y reportes de activos fijos. El registro equivoco de los archivos lo cual actualmente se controla en un hoja de Excel. La búsqueda de un documento solicitado por un cliente tiene un tiempo de respuesta deficiente ya que esto puede tomar entre 15 y 30 minutos debido a las condiciones de la organización de documentos y registros, donde el proceso es: o Gestionar la petición del cliente. o Localizar el registro del documento solicitado. o Buscar el archivo físico. o Digitalizarlo para enviar por correo o enviar una copia directamente al cliente. 29

44 Capítulo 3: Diseño y simulación En base a los puntos anteriores podemos delinear las necesidades reales de la empresa y logramos concluir que el tener un software ECM les permitirá tener una mayor organización de los documentos importantes y un tiempo de respuesta eficiente a las peticiones de documentación por parte de los clientes. Una vez que conocemos la problemática real de las empresas con respecto a la gestión documental podemos definir las metas y restricciones del proyecto, en la tabla 3.1 delimitamos estos puntos. Tabla 3.1 Metas y restricciones Metas Un sistema intuitivo Seguridad de la información Tiempos de respuesta eficientes. Restricciones Capacitación Adquirir tecnología adecuada Póliza de soporte. Una vez establecidas las metas y las restricciones definimos las alternativas tecnológicas para comenzar el diseño del software para lo cual se realizaron las propuestas de gestores de bases de datos y plataformas de desarrollo. En la tabla 3.2 podemos observar las tecnologías de los gestores de bases de datos que se propusieron tomando en cuenta el desempeño y costo. Tabla 3.2 Comparativo de Gestores de Base de Datos Gestor DB Desempeño Costo PostGreSQL MySQL - Multiplataforma. - Es estable y maneja grandes capacidades de almacenamiento. - Tiene una buena velocidad de respuesta pero puede parecer deficiente con bases de datos pequeñas. - Soporta una gran cantidad de peticiones de forma simultánea de forma correcta. - Multiplataforma. - Conexiones simultaneas ilimitadas. - Muy funcional en aplicaciones WEB - Soporta transacciones ilimitadas. - Pertenece a la línea de productos ORACLE. - Flexibilidad para migración de otras bases de datos. Gratuito Gratuito 30

45 Capítulo 3: Diseño y simulación El otro punto importante son las alternativas propuestas de las plataformas de desarrollo. En la tabla 3.3 podemos observar las características de las distintas plataformas propuestas. Tabla 3.3 Comparativa de plataforma de desarrollo Plataforma de Desarrollo Características Costo Visual Studio Java - Permite realizar debug de las aplicaciones. - Permite colocar controles alineados, creando interfaces rápidamente. - La administración de proyectos es excelente permitiendo una depuración integral de los mismos. - Permite trabajar con distintos lenguajes de programación en un proyecto. - Potente herramienta en aplicaciones WEB. - Corre en windows. - Existen innumerable cantidad de librerías de propietarios y open source. - Existen diferentes IDE's para programar. - Similitud con C++. - Orientado a objetos. - Corre en linux o windows. Se cuenta con licenciamiento Libre Una vez que se evaluaron las diferentes posibilidades se llegó a la conclusión de usar como gestor de base de datos a MySQL ya que este soporta una gran cantidad de conexiones limitadas al igual que puede soportar una gran cantidad de transacciones y en cuanto a la plataforma de desarrollo se eligió Visual Studio ya que se cuenta con licenciamiento y la aplicación es destinada en un ambiente de Windows. El diseño del sistema está comprendido en 2 partes, la primera comprende el diseño de la base de datos. La segunda etapa está comprendida por el diseño de la parte visual y el servidor de aplicación, para esto se debe realizar un diseño de clases que es la estructura principal del servidor que se encarga de administrar y agregar características de la aplicación dentro de la base de datos. En base a lo anterior calculamos un estimado del tiempo y los recursos para poder asignar las tareas debidamente durante el periodo de diseño. En la tabla

46 Capítulo 3: Diseño y simulación podemos observar los tiempos con los que hay que cumplir para poder tener un diseño de calidad. Tabla 3.4 Tiempos de diseño Modulo No. De Recursos Tiempo (Hrs) Diseño de base de datos Diseño de servidor de aplicación 2 80 Diseño de cliente y herramientas de aplicación Como parte de la planeación del diseño y desarrollo del software ECM se realizó el ejercicio para tener claras las características de la calidad real, en la figura 3.2 podemos ver estas características en base a los objetivos de tener una aplicación con un alto nivel tecnológico. Figura 3.2 Características de calidad real 32

47 Capítulo 3: Diseño y simulación Una vez analizadas y delimitadas estas características pudimos crear una lluvia de ideas para poder llegar a una conclusión presentando todas las vertientes en un diagrama de causa-efecto que nos permitió tener el panorama y camino a seguir para poder tener una aplicación de acuerdo a las características reales de calidad. En la figura 3.3 podemos observar el diagrama de causa-efecto. 3.2 Diseño Figura 3.3 Diagrama causa - efecto El primer paso dentro del diseño es delimitar el alcance en forma general del software, definiendo la estructura básica del funcionamiento o arquitectura de cómo está estructurada a grandes rasgos. Como parte esencial de la arquitectura definimos tres capas dentro de esta teniendo como primera capa el módulo cliente, en la segunda capa tenemos al módulo servidor o capa de negocio y la tercera capa corresponde a la de base de 33

48 Capítulo 3: Diseño y simulación datos. En la figura 3.4 podemos observar cómo está definida la arquitectura planteada. Figura 3.4 Diagrama de arquitectura ECM Una vez definida el tipo de arquitectura para el diseño y desarrollo del software ECM se delimito el funcionamiento de la aplicación definiendo las generalidades del sistema propuesto: El software ECM está integrado por el cliente y el servidor que forman el núcleo de la solución para la administración de contenidos. La base datos y el repositorio son integrales para el buen desempeño de la aplicación. El software permite crear estructuras de carpetas, importar documentos electrónicos (imágenes, multimedia, documentos office, pdf, etc) y documentos a partir de un proceso de digitalización. Se pueden crear plantillas y campos como metadatos para asignarlas a los documentos. Tiene la capacidad de generar texto (OCR) de los documentos digitalizados. 34

49 Capítulo 3: Diseño y simulación Se pueden colocar notas con información puntual dentro de los documentos además de generar un historial de las modificaciones de las mismas. Seguridad de acceso. Asignación de permisos al funcionamiento de la aplicación y a los documentos. Módulo de búsquedas personalizadas configurándola por distintos criterios (texto en notas, texto del documento, nombre o parte del nombre de los documentos, plantillas y campos). Descritas las generalidades del sistema trazaremos el funcionamiento básico del sistema en un diseño a través de un diagrama de flujo que se muestra en la figura 3.5 donde veremos en forma general el funcionamiento del software. Inicio Acude con el administrador para que le otorgue los permisos Finaliza Sesión El usuario se firma en la aplicación NO NO Usuario valido? NO El usuario tiene permisos? El usuario tiene permisos? SI El usuario esta dentro de la aplicación El usuario crea nuevas carpetas, estructuras de datos, digitaliza o importa documentos El usuario genera texto, crea notas, captura información o realiza busquedas Figura 3.5 Diagrama de flujo de funcionamiento 35

50 Capítulo 3: Diseño y simulación Una vez con el panorama completo del diseño de la aplicación este se quedara dividido en tres partes; diseño de base de datos, diseño módulo cliente y diseño modulo servidor Diseño de Base de Datos. El diseño de la base de datos está estructurado dentro del gestor MySQL se realizó con la aplicación de modelaje MySQL Workbench que nos permite crear las tablas de nuestra estructura de datos y realizar una ingeniería directa creando la base de datos y controlando las modificaciones que esta tenga. En la figura 3.6 podemos ver la pantalla principal del modelador de la base de datos. Figura 3.6 Modulo de diseño de Base de Datos Primero definiremos la nomenclatura que se usara para dar nombre a las tablas de la base de datos dividiéndolas en tres diferentes tipos de tablas: asdc_ se usara para nombrar a las tablas que consideraremos como un catálogo. asdp_ se usara para nombrar a las tablas que consideraremos como productivas. 36

51 Capítulo 3: Diseño y simulación asdr_ se usara para nombrar a las tablas que consideraremos como relaciones entre tablas. Una vez que se realizó esta clasificación comenzaremos con el nivel principal de la estructura de datos para el software ECM. El primer nivel es el documento o la carpeta los cuales se guardaran dentro de la tabla asdc_estacion pero para poder identificar qué tipo de documento es el que se está almacenando los relacionaremos con la tabla que nos indicara el tipo de documento asdc_tipoest. Otro punto importante es como relacionaremos la información de un documento con su ubicación física o más bien con el archivo (imagen o documento electrónico) que es importado al sistema, para esto se diseñara la tabla asdc_volumen la cual nos indicara el lugar físico de almacenaje. En la figura 3.7 podemos la relación de las tablas mencionadas entre sí. Figura 3.7 Entidad-Relación de Elementos 37

52 Capítulo 3: Diseño y simulación Una vez definida la entidad relación para el nivel de documentos dentro de la base de datos definiremos la estructura que corresponde a los accesos al sistema y como se manejara la seguridad de la información. Primero definiremos la tabla donde se guardaran los accesos o usuarios del sistema asdc_acceso y de igual manera la tabla que soportara la relación a si misma asdr_gpousu lo cual le permitirá guardar tanto usuarios como perfiles de usuarios. Una vez definida la estructura de los accesos definiremos los derechos o permisos que se podrán tener sobre las funcionalidades del sistema; para soportar esta información se definió la tabla asdc_derechos los cuales estarán relacionados a cada acceso por la tabla asdr_accder. Otra parte fundamental dentro de esta estructura es la seguridad para cada elemento o más bien para cada carpeta y documento, este nivel de seguridad es asignado para cada registro de la tabla asdc_estacion para lo cual se definió un catálogo con los permisos para cada elemento y estos son: Explorar Leer Modificar Eliminar Consultar la Seguridad del elemento Cambiar la Seguridad del elemento La tabla catalogo que contendrá estos registros se llama asdc_nivelacc y se relacionara a la tabla asdc_estacion por medio de una tabla relacional asdr_estacc que es en la cual se guardara la información para poder identificar el nivel de seguridad que contendrá cada carpeta o documento registrados dentro de la base de datos. En la figura 3.8 podemos observar el diagrama de base de datos que contempla la seguridad del sistema. 38

53 Capítulo 3: Diseño y simulación Figura 3.8 Entidad Relación de seguridad Como se puede observar el modelaje de la base de datos se compone de tablas definidas para cada una las funcionalidades del sistema que requieren ser almacenadas como lo puede ser la seguridad, los usuarios que acceden al sistema, las carpetas configuradas, los documentos importados dentro del sistema, el texto generado a los documentos entre otras tantas posibilidades que nos da el diseñar de una estructura de base de datos de acuerdo a todas las posibilidades del sistema Diseño del Módulo Servidor El modulo servidor es la pieza de software que funciona como un servicio de Windows que se encarga de comunicar las acciones de la aplicación cliente para que ejecute funcionalidades específicas como el realizar consultas de información a la base de datos. 39

54 Capítulo 3: Diseño y simulación Para diseñar el modulo servidor tenemos que guiarnos de la funcionalidad que queremos tener dentro de nuestro sistema. Comenzaremos por definir el nivel más alto dentro de nuestro sistema el cual corresponde al Servidor que no es más que la maquina donde estará corriendo el modulo servidor el cual podrá tener registrados N cantidad de repositorios y cada repositorio es una base de datos diferentes. El servidor y los contenedores son llaves que se alojaran en el registro de Windows y desde ahí se podrán consultar para identificar a que repositorio se desea acceder. En la figura 3.9 podemos observar como el objeto servidor (Clase de Servidor del componente servidor) contiene una lista del componente repositorio. Figura 3.9 Diagrama de clases de Servidor - Repositorio Una vez definido el nivel más alto dentro de nuestro diagrama de clases se diseñaron las propiedades y métodos (funciones de código) que nos llevaran a tener la funcionalidad del sistema, por ejemplo el objeto servidor tiene dos propiedades Nombre y Repositorios y un método CrearRepositorio donde cada vez que crea un repositorio lo agrega a la lista de repositorios que contiene y cada objeto repositorio contenido dentro del objeto servidor tiene una propiedad NombreRepositorio y un método Firmarse que por medio de un usuario y una contraseña nos da acceso al repositorio. En la figura 3.10 se muestra el diagrama de clases con la lógica a seguir para el diseño de todas las clases dentro del componente servidor. 40

55 Capítulo 3: Diseño y simulación Figura 3.10 Diagrama de clases propiedades y métodos Diseño Modulo Cliente. El modulo cliente es la parte visual por medio del cual podrá comunicarse con el modulo servidor, el diseño de este módulo no solo implica que todo esté dentro del módulo servidor al cual lo rodean diferentes componentes independientes que proporcionan una funcionalidad. En la figura 3.11 se muestran los módulos que proporcionan una funcionalidad al módulo cliente. Figura 3.11 Modulo cliente ECM 41

56 Capítulo 3: Diseño y simulación El modulo cliente hace referencia y crea una instancia del módulo servidor haciendo peticiones de los métodos para realizar principalmente actualizaciones en la base de datos. En la figura 3.12 podemos observar por medio de un diagrama de flujo como se comunica el cliente con el componente de servidor. Cliente Inicio Cliente se firma en aplicación con usuario y contraseña Regresa lista de elementos disponibles y se cargan en el cliente para poder verlos No Servidor Usuario valido Si Crea instancia del objeto repositorio Valida elementos disponibles para el usuario Figura 3.12 Diagrama de Flujo de comunicación cliente - servidor El módulo de licenciamiento está integrado por un generador de llaves que es una codificación de datos obtenidos del equipo y estos son encriptados regresando una llave válida para una instalación del servidor del ECM. En la figura 3.13 podemos observar el funcionamiento del módulo de licenciamiento. Inicio No Fin Se instala servidor ECM El sistema solicita una llave Se comunica por medio de un Web Services a un servidor. Los datos corresponden a una orden de compra del producto? Si Activa producto y regresa llave encryptada Figura 3.13 Diagrama de flujo módulo de licenciamiento 42

57 Capítulo 3: Diseño y simulación El modulo OCR es un código en programación de lenguaje C y es un proyecto con licenciamiento Open Source que pertenece a la línea de proyectos de google y este es usado por la aplicación para generar el texto de las imágenes digitalizadas. El resto de los componentes son controles diseñados para interactuar de manera íntegra con el servidor del ECM. 3.3 Simulación. Una vez diseñado de forma íntegra el diseño de los tres componentes planteados como siguiente paso es presentar la simulación de la aplicación. Previamente al uso de la aplicación se instaló el servidor en una PC, después se realizó la instalación del cliente en un equipo diferente conectados en una red local común. Una vez instaladas las dos aplicaciones se ejecuta la aplicación cliente y como primer paso se procede a identificar el servidor y a dar de alta un nuevo repositorio. En la figura 3.14 se muestra el inicio de la aplicación ECM. Figura 3.14 Inicio del ECM 43

58 Capítulo 3: Diseño y simulación En la figura 3.14 podemos observar que el campo de repositorio está vacío y del lado derecho de ese campo se puede apreciar un botón, el cual se oprime para que nos permita configurar una instancia al repositorio. En la figura 3.15 se observa la pantalla donde vamos elegir el servidor al cual estará apuntando la aplicación cliente. Figura 3.15 Acceso a repositorio Una vez que se lejío el servidor y no se tiene un repositorio configurado se puede observar un botón que dice nuevo repositorio se oprime el botón y se muestra una pantalla de configuración de repositorio como se puede observar en la figura Figura 3.16 Creación de un nuevo repositorio 44

59 Capítulo 3: Diseño y simulación Esta pantalla requiere de ciertos datos para poder crear un repositorio nuevo y una vez creado tendremos por default el usuario admin el cual no tendrá contraseña. Una vez dentro del sistema se podrán crear estructuras de carpetas de manera muy similar como se hace en un explorador de carpetas de Windows. En la figura 3.17 se muestra el software ECM con algunas carpetas. Figura 3.17 Estructura de carpetas Otro punto importante es la capacidad de poder crear usuarios y grupos de usuarios esto con la necesidad de limitar el acceso a la información almacenada dentro del sistema creando niveles de seguridad a nivel usuario o grupo. En la figura 3.18 se puede observar las ventanas de los usuarios. 45