MANUAL DE USUARIO. Bigtincan Hub.- The mobile enabler

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1 MANUAL DE USUARIO Bigtincan Hub.- The mobile enabler

2 Índice 1 Qué es Bigtincan Hub? Qué ventajas ofrece Bigtincan Hub? Cuáles son las principales funcionalidades de Bigtincan Hub? A quién va dirigido Bigtincan Hub? Requerimientos técnicos Características técnicas Operativa del servicio Acceso al portal de gestión de Bigtincan Hub Acceso al área de administración Cómo salir del área de administración? Personalizar los detalles de la empresa Como crear entornos de trabajo Agregar entornos Web Editar o Borrar Entornos de trabajo Como crear canales Editar o Borrar Canales Como crear grupos Editar o Borrar Grupos Como crear usuarios Editar o Borrar Usuarios Como crear temas

3 1 Qué es Bigtincan Hub? Frecuentemente tanto los empleados como los clientes tienen dificultades en encontrar aquella información que necesitan, perdiendo tiempo en buscarla entre los correos recibidos, las carpetas compartidas o las páginas web. Según diferentes estudios publicados, más del 80% de los contenidos e información generados por los diferentes departamentos de las compañías no es utilizado por los empleados, red de ventas etc. Las dos razones fundamentales de esta situación son la dificultad de encontrar la información y el desconocimiento de su existencia. Con la llegada de los dispositivos móviles, el tema se complica, ya que para el usuario del entorno móvil, los correos, las páginas web y las carpetas son incluso más difíciles de acceder. Además, en los dispositivos móviles, las aplicaciones corporativas se encuentran mezcladas con las de uso personal no pudiendo diferenciar el entorno laboral del personal. Por otro lado, aunque la empresa pueda disponer de un sistema de gestión de dispositivos móviles (MDM), este tipo de aplicaciones no dan respuesta a la necesidad actual de organizar y presentar tanto las aplicaciones corporativas como los contenidos en un entorno de trabajo corporativo visual, intuitivo y alineado con la nueva forma de interactuar en los dispositivos móviles. Por todo ello se crea Bigtincan Hub. Se trata de la plataforma colaborativa de última generación que permite la distribución de contenidos empresariales hacia el puesto de trabajo móvil. Bigtincan Hub facilita la distribución de la información corporativa (hojas de cálculo, presentaciones, documentos, PDFs, videos, etc.) a los dispositivos móviles de forma completamente segura, en tiempo real y con notificaciones ( push ), desde un interfaz elegante, ágil e intuitivo y, sobre todo, adaptado a los sistemas táctiles de los mismos. Bigtincan Hub, convierte el dispositivo móvil en un puesto de trabajo eficiente y seguro, de tal forma, que los usuarios podrán organizar y gestionar también sus propios contenidos en su trabajo diario. Bigtincan hub está disponible tanto para ios como para Android, y cuenta, así mismo, con la versión HTML5 que permite su acceso desde cualquier dispositivo o PC. 3

4 1.1 Qué ventajas ofrece Bigtincan Hub? Entre las principales ventajas que ofrece esta plataforma destacan: Acceso y distribución de contenidos desde una interfaz atractiva: Consiga que sus empleados accedan fácilmente a la información corporativa, de marketing, de ventas, etc., de una forma amena e intuitiva desde su dispositivo móvil Creación de un entorno de trabajo organizado: Gracias a Bigtincan Hub los contenidos y las aplicaciones se presentan en el dispositivo móvil dentro de un entorno de trabajo corporativo (separado del entorno privado y personal) perfectamente organizado que se mantiene actualizado y sincronizado con el repositorio central de la compañía. Canal de información efectivo: Con Bigtincan Hub sus empleados contaran con el contenido más actualizado en su entorno de trabajo, además recibirán una notificación en su dispositivo móvil cada vez que se añadan o modifiquen contenidos ahorrando tiempo y efectividad diaria. Feedback de los usuarios: Bigtincan Hub incorpora varias herramientas que permiten a los usuarios calificar el contenido corporativo publicado mediante puntuaciones o comentarios, además gracias su avanzado sistema de reportes, el administrador del sistema podrá saber en todo momento quien y cuando se accede a los contenidos publicados. Imagen Corporativa: Bigtincan Hub permite personalizar, por ejemplo, con los logos de la empresa, el entorno de trabajo dentro del dispositivo móvil lo cual proporciona un canal de comunicación con los clientes único y diferenciador. 1.2 Cuáles son las principales funcionalidades de Bigtincan Hub? Bigtincan Hub, es la primera herramienta que permite a las organizaciones aprovechar la revolución móvil y distribuir información y contenidos de forma segura a todos estos dispositivos de una forma cómoda y agradable para los usuarios finales. Además proporciona toda la gestión de contenidos y su capacidad de administrar y obtener reportes/estadísticas detalladas del uso que se le está dando a esos contenidos. Igualmente la solución Bigtincan Hub, permite a los usuarios acceder a documentos de negocios, contenido Web, videos y mucho más, todo desde una sola aplicación. Bigtincan Hub es mucho más que un simple sistema de distribución de ficheros dado que utiliza su 4

5 innovadora estructura basada en temas y canales donde el contenido es una mezcla de ficheros, texto, imágenes, videos, etc., agrupados según la necesidad de los usuarios. Además de las características reseñadas Bigtincan Hub permite: Gestionar canales De forma remota de acuerdo a los privilegios del usuario (añadir, borrar, etc.). Gestionar los privilegios de los usuarios sobre canales de forma dinámica ( on the fly ). Gestionar temas Cada tema se puede componer de cualquier tipo de ficheros (PDFs, Apple iworks, MP3s, Documento MS Office, MP4s, Videos, MOV, VWMV, etc) Bigtincan Hub permite definir si un tema se puede compartir o no y con que grupos. Definir fechas de caducidad para cada uno de los temas, pasada la fecha el tema desaparece. Funciona con los contenedores de seguridad de dispositivos de distintos proveedores como Mocana, Citrix, Mobile Iron y muchos más. Distribución segura y creación de contenidos desde la nube Publicar ficheros y actualizaciones de los mismos a un solo dispositivo a un grupo de dispositivos. Evita que los usuarios borren contenidos. Distribuir sus documentos directamente desde la nube a través de la consola de gestión de Bigtincan Hub. Potente herramienta de informes y consulta de accesos. Definir los tamaños de transferencia de ficheros sobre redes 3g o Wi-Fi Seguridad y sincronización con repositorios externos Transferencia cifrada entre servidor y dispositivos. Eliminación completa de todos los contenidos ante robo o pérdida. Controlar que usuarios tiene capacidad de editar y comentar temas o distribuir contenidos a terceros. Restringir el acceso a contenidos en función de la ubicación y elimine el contenido del dispositivo una vez el usuario salga del área delimitada. Protección adicional de temas por contraseña Además Bigtincan Hub se integra con repositorios externos como: Google Docs, ShareFile, Box.net, etc Acceso fácil e intuitivo desde el dispositivo móvil Búsqueda de contenidos basado en palabras clave especificas. Recibir notificaciones automáticas (activar-desactivar) en su dispositivo móvil cada vez que se actualice un contenido. 5

6 Modo off-line. Los contenidos son accesibles aun cuando el dispositivo no está conectado a ninguna red de datos. Adaptación automática de los contenidos al tamaño de la pantalla del dispositivo. Integración con redes sociales Acceso a Twitter, Facebook, Skype o LinkedIn directamente desde Bigtincan Hub con un simple toque en la pantalla. Bigtincan Hub permite seguir a los usuarios a través de las principales redes sociales. La integración con FaceTime y Skype permite la comunicación instantánea con otros trabajadores de la empresa 1.3 A quién va dirigido Bigtincan Hub? Bigtincan Hub ha sido diseñado para ayudar a los usuarios tanto de grandes empresas como de pymes para maximizar la rentabilidad y la productividad de su fuerza de trabajo móvil al ofrecer un sistema totalmente integrado y con la información más actualizada de los contenidos empresariales en tiempo real. No obstante está especialmente indicado para: Redes de ventas: Con Bigtincan Hub la red de ventas tendrá acceso desde cualquier lugar a las últimas versiones de las presentaciones de ventas, catálogos de los productos, PVP,etc. Equipos técnicos distribuidos: Con Bigtincan Hub, los técnicos tendrán acceso a las guías de configuración de los productos, videos, etc. Personal directivo: gracias a Bigtincan Hub el personal directivo puede acceder a reportes y contenido empresarial sensible de forma segura desde su dispositivo móvil. Formación: Los empleados se pueden beneficiar de la formación desde su dispositivo móvil en tiempo real desde cualquier lugar y en cualquier momento. Bigtincan Hub se adapta a empresas que van a incorporar tablets (ios, Android) en su personal desplazado (comerciales o técnicos) que provienen del uso de portátiles o usaban papel (cuadernos, catálogos impresos, etc). Este tipo de empresas con Bigtincan Hub, consiguen que sus usuarios no deban preocuparse por aprender el uso de un nuevo dispositivo, solo con pulsar el icono de la aplicación pueden acceder a todos sus contenido de forma muy intuitiva y sencilla. De igual forma, Bigtincan Hub, encaja en empresas que ya usan dispositivos móviles de nueva generación (tablets y smartphones) y son conscientes de que no sacan todo el rendimiento que podrían del dispositivo (por ejemplo, solo utilizan el navegador y el correo electrónico). 6

7 Bigtincan Hub permite dar un enfoque empresarial a un dispositivo basado en el mercado de consumo y usarlo como herramienta de trabajo. 1.4 Requerimientos técnicos Si desea utilizar la aplicación Bigtincan Hub, debe tener en cuenta los siguientes requisitos técnicos: Terminales Móviles: Dispositivos ios: ipad y iphone: Sistema operativo ios 7.0 o superior. Cualquier dispositivos Android: Sistema operativo Android 4.0 o superior Dispositivos Windows Phone: Versión 8.1 o superior Exploradores Web: Últimas versiones de: Google Chrome, Firefox, Safari, Internet Explorer. 2 Características técnicas Bigtincan Hub, es la primera herramienta que permite a las organizaciones aprovechar la revolución móvil y distribuir información y contenidos de forma segura a todos estos dispositivos móviles de una forma cómoda y agradable para los usuarios. Bigtincan Hub, proporciona la gestión de contenidos y su capacidad de administrar y obtener reportes/estadísticas detalladas del uso de esos contenidos. Bigtincan Hub, es multiplataforma y funciona sobre sistemas ios de Apple tanto para ipad como para iphone, teléfonos y tablets Android, además desde la versión HTML5 se puede acceder a los contenidos corporativos desde cualquier dispositivo, Linux, MacOSX o PC. Bigtincan Hub pone la tecnología a disposición de cualquier compañía entre 2 y usuarios. La solución Bigtincan Hub, permite a los usuarios acceder a documentos de negocios, aplicaciones locales y corporativas, contenido Web, videos y mucho más, todo desde una sola aplicación. La solución de distribución de contenidos que ofrece Bigtincan Hub es mucho más que un simple sistema de distribución de ficheros. Bigtincan Hub utiliza una estructura innovadora basada en temas donde el contenido es una mezcla de ficheros, texto, imágenes, videos, etc, 7

8 agrupados según la necesidad de los usuarios. La estructura en temas conserva unido todo el contenido relevante además se puede editar y actualizar desde el dispositivo móvil cuando se necesite. Se trata de un entorno multicanal, los usuarios pueden agrupar los temas en canales, por ejemplo, el contenido se puede agrupar en convocatorias, noticias, presentaciones de productos, etc. Terminales Móviles: Dispositivos ios: ipad y iphone: Sistema operativo ios 7.0 o superior. Cualquier dispositivos Android: Sistema operativo Android 4.0 o superior Dispositivos Windows Phone: Versión 8.1 o superior Exploradores Web: Últimas versiones de: Google Chrome, Firefox, Safari, Internet Explorer 3 Operativa del servicio La puesta en marcha de servicio es muy sencilla: En el plazo máximo de 24 horas tras la recepción del alta a través de Aplicateca, Santa Clara contactará al cliente a través de correo electrónico, donde se detallara: las credenciales para acceder al área de administración de Bigtincan Hub, como crear cuentas de usuario y grupos, como descargar el software de los clientes ios/android, acceso a video tutoriales de la aplicación, acceso a los manuales de administración y usuario. Además, se le informara de los teléfonos y direcciones de correo para acceder al servicio de soporte, y reportar incidencias. Santa Clara Tech le impartirá al administrador un curso de un máximo de duración de 2 horas, en la cual le explicara la operativa del sistema, como crear contenidos, administrar grupos de usuarios, etc. Este curso se realizará remotamente utilizando una herramienta tipo Go to Meeting o Webex. Salvo retrasos atribuibles al cliente (retrasos en enviar la información, falta de disponibilidad, etc.) Esto proceso se concluirá en un plazo máximo de 5 días laborales. Una vez cumplimentadas las acciones anteriores, el proceso de implantación habrá concluido. En el plazo máximo de 3 días laborales, Santa Clara enviará un correo al cliente informando de la conclusión del proceso de implantación, y detallando el procedimiento de soporte. 8

9 4 Acceso al portal de gestión de Bigtincan Hub El acceso a la aplicación se hará a través de la Tienda de Aplicateca ( identificándose convenientemente con su usuario y contraseña. Una vez dentro, le aparecerá, en el frame derecho ( Mis Aplicaciones ), el acceso directo a Bigtincan Hub, tanto si es usuario asignado o administrador. Figura 1. Acceso a Bigtincan Hub desde Aplicateca Pulsando sobre el icono activo de Bigtincan Hub, el usuario administrador de Bigtincan Hub accede directamente al PORTAL DE GESTIÓN de Bigtincan Hub. Desde este portal, el usuario administrador podrá: Verificar el número de licencias contratadas. Verificar el estado de activación de cada una de sus licencias. Descargar los clientes para dispositivos ios (iphone y ipad) y Android. Descargar el plugin para Outlook y el plugin para subir contenidos a Bigtincan Hub desde Windows o MAC. 9

10 En la siguiente figura se muestra el portal de gestión de Bigtincan Hub, dentro de Aplicateca, el portal se divide en dos secciones, en la primera sección se puede ver un listado de las licencias contratadas y el estado de cada una de ellas. Figura 2. Listado de licencias contratadas en Bigtincan Hub En la segunda sección del portal de gestión el usuario puede acceder a la descarga del software para los distintos dispositivos ios(ipad, iphone) o Android o acceder al portal Web de Bigtincan Hub. 10

11 Figura 3. Área de descargas en el portal de gestión de Bigtincan Hub 5 Acceso al área de administración Para acceder al área de administración usted debe ingresar a la siguiente URL: Lo cual lo llevara a la página que se muestra en la siguiente figura: 11

12 1 2 3 Figura 4. Ventana de acceso 1. Introduzca su dirección de correo electrónico (campo de texto debajo de ). 2. Introduzca su contraseña (campo de texto debajo de Password). 3. Una vez ha ingresado la dirección de correo electrónico y la contraseña, haga clic sobre el botón Sign in. 5.1 Cómo salir del área de administración? Para salir del área de administración, haga clic sobre el botón logout localizado en el parte superior izquierda de la pantalla, tal como se muestra en la siguiente figura. El sistema lo sacara automáticamente del sistema tras 10 minutos de inactividad. 12

13 Pulse sobre este enlace Figura 5. Salir del sistema 6 Personalizar los detalles de la empresa Para personalizar los detalles de su empresa tales como el nombre de su empresa, el correo electrónico de contacto y/o logotipo, haga clic en Variables de empresa ubicado en el menú de la parte inferior izquierda de la pantalla. Figura 6. Acceso a variables de empresa En la pantalla del panel derecho, haga clic en "editar" lo cual abrirá una ventana emergente que le permitirá cambiar los detalles de su empresa. 13

14 Figura 7. Editar Nombre de empresa e información de contacto En la figura, se muestra una empresa llamada "Santa Clara Tech" y un contacto de soporte con la siguiente dirección de correo electrónico info@bigtincan.com. Figura 8. Interfaz de detalles de empresa Un poco más abajo de la pantalla tenemos lo siguientes puntos: Web Logo : Logo de la empresa que se mostrara en la parte superior izquierda de la pantalla. Device Logo : El logo de la empresa que se mostrara en el dispositivo, para ipad en la barra de menú principal. Las dimensiones del logo son: 300x92 pixeles. Splash Screen : La imagen corporativa que mostrara al iniciar la sesión (solo disponible en dispositivos ipad). Watermark : Imagen corporativa que se muestra en el fondo de escritorio de (solo disponible en dispositivos ipad). 14

15 Usted puede actualizar cualquiera de estas imágenes haciendo clic en Browse y seleccionando el archivo deseado. 7 Como crear entornos de trabajo Los entornos de trabajo permiten agrupar diferentes canales o sitios web. De esta manera se pueden tener distintos entornos dependiendo de la situación. Figura 9. Ejemplos de entornos de trabajo Por ejemplo, en la figura se muestran los entornos de trabajo (los cuales agruparan canales): Dpto. Comercial: Entorno de trabajo con contenido de uso comercial, presentaciones, informes etc. Con el cliente: Entorno de trabajo solo con aquel contenido a utilizar cuando estemos en presencia de clientes. Gestión: Entorno de trabajo con formularios de la empresa como partes de gastos, reporte de tareas, etc. Dado que los entornos también pueden agrupar paginas Web, en el ejemplo se ha creado los entornos Web: Admin. Dashboard: Enlace a la Web Santa Clara Tech: Enlace a la Web 15

16 Para crear un nuevo Entorno de Trabajo, seleccione Entornos de trabajo en el menú de la parte izquierda de la pantalla. Una vez aparece la nueva pantalla, haga clic en el botón: + añadir entorno de trabajo o haga un clic en +añadir entorno web, para agregar una pestaña web. A continuación se abrirá la ventana emergente que se muestra en la siguiente figura Figura 10. Crear un entorno de trabajo normal 1. Indique el nombre del entorno de trabajo en el campo nombre. 2. Seleccione el tipo de Entorno de trabajo, puede elegir entre Normal y Web. 3. Seleccione Si/No de la lista desplegable, para elegir si el entorno de trabajo permitirá acceso a mi Canal y/o a My Salesforce Channel. 4. Seleccione de la lista desplegable el canal(es) que quiera añadir al entorno de trabajo. 5. Si quiere añadir más canales al entorno de trabajo, haga clic sobre + añadir canal y aparecerá un desplegable debajo del ultimo canal agregado. Repita el paso 4 para añadir un nuevo canal 6. Haga clic sobre el desplegable y seleccione el grupo de usuarios que tendrá acceso a este canal. 16

17 7. Si necesita añadir grupos adicionales, haga clic sobre el botón + añadir grupo, y aparecerá un nuevo desplegables debajo del ultimo grupo agregado. Repita el paso 6 para añadir un nuevo grupo. 8. Seleccione el layout (distribución de canales y temas) por defecto del entorno de trabajo. 9. Una vez se ha introducido toda la información, haga clic sobre guardar para añadir un nuevo entorno de trabajo. 10. Se puede cancelar la creación de un entorno de trabajo en cualquier momento haciendo clic en cancelar o en el aspa de la esquina superior derecha. 7.1 Agregar entornos Web Para agregar un entorno Web el procedimiento es similar al establecido en el punto anterior, la única diferencia es que se elige tipo Web, en el desplegable tipo Figura 11. Creación de entornos Web Indique el nombre del entorno Web en el campo nombre. 2. Seleccione Web en el desplegable del tipo de Entorno de trabajo. 3. Haga clic sobre el desplegable y seleccione el grupo de usuarios que tendrá acceso a este canal. 17

18 4. Si necesita añadir grupos adicionales, haga clic sobre el botón + añadir grupo, y aparecerá un nuevo desplegables debajo del ultimo grupo agregado. Repita el paso 3 para añadir un nuevo grupo. 5. Escriba en el campo URL, la dirección Web a la que se conectara este entorno de trabajo. 6. Una vez se ha introducido toda la información, haga clic sobre guardar para añadir un nuevo entorno de trabajo. 7. Se puede cancelar la creación de un entorno de trabajo en cualquier momento haciendo clic en cancelar o en el aspa de la esquina superior derecha. 7.2 Editar o Borrar Entornos de trabajo Para editar o borrar un Entorno de Trabajo o un Entorno Web el procedimiento es el siguiente: 1 2 Figura 12. Editar o borrar un entorno de trabajo 1. Para editar un entorno de trabajo haga clic en el nombre del entorno o en el botón de edición (icono del lápiz), esa abrirá una ventana emergente en la cual podrá ver o editar los detalles del entorno de trabajo seleccionado. 2. Para borrar un Entorno de trabajo, haga clic sobre el icono de borrado que aparece al posicionarse sobre el nombre del entorno de trabajo. Aparecerá una ventana 18

19 emergente que le pedirá confirmación para borrar, haga clic en OK para borrar o en Cancel para conservar el entorno. 8 Como crear canales Cada canal representa un espacio de información homogénea dentro de un entorno de trabajo. Para acceder al interfaz de creación y edición de canales, haga clic sobre Canales en el menú de la izquierda Figura 13. Acceso al interfaz de creación de canales A la izquierda de la página canales se muestra la lista de canales creados, en la figura de ejemplo se muestran los canales: 0. Administración del territorio, 1. Casos de éxito, etc El icono de advertencia que aparece al alado del canal 2. Noticias Corporativas indica que existen grupos o entornos de trabajo que no han sido mapeados correctamente para el canal en cuestión. Para crear un canal hacer clic en haga clic en el botón + añadir canal de la página "canales", lo cual lanzara el interfaz de creación de canales que se muestra en la siguiente figura. 19

20 Indique el nombre del canal en el campo Nombre del canal. 2. Si lo desea puede agregar una descripción del contenido del canal en el campo Descripción del canal. 3. Haga clic sobre el desplegable grupos y seleccione el grupo de usuarios que tendrá acceso a este canal. También debe determinar los permisos del grupo, cuenta con las opciones I) Ver (el grupo puede ver todo el contenido dentro del canal), II) Publicar (significa que el grupo tiene privilegios para publicar, es decir, crear temas y enviarlos al canal) o III) Ver y publicar ambos privilegios para un canal dado. 4. Si necesita añadir grupos adicionales, haga clic sobre el botón + añadir grupo, y aparecerá un nuevo desplegable debajo del ultimo grupo agregado. Repita el paso 3 para añadir un nuevo grupo. 5. Haga clic sobre el desplegable Entornos de trabajo y seleccione el entorno de trabajo al que pertenece este canal. 6. Si necesita añadir entornos de trabajo adicionales, haga clic sobre el botón + añadir entorno de trabajo, y aparecerá un nuevo desplegable debajo del ultimo entorno de trabajo agregado. Repita el paso 5 para añadir un nuevo entorno. 7. Una vez se ha introducido toda la información, haga clic sobre guardar para añadir un nuevo canal. 8. Se puede cancelar la creación de un canal en cualquier momento haciendo clic en cancelar o en el aspa de la esquina superior derecha. 20

21 8.1 Editar o Borrar Canales Para editar o borrar un canal el procedimiento es el siguiente: 1 2 Figura 14. Editar o borrar canales 1. Para editar un canal haga clic en el nombre del canal o en el botón de edición (icono del lápiz), este abrirá una ventana emergente en la cual podrá ver o editar los detalles del canal seleccionado. 2. Para borrar un canal, haga clic sobre el icono de borrado que aparece al posicionarse sobre el canal. Aparecerá una ventana emergente que le pedirá confirmación para borrar, haga clic en OK para borrar o en Cancel para conservar el canal. 9 Como crear grupos 1 Para acceder al interfaz de creación y edición de grupos, haga clic sobre Grupos en el menú de la izquierda. Los grupos pueden ser configurados de tal manera que solo puedan publicar contenidos en canales específicos, así como, configurar otros grupos que solo puedan recibir contenidos en cierto canales. Este sistema le aporta flexibilidad al administrador al momento de decidir cuales grupos tienen los privilegios para enviar contenido a dispositivos móviles. Cada usuario puede pertenecer a uno más grupos. 3 2 A la de izquierda de la página grupo se muestra la lista 21

22 grupos creados, en la figura de ejemplo se muestran los grupos: Admin, Editor SCT, etc. El icono de advertencia que aparece al lado del grupo Admin indica que existen canales o entornos de trabajo que no han sido mapeados correctamente para el grupo en cuestión. Para crear un grupo hacer clic en haga clic en el botón + añadir grupo de la página "grupos", lo cual lanzara el interfaz de creación de grupos que se muestra en la siguiente figura Figura 15. Interfaz de creación de grupos 1. Indique el nombre del grupo en el campo Nombre de Grupo. 2. En el desplegable Canales seleccione el canal al que el grupo pertenece y asigne los privilegios del grupo, los cuales pueden ser: I) 'Ver' (Para poder ver el canal y sus temas), II) Publicar' (Para ser capaz de añadir / editar temas de un canal), III)"Ver y Publicar". 3. Si necesita añadir más canales a un grupo, haga clic sobre el botón + añadir canal y sigas las instrucciones del paso Haga clic sobre el desplegable Fuentes RSS para añadir RSS a un grupo 5. Si necesita añadir fuentes RSS adicionales, haga clic sobre el botón + añadir fuente RSS, y aparecerá un nuevo desplegable debajo de la ultima fuente agregada. Repita el paso 4 para añadir fuentes adicionales. 22

23 6. Seleccione el/los layout(s) (distribución de canales y temas), que estarán disponibles para los usuarios del grupo. 7. Una vez se ha introducido toda la información, haga clic sobre guardar para añadir un nuevo grupo. 8. Se puede cancelar la creación de un grupo en cualquier momento haciendo clic en cancelar o en el aspa de la esquina superior derecha. 9.1 Editar o Borrar Grupos Para editar o borrar un grupo el procedimiento es el siguiente: 1 2 Figura 16. Editar o borrar un grupo 1. Para editar un grupo haga clic en el nombre del grupo o en el botón de edición (icono del lápiz), este abrirá una ventana emergente en la cual podrá ver o editar los detalles del grupo seleccionado. 2. Para borrar un grupo, haga clic sobre el icono de borrado que aparece al posicionarse sobre el grupo. Aparecerá una ventana emergente que le pedirá confirmación para borrar, haga clic en OK para borrar o en Cancel para conservar el grupo. 10 Como crear usuarios Para crear las cuentas de usuario que tendrán acceso a la aplicación, haga clic en Usuarios, ubicado en el menú izquierdo de la pantalla. 23

24 Figura 17. Interfaz de gestión de usuarios El interfaz de gestión de usuarios mostrado en la anterior figura permite: 1. Ordenar los usuarios bien sea por nombre (los organiza en orden alfabético por el primer nombre) o por grupo (organiza los usuarios en función del grupo al que pertenecen y dentro de cada grupo en orden alfabético). 2. Buscar un usuario en específico, para ello haga clic sobre el cuadro de texto en la esquina superior derecha al lado del icono de búsqueda, introduzca el nombre y finalmente haga clic en buscar. 3. Lista de usuarios creados. 4. Dirección de correo electrónico del usuario para acceder al sistema. Para añadir un usuario al sistema haga clic en el botón + añadir usuario y se abrirá una ventana emergente desde la cual podrá definir los privilegios y credenciales del usuario. 1. Añada el nombre del usuario con la dirección de correo electrónico respectiva, defina el tipo de usuario 2. Defina si al usuario se le enviara un correo electrónico de bienvenida para que el se establezca su clave de acceso, de lo contrario el administrador es el encargado de definirla. 3. Defina el idioma por defecto del usuario. 4. Defina el rol del usuario dentro del sistema, ya sea "Administrador" o "Usuario". 5. A continuación, vincule el usuario con los grupos que les corresponda y sus respectivos derechos, es decir, si el usuario es administrador de un cierto grupo o no, de no ser así deje este campo vacio. Lo administradores de grupo tendrán privilegios de 24

25 administración en su grupo y tienen que capacidad de ver a todas las personas dentro del grupo. 6. Seleccione en el desplegable si al usuario se le permitirá o no comentar los temas. 7. Establezca el tiempo de bloqueo de la aplicación mediante PIN. 8. Establezca si al usuario se le permitirá personalizar el entorno de trabajo, es decir, acceso a las funciones de ordenar, ocultar y mostrar Figura 18. Interfaz de creación de usuario - Primera parte El interfaz de parámetros a definir para la creación de usuarios, continua tal como se muestra en la siguiente figura. En esta sección se define: 1. La plataforma desde la cual el usuario puede acceder al sistema bien sea ios, Android o Web. En Android además se debe definir si la aplicación debe habilitar el cifrado de contenido. Nota: La versión actual del producto permite un solo tipo de dispositivo por usuario 2. En caso de ser necesario, el administrador del sistema puede definir la clave de acceso del usuario, este campo se puede dejar en blanco para que el usuario sea quien de fina la contraseña 3. Si lo prefiere puede añadir una descripción del usuario. 25

26 4. El sistema también permite definir los enlaces a redes sociales del usuario como twitter, skype, facebook, etc. Se cuenta además con 2 campos adicionales para añadir aquellas redes sociales que no aparezcan en la lista Figura 19. Interfaz de creación de usuarios - Segunda parte 9. Una vez se ha introducido toda la información, haga clic sobre guardar para añadir un nuevo grupo. 10. Se puede cancelar la creación de un grupo en cualquier momento haciendo clic en cancelar o en el aspa de la esquina superior derecha Editar o Borrar Usuarios Para editar o borrar usuarios el procedimiento es el siguiente:

27 1. Para editar un usuario haga clic en el botón detalle (icono del lápiz), este abrirá una ventana emergente en la cual podrá ver o editar los detalles del usuario seleccionado. 2. Para borrar un usuario, haga clic sobre el icono de borrado que aparece al posicionarse sobre el usuario. Aparecerá una ventana emergente que le pedirá confirmación para borrar, haga clic en OK para borrar o en Cancel para conservar el usuario. 3. Si hace clic sobre el nombre del usuario aparecerá una nueva ventana emergente, la cual se muestra en la siguiente figura. 1 2 Figura 20. Información del usuario Desde esta ventana podrá acceder al interfaz de detalles del usuario o reenviar el correo de bienvenida al usuario. 11 Como crear temas En esta sección se explica cómo se crean los Temas, cada tema representa un conjunto de información relacionada. Los temas pueden tener ficheros asociados y se le pueden definir un conjunto de propiedades, por ejemplo, si el tema se define con un evento asociado, como por ejemplo una Reunión de Ventas, al pulsar sobre él, se activara un botón de calendario que le permitirá anotar el evento en su agenda rápidamente. Si el tema se le define una fecha de validez el tema desaparece una vez haya concluido el evento. Para agregar un Tema haga clic en "Nuevo Tema" situado en el menú de la parte superior izquierda de la pantalla, lo cual mostrara en la parte derecha el interfaz de creación de temas que aparece en la siguiente figura. 27

28 Figura 22: Interfaz de creación de nuevo tema Luego seleccione el canal en el que se publicara el tema, haciendo clic sobre el desplegable Canal, tal como se muestra en la siguiente figura: Figura 21. Selección del canal A continuación defina el titulo del tema, escribiéndolo en el campo de texto, tal como se muestra en la siguiente figura: 28

29 Figura 22. Título del tema Selecciona una imagen que sirva como portada del tema a crear. Las portadas de los temas se pueden modificar en cualquier momento, el sistema cuenta con una biblioteca de imágenes o si usted lo desea puede crear las suyas, las portadas de los temas deben las siguientes dimensiones: 300 x 300 px. Para añadir una portada al tema haga clic en ADD FEATURED IMAGE y en la ventana emergente elija la imagen deseada, esta foto se mostrara como portada para el nuevo tema una vez creado. Figura 23. Establecer portada de un tema A continuación añada un descripción al tema, para ello puede utilizar la barra de herramientas de formato que se muestra en figura para editar el texto con Negrita, cursiva, modificar la alineación, cambiar el tamaño de la fuente, editar código HTML o pegar el texto desde un documento de Word. Figura 24. Descripción de un tema Puede añadir archivos adjuntos al tema desde distintas fuentes, como pueden ser: Google Docs, Sharefile, una URL a un archivo o desde el disco duro local, por cualquier de estas vías el 29

30 archivo se adjunta y queda disponible en el tema, si desea eliminar alguno de los archivos adjunto basta con hacer clic sobre el icono de borrado (aspa blanca sobre fondo gris) junto al nombre del fichero, tal como se muestra en la siguiente figura. Figura 25. Interfaz para adjuntar ficheros a un tema Una vez definidos todos estos puntos se definen las propiedades del tema, estas se activan haciendo clic en el checkbox al lado de la propiedad y rellenando algún valor adicional de ser necesario Figura 26. Propiedades de un tema 1. Si activa la propiedad contraseña, para acceder al tema será necesario que el usuario proporcione su clave de acceso al sistema. 30

31 2. Si activa la propiedad compartición, permitirá a sus usuarios compartir el contenido del tema a través de correo electrónico. 3. Si activa la propiedad enlaces a servidor, permitirá a sus usuarios compartir el contenido del tema a través de un enlace al servidor de una única descarga. 4. Si activa la propiedad anotaciones, permitirá a sus usuarios tomar notas sobre los documentos adjuntos al tema 5. La propiedad caducidad permite que se borre un contenido de todos los dispositivos en la fecha y hora establecida. 5 Figura 27. Caducidad de un tema 6. La propiedad evento, permite enviar eventos a los dispositivos móviles los cuales pueden ser añadido al calendario del usuario. 6 Figura 28. Definir eventos asociados a un tema 7. La propiedad destacar. Marca un tema como destacado, es decir, se le añade un símbolo de exclamación al tema. 8. La propiedad Notificaciones, permite que los usuarios reciban notificaciones push en sus dispositivos móviles cada vez que se actualiza el contenido de un tema. 9. La propiedad secuencia, coloca un tema en un lugar especifico dentro de un canal, ya que por defecto los temas se organizan por fecha de publicación. 10. La propiedad Quicklink, convierte un tema en un enlace a una página Web. 31