LA INFORMACIÓN ES PODER. GESTION DEL CONOCIMIENTO Y TALENTO EN LA EMPRESA INNOVADORA Vigo, 2 julio

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Emilio Serrano Ortega
hace 8 años
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1 LA INFORMACIÓN ES PODER 2013 GESTION DEL CONOCIMIENTO Y TALENTO EN LA EMPRESA INNOVADORA Vigo, 2 julio

4 Sólo el 16% de las empresas tienen un plan para gestión de la información El 90% de las pymes no considera importante la información que gestionan Algunos Datos El 78% de las pymes con asesores externos no revisan sus datos contables El 94% considera importante la gestión de la información La situación actual

Datos El 78% de las pymes con asesores externos no revisan sus datos

5 El 68% de las pymes no tiene backup de la información digital actualizado (1 semana) El 74% no dispone de archivos donde custodiar correctamente archivo documental Seguridad Información El 80% no tiene un plan o memoria de seguridad (no LOPD!) El 94% no guarda registro de sus accesos Los planes y sistemas

documental Seguridad Información El 80% no tiene un plan o memoria de

6 El 100% de los documentos más importantes de una empresa se encuentran aún en papel Sólo el 9% de las pymes recupera información o extrae de documentos en papel Archivo Documental El 44% de la información de la empresa aún se encuentra en formato papel (pymes) Sólo el 6% tiene backup de la información contenida en documento El papel en las empresas

Documental El 44% de la información de la empresa aún se encuentra en formato papel

8 Servicios de ADOC

9 Digitalización Masiva

10 Digitalización de alta producción de todo tipo de documentos: expedientes, facturas, albaranes, pedidos, Digitalización Masiva Alta productividad de hasta documentos por turno de trabajo Todo tipo de formatos de salida: PDF, TIF, JPEG Indexación manual/automatizada Disponibilidad del documento

11 Mejora en procesos

12 SERVICIOS AVANZADOS EN EL TRATAMIENTO DEL DOCUMENTO Digitalización avanzada para cubrir las necesidades de los clientes. Mejora en procesos (1) Identificación de los procesos críticos SLA s de respuesta para la incorporación de resultados en los sistemas de los clientes en tiempos reducidos Control absoluto de los datos y situación del proceso Alto nivel de cumplimiento de la legislación en materia de L.O.P.D.

Mejora en procesos (1) Identificación de los procesos críticos SLA s de respuesta para la incorporación

13 Reconocimiento de formularios automatizado Mejora en procesos (2) Control de los resultados contra bases de datos

14 Mejora en procesos (3)

15 Gestión de facturas Extracción de dato variable Automatización de los procesos contables

16 Gestión de facturas Extracción de dato variable 1. La digitalización certificada, esta integrada en nuestros centros de captura (out Plant). 2. La digitalización certificada, esta integrada en las oficinas del cliente (in plant) siempre y cuando acepten cumplir las medidas de seguridad y control establecidas en la ley Digitalización certificada de facturas de proveedor Extracción automatizada de la información de las facturas: fechas, CIF s, bases, IVAS, tipos de IVAS, totales, Aplicación de reglas para garantizar los datos Exportación de la información para la CONTABILIZACIÓN AUTOMÁTICA de la información DESTRUCCIÓN CERTIFICADA DE LAS FACTURAS

establecidas en la ley Digitalización certificada de facturas de proveedor Extracción automatizada de la información de las facturas: fechas, CIF s, bases, IVAS,

17 La orden EHA/962/2007, de 10 de abril, desarrolla determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica que permite a los usuarios la DESTRUCCIÓN FÍSICA de aquellas facturas que hayan sido digitalizadas mediante un software de captura homologado por la Agencia Tributaria. Facturas recibidas (tratamiento)

DESTRUCCIÓN FÍSICA de aquellas facturas que hayan sido digitalizadas mediante un

18 Facturación de Proveedores cliente Digitalización Certificada Apartado de Correos o puntos centralizados de recogida Centro de Proceso de Documentos Sistema de recogida controlado Fact. Física Plataforma de facturación electrónica Fact. Electrónica

de Proceso de Documentos Sistema de recogida controlado Fact.

19 cliente Facturación de Proveedores Scan to Mail Scan to Folder Proceso de Digitalización Indexación Básica Software de captura Proceso de captura de los documentos y su transformación a formato digital (imagen) Gestión electrónica de documentos

de captura Proceso de captura de los documentos y su

20 Facturación de Proveedores Centro de Proceso de Documentos Centro de Proceso de Documentos Plataforma de facturación electrónica

21 cliente Facturación de Proveedores Centro de Proceso de Documentos Centro de Proceso de Documentos Validación Documentación de apoyo Plataforma de facturación electrónica BB.DD. PLATAFORMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL A DOC Ficheros de integración (u otra solución) APLICACIÓN COMTABLE / ERP

22 Control del Proceso/Seguridad y Calidad

23 Control del Proceso/Seguridad y Calidad (1) Seguridad Control Calidad

24 Control del Proceso/Seguridad y Calidad (2) Control absoluto desde el inicio del servicio Identificación en todo momento de las recogidas y entregas que se realizan Cualquier incidencia que suceda es identificada, solucionada y reportada

25 Control del Proceso/Seguridad y Calidad (3) Se realiza un inventario de toda la documentación recogida o entregada. En este inventario se recoge la información necesaria para realizar un seguimiento de las remesas. Se tiene un primer nivel de indexación para conocer en qué remesa se hizo la recogida. Inventario

26 Control del Proceso/Seguridad y Calidad (4) Reports diarios de la situación global del proyecto, para medir desviaciones posibles y su corrección SITUACIÓN ACTUAL R E A L H I P O T E S I S Notificaciones Notificaciones Ausentes (aviso) 15% Firmadas 80% Prácticadas % Finales Descon. 85% 19% Pendientes 3% Rehusadas 0% 318 ESCENARIO PREVISTO Ausentes (aviso) 15% Firmadas 80% Prácticadas % Finales Descon. 85% 19% Pendientes 0% - Rehusadas 0% 328 EVOLUCIÓN PRÁCTICA NOTIFICACIÓN RESULTADO PRÁCTICA NOTIFICACIÓN % 0% Fir. Des. 12/07/ /07/ /07/ /07/ /07/ /07/ /07/ /07/2007 Total Dia Avisos Finales 81% Ref.

27 Control del Proceso/Seguridad y Calidad (5) Controles de seguridad en todos los sistemas Control de seguridad de los documentos físicos y digitales Firma electrónica de los documentos digitalizados para garantizar la veracidad de los mismos. Adaptación a la LOPD de ficheros automatizados y documentos físicos. Seguridad

28 Control del Proceso/Seguridad y Calidad (6) Exhaustivos controles de calidad El sistema realiza muestras aleatorias de los documentos digitalizados/indexados, indicando el umbral necesario para garantizar la calidad Se comprueba la calidad de las imágenes y se comparan con los originales. El auditor de calidad decide la redigitalización/reindexación de los documentos que no superen la prueba de calidad Calidad

29 Un nuevo mundo BIG DATA Desde el inicio de la humanidad se han creado 2.7 exabytes, sólo en 2012 se han generado 500 veces esa cantidad (2.7 zeta) Se genera desde dispositivos, cruzado de información y miles de puntos de creación!! La gestión tradicional no es capaz de tratar, almacenar, gestionar o aplicar esas cantidad de información. Se preve que las empresas que lo apliquen correctamente incrementarán sus beneficios en un 28%!!!

30 MUCHAS GRACIAS, RUBEN doc.es ADOC doc.es Te ayudamos?

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