Cedula de Ciudadania No. Documento:

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1 Metodología General de Formulación Proyecto Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo en el Municipio de Acacías, Meta, Orinoquía Código BPIN: Impreso el 30 de enero de 2015 Datos del Formulador Tipo de documento: Cedula de Ciudadania No. Documento: Nombres: Ernesto Apellidos: Pineda Dueñas Cargo: Oficina TIC Telefonos: Entidad: ALCALDIA MUNICIPAL DE ACACIAS tic@acacias-meta.gov.co Página 1 de 25

2 Módulo de identificación del problema o necesidad 1. Contribución a la política pública Plan del PND ( ) Prosperidad para Todos Programa del PND Eficiencia gubernamental Indicador de seguimiento al PND TIC - Porcentaje de entidades del orden nacional con nivel alto del índice de Gobierno en línea Unidad de medida Porcentaje Meta 100 Plan de Desarrollo Departamental o Sectorial JUNTOS CONSTRUYENDO SUEÑOS Y REALIDADES Programa del Plan desarrollo Departamental o Sectorial Programa 1. Infraestructura física y equipamiento para el desarrollo económico y el bienestar social de la población. Plan de Desarrollo Distrital o Municipal Programa del Plan desarrollo Distrital o Municipal Página 2 de 25

3 Política No. 2 Comunicación Pública y Transparente, municipio - sociedad Acacireña. Estrategia No. 1 Gestión transparente, gobierno en Línea Programa: Intranet municipal Objetivo: Crear una red de enlace de la gestión administrativa municipal Subprograma: Implementación de los sistemas de información Línea Base: Existe un sistema de información administrativo y financiero. Meta: Crear sistemas en otras áreas. Indicadores: 1. % de cumplimiento de la meta en el cuatrieni Problema Central Módulo de identificación del problema o necesidad 2. Identificación y descripción del problema Dificultad de las personas para acceder a la información y a los servicios que presta el gobierno municipal de Acacias. Descripción de la situación existente La prestacion de los servicios de la administracion municipal esta rezagada frente a la cantidad de solicitudes radicadas, debido al incremento de la densidad poblacional y a la deficiencia del canal utilizado para responder las inquietudes de la comunidad Magnitud actual Los tiempos de respuesta para sugerencias quejas y reclamos son superiores a 3 meses, existen solicitudes radicadas en el periodo Enero a Diciembre de 2012 Módulo de identificación del problema o necesidad 2.1 Identificación y descripción del problema Causas que generan el problema Tipo: Directa Procesos obsoletos y anticuados Insuficientes canales de comunicación con los ciudadanos Trámites tediosos y bastante largos Página 3 de 25

4 Tipo: Indirecta Perdida de la información Procesos no documentados Informalidad en los procesos Deficiencia en la infraestructura tecnológica y física para la instauración de un gobierno en línea Deficientes canales de información y comunicación que surgen de la implantación de las TIC Áreas sin interconexion Efectos generados por el problema Tipo: Directo Deficiente prestación de servicio administrativos Deficiente participación ciudadana Tipo: Indirecto Demoras en las respuestas Baja participación e integración de los ciudadanos en el proceso interno de toma de decisiones Incremento de quejas y reclamos Reducción de funciones democráticas de control y fiscalización de la gestión pública Incremento de los costos administrativos Participantes Módulo de identificación del problema o necesidad 3. Análisis de participantes Actor Entidad Posición Tipo de contribución Otro participante Experiencia Previa Página 4 de 25

5 Municipal Acacías Beneficiario Tecnica, financiera y legal Concertación entre los participantes Procesos efectivos de socialización a la comunidad Módulo de identificación del problema o necesidad 4. Población afectada y objetivo del problema Número de personas Afectadas Personas Afectadas Fuente de información PROYECCION ESTIMADA DE POBLACION DANE CENSO 2005 PARA EL AÑO 2015 Región Departamento Municipio Centro poblado Resguardo Especifica Orinoquía Meta Acacías Cabecera Municipal Instalaciones de la administracion central de la Alcaldia Municipal de Acacias Personas Objetivo Número de personas Objetivo Fuente de información PROYECCION ESTIMADA DE POBLACION DANE CENSO 2005 PARA EL AÑO 2015 Región Departamento Municipio Centro poblado Resguardo Especifica Orinoquía Meta Acacías Cabecera Municipal Instalaciones de la administracion central de la Alcaldia Municipal de Acacias Página 5 de 25

6 Módulo de identificación del problema o necesidad 4.1 Población afectada y objetivo del problema Características demográficas de la población Clasificacion Detalle Numero de Personas Fuente de Informacion Género Hombre 0 Género Mujer 0 Edad (años) Edad (años) Edad (años) Edad (años) Edad (años) Edad (años) 60 en adelante 0 Grupos Étnicos Indígenas 0 Grupos Étnicos Afrocolombianos 0 Grupos Étnicos ROM 0 Población Vulnerable Desplazados 0 Población Vulnerable Discapacitados 0 Población Vulnerable Pobres Extremos 0 Página 6 de 25

7 Módulo de identificación del problema o necesidad 5. Objetivo - Propósito Objetivo General - Propósito Facilitar la toma de decisiones para atender las necesidades de la población del municipio de Acacías Indicadores que miden el objetivo general Nombre del Indicador Unidad de Medida Meta Disminuir los tiempos de respuesta a solicitudes, peticiones, quejas y reclamos Día 15 Objetivo Específicos Modernizar procesos Implementar canales de comunicación con los ciudadanos Implementar trámites agiles y eficientes Prevenir la perdida de la información Documentar los procesos Formalizar los procesos Implementar una infraestructura tecnológica y física para la instauración de un gobierno en línea Ejecutar canales de información y comunicación que surgen de la implantación de las TIC Interconectar áreas Módulo de identificación del problema o necesidad 5. Alternativas de solución Alternativa Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo Se evaluó con la MGA Si Página 7 de 25

8 Evaluación Realizada Costo Eficiencia y costo mínimo Beneficio costo y Costo Eficiencia y costo minimo NO SI Página 8 de 25

9 Alternativa Módulo de Preparación de la alternativa de solución 1. Descripción de la alternativa Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo Año inicio: 2015 Año final: 2018 Descripción de la alternativa TIC para servicios: Comprende la provisión de trámites y servicios a través de medios electrónicos, enfocados a dar solución a las principales necesidades y demandas de los ciudadanos y empresas, en condiciones de calidad, facilidad de uso y mejoramiento continuo. TIC para Gobierno Abierto: Comprende las actividades encaminadas a fomentar la construcción de un Estado más transparente, participativo y colaborativo en los asuntos públicos mediante el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC para Gestión: Comprende la planeación y gestión tecnológica, la mejora de procesos internos y el intercambio de información. Igualmente, la gestión y aprovechamiento de la información para el análisis, toma de decisiones y el mejoramiento permanente, con un enfoque integral para una respuesta articulada de gobierno y para hacer más eficaz la gestión administrativa entre instituciones de Gobierno. Procesos Gobierno en Línea: Implementación de un logro del componente TIC para Gobierno Abierto, Implementación de tres Logros del componente Seguridad y Privacidad de la Información, Implementación de tres logros del componente TIC para Gestion Tramites y servicios: Licencias para cuentas de correo electronico institucional, Servicio de Web Hosting, Servicio de Internet, Canal dedicado de internet de 100 Megas, Adquisición de Software, Actualización y soporte al sistema de información de la entidad, Adquisición de Sistemas para manejo de PQRD de alumbrado Público, Licenciamiento tipo gobierno para Suit de Ofimatica, Adquisición de Hardware, Adquisición de Computador de escritorio, Procesador Core i7, Sistema Operativo Windows 8, Memoria RAM 8 GB DDR MHZ, Disco Duro 1 TERA 7200 Rpm, Unidad DVD-RW, Lector Multitarjeta Módulo de Preparación de la alternativa de solución 2. Estudio de mercado Detalle para estudio: Solicitudes atendidas Bien o Servicio Unidad de medida Descripción Año inicial histórico Año final histórico Año final proyección Solicitudes atendidas Número Oportunidad de atencion al usuario externo ante solicitudes, tramites en linea Año Oferta Demanda Déficit ,00 60,00-60,00 Página 9 de 25

10 2011 0,00 60,00-60, ,00 60,00-60, ,00 60,00-53, ,00 60,00 0, ,00 0,00 0,00 Módulo de Preparación de la alternativa de solución 3. Capacidad y beneficiarios Alternativa: Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo Respuesta a solicitudes de servicios de trámites, peticiones, quejas y reclamos de la comunidad 3.1 Capacidad Generada Unidad de medida Porcentaje Total Capacidad generada 100 Número de beneficiarios 3.2 Beneficiarios Página 10 de 25

11 Módulo de Preparación de la alternativa de solución 4. Localización Alternativa Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo Geográficamente Región Departamento Municipio Centro - Poblado Localización Resguardo Orinoquía Meta Acacías Factores que determinan la localización Aspectos administrativos y políticos Cercanía a la población objetivo Comunicaciones Estructura impositiva y legal Otros Módulo de Preparación de la alternativa de solución 5 - Estudio Ambiental Alternativa Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo Estudios requeridos Estudio Se requiere Licencia Ambiental Diagnóstico ambiental Plan de manejo ambiental Otros permisos ambientales NO NO NO NO Página 11 de 25

12 Módulo de Preparación de la alternativa de solución 6 - Análisis de Riesgos Alternativa Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo Descripción del Riesgo Probabilidad Efectos Impacto Medidas de Mitigación Baja disponibilidad de tiempo de los funcionarios para participar en las capacitaciones Frecuente Demoras en la entrega de productos o servicios Alto Crear equipos de trabajo con dedicación parcial a los proyecto Resistencia al cambio Frecuente Demoras en la implementacion del proceso Alto Procesos efectivos de socializacion y apropiacion Módulo de Preparación de la alternativa de solución 7 - Costos del proyecto Alternativa Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo Página 12 de 25

13 Relación Objetivos - Productos - Actividades Objetivos Productos Actividades Implementar canales de comunicación con los ciudadanos Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo Procesos Gobierno en Línea: Implementación de un logro del componente TIC para Gobierno Abierto, Implementación de tres Logros del componente Seguridad y Privacidad de la Información, Implementación de tres logros del componente TIC para Gestion Trámites y servicios: Licencias para cuentas de correo electronico institucional, Servicio de Web Hosting, Implementar trámites agiles y eficientes Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo Adquisición de Hardware, Adquisición de Computador de escritorio, Procesador Core i7, Sistema Operativo Windows 8, Memoria RAM 8 GB DDR MHZ, Disco Duro 1 TERA 7200 Rpm, Unidad DVD-RW, Lector Multitarjeta Adquisición de Software, Actualización y soporte al sistema de información de la entidad, Adquisición de Sistemas para manejo de PQRD de alumbrado Público, Licenciamiento tipo gobierno para Suit de Ofimatica Servicio de Internet, Canal dedicado de internet de 100 Megas, Página 13 de 25

14 Modernizar procesos Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo TIC para servicios: Comprende la provisión de trámites y servicios a través de medios electrónicos, enfocados a dar solución a las principales necesidades y demandas de los ciudadanos y empresas, en condiciones de calidad, facilidad de uso y mejoramiento continuo. TIC para Gobierno Abierto: Comprende las actividades encaminadas a fomentar la construcción de un Estado más transparente, participativo y colaborativo en los asuntos públicos mediante el uso de las Tecnologías de la Información y Relación Productos Objetivo: Modernizar procesos Codigo CPC Nombre del Producto Unidad Cantidad Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo Número 1 Objetivo: Implementar canales de comunicación con los ciudadanos Codigo CPC Nombre del Producto Unidad Cantidad Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo Número 1 Objetivo: Implementar trámites agiles y eficientes Codigo CPC Nombre del Producto Unidad Cantidad Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo Número 1 Página 14 de 25

15 Relación de Actividades Etapa Año Codigo - CIIU Nombre de la Actividad Ruta Critica Valor Inversión 2015 Adquisición de Hardware, Adquisición de Computador de escritorio, Procesador Core i7, Sistema Operativo Windows 8, Memoria RAM 8 GB DDR MHZ, Disco Duro 1 TERA 7200 Rpm, Unidad DVD-RW, Lector Multitarjeta Inversión 2015 Adquisición de Software, Actualización y soporte al sistema de información de la entidad, Adquisición de Sistemas para manejo de PQRD de alumbrado Público, Licenciamiento tipo gobierno para Suit de Ofimatica Inversión 2015 Procesos Gobierno en Línea: Implementación de un logro del componente TIC para Gobierno Abierto, Implementación de tres Logros del componente Seguridad y Privacidad de la Información, Implementación de tres logros del componente TIC para Gestion No 45,000,000 No 106,000,000 No 179,000,000 Inversión 2015 Servicio de Internet, Canal dedicado de internet de 100 Megas, No 190,000,000 Inversión 2015 TIC para servicios: Comprende la provisión de trámites y servicios a través de medios electrónicos, enfocados a dar solución a las principales necesidades y demandas de los ciudadanos y empresas, en condiciones de calidad, facilidad de uso y mejoramiento continuo. No 195,600,000 TIC para Gobierno Abierto: Comprende las actividades encaminadas a fomentar la construcción de un Estado más transparente, participativo y colaborativo en los asuntos públicos mediante el uso de las Tecnologías de la Información y Inversión 2015 Trámites y servicios: Licencias para cuentas de correo electronico institucional, Servicio de Web Hosting, No 27,500,000 Valor Total 743,100,000 Página 15 de 25

16 Módulo de Preparación de la alternativa de solución 9 - Detalle beneficios e ingresos Tipo de beneficio o ingreso Ahorro en los trámites realizados en linea Tipo Bien Descripción Unidad Medida Beneficio Otros Ahorro en los trámites realizados en linea Número Año Cantidad Valor unitario Valor total , , , , , , , , , ,00 0,00 0, Totales beneficios e ingresos Año Total Ingresos , , , ,00 Página 16 de 25

17 Módulo de Evaluación de la alternativa de solución 1 - Costo de oportunidad Tasa de interés oportunidad: 4,53 % Justificación de la tasa de oportunidad Enero 26 de 2015 a Febrero 01 de 2015 Tasa de uso comun por las entidades financieras y bancarias en sus moviemientos y transacciones diarias Flujo de Caja Año 0 (2015) Año 1 (2016) Año 2 (2017) Año 3 (2018) Amortización créditos Costos de Inversión 743,100, Costos de Operación Costos de Preinversión Créditos Flujo Neto de Caja (465,816,498) 311,545, ,595,968 0 Ingresos y beneficios 277,283, ,545, ,595,968 0 Intereses créditos Valor de salvamento Página 17 de 25

18 Flujo Económico Año 0 (2015) Año 1 (2016) Año 2 (2017) Año 3 (2018) RPC Ingresos y beneficios Ahorro en los trámites realizados 221,826, ,236, ,076, Créditos Costos de Preinversión Costos de Inversión Otros Gastos Generales 594,480, Costos de Operación Amortización créditos Intereses créditos Valor de salvamento Flujo Económico (372,653,198) 249,236, ,076, Página 18 de 25

19 Resumen Evaluación Financiera y Económica o Social Evaluación Financiera Evaluación Económica Alternativa Valor Presente Neto - Financiero Tasa Interna de Retorno - Financiero Relación Beneficio Costo - Financiero Costo Por Capacidad - Financiero Costo Por Beneficiario - Financiero Valor Presente de los Costos - Financiero Costo Anual Equivalent e - Financiero Valor Presente Neto - Económico Tasa Interna de Retorno - Económico Relación Beneficio Costo - Económico Costo Por Capacidad - Económico Costo Por Beneficiari o - Económico Valor Presente de los Costos - Económico Costo Anual Equivalent e - Económico Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo ,57 25,49 1, , , , , ,99 25,49 1, , , , ,9 6 Página 19 de 25

20 Módulo de programación 1 - Selección de alternativa y rubro presupuestal Alternativa Seleccionada Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo Tipo de Gasto (Programa presupuestal) 0520 administración, atención, control y organización institucional para la administración del estado. Sector (Subprograma presupuestal) 1403 desarrollo territorial Módulo de programación 2 -Fuentes de financiación Tipo de entidad Municipios Nombre de entidad Acacías Tipo de recurso Propios Año Valor , , , ,00 Página 20 de 25

21 Costos Vigencia Costos de Preinversión Costos de Inversión Costos de Operación ,100, Indicadores de producto Objetivo Modernizar procesos Producto Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo Código Indicador Unidad Formula 1000P325 Adquisición De Software Porcentaje As A * 100 / Ap Objetivo Producto Implementar canales de comunicación con los ciudadanos Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo Código Indicador Unidad Formula 1000P643 Procedimientos modernizados Número Objetivo Implementar trámites agiles y eficientes Producto Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo Código Indicador Unidad Formula Página 21 de 25

22 1000P747 Servicios informáticos adaptados y puestos en funcionamiento Número SUMATORIA DE SERVICIOS INFORMATICOS ELECTRONICOS ENTREGADOS EN FUNCIONAMIENTO Indicadores de producto Metas Objetivo Producto Indicador Implementar canales de comunicación con los ciudadanos Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo Procedimi entos moderniz ados Implementar trámites agiles y eficientes Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo Servicios informátic os adaptado s y puestos en funcionam iento Modernizar procesos Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo Adquisició n De Software Página 22 de 25

23 Indicadores de gestión Metas Indicador Unidad Fórmula Soluciones Informaticas Implementadas Porcent aje Si Ut * 100 / Up 60,00 0,00 0,00 0,00 Módulo de Decisión Componente Resumen narrativo Indicador Meta Verificación Supuestos Fines Eficiencia gubernamental TIC - Porcentaje de entidades del orden nacional con nivel alto del índice de Gobierno en línea 100,00 Informe de cumplimiento de metas Plan de Desarrollo Nacional El gobierno Nacional ofrece las garantías para el cumplimiento de las metas planteadas Objetivo General - Propósito Facilitar la toma de decisiones para atender las necesidades de la población del municipio de Acacías Disminuir los tiempos de respuesta a solicitudes, peticiones, quejas y reclamos 15,00 Registro fotográfico, informes de interventoría y supervisión Procesos efectivos de contratación y socialización a la comunidad Objetivos Específicos General - Componentes o Productos Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo Adquisición De Software 100,00 Registro fotográfico, informes de interventoría y supervisión Procesos efectivos de contratación y socialización a la comunidad Página 23 de 25

24 Objetivos Específicos General - Componentes o Productos Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo Procedimientos modernizados 60,00 Registro fotográfico, informes de interventoría y supervisión Procesos efectivos de contratación y socialización a la comunidad Objetivos Específicos General - Componentes o Productos Aplicación de las Tic para un Gobierno eficiente, transparente y participativo Servicios informáticos adaptados y puestos en funcionamiento 60,00 Registro fotográfico, informes de interventoría y supervisión Procesos efectivos de contratación y socialización a la comunidad Actividades TIC para servicios: Comprende la provisión de trámites y servicios a través de medios electrónicos, enfocados a dar solución a las principales necesidades y demandas de los ciudadanos y empresas, en condiciones de calidad, facilidad de uso y mejorami Recursos Ejecutados ,00 CDP, Registro presupuestal, actas de obra Los precios y cantidades se mantienen constantes Actividades Trámites y servicios: Licencias para cuentas de correo electronico institucional, Servicio de Web Hosting, Recursos Ejecutados ,00 CDP, Registro presupuestal, actas de obra Los precios y cantidades se mantienen constantes Actividades Procesos Gobierno en Línea: Implementación de un logro del componente TIC para Gobierno Abierto, Implementación de tres Logros del componente Seguridad y Privacidad de la Información, Implementación de tres logros del componente TIC para Gestion Recursos Ejecutados ,00 CDP, Registro presupuestal, actas de obra Los precios y cantidades se mantienen constantes Actividades Servicio de Internet, Canal dedicado de internet de 100 Megas, Recursos Ejecutados ,00 CDP, Registro presupuestal, actas de obra Los precios y cantidades se mantienen constantes Página 24 de 25

25 Actividades Adquisición de Software, Actualización y soporte al sistema de información de la entidad, Adquisición de Sistemas para manejo de PQRD de alumbrado Público, Licenciamiento tipo gobierno para Suit de Ofimatica Recursos Ejecutados ,00 CDP, Registro presupuestal, actas de obra Los precios y cantidades se mantienen constantes Actividades Adquisición de Hardware, Adquisición de Computador de escritorio, Procesador Core i7, Sistema Operativo Windows 8, Memoria RAM 8 GB DDR MHZ, Disco Duro 1 TERA 7200 Rpm, Unidad DVD-RW, Lector Multitarjeta Recursos Ejecutados ,00 CDP, Registro presupuestal, actas de obra Los precios y cantidades se mantienen constantes Página 25 de 25