Automatización en el proceso de viajes y gastos, Penske caso de éxito.

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Pascual Rojo Soler
hace 8 años
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1 Automatización en el proceso de viajes y gastos, Penske caso de éxito.

2 Agenda Definición de la problemática. Retos Implementación de Concur Travel & Expense Ventajas y beneficios obtenidos A la empresa A los empleados Acerca de Concur Concur Travel & Expense Concur Invoice Management

4 Definición de la Cost of T&E slides problemática

5 Procesos manuales Documentación en papel Falta de visibilidad de los gastos Recursos y tiempo Sin control en políticas

6 + 2 semanas Aprobación y reembolsos de gastos T&E

7 Retos Cost of T&E slides

8 Penske decide implementar una solución que: Automatice el proceso de T&E End to End Ofrezca visibilidad de todos los gastos Permita guardar documentos fiscales Ofrezca una mejor experiencia al usuario final Se ajuste a las políticas corporativas Cuente con conexión a sistemas existentes

documentos fiscales Ofrezca una mejor experiencia al usuario final Se

10 Implementación de Concur Travel & Cost of T&E slides Expense

11 Automatización proceso End to End Repositorio de facturas y recibos Conexión a sistema AS-400 Reserva de viajes bajo políticas Reportes y métricas de los gastos Integración con Amex y Banamex

12 Ventajas y Beneficios obtenidos Cost of T&E slides

13 A la empresa

14 Reducción del proceso de: + 2 semanas a sólo 1 día

15 Proceso manual eliminado (2013) Eliminación de ajustes fiscales Sin errores contables Reducción de gastos no deducibles en un 90%

16 Ahorro de gastos T&E en un 40%

17 A los empleados

18 Reembolsos rápidos (1 día) Informes de gastos fáciles (móvil) Ahorro de tiempo para realizar informes de gastos de hasta un 60%

19 Acerca de Concur Cost of T&E slides

21 +19 años Experiencia y especialidad +100 países +200 consultores en 10 países +2,400 empleados

22 98% Retención de Clientes Retorno de la diez Inversión en MESES 242% ROI A TRES AÑOS: +15,000 Clientes en 10 países +18 millones Usuarios finales Datos para compartir

23 Servicios en la Nube Accesibilidad, Velocidad, Seguridad SaaS

24 700,000 accesos al sistema 300,000 Informes de gastos 120,000 viajes $52 M USD a bancos números LOS EN UN DÍA

25 PRIMERO: Automatización de gastos (1994) Solución en modelo SaaS (1999) Solución de Viajes y Gastos End-to-end (2006) Solución de Viajes y Gastos Móvil (2009)

26 Concur Travel & Cost of T&E slides Expense

27 viajes y gastos integrados= ahorro de tiempo incremento de control

28 Integración = Control Negocio promedio: $100M gastos operativos T&E = 8-10% de gastos operativos T&E = $10M Según Aberdeen 20% Está fuera de las políticas, pero puede controlarse Aproximadamente $2M por año en gastos fuera de las políticas, y sin control

29 Ventajas de Concur Travel & Expense Reducción del costo de reserva de viajes hasta del 79% Incrementar el cumplimiento de políticas hasta 31% Automatización del proceso End to End en una solución Resguardo de documentos hasta por 10 años Manejo de facturas electrónicas, archivos XML Soluciones en la nube, sin licencias necesarias Integración con ERP y otros sistemas corporativos Integración con tarjetas corporativas

30 Un Sistema Integrado. Una Experiencia. Modelo SaaS Una Plataforma Datos Centralizados Experiencia única de usuario Concur Travel & Expense User Support Desk Expense Pay Business Intelligence Service Administration Locate & Alert Invoice Management Travel Request Expense Report Auditing

31 Un sistema integrado: simplifica procesos adaptable intuitivo

32 Servicios Extendidos Concur

33 NVOICE MANAGEMENT automatización del proceso de proveedores

34 travel + expense + invoice UNA PLATAFORMA

35 travel + expense + invoice ahorre tiempo incremente el control

36 El proceso común de facuras Proveedor envia la factura Subsidiarios reciben la factura Se envía a oficinas centrales Cuentas por pagar recibe y audita Cuentas por Pagar ingresa manualmente en el sistema de pagos Se almacenan las facturas en el sitio por 2 años La factura es inventariada Si se necesitan correcciones Se envía a oficinas centrales Cuentas por pagar emite el cheque o pago La factura toma una ruta de 2-3 aprobadores Se hace copia para archivo Se envía al subsidiario Se envía a los aprobadores Se almacenan fuera del sitio Visibilidad en los gastos y procesos

37 Invoice management simplificamos el proceso Captura de Factura Se revisa con la orden de compra Se envía para Aprobación Pago Automático Reportes y Análisis Configuración eficiente del proveedor y aprobación

38 eliminando el papel > déjenoslo con captura de factura

39 eliminando el papel > déjenoslo > transforme con reconocimiento óptico de caracteres OCR

40 eliminando el papel > déjenoslo > transforme > elimine con Facturas electrónicas

41 Validación con orden de compra Factura recibida Factura Impresión $9,000 -Material= $3,000 -Tinta= $6,000

42 Validación con orden de compra Factura recibida Factura Impresión $9,000 Revisión de orden de compra Orden de Compra Impresión $7,000 -Material= $3,000 -Tinta = $6,000 -Material = $3,000 -Tinta = $4,000

43 Validación con orden de compra Factura recibida Revisión de orden de compra Factura Impresión $9,000 -Material= $3,000 -Tinta = $6,000 Orden de Compra Impresión $7,000 $9,000 -Material = $3,000 -Tinta = $4,000 $6,000

44 Validación con orden de compra Factura recibida Revisión de orden de compra Envío para aprobación Pago Factura Impresión $9,000 -Material= $3,000 -Tinta = $6,000 Orden de Compra Impresión $7,000 $9,000 -Material = $3,000 -Tinta = $4,000 $6,000

45 CONTROLE EL FLUJO DE EFECTIVO con Pagos Automáticos

46 NO MÁS CHEQUES

47 Dashboard de métricas Y OBTENGA EL DETALLE DEL REPORTE

48 SÓLO LA INFORMACIÓN QUE USTED NECESITA entregada al INSTANTE

49 GRACIAS!

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