INFORME DE LOGROS AÑO FISCAL OFICINA DE INFORMÁTICA ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD MENTAL Y CONTRA LA ADICCIÓN

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1 INFORME DE LOGROS AÑO FISCAL OFICINA DE INFORMÁTICA ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD MENTAL Y CONTRA LA ADICCIÓN

2 Estado Libre Asociado de Puerto Rico Administración de Servicios de Salud Mental y Contra la Adicción Oficina de Informática Descripción del Programa: La Oficina de Informática tiene la función de coordinar todas las estrategias de informática considerando un enfoque holístico en la incorporación de la Tecnología de la Información en los procesos programáticos y administrativos, con el fin de agilizar los mismos para cumplir principalmente con la visión, misión y objetivos de la Agencia. Base Legal: La Oficina de Informática fue creada como parte de las estructuras organizacionales necesarias para que la ASSMCA ejerza su autonomía fiscal y administrativa. Ley Núm. 67 del 7 de agosto de 1993, Ley Orgánica de la Administración de Servicios de Salud Mental y Contra la Adicción (ASSMCA). Ley número 151 de 2004 del Estado Libre Asociado establece la política pública relativas al uso de las tecnologías de la Información al funcionamiento gubernamental. Misión: Actuar como ente facilitador y de apoyo en el uso de la Tecnología Informática como medio de lograr los objetivos estratégicos de la ASSMCA. Funciones: Preparar a la ASSMCA con la mejor infraestructura de telecomunicaciones con el fin de ampliar las facilidades de acceso a la tecnología existente redundando esto en mejores servicios administrativos y programáticos. o Objetivo 1: Planificar y diseñar el plan de trabajo para la implantación de infraestructura de telecomunicaciones en los centros de servicio de las regiones de San Juan y Oeste en una primera fase. o Objetivo 2: Adquirir los equipos y materiales de comunicaciones y computadoras necesarias para la infraestructura de telecomunicaciones. o Objetivo 3: Instalar los equipos y materiales de comunicaciones en los centros de las regiones de San Juan y Oeste en una primera fase. o Objetivo 4: Realizar las pruebas de las comunicaciones necesarias para el buen funcionamiento de los equipos y computadoras. o Objetivo 5: Replicar el plan de trabajo para la implantación de infraestructura de telecomunicaciones en los centros de las otras regiones, comienza segunda fase. Capacitar a los recursos humanos de ASSMCA tecnológicamente, con el fin de que su rol como usuario final sea comprendido y puedan ser más eficiente en su gestión.

3 o Objetivo 1: Estudiar la necesidad de adiestramientos en tecnologías de la información en coordinación con el Instituto de Adiestramiento de la ASSMCA. o Objetivo 2: Redactar plan de trabajo de adiestramientos en coordinación con el Instituto de Adiestramientos. o Objetivo 3: Identificar recursos humanos internos que nos sirvan de instructores y reclutar y/o contratar instructores para los adiestramientos especializados. o Objetivo 4: Adiestrar a los usuarios de los sistemas electrónicos de información de la ASSMCA. o Objetivo 5: Evaluar el plan de adiestramientos y reevaluar las necesidades de adiestramientos de los empleados de la ASSMCA para. o Objetivo 6: Replicar el plan de adiestramientos el próximo año fiscal con las nuevas necesidades de adiestramientos. Completar la automatización de la tecnología de la información de procesos en las áreas administrativas. El fin de este objetivo es agilizar los procesos administrativos que sirven de apoyo a las áreas programáticas para que estas puedan cumplir con el servicio a la ciudadanía. o Objetivo 1: Evaluar y revisar el funcionamiento del nuevo sistema financiero para detectar necesidades de implantar nuevos módulos del sistema People Soft 8.4. o Objetivo 2: Integrar los módulos del Sistema de Recursos Humanos con el fin de que permita el control de los datos de los empleados de la agencia. o Objetivo 3: Estudiar para determinar otras necesidades de tecnologías de la información en Recursos Humanos e implantar las mismas. Integrar los sistemas de información existentes e identificar, evaluar, desarrollar e implantar nuevos sistemas que permitan la automatización integrada de manera que se pueda acceder a la información fácil, rápida, segura y confiable. o Objetivo 1: Revisar el Análisis del Data Warehouse de la ASSMCA con las Administraciones Auxiliares y Oficinas. o Objetivo 2: Documentar los requisitos funcionales y técnicos relacionados con el Data Warehouse. o Objetivo 3: Solicitar propuestas y selección de la opción que cumpla con los requerimientos de ASSMCA para desarrollar el Data Warehouse. o Objetivo 4: Implantar un nuevo sistema electrónico que registre los encuentros y poder facturar en los centros de las regiones con el fin de aumentar significativamente el recobro de dinero en la agencia. o Objetivo 5: Actualizar el Sistema de Drogas y Narcóticos para que el mismo sea uno mas ágil y eficaz al momento de proveer las licencia para distribuir y dispensar medicamentos a los médicos, farmacia, hospitales, farmacéuticas, etc.

4 Organigrama: Dr. José L. Galarza Arbona Administrador Dra. Sara Huertas - Goldman Subadministradora Angel Vladimir Maldonado Pérez Director Oficina de Informática Vacante Director Auxiliar Oficina de Informática Area Administrativa Srta. Ivette Pérez Rivera Asistente Administrativa Sra. María S. Maldonado Román Asistente Servicio Oficina Sra. Nilda Gerena Ramos Asistente Asuntos Gerenciales (Receptora Alterna) Sra. Aida E. Díaz Rodríguez Asistente Servicio Oficina Sra. Maribel Muñiz Rosado Asistente Servicio de Oficina Vacante Gerente de Desarrollo de Sistemas de Informática División de Análisis y Desarrollo de Sistemas Sra. Wanda I. Rosado Colón Gerente Operaciones de Sistemas de Informática División de Operaciones de Sistemas Sr. Kenneth Colón Rivera Desarrollador Senior de Sistemas de Informática Area Cuarto de Máquinas/Servidores Area de Servicio Técnico Sra. Ivelisse Pérez Collazo Desarrollador Senior de Sistemas de Informática Sr. Julio Malavé Santiago Desarrollador Senior de Sistemas de Informática Sra. Ida I. Rivera Meléndez Desarrollador SEnior de Sistemas de Informática Sra. Velda Marilya Arroyo Operador Senior Unidad Central Informática Sr. Robinson Siraguza Estrella Operador Equipo Registro Información Sr. Angel L. Flores López Operador Unidad Central Informática Sr. Juan M.Figueroa Sánchez Operador Unidad Central Informática Sr. Carlos M. Plaza Osorio Asistente Informática Descripción de los logros más significativos de la Oficina de Informática 1. Se logró la implantación del nuevo sistema financiero PRIFAS utilizando tecnología web-based el cual será utilizado por las áreas de Presupuesto, Compras, Finanzas, Servicios Generales y Planificación. Entre las ventajas de este nuevo sistema se encuentran la rapidez en los procesos, autonomía fiscal, alcance y la reducción en el uso de papel. Para este proyecto la ASSMCA ha invertido: $628, en la implantación del sistema, $82, adquisición de cincuenta y cinco (55) computadoras para usuarios y $147, adquisición de cuatro (4) Servidores. 2. Se desarrollo sistema electrónico web-based con el fin de automatizar el recogido de datos sociodemográficos de los pacientes atendidos en los centros regionales. Esta aplicación se puede acceder en

5 3. Implantamos con éxito el acceso a través de Internet del correo electrónico de la ASSMCA utilizando Outlook Web Acces (OWA). Esta aplicación se puede acceder en 4. Se planificó y diseñó el plan de trabajo para la implantación de infraestructura de telecomunicaciones en los centros de servicio de las regiones de San Juan y Oeste. Recientemente se adjudicó la subasta para el comienzo de la implantación a un costo aproximado de 350,000 dólares. 5. Instalación de modems DSL para el acceso al sistema SEEST sobre seis centros que informan datos sociodemográficos. 6. Salón de Adiestramientos de Informática Se logró habilitar el Salón de Adiestramiento Computadorizado como parte de la acción estratégica de adiestrar a los recursos humanos de la ASSMCA en la utilización de los diferentes programas de computadoras que se utilizan en nuestro sistema. 7. Actualizamos en su totalidad el Sistema Operativo de los servidores principales. Actualmente ASSMCA utiliza la última tecnología de MS Windows 2003 Server en los servidores. 8. Fortalecimiento Infraestructura de telecomunicaciones a nivel central. Para este proyecto la ASSMCA ha invertido $81,165 en equipos de comunicación, servicios de instalación y garantías por tres (3) años. 9. La ASSMCA cuenta con el Portal de Internet este esfuerzo de que la ASSMCA tenga presencia en la Internet se logró mediante el trabajo en colaboración con el personal de la Gerencia de Portales en la oficina de Tecnologías de la Información Gubernamental de la OGP. 10. Implantación de la Política Acceso Sistemas Información que busca que los usuarios de los sistemas de información electrónicos hagan buen uso de los mismos. El buen uso de los sistemas redunda en economías a la agencia. 11. Actualización del Sistema de Recursos Humanos de información electrónico que permite control de los datos de los empleados de la agencia.

6 Plan de Trabajo El proyecto prioritario para la ASSMCA desde la perspectiva de Informática es la trasformación del capital humano en la Oficina de Informática. Se proyecta que los nuevos proyectos de informática traen consigo la adquisición de nuevas tecnologías que requieren la incorporación de nuevos puestos. Para esto se necesita la inversión de aproximadamente $185, Para el nuevo año fiscal continuaremos realizando los estudios e investigaciones necesarias y preparando la agencia con la infraestructura tecnológica necesaria para la adquisición e implantación del Expediente Médico Electrónico (EHR) y el Sistema de Facturación Electrónica. Para esto se ha solicitado la extensión de los fondos de la Resolución Conjunta de la Cámara Comenzaremos la implantación de la infraestructura de telecomunicaciones en los centros de las regiones de San Juan y Oeste. Esta implantación se planificó y diseñó el año fiscal pasado. 4. Continuaremos con la instalación de modems DSL en los centros que utilizan el sistema SEEST.

7 5. La proyección de ASSMCA es la integración de las bases de datos aisladas en un data warehouse para un ágil y eficaz manejo de la información, según se muestra en el siguiente diagrama. Para este proyecto se requiere la inversión aproximada de 650,000 dólares.

8 Los siguientes retos se hacen inminentes para la implantación del Data warehouse: Mecanizar procesos operacionales de todas las áreas de servicios según las regulaciones y exigencias federales y estatales, considerando el uso de estándares que faciliten la integración de los datos Minimizar la complejidad y disparidad de ambientes tecnológicos Reducir considerablemente el esfuerzo y tiempo invertido en la recopilación e integración de los datos estadísticos, permitiendo ser más efectivos en el análisis y toma de decisiones Centralizar los datos en una sola plataforma que provea una visión integrada de la clientela, movimiento y servicios ofrecidos, permitiendo analizar de manera individual o combinada, todas las áreas de la agencia Facilitar la generación de informes y acceso a la información con la regularidad necesaria para ser efectivos en el análisis y toma de decisiones permitiendo una mejor administración de los servicios 6. Como medida para aumentar la capacidad de almacenamiento de alto nivel de datos de la ASSMCA se contempla la adquisición de un Storage Area Network (SAN). Para esta adquisición e implantación se invertirá aproximadamente 250,000 dólares. 7. Continuar con la capacitación interna y externa (a través de OGP) del personal de la Oficina de Informática. El proceso de capacitación es orientado a fortalecer el apoyo para el funcionamiento óptimo de la red de comunicaciones de ASSMCA, el servicio de apoyo técnico a los usuarios y el proceso de desarrollo de aplicaciones. Clientela: La clientela de esta Oficina está compuesta por un total de 1,237 usuarios con acceso a sistemas de información a través de las Administraciones u Oficinas que componen la estructura organizacional de ASSMCA, a nivel central y de los 183 puntos de servicio a través de la Isla. La proyección en aumento de esta clientela es de 136 usuarios adicionales para un total de 1,373. Datos Estadísticos Clientela Atendida 1,509 1,632 1,768