SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA

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1 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA SOLICITUD DE INFORMACIÓN PARA LA ELABORACION DEL ESTUDIO DE MERCADO El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, de conformidad con los principios de transparencia para la contratación convoca públicamente a todos los interesados en proporcionar información para consolidar el estudio de mercado del proceso con el siguiente objeto: Contratar mediante la modalidad de SaaS (Software como un Servicio) una solución integral en Ambientes Virtuales de Aprendizaje, para poner a disposición de la comunidad educativa del SENA las herramientas y servicios necesarios que garanticen el éxito del proyecto de formación Se solicita registrar sus pre-cotizaciones de forma física o vía correo electrónico así: Correo: Asunto: ESTUDIO DE MERCADO - LMS Oficina de Sistemas Dirección radicación correspondencia: SENA Dirección General Calle 57 No Bogotá Oficina de Sistemas Si adjunta un archivo digital, este debe venir en formato PDF, Word o Excel, no se aceptan archivos comprimidos. FECHA MÁXIMA DE RECEPCION DE PRECOTIZACIONES: 17 DE ENERO DE 2014

2 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA DOCUMENTO RFI CONTRATAR MEDIANTE LA MODALIDAD DE SAAS (SOFTWARE COMO UN SERVICIO) UNA SOLUCIÓN INTEGRAL EN AMBIENTES VIRTUALES DE APRENDIZAJE, PARA PONER A DISPOSICIÓN DE LA COMUNIDAD EDUCATIVA DEL SENA LAS HERRAMIENTAS Y SERVICIOS NECESARIOS QUE GARANTICEN EL ÉXITO DEL PROYECTO DE FORMACIÓN. BOGOTÁ D.C., DICIEMBRE DE 2013

3 Tabla de contenido COMPONENTE TECNICO INTRODUCCIÓN ANTECEDENTES DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD ASPECTOS PEDAGÓGICOS MODALIDADES DE FORMACION FORMACIÓN TITULADA FORMACIÓN COMPLEMENTARIA VIRTUAL (INCLUYE IDIOMAS) ALCANCE DE LA SOLUCIÓN SERVICIO SOFTWARE AS A SERVICE (SAAS) Learning Management System (LMS) Repositorio de Contenidos (Sistema de Contenidos) Sistema de Comunidad Herramientas de apoyo para trabajar vía dispositivos móviles Herramientas de Inteligencia de negocios Herramientas de Atención a Aprendices y Tutores/Instructores Herramienta LCMS (Learning Contents Management System) CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS GENERALES SOFTWARE AS A SERVICE (SAAS) DATACENTER Aspectos Técnicos Software Datacenter Alterno Continuidad del Negocio AMBIENTES Ambiente de Producción Ambiente de Entrenamiento Ambiente de Pruebas SISTEMA PARA PRUEBAS DE CARGA COPIAS DE SEGURIDAD O BACKUPS ESTABILIZACIÓN DEL SERVICIO Para Formación Titulada Para Formación Complementaria... 27

4 5.7 MÉTRICAS PARA EL CONTEO DE USUARIOS ALMACENAMIENTO SOPORTE TÉCNICO MANTENIMIENTO LEARNING MANAGEMENT SYSTEM - LMS Requerimientos no funcionales Requerimientos funcionales Gestión de Cursos Gestión de Información de Cursos Archivar / Exportar cursos Importar cursos Copiar / Mover contenidos de un curso a otro Configuración de elementos predeterminados Categorías o clasificación de cursos Gestión de Usuarios Gestión de información de usuarios Enrolamiento de usuarios por interfaz gráfica Gestión de roles y privilegios sobre las funcionalidades Estadísticas de la aplicación LMS Reporte de Seguimiento Funcionalidades al Interior del Curso Disponibilidad de un centro de control Herramienta de anuncios / noticias Calendario Foros Creación de Grupos Herramientas de Chat Web Conference Envío de correo electrónico Glosario Mensajes Internos Tipos de pregunta Bancos de preguntas Encuestas Actividades Libro de Calificaciones... 52

5 Estadísticas del curso Herramienta de alertas tempranas Blogs Portafolios Personalización del diseño del curso Acceso al curso Disponibilidad de herramientas Tipos de Contenido Elemento/Archivo de contenido Audio Video Imagen Contenido tipo URL o enlace externo Contenido tipo Enlace del Curso Contenido tipo navegación creado a partir del LMS Paquetes de contenidos SCORM (Sharable Content Object Reference Model) Contenido basado en archivos.zip Creación de carpetas y subcarpetas para organizar elementos de contenido WebDAV Offline SERVICIOS Despliegue de personal técnico Contenidos especializados Mercadeo de los programas de formación del SENA Capacitación para la fábrica de software Centro de atención a aprendices y tutores Herramienta de administración de contenidos Herramienta de administración de desarrollo de contenidos TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO Y MATERIAL DE APOYO Descripción de los roles para transferencia de conocimiento y temas mínimos a tener en cuenta Administrador Desarrollador Instructor/Tutor... 66

6 Integrador Técnico de mesa de ayuda Técnico de Centro de Contacto Lugar de la transferencia de conocimiento Periodicidad de transferencia de conocimiento Características de la transferencia de conocimiento Criterio de aceptación de la transferencia de conocimiento Curso Virtual de Manejo de Plataforma Curso virtual para tutores Curso virtual para aprendices Material de Apoyo INTEGRACION CON APLICATIVOS MISIONALES Sofía Plus Formación Titulada Base de datos de integración Módulo controlador de la plataforma LMS Módulo de intermediación API del LMS OTRAS INTEGRACIONES REPOSITORIO DE CONTENIDOS SISTEMA DE COMUNIDAD HERRAMIENTAS APLICADAS A LA FORMACIÓN UTILIZANDO TECNOLOGÍA PARA DISPOSITIVOS MÓVILES Herramientas de inteligencia de negocios Herramientas de Atención a Aprendices y Tutores/Instructores ETAPAS DEL PROYECTO ETAPA DE PREPARACIÓN ETAPA DE PLANEACIÓN ETAPA DE TRANSICIÓN ETAPA DE OPERACIÓN ETAPA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTACIÓN CRONOGRAMA PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO CUADRO DE CARGAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO MÍNIMO REQUERIDO 90

7 9.2.1 Director de Proyecto Gerente Técnico Gerente De Servicio Experto de Producción NIVELES DE SERVICIO CARACTERISTICAS NECESARIAS DEL LMS Y HERRAMIENTAS ESTUDIO ECONOMICO DE LMS, HERRAMIENTAS Y SERVICIOS ANEXOS EXPERIENCIA DEL OFERENTE OBSERVACIONES GLOSARIO... 94

8 TABLA DE ANEXOS ANEXO A B C D E F G H I J NOMBRE DEL ARCHIVO LOGINS_DIARIOS_FORMACION_SENA_ENERO_DICIEMBRE_2013.xls NIVELES_DE_SERVICIO.docx HISTORICO_ALMACENAMIENTO.xlsx SENA_LMS_ESPECIFICACION_INTEGRACION_PLATAFORMA_VIRTUA L_V2.PDF CRONOGRAMA_DEL_PROYECTO.xlsx VERIFICACION_DE_CARACTERISITICAS.xlsx REJILLA_DE_INDICACION_DE_PRECIOS_POR_PROPUESTA.xlsx EXPERIENCIA DEL OFERENTE.xlsx PRESENTACION SENA - SOFIA PLUS.pdf PRESENTACION SENA - SOFIA PLUS.pdf

9 COMPONENTE TECNICO 1. INTRODUCCIÓN El apoyo a los procesos misionales de Formación a través de Ambientes Virtuales de Aprendizaje, ha sido durante los últimos años, un pilar fundamental en el actuar del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, teniendo como objetivo, la optimización de los procesos, la calidad en la formación y la disposición de herramientas tecnológicas que faciliten, automaticen y sirvan a la vez de soporte a los elementos pedagógicos y metodológicos enmarcados en el modelo educativo institucional. Buscando precisamente las mejores soluciones el SENA ha liderado acciones que incluso desde el año 2001, han apoyado la labor de instructores, aprendices y personal administrativo, logrando llegar a unos altos grados de madurez en el conocimiento y experiencia en la ejecución de procesos formativos apoyados con herramientas tecnológicas. 2. ANTECEDENTES El Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, es un establecimiento público que cumple la función que le corresponde al Estado de invertir en el desarrollo social y técnico de los trabajadores colombianos, ofreciendo y ejecutando la formación profesional integral para la incorporación de las personas en actividades productivas que contribuyan al crecimiento social, económico y tecnológico del país. Además de la formación profesional integral, brinda servicios de Formación continua del recurso humano vinculado a las empresas; información; orientación y capacitación para el empleo; apoyo al desarrollo empresarial; servicios tecnológicos para el sector productivo, y apoyo a proyectos de innovación, desarrollo tecnológico y competitividad. Dentro de los objetivos del SENA se encuentra el apropiar métodos, medios y estrategias dirigidos a la maximización de la cobertura y la calidad de la formación profesional integral, así como actualizar, en forma permanente, los procesos y la infraestructura pedagógica, tecnológica y administrativa para responder con eficiencia y calidad a los cambios y exigencias de la demanda de formación profesional integral. De acuerdo con lo anterior el SENA ha incorporado en los procesos de formación que desarrolla, el uso cada vez más intensivo de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, como respuesta a los retos que demanda la sociedad y el entorno empresarial nacional e internacional. En este sentido, se ha estimulado el uso de nuevas tecnologías para fomentar en los aprendices competencias enmarcadas en el liderazgo, la competitividad y la conciencia crítica, dado que dichas tecnologías son los elementos facilitadores del acceso a las fuentes de información y juegan un papel clave como medio dinamizador de la interacción entre los aprendices SENA, los actores de los procesos de formación y el entorno. El apoyo a los procesos misionales de Formación a través de Ambientes Virtuales de Aprendizaje, ha sido durante los últimos años, un pilar fundamental en el actuar del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, teniendo como objetivo, la optimización de los

10 procesos, la calidad en la formación y la disposición de herramientas tecnológicas que faciliten, automaticen y sirvan a la vez de soporte a los elementos pedagógicos y metodológicos enmarcados en el modelo educativo institucional. Buscando precisamente las mejores soluciones el SENA ha liderado acciones que incluso desde el año 2001, han apoyado la labor de instructores, aprendices y personal administrativo, logrando llegar a unos altos grados de madurez en el conocimiento y experiencia en la ejecución de procesos formativos apoyados con herramientas tecnológicas. Adicionalmente, el SENA, alineado con la estrategia del Gobierno Prosperidad para todos, desarrolla orientaciones estratégicas, a partir de los Objetivos Misionales y los procesos de la Cadena de Valor de la Entidad, que aportan a más productividad para los sectores y regiones (más empleo) y para más inclusión social (menos pobreza). El SENA desarrolla las siguientes estrategias: Más Cobertura Más Pertinencia Más Calidad Internacionalización De acuerdo con esto y con su objetivo de aportar en el indicador de Menos pobreza, ve la necesidad de ofrecer un mayor número de cupos de formación a los que actualmente registra en sus 33 Regionales y 117 Centros de Formación con proyección a 190 centros. Como soporte tecnológico a los procesos formativos en ambientes virtuales, el SENA cuenta desde el 2003 con una plataforma basada en la aplicación Blackboard, bajo un esquema de prestación de servicios de aplicación - ASP. En la actualidad, el SENA busca mediante la contratación de una solución integral, poner a disposición de la Comunidad Educativa del SENA, todos las herramientas necesarias para garantizar el éxito de su proyecto, aumentar la cobertura y generar políticas de retención.

11 3. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD El SENA busca mediante la contratación de un SaaS (Software como un Servicio) la prestación de servicio de una solución integrada en Ambientes Virtuales de Aprendizaje, para poner a disposición de la comunidad educativa del SENA las herramientas necesarias para garantizar el éxito de su proyecto de Formación, aumentar la cobertura y generar políticas de retención. La solución debe comprender, de manera integrada: 1. Sistema de LMS (Learning Management System),.2. Servicios bajo demanda que potencialice al LMS y las actividades propias del modelo educativo de formación del SENA en las modalidades presencial, virtual y a distancia Los servicios son todas las aplicaciones, herramientas y/o contenidos que se integran a la plataforma LMS, como también son profesionales como asesoramiento, apoyo y soporte pedagógico, desarrollo de software, producción de contenidos y animaciones. Por lo tanto, el proveedor debe estar capacitado de ofrecerlos en cualquier momento durante la vigencia del contrato 1 de Agosto 2014 a 31 Julio de Por otra parte, como las TIC s se mantienen en evolución se debe garantizar que el LMS y sus servicios anexos se van a mantener actualizados y vigentes durante toda la ejecución del contrato y a informar el plan de contingencia en dado caso que la plataforma o los servicios anexos llegue a desaparecer o ser comprados por otra empresa. Para lograr un mayor entendimiento de las necesidades de los servicios requeridos por el SENA, y contextualizar a los proveedores en los aspectos misionales de la Entidad que se apoyarán en la solución ofrecida, es necesario tener en cuenta información básica de cobertura de los servicios. 3.1 ASPECTOS PEDAGÓGICOS Para el SENA el ambiente virtual de aprendizaje más que un espacio de innovación tecnológica, es una oportunidad que debe impulsar la innovación pedagógica, las herramientas de apoyo a los procesos formativos, específicamente en sus componentes tecnológicos, se deben constituir en un lugar interactivo en el que los aprendices puedan contar con funcionalidades que incluyan pero no limiten a: permitir acceder a contenidos, herramientas sincrónicas y asincrónicas de comunicación, noticias e información relevante con el desarrollo de sus actividades, información del programa, la planeación de su formación, conocimiento del perfil de su tutor, actividades de aprendizaje, material didáctico, el avance y valoración de su proceso de formación por parte del tutor, espacios que permitan el trabajo colaborativo, integración con herramientas que apoyen su formación en idiomas, y diversas fuentes de información y atención permanente del tutor; en tal sentido una Plataforma de formación virtual debe facilitar, en el ámbito de los Estándares para el seguimiento al Instructor/Tutor en la Ejecución de la Formación Titulada y Complementaria con Mediación Virtual SENA: Modalidades (Presencial, Virtual y a Distancia) a. La adecuación del ambiente de formación que el instructor o tutor debe garantizar: Publicación de objetos de aprendizaje relacionados con la bienvenida al programa y adecuación de espacios de actividades, foros, materiales didácticos, menú del programa, ponderación y organización de juicios evaluativos (notas), acciones

12 administrativas de comunicación y sincronización de datos con los aplicativos misionales del SENA. b. Estandarización de la estructura de presentación del Ambiente Virtual SENA: Esta pretende facilitar el desempeño del aprendiz y del Tutor/Instructor en el escenario de aprendizaje, el aprendiz se familiarizará con una misma estructura de información permitiéndole que por sí mismo sea capaz de moverse por la estructura del espacio virtual e identificar las diferentes secciones y contenidos de una forma sencilla y efectiva; y para el caso de los instructores permite tener claridad sobre el cómo y dónde se debe dejar disponible cada tipo de información. c. Los aspectos relacionados con el aprovechamiento de cada una de las herramientas disponibles en el Ambiente Virtual apuntan al fortalecimiento de la calidad en la formación SENA. d. Orientación y acompañamiento del Tutor/Instructor en el Ambiente Virtual: El tutor/instructor debe generar un acompañamiento y seguimiento permanente con procesos dialógicos de aprendizaje, apoyándose con las funcionalidades disponibles en la plataforma virtual de aprendizaje. e. Prematrícula, matrícula y deserción: Participantes del proceso de formación como Directores, Coordinadores y tutores/instructor pueden tomar acciones proactivas durante el proceso de formación de acuerdo a los indicadores formulados por ellos y que soportan decisiones para disminuir la deserción y mejorar la incorporación nuevos aprendices, implementado inteligencia de negocio como base. f. En formación virtual se debe propender por desarrollar tres tipos de actividades: 1. Actividades para el aprendizaje autónomo: son aquellas en el que el aprendiz asumirá la iniciativa para desarrollar las actividades planteadas ejemplo: Ejercicios, prácticas apoyadas en simulaciones, talleres. 2. Actividades para el aprendizaje colaborativo: se desarrolla a través de métodos de trabajo grupal donde los participantes interactúan y construyen conocimiento, ejemplo: grupos de discusión en foros, videoconferencias, documentos compartidos, wikis, blogs, entre otros. 3. Actividades para el aprendizaje Significativo: estructurar conocimientos previos con nuevos conocimientos, propiciar un entorno didáctico donde se asimilen conceptos ejemplo: estudio de casos, solución de problemas, juego de roles, (es decir uso de didácticas activas para el aprendizaje) Según el Manual de Procesos y Procedimientos del SENA, se clarifica la formación y aspectos que se consideran en la formación profesional integral: a. Utilizar las cuatro fuentes del conocimiento: Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Instructor- Tutor, Entorno y Trabajo Colaborativo. b. Promover en los aprendices ser libre pensadores, con capacidad crítica, solidarios,

13 emprendedores y líderes. c. Aplicar técnicas didácticas activas para propender aprendizajes significativos en el aprendiz. d. Aplicar metodologías que faciliten el aprendizaje colaborativo. e. Contemplar el proceso de retroalimentación que facilite el aprendizaje y evidencie los logros asociados a cada una de las tareas aprendidas. f. Reforzar las actividades tendientes a desarrollar competencias. La realidad del SENA, en cuanto a número de aprendices y tutores, exige tener un apoyo y fortalecimiento tecnológico que permita hacer seguimiento oportuno a la permanencia del aprendiz y el tutor en sus procesos formativos, logrando, de esta manera generar acciones que permitan mitigar las causas de deserción, y reconocimiento de acciones a fortalecer en el proceso de acompañamiento y orientación que ejercen los tutores. 3.2 MODALIDADES DE FORMACION El SENA ofrece tres tipos de modalidades que son: Presencial, Virtual y a Distancia. a. Presencial: Formación Titulada y Complementaria b. Virtual: Formación Titulada, Formación Complementaria y Bilingüismo c. A Distancia: Formación Titulada 3.3 FORMACIÓN TITULADA La Formación Titulada presencial, es la oferta regular del SENA, dirigida a cualquier colombiano y que tiene las siguientes características: a. Nivel de Formación: técnico, tecnólogos, especialistas técnicos y tecnológicos. b. Duración: Entre 1 y 2 años de formación. Son aprendices que su modalidad de formación es presencial con apoyo virtual, en los procesos de uso de recursos del LMS (chat, foros, glosarios, correo electrónico, etc). Los datos relacionados con esta formación, se generan desde el aplicativo Sofía Plus. Los cursos de formación titulada presencial tienen una estructura única de contenidos pero sin pruebas asociadas; tienen componentes como Anuncios, Foros, Enlaces para envío de actividades con archivos asociados. Todos los cursos de formación titulada presencial tienen una misma planilla de curso o semilla, la cual debe replicarse en todos ellos. Igualmente es necesario ejecutar el enrolamiento de usuarios y los resultados de aprendizaje que hay en Sofia Plus. La oferta de formación Titulada Virtual y a Distancia, nace como la estrategia del SENA para ampliar su radio de acción y llegar a más colombianos interesados en formarse, usando las nuevas tecnologías.

14 Los aprendices cuya modalidad de formación es 100% virtual, realizan su proceso de aprendizaje en lugares distintos a los centros de formación del SENA. Y quienes hacen la formación A Distancia hacen una parte virtual y otra presencial en los centros de formación. Los datos relacionados con estas modalidades de formación, se generan desde el aplicativo Sofía Plus. Estos cursos de formación, se incluyen pruebas, foros, anuncios, contenidos multimedia, entre otros. 3.4 FORMACIÓN COMPLEMENTARIA VIRTUAL (INCLUYE IDIOMAS) Este tipo de formación constituye la oferta dirigida al público en general que requiere formación para el desarrollo de competencias específicas, y de esta manera poder ampliar o actualizar sus conocimientos. En el marco de éste tipo de formación, se incluyen los cursos de Idiomas en sus diferentes niveles. Duración: Cursos entre 5 y 10 semanas de formación continua. Los datos relacionados con esta formación corresponden a los aprendices que se inscriben en cursos de ésta modalidad de formación y acceden: a. Desde los centros de formación del SENA b. Desde sitios diferentes a las instalaciones físicas del SENA Los datos de esta modalidad de formación son provistos por el aplicativo Sofia Plus Las plantillas de curso o cursos semillas de Formación Complementaria Virtual son 217, y constituyen las plantillas a partir de las cuales se crean los cursos de la modalidad Formación Complementaria Virtual. De éstos cursos se necesita migrar la estructura de contenidos, que en su gran mayoría están apoyados en objetos de aprendizaje en formato: Html, html5, Micrositios html/html5, archivos pdf, swf, doc, docx, rft, xls, xlsx, ppt, Imágenes Gif, JPG/JPGE, PNG, Paquetes ZIP, TAR, RAR y Objetos de Aprendizaje en SCORM 1.2 y Las pruebas creadas en estos cursos, se encuentran en estándar IMS y pueden ser consultadas por medio de la Base de Datos que será entregada durante la etapa de planeación, junto con el conjunto de esquemas necesarios para lograr un mayor entendimiento de la estructura de los datos. 3.5 COBERTURA El SENA, alineado con la estrategia del Gobierno Prosperidad para todos, en su objetivo de aportar en el indicador de Menos pobreza, detecta la necesidad de ofrecer un mayor número de cupos de formación a los que actualmente registra en sus 33 Regionales y 117 Centros de Formación, además de tener una proyección de crecimiento de los centros a 190. Centrándose en las cifras de formación ejecutada en el periodo comprendido entre los años 2006 a 2013, se encuentran unos niveles de formación complementaria virtual así: en el año 2006, en el 2007, en el 2008, en 2009, en el 2010, en el 2011, en el 2012 y en el 2013 (noviembre) ver Figura 1. Estas cifras, representan la cantidad de aprendices en

15 formación complementaria virtual y muestran la aceptación de la estrategia de formación apoyada en ambientes virtuales de aprendizaje, entre los colombianos, incluyendo los residentes en el exterior. De manera gráfica, los datos se pueden visualizar de la siguiente manera: Figura 1. Número de aprendices Formación Complementaria Virtual. Fuente: SINERGIA sinergia.dnp.gov.co Durante estos últimos años, igualmente la estrategia ha logrado plasmar sus componentes metodológicos y tecnológicos, en la implementación de proyectos derivados tales como la formación en Idiomas a través de Ambientes Virtuales, Televisión Educativa y la apropiación de todo el componente tecnológico para apoyar los procesos de Formación Titulada y Formación Complementaria Virtual. Desde el año 2011, los aprendices e instructores de Formación Titulada Presencial, han sido incluidos en las plataformas de formación virtual que apoyan el desarrollo de sus actividades formativas, ofreciendo desde el ámbito tecnológico todo lo necesario para contar con la memoria completa y evidencias de su trabajo ver Figura 2 (Número de aprendices en Formación Titulada). Este componente constituye un valor agregado que beneficia indudablemente tanto al SENA ente prestador del servicio, así como los actores del proceso de formación en el desarrollo de sus competencias, para un futuro desenvolvimiento en la vida social y laboral. Por último, es necesario conocer el número de cupos para tenerse en cuenta en el servicio del LMS, estos indican cuantos cursos de formación un aprendiz ha tomado y en ocasiones estos cursos pueden desarrollarse al mismo tiempo, esto lo indica la Figura 3 (Aprendices en Formación vs Cupos)

16 Figura 2. Número de aprendices en Formación Titulada. Fuente: SINERGIA sinergia.dnp.gov.co Complementaria 2013 Titulada 2013 Complementaria 2012 Titulada 2012 Aprendices Cupos Figura 3. Número de cupos por Formación. Fuente: SINERGIA sinergia.dnp.gov.co En vista de la gran acogida del sector productivo frente a este proyecto, y el alto nivel de operación que ha alcanzado, se ha hecho necesario tomar acciones que garanticen la vigencia del proyecto, las principales consisten en desarrollar alianzas estratégicas con empresas líderes en el mercado de creación de contenidos, gremios y universidades que permitan el acompañamiento institucional en la misión de ofrecer formación de calidad a todos los colombianos.

17 En la siguiente gráfica se observa el comportamiento de acceso diario de usuarios entre Enero a Diciembre de 2013, que se conectan al ambiente de producción (conformado por una instancia para Formación Complementaria y otras para Formación Titulada) y al ambiente de Entrenamiento. Los detalles de los datos y su discriminación se encuentran en el ANEXO A Logins diarios 12/04/ /21/ /08/ /26/ /13/ /30/ /17/ /04/ /22/ /09/ /27/ /14/ /01/ /18/ /05/ /23/ /10/ /27/ /14/ /01/ /19/ /06/ /21/ /08/ /26/ /13/2013 Figura 4. Número de logins por día. Enero Diciembre 4 de Fuente: LMS Institucional. La Figura 4, muestra el comportamiento de la ejecución de Formación Complementaria (Virtual), Titulada (Presencial y Virtual) y Ambiente de Entrenamiento. Se relacionan los datos de necesidades de servicio en la tabla 1, teniendo como insumo la información inicial de Sofia Plus (fuente: Sinergia Noviembre 30 de 2013) y CONPES 3790 de 2013 del SENA. La meta corresponde a aprendices en cada tipo de formación para el año 2018: Formación Titulada (Presencial, Virtual y a Distancia) Tipo No. de usuarios para servicio Inicio Meta Formación Complementaria (Presencial - Virtual Bilingüismo) Tipo No. de usuarios para servicio Inicio Meta Tabla 1. Necesidades de servicio

18 Finalmente, el SENA busca mediante la contratación de una plataforma integrada, poner a disposición de la Comunidad Educativa, todas las herramientas y servicios necesarios para garantizar el éxito del modelo educativo del SENA, aumentar la cobertura y generar políticas de retención y divulgación. 4. ALCANCE DE LA SOLUCIÓN El objetivo es contratar mediante la modalidad de SaaS (Software como un Servicio) la prestación de servicio de una solución integral en Ambientes Virtuales de Aprendizaje, para poner a disposición de la comunidad educativa del SENA las herramientas necesarias que garanticen el éxito del proyecto de Formación, aumentar la cobertura y generar políticas de retención. La solución debe comprender, de manera integrada: 1. Sistema de LMS (Learning Management System),.2. Servicios bajo demanda que potencialice al LMS y las actividades propias del modelo educativo de formación del SENA en las modalidades presencial, virtual y a distancia. Los servicios son todos aquellos que se integran a la plataforma LMS, como también son de asesoramiento, apoyo y soporte pedagógico, desarrollo de software, producción de contenidos y animaciones. Por lo tanto, el proveedor debe estar capacitado de ofrecerlos en cualquier momento durante la vigencia del contrato 1 de Agosto 2014 a 31 Julio de Por otra parte, como las TIC s se mantienen en evolución se debe garantizar que el LMS y sus servicios anexos se van a mantener actualizados y vigentes durante toda la ejecución del contrato y a informar el plan de contingencia en dado caso que la plataforma o los servicios anexos llegue a desaparecer o ser comprados por otra empresa. 4.1 SERVICIO SOFTWARE AS A SERVICE (SAAS) Comprende todo el conjunto de infraestructura tecnológica, hardware, configuración, software de aplicación y funcionamiento, licenciamientos, servicio de mantenimiento, seguridad informática y física, copias de seguridad, sistemas de monitoreo, esquema de atención, y en general todas las variables necesarias para ofrecer un servicio completo a la entidad, garantizando los acuerdos contractuales y la calidad del servicio a los usuarios finales. Las ventajas generales de usar este servicio son: Se logra economías a escala en costos de ejecución y mantenimiento La responsabilidad de la operación recae sobre el proveedor, por lo que debe garantizar disponibilidad de la aplicación y su correcto funcionamiento. Es así, que es necesario guiarse por los acuerdo de niveles de servicio. Se evita comprar licenciamiento de cada aplicación que requiera la plataforma, de esto se encarga el proveedor. Se evita la administración de servidores, infraestructura, instalación y manutención del software, esta actividad es propia del proveedor. Los procesos de actualización de la plataforma o herramientas las hace directamente el proveedor

19 El soporte técnico es 24 x 7 los 365 días Learning Management System (LMS) Se considera como el software gestor integral de la ejecución de la formación apoyada en ambientes virtuales para las modalidades Presencial, Virtual y a Distancia de la entidad. Es uno de los elementos de mayor importancia en los procesos de formación virtual de la entidad, por lo cual es necesario que tenga un respaldo técnico sólido, acompañado de un conjunto de funcionalidades que apoyen la labor de los Administradores, Tutores/instructores y Aprendices de los programas de formación ofertados por el SENA en diferentes modalidades. Sus funciones básicas requeridas son: Gestión de usuarios Gestión de recursos y materiales Gestión de actividades de formación Administración de roles de usuarios Administración de acceso a los cursos Seguimiento del proceso de aprendizaje Desarrollo de pruebas o exámenes Gestionar servicios como videoconferencias, foros, chat, contenido en dispositivo móviles y apps, entre otros Generar informes básicos y personalizados Integración con otras servicios, herramientas y/o plataformas Permite el desarrollo de nuevos componentes, herramientas y/o servicios por parte del cliente y/o del proveedor Repositorio de Contenidos (Sistema de Contenidos) El sistema repositorio de contenidos, enmarca todos los componentes técnicos y funcionales necesarios para ofrecer a la entidad, una solución que permita compartir los contenidos que se producen en la planeación y desarrollo de los procesos formativos del SENA. La funcionalidad del sistema de repositorio va más allá del simple hecho de almacenamiento de archivos, y debe constituir un sistema de clasificación de dicha información por medio de metadatos, con las garantías para los usuarios finales de poder subir, organizar, compartir, manejar versiones, etc., su información, obedeciendo a políticas programadas por el Administrador del Sistema. Este sistema debe estar integrado con el LMS, de manera que la información producida por éste, pueda ser gestionada además del mismo software LMS, por el repositorio de Contenidos. Igualmente, debe poderse compartir con público externo, que no necesariamente esté usando funcionalidades del LMS, esto sería como se describe en el portal Colombia Aprende 1 para Recursos Educativos Digitales Abiertos 1

20 4.1.3 Sistema de Comunidad El componente de Comunidad es la utilidad que permite al SENA crear espacios de colaboración comunes con todos sus usuarios, logrando compartir información con ellos de manera específica, teniendo en cuenta su rol o perfil de participación en la comunidad. El sistema de comunidad debe estar integrado con los otros componentes de la solución y además debe tener en cuenta los usuarios activos en el LMS en su totalidad, así como el poder contar con perfiles de invitado que visualicen información de libre conocimiento. Igualmente, debe ofrecer herramientas de participación en comunidad como encuestas, sondeos de opinión, comentarios a información desarrollada por el aprendiz, instructor/tutor, o por los centros o dirección de formación de cualquier tipo de formato (texto, audio, video, multimedia) Herramientas de apoyo para trabajar vía dispositivos móviles Las herramientas de apoyo de formación para el trabajo vía dispositivos móviles, deben permitir a los actores del proceso formativo, acceder por estos medios y contar con utilidades adaptadas a dicho entorno (tamaño de la pantalla, dimensión y distribución de los objetos y esquema de navegabilidad que corresponde al concepto de Responsive Design). Teniendo en cuenta la constante evolución tecnológica en ésta área y el comportamiento y reacción de los usuarios frente a las novedades del mercado, es necesario ofrecer desde ahora éste tipo de acceso, logrando que el usuario tenga sus herramientas, y estrategias de comunicación siempre a la mano. Esta herramienta debe estar integrada con el LMS y a Sofia Plus, de acuerdo con los requerimientos funcionales descritos para esta herramienta en el presente documento, pues va orientada a quienes estén cursando programas de formación apoyados sobre él. Si el SENA dispone de contenidos de cursos adecuados para visualización en el formato móvil, estos deben poder ser dispuestos a los aprendices mediante esta herramienta Herramientas de Inteligencia de negocios Este tipo de herramienta permitirá tomar mejores decisiones en calidad de contenido, oferta de cursos, identificar factores que favorezcan la deserción, participación de los tutores/instructores, participación de los aprendices en su ruta de formación y determinar el comportamiento de los participantes en el proceso de formación en sus modalidades Presencial, Virtual y a Distancia que corresponde a Formación Titulada, Formación Complementaria Herramientas de Atención a Aprendices y Tutores/Instructores Estas herramientas brindarán seguimiento Académico, Administrativo y Técnico para los aprendices y/o tutores durante la ruta de formación, además es el canal donde se ejecutará los planes de acuerdo a lo hallado en los reportes de inteligencia de negocio y aplicar técnicas de retención para disminuir la deserción en la formación del SENA en sus modalidades Presencial, Virtual y a Distancia.

21 4.1.7 Herramienta LCMS (Learning Contents Management System) Esta herramienta permitirá la administración de contenidos de los cursos en la plataforma LMS, además será la encarga de administrar Work-Flow para la generación de los mismos de acuerdo a los roles pertinentes para los procesos que se especifiquen por parte del SENA. El objetivo es tener una herramienta que permita generar reportes según indicadores de evaluación de contenidos indicados por la Dirección de Formación, con ello se puede saber el comportamiento de acuerdo a la modalidad Presencial, Virtual o a Distancia del uso de los contenidos, de comportamientos de los participantes (aprendices, instructores/tutores), la actualización y manejo de versiones de los contenidos y objetos virtuales de aprendizaje. También incluye: Edición o la adquisición de contenido, la historia de contenido, la auditoría, la sustitución y la supresión Herramienta LCDMS (Learning Content Development Management System) Esta herramienta brinda facilidad de administración del desarrollo de contenidos, administra versiones de los documentos, Work-Flow a los actores del proceso como pedagogos, expertos temáticos, revisores de estilo, metodólogos, entre otros, y relaciona todos los documentos. Este proceso es anterior a la producción de contenidos digitales Línea de Producción. 5. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS GENERALES 5.1 SOFTWARE AS A SERVICE (SAAS) El servicio SaaS debe contar con características tecnológicas para su aprovisionamiento y garantía del servicio, así como características funcionales propias de las aplicaciones provistas y de la interoperabilidad entre ellas. Por esta razón es importante que se tenga en cuenta que aunque el SENA requiere condiciones de servicio, para las cuales el proveedor puede usar una infraestructura determinada y es autónomo en estimar su dimensionamiento, de acuerdo con las características de sus productos; también es necesario considerar condiciones mínimas que ofrezcan respaldo y garantía de éxito al proyecto. 5.2 DATACENTER El tipo de solución SaaS (Software como un Servicio) provee directamente el DATACENTER y para el SENA debe ser transparente. La responsabilidad del proveedor es garantizar que la infraestructura tendrá disponibilidad mínima de %. Para asegurar que el proveedor tiene la capacidad de ofrecer el servicio, se realizará pruebas de rendimiento como otro parámetro más para la selección del proveedor a usuarios concurrentes de acuerdo a las operaciones que el SENA establecerá. El alcance del servicio de DATACENTER incluye pero no se limita a

22 5.2.1 Aspectos Técnicos a. La provisión de la totalidad de los equipos, la infraestructura y el software adicional, requeridos para la prestación del servicio garantizando el soporte técnico, garantía mantenimiento y recurso humano. b. Ante actividades de mantenimiento programado en la infraestructura del Datacenter, el servicio no debe verse afectado c. Garantizar el dimensionamiento del ancho de banda requerido. d. Independientemente del espacio en almacenamiento utilizado tanto para cursos como para archivos de usuarios, el proveedor debe garantizar la calidad del servicio y sus niveles acordados. e. El proveedor debe garantizar que durante la ejecución del contrato se tendrá a disposición e implementación de la infraestructura, plataforma LMS, herramientas y/o servicios, por lo tanto debe existir un plan de contingencia en dado caso que los anteriores elementos lleguen a desaparecer o ser comprados por otra empresa. f. Garantizar los Niveles de Servicios mencionados en el ANEXO B Software a. El licenciamiento del software es transparente para el SENA debido a que se adquiere la plataforma LMS y herramientas anexas como Software como un Servicio (SaaS), por lo tanto proveedor es el responsable de garantizar la disponibilidad para la ejecución normal del servicio adquirido, según los acuerdos de servicios. b. El servicio de la plataforma de aprendizaje LMS, así como sus servicios anexos, integrados y/o incluidos por parte de lo contratado al proveedor no debe verse afectado por mantenimiento o actualización. c. Todas las actualizaciones y mejoras en software tanto de aplicación como el de apoyo para la operación, deben hacer parte integral del servicio ofrecido y no deben generar costos adicionales. d. Los desarrollos de software realizados por el proveedor durante la ejecución del contrato, serán de propiedad del SENA, manteniendo todos los acuerdos de licenciamiento y derechos de autor, regulados por la ley 23 de 1982, ley 44 del 93, ley 1032 de 2006 y decretos reglamentarios de dichas leyes. e. El proveedor debe permitir la integración de los desarrollos de software propios del SENA a la plataforma LMS y servicios que con él se contrate. f. El proveedor debe permitir al SENA, la instalación de las herramientas de seguimiento y control necesarias para monitorear la disponibilidad del servicio, además permitir el acceso a los sistemas objeto de monitoreo. g. El proveedor debe permitir al SENA, contar con los diagramas y esquemas de la base de datos a utilizar, con el fin de garantizar el entendimiento técnico de la arquitectura

23 de datos utilizada, facilitar la generación de consultas sobre la información por parte de los usuarios con rol de administrador y generar desarrollos personalizados. h. La plataforma ofrecida por el oferente debe garantizar la integridad, seguridad, disponibilidad, confiabilidad de los datos evitando pérdida, duplicidad y dispersión de la información. i. Garantizar los Niveles de Servicios mencionados en el ANEXO B Datacenter Alterno Al contratarse Software como un Servicio (SaaS) el proveedor debe contar con la capacidad y responsabilidad de generar la infraestructura igual o de mejor características en el mismo o distinta localización geográfica (distinto país), con el fin de poder activar acciones técnicas y restablecer el servicio de manera inmediata en caso de fallas de servicio (Plataforma LMS y/o servicios contratados al proveedor que la complementan) o desastre. Esta Infraestructura técnica de hardware, software y plataforma deberá entrar a soportar totalmente la operación en caso de fallas que impidan la normal operación en la principal. El proveedor debe incluir un plan de recuperación de información y restablecimiento del servicio en caso de desastre o casos de fuerza mayor. Este datacenter no requiere estar disponible al mismo tiempo que el principal Continuidad del Negocio El proveedor deberá garantizar la continuidad del negocio, atendiendo los requerimientos y especificaciones establecidos en la norma ISO/IEC27031:2011 y/o BS 25999, en especial lo relacionado con la planeación de recuperación de desastres y el restablecimiento del negocio, de tal manera que se garantice la restauración de los servicios contratados. El proveedor deberá garantizar la recuperación de la totalidad de la información y la completa operación. 5.3 AMBIENTES Los ambientes constituyen el conjunto de infraestructura tecnológica de hardware, software operativo, software aplicativo, soporte técnico y servicios conexos, dispuestos y destinados por el proveedor para la atención exclusiva de la operación del SENA. Para el SENA es necesario que todos los ambientes dispuestos para la atención de sus requerimientos, contengan la misma versión de la Plataforma dispuesta y de las aplicaciones que la componen, así como igual configuración desde el punto de vista de Software operativo y aplicativo. De acuerdo con las características del servicio requerido, el proveedor debe configurar y disponer para servicio dos (2) ambientes, cuyas características y necesidad de servicio se describen a continuación Ambiente de Producción Se llama ambiente de producción a la infraestructura tecnológica, de hardware, software

24 operativo, software aplicativo, soporte técnico y servicios conexos, destinada para apoyar la operación de los usuarios pertenecientes a Formación Titulada, Complementaria y Bilingüismo en sus modalidades Presencial, Virtual y a Distancia. El SENA requiere un único ambiente de producción el cual debe estar conformado por dos instancias así: a. Instancia para la atención de los aprendices en Formación Titulada b. Instancia para la atención de los aprendices en Formación Complementaria El proveedor deberá dimensionar los componentes de este ambiente con el fin de atender los usuarios definidos en cada instancia y cuyo detalle cuantitativo se ofrece en la tabla 1 (Necesidades del Servicio) de éste documento. Además, se debe contar con estadísticas de uso totalmente unificadas para los usuarios, es decir si un usuario se encuentra en las dos instancias del ambiente, se debe contar una sola vez y mostrarse de esa forma en los informes estadísticos o de consumo de servicio. Es necesario anotar que siempre que se haga referencia al ambiente de producción, es necesario tener en cuenta lo definido en este punto Ambiente de Entrenamiento Se define ambiente de entrenamiento a la infraestructura tecnológica de hardware, software operativo, software aplicativo, soporte técnico y servicios conexos destinados para apoyar la formación, transferencia tecnológica y de conocimiento para los instructores/tutores del SENA y demás público que la entidad designe para el aprendizaje para el uso de la Plataforma LMS y Servicios adquiridos. Se debe poder disponer de éste ambiente, con la plataforma y aplicaciones en la misma versión del ambiente de producción, para mínimo usuarios activos, con el fin de poder hacer entrenamiento a tutores y administradores. Igualmente, para hacer diseño previo de nuevas plantillas de cursos o cursos semillas, probar diseños gráficos y entrenamiento general sobre el uso de la plataforma. Técnicamente este ambiente debe estar instalado de manera independiente al del ambiente de producción, sin que afecte por lo tanto el rendimiento de éste. El proveedor debe garantizar que cualquier acción técnica que se realice sobre el Ambiente de Entrenamiento, no debe afectar el Ambiente de Producción. El ambiente de entrenamiento debe estar en capacidad de alojar la información resultado de la actividad de los usuarios por lo menos durante seis (6) meses. Cumplido este tiempo, de común acuerdo con el SENA, se definirá cual información puede ser eliminada Ambiente de Pruebas El ambiente de pruebas corresponde a la infraestructura tecnológica de hardware, software operativo, software aplicativo y soporte técnico, destinado para la instalación de la Plataforma y aplicaciones, en la misma versión en la que se encuentra en el ambiente de producción. Este ambiente debe ser suministrado por el proveedor en modalidad SaaS en los tiempos establecidos en el cronograma de transición. ANEXO E. El SENA debe poder hacer pruebas y levantamiento de copias de seguridad, planear y

25 ejecutar conjuntamente con el proveedor actualizaciones y/o integraciones de plataforma, mantenimientos y realizar desarrollos de software para la plataforma sin afectar el ambiente de producción para el SENA. El ambiente debe tener disponibilidad para mínimo 100 usuarios activos 5.4 SISTEMA PARA PRUEBAS DE CARGA Previo a la entrada en producción, el proveedor debe realizar pruebas de carga y estrés proporcionando las herramientas, recursos técnicos y humanos requeridos para la misma, que permita realizar la medición del comportamiento del sistema en los ambientes de producción y entrenamiento, teniendo en cuenta los parámetros de número de usuarios, servicio establecido, un modelo de curso típico o estándar, acciones clásicas de los usuarios sobre el sistema y un porcentaje de nivel de concurrencia, así como el histórico de comportamiento de los usuarios. Los siguientes puntos se deben tener en cuenta para administración y acciones que se realicen con el sistema para pruebas de carga: a. La herramienta de simulación o de pruebas de carga debe ser instalada por el proveedor, en el entorno donde se encuentra instalada la aplicación dispuesta para el SENA. b. El contratista será responsable de suministrar y administrar los equipos e infraestructura física y lógica necesaria para realizar las pruebas. c. Las pruebas de carga se realizarán sobre el sistema de producción del SENA. d. El proveedor debe reportar y explicar al SENA y a la supervisión del contrato, los resultados de las pruebas realizadas, basados en los siguientes puntos: o o o o o o Identificación del entorno de pruebas, incluyendo la descripción de los elementos de hardware, software y configuraciones de red. Identificación de los criterios de rendimiento: Determinando el tiempo objetivo de respuesta y la utilización de recursos del sistema. Planificación y diseño de las pruebas: Identificando los principales escenarios en los cuales se realizarán. Configuración del entorno de la prueba, preparar herramientas y recursos necesarios para ejecutar dichas pruebas y verificar la preparación de la monitorización de los recursos objeto de cada prueba. Aplicar y ejecutar el diseño de la prueba: Desarrollar la prueba de acuerdo a los parámetros definidos en los anteriores ítems. Analizar los resultados y realizar las predicciones de comportamiento, de acuerdo con los datos obtenidos. El informe debe ser entregado durante los 3 días hábiles siguientes al desarrollo de cada prueba. e. Las pruebas deben ser realizadas, una vez se tenga el alistamiento inicial del sistema que se utilizará para ofrecer los servicios requeridos por el SENA, y como mínimo una (1) vez al año al iniciar cada vigencia o cuando se hagan cambios de versión. Esto

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