Mejoramiento del procedimiento estudio de cargas de trabajo

Transcripción

1 Mejoramiento del procedimiento estudio de cargas de trabajo PRESENTADO POR: CAROLINA TORO CANO Practicante de excelencia PRESENTADA A: Aleida María Zapata Cárdenas Directora de Organizacional FECHA: Junio 29 Gobernación de Antioquia Medellín

2 Tabla de contenido JUSTIFICACIÓN Y OBJETIVOS...4 PROCEDIMIENTO VERSION ACTUAL...10 PROPUESTA DE PROCEDIMIENTO MEJORADO...17 BENEFICIOS...18 PLANTILLA PARA EL CALCULO DE CARGAS DE TRABAJO ACTUAL Y PROPUESTA

3 CAMBIO EN EL PROCEDIMIENTO REALIZACION DE ESTUDIOS DE CARGAS DE TRABAJO (Creación de la versión #2) El Estudio de Cargas Trabajo se puede asumir como: el conjunto de técnicas que pueden aplicarse para la medición de trabajos administrativos o tiempos de trabajo en oficinas, y determina la cantidad de personal necesario para la eficiente realización de las tareas derivadas de las funciones asignadas a cada institución. Esta medición del trabajo obviamente se generaliza para todo tipo de labor, independiente de su carácter, ya sea de producción en la industria o en organismos de servicio como lo constituyen la gran mayoría de los entes del Estado. Como objetivos específicos se pueden identificar: Medir los tiempos de trabajo en la gestión pública. Determinar tiempos estándar para medir todas las tareas o trabajos de una dependencia. Establecer la dimensión óptima de una dependencia en función de su carga de trabajo. Este procedimiento es de vital importancia para el efectivo funcionamiento del Subproceso Estructura Organizacional y Empleo Público, perteneciente al proceso de Planeación del Organizacional. En la caracterización de este Subproceso en la parte de información se encuentra un documento; PR-M1-P2-S2-3 Realización de estudios de cargas de Trabajo el cual se encuentra en la versión 1 con fecha de aprobación del día 07 de Septiembre de 2011 con el objetivo de Describir la metodología para la realización de estudios de cargas de trabajo con el fin de garantizar una planta de personal 3

4 óptima en la gestión de la Administración Departamental. Realizando un análisis de cómo se está llevando a cabo este procedimiento nos encontramos con que el flujograma que se muestra, se encuentra desactualizado ya que muchas de las actividades expresadas allí se hacen diferentes, tiene un orden distinto y los responsables y registros cambian. Flujograma: Es una representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso. Además de la secuencia de actividades, el flujograma muestra lo que se realiza en cada etapa todo lo que pasa en el proceso, las decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas. Esto llevó a que en la auditoría interna realizada el día lunes 7 de Mayo de 2012 se originara una No Conformidad ya que no se llevaban algunos de los registros descritos, en ésta se describe : Al verificar el procedimiento Realización de estudios de cargas de trabajo PR-M1-P2-S2-003, no se evidenciaron registros de las actividades 3 y 4 del procedimiento y se evidenció que el formato FO-M1-P2-11, Plantillas para el cálculo de las cargas de trabajo aprobado el 25 de julio de 211, se está utilizando sin fecha de aprobación, incumpliendo el requisito de la norma NTCGP 1000:2009, y en donde se utilizó el método para el análisis de causas, así pues, se dieron respuesta a unos porqués los cuales fueron: 1. Por desconocimiento de la exigencia (de la documentación) de hacer el control de estos registros. 2. La socialización del procedimiento y de los conceptos no ha sido suficiente en el equipo 3. Por la carga laboral el equipo no ha dispuesto de tiempo (agenda) para hacer la socialización de los procedimientos del subproceso. 4

5 Para evitar este suceso se realizó la actualización del procedimiento el cual se encuentra en borrador para ser aprobado por el equipo de mejoramiento. A continuación presento la versión actual y la versión mejorada. Versión Actual Código: PR-M1-P2-S2-003 PROCEDIMIENTO Versión: 1 Realización de Estudios de Trabajo. Fecha Aprobación: 07/Sep./ OBJETIVO: Describir la metodología para la realización de estudios de cargas de trabajo con el fin de garantizar una planta de personal óptima en la gestión de la Administración Departamental. 2. RESPONSABLE: Es responsabilidad del Director de Organizacional y del Profesional (s) Asignado (s) el cumplimiento y aplicación de este procedimiento. 3. DEFINICIONES Y TÉRMINOS: 3.1 Carga de Trabajo 4. CONTENIDO: N FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO 1 Recibir solicitud y asignar servidores públicos responsables de realizar el estudio Recibe la solicitud de estudio de cargas de trabajo de un: a- Titular de Organismo. b- Director de unidades administrativas de gestión. c- Líder y/o gestor de proceso, Director de Organizacional Oficio recibido con nota de asignación de servidor público responsable. 5

6 y asigna servidores públicos de la Dirección para que realicen el respectivo estudio. 2 Planear la recolección de la información para la realización del estudio. Analizan la solicitud y preparan el formato FO-M1-P2-11 V2 Plantillas para el Cálculo de las Cargas de Trabajo, incluyendo las actividades y/o tareas descritas en los procedimientos documentados asociados al proceso objeto de estudio y/o a los procesos donde participa el organismo y/o dependencia solicitante. Especializados y/o Universitarios. FO-M1-P2-11 V2 "Plantillas para el Cálculo de las Trabajo. 3 4 Socializar la metodología. Conformar equipos de trabajo y definir agendas de trabajo. Socializan la metodología sobre realización de estudios de cargas de trabajo a los servidores públicos de los organismos, dependencias y/o procesos solicitantes. Conforman con los servidores públicos del Organismo, Dependencia y/o equipo de mejoramiento continuo de procesos y Especializados y/o Especializados y/o Universitarios. Especializados y/o Universitarios Lista de asistencia. Acta de reunión en Isolución. 6

7 5 Validación de las actividades y/o tareas registradas en el formato FO-M1-P2-11 V2 Plantillas para el Cálculo de las Cargas de Trabajo. Universitarios de la Dirección de Organizacional, los equipos de trabajo responsables de la información, uno para cada procedimiento, a quienes les corresponderá el levantamiento y registro de la información de acuerdo con el formato FO-M1-P2-11 V2 "Plantillas para el Cálculo de las Cargas de Trabajo. En la misma reunión se conciertan agendas de trabajo. Validan las actividades y/o tareas descritas en el formato FO-M1-P2-11 V2 Plantillas para el Cálculo de las Cargas de Trabajo. NOTA: En caso de identificarse actividades y/o tareas que no se encuentran descritas en los procedimientos documentados, se deben actualizar lo existentes o crear nuevos procedimientos. Equipo de trabajo. Plantillas para el Cálculo de las Trabajo. 7

8 6 7 Levantar tiempos y frecuencias. Validar y ajustar la información de las cargas de trabajo. Registran en la Plantilla para el Cálculo de las Cargas de Trabajo los tiempos y frecuencias de ejecución para cada una de las actividades y/o tareas descritas. Valida y ajusta la información registrada en la Plantilla para el Cálculo de las Cargas de Trabajo. Equipo de trabajo. Titular de organismo y/o Director y/o Líder de proceso y/o gestor. Plantilla para el Cálculo de las Trabajo. Plantilla para el Cálculo de las Trabajo. 8 Elaborar y presentar el estudio de cargas de trabajo. Con base en la información de la Plantilla para el Cálculo de las Cargas de Trabajo, los asignados realizan los calculados diseñados en la plantilla, comparan planta propuesta contra la actual, realizan diagnóstico general, genera conclusiones y recomendaciones. Todo se consigna en un informe final el cual se presenta al Director de Organizacional. Especializados y/o Universitarios. Informe estudio de cargas de trabajo. 8

9 9 Revisar y aprobar informe estudio de cargas de trabajo. Revisa el informe estudio de cargas de trabajo de acuerdo a los criterios de racionalidad y las políticas de la Administración Departamental, realiza los ajustes que sean del caso, y remite mediante oficio al Titular del Organismo y/o Director y/o Líder y/o Gestor del proceso solicitante. Director de Organizacional. Oficio remisorio e Informe de Estudio de Trabajo. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ley 909 de 2004 y sus Decretos Reglamentarios Decreto 2575 de 2008 Decreto 3105 de 2008 Guía para la Medición de Trabajo en Instituciones Públicas de DAFP 6. REGISTROS: Códig o FO- M1- P2-11V2 No Aplica No Aplica Nombre Responsable Lug. Almacenamien to Plantilla Oficina de la para el Especializado Secretaria y PC Cálculo s y/o de los de las Universitarios Cargas de Trabajo Informe de Estudio de Cargas de Trabajo Oficio Remisori o Especializado s y/o Universitarios Director Organizacion al Oficina de la Secretaria y PC de los Oficina de la Secretaria y PC de los Recuperaci ón Carpeta de Estudio de Trabajo. Carpetas de Trabajo. Carpetas de Trabajo. Protección T. Retenció n Uso exclusivo de la Dirección de Organizacion al Uso exclusivo de la Dirección de Organizacion al Uso exclusivo de la Dirección de Disp. Final 1 año Enviar al Proceso de Gestión Documental 1 año Enviar al Proceso de Gestión Documental 1 año Enviar al Proceso de Gestión Documental 9

10 No Aplica No Aplica Oficio de Solicitud Lista de asistenci a. Solicitante Especializado s y/o Universitarios Oficina de la Secretaria y PC de los Oficina de la Secretaria y PC de los Oficina de la Secretaria y PC de los Carpetas de Trabajo. Carpetas de Trabajo. Organizacion al Uso exclusivo de la Dirección de Organizacion al Uso exclusivo de la Dirección de Organizacion al 1 año Enviar al Proceso de Gestión Documental 1 año Oficina de la Secretaria y PC de los Profesionale s 7. CONTROL DE CAMBIOS: VERSION FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION 1 25/Jul/2006 No aplica para esta versión 2 31/Mar/2009 Cambio en el nombre de la Dirección de Organizacional y del cargo de Director de Organizacional; así mismo del líder y gestor del proceso. Cambio en la normatividad asociada al procedimiento. 3 12/Sep/2009 Se elimino la definición del término del glosario que aparece en el procedimiento. 4 09/Jun/2010 Se modificaron todas las actividades y se incluyeron nuevas. En el campo Documentación de Referencia, se ordenó de acuerdo a la jerarquía del documento. En el campo Listado de Anexos, se incluyó la nueva plantilla para el cálculo de las cargas de trabajo. El ítem de los registros se modificó. 10

11 VERSION PROPUESTA MEJORADA Código: PR-M1-P2-S2-003 PROCEDIMIENTO Versión: 2 Realización de Estudios de Trabajo. Fecha Aprobación: 1. OBJETIVO: Describir la metodología para la realización de estudios de cargas de trabajo con el fin de garantizar una planta de personal óptima en la gestión de la Administración Departamental. 2. RESPONSABLE: Es responsabilidad del Director de Organizacional y del Profesional (s) Asignado (s) el cumplimiento y aplicación de este procedimiento. 3. DEFINICIONES Y TÉRMINOS: 3.1 Carga de Trabajo 4. CONTENIDO: N FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABL REGISTRO E 1 Recibe la Director de Solicitud de solicitud escrita Organismo: G+ Recibir solicitud escrita de estudio de o identificar Organizacional y Mercurio. necesidades, priorizar y cargas de trabajo Desde el punto asignar responsables de un: de vista técnico: a- Titular de Correo ( ) Organismo b- Director de unidades administrativas de gestión c- Líder y/o gestor de proceso, o identifica las necesidades desde el punto 11

12 de vista técnico, prioriza y asigna servidores públicos responsables de realizar el estudio. 2 Planear la recolección de la información para la realización del estudio. Analizan la solicitud y/o con la identificación de necesidades se diligencia el formato Plantillas para el Cálculo de las Trabajo, donde se incluye las actividades y/o tareas descritas en los procedimientos documentados asociados al proceso objeto de estudio y/o a los procesos donde participa el organismo y/o dependencia solicitante. Con la participación de los enlaces del proceso y manual de funciones. Profesional (s) Dirección Organizacional FO-M1-P2-11 V1 "Plantillas para el Cálculo de las Cargas de Trabajo. 3 Socializar la metodología. Socializan la metodología sobre la realización del estudio de cargas de trabajo a los servidores públicos de los organismos, dependencias y/o procesos Profesional (s) Dirección Organizacional Lista de asistencia. 12

13 solicitantes. 4 5 Sensibilizar al Equipo de Trabajo Conformar equipos de trabajo y definir agendas. Explica al equipo de trabajo el alcance, objetivo y los beneficios del estudio de cargas de trabajo con el fin de que la información sea ajustada a la realidad. Conforman el equipo de trabajo que estará integrado por el Profesional (s) Asignado (s) de la Dirección de Organizacional y los servidores públicos del Organismo, Dependencia y/o Proceso encargados de suministrar la información de cada procedimiento de acuerdo con el formato FO-M1- P2-11 V1 "Plantillas para el Cálculo de las Trabajo. En la misma reunión se concertan agendas de trabajo. Titular del Organismo, Dependencia y/o líder o gestor de proceso Profesional (s) Dirección Organizacional No aplica Acta de reunión en Isolución. 13

14 6 Revisar y/o ajustar las actividades y/o tareas. Revisan los procedimientos y por ende las actividades y/o tareas donde participan el Organismo, Dependencia o proceso. NOTA: En caso de identificarse actividades y/o tareas que no se encuentran descritas en los procedimientos documentados, se deben actualizar los existentes o crear nuevos procedimientos. Equipo de trabajo. FO-M1-P2-11 V1 "Plantillas para el calculo de Trabajo" 7 No Actividades Validas? 6 Equipo de Trabajo No aplica 8 Levantar tiempos y frecuencias Registran en la Plantilla para el Cálculo de las Trabajo los tiempos y frecuencias de ejecución para cada una de las actividades y/o tareas descritas. Equipo de Trabajo FO-M1-P2-11 V1 "Plantillas para el calculo de Trabajo" 9 Revisar Resultado Revisa el resultado arrojado por el Estudio de Trabajo Director de Organizacional y Titular de Organismo, Dependencia No aplica 14

15 1 0 No Estudio valido? 8 y/o proceso solicitante. No aplica 1 1 Elaborar y presentar el informe ejecutivo de cargas de trabajo Con base en los resultados arrojados en el formato FO-M1- P2-11 V1 "Plantillas para el Cálculo de las Trabajo, planta oficial y planta real, el Profesional (s) asignado (s) proyecta una planta óptima propuesta y teniendo en cuenta los procesos y procedimientos donde éstos participan, se generan conclusiones y recomendaciones. Todo se consigna en un informe ejecutivo el cual se presenta al Director de Organizacional. Profesional (s) Dirección Organizacional Informe Ejecutivo 15

16 Revisar y aprobar informe Ejecutivo de cargas de trabajo Socializar el resultado del Informe Ejecutivo Revisa el informe ejecutivo, de acuerdo a los criterios de racionalidad y las políticas de la Administración Departamental, realiza los ajustes que sean del caso y aprueba. El Profesional (s) asignado (s) socializa el resultado al Titular del Organismo y/o Director y/o Líder y/o Gestor del proceso solicitante, en compañía del Director de Organizacional y/o Profesional Especializado, si lo amerita. Director de Organizacional Profesional (s) Dirección Organizacional Informe Ejecutivo Lista de Asistencia 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ley 909 de 2004 y sus Decretos Reglamentarios Decreto 2575 de 2008 Decreto 3105 de 2008 Guía para la Medición de Trabajo en Instituciones Públicas de DAFP 6. REGISTROS: Códig o FO- M1- P2-11V2 Nombre Responsabl e Plantilla para el Cálculo de las Profesional (s) Dirección Organizacio Lug. Almacenamie nto PC de los Recuperaci ón PC (Carpeta de Estudio de Cargas de Trabajo) Protección T. Retención Manejo Permanent exclusivo del e responsable Disp. Final Dirección de Organizacion al 16

17 No Aplica Cargas de Trabajo Informe Ejecutivo del Estudio de Cargas de Trabajo No Solicitud Aplica por medio de los aplicativo s No Aplica Lista de asistenci a. nal Profesional (s) Dirección Organizacio nal PC de los PC (Carpeta de Estudio de Cargas de Trabajo) Solicitante G+ y Mercurio Niveles de usuario (Claves de acceso) Profesional (s) Dirección Organizacio nal Puesto del profesional (s) encargado Carpetas de lista de asistencia. Uso Permanent exclusivo de e la Dirección de Organizacion al Uso exclusivo de la Dirección de Organizacion al Manejo exclusivo del responsable Permanent e Permanent e Dirección de Organizacion al Software G+ y Mercurio Dirección de Organizacion al 7. CONTROL DE CAMBIOS: VERSION FECHA RAZON DE LA ACTUALIZACION 1 25/Jul/2006 No aplica para esta versión 2 31/Mar/ /Sep/ /Jun/2010 Cambio en el nombre de la Dirección de Organizacional y del cargo de Director de Organizacional; así mismo del líder y gestor del proceso. Cambio en la normatividad asociada al procedimiento. Se elimino la definición del término del glosario que aparece en el procedimiento. Se modificaron todas las actividades y se incluyeron nuevas. En el campo Documentación de Referencia, se ordenó de acuerdo a la jerarquía del documento. En el campo Listado de Anexos, se incluyó la nueva plantilla para el cálculo de las cargas de trabajo. El ítem de los registros se modificó. NOTA: Realmente no es la versión 5 sino la versión 2 ya que es un procedimiento nuevo del subproceso Estructura Organizacional y Empleo Público. 5 09/May/ Se modifico en: Flujograma (1 y 7) actividades (1,2,4,5,7,8,9) En responsabilidades en 2,3,8. En registros 1,9 - Sea agregaron 3 actividades - Se modifico punto 6. Registros 17

18 El procedimiento actual no tenía bien definidos los símbolos con los que debe constar el flujograma para representar las etapas del proceso, no contenía ningún tipo de decisión por lo tanto se sobreentendía que no había responsable de dar autorización, validar, revisar en ningún tipo de actividad. La actualización del procedimiento nos permite: Entender el proceso e identificar las oportunidades de mejora de la situación actual. Diseñar un nuevo proceso, incorporando las mejoras (situación deseada). Facilitar la comunicación entre las personas involucradas en el mismo proceso. Divulgar, en forma clara y concisa, informaciones sobre procesos. 18

19 PROPUESTA DE PLANTILLA PARA EL CALCULO DE CARGAS DE TRABAJO VERSION 2 Actualmente la Gobernación de Antioquia, específicamente la Dirección de Organizacional se ciñe a las recomendaciones dadas en la guía del DAFP (Departamento Administrativo de la Función Pública) para este procedimiento, ya que esta actúa como función asesora para tener organizaciones estatales eficientes y efectivas, Para la realización de este procedimiento es necesario la utilización de una plantilla que permite la ejecución del estudio la cual se muestra a continuación: 19

20 En ésta se recopila la información necesaria para el estudio, es decir que por cada dependencia y número de procedimientos que tenga ella se abrirían igual cantidad de plantillas ya que por cada procedimiento se abre una plantilla nueva, eso de alguna manera dificulta la manipulación de las carpetas que las contienen y a la hora de hacer el informe final si hay algún cambio que hacer se tendrían que cambiar una serie de tablas que lleva el, por esto y acomodándonos más al diseño planteado por el Departamento de la Función Publica propongo una nueva plantilla donde se muestra el estudio consolidado. A continuación se muestra la plantilla propuesta: 20

21 Donde también se especifica a que proceso pertenece cada procedimiento y al final al lado izquierdo refleja la cantidad de personas requeridas por cada uno, igualmente al final en la parte inferior mostraría también la cantidad de cargos requeridos por el organismo, dependencia o proceso solicitante. A su vez al lado izquierdo de la plantilla se expone cuantos cargos por nivel se necesita por procedimiento. Descripción de la plantilla modificada: Consta de 600 filas las cuales están divididas en 20 grupos de 30, quiere decir, que hay espacio para 20 procedimientos por Dependencia y 30 actividades por procedimiento, las que no se utilicen se pueden ocultar. Está dividida por colores para el reconocimiento más fácil de las divisiones por procedimiento. 21

22 Al lado izquierdo (anterior imagen) se muestra la cantidad de cargos de cada nivel requerido por procedimiento, son 20 columnas que representan la cantidad de procedimiento dado por la plantilla, los niveles más comunes que se evalúan con espacio de otros 6 para cualquiera que se quiera agregar. Resumen de Beneficios Ahorro de tiempo preparando x cantidad de plantillas que se necesita. Disminución de errores la estar abriendo y cerrando cada plantilla donde se muestra procedimiento por procedimiento. Consolidado con la información necesaria. No tener que hacer cálculos para el informe ejecutivos de cantidad de cargos por nivel, sino que mientras se van poniendo los datos la plantilla se va actualizando. Hacer lo mismo que la plantilla anterior pero todo queda en un solo lugar. Para mostrar a la Directora no se tienen que sacar las x plantillas por procedimiento sino una consolidada. Adjunto en el CD la plantilla mostrando todas las formulas, vale la pena aclarar que se pueden ocultar las que se deseen, la plantilla es dinámica, es decir, que cada vez que se cambie los nombres a procedimiento 1, procedimiento 2, procedimiento 2 automáticamente se cambiara donde aparece la cantidad de cargos por nivel, igualmente si se cambia algún nombre de cargo pasara lo mismo. 22