Gestión de Costos como Auditoría y Monitoreo Continuos

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1 La Implementación de la Gestión de Costos como Auditoría y Monitoreo Continuos Audit Exchange AX

2 Análisis de Datos y Auditoría Continua Vigilante Alejado de Decisiones Operacionales Actor Encontrar Dinero Añadir valor a través de la mejora del negocio y procesos Consejero Confiable Preservar Objetividad Completar el plan de Auditoría Auditorías Eficientes en Tiempo y Costo Proveer Aseguramiento y Cumplimiento Incrementar la Eficiencia Operacional Incrementar la eficacia, oportunidad y alcance de sus auditorías as

3 Análisis de Datos en la Gestión de Costos Analizar los datos para: Auditoría Continua Identificar gastos innecesarios Descubrir errores y fraudes Monitoreo Continuo Construir indicadores orientados a la reducción y gestión de costos Implementar o mejorar los controles sobre los procesos desde la perspectiva de costos y de recepción y disposición del efectivo

4 Dificultades resueltas con la tecnología CAATT avanzada Datos a monitorear y analizar residen en diversidad de sistemas Falta de acceso directo a las Bases de Datos Tablas y archivos con volúmenes muy grandes de datos Visión limitada del riesgo al trabajar con datos fragmentados Riesgo de no detectar indicadores potenciales de desviaciones Tiempo necesario para trabajar los datos Lentitud en la detección y difusión de los hallazgos de auditorías

5 Beneficios de Audit Exchange para la Gestión de Costos Análisis de datos automático y continuo Conocimiento resguardado en un sistema de la organización Mitigación del riesgo de pérdida de datos Rápida capacidad de respuesta y adaptación a los cambios del entorno Recuperación de Ingresos/Ahorros Compras, Adquisiciones, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Nóminas, etc. Mejoramiento de Procesos Aseguramiento del Cumplimiento Información confiable, consistente y oportuna para soportar las decisiones de la Dirección y el monitoreo de controles

6 El Análisis de Datos para Auditoría y Monitoreo Continuo de Controles en la Gestión de Costos Se analizan los resultados y se conoce la aplicación real de los costos para tomar las acciones requeridas Presenta datos cuantificados del uso de los recursos y excepciones de los controles AX Aplica pruebas automatizadas en puntos de control críticos Revisa el 100% de las transacciones del proceso Fraude

7 Análisis de Datos y Monitoreo Continuo Descubrir Monitorear Medir Actuar

8 El Análisis en la Gestión de Costos 24 x Continuo Ad hoc Repetitivo Cubrimiento máximo y resultados inmediatos

9 Datos y cifras Tan sólo 40% de las compañías con más de 1,000 empleados pagan la mayoría de sus facturas dentro de los plazos con descuento. Más de la mitad de las compañías con más de 1,000 empleados no aprovechan totalmente los descuentos por pronto pago. Desaprovechar un descuento del 1% en un trimestre de pagos puede llegar a sumar una pérdida de $ en efectivo por cada $100 millones pagados. Por otra parte, el pago de facturas con demasiada celeridad ejerce presión innecesaria en los recursos de efectivo e incrementa el costo de financiamiento del capital de trabajo. Fuente: IOMA 2007 (Institute of Management and Administration)

10 Algunas Pruebas para Controles en Inventarios Productos con Precios o cantidades en cero Cantidades negativas en diversos renglones Códigos o descripciones duplicados Costos mayores que el precio de venta Devoluciones y faltantes inusualmente altos Direcciones de entrega coincidentes con direcciones de empleados Niveles de inventario inusualmente altos Rotaciones bajas de inventarios Procesos Analíticos para soportar la definición, carga de datos y análisis posterior en la Toma de Inventarios Físicos

11 Ejemplo: Análisis de Datos en Inventarios Objetivo: Identificar debilidades en el control de inventarios, considerando: Existencias de inventario contra el comportamiento de ventas de un mes dado Artículos con precios de venta inferiores a los costos unitarios

12 Caso 1 Existencias de inventario contra el comportamiento de ventas de un mes dado Desarrollo del caso con ACL AuditExchange

13 Caso 2 Artículos con precios de venta inferiores a los costos unitarios Desarrollo del caso con ACL AuditExchange

14 Cost Management Analytics Estudios Analíticos para la Gestión de Costos

15 Preparación del Cost Management Analytics Pre-Empaquetado en Cost Management Analytics Obtención Definición Procesamiento (Análisis) Resultados Particular de cada Organización

16 Pruebas incluidas en Cost Management Analytics Grupo de más de 30 pruebas de ACL Services distribuidas en 3 áreas de interés y 5 pruebas especiales de XopanTech Cuentas por Pagar Transacciones con Empleados Cuentas por Cobrar Otras Xopantech Pagos Duplicados Pagos a Proveedores Proveedores Fantasmas Catálogo de Proveedores Otorgamiento de Descuentos Límites de Autorización Nómina Gastos de Viaje y Representación Gastos con Tarjetas Corporativas Crédito de Clientes Ordenes de Ventas y Compras Inventarios Nómina Análisis de Créditos Conciliaciones Bancarias Pruebas en el Sector Gubernamental

17 Objetivo de las pruebas y resultados esperados: Cuentas por Pagar Pagos Duplicados Objetivo: Identificar pagos duplicados, considerando: Transacciones idénticas Transacciones casi idénticas Transacciones con importes similares de un mismo proveedor Transacciones fraccionadas Resultado esperado: Recuperar dinero por pagos mal aplicados Identificar abusos por parte de los proveedores y/o empleados

18 Auditoría de Cuentas por Pagar Pagos Duplicados Examinar los datos para identificar posibles facturas duplicadas Mismo: Número de Proveedor Tipo de Transacción Número de Factura Fecha de Transacción Monto de Transacción Mismo: Número de Proveedor Tipo de Transacción Fecha de Transacción Monto de Transacción

19 Auditoría de Cuentas por Pagar Pagos Duplicados Examinar los datos para identificar posibles facturas duplicadas por Mismo Número de Proveedor y Montos similares con una diferencia del 0.05% Mismo Número de Proveedor Mismo Número de factura y Fechas de Transacción diferentes

20 Auditoría de Cuentas por Pagar Pagos Duplicados Ejecución de la Prueba

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40 Objetivo de las pruebas y resultados esperados: Cuentas por Pagar Pagos a Proveedores Objetivo: Identificar cualquier desviación en el proceso de pagos a proveedores, que incluya: Facturas emitidas por proveedor con precios que han sido inflados de acuerdo a las órdenes de compras Pagos realizados sin una factura Pagos inusuales Proveedores con balances netos a favor de la organización, debido a notas de crédito Pago de facturas antes de su fecha de vencimiento Resultado esperado: Recuperación de efectivo por errores en el proceso de pago a proveedores Disminución de costos operativos por reprocesos Prevención de erogaciones indebidas

41 Auditoría de Cuentas por Pagar Proveedores con balances netos a favor de la organización, debido a notas de crédito Ejecución de la Prueba

42 Auditoría de Cuentas por Pagar Proveedores con balances netos a favor de la organización, debido a notas de crédito Algunas veces los proveedores generan notas de crédito para compensar facturas. Es necesario identificar proveedores que puedan estar generando un número excesivo de notas de crédito. Esta conducta puede traer como consecuencia que una cuenta por pagar se convierta en una cuenta por cobrar. Examina los datos de facturas y notas de crédito por proveedor: Resumen de facturas por proveedor y calcular los balances pendientes Lista de proveedores donde el balance parece ser por cobrar nota de crédito

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46 Objetivo de las pruebas y resultados esperados: Cuentas por Pagar Catálogo de Proveedores Objetivo: Revisar el catálogo de proveedores, a fin de prevenir fallas en los sistemas de control, ineficiencias en los procesos e inexactitud en los reportes Resultado esperado: Identificar proveedores con mismo número de cuenta bancaria Identificar proveedores con mismo nombre y diferente número de proveedor Proveedores con nombre similares y diferentes números de proveedor Identificar proveedores con el mismo RFC

47 Objetivo de las pruebas y resultados esperados: Cuentas por Pagar Otorgamiento de Descuentos Objetivo: Tomar ventaja de la reducción de precios para generar ahorros y contribuir a mejorar el manejo de efectivo. Evitar pagos indebidos cuando los proveedores modifican el precio después de haber recibido una orden de compra. Identificación de conflictos de intereses Resultado esperado: Identificar transacciones en donde no se han aplicado los descuentos o se han aplicado incorrectamente. Identificar proveedores que aparentemente han incrementado los precios.

48 Objetivo de las pruebas y resultados esperados: Cuentas por Pagar Límites de Autorización Objetivo: Identificar a los compradores que intentan evadir el control del límite de autorización Resultado esperado: Identificar fraccionamientos de compras sin la debida autorización que pueden representar gastos excesivos para la organización

49 Objetivo de las pruebas y resultados esperados: Transacciones con Empleados Nómina Gastos de Viaje y Representación Gastos con Tarjetas Corporativas Algunas pruebas son: Identificar pagos a empleados fantasmas Identificar empleados que reciben más de un pago Identificar reclamos de gastos duplicados Identificar reclamos por empleados que ya no laboran en la empresa Identificar cargos duplicados en tarjetas corporativas Identificar transacciones que superan el límite diario Identificar múltiples transacciones con un mismo proveedor que superan el límite diario

50 Auditoría de Transacciones con Empleados Nóminas Ejecución de la Prueba

51 Auditoría de Transacciones con Empleados Revisión de Pagos de Nómina Dada la autonomía del administrador de la nómina, los procesos que ejecuta son susceptibles a errores y al fraude. Examina los datos de los pagos de nómina y del catálogo de empleados para: Identificar pagos a empleados fantasmas o a ex-empleados Identificar empleados que reciben mas de un pago en un ciclo de pago

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58 Objetivo de las pruebas y resultados esperados: Cuentas por Cobrar Crédito de Clientes Ordenes de Ventas y Compras Algunas pruebas son: Identificar facturas pendientes de pago Límites de crédito inusualmente altos Identificar la desactualización de los límites de crédito Excesivas notas de crédito y registro a cuentas incobrables comparado con las ventas Análisis de comportamiento de cancelaciones de ventas contra cancelaciones de ordenes de compra

59 Beneficios obtenidos con Cost Management Analytics Auditoría de todo el universo de transacciones en áreas claves con análisis ya listos y probados en el mercado Auditorías mucho más oportunas, eficientes, consistentes y comprehensivas Procesamiento automático, centralizado, asegurado, seguro y confiable Mucha más capacidad de descubrir y prevenir: Riesgos Errores Ineficiencias Fraudes Alto retorno de la inversión Implementación acelerada Se incorporan mejores prácticas a nivel global

60 Casos de Éxito Hospital Corporation of America descubrió pagos duplicados por un total de $17 millones de dólares Un gran banco internacional identificó de manera inmediata un fraude de gastos que representaba una exposición de $ 30,000 dólares e identificó 244 casos de abuso en gastos corporativos nocturnos en tan sólo un mes Una empresa logró reducir el pase discrecional a pérdidas de las cuentas de clientes por parte de los empleados en más de $ 100,000 dólares durante un período de tres meses.

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62 Servidor CAATT Gestión de Auditoría Memoria Institucional GRC Análisis de Datos - AX Monitoreo Continuo A Monitoreo Continuo B Monitoreo Continuo C Datos Corporativos Visión Corporativa

63 Audit Exchange Auditor AX Auditor Monitoreo Datos Corporativos Visión de Auditoría Visión de TI

64 Consulta y Análisis Análisis detallado Comandos específicos de auditoría y scripts Pista de auditoría Administración y Automatización Repositorio de Auditoría Seguridad de los datos Procesamiento centralizado Administración de la Auditoría/Monitoreo Continuo Configuración y Administración Acceso de datos Acceso, extracción, transformación, carga Conectores de formatos especializados Reportes y Presentación Logs de hallazgos de auditoría en tablas o gráficos resaltan los errores, anomalías, patrones y excepciones Biblioteca de Análisis Para guardar las pruebas de auditoría automatizadas

65 ACL Audit Exchange Extiende las capacidades de Acceso y Extracción de Datos de ACL sobre bases de datos SQL y Oracle en forma directa Se combina con otras herramientas ETL hacia otras bases de datos y en especial con Direct Link para SAP de ACL Administra y guarda los datos, los scripts desarrollados por los auditores y los registros (logs) de todo lo que se ha hecho Diferencia roles y responsabilidades, controla y define la seguridad Potencia, extiende y maximiza las capacidades de análisis y de reporte tradicionales de ACL

66 Un breve ejercicio ilustrativo de ROI Inversión en Audit Exchange (Miles de Pesos) Supuestos Año 1 Año 2 Ingresos Anuales Costos 80% Auditores 8 8 Costo Anual por Auditor 320 Costo Entrenamiento Nuevo Auditor 20 Costos de los Proyectos de Auditoría Tiempo improductivo - Auditor nuevo (meses) 3 Nuevos Auditores por Año 2

67 Un breve ejercicio ilustrativo de ROI Inversión en Audit Exchange (Miles de Pesos) Año 1 Año 2 Descubrir/eliminar errores en procesos 0.5% Evitar fraudes 0.5% Costos de Incorporación de Auditores 50.0% Más o más profundos Proyectos Auditoría 10.0% Gestión de Costos 0.1% Total Ahorros Mejoras en los procesos 0.5% Total Ahorros y Nuevos Ingresos Porcentaje sobre Ingresos 2.9% 2.2%

68 Un breve ejercicio ilustrativo de ROI Inversión en Audit Exchange (Miles de Pesos) Desembolsos Año 1 Año 2 Adquisición Software 8 Licencias AX 260 Adquisición Hardware $12K Servidor Soporte-Mantenimto-Actualización Software 20% Entrenamiento $ Implementación Software Total Desembolsos

69 Un breve ejercicio ilustrativo de ROI Inversión en Audit Exchange (Miles de Pesos) Año 1 Año 2 Ahorros y nuevos ingresos Desembolsos Flujo Neto Flujo Neto Descontado 30% ROI 450% Tiempo de Pago (Meses) 5

70 La Solución: Habilitador de la Auditoría Continua y del Monitoreo Continuo Más efectividad, Hallazgos, Precisión y Alcance de la A.I. Productividad, Efectividad y Eficiencia Calidad, Claridad y Oportunidad Control y Memoria Institucional Responsabilidad y Seguridad Colaboración y Acceso Agilidad y Flexibilidad Excelente ROI

71 Preguntas y Respuestas

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