Informe Hospital de Yopal ESE

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1 2011 Informe Hospital de Yopal ESE DR. BRUCE LEE BECERRA MARÍN Gerente

2 GERENCIA INFORME INSTITUCIONAL HOSPITAL DE YOPAL ESE Año 2011 Dr. BRUCE BECERRA MARIN Gerente Hospital de Yopal ESE Yopal, Casanare Enero

3 GERENCIA JUNTA DIRECTIVA DEL HOSPITAL DE YOPAL ESE DR. GABRIEL BARRETO Presidente de la Junta Directiva Representante del Estamento Administrativo DR. JUAN PABLO RIVEROS Representante del Estamento Administrativo Secretario de Salud de Casanare DR. VICTOR SIERRA GONZALEZ Representante de Sector Científico SR. JUAN BERNANDO SERRANO Representante de los Gremios de la Producción SR. EULALIO RUIZ CARVAJAL Representante de la Comunidad DR. CARLOS AMAYA JINETE Representante de Profesionales de la Salud del Hospital de Yopal ESE DR. BRUCE BECERRA MARIN Secretario Técnico de la Junta Directiva NIVEL GERENCIAL DEL HOSPITAL DE YOPAL ESE DR. NURIA BOHORQUEZ Subgerente de Prestación de Servicios ING. DORIS BERNAL CARDENAS Subgerente Administrativa y Financiera DR. JORGE ANTONIO CUBIDES AMEZQUITA Planeación y Desarrollo Institucional DR. JUAN CARLOS BERMUDEZ BERNAL Jurídica y Control Disciplinario DR. ALFREDO MARQUEZ VILLAREAL Gestión Comercial Sra. AZUCENA RINCÓN PINTO Participación Social y Comunitaria DR. DANIEL FIAGA CELY Control Interno 3

4 NIVEL TÁCTICO DEL HOSPITAL DE YOPAL ESE Jefe MARTHA LOZANO LEON Líder de Programa de Apoyo Diagnóstico y Terapéutico Jefe MARTHA OLARTE TRIANA Líder de Programa de Internación DRA. GICELLA PERTUZ SIERRA Coordinador de Programa de Cirugía DR. GERMAN BARRERA HERNANDEZ Líder de Programa de Consulta Externa Jefe TEMILDA CARRILLO VARGAS Líder de Programa de Urgencias ING. HUGO MUÑOZ Jefe Apoyo Logístico SRA.DORA BARRERA Jefe Talento Humano SRA. JAINADIS MEJIA Jefe Almacén y Suministro

5 GERENCIA Contenido INTRODUCCIÓN... 6 OBJETIVOS... 6 CUERPO DEL INFORME... 7 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS... 8 MAPA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS... 9 UNIDAD PRODUCTIVA DE URGENCIAS... 9 UNIDAD PRODUCTIVA DE APOYO DIAGNÓSTICO Y TERAPÉUTICO...17 UNIDAD PRODUCTIVA DE CIRUGIA...26 UNIDAD PRODUCTIVA DE INTERNACIÓN...31 UNIDAD PRODUCTIVA DE CONSULTA EXTERNA...37 INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD...43 UNIDAD TALENTO HUMANO...55 UNIDAD SUMINISTROS Y ALMACÉN...59 UNIDADES FINANCIERA...77 A. CARTERA...77 B. PRESUPUESTO...90 C. TESORERIA...95 D. CONTABILIDAD E. FACTURACIÓN UNIDAD GESTIÓN COMERCIAL UNIDAD SISTEMAS DE INFORMACIÓN UNIDAD DE APOYO LOGÍSTICO INSITUCIONAL UNIDAD DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD CONTROL INTERNO CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ANEXOS

6 GERENCIA INTRODUCCIÓN El Hospital de Yopal ESE representa el centro de referencia del departamento de Casanare en atenciones de salud de segundo y algunas de tercer nivel de complejidad. Igualmente brinda servicios de baja complejidad de la población de Yopal, tanto intrahospitalaria como de urgencias. Cuenta con 110 camas habilitadas, las cuales deben brindar capacidad de oferta para la alta demanda de servicios de salud. En su organización se encuentra distribución de acciones en tres niveles, que son el nivel estratégico o gerencial, nivel ejecutivo y el nivel operativo. Es en el nivel operativo donde se dan las atenciones directas a los usuarios, a través de las diferentes dependencias y unidades. De esta es de donde se nutre el presente informe, en los aspectos de productividad, acorde con la metodología definida institucionalmente ISI En estas áreas tenemos la Unidad de Urgencias, Internación, Consulta Externa, Cirugía, Apoyo Diagnóstico y Terapéutico y de Atención Familiar Comunitaria. A nivel administrativo se cuenta con la unidad de Suministros y Almacén, Apoyo Logístico, Unidad Financiera y Unidad de Talento Humano. El presente informe se soporta de los datos emanados de los sistemas de información del Hospital de Yopal ESE, y de los correspondientes informes de gestión de cada Je de Unidad de Apoyo Gerencial, Jefe de Unidad, Líder de Programa. OBJETIVOS Evaluar las actividades y gestiones varias realizadas por las diferentes dependencias del Hospital de Yopal ESE. Generándose un insumo de seguimiento y conocimiento para dar participación de los mismos a la comunidad del 6

7 GERENCIA departamento, a sus miembros de talento humano, y a los sistemas de evaluación y mejoramiento continúo definidos institucionalmente. Soportar información que se confronte con las directrices definidas en el Plan de Desarrollo Institucional Pensando en la Salud de Todos , para determinar los logros y oportunidades de mejora que se deban proyectar para ejecutar, para lo cual se debe complementar a este documento el Informe del Plan de Desarrollo Institucional en su cuatrienio, y que debe ser por tal anexo. CUERPO DEL INFORME De este Plan de Desarrollo Institucional, se desprenden 6 prospectivas, las cuales cada una de ellas apuntan a los objetivos estratégicos sobre los cuales se fundamenta toda la plataforma estratégica del Hospital. Del Plan de Desarrollo Pensando en la Salud de Todos salen la misión institucional y su visión. Cada objetivo estratégico está ligado a unos programas que se encuentran directamente relacionados con los procesos institucionales, siendo estos desplegados en diferentes actividades y tareas. Las Prospectivas son: 7

8 GERENCIA Es importante la gestión que por Proceso se debe hacer en las empresas; al respecto se anexa el correspondiente listado de Procesos Institucional y su Mapa de Procesos y Procedimientos: PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS En total son 31 procesos, documentados y codificados, que relacionamos a continuación: 8

9 GERENCIA MAPA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS En el nivel ejecutivo y operativo asistencial tenemos las siguientes unidades, donde relacionamos sus actividades, funciones e indicadores correspondientes al año 2011 y comparados con los años precedentes. UNIDAD PRODUCTIVA DE URGENCIAS MISION Nuestro propósito central es asegurar a nuestros usuarios una primer respuesta médica de alta calidad, ante la angustia que le generan situaciones de riesgo de la vida o imprevistos de salud. VISION 9

10 GERENCIA Apuntamos a convertirnos en el referente regional, en la concepción y prestación de servicios integrales de urgencias, a través del liderazgo en calidad, calidez humana, procesos de mejoramiento continuo y desarrollo tecnológico. VALORES: UNIDAD RESPONSABILIDAD GENEROSIDAD EFICACIA NATURALIDAD COMUNICACION INCONDICIONALIDAD APRENDIZAJE SENSIBILIDAD INTRODUCCION El servicio presta atención las 24 horas del día durante todos los días del año, brindando atención de urgencias pediátricas y de adultos, cubriendo con un gran número de especialidades de la medicina. Cuenta además en forma permanente con un excelente equipo humano, conformado por cirujanos generales, médicos internistas, pediatras, ortopedistas, ginecólogos, médicos generales, enfermeras jefes, y auxiliares de enfermería, entre otros; quienes prestan la atención inicial de urgencias, hasta la solución inmediata de las necesidades de nuestros pacientes. Con el presente informe queremos plasmar la situación real del servicio, el comportamiento de la demanda, la gestión realizada durante el año Sin dejar de hacer notar los múltiples esfuerzos de todas las personas que laboran en este servicio, de la parte administrativa del hospital por lograr que esta área logre a satisfacción prestar los servicios con calidad. OBJETIVOS Presentar informe de Gestión del año 2011 del servicio de urgencias. OBJETIVOS ESPECIFICOS Socializar los inconvenientes presentados en el servicio de urgencias. Informar sobre las diferentes actividades que se vienen realizando en el servicio y presentar propuestas para mejorar. Brindar información para la toma de decisiones gerenciales. Analizar los diferentes indicadores de la unidad. PERSONAL DE LA UNIDAD 10

11 GERENCIA El personal de urgencias rota por los diferentes turnos: Mañana tarde y Noche; realiza sus actividades de acuerdo a su profesión en cada una de las áreas, sujeto a planillas de concertación de actividades por turnos presenciales o de disponibilidad. 48 Auxiliares de Enfermería 5 Camilleros 1 Auxiliar administrativo 6 Auxiliares de Servicios generales 18 Personas en admisiones - facturación por Procesos express 4 Terapeutas respiratorias compartidas con internación 11 Enfermeros Jefes 31 Médicos Generales 29 Especialistas que rotan por urgencias ORGANIZACION DE LOS SERVICIOS AREA DE TRIAGE Como situación persistente se ve la inadecuada utilización de los servicios de urgencias por parte de la comunidad debido a falta de educación, poca oferta de cupos para citas en el primer nivel, ser visto el servicio de urgencias como la mejor opción para la resolución de los problemas de salud. Agregado a lo anterior y tal vez exacerbado por los medios de comunicación la comunidad es agresiva, exigente, demandante. Se ve la necesidad de cambiar el personal de Participación Social por auxiliares de Enfermería con capacidad para priorizar e iniciar la atención en salud. De lo contrario se amerita disponer de 2 auxiliares para esta área por turno. ACCIONES Se realiza monitoreo diario para la atención oportuna de la consulta, de acuerdo a clasificación de triage. Se continua velando por la priorización en la atención de los niños, ancianos, discapacitados y embarazadas. Se solicito a la subgerencia de Prestación de Servicios el cambio del personal de PSC por auxiliares de enfermería. Se socializó una circular donde se establecieron pautas para las valoraciones de los pacientes, el apoyo de los médicos a suturas en caso de reanimación o reanimaciones simultáneas. Se ha insistido a la oficina de mercadeo la necesidad de empezar programa de educación a la comunidad sobre uso racional de los servicios de salud. Se logro a partir del 1 de Julio un auxiliar de Enfermería (cambiaron un auxiliar de PSC por un auxiliar de enfermería) para el triage. En el turno de la tarde únicamente. 11

12 GERENCIA Se estableció que el médico que se ubique en el consultorio 1 realice triage o consulta según necesidad. CONSULTORIOS Como situación relevante en consultorios persiste la demora en las interconsultas, demora en la elaboración de notas de valoraciones por parte de los especialistas, la elaboración inoportuna de formatos de control y no pos por parte de los especialistas hace que se retarde la instauración de tratamientos. La alta rotación del personal médico hace que no se tenga continuidad con los procesos, agregado a esto la falta de capacidad resolutiva especialmente de los médicos rurales, ingreso injustificado de algunos pacientes lo que traduce en glosas para la institución y saturación del servicio. Para los tiempos de espera en consultorios nos está sumando el tiempo de las maternas que es grande ya que ellos ven las pacientes y no las eliminan oportunamente de la clasificación del triage en el sistema. Persiste la fuga de pacientes que tienen pendiente revalorar con paraclinicos, lo que conlleva a un gran número de ingresos abiertos. ACCIONES Monitorización diaria para descongestión del servicio. Seguimiento e informe a Subgerencia de Prestación de Servicios sobre el incumplimiento por parte de los Médicos especialistas.(reporte por Sieva) Se estableció un libro con firma de responsables para el manejo de las solicitudes de medicina legal y asignando como responsable de la recepción y entrega al personal de facturación. Con las medidas implementadas (libro, ubicación adecuada de los elementos de medicina legal, responsabilizar a facturación de la recepción de solicitudes y entrega de los reportes) se mejoro este proceso. Se está coordinando con facturación para que nos reporten los casos de ingresos abiertos y los médicos han colaborado en el cierre de estos ingresos. Se está haciendo seguimiento a los casos de ingresos injustificados, incongruencias en la atención, control de tiempos en las revaloraciones; con el respectivo llamado a los responsables. A partir del 1 de Octubre de 2011, la coordinación de Enfermería ubico una Enfermera adicional de 4 a 10 pm para ofrecer apoyo a esta área. AREA DE PROCEDIMIENTOS DE ENFERMERÍA Esta área se represa por no oportunidad en RX y ecografías aunado al deficiente personal de enfermería (Auxiliares) y la falta de experiencia de las mismas. 12

13 GERENCIA ACCIONES Se solicito a la SPS un auxiliar más para ayudar en esta área en el turno de la tarde. Se elaboro oficio a la gerencia exponiendo la problemática de urgencias con respecto a paraclínicos, IC, personal, entre otros; estamos en espera de respuesta. SALA DE YESOS El cuarto de yesos venía siendo ocupado por pacientes en aislamiento. ACCIONES Se cambio la sala de yesos por la de micronebulizaciones, mejorando a si su organización y disponibilidad. CUARTO DE RESERVA No se ha podido lograr que los insumos se soliciten por unidosis a farmacia, se hizo la propuesta para mejorar las condiciones de almacenamiento, provisión y control. ACCIONES Continuamos haciendo los pedidos a almacén y se insumos a través de la oficina. Se trata de mantener lo mínimo de elementos en reserva. están controlando los SALA DE SUTURAS Y PROCEDIMIENTOS MENORES Continuamos con dificultades con el espacio, congestión por las urgencias del primer nivel, Los equipos de atención pre hospitalario todo lo traen al hospital. Se hace necesario ubicar otra puerta de salida en esta área, hemos tenido pacientes agresivos, psiquiátricos que han atentado contra el personal de salud. ACCIONES Se solicito a la SPS intervenir ante la Secretaria de Salud departamental para coordinar con el CRUE la referencia de pacientes. Se insiste en dar cumplimiento al proceso de código azul, se organizo quien debe acudir a ayudar en caso de reanimación o reanimaciones simultaneas. Se ha insistido en el llamado a los especialistas en primera instancia y de forma personal para la atención de la urgencia vital. Se solicito al ingeniero Hugo Muñoz la apertura de la otra puerta para esta área. ÁREA DE REANIMACIÓN Esta área presenta debilidades por su alta congestión y reducido espacio. 13

14 GERENCIA Es de anotar que los especialistas prefieren dejar los pacientes en esta área a ser llevados a hospitalización; aducen mayor cuidado y vigilancia médica especialmente en la noche que hay ausencia de médico en el área de internación. ACCIONES Se cambió el sitio para la ubicación de los pacientes por lo expresado en la descripción del área. Estos pacientes desde el mes de Octubre se empezaron a ubicar en observación 1 unidades 1, 2 y 3; corresponde a los pacientes más graves, intubados y de mayor cuidado. Seguimiento y agilización giro cama en pisos (Egresos). Se ha procurado que los pacientes no permanezcan tanto tiempo allí, ubicándolos en UCIN u observación 1. Estamos en espera de la dotación de las camas y otros elementos para dar mayor comodidad a los pacientes. OBSERVACION 1. No se ha mejorado en el control del ingreso de visitantes lo que contribuye a la congestión del servicio por familiares en horarios que no son de visita. Esta área se mezcla con el pasillo, lo que dificulta el control del ingreso de personas; por lo que se ve la necesidad ya expresada de una puerta que la aísle. ACCIONES Se ha insistido con vigilancia sobre el control en el ingreso de visitantes, pero los múltiples accesos al hospital impiden un adecuado control, de igual forma la falta de supervisión al personal de vigilancia por parte de la empresa. Se elaboro oficio a la empresa de vigilancia para exigir la supervisión del personal de vigilancia, se ha informado al Ing. Hugo Muñoz para su control. Se logro con los ingenieros biomédicos empotrar los equipos de monitoria y colocar seguro a los accesorios mejorando con esto el daño de los equipos por los traslados. Se ha insistido en la ubicación de una puerta que aísle esta área. PERIFERICOS Falta de pertinencia y resolución en el manejo de los pacientes por alta rotación de los médicos y falta de compromiso de algunos de ellos. De igual forma por la infraestructura se presta para descuido de los pacientes por su distribución no apta para la observación. Por parte de los especialistas persiste la falta de oportunidad en las valoraciones. Se han tenido muchos problemas con suministros de medios de contraste, equipos de bomba de infusión y algunos medicamentos lo que hace que se trastorne la atención de los usuarios. El personal de PSC según acuerdos con el jefe de apoyo logístico dejo de realizar el seguimiento a los pacientes que requieren acompañante permanente, dejando 14

15 GERENCIA esta actividad a las Jefes de Enfermería, además de realizar en algunos turnos el cama a cama para identificar las necesidades de los usuarios. Hay dificultades con la disponibilidad de camillas y sillas de ruedas adecuadas y suficientes. Insuficiente personal de Enfermería para esta área. Persiste la congestión del servicio por familiares en horarios que no son de visita. ACCIONES Se realiza monitoreo permanente para contribuir en la resolución de los pacientes. Se ha insistido con PSC realizar cama cama en las diferentes áreas de urgencias para determinar quien requiere compañía permanente y dar autorización, de igual forma identificar las necesidades de los usuarios. Se ha insistido en la Organización, orden y aseo. En lo posible se ubican los usuarios en otras áreas de observación u hospitalización. Se logro la adquisición de colchonetas para las camillas. Se logro también la consecución de elementos de plástico (platones, baldes, jarras, bandejas, recipientes, escalerillas de dos pasos, butacas, entre otros.) Lo que mejora las condiciones para la atención. La coordinación de Enfermería ubico un auxiliar rotatorio en periféricos, lo que ha contribuido a mejorar la calidad de la atención en estos pacientes, el problema es que la rotatoria se dispone también para otras áreas por necesidad. Se ha insistido con el supervisor de vigilancia y con el Jefe de Apoyo logístico la necesidad de cumplir con los horarios de visita. OBSERVACION 2 Persiste la congestión del servicio por familiares en horarios que no son de visita. Continuamos con demora en la atención por parte de algunas especialidades, de igual forma la falta de resolución por parte de los médicos generales. Hay dificultades con la infraestructura, no hay aire acondicionado ni ventiladores, persiste la humedad en algunas partes. ACCIONES Se realizan controles diarios para mejorar la rotación de las camas. Se ha informado al Subgerente de Prestación de Servicios y a la Gerencia; sobre la falta de oportunidad y resolución por parte de especialistas y médicos generales. Se han realizado informes escritos sobre el personal con el que tenemos dificultades. Se estableció medico fijo para esta área turno de mañana y tarde. Se logro que facturación entregará el cuarto del botiquín y se reorganizó cuarto de procedimientos y botiquín. 15

16 GERENCIA OBSERVACION 3 - SAN RAFAEL La situación con los familiares en horarios que no son de visita no es ajena a este servicio. La falta de disponibilidad de oxigeno por red dificulta el traslado en ocasiones de pacientes que requieren algo más de comodidad, se tienen que dejar en camilla habiendo camas allí. ACCIONES Se realizan controles diarios para mejorar la rotación de las camas y la resolución de casos. CAPACITACIONES PROCESOS Y PROTOCOLOS Reuniones periódicas con el personal médico y de enfermería. (Actas en siscor) Retroalimentación con los médicos sobre los casos de inconsistencia en la HC, manejo inadecuado de pacientes, subregistros, fichas epidemiológicas. Se ha insistido a los médicos y los jefes de Enfermería la actualización en ACLS BLS. OTRAS GESTIONES DESARROLLADAS Mediante la motivación del personal hemos procurado hacer el trabajo armonioso, responsable, amable, cálido, respetuoso, y en equipo. Promovemos la participación a las diferentes actividades que realiza el hospital. Gestionamos los eventos adversos reportados e implementamos los planes de mejora. Tratamos de dar cumplimiento a las tareas asignadas en el programa SISCOR. Revisamos los inventarios de equipos biomédicos y elementos del servicio. Asistimos a reuniones y comités liderados por la subgerencia de Prestación de Servicios y la Gerencia. Contestamos las quejas y elaboramos planes de mejora. Solicitamos los arreglos y acciones de mantenimiento necesarias. Asistimos administrativamente para descongestionar el servicio: intervenimos ante los especialistas, médicos generales, gestionamos ante otras unidades, entidades y autoridades correspondientes para la resolución de casos. Hacemos acciones inmediatas como resolución a los problemas que se presentan en el día - día. Hacemos reuniones con el personal de urgencias para establecer necesidades y acciones de mejora. Asistimos a las entrega de turnos del servicio. Gestionamos insumos y equipos faltantes en la unidad. Realizamos la inducción al personal que ingresa. Atendemos los turnos administrativos asignados. Informamos a tiempo sobre los casos que ameritan reporte y sobre las necesidades del servicio. Asistimos a reuniones con autoridades para el manejo de los casos: policía nacional, CTI, SIJIN, personería, DAS. 16

17 GERENCIA Colaboramos con la convocatoria del personal a las diferentes actividades que programa la administración. Adelante se relaciona productividad de la Unidad en Indicadores de Productividad. UNIDAD PRODUCTIVA DE APOYO DIAGNÓSTICO Y TERAPÉUTICO OBJETIVO GENERAL Presentar informe de gestión de la Unidad de Apoyo Diagnostico y Terapéutico del HOSPITAL DE YOPAL ESE, del año con base en el del Plan de Desarrollo Institucional Pensando en la Salud de Todos el cual permitirá dejar evidencia de las acciones y documentos realizados. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Realizar el análisis comparativo de la gestión realizada durante el año 2007 al año Facilitar la toma de decisiones a nivel Gerencial y realización de los planes y programas de la unidad. Analizar y revisar los diferentes indicadores de la unidad. INFORME DE GESTION SERVICIO DE IMAGENOLOGIA. PROSPECTIVA USUARIOS SERVICIO IMAGENOLOGIA SATISFACCION DE LOS USUARIOS IMAGENOLOGIA DIAGNOSTICA. En aras de mejorar la satisfacción de los usuarios, del servicio de imagenologia, se realizaron las siguientes actividades: - La empresa Mundo Radiológico, realizó la contratación de otro radiólogo, y un ginecólogo que realiza, ecografía obstétrica, con lo cual se mejoro notablemente la oportunidad en las citas. - Se reorganizo la agenda de citas de ecografías en el sistema, dando asignación de citas de 7 a.m. a 7 p.m. Se tiene en cuenta el tipo de ecografía, se asigna en horas de la mañana las ecografías que requieren ayuno u otro tipo de preparación. Se vio mejoría ya que se disminuyo la congestión de personal en el área de espera y facturación. (Ver citas medicas Sistema Dinámica) - En marzo, se anexo en el sistema, la preparación del paciente, para la toma de todas las imágenes diagnosticas, esto mejoro notablemente la calidad en la atención de los usuarios, ya que muchos de estos llegaban a la realización del examen mal preparado, lo que implicaba perder la cita y todo lo que ello implica. (Ver citas medicas Sistema Dinámica) 17

18 GERENCIA - En abril, se logro la interfase el de tomógrafo, con el sistema, permite que inmediatamente se tome un TAC, se pueda visualizar en cada uno de los servicios, a través del sistema Carestream Health. (ver sistema dinámica) - Mejoramiento en la oportunidad de entrega de reportes a pacientes ambulatorios. Con la vinculación de una auxiliar de oficina, se encarga de imprimir la imagen diagnostica en un CD e imprimir en físico el reporte del examen, lo cual permite que los resultados se entreguen al día siguiente. - Con el apoyo de la subgerencia de prestación de servicio y la oficina de Talento Humano, a partir del mes de abril se realizo la vinculación de otro tecnólogo en radiología, permitió la prestación del servicio con calidad y oportunidad, pues los fines de semana y días festivos se deja a dos personas en la mañana y dos en la tarde, para cubrir los servicios de internación, cirugía y hospitalización. pues había problemas al dejar una sola persona en el turno, ya que al ir a realizar tomas del arco en C, en cirugía o tomas de un portátil en los demás servicios, el servicio de radiología quedaba descubierto lo cual ocasionaba riesgo para los paciente e inoportunidad en la toma de decisiones para los pacientes, especialmente los pacientes del servicio de urgencias. - Desde el mes de febrero del año se está realizando el reporte en la Historia Clínica del sistema Dinámica, del 100% de todas las imágenes diagnosticas tanto de paciente hospitalizado, como el de urgencias y ambulatorio. (Ver Sistema Dinámica), - Desde el mes de abril se realizo el primer informe a la subgerencia de prestación de servicio, sobre la capacidad de memoria del servidor de imágenes diagnosticas, ya que al colmarse este, no se puede seguir realizando el reporte en historia clínica como se vienen haciendo ya que las placas son llevadas a los servicios. PROSPECTTIVA FINANCIERA Adelante se relaciona productividad de la Unidad en Indicadores de Productividad. PROSPECTIVA SERVICIO IMAGENOLOGIA SOSTENIMIENTO Y SEGUIMIENTO A LOS ESTÁNDARES DE INTERFASE DE IMÁGENES DE TOMOGRAFIAS Durante el año 2011, se realizo la gestión con Kodak y Siemens, para realizar la interfase de las imágenes del Tomografías con el sistema Dinámica gerencial. 18

19 GERENCIA ELABORACION Y SEGUIMIENTO A PROCESOS Junto con el Jefe John Paulino Rojas se revisaron, actualizaron y realizaron los siguientes procesos: Atender en Radiología e Imagenología Procedimiento admisión de paciente en apoyo diagnostico Procedimiento atención de paciente en apoyo diagnostico Procedimiento egreso de paciente en apoyo diagnostico ACTIVIDADES REALIZADAS Seguimiento y supervisión orden de prestación de servicios No del 15 de abril de Celebrado entre el Hospital de Yopal y Radproct Ltda. Seguimiento y control de la dosimetría realizadas a los funcionarios de radiología y cirugía.. Realización de la Autoevaluación y plan de mejoramiento para el servicio de Imagenologia en el proceso de acreditación. Inclusión en el sistema Dinámica, en la asignación de cita, la preparación de todos los procedimientos radiológicos que requieren preparación. Plan de mejora para el servicio de radiología, para los estándares de habilitación. Elaboración y socialización de tabla, para la solicitud de imágenes diagnostica que requieren imágenes adicionales, con el fin de evitar subfacturación. Mejora y seguimiento a la facturación de cirugía REVISION STOCK CARRO DE PARO Cada fin de mes se realiza verificación de fechas de vencimiento y stock del carro de paro en conjunto con la auxiliar de enfermería del servicio CONCLUSIONES SERVICIO IMAGENOLOGIA Teniendo en cuenta el informe anterior se concluye lo siguiente: Las actividades que se programaron para el año 2011, se atendieron en su gran mayoría. Se logro mejorar la atención de los usuarios, con el proceso de radiología digital ya que se mejoro la oportunidad de rayos x, así como la oportunidad en la entrega del reporte. La vinculación de un técnico más en el servicio de radiología, mejoro la prestación del servicio, ya que no se deja solo el servicio los fines de semana y días festivos. La vinculación de una auxiliar de oficina, contribuyo al mejoramiento de la atención de los pacientes, pues esta persona realiza procedimientos como, 19

20 GERENCIA impresión de los resultados de TAC, rayos x y mamografía, además de la copia de la imagen diagnostica en el CD. RECOMENDACIONES Con base en lo anterior se realizan las siguientes recomendaciones: Mejorar los procesos en el sistema con el fin que se pueda obtener a tiempo los costos y gastos de cada unidad, para de esta manera poder realizar planes de mejora. Incluir al personal profesional de enfermería y tecnólogos de Rx., en los correos institucionales, ya que esto mejoraría más la economía en el uso del papel, tinta, etc. Mejorar el punto de facturación en el servicio de radiología, con el fin de mejorar la atención a los usuarios de radiología. Realizar la vinculación de otro radiólogo a la institución, debido que en la institución solo contamos con un solo médico Radiólogo, para todos los servicios de urgencias, hospitalización y consulta externa. Lo que impide que se preste un servicio con oportunidad. INFORME DE GESTION SERVICIO DE LABORATORIO El laboratorio clínico del Hospital de Yopal al final del periodo 2011, es un Laboratorio automatizado, que procura todos los días en lograr garantizar el apoyo diagnóstico de forma oportuna y eficiente, para el manejo adecuado de los pacientes por parte del personal médico. Se realizan pruebas de I, II y algunas pruebas de III nivel, con ciertas dificultades en la continuidad de algunos servicios, pero siempre trabajando en suplir las necesidades de nuestros usuarios. Con el objetivo de acogerse al plan de desarrollo institucional y prestar el mejor servicio de atención a los pacientes para el diagnóstico médico y tratamiento adecuado se hace el análisis de los datos del primer semestre de 2011 con el objeto de exponer las mejoras y el encontrar muchas más oportunidades de mejorar. ANÁLISIS Y SOLUCIÒN DE LOS PROBLEMAS Y NECESIDADES DETECTADAS EN EL LABORATORIO CLINICO PRIMER SEMESTRE 2011 En el periodo 2011 se realizaron todas las actividades encaminadas a lograr prestar el servicio de una forma oportuna, perseverando en la continuidad e integralidad del servicio. Se trabajo constantemente en toda la parte logística, insumos, consumos a la fecha, conservación, vigilancia y semaforización del bodegaje, estructura física, recurso humano, equipos, mantenimientos preventivos y correctivos, registros. Todos estos procedimientos se ejecutaron durante todo el periodo

21 GERENCIA Dentro de los procedimientos que competen a garantía de calidad se encuentran el monitoreo constante del control de calidad interno y el flujo de informes y calificaciones en los programas de aseguramiento externo de la calidad en todas las áreas (Hematología, Química, Microscopia, Microbiología, Inmunológica); los registros internos de chequeo de equipos, programas de supervisión indirecta e informes de patologías confirmadas por el laboratorio programas de vigilancia epidemiológica con la remisión de las respectivas muestras; seguimiento y vigilancia de los eventos adversos, programación y ejecución de educación continua. Todos los anteriores, requisitos indispensables para el funcionamiento habilitados. PROSPECTIVA En el año 2011 se realizaron algunas acciones encaminadas a la mejora: Se realizo la autoevaluación y plan de mejoramiento para el Laboratorio Clínico, para el proceso de acreditación. Se realizo el plan de mejoramiento de los estándares de habilitación. Se implementa la revisión de las pruebas de precisión por todos los profesionales dentro de las reuniones de educación continua que se realizan en el laboratorio y se continúa el trabajo de fortalecimiento en el control de calidad dentro del laboratorio. Se mantiene el apoyo del servicio de respuesta a glosas para entregar todos los soportes y recuperación de las mismas, aunque las solicitudes de soportes han disminuido muchísimo. Se atienden propuestas de casas comerciales que se encuentran interesadas en el montaje de los equipos de laboratorio para las instalaciones del nuevo hospital y se solicitan mejoras con la casa comercial que se encuentra actualmente y se está en espera de las propuestas económicas Se empiezan a tomar medidas para adecuación de mesones del laboratoiro en las instalaciones del nuevo hospital. Se toma como plan de contingencia remisión de pruebas a Referencia; aquellas que no se pudiesen atender por falta de insumos hasta que el Laboratorio de referencia cerro servicios también. Se gestiona renovación tecnológica en el equipo de química automatizado dentro de la figura comodato. Se realiza Semaforización de la bodega del laboratorio e implementación del diligenciamiento del kardex el 100% en dinámica. Reorganización del archivo Documentación plan de mejora en los estándares de habilitación. Realización autoevaluación para la acreditación. Se logra la mejora en la agilidad de los reportes de los cuadros hemáticos dentro del sistema que se logran hacer ya en un tiempo normal. Se insiste con el área de sistemas en la gestión de la interconexión de los equipos 21

22 GERENCIA para evitar tanta digitación, con toda la disposición de la casa comercial, pero no hay eco. Dentro de los avances se destaca el mejoramiento en tecnología, superando algunas dificultades que se tenían. Se coloca equipo de pruebas especiales en demo, para mejorar el flujo de insumos para las pruebas y disminuir costos con respecto a Roche. Adquisición equipo de química manual propio como apoyo al servicio de urgencias y equipo de backup. Gestión e instalación desionizador productor de agua destilada, para disminuir los costos en agua de bolsa. Renovación tecnológica del equipo de electrolitos en comodato. Gestión e instalación para automatización de coagulación. Se implementa en educación continua la revisión practica de varios temas Se realizar todas las acciones sugeridas en las visitas de asistencia técnica por el laboratorio de salud pública en lo concerniente a los programas vigentes. Puesta en marcha de algunas de las acciones plasmadas en el plan de mejora de habilitación. PROSPECTIVA FINANCIERA Adelante se relaciona productividad de la Unidad en Indicadores de Productividad. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES El área del Laboratorio en general, continua siendo un área muy productiva, competitiva dentro de los Laboratorios del Departamento; que en la vigencia 2011 sufrió altibajos en lo concerniente a la prestación de servicios de manera integral y continua en concurso con la red de referencia para laboratorios especializados no disponibles en el departamento; ya que finalmente se suspendieron este tipo de servicios por diversas razones. De igual manera no fue posible tener continuidad en la prestación de ciertas pruebas que se realizan en nuestra propia sede por falta de flujo de insumos Las actividades de coordinación y logística se han concentrado en sostener la mayor cantidad de servicios ofertados e inclusive los servicios básicos, hacer planes de contingencia con el objeto de responder a las necesidades a veces mínimas de los usuarios internos y externos. Se exacerbaron las dificultades con el flujo de insumos, el desgaste para liberar pedidos es extenso, se ha recurrido a préstamos, cambios, y todo lo necesario para lograr prestar el servicio. Los procesos de contratación son muy demorados y se inician cuando ya no hay el insumo, es necesario mejorar la planeación de dichas compras, 22

23 GERENCIA peor aun de insumos que son críticos para el manejo de los pacientes intrahospitalariamente. En el ámbito de la producción, el aumento de la producción de CE se acabo dadas diversas circunstancias de contratación con las EPs y por el contrario entro en un descenso paulatino. La producción de urgencias toma gran fuerza especialmente en el mes de Marzo y se mantiene constante el resto del año. Se trabaja el fortalecimiento en el área de urgencias ya que por allí ingresa más del 57% de todo el laboratorio que sumado a hospitalización se hablaría del 80% del total del trabajo en el laboratorio La producción total está estancada; aun así, se toma como ganancia los resultados obtenidos dadas las diversas circunstancias adversas del periodo Cabe resaltar que para el laboratorio y su capacidad instalada entre más volumen más baratas salen las pruebas, pues los costos de control de calidad y demás son los constantes; sería importante revisar la perdida de pacientes de CPS u otras EPS y si podemos competir con mejores tarifas en todas las pruebas montadas en nuestra sede El Laboratorio del hospital debe fortalecerse en el área especializada para la atención de sus usuarios, se cuenta con la tecnología en estos momentos pero es necesario tener continuidad en el acceso a los insumos La oportunidad en urgencias y hospitalización ha ido mejorando dada la solución a inconveniente crítico del sistema; sin embargo, es imperativa la interconexión de los equipos a la red para poder generar mejoramiento y es urgente. Ya se han entregado las propuestas y es el siguiente paso a seguir en el desarrollo del laboratorio; se ha solicitado insistentemente sin lograrse. Para un laboratorio de un hospital de nuestro nivel es muy raro que no se cuente con la interfase y los códigos de barras, evitar tanta digitación, disminuir errores y optimizar el tiempo en los análisis de resultados y control de calidad. Entonces, la perspectiva inmediata es lograr que el software integre los equipos en red para manejar código de barras y evitar digitar los resultados, en la vigencia 2011 no fue posible avanzar en la oficina de sistemas con respecto a ese tema En el indicador continuidad del periodo 2011 varios servicios se prestaron de manera inconstante debido a falta de insumos dentro de estos gases arteriales, hemocultivos, troponina, electrolitos entre otros Toda la vigencia se apoyo activamente la búsqueda de soportes para respuesta a glosas. Dentro del plan de mejora para estándares de habilitación es necesario darle prioridad a la parte documental de procedimientos, guías y protocolos que es necesario actualizarlos todos, e incluir la codificación de todos los formatos de registro existentes, finalizando 2011 se dio inicio al proceso de revisión de documentos 23

24 GERENCIA Se hace renovación tecnológica del equipo de química automatizado con el comodato, en el segundo semestre se consigue el comodato para automatizar la coagulación; por otro lado se adquiere nuevo equipo de pruebas especiales en demo para ver su desempeño y se logra la compra de equipo pequeño de química propio indispensable como apoyo para el trabajo diario Ya hecha la gestión para automatizar con equipo en comodato el manejo de los hemocultivos el proveedor (que es por intercambio de servicios) desiste por no ponerse de acuerdo en un ítem del contrato, perdiéndose esa oportunidad de mejora Finalizando el periodo 2011 se revisan de nuevo los planos del Laboratorio nuevo hospital, se realizan las visitas, se rediseñan las ubicaciones de las áreas de trabajo en conjunto con el arquitecto de secretaria de salud y de acuerdo a las necesidades proyectadas, se atiende el personal que realiza el estudio de traslado quienes revisan los equipos instalados actualmente en el hospital Se toman todas las medidas necesarias en lo que se refiere a contingencias a diario en las diversas áreas para lograr el más óptimo desempeño en el trabajo del Laboratorio dentro de las condiciones dadas GESTION DE LA UNIDAD EN GENERAL RESPUESTA A QUEJAS DE LOS PACIENTES Se realiza investigación respectiva de los diferentes casos de las quejas, de la siguiente manera: - Se llama por celular a la persona que puso la queja, con el fin de indagar los hechos. - Se realiza dialogo con el o los funcionarios que han estado involucrados en ellas. Se realiza análisis de las situaciones presentadas. Se trata de dar solución inmediata a los pacientes (generalmente es la realización de una imagen diagnostica o de laboratorio). Se realizan los correctivos con las personas involucradas. Se contesta la queja y se envían de forma oportuna en el formato estipulado por la oficina de participación social y de planeación, por Outlook y en medio físico a la oficina de participación social. Durante el de 2011, la unidad de apoyo diagnóstico y terapéutico ha recibido 13 quejas, a los cuales se les dio solución inmediata. 24

25 Título del eje SISTEMA DE GESTIÓN DE GERENCIA COMPARATIVO QUEJAS GESTIONADAS AÑO HOSPITAL DE YOPAL ESE UNIDAD DE APOYO DIAGNOSTICO Y TERAPEUTICO COMPARATIVO QUEJAS GESTIONADAS AÑO ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC Fuente:Archivo Unidad y Participación Social Durante el año 2011 se respondieron 17 quejas, los meses en que más quejas se presento fue marzo y mayo, sin embargo en comparación con el 2010, el número de quejas disminuyo en un 19%, pues en el mes de septiembre del 2010 se presento un gran pico. PARTICIPACIÓN EN LOS COMITÉS INSTITUCIONALES Durante el año 2011, se participo activamente en los comités institucionales como el táctico, farmacia y terapéutica, seguridad del paciente, historias clínicas, seguridad del paciente, realizando los aportes necesarios y las tareas asignadas en el comité AVANCE DE ACTIVIDADES SISCOR, AÑO Se realizo la ejecución de la mayoría de las actividades determinadas en el SISCOR. Así mismo se realizaron las actas de las actividades realizadas y el seguimiento al plan de mejora para el servicio de consulta externa Se logro el 100%. Como se puede ver en las dos graficas siguientes: Fuente:Sistema Siscor Hospital de Yopal 25

26 GERENCIA PROSPECTIVA TALENTO HUMANO Fuente:Sistema Siscor Hospital de Yopal EVALUACIÓN DE LA CARRERA ADMINISTRATIVA. En coordinación Con la oficina de Talento Humano se realizó en el mes de febrero la evaluación de la carrera administrativa del segundo semestre del año 2011, y la concertación de objetivos para el 2012, y en mes de julio se realizo la evaluación del primer semestre del año 2011, al personal de radiología, (Pedro Arciniegas), nutrición (Clara Sánchez), Farmacia (Martha Garzón), Patología (Oliva Martínez) y laboratorio clínico (Liz Maite Morales). PLANEACION MENSUAL PERSONAL - REPORTE DE NOVEDADES En el año 2011, se realizó la programación de turnos del personal de radiología, nutrición, farmacia, terapia física y respiratoria, también se realiza el respectivo reporte de novedades mensuales a la división de talento humano, y el seguimiento a las actividades realizadas por cada uno de los funcionarios. PROSPECTIVA DESARROLLO Y CRECIMIENTO SEGUIMIENTO PLAN DE MANTENIMIENTO Se le hizo seguimiento al plan de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos biomédicos, con el fin de garantizar su vida útil y sacarle el mejor provecho en la atención de los pacientes. Se realizo devoluciones de los muebles y enseres que se encuentran para dar de baja o para devolución al almacén general del hospital. Seguimiento al mantenimiento de la infraestructura del servicio. UNIDAD PRODUCTIVA DE CIRUGIA OBJETIVO GENERAL DEL INFORME 26

27 GERENCIA Presentación del informe de gestión del Programa la unidad de cirugía del 1 de enero a 31 de diciembre de 2012, con base en el plan de desarrollo institucional, el cual permitirá dejar evidencia de las acciones y documentos realizados. PROSPECTIVA USUARIOS Con el fin de lograr la satisfacción de los usuarios se realizaron varias acciones que se han mantenido y mejorado para lograr prestar una atención adecuada. Se continua con las llamadas telefónicas para confirmar la hora de la cita y las recomendaciones para la preparación de la cirugía Se continua con el proceso de fichas en consultorio de cirugía programada ampliando el número de personas de atención en los horarios de 8 am a 11am y 2pm a 4pm Se continúa con copagos en el consultorio No 6 para evitarle al usuario trámites. Se continua con la contratación de los anestesiólogos por evento lo que mejora la oportunidad en la agilidad de la programación Se cuenta con facturación independiente para salas cirugía durante la jornada del día para mejorar los procesos de egreso de los pacientes Se continúa con las recomendaciones pre quirúrgicas para evitar cancelaciones por olvido de alguna indicación. Se continúa con la sala N4 para procedimientos menores para dar mejor oportunidad al servicio. PROSPECTIVA FINANCIERA Adelante se relaciona productividad de la Unidad en Indicadores de Productividad. PORTAFOLIO DE SERVICIOS UNIDAD CIRUGIA DE EL HOSPITAL DE YOPAL E.S.E. Se realizo una actualización del portafolio de servicios de la unidad productiva teniendo en cuenta la capacidad, contamos con cuatro salas de cirugía distribuidas de la siguiente manera: 1 sala para procedimientos de urgencias, 2 para procedimientos programados con anestesia general y 1 sala para procedimientos menores o ambulatorios. AUMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD - CRECIMIENTO DE LA UNIDAD. Se incrementan las cirugías que nos ocasionen mayor rentabilidad a menor costo teniendo, cabe a notar que en el caso de ortopedia estos procedimientos han comenzado en menor cantidad debido a la cantidad de trauma de la institución y siendo la única institución que maneja este tipo de trauma para ciertas entidades. 27

28 GERENCIA Se incrementa la productividad con el aumento de los procedimientos realizados en la sala número cuatro que logra optimizar la producción de la otras dos salas. Ver indicadores de producción por salas Se solicitaron insumos, medicamentos y equipos a la subgerencia administrativa y almacén para realizar otros procedimientos de mayor complejidad que requerimos para poder realizar con éxito estos procedimientos. FACTURACIÓN EFICIENTE Para conseguir mejoras en el proceso de facturación se socializa con los especialistas por medio de retroalimentación personalizada los errores cometidos en el proceso de facturación tanto en codificaciones como en lograr que se facture todos los procedimientos y la concientización ya que ellos son una de las partes más importante en el proceso de facturación de cirugía. Se instaura un proceso para la facturación en conjunto con almacén de el material de osteosíntesis y se hace responsable de este, directamente a la instrumentadoras que es quien entrega y conoce el material que se está utilizando tanto de su descarga de el sistema como de su facturación. Se continua con el oursorsing de facturación la facturación los fines de semana logrando no dejar procedimientos sin facturar, si no la realización en el momento que se le da salida a el paciente debe tener todos los soportes al día con sus correspondientes registros llenos por todas las personas involucradas en el proceso. PROSPECTIVA PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Se realizaron actualización y revisión de los procedimientos de instrumentación quirúrgica, central de esterilización y el manual de buenas prácticas de instrumentación. Se implementó la lista de chequeo quirúrgico en cada historia clínica con el fin de disminuir riesgo quirúrgico al paciente. (Anexo 1) Se socializa el consentimiento informado para amputación de miembros y la disposición final de fetos y necropsia. (Anexo 2, 3) PARTICIPACIÓN EN LOS COMITÉS INSTITUCIONALES Se hace participación en los diferentes comités institucionales como: Táctico, de historia clínica, fármaco y tecnovigilancia, gerencial, epidemiología, banco de sangre, urgencias, política antibiótica y seguridad del paciente. 28

29 GERENCIA ANALISIS DEL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Se realizó el análisis del plan de desarrollo institucional y se realizo las observaciones y correcciones de este con el fin de poder dar la estructura final a este. CONSENTIMIENTO INFORMADO PARA LOS PROCEDIMIENTOS QUIRURGICOS: Se están utilizando actualmente consentimiento informado para todos los procedimientos quirúrgicos desde consulta externa para los pacientes programados y para los pacientes de urgencias se realiza antes del ingreso de sala de cirugía con previa explicación por parte de el especialista quirúrgico de los riesgos inherentes a determinados procedimiento, en el caso de los pacientes ginecológico existe en la red consentimientos informados específicos para esta área que están a disposición de todos los ginecólogos de la institución. Se realiza socialización del consentimiento informado para disposición final de extremidades amputadas y autorización de necropsia. ANÁLISIS Y PRESENTACIÓN DE LOS PROBLEMAS Y NECESIDADES DETECTADAS EN LA UNIDAD DE CIRUGIA. Se realizó un análisis del servicio de cirugía en compañía con los jefes de los servicios, auxiliares, instrumentadoras y anestesiólogos. Se realizo la detección de los problemas y necesidades que relaciono a continuación: Actualizar y socializar los procesos de, circulación en quirófanos, entrega de pacientes en el servicio de cirugía, almacenamiento de equipos quirúrgicos en salas de cirugía, bioseguridad, entrada y salida de equipos a salas de cirugía, manejo seguro de medicamentos fármaco y tecno vigilancia, disposición de medicamentos. Apoyo logístico realizar mantenimiento a la infraestructura (paredes, techos, pisos, puertas, lavamanos señalización, lámparas cieliticas), cumplir con el cronograma de mantenimiento preventivo a los equipos biomédicos con su respectiva ficha técnica, adecuar en las salas de cirugía el sistema de succión de gases residuales verificando su adecuado funcionamiento, mantenimiento preventivo a los aires acondicionados cumpliendo el cronograma de mantenimiento. SOSTENIMIENTO Y SEGUIMIENTO A LOS ESTÁNDARES DE HABILITACIÓN Se realiza a través de las revistas diarias y de la visita al área de cirugía la evaluación de los estándares y de los seguimientos de los mismos en compañía de los jefes del servicio y se realiza corrección de las falencias para lograr el mejoramiento. 29

30 GERENCIA Se realiza auditoria por parte de planeación evidenciando problemas con el mantenimiento en general principalmente el biomédico ocasionando inconvenientes en la prestación del servicio. RESPUESTA A QUEJAS DE LOS PACIENTES. Las respuestas a las quejas fueron realizadas en compañía de las personas involucradas previa investigación de los hechos y soportes en la historia clínica y estos son enviadas en forma oportuna en el formato estipulado por la oficina de participación social ANÁLISIS Y GESTIÓN DE EVENTOS ADVERSOS Se ha realizado la gestión de los eventos adversos en el sistema (SIEVA), previa reunión de las personas involucradas, con su respectivo análisis y gestión de los mismos y se realiza inmediatamente el plan de mejora si se requiere.. INDICADORES: Adelante se relaciona la productividad de la Unidad. Se logro disminución de el indicador de cancelación de cirugía debido a la confirmación telefónica el día antes de el procedimiento para descartar causas de olvido de el procedimiento y otras causas inherentes como enfermedades concomitantes. A continuación anexo el total de cirugías canceladas del 2011 y el total de procedimientos programados en el mismo periodo: 2011 TOTAL CRUGIAS CANCELADAS PROGRAMADAS ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL OPORTUNIDAD EN LA REALIZACION DE CIRUGIA Con el fin de mejorar la oportunidad en cirugía se aumenta el número de horas especialista quirúrgico y anestesiólogos pero a pesar del aumento de especialistas nuestra capacidad con relación a las salas quirúrgicas sigue siendo insuficiente debido al aumento de la demanda presentándose congestión y represamiento. PROSPECTIVA TALENTO HUMANO 30

31 GERENCIA DEFINICIÓN DE LOS OBJETIVOS, PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS, PARA LA EVALUACIÓN DE LA CARRERA ADMINISTRATIVA. Con un funcionario de Talento humano se realizo el alistamiento de todos los formatos para la evaluación de la carrera administrativa del personal asistencial del hospital. PLANEACION MENSUAL DEL PERSONAL Y REPORTE DE NOVEDADES Durante todos los meses se realiza la programación de turnos del personal de instrumentación y se presta colaboración a la subgerencia para la programación de especialistas según la disponibilidad de las salas para su utilización y el número de pacientes a solicitar servicio por determinada especialidad y especialista y se realiza el respectivo reporte de novedades mensuales. PROSPECTIVA DE DESARROLLO Y CRECIMIENTO DEFINICIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN DEL SERVICIO DE CIRUGIA Se realizo el plan de acción operativo de la unidad de cirugía teniendo en cuenta los problemas que se analizaron con todo el personal y sus respectivas causas y acción de mejora con sus respectivos responsables. ELABORACION DEL PLAN DE GESTION UNIDAD DE CIRUGIA Se realizo el plan de gestión 2011, según observaciones y recomendaciones de los asesores de gerencia y según el plan de gestión institucional planteado. DETECCIÓN DE LOS DAÑOS EN LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE LOS SERVICIOS DE CIRUGIA Se realiza a mantenimiento solicitudes de el estado de la infraestructura por los diferentes medios como el Helpdesk, y vía telefónica y algunas de estas se ha dado respuesta de manera eficientes y otras dependen de la disponibilidad de presupuesto y de las salas de cirugía, lo que ocasiona inconvenientes en la prestación del servicio. UNIDAD PRODUCTIVA DE INTERNACIÓN OBJETIVO GENERAL Dar a conocer la situación actual del área de Internación y la gestión realizada mediante la obtención de información relevante y oportuna reflejada en los indicadores, teniendo como base en el plan de desarrollo , Pensando en la salud de Todos, con el fin de facilitar la toma de decisiones a nivel Gerencial PROSPECTIVA USUARIOS SATISFACCION DE LOS USUARIOS 31

32 GERENCIA Para poder realizar el mejoramiento de los factores que influyen en la calidad de prestación del servicio en la unidad de internación se realizaron acciones como: Mejora en el manejo de la historia, donde se definió y concertó con los médicos generales y médicos especialistas sobre la responsabilidad de mantener actualizada la historia clínica y diligenciamiento oportuno con el fin de mejorar la facturación y la calidad de la información. Se concertó con Participación social y comunitaria la atención prioritaria al usuario que lo requería teniendo prelación la materna de alto riesgo, los niños, adulto mayor y discapacitados. Atendiendo con amabilidad, calidez y oportunidad, pero encontramos deficiencias estructurales en la información que hacen que el Hospital no proceda como una institución amigable. Uno de los aspectos vinculados al trato al usuario está relacionado con las estrategias institucionales específicas para detectar y superar las dificultades que se plantean a los pacientes y familiares durante su ingreso y estancia en el Hospital, Con el fin de determinar e identificar las necesidades, deseos y expectativas de nuestros usuarios para satisfacerlos, en la unidad de Hospitalización se aplican las encuestas de satisfacción por parte de participación social 2 veces al año, el cual constituye un medio eficaz y directo de comunicación con el usuario, encontrando déficits en la atención. DEFINICIÓN DE LA PLATAFORMA ESTRATÉGICA DE LA UNIDAD INTERNACION Ya se tiene definida la plataforma estratégica de la unidad de internación adulta y materna infantil, por lo tanto se tuvo en cuenta el siguiente objetivo: OBJETIVO ESTRATEGICO Área Asistencial Lograr que la atención en salud que se preste a los usuarios del régimen subsidiado, del régimen contributivo, personas naturales y jurídicas que lo soliciten sea integral, eficiente, efectiva y de calidad con énfasis en el nivel II de atención. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Los objetivos específicos que se establecen para el área administrativa son: Ofrecer servicios de asistencia hospitalaria a personas que pertenezcan o que estén afiliadas a las diferentes EPS, (ERP), utilizando al máximo la capacidad hospitalaria instalada actual. Atender con prioridad las principales patologías que presentan el binomio madre e hijo. Seguimiento al sistema de garantía de calidad y plan de mejoramiento hacia la acreditación para la prestación de los servicios, con el fin de cumplir con las características técnico-científicas, humanas, financieras y materiales que debe tener la atención en salud que se presta. 32

33 GERENCIA Optimizar el talento humano vinculado a la unidad que sea de nómina y contratistas, tanto en el logro de su compromiso con el Hospital como de su propia satisfacción. Lograr el uso adecuado de los recursos físicos del Hospital, tanto de la infraestructura como de los equipos biomédicos y los elementos de trabajo. Lograr el uso adecuado de los recursos de información, tanto en la utilización de cifras, informes e indicadores para la toma de decisiones, como en el manejo de programas y equipos. Establecer mecanismos eficaces de control interno y de la gestión, en todos los aspectos antes planteados. UNIDAD DE SERVICOS DE INTERNACION SERVICIOS CAMAS SAN AGUSTIN 18 SANTA MONICA 19 UCIN ADULTO 5 GINECOLOGIA 15 MATERNO 8 PEDIATRIA 15 UCI NEONATAL 11 PENSION 18 TOTAL 109 La unidad de servicios de internación cuenta en la actualidad con 109 camas. La unidad de cuidado neonatal tiene una capacidad instalada para 11 incubadoras pero la demanda ha sido muy alta teniendo que dejar hospitalizados hasta 13 neonatos en la unidad, en ginecología y materno, teniendo que atender más de 18 neonatos. Igualmente, en el servicio de materno la capacidad instalada es de 8 camas teniendo que hospitalizar hasta 19 maternas en camillas con los riesgos de seguridad inherentes a este hecho. AUMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD - CRECIMIENTO DE LA UNIDAD La productividad se relaciona adelante en Indicadores de Productividad. PROSPECTIVA PARTICIPACIÓN EN LOS COMITÉS INSTITUCIONALES Se hace participación en los diferentes comités institucionales como: Táctico, de historia clínica, comité de ética, 33

34 GERENCIA ANALISIS DEL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Con el Subgerente de Prestación de Servicios y el comité Táctico, se analizó el plan de desarrollo institucional y se realizaron las observaciones y correcciones con el fin de aportar a los ajustes finales del Plan de desarrollo del Hospital De Yopal E.S.E. RESPUESTA A QUEJAS DE LOS PACIENTES. Las quejas enviadas por la oficina de Participación Social y Comunitaria se investigan el caso y dependiendo del área se da la solución inmediata, de lo contrario se hace un compromiso para mejoramiento. La respuesta se envía por Outlook al Jefe de Participación social quien se encarga de revisar, verificar hacer firmar por el gerente, y enviar al paciente, ERP o EPS respectiva. FACTURACION UNIDAD INTERNACIÒN AÑO FACTURACION En la unidad de Internación se facturó en el año 2011 la suma de $ , se disminuyó en 29.5%, esto probablemente en la redistribución de centro de costos. Teniendo en cuenta lo anterior, es importante saber de lo facturado cuanto se ha recaudado. También revisar y analizar los contratos con las diferente E.R.P. y a que tarifa con el fin de optimizar los recursos y el costo de la prestación. PROSPECTIVA TALENTO HUMANO Se definieron las responsabilidades de los médicos generales hospitalarios las cuales fueron socializadas con cada uno de ellos. Se han identificado algunos procesos causales relacionados con la gestión de talento humano (personal técnico, profesional, especialista), que considero decisivos en la producción de las deficiencias en el servicio de internación, como algunos aspectos relacionados con los perfiles del personal en función de las tareas que tienen a cargo, lo que lleva a identificar ciertas carencia en los mecanismos de adherencia a los procesos de atención al paciente. Otra dimensión importante se vincula con la motivación y compromiso del personal del hospital, lo que remite a problemas vinculados como estructura salarial, así como a la falta de una política de incentivos, sin olvidar los aspectos relacionados con las condiciones de trabajo que deben ser adecuadas para un desempeño conveniente de sus funciones. 34

35 GERENCIA COORDINACION DE ENFERMERIA Recibí la coordinación de enfermería en septiembre de 2011, con 173 auxiliares de enfermería y 36 enfermeros jefes. SERVICIO AUXILIARES ENFERMERAS URGENCIAS ESTERILIZACION 17 0 CIRUGIA 21 2 PENSION 8 2 MATERNO 12 2 PEDIATRIA 16 2 GINECOLOGIA 8 1 UCIN 8 4 SAN AGUSTIN 8 2 SANTA MONICA 8 2 SAN RAFAEL 8 2 CONSULTA EXTERNA 6 1 ROTATORIA 6 1 NOCHE 4 TOTAL Con el fin de realizar un diagnóstico, unificar criterios de enfermería y dar a conocer los lineamientos generales de la coordinación de enfermería, además de estar al tanto las necesidades del personal se realizaron reuniones con cada unos de los servicios encontrando dificultades en el proceso de atención de enfermería por falta de planeación y organización, además, de discordancia de los procesos trasversales como mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos biomédicos y de infraestructura, falta de insumos y dispositivos médicos, deficiencias en las ayudas diagnosticas. FECHA PERSONAL ASISTENCIA 05/09/2011 CAMILLEROS 9 12/09/2011 ENFERMERIA 35 19/09/2011 ENFERMERIA S.R /09/2011 ENFERMERIA S.A /09/2011 ENFERMERIA PENSION 17 28/09/2011 ENFERMERIA STA MONICA 13 29/09/2011 ENFERMERIA C. EXTERNA 8 29/09/2011 ENFERMERIA C.PEDIATRIA 19 11/10/2011 ENFERMERIA CIRUGIA 23 35

36 GERENCIA 24/10/2011 ENFERMERIA URGENCIAS 51 25/10/2011 ENFERMERIA UCIN 13 27/10/2011 ENFERMERIA ESTERILIZACION 16 15/11/2011 ENFERMERIA 25 16/11/2011 CAMILLEROS 9 29/11/2011 ENFERMERIA 9 Uno de los objetivos de la coordinación de enfermería y siguiendo las políticas de talento humano es contratar personal con aptitudes y actitudes idóneas para ejercer su profesión en Hospital de Yopal, por tal razón se coordinó con la psicóloga la selección de personal aplicando prueba de conocimientos y psicotécnica. Lamentablemente el perfil del personal tanto auxiliar como profesional no es el idóneo ya que muestran falencias tanto técnico científicas y psicosociales teniendo que contratar con estas deficiencias por déficit de personal en el departamento. Con el objeto de mejorar lo anterior se realiza un entrenamiento en el servicio de pensión, pues en esta área en donde hay adherencia a los procesos de atención en enfermería. Se hizo la prueba piloto del formato de medicamento en el servicio de pensión, dando un buen resultado, siendo aprobado por el comité táctico y comité de farmacia. Analizando el profesional de enfermería, quien desarrolla una serie de funciones fundamentales cuando se desempeña en un servicio hospitalario, las cuales aplica sus conocimientos en dos áreas: la primera asistencial que se desarrolla mediante el cuidado directo y la segunda es la administración del servicio en la que realiza la dirección del mismo, planeación del cuidado utilizando los recursos humanos disponibles, preparación e implementación de los planes de cuidado, monitoreo y evaluación de los planes de cuidado, además la dirección y asesoría del personal a su cargo y por ley 911 de 2004, Titulo II Capítulo III, Responsabilidades del profesional en enfermería recae sobre ella/el LA VIDA DEL PACIENTE, encontrando falencias importantes que afectan la atención del paciente como iatrogenias, complicaciones. Además, de lo anterior, el porcentaje ocupacional en los servicios de hospitalización se encuentra entre el 85% y el 121% respectivamente, lo que demuestra la sobrecarga de pacientes bajo la responsabilidad de una enfermera, y los cuidados que deben ser suministrados aumentan conforme al tipo de pacientes y las patologías que presenten. Las enfermeras del servicio de hospitalización manejan una relación enfermera paciente de 1:20; es decir, que por cada enfermera hay 20 pacientes, en el turno de la mañana, aumentando la relación en el turno de la noche 1:49. Las auxiliares de los servicios de hospitalización manejan una relación auxiliar-paciente de 1:8; por cada turno es decir, que por cada auxiliar de enfermería hay 8 pacientes, 36

37 GERENCIA donde el 80% de carga laboral y responsabilidades las debe ejecutar la enfermera, viéndose afectada la atención a nuestros usuarios. SUGERENCIAS El profesional que esté a cargo de un servicio, unidad o programa debe ser autónomo en relación con el/ los procesos que va a llevar a cabo las funciones. Cuantos más procesos decisivos estén bajo su control, mayor será su libertad de acción; por el contrario, si el campo de éstas es estrecho, se restringe su autonomía respecto del proceso en el que se va a intervenir teniendo como consecuencia la falta de ejecución de un plan de mejora. Teniendo en cuenta lo anterior, se vería reflejado en el mejoramiento de nuestros procesos internos de atención al paciente y a la seguridad del trabajo profesional. Una de las falencia es la falta de capacidad técnico científica del personal, sería importante el acompañamiento o las visitas de extensión educativas en su contexto laboral, con el objetivo de hacer una intervención que puede mejorar la práctica de los profesionales y técnicos en la atención en salud. UNIDAD PRODUCTIVA DE CONSULTA EXTERNA La Unidad de Consulta Externa tiene dentro de su informe de gestión como objetivo socializar los resultados de la gestión adelantada durante el La siguiente es su Plataforma Estratégica: MISION Somos la unidad productiva de la E.S.E. Hospital de Yopal responsable de prestar servicios de consulta externa de II y III nivel, ambulatorio y programado de manera permanente, con talento humano calificado, idóneo, responsable, ético, con sentido humanístico y comprometido, con calidez, oportunidad, racionalidad técnico científica, para satisfacer las necesidades de nuestros usuarios VISION En el 2012, seremos la unidad de la ESE Hospital de Yopal que brinde servicio de consulta externa en el departamento de Casanare, en los niveles 2 y 3 de complejidad, con el más alto índice de seguridad para el paciente VALORES Equidad: Entregar a cada uno de los pacientes lo que necesita sin tener en cuenta alguna diferencia, para disminuir las brechas de desigualdad. Trabajo en equipo: Efectiva participación y cooperación de cada uno de los profesionales de la institución. 37

38 GERENCIA Mejoramiento continuo: Es nuestra voluntad de aprendizaje permanente, con actitud positiva frente al cambio, para el óptimo desempeño individual y empresarial. Atención humanizada: Actuar con sensibilidad y empatía para animar y acompañar al usuario y su familia, respetando sus derechos. Solidaridad: Es la práctica de ayuda entre las personas y las comunidades, identificando e interesándose en las necesidades del otro. Responsabilidad: Hacer lo que se debe hacer en el tiempo establecido. Sentido de pertenencia: Interés y cuidado que ponemos en cada una de nuestras tareas, dándole valor agregado a nuestro quehacer. Respeto: Valorar las creencias, actuaciones, sentimientos y motivos del otro. Amabilidad: Entregar un trato cordial y cálido a nuestros semejantes. Honestidad: Cuidar y utilizar de forma adecuada los recursos para la utilización de nuestra labor DIAGNÓSTICO DE LA UNIDAD. Con el apoyo del personal de enfermería y los médicos generales, se hace un diagnóstico del área, con los siguientes resultados: RECURSO HUMANO Médicos especialistas: Se cuenta con especialistas en Pediatría, Cirugía General, Ginecoobstetricia, Anestesiología, Cirugía Maxilofacial, Cirugía Plástica, Ortopedia, Urología, Otorrinolaringología, Neurología y Neurocirugía. No se pudo ofertar Medicina Interna, debido a la dificultad en conseguir especialistas, puesto que los existentes se priorizaron para brindar el servicio hospitalario. Las horas contratadas varían de un mes a otro, dependiendo de la posibilidad de contratar con dichas especialidades. Se requiere aumentar la oferta de consulta especializada de la siguiente manera: Medicina Interna (80 horas mes: no se oferta desde el mes de abril), Neurología (20 horas mes), Cirugía Plástica (10 horas mes), Cirugía General (20 horas mes). Una medida que hay que contemplar es el pago por evento por consulta o procedimiento realizado, pero debe estar sustentado en un estudio de costos. Al precio que se está pagando actualmente la consulta ($17.000), es inviable este tipo de contratación, puesto que, según un análisis hecho, se están generando pérdidas. 38

39 GERENCIA De acuerdo con la planilla de actividades, se programaron el siguiente número de horas: Tabla Horas Especialidad Programadas ESPECIALIDAD Jul Ago Sep Oct Nov Dic Cirugía general Cirugía plástica Ginecología M. Interna Neurocirugía Neurología ORL Ortopedia Pediatría Urología Cx maxilofacial Total horas Total consultas proyectadas EKG No se dispone del dato de las consultas efectivamente realizadas ni de la causa de la no atención (cancelación por el usuario, usuario que no asiste o llega tarde, inasistencia del médico, etc.). El promedio es de 1436 horas mes (un ligero aumento con respecto al semestre anterior, el cual fue de 1427 horas/mes. Médicos generales Se dispone de dos horas de consulta externa diaria; realiza controles postquirúrgicos Enfermeros Se cuenta con una enfermera 8 horas diarias Auxiliares de enfermería Se cuenta con 7 auxiliares de enfermería; se requiere de una auxiliar adicional Auxiliares administrativos: Tres, en atención al usuario y asignación de citas prioritarias, Personal de Facturación y asignación de citas: El servicio se encuentra tercerizado con la empresa Procesos Express INFRAESTRUCTURA Disponemos de un área exclusiva de consulta externa, con espacios de archivo, facturación, atención al usuario y 16 consultorios, debidamente dotados, oficina del Líder de programa, consultorio para procedimientos de enfermería, consultorio para toma de muestras de laboratorio y consultorio de vacunación. Además, hay un área destinada a la atención al usuario de los pacientes vinculados y de CAPRESOCA EPS 39

40 GERENCIA Equipo biomédico Adicional a la dotación de los consultorios, se cuenta con los siguientes equipos: Un electrocardiógrafo Un colposcopio: estuvo dañado durante la mayor parte del año, algunos especialistas no realizan las colposcopias, aduciendo que representan un riesgo para el paciente Un monitor fetal Electroencefalógafo Miógrafo PROSPECTIVA FINANCIERA Adelante se relaciona productividad de la Unidad en Indicadores de Productividad. PROCESOS Asignación de citas: El proceso de asignación de citas es engorroso: para acceder a una consulta, es necesario hacer mínimo 3 filas: una para que revisen los documentos, otra para entregarlos y que asignen la cita y una última para facturar; usualmente se hace una cuarta fila para tomar fotocopias de los documentos. Hay deficiencias en el servicio de facturación, citas asignadas a especialidad diferente a la solicitada por el paciente, no facturan procedimientos, falta de capacitación al personal, etc. Falta personal de facturación, especialmente los primeros días del mes, en los cuales se evidencia congestión e inconformismo de los usuarios. Atención al usuario Es atendida por dos personas que se ubican en una misma área, a pesar de la solicitud y dotación de un sitio para realizarlo a la entrada del servicio, pero que no fue atendida por las funcionarias, debido a que no dependen administrativa ni funcionalmente del Líder de programa de Consulta Externa. En lugar de agilizar el proceso de atención, lo hacen más lento, ya que el usuario para resolver una duda, debe hacer una engorrosa fila Realización de la consulta Se presentan inconvenientes y malestar del usuario por que en algunas especialistas llegan tarde a realizar la consulta, o se ausentan por periodos prolongados y en ocasiones hay trato descortés y desobligante. Historia Clínica: Hay dificultades en el manejo del programa de Historias Clínicas, no hay uniformidad, ni suficiente capacitación. 40

41 GERENCIA RIESGOS EN CONSULTA EXTERNA 1. Robo de equipos. 2. Renuncia de personal por demora en los pagos 3. Cancelación de consultas programadas. 4. Acceso a historia clínica de personal ajeno a la institución. 5. Dificultades con el software de facturación Dinámica Gerencial FORMULACION DEL PLAN DE ACCION 2012 Con base en el anterior diagnóstico, se establecen derroteros sobre los cuales se debe incidir Disminuir las filas Es un ítem sobre el cual se debe continuar mejorando, más aún cuando el gobierno nacional está empeñado en disminuir los trámites innecesarios, entre los cuales se encuentra este de pedir citas. Se deben implementar nuevas tecnologías y formas eficientes de asignación de citas, como citas por internet o por línea telefónica, previa modificación a los contratos entre las partes. Así mismo, es importante disponer de mecanismos eficientes para ajustar la oferta de consultas a las necesidades de los pacientes. Aumentar la seguridad del paciente: Quejas y reclamos Se monitorizaron las quejas y reclamos. En agosto se presentaron 2 quejas por la atención del personal de facturación, a las cuales se les dio traslado al Coordinador de dicha área y una sugerencia por el trato del personal de enfermería, la cual se le dio traslado a la Coordinadora Se motivó al personal de enfermería para informar los eventos adversos propios de la Unidad, pero la respuesta no fue la esperada, en parte por el miedo a represalias. Eventos adversos Los eventos adversos reportados en la Unidad, corresponden a fallas presentadas en la empresa encargada de asignar las citas. Hice la solicitud que se agregara como responsable del análisis al Coordinador de Facturación, pero esta no se tuvo en cuenta aduciendo que no era conveniente que las fallas de esta empresa fueran analizadas por ellos mismos. Durante el semestre, no se reportaron eventos adversos en el SIEVA Disminuir la subfacturación de productos y servicios Proceso tercerizado por la entidad. Mantener los estándares de habilitación del servicio 41

42 GERENCIA Se continuó con el programa de recuperación de estándares de habilitación, por medio de un monitoreo continuo de los mismos. Hay serias deficiencias en la oportunidad de respuesta por parte de mantenimiento (infraestructura, software y hardware) Mejorar el ambiente laboral La gestión del ambiente laboral estuvo enfocada en tres aspectos primordiales: Sensibilización a los funcionarios hacia el logro de una cultura de calidad basada en el autocontrol. Mejorar las condiciones laborales y herramientas de trabajo. Mejorar las relaciones interpersonales. Participación en comités Participación activa en los diferentes comités tales como Comité Táctico, Comité de Historias Clínicas, Comité de Seguridad del paciente y comité de Fármaco-vigilancia, con el objetivo de encontrar soluciones institucionales a los problemas encontrados RECOMENDACIONES Finalmente se hacen las siguientes recomendaciones: El hecho que el recurso humano no dependa del Líder de Programa de la Unidad, dificulta el correcto manejo de la misma. Sugiero estudiar la posibilidad para que haya una evaluación por parte del Líder del Programa respecto al desempeño de los especialistas en aspectos tales como puntualidad, no atención de usuarios por negligencia, ausentismo y similares y que este informe incida en las decisiones que se toman. Diseñé un formulario para capturar información al respecto, el cual se anexa, pero la adherencia al mismo fue nula Implementar el programa de Auditoría Médica, para hacer seguimiento a la calidad de la Historia Clínica y como herramienta para la toma de decisiones Se debe enfatizar en el personal médico, que depende del Subgerente de Prestación de Servicios, y del personal de enfermería, que depende de la Coordinación de enfermería, en el reporte de eventos adversos, ya que hay un sub registro de los mismos, especialmente en lo referente a cancelación de consultas por parte del médico sin previo aviso, demora en la atención, asignación de la consulta con una especialidad diferente, etc. Incluir en el contrato de la empresa de facturación, un indicador del tiempo de asignación de la cita 42

43 GERENCIA Se debe hacer un monitoreo continuo, por parte de la oficina de Participación social y Comunitaria, de las quejas y reclamos de los usuarios y retro alimentar con estos datos a cada una de las unidades funcionales Mejorar y estandarizar el sistema de información institucional que permita consultar, acceder y retroalimentar oportuna y oficialmente a las unidades funcionales de todos los datos e indicadores de gestión, financieros y de productividad claves para la toma de decisiones y acciones de mejora. Mejorar la herramienta de la Historia Clínica de manera que permita a la institución cumplir con la normatividad. Integrar el seguimiento a los eventos adversos con el programa de historias clínicas, para mejorar la información y disminuir el sub registro. Disponer de las Guías de práctica clínica. Para la elaboración de las Guías de Práctica Clínica, tener en cuenta al Ministerio de Protección Social, en el documento Guías de Práctica Clínica as.aspx quienes consideran que: quienes deben aplicarlas son quienes las construyen, punto que es fundamental en la construcción de guías: la participación activa de quienes conocen el tema y atienden los pacientes, y a construcción de una guía de práctica clínica es mucho más que la redacción de un documento, pues además debe tenerse en cuenta la realidad socioeconómica de la población y contar con la participación activa de los profesionales que deben aplicar la misma. Se sugiere que en las OPS quede consignada esta obligación. Los indicadores tales morbilidad global y discriminada por especialidad, deben ser generados por el programa de historias clínicas Que haya pago oportuno de honorarios y salarios, ya que la demora incide negativamente en el desempeño, la motivación y el compromiso con la entidad, además de inducir al retiro de personal capacitado Así mismo, se debe incluir un módulo para generar los indicadores que se plasman en el Plan de Desarrollo, discriminados por pabellón y por Unidad, ya que la consecución de los mismos, depende de Planeación y esta información debe estar al alcance de todos. Cabe anotar, que la mayoría de estas recomendaciones fueron hechas en los informes del 2010 y 2011 y no tuvieron ninguna respuesta ni hubo retroalimentación por parte de la administración del Hospital. INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD Para facilidad del entendimiento de las gráficas, es importante orientar que los registros correspondientes al año 2011, se representan con leas rojas. 43

44 GERENCIA Como resultado de las evaluaciones semestrales y dentro del marco del Manual de Indicadores Institucional, entre muchos, se tiene los siguientes indicadores, sus resultados mensuales y anuales, y correspondientes análisis: El promedio dia estancia en el 2011 es de 4,3, que aumento levemente en relación con el año 2010, que fue de 4,0 días. En el 2008 fue de 3,3 y en el 2008 de 3,4. Con mayores estancia secundario a la mayor complejidad de las patologías de los pacientes, falta de oportunidad en las remisiones de los pacientes. En el año 2011 el totalde egresos de hospitalización fue de pacientes. Para el 2010 fue de 9.816, en el 2009 de y en el 2008 de Se evidencia una disminución en el número de pacientes atendidos y egresados de hospitalización, de las 110 camas habilitadas. Los egresos de forma mensual se relacionan en la siguiente gráfica (en linea roja para el 2011), en la cual la tendencia se mantuvo bajo el promedio de los años precedentes, a excepción de abril, agosto, septiembre y octubre que los egresos mensuales fueron menores en el año INTERNACIÓN Induablemente este indice mensual o anual entre mas alto sea su valor, directamente proporcional es mayor el beneficio de productividad y eficiencia para la institución. El resultado esta ligado a varios factores como son las oportunidades que se generen el el proceso de referencia y contrarrefrencia, los tiempos de egreso efectivo de la institución despues de definidas las conductas de 44

45 GERENCIA atenciones o egresos, la complejidad de las atencione o patologias de los pacientes y la correspondiente evolución médica. Igualmente el giro cama esta relacionado con los egresos hospitalarios, a mayor número de egresos el valor de giro cama debe ser mayor, es decir el número de pacientes que durante el periodo pasa por cada una de las camas de hospitalización. Este indice es importante ya que da el conocimiento de pacientes que utilizan una cama en determinado servicio. El giro cama promedio del 2011 mensual fue de 7, en el 2010 de 8, en el 2009 de 9 al igual que en el El mismo indicador para el periodo anual del 2011 fue de 85,9 pacientes por cada una de las 110 camas habilitadas en el Hospital de Yopal ESE, en el 2010 fue de 90,3, es decir hubo una disminución del 4,8%. En relación con el Porcentaje o Indice de Ocupación se mantiene un promedio sobre el 100%, lo cual es concordante con la alta demanda de camas hospitalarias por parte de los diferentes pacientes que ingresan por urgencias, cirugía y consulta externa. 45

46 GERENCIA Como se expreso anteriormente diferentes factores afectan el constante aumento de los indicadores intrahospitalarios, siendo importante las estancias prolongadas por falta de oportunidad en la referencia de pacientes con conductas ya definidas. CONSULTA EXTERNA 46

47 GERENCIA consultas se realizarón en el 2011, mientras que en el año inmediatamente anterior fue de Existió una disminución de correspondientes al 23%. En promedio se realizaron en el 2011 mensualmente consultas, en el 2010 el promedio fue de mensuales, en el 2009 fue de Directamente la disminución del numero de consultas realizadas en el 2011 se relaciona con las horas/especialista programada. Repercute estos en la disponibilidad y oportunidad de consulta para especialidades en particulas para las de medicina interna, pediatria, ortopedia y ginecología. Es importante aclarar que dentro del marco legal la accesibildad y oportunidad de las atenciones en salud se encuentran delegadas en las Empresas Responsables de Pago (ERP) o Empresas Promotoras de Salud, pero son los prestadores factor importante en el cumplimiento de estos estandares. Para el Hospital de Yopal ESE, se hace importante el lograr la consecusión de mayor oferta de profesionales de medicina en diferentes especialidades, para lo cual se debe hacer evaluación de las diferentes variables que pueden determinar o mejor favorecer esta mayor disponibilidad de oferta, como mayor estabilidad y condiciones laborales, oportunidad en pagos de honorarios, estimulación con programas de bienestar y educación médica continuada, implementación de programas de investigación y proyección profesional en beneficio profesional y de la salud de la comunidad, desarrollo de programas de telemedicina,etc. URGENCIAS 47

48 GERENCIA Contrario a los indicadores anteriores, preocupa el elevado número de atenciones que requieren los usuarios y pacientes en el servicios de urgencias. A pesar de que en el 2011 se evidencia una disminución en comparación con los años anteriores, sigen estos valores siendo muy altos para un servicio con la capacidad del Hospital de Yopal ESE y el numero de población potencial demandante de Yopal y Casanare. Ya que estos servicios de urgencias deben ser estrictamente usados para atenciones de urgencias de salud que generen de manera aguda dolor o compromiso de afecación no controlada de los usuarios. Los recursos disponibles para atenciones de urgencias son brindados como respuesta a necesidades presentadas por los pacientes ante necesidades de afectación de la salud críticas. Cosa que en el Hospital de Yopal ESE, y muy seguramente en muchos anivel nacional, hay porcentajes levados de atenciones que son requeridas y brindadas por falta de respuesta en oportunidad y accesibilidad de los servicios de salud en las organizaciones ambulatorias, no solo de la mediana complejidad del Hospital, sino mayoritariamente de las atenciones de baja complejidad de las redes ambulatorias del municipio de Yopal y del departamento. En este aspecto puede ir causas de tipo asistencia, de sistemas de información, administrativose inclusive de falta de recursos. Como producto de los anterior ha sido constante el crecimeinto en numero de camillas del servicios de urgencias, para tratar de solventar esas demandas crecientes e insatisfechas de las redes de servicios ambulatorias deficientes. Inicialmente contaba con 4 camas de observación en 1994, luego 8 desde 1997, este valor aumento a 16 camas y camillas en 2001, luego 36 en 2004 y finalmente desde 2009 camillas en numero de hasta 60 distribuidas en 3 áreas de observación. Todo por la demanda creciente de servicios de urgencias, por lo expuesto, la falta de oportunidad de cama en hospitalización y obviamente de atención oportunda de referencia y contrarreferencia. El total de consultas de urgencias realizadas en el 2011 fue de , en el 2010 de Se presento una disminución de (8%). En promedio mensual se hicieron en el 2011 un total de consulta de urgencias, de las cuales un 17% corresponde a atenciones de urgencias realizadas en primera instrancia por médico especialista. En el 2010 el promedio mensual de consultas realizadas fue de

49 GERENCIA Como se relacionó, el servicio de urgencias cuenta con tres salas de observación, adicional a una sala de reanimación, que generan egresos de las camas y camillas allí ubicadas. Son un total de pacientes que egresaron de estas salas de urgenciasen n el En el 2010 fueron , evidenciandose una disminución de 3.272, osea una disminución del 33%. Mensualmente son 562 pacientes que egresas del servicios de urgencias, de las salas de observación, egresos que salen hacia atenciones ambulatorias, domiciliarias, quirúrgicas y de hospitalaización. Es importante reiterar, que en este servicio en particular el volumen alto de atenciones, tanto en consultas como de observaciones, no corresponden de manera directa con aumento en eficiencia y eficacia. Lo frecuente es que corresponda a debilidades de atenciones de la red ambulatorias de las ERP. Valores adicionales a los a los anteriores, son las que se identifican como clasificaciones de triage No aplica, que corresponden a usuarios que solicitan servicios de urgencias, pero que al momento de evaluación y atención por parte del profesional médico se dictamina que no tiene criterios para acceder a los servicios de urgencias, pero si para los servicios ambulatorios, ante lo cual se da las orientaciones para el usuario demande dichos servicios en las correpondientes ERP. Estas solicitudes de atenciones que son adicionales a las consultas que se realizan en el servicio de urgencias corresponden a cantidades elevadas. En el 49

50 GERENCIA 2011 fueron 6.744, en el 2010 fue de Es decir 10 pacientes que requieren servicios de urgencias, 3 son no pertinentes, el 30%. Atenciones que daben ser brindas por las ERP en las redes de servicios ambulatorios. CIRUGÍAS 50

51 GERENCIA El total de cirugías realizadas en el 2011 fue de , con una disminución de procedimientos en comparación con el año 2010, en el cual se realizaron En promedio mensual se realizaron cirugías, es decir 54 al día. De este total de procedimientos atenciones de cesáreas y partos, se realizarón en el 2011, es decir el 19% de los procedimientos quirúrgicos fueron cesáreas y partos. El número de procedimientos de cesáreas y partos en el 2010 fue de Como se relaciona en la gráfica de Relación Porcentual, se evidencia un aumento porcentual de realización de cesáreas sobre partos. En el 2009 y 2010 el porcentaje de cesareas realizadas fue del 38% (osea y respectivamente). En el 2011 aumento a un 43% osea cesáreas, osea 134 al mes, 4 al día. En relación a partos atendidos via vaginal en el 2008 fueron 2.331, en el 2009 de 2.002, en el 2010 de y en el 2011 de Para este último año de 6 partos vaginales al día. 51

52 GERENCIA Importante por grupo quirúrgico identificar si existe aumento de los procimientos quirúrgicos de baja, mediana o alta complejidad. Estas complejidades estan directamente relacionadas s a expensas de mayores. A mayor nivel de complejidad de los procedimientos quirúrgicos realizados mayores son los costos facturados de los mismos, mayores las necesidades de recursos de asistenciales de salud y de capacidad técnica del personal de salud. No necesariamente hay relación directa con la duración en tiempo de los procedimientos. Dentro de los conceptos de rentabilidad, eficiencia y eficacia, y ante el trabajo constante de crecimiento institucional se prefiere el realizar y mantener procediemientos quirúrgicos con niveles mayores de 11. LABORATORIO El número de laboratorios en los primeros realizados en el 2011 fue de En el 2010 de Se evidencia en este sentidoun aumento en la realización de estos examenes de apoyo diagnóstico de 9.275, aumento del 3%. Si hacemos la relación del promedio de examnes de laboratorio realizados con elnúmero de egresos de hospitalización, egresos de urgencias, consultas de 52

53 GERENCIA urgencias, sin adicional las de consulta externa, tenemos que en promedio se estan realizando 5 examenes de laboratorio por pacientes. El aumento o disminución en la realización de examenes de laboratorio esta relacionado de manera directa con el número de pacientes atendidos y las complejidades de las patologías. IMAGENOLOGÍA 53

54 GERENCIA El número de examenes de apoyo diagnostico en imagenología (radiología, ecografia, mamografia, tomografia) es de para elaño En el 2010 fue de Existe un aumento en valor de Del grupo de examenes de imagenologia tenemos: DESCRIPCIÓN EXAMEN DE ECOGRAFIA EXAMEN DE RAYOS X TOMOGRAFIA TAC MAMOGRAFIAS TOTAL IMAGENOLOGIA Los valores porcentuales de variación de año a año son: % VARIACIÓN AÑOS DESCRIPCIÓN EXAMEN DE ECOGRAFIA 3,67-9,04 1,77 EXAMEN DE RAYOS X -2,55 0,58 27,88 TOMOGRAFIA TAC 3,32-5,23 27,57 MAMOGRAFIAS 5,31-23,66-79,23 TOTAL IMAGENOLOGIA 0,74-4,53 15,87 Valores estos en los cuales evidenciamos un crecimiento en la generación de examenes de imagenología del 15,87 para el año 2011, en comparación con el Al igual que en la realización de examenes de laboratorio, el aumento o disminución de realización de examenes de imagenología esta relacionado de manera directa con el volumen de pacientes atendidos y patologías complicadas. En promedio son exámenes de imagenologia realizados mensualmente, y 194 diarios.} Otros servicios de apoyo diagnóstico y terapeuticos importantes son terpias, realización de examenes de patología y banco de sangre. DESCRIPCIÓN TERAPIA FISICA TERAPIA RESPIRATORIA EXAMENES PATOLOGIA BANCO DE SANGRE Tenemos los cuatros aumentos en el numero de atenciones y realizaciones de procedimientos, en el año 2011 en comparación con el

55 GERENCIA Al respecto de terapias fisicas se ralizarón , mientras que en el año De terapias respiratorias para el año 2011, y en el Exámenes de patología en el 2011, con en el Un total de unidades de banco de sangre fueron transfundidas, con un aumento del 5,7%. El promedio mensual de sangres transfundidas fue de 291, al dia de 9,7 unidades. UNIDAD TALENTO HUMANO NOMINA En lo que respecta a este tema, desde el mes de Julio del año 2011 se viene implementando el software DINAMICA GERENCIAL HOSPITALARIA MODULO DE NOMINA, el cual presenta un avance a la fecha del 70% teniendo en cuenta que se deben realizar ajustes al momento del cierre de la nomina por cuanto el sistema no liquida todos los conceptos automáticamente. Teniendo en cuenta los pasos que se deben seguir para el cumplimiento del Proceso ATH-02A004 denominado LIQUIDACION DE SALARIOS Y PRESTACIONES se está presentando traumatismo en el literal 9: Cargar descuentos con medio magnético ; por cuanto en este software todo este proceso se debe realizar manual ocasionando más demora y agilidad en el mismo. En lo que respecta al cargue de incapacidades y licencias el sistema aun no tiene las 55

56 GERENCIA formulas correctas que hagan dicho calculo de manera correcta y sin errores. En cuanto a la parte de informes, este software hasta el momento no genera reporte exacto para Cesantías dirigido al Fondo Nacional del Ahorro. Por la parte de certificaciones laborales aun no se cuenta con un formato diseñado en Dinámica Gerencial teniendo que sacarlas en GCI y elaborarlas de manera manual en Word. Conjuntamente se sigue realizando la nomina en el software GCI, el cual nos permite revisar y confrontar algunas falencias que aun están en Dinámica Gerencial Hospitalaria, por lo que se continuará con dicho proceso hasta tanto Dinámica Gerencial Hospitalaria este al día. CARRERA ADMINISTRATIVA De los 36 cargos ofertados por el Hospital de Yopal E.S.E en la OPEC de la convocatoria 001 de 2005 los siguientes empleos relacionados a continuación son los que en el transcurso del semestre se posesionaron en periodo de prueba de acuerdo a la lista de elegibles comunicada por la Comisión Nacional del Servicio Civil y los que ya superaron el periodo de prueba son: NOMINACIÓN DEL CARGO AUXILIAR AREA DE LA SALUD AUXILIAR ADMINISTRATIVA ENFERMERA PROFESIONAL UNIVERSITARIO AREA DE LA SALUD PROFESIONAL UNIVERSITARIO AUXILIAR AREA DE LA SALUD AUXILIAR AREA DE LA SALUD AUXILIAR AREA DE LA SALUD TECNICO ADMINISTATRATIVO NOMBRE LISTA DE ELEGIBLE DENYS YAMILE ROMERO ROA ALCIRA DIAZ LOAIZA MARIA JUDITH NUÑEZ SARMIENTO GABRIEL JAIME CARDONA VALENCIA LUCY ESPERANZA CAMARGO MARTINEZ VIVIANA FARLEY CHAVEZ GERONIMO LUDVIG SALCEDO LUZ DELY BENITEZ LUZ MARY GARCIA MUÑOZ FECHA DE POSESIÓN 1/9/2010 1/10/2010 NO. RESOLUCIÓN LISTA ELEGIBLES SUPERO PERIODO DE PRUEBA SUPERO PERIODO DE PRUEBA ESTADO YA SE SOLICITO INCRIPCION EN CARRERA ADMINISTRATIVA YA SE SOLICITO INCRIPCION EN CARRERA ADMINISTRATIVA 28/07/ Periodo de prueba 24 /06/ Cumplió Periodo de prueba 1/8/ Cumplió Periodo de prueba 24/06/ Periodo de prueba 24/06/ Cumplió Periodo de prueba 24/06/ Cumplió Periodo de prueba 9/8/ Periodo de prueba En lo que respecta a los beneficiarios del Acto Legislativo Nº 04 de 2011, se recibieron las solicitudes por los presuntos beneficiarios y está pendiente realizar la certificación mediante el aplicativo en la página de la Comisión. Los funcionarios 56

57 GERENCIA que se encontraban en periodo de prueba, se están calificando para continuar con el proceso de solicitar la inscripción en Carrera Administrativa. CONTRATACIÓN En el transcurso del 1 de julio al 31 de diciembre de 2011, se realizaron contratos de prestación de servicios de la parte administrativa a seis (06) meses y de la parte asistencial a cuatro (04) meses y a dos (02) meses. La contratación de especialistas se realiza mes a mes, únicamente varia en la contratación de los internistas, en razón a la creación de la Unión Temporal. SERVICIO SOCIAL OBLIGATORIO En el segundo semestre se solicitaron ocho (08) plazas más para servicio social obligatorio en medicina y dos (02) para servicio social obligatorio en enfermería. Actualmente el Hospital cuenta con quince (15) plazas para servicio social obligatorio en medicina, dos (02) plazas en bacteriología y dos (02) para enfermería. CONVENCION COLECTIVA En el mes de julio del 2011, se llevó a cabo la firma de la convención colectiva suscrita entre SINDESS y EL HOSPITAL DE YOPAL ESE, para las vigencias 2011 al Entre los cuales se destacan los siguientes aspectos: RANGO IPC VIGENCIAS PUNTOS IPC AJUSTADO ADICIONALES TOPE MAXIMO DE AUMENTEO ,17 4.5% + IPC 7.67% ) Incremento Bonificación x recreación en la vigencia 2011 estaba en 6 días más y se aprobó para el año 2012 y 2013 el incremento de 3 días más para un total de 9 días más. 2) Incremento prima de navidad extralegal La legal más 5 días más para la vigencia 2012 La legal más 6 días más para la vigencia ) Incremento seguro de vida, se ajustara de acuerdo a los parámetros establecidos por las aseguradoras para las vigencias 2012 y

58 GERENCIA 4) Incremento aporte sindical Vigencia 2012 el equivalente a 50 SMLMV Vigencia 2013 el equivalente a 50 SMLMV 5) Creación de una Bonificación para los empleados que salen a disfrutar su pensión de jubilación $ ) KITS ESCOLARES: lo cual se contrato con SODEXXO PASS, se entregaron 64 bonos. CESANTIAS En el año 2011, el reporte mensual de doceavas al FNA, su cargue fue oportuno lo cual no genero intereses de mora como en otros años, esto se debió a que el Ministerio de Hacienda giro los recursos a tiempo Se tuvo problemas con el Fondo de Horizonte, por cuanto trascurrieron 8 meses después de que el Hospital realizo el reporte y no se les habían acreditado a las cuentas individuales de los afiliados, se oficio en dos oportunidades al Fondo RETROACTIVIDAD En el mes de diciembre de 2011 se realizo liquidación de retroactividad de los funcionarios posesionados antes del 31 de diciembre de 1993, esta liquidación se efectuó a corte 31 de diciembre de 2011, de: 24 trabajadores oficiales por un valor de $ y de 34 funcionarios públicos por un valor de $ millones para un total de $ millones. Estos valores se incrementan debido a la doceava de horas extra, dominicales y festivas, al igual que el incremento que se hace por convención colectiva a los funcionarios oficiales como son mas incremento en el salario y lo extralegal como primas de servicios, bonificaciones, primas de navidad, auxilios de transporte Tenemos 8 solicitudes de retroactividad no se les ha dado curso por cuanto se está esperando la entrada de un dinero proveniente de la depuración de aportes patronales. RETIRO DE PERSONAL En el transcurso del año se han retirado los siguientes funcionarios: NOMBRE DEL FUNCIONARIO CARGO FECHA MOTIVO JULIA ELVIRA DIAZ AUXILIAR ADMINISTRATIVA 1 /11/2011 OTRO EMPLEO JAVIER PARRA TESORERO 1 /1/2012 OTRO EMPLEO EDWIN BARRERA SUB-GERENTE 1/1/2012 OTRO EMPLEO 58

59 GERENCIA DORIS MARIN GLORIA MATILDE MEDINA ASTRID SANTAMARIA AUXILIAR AREA DE LA SALUD AUXILIAR AREA DE LA SALUD PROFESIONAL U. AREA DE LA SALUD 4/10/2011 RURAL 1/11/2011 PERSONAL 1/12/2011 PASO A CONTRATO BECAS Las becas que en contraprestación el INEC otorga para estudiar AUXILIAR DE ENFERMERIA, estas fueron entregadas a hijas de funcionarios: MANUEL MEDINA UNDA, BETULIA GUEVARA, de las cuales ya una se encuentra vinculada a la institución. SALUD OCUPACIONAL Desde el mes de agosto de 2011, se viene realizando el diagnostico psicosocial, de todos los funcionarios de planta y contratistas, liderado por la doctora LUCY CAMARGO, psicóloga de la Oficina de Talento Humano, se todo una muestra de 384 funcionarios, hasta el 31 de diciembre de 2011, se habían ingresado datos al sistema de 250 quedando pendientes 134, una vez este listo el ingreso de datos al sistema se enviaran a la ciudad de Bogotá y de acuerdo al resultado de los datos estadísticos se procederá a organizar las respectivas intervenciones a que tengan lugar en relación a lo intra laboral, extra laboral y estrés, las dependencias a los cuales ya se encuentra listo el reporte son: apoyo diagnostico, apoyo terapéutico, participación social, área administrativa. Se considera que este adelantado en un 70% el proceso. PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL En el segundo semestre del año 2011, el Comité de Bienestar Social, con el fin de Desarrollar el componente de calidad de vida laboral-turismo ya establecido en el programa de bienestar social institucional dirigido al El personal de planta Hospital de Yopal ESE, los funcionarios que se inscribieron se desplazaron a la Zona Cafetera (Hotel Decamerón Panaca ubicado en Quimbaya/Quindio, lugar en que se destino para el desarrollo de las actividades lucido recreativas. Allí se desarrollaron actividades lúdicas recreativas en diferentes espacios y actividades de interacción y entretenimiento, permitiendo a los adultos y niños la relación con el campo y los animales. Dentro del atractivo turístico se visito el parque nacional de la cultura agropecuaria, PANACA y el parque nacional del café. UNIDAD SUMINISTROS Y ALMACÉN La Unidad de Apoyo Administrativo de Almacén General, perteneciente a la Subgerencia Administrativa y Financiera, es la responsable de la administración 59

60 GERENCIA de los recursos materiales del Hospital. Garantiza que se adquieran y se distribuyan los elementos necesarios para la correcta operación de las Unidades Productivas y de apoyo Gerencial, Administrativo y Financiero, de acuerdo a la normatividad del Hospital, del Sistema General de Seguridad Social en Salud y del Presupuesto disponible. Para el logro de los fines y metas propuestos, el Almacén General recibe las solicitudes de adquisición debidamente aprobadas y presupuestadas por la Subgerencia Administrativa y Financiera, cotiza, presenta al comité de compras, tramita la compra, recepciona, registra, almacena, custodia, distribuye, todo ello a través de una estrecha relación con contabilidad, presupuesto, tesorería, costos, y las diferentes Unidades Productivas. El Almacén General está conformado por un pequeño equipo de trabajo comprometido con la Institución, el cual colocan en práctica los valores y principios estipulados por la Institución en el Código de ética. El propósito del presente informe es dar a conocer a la comunidad hospitalaria, el trabajo que realiza el equipo de trabajo del área de almacén, el cual para su correcto funcionamiento requiere del apoyo constante de todas las áreas que conforman el Hospital, para poder brindar un servicio oportuno. OBJETIVO GENERAL Presentar informe sobre las actividades y tareas realizadas durante el año 2011 en el área de Almacén General de la E.S.E. Hospital de Yopal, de acuerdo a lo plasmado en el Programa SUM DAR SUMINISTROS y el Proyecto NECESITAMOS MANEJAR DIRECTAMENTE NEGOCIOS RENTABLES Y ESTRATEGICOS, del Plan de Desarrollo Institucional Pensando en la Salud de Todos INFORME DE GESTION ALMACEN GENERAL AÑO 2011 El Almacén General de la E.S.E. Hospital de Yopal, ha puesto en práctica las herramientas administrativas diseñadas en el año 2008, como lo es los Procesos y Procedimientos, la Misión, Visión, Objetivos, estrategias, entre otras, sin desconocer que el entorno nos obliga a cambiar y mejorar cada día en pro principalmente de la Institución y de los usuarios que adquieren nuestros servicios. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL- ALMACÉN GENERAL El Almacén Principal, está conformado por ocho personas que se encargan de diferentes labores, tales como: (1) una persona encargada de la bodega de material médico quirúrgico, (2) otra de la bodega de medicamentos y (3) una tercer bodega donde se encuentran materiales y suministros (Elementos e implementos para el aseo, papelería y equipos), (4) una persona encargada de los activos fijos e inventarios, apoyada por una persona; (5) una persona encargada de realizar las entradas al Sistema y solucionar todos los inconvenientes que se presenten con el respectivo software, el seguimiento de las supervisiones de los contratos delegados a almacén a excepción de medicamentos, (6) otra persona encargada 60

61 GERENCIA de las mismas funciones en la línea de medicamentos y (7) otra persona encarga de apoyar los procesos administrativos como lo es el plan de compras, procesos precontractuales, y apoyo a la almacenista en todos los procesos y procedimientos administrativos a que haya lugar. Ver Figura 1. MISIÓN Suministrar oportunamente los dispositivos médicos, equipo de Oficina, muebles y enseres, elementos de aseo y ferretería, con altos estándares de calidad, eficiencia y eficacia, contribuyendo a generar conciencia de economía, uso racional de los recursos, logro de la rentabilidad económica y social de la Institución. Estructura Organizacional Almacén General APOYO ADMINISTRAT IVO LEIDY BOTIA APOYO ADMINISTRATI VO RODRIGO GUANUMEN APOYO ADMINISTRATI VO CLAUDIA VARGAS VISIÓN En el año 2011, estaremos constituidos como un área moderna, dinámica y eficiente, brindando un servicio eficiente con calidad y oportunidad, que responda a las necesidades de nuestros clientes internos, a través de herramientas administrativas y tecnológicas, utilizadas por el Talento Humano capacitado y comprometido con la Empresa. 61

62 GERENCIA OBJETIVOS Mantener información actualizada y confiable, de la gestión de dispositivos médicos, y Propiedad, Planta y Equipo, al alcance de nuestros clientes internos. Mantener la excelencia en la prestación del servicio, en cuanto a calidad, oportunidad y calidez. Realizar seguimientos periódicos a los procedimientos establecidos mediante mesas de trabajo y evaluar el cumplimiento del Plan de Acción. ESTRATEGIAS Mejora continua de los procedimientos. Implementar en los tiempos estipulados los Indicadores de Gestión establecidos en la política de calidad, tomando las medidas preventivas y correctivas a que haya lugar. Fortalecer los canales de comunicación con los clientes tanto internos como externos. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Actualmente se tienen los procesos y procedimientos diseñados en el año 2008, el cual se espera modificarlos o ajustarlos con base al nuevo software Dinámica Gerencial, al estar todos los módulos operando (Ver figura 2). Esquema de Procedimientos 62

63 GERENCIA ASPECTOS GENERALES - SUMINISTROS Se Realizó en el transcurso del año dos arqueos de inventarios de los almacenes principales con el propósito de ajustar los lotes y fechas de vencimiento a que hubiese lugar, de tal manera que lo despachado sea real tanto lo físico como en el sistema; a su vez, se verificaron los Registros Sanitarios INVIMA, para ajustar sus fechas de vencimiento y subirlas al sistema. Material Médico Quirúrgico. En material de Osteosíntesis se contó con el suministro de 4 empresas, una de ellas especializada en cirugías de maxilofacial y mano, otra en material de fijación externa, y las demás suministran material general, con el propósito de brindar un servicio oportuno a los usuarios. El proceso ha mejorado considerablemente en cuanto al ingreso y facturación del material, con el apoyo del área de Facturación y las instrumentadoras quirúrgicas. El procedimiento para el ingreso de material de osteosíntesis, se realiza de la siguiente manera: una persona delegada por parte del área de facturación realiza la entrada por remisión para poder realizar de manera oportuna el suministro a pacientes (El cual estos dos documentos son nuestro soporte como hoja de gasto), luego en almacén una vez radicada la factura y con los soportes generados internamente se hace el comprobante de entrada. El Material médico quirúrgico, incluido el material de osteosíntesis se vende a una tarifa del 30% sobre el precio de compra, de acuerdo a acto administrativo emanado por la Gerencia. En el mes de Noviembre de 2011, entró en funcionamiento el equipo de digitalización de rayos X, el cual el suministro de placas con químico disminuyó en un 100%, se mantiene un stock mínimo como Plan de contingencia para el área de rayos X. Medicamentos. Los medicamentos llegan a la bodega de almacenamiento que depende de almacén y, almacén atiende las solicitudes que realiza la Farmacia principal, y ésta dispensa a Farmacia Cirugía (Ubicada en el área de cirugía) y a todos los demás servicios del área asistencial. Se cuenta con un listado de 457 medicamentos entre genéricos, comerciales, de alto costo, líquidos, lidocaínas, oxígeno, etc. y 8 medicamentos de monopolio del estado; en el presente año se han celebrado contratos directos con Laboratorios tales como Bayer S.A., Abbott Laboratories de Colombia S.A., Biotoscana S.A. y Amarey Nova Medical S.A., Medical Kit Ltda. (Distribuidor en Colombia del suero antiofídico polivalente), los demás son distribuidores mayoristas, debido a que muchos laboratorios no negocian directamente con los Hospitales sino a través de distribuidores, ya que según sus políticas de ventas consideran que los Hospitales no son oportunos en los pagos o simplemente no manejan crédito. 63

64 GERENCIA Para el Hospital mantener su stock mensual le cuesta aproximadamente $ seleccionando los mejores precios que ofrecen los proveedores, lo que equivale en ventas según revista farmaprecios de Noviembre de 2011 a $ , es decir se tendría una utilidad mensual aproximadamente de $ (78%) sobre la inversión. Los consumos o el stock de Farmacia ha variado, ya que hay momentos que el stock tiende a crecer y en ocasiones se mantiene. La Jefe del Programa de apoyo Terapéutico y Farmacéutico, junto con los químicos Farmacéuticos, han realizado auditorías constantes en los diferentes servicios, encontrando almacenamiento de material médico quirúrgico y medicamentos que en muchas ocasiones se carece de ellos en otras áreas y representa pérdidas para el Hospital, ya que no hacen la respectiva devolución tanto física como en el sistema sobre aquello que no se le aplica al paciente, por ello se invita a todos los jefes de Unidad y comunidad Hospitalaria en general para que realicen las solicitudes de lo que realmente necesiten y devuelvan a Farmacia lo que no es necesario en sus respectivas áreas. Mediante el comité de Compras se establecen los laboratorios o marcas de los dispositivos médicos y medicamentos que el Hospital debe tener en cuenta al momento de contratar para garantizar calidad y eficacia en la prestación del servicio. Se Realizó durante varios fines de semana inventario físico, con el propósito de ajustar los lotes y fechas de vencimiento, de tal manera que lo despachado sea real tanto lo físico como en el sistema. Siempre se ha manifestado que el espacio y las condiciones de las bodegas principalmente de la bodega de medicamentos, no es el adecuado, el techo se encuentra con una mínima grieta y que no debe haber nada en madera; en cuanto a estas observaciones lo que se puede hacer a corto plazo es cambiar los elementos que se encuentran en madera y lo demás, sería esperar para las proyecciones que se tienen con el traslado al nuevo Hospital. Materiales y suministros (Elementos de aseo y papelería) En esta bodega se encuentran todos los insumos para el aseo, papelería, dotación y equipos nuevos. En el año 2011 hubo suministro oportuno de bolsas plásticas, ya que se mantuvo un stock suficiente y adicional a ello, la empresa SERPET JR & CIA. S. EN C., realizó la entrega de las bolsas pendientes en contraprestación al contrato de prestación de servicio ejecutado. 64

65 GERENCIA Se ha cumplido de manera oportuna con el suministro de elementos de aseo y papelería a los diferentes servicios Plan de Compras El Plan de Compras para la vigencia 2011 fue aprobado mediante Resolución 614 del 31 de diciembre de 2010 Por medio del cual se adopta el Plan de compras para la vigencia Fiscal de 2011, para la E.S.E. Hospital de Yopal. Se realizó la prueba del Plan de Compras 2011, pero este se pondrá en funcionamiento una vez entren en línea o en funcionamiento todos los módulos de contratación y Financiera. Avances. Hay ocasiones en que se tienen que cubrir necesidades inmediatas o en otros casos, es la adquisición o compra de elementos o insumos de menor valor, donde un comerciante no se somete a un proceso de contratación o compra de medicamentos de monopolio del estado o urgencia manifiesta, en estos casos el estatuto de contratación estableció la modalidad de avances en efectivo, el cual se gira el dinero a un funcionario (En este caso a la subgerente administrativa o almacenista, ya que se tiene póliza de manejo) para que adquieran los insumos o artículos y se deberá soportar a Tesorería con la Factura y la entrada a almacén. En el año 2011 a través de la modalidad de avances se adquirieron medicamentos de monopolio del estado, colchones ortopédicos (para cubrir urgencia), la revista Farmaprecios, colchón ortopédico, recetarios (ante la secretaria de salud de Casanare), gases arteriales, carbón activado, entre otros. Productos Se tiene un total de artículos creados en Dinámica (En el Sistema GCI ). Consumos Actualmente las órdenes de despacho que se realizan de almacenes o bodegas a dependencias se van automáticamente al consumo, es decir, ya las dependencias no tienen que realizar consumos, por ello se debe controlar en despachar lo que estrictamente se vaya a consumir, para evitar bodegas satélites (Ver cuadro 3 y 4). Comprobantes de Entrada (o Entradas de Bienes en GCI). Los comprobantes de entrada, es el término utilizado para definir todo lo que entra al sistema soportado con una factura o cuenta de cobro y que se convierte en una 65

66 GERENCIA cuenta por pagar, del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, ingresaron $ ,33 (Ver cuadro 5). Valor Facturado por grupos TOTAL AÑO 2011 TOTAL AÑO 2011 MEDICAMENTOS $ ,34 MATERIAL MEDICO QUIRURGICO $ ,17 OSTEOSINTESIS $ ,62 LABORATORIO $ ,66 BANCO DE SANGRE $ ,00 RAYOS X $ ,00 OXIGENO $ ,24 ACTIVOS FIJOS $ ,91 ASEO $ ,00 PAPELERIA $ ,00 TONNERS $ ,22 LITOGRAFIA $ ,83 FERRETERIA $ ,98 FOTOCOPIAS $ ,82 DOTACION PERSONAL $ ,00 DOTACION INVIERNO $ ,00 BONOS ESTUDIANTILES $ ,00 ARREGLOS NAVIDEÑOS $ ,00 LIBROS $ ,00 LLANTAS $ ,00 REPUESTOS CAMA $ ,00 REPUESTOS CARROS $ ,00 TELAS $ TINTAS TELA $ ,00 CELULAR $ ,00 VIDRIOS $ ,94 PLASTICOS $ ,80 TOTAL $ ,33 Fuente: Dinámica Gerencia 66

67 Donaciones. La E.S.E. Hospital de Yopal, recibe donaciones de diferentes empresas: Bayer S.A. dona por la compra de insumos KIT JERINGA D200ML/TLR200FLS y DISPOSITIVO TS CON VALVULA_CVT, por la compra de medios de contraste (Ultravist); la Gobernación de Casanare Secretaria de Salud Departamental, dona las vacunas y sueros antirrábicos, antilonomia y aquellos que se requieran que sea de su distribución exclusiva. SERPET JR & CIA. S. en C., son empresas encargadas de la recolección de los residuos patógenos, el cual las bolsas y guardianes que ellos llevan con desechos, los reponen por la misma cantidad que llevan pero nuevos. SOBRANTES DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL MEDICO QUIRURGICO: es un concepto que el área contable definió para realizar el reintegro de todos los insumos que sobran en los diferentes servicios asistenciales, se ha tenido una mayor cooperación por parte del personal del área asistencial, en tener un mayor control en las devoluciones de los medicamentos y/o material médico quirúrgico. Existencias generales al 31 de Diciembre de En Dinámica Gerencial del 01 de enero al 31 de diciembre de 2011, se tienen los siguientes saldos en existencias en cada bodega, con la salvedad que las bodegas 001 a la 004 los saldos son reales, a excepción de los saldos de las bodegas 005 a la 012, ya que se hacen los ingresos y no se han realizado los respectivos despachos, como lo es la bodega de Ferretería, la bodega de Osteosíntesis, la bodega de activos fijos (Aún no está funcionando el respectivo módulo), y las bodegas de Facturación y nueva sede Hospital de Yopal, fueron creadas pero no han tenido el respectivo movimiento (Ver cuadro 6). Existencias en Almacenes al 31 de diciembre de 2011 Código Nombre Total 001 BODEGA DE MATERIAL MEDICO QUIRURGICO 1,030,933, BODEGA DE MEDICAMENTOS 1,373,338, BODEGA DE MATERIALES Y SUMINISTRO (PAPELERIA-ASEO) 436,103, BODEGA DE LABORATORIO 217,454, FARMACIA E INSUMOS HOSPITALARIOS 583,784, FARMACIA CIRUGIA 123,465, BODEGA DE MANTENIMIENTO (FERRET-ELECTRICO-GASES) 956,987, MATERIAL DE OSTEOSINTESIS 512,750, BODEGA DE ACTIVOS FIJOS 1,947,493, FACTURACION BODEGA DEL BANCO DE SANGRE 175,340, NUEVA SEDE E.S.E HOSPITAL DE YOPAL 0 TOTAL 7,357,651,240 Fuente: Dinámica Gerencial

68 Servicio de Fotocopias Año El servicio de fotocopiado en la E.S.E. Hospital de Yopal fue realizado en el año 2011 mediante OutSourcing a todo costo, donde la empresa paga un canon de arrendamiento por cada uno de los puntos de fotocopiado que tiene (Actualmente hay dos puntos), coloca la máquina y el operario. De acuerdo a la facturación y soportes presentados ascendió a fotocopias, donde el mayor consumo lo obtuvo la unidad de medicina familiar y comunitaria con , seguida por la Oficina Jurídica con , seguido por Talento Humano con y así sucesivamente, tal como se puede observar en el siguiente cuadro. (Ver cuadro). Servicio de Gasolina y ACPM Año En el año 2010 el consumo de gasolina fue de galones y en el 2011 fue de 5.434, reflejándose un consumo promedio mensual de 453 galones (En el 2010 fue de 447) y el consumo de ACPM en el 2010 fue de y en el 2011 disminuyó a Galones, con 122 galones promedio mensual. (Ver cuadro). Consumo de Papel Tamaño carta y oficio Año En el año 2011 el consumo de resmas de papel fotocopia tamaño carta fue de y oficio 42 resmas, para un total de 2.994, reflejándose el mayor consumo en el área de urgencias, seguido por el área de Farmacia, tal como se puede observar en el cuadro adjunto. (Ver cuadro) Consumo de Oxigeno Año En el año 2011 el consumo de oxigeno en general incluyendo el aire comprimido, el dióxido de carbono, el nitrógeno gaseoso (en cilindros), el oxido nitroso, el oxigeno gaseoso y liquido medicinal fue de $ ,52; destacándose el consumo de oxigeno líquido medicinal el cual fue de m3, el tanque donde se almacena dicho oxigeno se encuentra bajo la modalidad de comodato con un tercero (ver cuadro). Consumo de Toners Año 2011 El Hospital de Yopal tiene actualmente 49 impresoras de diferentes referencias y marcas, por lo tanto el consumo de dichos toners o cartuchos varía, de acuerdo a la necesidad de impresiones que se tengan que realizar en cada área, ya que en total hay 202 equipos de cómputo, y en la mayoría de áreas se comparte la impresora. Las referencias de mayor consumo son: tóner Samsung MLT D108s; tóner laser jet HP CE505A; tóner Samsung MLT-D104S; y tóner laser HP Q2612A. (Ver Cuadro). 68

69 Consumo de Fotocopias año 2011 DEPENDENCIA ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL ALMACEN 2, ,037 1,361 2,135 3,197 1, ,459 15,806 APOYO LOGISTICO ,487 1, ,281 APOYO TERAPEUTICO ,780 ARCHIVO ,578 1,751 1,483 2,139 1,629 9,580 AUDITORIA ,638 1,302 1,285 1,408 1, ,483 11,134 BANCO DE SANGRE , , ,596 CARTERA , ,025 1,006 4,907 CIRUGIA , ,951 COMERCIAL ,384 CONSULTA EXTERNA , ,626 CONTABILIDAD CONTROL INTERNO ,993 CORRESPONDENCIA COSTOS ENFERMERIA EPIDEMIOLOGIA ,234 5, , ,337 16,497 ESTADISTICA ESTERILIZACION ,210 UNIDAD DE MEDICINA FAMILIAR Y ,197 3,572 64, , COMUNITARIA 77,816 FACTURACION FARMACIA ,022 FINANCIERA ,148 GERENCIA 1, ,312 GIMNASIO HOSPITAL DOMICILIARIO

70 DEPENDENCIA ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE INTERNACION JURIDICA ,392 8,550 4,536 5,059 1,657 7,419 6,912 47,238 LABORATORIO ,831 MADRE CANGURO ,600 MANTENIMIENTO MERCADEO 1, , ,765 NUTRICION PARTICIPACION Y COMUNITARIA SOCIAL ,997 1, ,185 2,291 PATOLOGIA PEDIATRIA PENSION ,180 PLANEACION 2, ,867 1, ,876 PRESUPUESTO RADIOLOGIA REGISTRO DE NIÑOS RAYOS X 2, ,583 SISTEMAS SUB. PRESTACION DE SERVICIOS SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA , ,739 9,295 1,796 1, ,196 1,039 2,663 TALENTO HUMANO ,998 1,178 7,082 4,016 3,052 3,903 2,330 24,393 TESORERIA ,884 URGENCIAS ,919 TOTALES 11, ,143 39,311 33,741 99,286 28,178 23,724 52,880 32, ,072 TOTAL 9,512 4,893 19,998 70

71 MES Consumo de Gasolina año 2011 EXTRAMURALES GERENCIA MANTENIMIENTO MENSAJERO TOTAL CANT. TOTAL VALOR TOTAL CANT. TOTAL VALOR TOTAL CANT. TOTAL VALOR TOTAL CANT. TOTAL VALOR UNIDAD MOBIL BANCO DE SANGRE TOTAL TOTAL CANT. VALOR ANUAL CANTIDAD TOTAL CANT. ANUAL VALOR TOTAL VALOR ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO , SEPTIEMBRE , OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL ANUAL ,

72 MES Consumo de ACPM - año 2011 EXTRAMURALES GERENCIA MANTENIMIENTO MENSAJERO TOTAL CANT. TOTAL VALOR TOTAL CANT. TOTAL VALOR TOTAL CANT. TOTAL VALOR TOTAL CANT. TOTAL VALOR UNIDAD MOBIL BANCO DE SANGRE TOTAL TOTAL CANT. VALOR ANUAL CANTIDAD TOTAL CANT. ANUAL VALOR TOTAL VALOR ENERO FEBRERO ABRIL JUNIO JULIO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE MARZO TOTAL ANUAL

73 Consumo de resmas de papel tamaño carta y oficio para impresión año 2011 DEPENDENCIAS PAPEL FOTOCOPIA CARTA PAPEL FOTOCOPIA OFICIO TOTAL ALMACEN APOYO DIAGN. Y TERAPEUTICO 7 7 APOYO LOGISTICO 8 8 ARCHIVO CLINICO AUDITORIA BANCO DE SANGRE CARTERA CIRUGIA GENERAL CONTABILIDAD CONTROL INTERNO 8 8 CORRESPONDENCIA 2 2 COS. EXTERNA ENFERMERIA COS. EXTERNA ESPECIALISTA ECOGRAFIA FARMACIA GERENCIA GESTION COMERCIAL GINECOLOGIA HOSPITAL DOMICILIARIO 2 2 JURIDICA LABORATORIO MANTENIMIENTO 2 2 MATERNO MERCADEO NUEVO HOSPITAL NUTRICION 9 9 PARTICIPACION SOCIAL PEDIATRIA PENSION PLANEACION PRESUPUESTO RAYOS X 2 2 REGISTRO DE NIÑOS 1 1 SAN AGUSTIN SAN RAFAEL SANTA MONICA

74 DEPENDENCIAS PAPEL FOTOCOPIA CARTA PAPEL FOTOCOPIA OFICIO TOTAL SISTEMAS SUB. ADMINISTRATIVA Y FIN SUB. PRESTACION SERVICIOS TALENTO HUMANO TESORERIA UCIN UMFC URGENCIAS-PROCEDIMIENTO TOTAL GENERAL Consumo de oxigeno año 2011 PRODUCTO CANT. VR UNITARIO VALOR TOTAL IVA VALOR IVA INCLUIDO AIRE COMPRIMIDO MEDICINAL (M3) , , ,65 DIOXIDO DE CARBONO - CO2 SECO (KG) , ,00 NITROGENO GASEOSO 6,5 (CILINDRO M3) , ,00 NITROGENO GASEOSO POR 8.5 (CILINDRO M3) , ,00 NITROGENO GASEOSO X 10,7 (CILINDRO M3) , ,00 NITROGENO GASEOSO X 8,0 M3 (CILINDRO) , ,00 NITROGENO GASEOSO X 8,7 (CILINDRO M3) , ,00 OXIDO NITROSO X KG , , ,00 OXIGENO GASEOSO MEDICINAL (M3) , , ,87 OXIGENO LIQUIDO MEDICINAL (M3) , ,00 OXIGENO MED. GASEOSO X 1.0 M3 (CILINDRO) , , ,00 OXIGENO MED. GASEOSO X 6.5 M3 (CILINDRO) , ,00 OXIGENO MED. GASEOSO X 8,7 M3 (CILINDRO) , ,00 Total general , ,52 74

75 TONER SAMSUNG MLT D108S TONER LASER JET HP CE505A RECARGA TONER SAMSUNG MLT D108S TONER SAMSUNG MLT-D104S TONER LASER HP Q2612A TONER GENERICO SUMMIT MLT-108S RECARGA TONER HP Q2612A CARTUCHO LEXMARK 17 COLOR NEGRO CARTUCHO LEXMARK 27 TRICOLOR RECARGA CARTUCHO HP 21 RECARGA CARTUCHO HP 22 RECARGA CARTUCHO LEXMAR 17 (IMPRESORA Z617) RECARGA DE CARTUCHO INKJET- NEGRO RECARGA TONER HP Q6511A RECARGA TONER OKIDATA B4100/B4200/B4300 TONER FAX KXFA 133 TONER HP C7115A HP TONER HP CC530A NEGRO TONER HP CC531A AZUL TONER HP CC532A AMARILLO TONER HP CC533A ROJO TONER HP LASERJET CE 278A TONER HP Q3960A TONER HP Q3961A AZUL TONER HP Q3962A AMARILLO TONER HP Q3963A ROJO TONER HP Q3964A DE LIMPIEZA TONER LASER HP C7115A TONER LASER SAMSUNG MLT-D105L TONER LASERJET HP CB540A (PARA IMPRESORA HP COLOR LASERJET CP1251) TONER SAMSUNG ML 1610D2 TONER SAMSUNG ML1210D3 TONER SAMSUNG ML2010D3 TONER SAMSUNG MLT-D109S Total general Consumo de Toners Año DEPENDENCIA ALMACEN APOYO DIAGN. Y TERAPEUTICO APOYO LOGISTICO 6 6 ARCHIVO CLINICO AUDITORIA 8 8 BANCO DE SANGRE CARTERA CENTRAL ESTERILIZACION 1 1 CIRUGIA GENERAL CONTABILIDAD CONTROL INTERNO CORRESPONDENCIA 2 2 COS. EXTERNA ENFERMERIA COS. EXTERNA ESPECIALISTA COSTOS 6 6 ECOGRAFIA FARMACIA

76 GERENCIA GESTION COMERCIAL GINECOLOGIA HOSPITAL DOMICILIARIO 2 2 JURIDICA LABORATORIO MATERNO PARTICIPACION SOCIAL PEDIATRIA PENSION PLANEACION PRESUPUESTO SAN AGUSTIN SAN RAFAEL SANTA MONICA 3 3 SISTEMAS SUB. ADMINISTRATIVA SUB. PRESTACION SERVICIOS TALENTO HUMANO TESORERIA UCIN UMFC URGENCIAS-CONSULTA URGENCIAS-OBSERVACION URGENCIAS- PROCEDIMIENTO Total general

77 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Al finalizar el anterior informe, se pueden hacer las siguientes recomendaciones: La adquisición y puesta en funcionamiento del nuevo software Dinámica Gerencial tiene múltiples beneficios pero de igual manera hace falta algunos ajustes que faciliten el manejo del módulo de inventarios, el cual se han dado a conocer mediante documento escrito. Hace falta un espacio físico (Bodega) donde se puedan almacenar los líquidos (Solución salina, Lactato de ringer, dextrosas), ya que se han presentado inconvenientes para su almacenamiento por no tener las condiciones físicas adecuadas, y poder tener un stock suficiente para prestar un servicio oportuno a los servicios. Construir una Bodega de almacenamiento de dispositivos médicos, de tal manera que cumpla con lo exigido a la Resolución 1403 de 2007 y los lineamientos exigidos para las buenas prácticas de almacenamiento. Se recomienda ligeramente crear y poner en funcionamiento el comité de evaluación de proveedores para que se garantice oportunidad y calidad en el suministro de los dispositivos médicos. El Hospital inició el proceso de exigir Paz y Salvo a las personas que se retiran definitivamente de la Institución, situación que garantiza la devolución o entrega formal de los bienes que se asignan para el desarrollo de sus actividades, esta medida fue tomada debido a que en algunos casos se presenta la pérdida de bienes de propiedad del Hospital y por lo tanto afecta el Patrimonio de la Empresa. Un ejemplo evidente es el caso de los médicos internos que al terminar su ciclo en esta empresa, sencillamente se van, no hacen entrega formal de la habitación ni de los bienes que el hospital les entrega para su uso durante la permanencia en la empresa y tampoco se les exigía paz y salvo, que garantice que todo lo dejan en buenas condiciones. UNIDADES FINANCIERA A. CARTERA La Gerencia del Hospital, en procura del Mejoramiento Continuo de la Calidad, en la Prestación de Servicios de Salud, y en Cumplimiento del Plan de Desarrollo Pensando en la Salud de Todos , ofrece a los usuarios del departamento de Casanare y la Orinoquia servicios integrales de salud, que benefician a la totalidad de la población. De esta forma y buscando la solvencia en los estados financieros de la entidad, se requiere contar con procesos que medien ante las entidades prestadoras de servicios de salud en el cobro y recaudo de los servicios prestados. El presente informe contiene las diferentes acciones que se han implementado en el área de cartera para un óptimo recaudo y depuración oportuna de la cartera, igualmente que un estudio de los indicadores y

78 Página78 análisis de las actividades realizadas. La gestión realizada en el servicio de cartera se ha centrado en hacer depuración y gestión del recaudo de la cartera, engranaje entre el sistema GCI Y el nuevo aplicativo de Dinámica Gerencial, GLOSARIO DE TERMINOS CARTERA: El conjunto de todas las posiciones en todos los activos, ya sean largas o cortas, que tiene un individuo o una institución. EPSS: Empresas promotoras de del Régimen Subsidiado. EPS: Empresas Promotoras de Salud del Régimen Contributivo IPS: PRIVADAS. Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de carácter privado. IPS: PUBLICAS. Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud pertenecientes al sector público. ARP: Administradoras de Riesgos Profesionales. EMPRESAS DE REGIMEN ESPECIAL: (INPEC, POLICIA, EJERCITO). ENTES TERRITORIALES: (Gobernaciones, Alcaldías, Secretarias de salud). EMPRESAS DE SEGUROS. MISION Somos un área del Hospital de Yopal E.S.E., que orienta su gestión al oportuno, eficaz, eficiente recaudo y depuración de las cuentas adeudadas al hospital, por diferentes conceptos, mejorando su liquidez y contribuyendo a garantizar la autosostenibilidad financiera de la organización. VISION Para el año 2013 contar, con una cartera controlada y depurada, mediante la optimización de aplicativos que permitan identificar y hacer trazabilidad de la gestión de cobro, a cada uno de los deudores del Hospital de Yopal. OBJETIVOS Lograr una eficiente rotación de cartera a 90 días. Lograr recaudo y depuración oportuna de cartera. Lograr un mínimo porcentaje de cartera provisionada y cartera castigada. Presenta informe anual de gestión del área de cartera. Brindar información necesaria para toma de decisiones. PRINCIPIOS Agilidad y transparencia, Persistencia en el cobro iniciado, Registro y Trazabilidad del cobro, Clasificación y análisis de cartera y Análisis de riesgo por entidad (Riesgo bajo, Riesgo medio, Riesgo Alto). POLÍTICAS DE CARTERA Administración y consolidación mensual de las cifras de cartera. Asegurar la radicación oportuna de las cuentas en las entidades., Realizar periódicamente conciliaciones de cartera, con los diferentes pagadores. Realizar circularización de saldos. 78

79 Página79 Iniciar la trazabilidad de la cartera. Reconocimiento de incentivos por cumplimiento de metas de recaudo. Firmar acuerdos de pago. Reportar a la contaduría General de la nación, los deudores morosos. Cobrar intereses por mora, a las deudas que lleguen a la instancia de cobro pre jurídico. Llevar a cabo el cobro persuasivo y coactivo. Entregar la información requerida por el comité de sostenibilidad financiera. ESTRATEGIAS Organizar la función de cobranza e implementar controles operativos, informes y medidas de desempeño para lograr la eficiencia en la cobranza Diseño de un sistema de Información para la gestión de cartera, como complemento al Software de la entidad. Implementar las Instancias de gestión de cobro persuasivo y coactivo. Monitorear La Cartera para controlar su crecimiento y evitar el desmejoramiento de su calidad por edades. Monitoreo y conciliación de cuentas reciprocas. SISTEMA DE INFORMACIÓN El área de cartera está en permanente proceso de afinación y control del módulo de cartera, del sistema de Información del Hospital Dinámica Gerencial, de manera que permita llevar una trazabilidad a la gestión de cobro y generar información útil y oportuna para la toma de decisiones. OPERATIVIDAD DEL PROCESO ESTRUCTURA 79

80 Página80 JURIDICA: Responsable por: El cobro pre jurídico y coactivo de la cartera del Hospital. Apoyo a la gestión de cobro persuasivo. Apoyo en la depuración de cartera, provisionada y castigada. Presentar solicitudes de conciliación ante la procuraduría, Contaduría y la Supersalud. Proyectar acuerdos de pago. Apoyar sobre los conceptos jurídicos de la cobrabilidad de la cartera. 80

81 Página81 GESTIONES REALIZADAS El 2011 para el área de cartera se caracterizó por realizar una depuración continua y revisión de los estados de cartera en el nuevo sistema de Información DGH, ya que procesos como la realización de pagos factura a factura ha sido favorable ya que la mayoría de EPS, están manejando este proceso. De esta manera ha sido más fácil mantener nuestros estados de cartera actualizados e informar a las diferentes EPS la información. Realizando también las siguientes actividades. Se mantiene en total contacto con las EPS a través de correos electrónicos y llamadas telefónicas. Se realiza circularización de la cartera a todas las eps deudoras. Cruces y depuración de cartera con el 80% de las entidades. Cobros pre jurídicos a las entidades morosas. Derechos de petición a la mayoría de ERP morosas Formulación de solicitudes de giros directos ante las entidades territoriales. Formulación de quejas ante el Superintendente Nacional de Salud y ante la Dirección para la Inspección y Vigilancia de los administradores de Recursos de la Superintendencia Nacional de Salud. Oficios a los entes de control como: Procuraduría Regional, Contraloría Departamental y Contraloría General de la República, Gerencia Departamental de Casanare. Solicitud a las interventorías del régimen subsidiado en cada Municipio. 81

82 Página82 Desplazamiento frecuente a las sedes de las ERP, para cruzar la cartera y gestionar pagos. Oficio de giro directo de acuerdo a la Circular externa 047 del 30 de agosto de 2011 Realización de acuerdos de pago. Se llevaron a cabo mesas de trabajo convocadas por la Secretaría de salud departamento con el acompañamiento de la procuraduría donde se llevaron a cabo compromisos por las EPS. Requerimientos de pagos. Se realizaron dos conciliaciones prejudiciales: Saludcoop, con la que se concilió parcialmente y capresoca EPS, la que fue fallida ya que solo ofrecieron pagar el 50% del total de la deuda, lo que no tiene presentación toda vez que la ERP recibe la totalidad de recursos de las entidades territoriales y solo pretende pagar la mitad de la deuda afectando notoriamente las finanzas del hospital, teniendo en cuenta que es uno de los cliente más grandes. Reporte semestral de Boletín de Deudores Morosos a la contaduría general de la Nación. GESTIÓN OPERATIVA Realización y Confirmación de notas Aplicación de pagos Conciliaciones contables Cronogramas de visitas Contestación de oficios y Derechos de petición Acuerdos de pago Actualización de manuales Generación de estados de cartera Solicitud de pagos Administración y consolidación mensual de las cifras de cartera. Radicación en el sistema DGH de las cuentas en las entidades. pagadores. Realizar circularización de saldos. Iniciar la trazabilidad de la cartera. Firmar acuerdos de pago. Reportar a la contaduría General de la nación, los deudores morosos y otros entes de control. Cobrar intereses por mora, a las deudas que lleguen a la instancia de cobro pre jurídico. Llevar a cabo el cobro persuasivo y coactivo. Entregar la información requerida Búsqueda de soportes Organización de archivo físico por empresas. 82

83 Página83 INDICADORES Recaudos mes a mes 2011, Ver siguiente Gráfico RECAUDO MES A MES TOTAL ENER O FEBRER O MARZ O ABRI L MAY O JUNI O JULI O AGOST O SEPTIEMBR E OCTUBR E NOVIEMBR E DICIEMBR E 2% 4% 11% 6% 5% 13% 4% 9% 6% 13% 7% 20% Fuente: Tesorería Analisis: Teniendo encuenta que lo proyectado en recaudo por mes debería ser el 8%, se puede observar que en algunos meses supera esas metas, presentando un pico en el mes de diciembre del 20%, representado en recaudos realizado por la gobernación en su mayor porcentaje por concepto de convenio, igualmente que en el mes de noviembre se realizó reporte a la BDME, lo cual persuadió para los respectivos pagos y así poder sacarlos de la base de datos. De la misma manera aportes realizado por la Secretaría del Meta dando cumplimiento a giro directo de acuerdo a la circular 047 del 30 de agosto de

84 Página84 Título del eje Comportamiento de recaudos por regímenes. 8E+09 7E+09 6E+09 5E+09 4E+09 3E+09 2E+09 1E Fuente: Tesorería RECAUDOS MES A MES SUB OFERTA SUBSIDIADO CONTRIBUTIVO SOAT R_ESPECIAL FOSYGA ARP ASEGURADORA PARTICULARES Análisis: El Departamento de Casanare como uno de los principales clientes, hace que el subsidio por cargo a la oferta sea uno de los régimenes que registra mayores ingresos con un 47% de los recaudos recibidos en el Hospital de Yopal, seguido por el subsidiado con un 33%, con empresas como capresoca, caprecom, emdis y humana vivir. Total Cartera por Regimén a Diciembre del % TOTAL CARTERA POR REGIMEN A DICIEMBRE 31 DEL % 1% 0% 0% 0% 5% SUBSIDIADO OBLIGATORIO SOAT 13% FOSYGA 44% SUBSIDIO O A LA OFERTA 13% COMPAÑIAS ASEGURADORAS REGIMEN ESPECIAL ARP 21% IPS PUBLICA Fuente: Reporte por edades. DGH. Análisis: Con un 44% de cartera por parte del subsidiado lo componen enpresas como capresoca, emdis, caprecom y humana vivir, con quienes actualmente se viene realizando un proceso prioritario para realizar depuración lo mismo que hacer acuerdos de pronto pago. Y de la misma 84

85 Página85 forma utilizando los diferentes mecanismos de cobro que la norma permite hacerlo como la circular 047 de giros directos, Boletin de Deudores Morosos y algunas conciliaciones que se han realizado con la supersalud. Mayores deudores a diciembre del MAYORES DEUDORAS A DICIEMBRE DEL % 4% 3% 3% 22% CAPRESOCA EPS CAPRECOM 7% FOSYGA SALUDCOOP EPS LA PREVISORA S.A. 11% 17% EMDIS HUMANA VIVIR S.A. EPS HUMANA VIVIR S.A. EPS COOMEVA E.P.S. S.A. 13% QBE SEGUROS S.A. 16% Reporte por edades. DGH. Análisis: CAPRESOCA: registra un 22% de la cartera del hospital, empresa que actualmente se encuentra intervenida y con quien se ha realizado cobros pre jurídicos siendo fallida ya que solo ofrecieron pagar el 50% del total de la deuda, lo que no tiene presentación toda vez que la ERP recibe la totalidad de recursos de las entidades territoriales y solo pretende pagar la mitad de la deuda afectando notoriamente las finanzas del hospital, teniendo en cuenta que es uno de los cliente más grandes. CAPRECOM: Se ha realizado multiples solicitudes de pago oportuno con esta ERP, se realiza conciliación en el mes de noviembre aceptando el hospital 213 millones frente a 498 millones aceptados por la ERP, con acuerdos de pagos para el mes de diciembre del SALUPCOOP: Empresa intervenida actualmente quienes han venido realizado pagos periódicamente, se encuentra en proceso de realizar cruce de cartera y hacer la respectiva conciliación. FOSYGA: Registra un alto porcentaje en devoluciones por no pasar la malla validadora y por datos incompletos. Se ha notificado a la empresa facturadora para su respectivo trámite. Es una empresa con una deficiente generación de pagos y poca oportunidad para el envio en los soportes de pago, igualmente ha contado con multiples empresas intermediarias haciendo dificil la depuración del estado de cartera. LA PREVISORA: Esta ERP, maneja una alta facturación en el hospital de Yopal, por el alto indice de accidentes en el departamento, lo cual hace tener 85

86 Página86 una cartera alta, se tiene programado visita para el mes de febrero para hacer las respectivas gestiones de cartera y definir saldos. HUMANA VIVIR: Empresa intervenida actualmente quienes han venido realizado pagos periódicamente, se encuentra en proceso de realizar cruce de cartera y hacer la respectiva conciliación. Estamos adelantado conversaciones para realizar cruce de cartera, conciliación de auditoría, definir saldos y acuerdos de pago. EMDIS: Empresa intervenida actualmente quienes han venido realizado pagos periódicamente, se encuentra en proceso de realizar cruce de cartera y hacer la respectiva conciliación. COOMEVA: Se tiene cronograma para realizar cruce de cartera para el día 30 de enero del 2012 y seguidamente realizar conciliación de auditoría. Total Cartera por Edades a Adiciembre del 201 CARTERA POR EDADES A DICIEMBRE DEL Fuente: Reporte por edades. DGH. Análisis: De acuerdo a la gráfica se puede observar que la gestión de cartera se ha dedicado más en el manejo y cobro a la facturación que se realiza mes por mes por la facilidad de la norma y los procesos conciliatorios que se han tenido con las diferentes EPS, por lo tanto la cartera mayor de 360 dias en su estudio detallado se puedo observar que existe facturación por cobrar de 5, 4, y 3 años que a cualquier proceso jurídico el riesgo es muy grande para su recaudo y mayor costo. Pagos sin aplicar por Régimen A diciembre del

87 Página87 1% PAGOS SIN DESCARGAR POR REGIMEN 1% 0% 0% 0% 7% 0% 0% 0% SUBSIDIO O A LA OFERTA PLAN SUBSIDIADO 36% 55% PLAN OBLIGATORIO SOAT ARP Reporte por edades. DGH. Análisis:Del 100% de las consignaciones nacionales que la empresa maneja el 49% corresponde a pagos aplicados en el 2011, que en su mayor porcentaje de su aplicación fue en los 3 últimos meses, de esa forma determinar que la depuración de la cartera total es el 50% que se espera que en los 1 seis meses del siguiente año se pueda lograr el 80% de la depuración, creando mecanismos para la consecución de los soportes mas eficiente. Mayores pagos sin aplicar. CAPRESOCA EPS 33% DEPARTAMENTO DE CASANARE 56% MAYORES PAGOS SIN APLICAR SALUDCOOP EPS 5% CAPRECOM COOMEVA 1% E.P.S. S.A. Otros 1% 1% EMDIS 0% HUMANA VIVIR S.A. EPS 3% POSITIVA 0% EPS SANITAS S.A. 0% NUEVA EPS 1% 87

88 Página88 Análisis: De acuerdo al análisis del movimiento las mayores empresas que hacen falta la realización de la aplicación de los diferentes pagos corresponde al departamento de casanare y capresoca en sus porcentajes de 56 y 33%, dado a la dificultad en la consecución de los soportes, lo mismo que en lo dispendioso que hace bajar estas empresas factura a factura. Se ha proyectado que ha marzo del 2012 estas dos empresas se halla aplicado el 100%. Comparativo cartera por años CARTERA POR AÑOS año 2008 año 2009 año 2010 año 2011 Fuente: Area de cartera Comparativo Facturación Vs Cartera FACTURACIÓN VS CARTERA - año 2008 año 2009 año 2010 año 2011 Facturación Cartera Fuente: Area de cartera Ingresos por años 88

89 Página INGRESOS POR AÑO Fuente: Cartera - año 2008 año 2009 año 2010 año 2011 Comportamiento facturación vs. Cartera vs. Ingresos Facturación Cartera Ingresos Fuente: Cartera - año 2008 año 2009 año 2010 año 2011 Análisis: Se puede reflejar que en el 2011, la facturación fue un promedio de 57 millones y su recaudo fue de 47 millones reflejando una cuenta por cobrar promedio de 27 millones donde se puede indicar que de los 4 años frente a la facturación la cartera es la menor, teniendo en cuenta la gestión y los cambios administrativos que se han proyectado para mejorar este proceso. DIFICULTADADES ENCONTRADAS Sistemas Falta creación de reportes en el sistema Demora en la generación de los reportes 89

90 Página90 Falta opción que permita el registro de las devoluciones y su trazabilidad Falta opción que permita registrar las conciliaciones de auditoría. Falta depuración de reportes para que todos suministren la misma información. Mejorar la opción de aplicación de pagos factura a factura mediante click. Archivo Falta de soportes para justificación de procesos. Archivo desorganizado y en físico Talento Humano Oportunidad en la contratación de Talento Humano. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Continuar con el cronograma de visitas a las empresas para realizar cruces de cartera y conciliaciones de auditoría. Continuar con la depuración de cartera y la aplicación de pagos. Gestionar acuerdos de pagos con las diferentes EPS. Realizar circularización de saldos con las ERP Mejoras en el sistema de Información Incentivar al personal Contratar a personal oportunamente. Sistematizar el archivo Continuidad en la organización del archivo B. PRESUPUESTO Es importante para la Institución, que cada área de trabajo, dé a conocer la gestión de trabajo de cada año, con el fin de evaluar la efectividad de las metas planteadas. El Área de Presupuesto comprometida en la rendición de Cuentas por parte del Área Financiera del Hospital, se vincula presentando el comportamiento de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Gastos del Semestre Enero a diciembre Para tal fin se presenta el total de la Ejecución tanto de Gastos como de Ingresos en un cuadro que descifra el comportamiento desde el inicial aprobado por el Consejo Departamental de Política Fiscal (CODFIS), total adicionado, el definitivo y el nivel de ejecución desglosado en CAPITULOS, para poder observar más al detalle el resultado final de la Institución. Los cuadros se presentan como anexos. Por último se presenta conclusiones y recomendaciones referentes a los indicadores presentados. OBJETIVO GENERAL: Fortalecer los planes de mejora acorde con los lineamientos del plan de desarrollo pensando en la salud de todos , donde se ubica el 90

91 Página91 programa atender procesos asistenciales y administrativos del que depende el proyecto desarrollo de la calidad institucional el compromiso es mi Hospital. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Conocer la situación presupuestal en cuanto al comportamiento de Ingresos y Gastos de la vigencia fiscal Presentar un análisis de la información presupuestal a partir de los porcentajes, para replantear si es necesario las metas financieras de acuerdo al resultado presentado. PRESUPUESTO TOTAL DE INGRESOS 2011 DESCRIPCION PTO INCIAL ADICION DEFINITIVO %PARTICIP DISPONIBILIDAD INICIAL ,71% CONTRIBUTIVO ,34% SUBSIDIADO ,68% VINCULADO ,00% CUOTAS REC COPAGOS ,28% EVENTOS CATASTROFICOS ,96% OTRAS ENTIDADES ,75% PARTICIPACION PUBLICA Y PRIVADA ,21% CXC VIGENCIA ANT ,29% PYP ,12% OTROS INGRESOS ,16% CONVENIOS ,49% RENDIMIENTOS FCIEROS ,01% TOTALES ALCANCE DE METAS DESCRIPCION DEFINITIVO RECONOCIDO ALCANCE DE METAS DISPONIBILIDAD INICIAL ,00% CONTRIBUTIVO ,98% SUBSIDIADO ,63% VINCULADO ,65% CUOTAS REC COPAGOS ,58% EVENTOS CATASTROFICOS ,87% OTRAS ENTIDADES ,16% PARTICIPACION PUBLICA Y PRIVADA % CXC VIGENCIA ANT ,41% PYP ,00% OTROS INGRESOS ,14% CONVENIOS ,37% RENDIMIENTOS FCIEROS ,49% TOTALES PORCENTAJE DE RECAUDOS RESPECTO AL RECONOCIDO DESCRIPCION RECONOCIDO RECAUDADO % RECAUDOS DISPONIBILIDAD INICIAL % 91

92 Página92 CONTRIBUTIVO ,65% SUBSIDIADO ,96% VINCULADO ,78% CUOTAS REC COPAGOS % EVENTOS CATASTROFICOS ,05% OTRAS ENTIDADES ,07% PARTICIPACION PUBLICA Y PRIVADA CXC VIGENCIA ANT % PYP % OTROS INGRESOS % CONVENIOS % RENDIMIENTOS FCIEROS % TOTALES CUENTAS POR COBRAR DE LA VIGENCIA 2011 DESCRIPCION RECONOCIDO RECAUDADO CUENTAS POR COBRAR DISPONIBILIDAD INICIAL CONTRIBUTIVO SUBSIDIADO VINCULADO CUOTAS REC COPAGOS EVENTOS CATASTROFICOS OTRAS ENTIDADES PARTICIPACION PUBLICA Y PRIVADA CXC VIGENCIA ANT PYP OTROS INGRESOS CONVENIOS RENDIMIENTOS FCIEROS TOTALES COMPORTAMIENTO DE LA EJECUCION DE INGRESOS 2011 POR DESCRIPCION DEFINITIVO RECONOCIDO RECAUDADO EJECUTAR TOTAL PRESUPUESTO INGRESOS POR COBRAR ANALISIS PORCENTUAL 91,58% DEL PTO DEFINITIVO SE EJECUTO 79,28% DEL PTO RECONOCIDO SE RECAUDO 8,42% DEL PTO DEFINTIVO NO SE EJECUTO 20,72% DEL PTO RECONOCIDO FALTO RECAUDAR ANALISIS DE LA INFORMACION DE INGRESOS VIGENCIA 2011 El presupuesto de Ingresos analizado por fuentes de financiamiento de la Institución, muestra un porcentaje representativo en el Régimen Subsidiado, entendiendo que la baja del Régimen de Atención a la población vulnerable fue asumida por éste Régimen que alcanzó el 30% de ventas durante la vigencia fiscal, superando las metas establecidas y que permitieron 92

93 Página93 proyectarlas durante el transcurso de la vigencia y ayudó a solucionar los inconvenientes presupuestales que tuvo la entidad. Sigue en orden ascendente Atención a la población pobre y vulnerable y el régimen Contributivo. Pensando en el traslado de la Institución a la Nueva sede se proyectó ingresos por participación al sector público y privado, y al no darse dicho traslado, no se captó recursos como se puede observar en la Ejecución. Las metas de ventas, fueron sobrepasadas como se observa en la Ejecución de ingresos, sin embargo no alcanzó a equilibrar y presenta $ Millones que representa el 8.42%, que no se ejecutaron donde tiene gran participación la recuperación de cartera vigencias anteriores y la tercerización de servicios que se pensaba al trasladarse a la nueva sede. Al final presenta $ Millones por cobrar que corresponde al 20.72% de lo reconocido, donde tiene una alta representación el régimen Subsidiado. PRESUPUESTO TOTAL DE GASTOS 2011 DESCRIPCION PTO INICIAL ADICION PTO %PARTICIPA DEFINITIVO CION PTO APROBADO FUNCIONAMIENTO % OPERACION % INVERSION % COMPROMISOS 2011 DESCRIPCION COMPROMISOS % PARTICIPACION FUNCIONAMIENTO % OPERACION % INVERSION % TOTAL OBLIGACIONES 2011 DESCRIPCION OBLIGACIONES %PARTICIPACION FUNCIONAMIENTO % OPERACION % INVERSION % TOTAL PAGOS 2011 DESCRIPCION PAGOS %PARTICIPACION FUNCIONAMIENTO % OPERACION % INVERSION % TOTAL CUENTAS POR PAGAR 2011 DESCRIPCION CXP %PARTICIPACION FUNCIONAMIENTO ,32% OPERACION ,73% INVERSION ,95% TOTAL ANALISIS PORCENTUAL PRESUPUESTO DE GASTOS 2011 DESCRIPCION DEFINITIVO Compromisos Obligaciones Pagos POR PAGAR 93

94 Página94 TOTAL PRESUPUESTO GASTOS ANALISIS PORCENTUAL 96,32% DEL PTO DEFINITIVO SE EJECUTO 92,58% DEL PTO COMPROMETIDO SE CAUSO 81,21% DEL TOTAL OBLIGACIONES SE PAGO 26,80% DEL TOTAL OBLIGACIONES QUEDO POR PAGAR CONTINUACION DE LA ANTERIOR TABLA DESCRIPCION DEFINITIVO POR EJECUTAR TOTAL PRESUPUESTO GASTOS ANALISIS PORCENTUAL 3,68% DEL PTO DEFINITIVO DE GASTOS NO SE EJECUTO ANÁLISIS DE LA INFORMACION DE GASTOS La información de gastos presenta una ejecución del 96.32% del total presupuesto proyectado, con un 3.68% sin ejecutar; 92.58% en obligaciones que son los gastos causados; 81.21% pagos; 26.80% de las obligaciones sin pagar. La ejecución muestra que el alto porcentaje de gastos lo conforma los gastos operativos de la Institución, demostrando que se invierte en lo misional el 75.52%; un porcentaje bajo de Inversión 12.44%, debido a pocos recursos de infraestructura y de contratos de destinación específica. COMPARACION PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS 2011 SALDO POR PTO INGRESOS 2011 DEFINITIVO RECONOCIDO RECAUDADO POR COBRAR EJECUTAR TOTALES PTO GASTOS 2011 DEFINITIVO COMPROMISOS PAGOS SALDO POR EJECUTAR POR PAGAR TOTALES DIFERENCIA Esta tabla muestra el déficit presupuestal $ que resulta del presupuesto ejecutado en gastos o comprometido menos el presupuesto reconocido en Ingresos. Los gastos no tienen respaldo en las ventas 2011 en También muestra que las cuentas por cobrar o cartera por cobrar de la vigencia 2011 no alcanza para pagar las cuentas pendientes de pago 2011 en , lo que quiere decir que se tienen que respaldar con cartera mayor de un año en ese monto. El ejercicio de Cierre Fiscal como se puede observar, el total a pagar, contiene Contratos de Destinación específica pendientes por ejecutar y de recibir los recursos, por eso no todo está sostenido con los recursos de ventas 94

95 Página95 de servicios de la Institución, como se constata en los cuadros de Cierre Fiscal. La deuda de la Entidad se respalda con la recuperación de Cartera de mayor de un año en un 10% que asciende $2.263.millones de pesos y un 90% de la cartera menor de un año, lo que representa un esfuerzo grande de gestión de cartera de $ Millones de pesos. CONCLUSIONES La Institución en la vigencia fiscal 2011, con un presupuesto de $ , ejecutó en Gastos la suma de $ , con Ingresos $ Diferencia entre gastos e Ingresos $ , lo que significa que fueron mayores los Gastos que los Ingresos. C. TESORERIA La unidad de Tesorería, perteneciente a la Subgerencia Administrativa y Financiera, es la responsable de la administración de los recursos económicos del Hospital, la cual ofrece una serie de herramientas que permiten obtener un manejo y administración eficiente de los recursos de efectivo que recauda la empresa, así mismo facilita las operaciones de pago con proveedores y genera informes que ayudan al área Financiera a tomar decisiones acertadas y a efectuar una gestión eficaz del uso del efectivo. Los artículos 209, 210 y 211 de la Constitución Política consagra la necesidad de que el Estado cuente con una Administración dispuesta a atender los requerimientos de los ciudadanos, mediante diversos principios y figuras que posibilitan el desarrollo armónico de las funciones propias de un Estado Social de Derecho. Los informes de gestión son un elemento fundamental para evaluar los procesos administrativos en las organizaciones públicas teniendo como referente la Empresa Social de Estado HOSPITAL DE YOPAL, cuya finalidad es satisfacer las necesidades de los ciudadanos en materia de salud. Con el presente informe se da a conocer a la comunidad hospitalaria, la gestión que se realizo en la vigencia fiscal 2011 por el equipo de trabajo del área de Tesorería, el cual para su correcto funcionamiento requiere del apoyo constante de todas las áreas que conforman el Hospital de Yopal ESE. OBJETIVO Presentar la información financiera de la oficina de Tesorería del Hospital de Yopal ESE en la vigencia fiscal 2011 con el fin de realizar un análisis de las operaciones y definir la posición financiera de la institución. OBJETIVO DE TESORERIA Fortalecer los planes de mejora acorde con los lineamientos del plan de Desarrollo Institucional Pensando en la Salud de Todos , asegurando que hayan suficientes recursos en la institución para efectuar los pagos de los bienes y servicios suministrados por el personal de la institución y los proveedores y hacer el registro, la custodia y control de los ingresos y egresos económicos del Hospital de Yopal ESE, 95

96 Página96 OBJETIVOS ESPECIFICOS Proponer y aplicar los lineamientos, políticas y normas para recibir y depositar los ingresos y realizar los egresos correspondientes a los compromisos contraídos por la institución. Hacer un control adecuado sobre las entradas diarias de dinero por medio de transferencias bancarias, titulo valor o dinero en efectivo. Recibir, registrar, depositar, guardar y custodiar los recursos financieros y los diversos títulos de la propiedad de la institución en las cuentas bancarias de la institución. Programar y efectuar los pagos de los bienes y servicios recibidos impuestos a cargo, aportes al sistema de seguridad social y demás obligaciones financieras conforme a la disponibilidad de fondos en coordinación con la Subdirección Administrativa y Financiera de acuerdo a los procedimientos establecidos. Realizar las conciliaciones bancarias con los extractos bancarios para determinar el saldo en las cuentas bancarias. Realizar los arqueos en los diferentes centros de facturación y facilitar las revisiones de los arqueos de caja que se llevan a cabo en la práctica de auditorías internas y externas. Presentar a Gerencia informes sobre la situación financiera de la institución. MISION La oficina de Tesorería es una dependencia administrativa del nivel directivo, encargada del manejo y recaudo eficiente de los recursos financieros que permitan la oportuna ejecución del plan de gestión del Hospital de Yopal ESE fundamentado en los valores de Productividad, Competitividad, Honestidad y Transparencia en la Gestión. VISION La tesorería será una dependencia productiva y debidamente planificada con los recursos técnicos, tecnológicos y talento humano que permita prestar un excelente servicio al cliente y maximización de la gestión financiera, con gente emprendedora, comprometida, con visión global, competente y con orientación en el servicio social. DESARROLLO DEL TEMA La oficina de Tesorería presenta el comportamiento financiero de la ESE HOSPITAL DE YOPAL ESE en el periodo comprendido del mes de enero a diciembre de la vigencia fiscal 2011 se presentara la información detallada de sus ingresos por la prestación de servicios de salud, otros ingresos no corrientes y los ingresos por ejecución de convenios así mismo se presenta la realización de los pagos efectuados por el giro ordinario de la prestación del servicio de salud y por la ejecución de los diferentes convenios suscritos con las diferentes entidades territoriales. Se presentan las cuentas por pagar que se constituyeron al corte de la vigencia fiscal señalada anteriormente por los servicios o bienes recibidos o prestados al Hospital de Yopal y que no se 96

97 Página97 alcanzaron a cancelar en la misma vigencia, por último se presenta una relación de los saldos de cada una de las cuentas bancarias que están a nombre de la institución y se anexara el saldo en caja de la institución. INGRESOS VIGENCIA FISCAL 2011 Para la vigencia fiscal 2011 el Hospital de Yopal recaudo ingresos por $ Del total de los ingresos $ que equivalen a un 81.86% son los pagos que hacen las diferentes EPS, ARS, Secretarias de Salud, Aseguradoras, y entidades del régimen especial por la prestación de servicios de salud que el Hospital de Yopal presta a sus beneficiarios. El valor de $ el 13.47% del total de los ingresos recibidos correspondió a pagos recibidos por la Gobernación de Casanare y otras entidades territoriales del departamento para la ejecución de los diferentes convenios o contratos interadministrativos, están incluidos en esta cifra los rendimientos financieros que se generaron por la ejecución de estos convenios. Con una participación porcentual del 4.67% se recaudaron otros ingresos en la institución por $ de los cuales se tiene una participación de la facturación diaria en los diferentes puntos de facturación (arqueos) de $ , por concepto de aportes patronales de EPS de Coomeva y Saludcoop, un total de $ , la gobernación de Casanare con la devolución de impuestos por $ y otros ingresos de $ se obtuvieron por concepto de arriendos, rendimientos financieros por el manejo de recursos propios en las cuentas bancarias y otros ingresos. Ingresos en la vigencia fiscal ,86% ,47% ,67% 0 TOTAL SERVICIOS SALUD TOTAL CONVENIOS TOTAL OTROS INGRESOS Los ingresos por recursos propios presentaron unos ingresos elevados en los meses de marzo, junio, octubre y el mes de diciembre de En el mes de marzo se debido al pago de la gobernación de Casanare en por el contrato de prestación de servicios No. 416 de 2010 y pagos por prestación de servicios a Capresoca EPS, en el mes de junio se presento un alza por pagos recibidos 97

98 Página Millones de empresas como Humana Vivir, Emdis, Capresoca y la Gobernación de Casanare, en el mes de octubre la mayor participación de los ingresos correspondió a pagos por prestación de servicios a la Gobernación de Casanare y anticipos de la empresa Capresoca y en el mes de diciembre de la respectiva vigencia con la mayor participación de ingresos de la institución se dio por pagos por el anticipo de la gobernación de Casanare del contrato No. 1495, la cancelación de glosas y la devolución de impuestos que fueron cancelados por el Hospital de Yopal en ejecución de convenios interadministrativos con la entidad territorial en las vigencias 2008 y 2009 por un valor de $ Ingresos mensuales vigencia ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC INGRESOS SERVICIOS SALUD INGRESOS CONVENIOS OTROS INGRESOS Los meses de enero y febrero participan en un porcentaje muy bajo en la vigencia debido al cierre de la vigencia fiscal anterior 2010 y la demora en la suscripción de contratos de prestación de servicios con las diferentes empresas en los meses abril, mayo, julio y septiembre se debió a la facturación de prestación de servicios muy baja con la Gobernación de Casanare ya que usuarios del régimen vinculado fueron traslados a las diferente ARS del departamento. De los ingresos por prestación de servicios de salud, en el año 2011 las empresas que le generaron a la institución un mayor ingreso por la prestación de servicios de salud a sus beneficiaros son: 98

99 Página99 Empresas que mayores ingresos generan a la institución por la prestación de Servicios de salud y otros ingresos no corrientes. ITEM EMPRESA PAGOS REGIMEN 1 GOBERNACION R. PROPIOS SUBSIDIO A LA OFERTA 2 CAPRESOCA EPS SUBSIDIADO 3 GOBERNACION CONVENIOS CONVENIOS 4 SALUDCOOP EPS CONTRIBUTIVO 5 HUMANA VIVIR SUBSIDIADO 6 SEGUROS LA PREVISORA SOAT 7 EMDIS SUBSIDIADO 8 ARQUEOS COPAGOS 9 CAPRECOM EPS SUBSIDIADO 10 OTROS INGRESOS GOBERNACION DE CASANARE 11 QBE SEGUROS SOAT 12 COOMEVA EPS CONTRIBUTIVO 13 BRIGADA DEL EJERCITO REGIMEN ESPECIAL 14 NUEVA EPS CONTRIBUTIVO 15 MUNDIAL DE SEGUROS SOAT 16 CONSORCIO FIDUFOSYGA FOSYGA 17 SEGUROS DEL ESTADO SOAT 18 SEGUROS COLPATRIA SA CONTRIBUTIVO 19 SECRETARIA DE SALUD DE META SUBSIDIO A LA OFERTA 20 SANITAS EPS CONTRIBUTIVO 21 POSITIVA CIA DE SEGUROS SOAT La Gobernación de Casanare en el ítem 10 aparece porque realizo una devolución de impuestos al hospital que se habían cancelado en las vigencias fiscales 2008 y 2009 por la ejecución de convenios suscritos con esta entidad territorial. Los ingresos por la ejecución de convenios con entidades territoriales ascendieron a $ distribuidos para cada convenio o contrato interadministrativo de acuerdo a la siguiente grafica. Ingresos por convenio vigencia CONV CONV 487 CONV 368 CONV 191 CONV 178 CONV 139 CONV 136 CONV 135 CONV 116 CONV 115 CONV 114 CONV 109 CONV 104 CONV

100 Página100 Las entidades bancarias en la cual se recaudaron más ingresos por el pago de las Entidades Responsable del Pago por la prestación de servicios de salud que el Hospital de Yopal ESE presto a sus afiliados se clasifica de acuerdo al siguiente cuadro. Entidades bancarias con mayor recaudo de la institución BANCO INGRESO BANCO DAVIVIENDA BANCO DE BOGOTA BANCO BBVA CAJA TESORERIA BANCOLOMBIA BANCO AGRARIO BANCO DE COLMENA TOTAL INGRESO El valor de $ del saldo de la caja de tesorería corresponde al pago que realizo con cheque el departamento de Casanare el 30 de diciembre de 2011 por la devolución de un pago de impuestos que realizo el Hospital de Yopal ESE, en los años 2008 y No se consignaron porque no hubo servicio bancario en esa fecha. GASTOS DE LA VIGENCIA FISCAL 2011 Para la vigencia fiscal 2011 se realizaron pagos en la ESE Hospital de Yopal por de los cuales $ un 86.57% se generaron por el pago de las obligaciones adquiridas por el Hospital para cumplir con su misión como IPS prestadora de los servicios de salud a la comunidad casanareña y el pago de $ el 13.47% se cancelaron para la ejecución de los convenios o contratos interadministrativos celebrados con la Gobernación de Casanare y otras entidades territoriales del departamento de Casanare. Gastos propios y gastos por ejecución de convenios ,57% ,43% 0 R. PROPIOS CONVENIOS 100

101 Página Millones El comportamiento mensual de los gastos por el giro normal de las actividades del Hospital presenta las variaciones de acuerdo a los ingresos recibidos para cada mes presentando asi un mayor giro en los meses de marzo, junio, octubre y diciembre de 2011 las mismas variaciones presentadas en el comportamiento de los ingresos mensuales Gastos de recursos propios y de convenios mensuales ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC R. PROPIOS CONVENIOS En el siguiente cuadro se presentan los conceptos por los cuales la ESE Hospital de Yopal realizo pagos para cumplir con la prestación de sus servicios a la comunidad casanareña. Clasificación pagos en la vigencia fiscal 2011 CONCEPTO PAGOS PERSONAL (Nomina y Contrato Prestacion de Servicios) ,00 COMPRAS (Bienes y Servicios) ,00 PAGOS POR EJECUCION DE CONVENIOS ( Personal y Contratos) ,00 IMPUESTOS (Retefuente e Industria y Comercio) ,00 SEGURIDAD SOCIAL (Pago Parafiscales y Salud Y Pension a Cargo del Empleado) ,00 LIBRANZAS ( Personal de Nomina y de OPS) ,00 SERVICIOS PUBLICOS ( Agua, Luz, Television, Celular, Internet) ,00 OTROS ,00 ANTICIPOS ( Contrato de Suministro y de Consultoria) ,00 G. BANCARIOS RECURSOS PROPIOS (Cuentas Bancarias) ,42 G. BANCARIOS EJECUCION CONVENIOS (Cuentas Bancarias) ,84 TOTAL GASTOS ,26 De acuerdo a la siguiente cuadro se presentan las entidades bancarias de las que la ESE Hospital de Yopal realizo las transferencias electrónicas o en cheque para el pago de sus obligaciones a proveedores y personal vinculado con la institución durante la vigencia fiscal

102 Página102 Pagos realizados por entidades Bancarias BANCO PAGOS BANCO DE BOGOTA ,00 BANCO DAVIVIENDA ,42 BANCO BBVA ,00 BANCO AGRARIO ,00 BANCOLOMBIA ,94 BANCO DE COLMENA ,90 TOTAL PAGOS ,26 SALDO CUENTAS BANCARIAS Y CAJA A 31 DE DICIEMBRE DE 2011 En el siguiente cuadro se presentan los saldos de caja y bancos con corte a 31 de diciembre de 2011 que se incorporaran en el presupuesto de la institución en la vigencia 2012 como disponibilidad inicial para pagar las cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre de Saldo Caja y bancos (Recursos Propios y Convenios) 31 de Diciembre de 2011 BANCO CUENTA TIPO CUENTA MANEJO SALDO BANCO DAVIVIENDA AHORROS Recursos Propios ,76 BANCO DAVIVIENDA AHORROS Recursos Propios ,00 BANCO DAVIVIENDA AHORROS Recursos Propios 0,00 BANCO DAVIVIENDA AHORROS Recursos Propios 0,00 BANCO DAVIVIENDA AHORROS Recursos Propios 0,00 BANCO DAVIVIENDA AHORROS Recursos Propios ,57 BANCO DAVIVIENDA AHORROS Recursos Propios 0,00 BANCO DAVIVIENDA AHORROS Recursos Propios ,07 BANCO DAVIVIENDA AHORROS Recursos Propios ,97 BANCO AGRARIO AHORROS Recursos Propios ,00 BANCO DE BOGOTA AHORROS Recursos Propios ,89 BANCO DE BOGOTA CORRIENTE Recursos Propios ,66 BANCO DE BOGOTA AHORROS Recursos Propios ,70 BANCO BBVA AHORROS Recursos Propios ,78 BANCO BBVA AHORROS Recursos Propios ,17 SALDO CUENTAS RECURSOS PROPIOS ,57 102

103 Página103 BANCO CUENTA TIPO CONVENIO SALDO BANCO AGRARIO AHORROS DE ,00 BANCO AGRARIO AHORROS 006 DE ,00 BANCO DE BOGOTA CTO 114/8 AHORROS 114 DE ,00 BANCO DE BOGOTA CTO 115/8 AHORROS 115 DE ,00 BANCO DE BOGOTA CTO 116/8 AHORROS 116 DE ,00 BANCO DE BOGOTA CTO 238/8 AHORROS 238 DE ,00 BANCO DE BOGOTA CTO 199/8 AHORROS 199 DE ,00 BANCO DE BOGOTA CTO 200/8 AHORROS 200 DE ,00 BANCO DE BOGOTA CTO 114/8 AHORROS 114 DE ,00 BANCO DE BOGOTA CTO 487/9 AHORROS 487 DE ,00 BBVA COLOMBIA CONV 191 AHORROS 191 DE ,00 BBVA COLOMBIA COV 1450 AHORROS 1450 DE ,00 BBVA COLOMBIA CONV 1451 AHORROS 1451 DE ,00 BBVA COLOMBIA CON 1498 AHORROS 1498 DE ,00 BANCOLOMBIA CTO 135 AHORROS 135 DE ,56 BANCOLOMBIA CTO 136 AHORROS 136 DE ,00 BANCOLOMBIA CTO 139 AHORROS 139 DE ,87 BANCOLOMBIA CTO 178 AHORROS 178 DE ,87 BANCO COLMENA CTO 616 AHORROS 616 DE ,00 BANCO COLMENA CTO 113 AHORROS 113 DE ,00 BANCO COLMENA CTO 137 AHORROS 137 DE ,00 BANCO COLMENA CTO 138 AHORROS 138 DE ,00 BANCO COLMENA CTO 109 AHORROS 109 DE ,00 BANCO COLMENA CTO 104 AHORROS 104 DE ,00 SALDO CUENTAS RECURSOS PROPIOS ,30 CAJA N/A N/A N/A SALDO CAJA 1 DE TESORERIA ,00 TOTAL RECURSOS DISPONIBLES A 31 DE DICIEMBRE DE ,87 CUENTAS POR PAGAR El estado de las cuentas por pagar del hospital de Yopal con corte a 31 de diciembre de 2011 se constituyó por $ ,00 de las cuales $ un 97.53% se cancelaran con recursos propios y $ el 2.47% se cancelaran con la ejecución de convenios suscritos entre el Hospital de Yopal ESE y la Gobernación de Casanare. 103

104 Página104 Cuentas por pagar Hospital y Convenios Recursos Propios Convenios Del estado de la cuentas por pagar a 31 de diciembre de 2011 $ un % la edad es superior a los 90 dias, un elevado porcentaje que representaria un inconveniente con los proveedores ya que las empresas podran tener medidas como el no suministro de mas bienes o servicios e iniciar procesos juridicos con la institucion los valores antes mencionados se presenta en la siguiente grafica: Cuenta por Pagar Por Edades Corte a 31 de Diciembre de > 360 CONCLUSIONES 104

105 Página105 Se recomienda tener un mayor recaudo de la facturación radicada por el área de cartera con un vencimiento de hasta sesenta días. Dentro las funciones del área de tesorería el programa de software Dinámica Gerencial debe suministrar herramientas que ayuden a fortalecer los controles de los recaudos en la oficina y en general las actividades de la misma. Se debe realizar con cartera una comunicación continua con el proposito de llevar a pago un programacion de pagos de acuerdo al recuado programado por esta oficina. Se recomienda dar una priorizacion con los recursos que ingresen con posterioridad a la presentacion del informe a las obligaciones con proveedores que se tiene en el area de tesoreria de la vigencia fiscal Es necesario que el programa de Dinamica Gerencial implemente la utilizacion de sus modulos en linea. D. CONTABILIDAD Es una oficina adscrita al área de la División Financiera de la E.S.E HOSPITAL DE YOPAL. Es el área coordinadora en los aspectos contables de la empresa, la cual tiene como fin establecer directrices generales y definidas a partir de los lineamientos y las políticas establecidas por la E.S.E Hospital de Yopal y la Contaduría General de la Nación. Es la dependencia encargada de brindar soporte contable a los procesos misionales de las unidades de negocios y la gerencia, así como la responsable de la coordinación y aplicación de las políticas generales en materia contable y administrativa de la Empresa, buscando de manera permanente los mecanismos que conduzcan a su modernización y a mantener altos estándares de eficiencia y eficacia. OBJETIVO GENERAL: Contribuir al adecuado manejo de los recursos públicos mediante una correcta utilización e interpretación de la información contable, como herramienta estratégica en el análisis de la situación financiera de la empresa, definiendo políticas, normas y procedimientos que deben regir en materia contable. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Registrar, sistemáticamente, todas las transacciones que afectan la situación Financiera Económica y Social de la Entidad. Producir los estados financieros básicos de un sistema contable que muestren los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos del Ente Público. Producir información para la toma de decisiones por parte de los responsables de la gestión financiera pública y para los terceros interesados en la misma. Presentar la información contable y sus soportes ordenadas de tal forma que faciliten las tareas de control y auditoria, sean estas externas o internas. 105

106 Página106 COMPORTAMIENTO BALANCE GENERAL TABLA Nº.1. COMPARATIVO BALANCE GENERAL DICIEMBRE 31/2011 % DICIEMBRE 31/2010 % ACTIVO CORRIENTE 56,951,979, % 33,246,598, % Caja 990,800, % 4,621, % Bancos 1,262,208, % 566,182, % Inversiones 0.0 0% - 0% Deudores 48,406,280, % 26,510,767, % Inventarios 2,412,684, % 3,546,709, % Otros activos corrientes 3,880,005, % 2,618,318, % NO CORRIENTE 38,943,069, % 33,408,310, % Propiedades planta y equipo 31,780,137, % 26,245,378, % Terrenos 4,859,001, % 4,859,001, % Construcciones en curso 8,808,307, % 1,620,762, % Bienes muebles en Bodega 2,435,194, % 2,160,517, % Edificaciones 3,767,326, % 3,746,471, % Plantas, ductos y Tuneles 343,712, % 343,712, % Redes, lineas y Cables 215,061, % 215,061, % Maquinaria y equipo 253,256, % 253,256, % Equipo Medico Científico 19,474,871, % 19,443,451, % Muebles y Enseres y Equipo de Oficina 4,282,279, % 4,282,279, % Equipo de comunicación y computacion 1,293,623, % 1,293,623, % Equipo de Transporte, tracción y Elevación 149,291, % 149,291, % Equipo Comedor, cocina y despensa 61,660, % 61,660, % Menos depreciacion -14,163,449, % (12,183,711,021.31) -18% Otros Activos no corrientes 7,162,931, % 7,162,931, % Otros Activos 7,162,931, % 7,162,931, % TOTAL ACTIVO 95,898,948, % 66,658,808, % PASIVOS CORRIENTE 57,269,282, % 29,694,789, % Adquisición de Bienes y Servicios 6,127,335, % 6,508,757, % Acreedores 6,013,494, % 5,819,739, % Retención en la Fuente 800,318, % 886,856, % 106

107 Página107 IMPUESTOS TASAS Y CONTRIBUCIONES 173,216, % - 0% Avances y Anticipos Recibidos 11,565,958, % 5,021,528, % Depósitos recibidos de Terceros 29,915,370, % 8,830,784, % Obligaciones laborales 669,189, % 1,086,968, % Pasivos estimados 1,873,155, % 1,408,352, % Otros Pasivos 131,243, % 131,801, % NO CORRIENTE 1,268,683, % 727,254, % Obligaciones Laborales 1,268,683, % 727,254, % TOTAL PASIVO 58,537,966, % 30,422,044, % PATRIMONIO 37,360,982, % 36,236,763, % Capital Fiscal 29,124,002, % 24,060,232, % Resultados de ejercicios anteriores 0.0 0% - 0% Resultado del Ejercicio 1,124,219, % 5,063,769, % Superávit por donaciones 353,683, % 353,683, % Revalorizacion del patrimonio 68,982, % 68,982, % Superávit por valorizaciones 6,225,996, % 6,225,996, % Patrimonio institucional incorporado 475,986, % 475,986, % Efecto por aplicación del régimen de contabilidad pública -11,887, % (11,887,123.41) 0% TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 95,898,948, % 66,658,808, % Como se observa en la Tabla Nº. 1, en la composición de los activos para los dos años, los Activos Corrientes superan el 50% del total de los activos, composición que está acorde con las instituciones prestadoras de servicios. Estos recursos están concentrados en los Caja, Bancos, Deudores, Inventarios, y otros activos corrientes con una participación del 1%, 1%, 50%, 3%, y el 4%, respectivamente de los años 2010 y 2011 ACTIVO ACTIVO CORRIENTE: Está compuesto por: TABLA Nº. 2. COMPOSICION DEL ACTIVO DICIEMBRE 31/2011 DICIEMBRE 31/2010 Activo Corriente 59% 50% Caja 1% 0% 107

108 Página108 Título del eje Bancos 1% 1% Deudores 50% 40% Inventarios 3% 5% Otros 4% 4% COMPOSICION ACTIVO CORRIENTE 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Activo Corrient e Caja Bancos Deudor es Inventar ios Otros DICIEMBRE 31/ % 1% 1% 50% 3% 4% DICIEMBRE 31/ % 0% 1% 40% 5% 4% EFECTIVO, BANCOS Y CORPORACIONES Incluye las disponibilidades que la Institución posee, tales como dinero en efectivo, depósitos en bancos, que pueden ser utilizados por ESE Hospital de Yopal como medio de cambio en forma inmediata. Al cierre de la vigencia 2011, el efectivo de E.S.E. Hospital de Yopal, cerró con un saldo por valor de $ , representados por la Caja Principal o de Tesorería con un cheque de la Gobernación de Casanare, recibido el 31 Diciembre 2011, por valor de $ , por concepto de devolución de gravámenes de las vigencias ; según resolución 716/2011. El saldo de los Bancos y Corporaciones a diciembre 31 de 2011, corresponde a diez y nueve (19) cuentas bancarias de Ahorro, y tres (3) cuentas corrientes, las cuales el saldo fue de $ El saldo reflejado en caja corresponde a los valores recibidos durante los últimos días del mes de Diciembre de 2011 y que están por consignar. COMPOSICION DEL EFECTIVO CUENTA CAJA SALDO DIC/ ,800, CAJA PRINCIPAL 990,800, CAJA PRINCIPAL - TESORERIA 990,800, BANCOS Y CORPORACIONES 1,262,208,

109 Página109 CUENTA CORRIENTE BANCARIA 96,599, BANCO BOGOTA CTA CTE ,907, BANCO BOGOTA CTA CONV 114/08 778, BANCO GANADERO CTA , CUENTA DE AHORRO 1,165,608, DAVIVIENDA CTA AHORRO ,371, BBVA GANADIARIO CTA ,634, CAJA POP CTA AHORRO 4,308, CAJA POP CTA AHORRO 123, CTA AHORROS , BCO BOGOTA CTA AHORROS CONTRATO INT /12/08 5,486, BCO BOGOTA CTA AHORROS CONTRATO INT /12/ BANCO AGRARIO CTA AHORROS N ,369, BANCOLOMBIA CUENTA N FDS 139 AGUAZUL 340,443, BANCOLOMBIA CUENTA N FDS 135 AGUAZUL 343, BANCOLOMBIA CUENTA DE AHORROS N CONVENIO COOPERACION 2,003, BCO BOGOTA CTA AHORROS CONTRATO 487/10/09/09 26, DAVIVIENDA CTA AHORROS , DAVIVIENDA CTA AHORROS Nº CONTRATO 0830/ , BOGOTA CTA AHORROS EXCEDENTES APORTES PATRONALES 27,859, BANCO AGRARIO CTA AHORROS CONTRATO INT /11/ , BBVA CTA AHORROS CTO INTERAD.FDS. Nº 0191/16/12/ ,914, DAVIVIENDA CTA AHORROS Nº , BANCO AGRARIO CTA AHORROS CONTRATO 06/05/ , DAVIVIENDA CTA AHORROS CONT. INT. 1495/2011 1,160, DEUDORES: Los Deudores representan derechos de cobro de la ESE Hospital de Yopal, originados por prestación de servicios de salud. Estos derechos se reconocen por su valor pactado, o convenido, según contrato, tarifas y es susceptible de actualización de conformidad con las disposiciones legales vigentes, o en los términos Contractuales pactados. Con las ERP, se están realizando cruces y depuración de cartera con el 80% de las entidades. Mediante el desplazamiento frecuente a las sedes de las diferentes ERP, se 109

110 Página110 realizan conciliaciones, cruces de cartera y se gestionan pagos, siendo beneficioso y útil para la depuración de la cartera, lográndose disminuir los saldos de cada una de estas. Además se suscribieron acuerdos de pago con Saludcoop, Entes Territoriales, Emdis, Caprecom. TABLA Nº.3. COMPARATIVO DEUDORES VIGENCIAS Dic-10 CODIGO DETALLE % % Dic Plan Obligatorio 11.23% 9.65% Plan Subsidiado 29.01% 19.98% IPS Privada 0.24% 0.13% Medicina Pre pagada 0.15% 0.11% Aseguradoras 1.03% 0.76% Particulares 0.11% 0.24% IPS PUBLICA 0.07% 0.01% Reg. Especial 0.68% 0.41% Subs.Oferta 34.76% 2.38% ARP 1.08% 0.37% Cuota de Recuperación 0.92% 0.61% SOAT 10.94% 5.52% FOSYGA-ECAT 7.67% 5.43% FOSYGA-Trauma > Desplazado 1.15% 0.00% Plan obligatorio de salud poseps. - Facturación Radicada plan subsidiado de salud posseps - facturación radicada servicios de salud- IPS privadas - facturación radicada empresas de medicina pre pagada - emp facturación radicada Servicios de salud- compañías aseguradoras - facturación radicada Servicios de salud - IPS publicas - facturación radicada 0.00% 3.04% 0.00% 17.18% 0.00% 0.01% 0.00% 0.01% 0.00% 0.04% 0.00% 0.00% 110

111 Página servicios de salud- entidades con régimen especialfacturación radicada atención con cargo al subsidio a la oferta - facturación radicada ARP - facturación radicada Atención SOAT - Cias de seguros- facturación radicada Reclamaciones FOSYGA- ecat - facturación radicada Convenios FOSYGA- trauma mayor desplazadosfacturación radicada otras CXC servicios de salud 0.00% 0.12% 0.00% 30.80% 0.00% 0.25% 0.00% 1.13% 0.00% 1.10% 0.00% 0.07% 0.94% 0.67% Así mismo realizaron conciliaciones permanentes con cartera, tesorería, Facturación, para contrastar y ajustar la información registrada en la contabilidad, con los datos que tienen las dependencias responsables de la administración de cada uno de los procesos con el fin de garantizar la Sostenibilidad del sistema contable. Mediante Resolución 303 de 27/07/2011 de Sostenibilidad Contable, se realizaran los ajustes, y depuración de la información contable con cartera. Según Resolución 421/2011 de la Contaduría General de la Nación, se modificaron y desglosaron las cuentas de deudores, identificando la Facturación Pendiente de Radicar, y Radicada a diciembre 31/2011. Las cuentas por cobrar por concepto de prestación de servicios de salud en el régimen subsidiado, entre los más representativos esta CAPRESOCA, y registra un 22% de la cartera del Hospital; además se realizaron conciliaciones parciales ya que no se ha llegado a un acuerdo para cancelar la totalidad de la deuda. Se firmaron contratos de capitación Nº. RS102/ 220 del 2011 con Capresoca, ya fueron liquidados a Diciembre 31/2011. Con Caprecom, cartera realizo solicitudes de pago oportuno, realizaron conciliaciones, reflejándose de forma positiva en el mes de diciembre Saludcoop, ha venido realizando pagos periódicos, está en proceso cruce de cartera y conciliaciones. Con la Gobernación de Casanare, se encuentran vigentes: Contrato Nº. 006 de P&P y el contrato Nº. 139, para prestación de servicios de Salud; y es uno de los mayores clientes. Según Resolución 421 de 21/12/2011, de la Contaduría General de la Nación, mediante la cual modifico el Catalogo General de Cuentas del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública se realizaron los ajustes de desglose y traslado de la facturación pendiente de radicar y la radicada a cada una de las cuentas contables correspondientes. Las Cuentas por Cobrar, se clasifican en 111

112 Página112 Facturación pendiente de Radicar, que van desde las subcuentas contables a la , y se considera facturación radicada las subcuentas ala Según los Estados financieros comparativos, se observa que las Cuentas por Cobrar, están desglosadas, y los saldos se ajustaron a las normas contables; por lo que no se hace un análisis de las diferencias presentadas durante las vigencias 2010 y Se ajustaron las provisiones de deudores, de acuerdo a la metodología diseñada por cartera, establecida en el manual de cartera de la ESE Hospital de Cartera, teniendo en cuenta los riesgos, y porcentajes de ponderación para asignar la calificación a provisional. Entre las Empresas con mayor provisión asignada están Capresoca, Fosyga, Gobernación de Casanare, Saludcoop, Emdis, Previsora, Secretaria de Boyacá. Dentro del manual de Cartera, se incluyeron criterios de calificación del riesgo de la Cartera, según la edad de la cartera, el tipo de pagador, evidencia de gestión de cobro, cruce de cartera con el pagador y los comportamientos de pagos; criterios a los que se les asigna una calificación, y ponderar el % de castigo para cada una de las ERP. Se realizo la provisión de Deudores teniendo en cuenta la metodología, políticas de cartera. En el año 2011 los activo corrientes absorbieron un 59%, los activos fijos un 33% y los otros activos un 7%; Se destacan en los Activos totales la alta participación las Cuentas por Cobrar con un 50%, la cuenta Equipos Científicos con un 20%. La subcuenta de Deudores (1409), representa el 60.28% del total del activo de la ESE Hospital de Yopal, y el 50.48% del total de Deudores (14) subcuenta de deudores está compuesta por Anticipos y avances entregados (1420). Está pendiente realizar las amortizaciones de aportes sin situación de fondos y afectar la cartera de subsidio a la oferta por valor de $5.136 millones a diciembre 31 /

113 TABLA Nº. 4. BALANCE GENERAL COMPARATIVO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 (Cifras en pesos) Códig o Diciembre 31 del 2011 Diciembre 31 del 2010 ACTIVO 95,898,948, ,658,808, Códig o Diciembre 31 del 2011 Diciembre 31 del 2010 PASIVO 58,537,966, ,422,044, CORRIENTE (1) 56,951,979, ,246,598, CORRIENTE (4) 57,269,282, ,694,789, Efectivo 2,253,008, ,803, Caja 990,800, ,621, Cuentas por Pagar 54,606,147, ,067,667, Bancos 1,262,208, ,182, Adquisición de Bienes y Servicios. 6,127,335, ,508,757, Acreedores 6,013,494, ,819,739, Deudores 48,406,280, ,510,767, Retención en la fuente 800,318, ,856, Impuestos contribuciones y tasas por pagar. 173,216, Servicios de Salud 57,815,049, ,163,902, Avances y Anticipos Recibidos 11,565,958, ,021,528, Anticipos y Avances Entregados 1,154,008, ,433,505, Deposito Recibidos en garantía. 29,915,370, ,830,784, Otros Deudores 888, ,786, Otras CXP- Obligaciones pagadas por terceros 10,453, Provisión para Deudores (CR) 10,563,664, ,314,427, Inventarios 2,412,684, ,546,709, Materiales para la prestación de ,799,292, ,516,426, Obligaciones Laborales 669,189, ,086,968, servicios 1580 Provisión para Inventarios (CR) -413,442, Salarios y Prestaciones sociales 669,189, ,086,968, En poder de terceros 26,834, ,282, Otros Activos Corrientes 3,880,005, ,618,318, Gastos Pagados por Anticipado 2,144,868, ,286,916, Pasivos Estimados 1,873,155, ,408,352, Cargos Diferidos 1,518,543, ,331,401, Provisión para Contingencias - sentencias. 1,873,155, ,408,352, Bienes Entregados a Terceros 216,592, NO CORRIENTE (2) 38,946,969, ,412,210, Inversiones 3,900, ,900, Otros Pasivos 120,790, ,801,212.59

114 1203 Inversiones con fines de política- Renta Fija 3,900, ,900, Recaudos a Favor de Terceros 120,790, ,801, Propiedades, Planta y Equipo 31,780,137, ,245,378, Terrenos 4,859,001, ,859,001, NO CORRIENTE (5) 1,268,683, ,254, Construcciones en curso 8,808,307, ,620,762, Bienes Muebles en Bodega 2,435,194, ,160,517, Obligaciones Laborales 1,268,683, ,254, Edificaciones 3,767,326, ,746,471, Retroactivo de cesantías 1,268,683, ,254, Plantas, Ductos y Túneles 343,712, ,712, Redes Líneas y Cables 215,061, ,061, Maquinaria y Equipo 253,256, ,256, PATRIMONIO (7) 37,360,982, ,236,763, Equipo Médico y Científico 19,474,871, ,443,451, Muebles, Enseres y Equipo de Oficina 4,282,279, ,282,279, Patrimonio Institucional 37,360,982, ,236,763, Equipos de Comunicación y Computación 1,293,623, ,293,623, Capital Fiscal 29,124,002, ,060,232, Equipo de Transporte, Tracción y Utilidad o Pérdida en ejercicios 149,291, ,291, Elevación anteriores Equipo de Comedor, Cocina, Despensa y Hotelería 61,660, ,660, Resultado del Ejercicio 1,124,219, ,063,769, Depreciación Acumulada (CR) - 14,163,449, ,183,711, Superávit por Donaciones 353,683, ,683, Superávit por valorización 6,225,996, ,225,996, Otros activos no corrientes 7,162,931, ,162,931, Revalorización del patrimonio 68,982, ,982, Bienes de Arte y Cultura 106,376, ,376, Patrimonio Institucional Incorporado 475,986, ,986, Provisión para bienes de Arte y Efecto por aplicación del Régimen cultura de Contabilidad Pública -11,887, ,887, Intangibles 2,662,701, ,662,701, Amortización Acumulada de Intangibles (CR) -1,832,142, ,832,142, Valorizaciones 6,225,996, ,225,996, TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO (8) 95,898,948, ,658,808, TOTAL ACTIVO (3) 95,898,948, ,658,808, CUENTAS DE ORDEN CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS (9) ACREEDORAS (10) Litigios y Demandas 2,900, ,900, Activos total deprc.agotad.y amortizados 429,171, ,171, Responsabilidades Contingentes 546,349, ,349,

115 8330 Bienes Pendientes de Legalizar Bienes recibidos en custodia Facturación glosada en venta de ,034,820, ,420,485, Bienes recibidos de terceros 43,201,838, ,201,838, servicios 8905 Derechos contingentes x contra -2,900, ,900, Responsabilidades Contingentes -546,349, ,349, Deudoras por Contra (CR) -5,463,991, ,849,656, Acreedoras por Contra (DB) 43,201,838, ,201,838,

116 CONSTRUCCIONES EN CURSO: Corresponde al valor de los costos y cargos incurridos en el proceso de Construcciones o ampliación de bienes inmuebles, hasta cuando estén en condiciones de ser utilizados en desarrollo del las funciones de la ESE Hospital de Yopal. Entre estos están los contratos Nº. 080 y 132 del Adicionalmente, están el Convenio FDS 191/ de la Gobernación de Casanare, para la ejecución de obras complementarias en los sistemas de Banco de Condensadores y Planta eléctrica del Nuevo Hospital, y la instalación del sistema contra incendios y emergencias, suministro de equipo de trabajo para alturas y señalización del Nuevo Hospital. Pendiente liquidación contratos 191/2010. Representa el 9% del total del Activo No corriente. PASIVOS - CUENTAS POR PAGAR El total del pasivo está representado en las siguientes cuentas: TABLA Nº. 5. COMPARATIVO CUENTAS X PAGAR Diciembre 31 del 2011 Diciembre 31 del 2010 Código PASIVO 58,537,966, ,422,044, CORRIENTE (4) 57,269,282, ,694,789, Cuentas por Pagar 54,606,147, ,067,667, Adquisición de Bienes y Servicios. 6,127,335, ,508,757, Acreedores 6,013,494, ,819,739, Retención en la fuente 800,318, ,856, Impuestos contribuciones y tasas por pagar. 173,216, Avances y Anticipos Recibidos 11,565,958, ,021,528, Deposito Recibidos en garantía. 29,915,370, ,830,784, Otras CXP- Obligaciones pagadas por terceros 10,453, Obligaciones Laborales 669,189, ,086,968, Salarios y Prestaciones sociales 669,189, ,086,968, Pasivos Estimados 1,873,155, ,408,352, Provisión para Contingencias - sentencias. 1,873,155, ,408,352, Otros Pasivos 120,790, ,801, Recaudos a Favor de Terceros 120,790, ,801, NO CORRIENTE (5) 1,268,683, ,254,918.00

117 25 Obligaciones Laborales 1,268,683, ,254, Retroactivo de cesantías 1,268,683, ,254, ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS (2401): El saldo de esta cuenta corresponde a la deuda por adquisición de bienes a proveedores. Se incluyen aquellos elementos que se adquirieron para cumplir con el objeto de la Entidad y que requieren ingreso de Almacén. Existe un saldo mayor a 360 días por valor de $ ACREEDORES- HONORARIOS Y SERVICIOS ( ): Corresponde a valores adeudados por honorarios, y servicios a personal de contrato por OPS y personal especialista, de acuerdo al Estatuto de contratación de la ESE Hospital de Yopal. A diciembre 31 del 2011, la deuda pendiente corresponde a los meses de Octubre, noviembre y diciembre del 2011, por valor de $ ACREDORES RETENCION EN LA FUENTE (2436): Los valores recaudados por pagos o abonos en cuenta por concepto de retención en la fuente por renta, iva, e industria y comercio; saldo pendiente por pagar en renta mes de diciembre del 2011, es por valor de $ , e ICA, $ , corresponde al bimestre de noviembre - diciembre DEPOSITOS RECIBIDOS DE TERCEROS (2455): Corresponde a recursos recibidos por la ESE Hospital de Yopal, por las diferentes ERP, en pago por prestación de servicios médicos y que no han sido identificados o abonados a la cuenta de cada entidad, por falta de soportes físicos o identificación de la factura o facturas a abonar. Corresponde a las consignaciones nacionales sin identificar a diciembre 31 del Durante la vigencia 2011, cartera realizo depuración de saldos y aplico pagos con la consecución de soportes a través de las visitas y conciliaciones realizadas a las empresas; resultando favorable la recuperación e identificación de pagos. Con las gestiones operativas de cartera se ha actualizado los estados de cartera a través de diferentes medios como los correos electrónicos, llamadas telefónicas, desplazamiento frecuente a las sedes de las ERP, cobros pre jurídicos, oficios a entes de control, Reporte Semestral del BDME. Pendiente por aplicar la amortización de aportes sin situación de fondos a los vinculados - subsidio a la oferta por valor $ miles de pesos. En los planes de mejora realizados internamente por la entidad, se tiene como actividad de mejoramiento la depuración de este rubro por concepto de las consignaciones nacionales pendientes de identificar, el cual está en proceso, con un avance 30%. SENTENCIAS Y CONCILIACIONES (2460): Corresponde a sentencias y conciliaciones en contra de la Entidad, ciertas y pro visionadas en un 100% a Diciembre 31 del No quedaron saldos pendientes de pago por concepto de demandas a diciembre 31/2011. Se cancelaron a HAROLD JESUS VARGAS por concepto de proceso ejecutivo del contrato suministro con Pharma Express según Resolución Nº.488/2011 el valor de $ miles de pesos. Y el pago por pensiones a Porvenir de una sentencia Nº 199/ del Consejo de Estado a nombre de Claudia Patricia Cárdenas por valor de $7.639 miles de pesos. OBLIGACIONES LABORALES Y DE SEGURIDAD SOCIAL (2505): Corresponde a las obligaciones por pagar a los empleados como resultado de una relación laboral. A 117

118 diciembre del 2011 hay 199 empleados y quedo pendiente de pago el mes de Noviembre y Diciembre por valor de $ miles de pesos. Cesantías de 199 personas y retroactivo de cesantías de 58 personas, liquidado a diciembre 31 del Se realizo liquidación individual. El rubro más representativo para esta cuenta corresponde al retroactivo de cesantías de 58 personas, 24 empleados oficiales, y 34 empleados públicos; el cual se liquido y registra un saldo de $ miles de pesos a diciembre 31/ PASIVOS ESTIMADOS (2710): Corresponde a pasivos estimados por sentencias o fallos en contra de la ESE Hospital de Yopal ya cuantificadas. Se registra en estas cuentas, los litigios o demandas, en la cual la entidad obra como demandada, ajustados según corresponda por el Índice de Precios al Consumidor, salarios mínimos mensuales legales vigentes. Durante la vigencia 2011, los valores se actualizaron por dos sentencias proferidas por el Tribunal Administrativo de Casanare, procesos Nº ; y En el 2011, la participación de los Pasivos fue del 61% y el Patrimonio de un 39% con respecto al Total Pasivo y Patrimonio; lo que indica que por cada peso que se debe, tiene comprometido 1.57 del patrimonio para con los acreedores de la Entidad. Dentro de los Pasivos las cuentas de mayor representatividad durante del 2011 son: Depósitos recibidos de terceros con un 31% que corresponden a pagos realizados por las ERP, y que aun no han sido abonados por falta de soportes de identificación de facturas canceladas; valores que están en proceso de depuración por el área de cartera; siguiéndole las Cuentas de avances y anticipos recibidos con un 12%, siguiéndole la Adquisición de bienes y servicios (compras) con 6%, y los Acreedores con un 6%, entre estos están los valores pendientes de pago por prestación de servicios de OPS. TABLA Nº.6. COMPORTAMIENTO DEL ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL. ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVO DICIEMBRE DICIEMBRE 2011 (Cifras en pesos) DICIEMBRE 31/2011 % DICIEMBRE 31/2010 % VARIACION ABSOLUTA VARIACION RELATIVA INGRESOS OPERACIONALES 55,894,548, % 59,381,403, % -3,486,854, % Venta de Servicios 55,894,548, % 59,381,403, % -3,486,854, % COSTO DE VENTAS 43,966,146, % 53,747,125, % -9,780,978, % Costo de ventas 43,966,146, % 53,747,125, % -9,780,978, % UTILIDAD BRUTA EN VENTAS 11,928,401, % 5,634,278, % 6,294,123, % GASTOS 10,381,552, % 8,430,098, % 1,951,454, % Operacionales de Administracion 7,274,331, % 6,139,150, % 1,135,181, % 118

119 Provisiones,Depreciaciones 3,107,221, % 2,279,613, % 827,607, % Gasto Público Social % 11,334, % -11,334, % UTILIDAD OPERACIONAL 1,546,848, % -2,795,820, % 4,342,669, % 0.00 OTROS INGRESOS 2,384,163, % 1,213,830, % 1,170,332, % Financieros 1,451, % 14,308, % -12,856, % Otros ingresos ordinarios 290,996, % 335,343, % -44,347, % Extraordinarios 1,537,036, % 862,124, % 674,911, % Ajustes Ejercicios Anteriores 554,678, % 2,054, % 552,624, % OTROS GASTOS 2,806,792, % -744,527, % 3,551,319, % Financieros 75,802, % 147,891, % -72,089, % Extraordinarios 685,235, % 38,949, % 646,286, % Otros gastos ordinarios. 1,095,866, ,243,134, Ajustes, vigencias anteriores 949,887, % -2,174,502, % 3,124,390, % TRANSFERENCIAS % 5,901,232, % -5,901,232, % Otras transferencias % 5,901,232, % -5,901,232, % EXCEDENTE O DEFICIT DEL EJERCICIO 1,124,219, % 5,063,769, % -3,939,550, % VENTA SERVICIOS DE SALUD: Corresponde a los ingresos causados por la E.S.E. Hospital de Yopal, originados en la prestación de servicios médicos segregado por centros de costos de cada una de las unidades de servicios. TABLA Nº.7 COMPARATIVO INGRESOS POR VENTA DE SERVICIOS UNIDAD DE SERVICIO INGRESOS-2010 INGRESOS Urgencias-Consulta. 4,223,427, ,778,262, Urg. - Observ 4,471,448, ,559,879, Serv.Cons.Ext. y Procedimi 568,058, ,931, Serv.Consulta Especializad 2,537,483, ,125,343,

120 Serv.Amb.Promocion y Prevención Servicios actividades extramurales Hospitaliza. Estancia General 525, ,186,066, ,758,679, ,544,831, ,292,031, Hospitaliza. UCIN 2,636,106, ,078,220, Hospitaliza. RN 266,748, Otros Cuidados 88,790, Quirófanos 17,261,783, ,448,222, Sala Parto 139,031, ,462, Laboratorio Clínico 5,043,272, ,448,451, Imagen logia 5,718,081, ,155,125, Patología 358,825, ,435, Terapia 480,359, ,549, Banco de Sangre 600,176, ,465, Farmacia 705,018, ,243, Otras Unidades 119,865, Ambulancias 888, TOTAL ,894,548, Los ingresos del 2011 presentan un reducción sobre los del 2010 del 5.87% respectivamente, ya que no se firmaron contratos de promoción y prevención. No han liquidado los contratos Nº. 006/ /2008 y 114/2008. TABLA Nº.8 COMPARATIVO INGRESOS Y GASTOS DICIEMBRE 31/2011 DICIEMBRE 31/2010 EXCEDENTE O DEFICIT DEL EJERCICIO 1,124,219, ,063,769, Venta de Servicios 55,894,548, ,374,730, Costo de ventas 43,966,146, ,747,125, GASTOS 10,381,552, ,430,098, OTROS INGRESOS 2,384,163, ,220,502,

121 TRANSFERENCIAS - 5,901,232, OTROS GASTOS 2,806,792, ,527, OTROS INGRESOS: Corresponde al ingreso por concepto de margen de contratación de servicios de salud, por contratos de capitación celebrados con Capresoca Nº RS - 102/2011 por valor de $ miles de pesos Y RS 220/2011, por valor de $ miles de pesos, servicios de partos, urgencias y hospitalización, quedando un margen de utilidad de $ miles de pesos. RAZONES E INDICES FINANCIEROS Las razones financieras son la relación entre dos cuentas o grupos de ellas, de los estados financieros, con el fin de diagnosticar la situación económica a través de su vida histórica. TABLA Nº.9. INDICADORES FINANCIEROS INDICADORES FINANCIEROS 31/12/ /12/2010 LIQUIDEZ Razón Corriente (Veces) Prueba Acida (Veces) Capital Neto de Trabajo -317,304 3, ACTIVIDAD Rotación de Cartera (Días) Rotación de Activos Totales (Veces) 1,47 1,30 ENDEUDAMIENTO Nivel de Endeudamiento (%) 61.04% 45.64% RENTABILIDAD Margen Operacional de Utilidad (%) 2.01% 8.53% Rendimiento del Patrimonio (%) 14% 3% INDICADORES DE LIQUIDEZ. La Razón Corriente se interpreta como la cantidad de pesos disponibles con los cuales se puede pagar cada peso de deuda. Se caracterizan estos indicadores financieros por la facilidad de conocer la capacidad de pago de cualquier unidad económica. Como se puede observar el Hospital, tiene disponible en el año 2010 $1,12 por cada peso de deuda; en el año 2011 posee $0.99 por cada peso de deuda, presentando una disminución en la vigencia

122 La Prueba Acida nos revela que por cada peso que se debe a Corto Plazo, se tiene para su cancelación en el año 2010 $0.95, en el año 2011 $0.95. Lo normal para este tipo de indicador es el (1:1). Capital de Trabajo, el cual es el dinero disponible de una empresa para trabajar los próximos meses. En Este indicador la cuenta del pasivo corriente, maneja una cuenta de Depósitos recibidos que corresponde a las consignaciones nacionales sin identificar; o pagos pendientes de abonar hasta que envíen soportes, reflejándose un incremento del 31% del total del pasivo corriente, en relación con el Este indicador nos revela un valor negativo de para el 2011, es decir el pasivo corriente es mayor que el activo corriente. Una causa es por las consignaciones nacionales elevadas, y que están en proceso de depuración. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES: La importancia de desarrollar sistemas de información de costos para apoyar el proceso de toma de decisiones. Trabajar fuertemente la promoción de la cultura de costos al interior de la empresa, para que los diferentes niveles de dirección comprendan la importancia de hacer un monito permanente al comportamiento de los costos de su unidad y con ello mejorar la gestión y los resultados. E. FACTURACIÓN El Hospital de Yopal ESE, en su inminente desarrollo tecnológico, científico y de infraestructura, muestra una tendencia a proyecciones financieras basadas en la calidad de la facturación sin perder la objetividad e integralidad del servicio al paciente, fortaleciendo los procesos propios de facturación, teniendo como objetivo principal un flujo de caja oportuno que garantice el desarrollo y crecimiento financiero del hospital. Por lo anterior en el presente documento se describen los estudios realizados, proyectos, programas, actividades y trámites pendientes acorde con las responsabilidades adquiridas por la empresa Proceso Express para el desarrollo de los Procesos Institucionales. OBJETIVO GENERAL Mostrar los avances en el proceso de facturación para el segundo semestre 2011 proyectado sobre las metas establecidas por el Hospital Yopal E.S.E en concordancia con el plan de desarrollo institucional Pensando en la Salud de Todos De otra parte este informe es un herramienta esta para la toma de decisiones a nivel gerencial y financiero, que permite evaluar el comportamiento de las empresas responsables de pago en la prestación de servicios de salud. INFORME DE GESTIÓN DEL ÁREA DE FACTURACIÒN 122

123 La facturación total en 2011 asciende a $ millones, con un promedio mensual de $ millones. CONSOLIDADO FACTURACIÒN AÑO 2011 MES VALOR FACTURADO (millones de $) ENERO $ 4077 FEBRERO $ 4575 MARZO $ 5247 ABRIL $ 5134 MAYO $ 4822 JUNIO $ 4532 JULIO $ 4264 AGOSTO $ 4093 SEPTIEMBRE $ 4086 OCTUBRE $ 4481 NOVIEMBRE $ 5035 DICIEMBRE $ 5697 TOTAL $ Cabe recordar que en los primeros meses del año hubo problemas con el contrato de la Gobernación de Casanare el cual se termino y solo hasta el mes de marzo se firmo el nuevo contrato, con Capresoca EPS también se han presentado problemas con el contrato el cual ocasiono el cierre de servicios. FACTURACIÒN GENERADA DICIEMBRE

124 FACTURACIÓN GENERADA POR EMPRESA ENERO DICIEMBRE EMPRESA ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL GOBERNACIÒN DE CASANARE $1293 $1709 $1859 $1655 $1682 $1690 $1497 $1282 $1361 $1390 $1325 $2493 $19235 CAPRESOCA EPSS $1104 $1270 $1514 $1465 $1352 $1209 $1006 $879 $731 $998 $1242 $1122 $13892 EMDISALUD $131 $129 $116 $143 $59 $72 $95 $68 $64 $62 $144 $93 $1175 SALUDCOOP EPS $239 $167 $197 $216 $242 $221 $308 $287 $547 $579 $443 $361 $3807 LA PREVISORA S.A. $178 $103 $166 $182 $176 $71 $115 $134 $111 $165 $152 $130 $1684 CAPRECOM CASANARE $129 $193 $228 $313 $299 $251 $239 $402 $244 $320 $423 $381 $3423 HUMANA VIVIR S.A. S $142 $119 $150 $153 $123 $164 $189 $145 $143 $155 $178 $207 $1869 FOSYGA $98 $95 $160 $159 $73 $48 $101 $79 $138 $93 $116 $125 $1285 DGSM - BASPC N. 16 $83 $29 $28 $17 $17 $19 $15 $85 $59 $56 $36 $28 $469 QBE SEGUROS S.A. $77 $63 $61 $97 $80 $48 $40 $56 $77 $69 $131 $50 $849 NUEVA EPS $77 $60 $40 $36 $29 $57 $19 $24 $27 $30 $24 $20 $441 HUMANA VIVIR S.A. C $48 $54 $88 $115 $47 $71 $60 $43 $41 $74 $74 $53 $767 EPS SANITAS $23 $11 $23 $16 $29 $24 $13 $38 $25 $15 $40 $28 $286 SEGUROS DEL ESTADO S.A. $26 $2 $21 $30 $6 $22 $12 $14 $21 $44 $30 $10 $239 RED SALUD EPS $6 $17 $13 $10 $22 $19 $ $ $ $90 $ $ $177 OTROS PAGADORES $423 $556 $585 $527 $585 $546 $555 $559 $497 $341 $677 $595 $6445 SUBTOTAL $4077 $4575 $5247 $5134 $4822 $4532 $4264 $4093 $4086 $4481 $5035 $5697 $

125 FACTURACIÓN GENERADA POR REGIMEN ENERO DICIEMBRE 2011 EMPRESA 2011 ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE VINCULADOS $1319 $1750 $1904 $1709 $1742 $1715 $1614 $1343 $ 1383 $ 1446 $ 1365 $ 2528 $19818 $1651 SUBSIDIADO $1577 $1826 $2118 $2149 $1939 $1788 $1626 $1604 $ 1261 $ 1526 $ 2153 $ 1946 $21511 $1793 CONTRIBUTIVO $479 $413 $466 $513 $522 $527 $488 $523 $ 781 $ 799 $ 736 $ 600 $6847 $571 ESPECIAL $112 $89 $51 $35 $29 $92 $46 $111 $ 83 $ 86 $ 72 $ 41 $848 $71 ARP $7 $14 $38 $16 $33 $19 $14 $22 $ 14 $ 21 $ 16 $ 7 $219 $18 SOAT $449 $344 $491 $519 $396 $245 $317 $352 $ 402 $ 433 $ 503 $ 415 $4865 $405 OTRAS ENTIDADES $15 $2 $19 $20 $15 $5 $7 $11 $ 8 $ 4 $ 20 $ 31 $157 $13 OTRAS IPS $6 $14 $7 $30 $7 $17 $5 $3 $ 2 $ 1 $ 1 $ 1 $93 $8 PARTICULAR $14 $15 $31 $31 $37 $30 $43 $40 $ 50 $ 57 $ 72 $ 61 $479 $40 COPAGOS $98 $108 $122 $113 $101 $95 $105 $86 $ 102 $ 109 $ 98 $ 68 $1206 $101 SUBTOTALES $4077 $4575 $5247 $5134 $4822 $4532 $4264 $4093 $4086 $4481 $5035 $5697 $56042 $4670 TOTAL PROMEDIO 125

126 ADMISIONES URGENCIAS. Procesos Express el mes de enero 2011 asume las actividades correspondientes a las admisiones por el triage, y además cuenta con unos funcionarios para que actúen de enlace entre admisiones de urgencias y este servicio, garantizando la consecución de los soportes y autorizaciones requeridas para la facturación posterior y brindar apoyo con el área de admisiones de urgencias. FACTURACIÒN CONSULTA EXTERNA Dadas las necesidades en los servicios de consulta externa, salas de cirugía y hospitalización, Procesos Express amplió los horarios de atención al usuario para brindar un mayor cubrimiento y facturar los servicios solicitados. Para el área de consulta externa Procesos Express, determinó que la facturación se realizará de forma diaria, y dentro del periodo contable con el fin de realizar menos ajustes en el cierre de fin de mes y en el proceso de radicación de cuentas ante las entidades responsables de pago. A un que el promedio de citas se ha visto afectada por la falta de médicos en algunas especialidades (medicina interna y gastroenterología). FACTURACIÒN HOSPITALARIA En el área de hospitalización Procesos Express fortaleció, los procesos de facturación y PRE-auditoria asignando para esta función personal capacitado y con experiencia, con el fin de agilizar el proceso de egreso hospitalario y garantizar una factura con calidad. NOTIFICACIÒN DE PROCEDIMINETOS Y MEDICAMENTOS NO POS Para cumplir con la actividad de reporte de los procedimientos y medicamentos no incluidos en el plan obligatorio de salud ante las entidades responsables de pago, Procesos Express designó personal adicional para que audite y realice únicamente el proceso de CTC. CENTRAL DE CUENTAS Con referencia a la central de cuentas se cuenta con personal suficiente para la radicación de facturas por cada régimen, generación y validación de RIPS, FURIPS, como también realizar labores de control y seguimiento a la facturación generada en cada uno de los servicios a través de listas de chequeo. Así como la verificación de la documentación de los accidentes de tránsito. TRIAGE Para el triage se cuentan con personal auxiliar de enfermería para una mejor admisión y manejo de pacientes que sirven de soporte al personal asistencial del hospital. ADMISIONES HOSPITALARIAS Procesos Express fortaleció el grupo de admisiones hospitalarias con el fin de asegurar la consecución de autorizaciones de servicios de salud prestados a todos los 126

127 pacientes ante las diferentes empresas promotoras de salud, entidades aseguradoras y otros regímenes especiales. TURNOS ADMINISTRATIVOS Procesos Express, cuenta con personal administrativo (auditores) con el fin de presentar soluciones inmediatas a los requerimientos o casos especiales en todos los servicios. También cuenta con personal para el soporte técnico en sistemas con la disponibilidad las 24 horas del día. CAPACITACIONES Procesos Express, realiza capacitaciones programadas sobre normatividad vigente, al personal de facturación, con participación de auditoria, cartera, trabajo social con el fin de fortalecer y corregir esta deficiencia. Se adelantaron capacitaciones en el manejo y pertinencia en los procedimientos quirúrgicos dirigidos a los facturadores. Se seguirá realizando este proceso de capacitación, de acuerdo a las necesidades del área y las modificaciones que se realicen sobre normatividad en seguridad social en salud. Así como charlas para el manejo y atención al público, además contamos con un adecuado soporte técnico en el del área de sistemas en el programa dinámica gerencial. Con la participación de auditoría se concilio y se logro adoptar un manual de facturación para optimizar el proceso de facturación. LEVANTAMIENTO DE PROCESOS DE FACTURACIÒN Procesos Express realiza periódicamente la evaluación de los procesos de admisión, autorización, facturación y radicación, con el fin de estandarizar, implementar, socializar y hacerle seguimiento con el apoyo del área de planeación y desarrollo institucional del HOSPITAL DE YOPAL E.S.E. 127

128 INFORME DE GESTIÓN DEL ÁREA DE FACTURACIÓN RADICADA POR EMPRESA COMPORTAMIENTO FACTURACIÒN RADICADA 2011 EMPRESA ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL Gobernaciòn de Casanare $ 1193 $ 446 $ 3059 $ 1564 $ 1680 $ 1751 $ 1497 $ 1282 $ 1361 $ 1384 $ 1392 $ 2485 $ CAPRESOCA EPS $ 2061 $ 1396 $ 1342 $ 1365 $ 1352 $ 1235 $ 923 $ 894 $ 738 $ 767 $ 1645 $ 1063 $ EMDISALUD $ 139 $ 121 $ 97 $ 147 $ 71 $ 70 $ 100 $ 68 $ 63 $ 62 $ 141 $ 94 $ 1173 Saludcoop EPS $ 261 $ 171 $ 172 $ 254 $ 212 $ 245 $ 296 $ 304 $ 530 $ 583 $ 450 $ 361 $ 3838 La Previsora S.A. $ 150 $ 103 $ 207 $ 162 $ $ 267 $ 98 $ 153 $ 90 $ 222 $ $ 223 $ 1675 Caprecom Casanare EPS $ 126 $ 174 $ 209 $ 299 $ 316 $ 248 $ 232 $ 399 $ 238 $ 319 $ 404 $ 368 $ 3331 Humana Vivir S.A. E.P.S. S $ 145 $ 98 $ 136 $ 155 $ 137 $ 158 $ 194 $ 145 $ 137 $ 136 $ 152 $ 246 $ 1839 DGSM-BASPC N.16 $ 81 $ 28 $ 27 $ 16 $ 17 $ 18 $ 14 $ 103 $ 39 $ 56 $ 36 $ 28 $ 464 FOSYGA $ 86 $ 77 $ $ $ $ 26 $ 409 $ $ $ 143 $ 94 $ 69 $ 904 QBE Seguros S.A. $ 60 $ 55 $ 85 $ 50 $ 130 $ 31 $ 49 $ 63 $ 69 $ 76 $ 138 $ 23 $ 830 NUEVA EPS $ 76 $ 54 $ 41 $ 32 $ 16 $ 48 $ 18 $ 24 $ 17 $ 33 $ 16 $ 27 $ 402 E.P.S. Sanitas S.A. $ 35 $ 9 $ 21 $ 27 $ 28 $ 25 $ 14 $ 29 $ 33 $ 15 $ 34 $ 32 $ 304 Humana Vivir S.A. E.P.S.C $ 58 $ 34 $ 98 $ 95 $ 71 $ 73 $ 63 $ 43 $ 137 $ 76 $ 66 $ 57 $ 872 Seguros del Estado S.A. $ 37 $ 3 $ 12 $ 11 $ $ 42 $ 17 $ 14 $ 20 $ 46 $ 28 $ 9 $ 239 COOMEVA $ 72 $ 85 $ 80 $ 90 $ 138 $ 112 $ 88 $ 122 $ 122 $ 88 $ 122 $ 127 $ 1246 FUERZA AEREA $ $ 1 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 1 ECOPETROL $ $ $ $ $ $ 2 $ 2 $ $ 8 $ $ $ $ 13 POLICIA $ 3 $ $ 4 $ $ $ 12 $ 11 $ $ $ 13 $ $ 6 $ 49 OTRAS EAPB $ 250 $ 291 $ 437 $ 275 $ 348 $ 301 $ 398 $ 308 $ 163 $ 229 $ 353 $ 388 $ 3744 PARTICULAR $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 61 $ 61 COPAGOS $ 93 $ 46 $ 168 $ 100 $ 108 $ 101 $ 95 $ 86 $ 101 $ 101 $ 94 $ 64 $ 1156 TOTAL GENERAL $ 4925 $ 3192 $ 6197 $ 4642 $ 4624 $ 4764 $ 4517 $ 4038 $ 3867 $ 4350 $ 5163 $ 5732 $

129 INFORME DE GESTION DEL AREA DE FACTURACIÓN RADICADA POR REGIMEN EMPRESA ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE VINCULADO $ 1223 $ 493 $3100 $1609 $1742 $1775 $1645 $1344 $1387 $1435 $1427 $2520 $ CONTRIBUTIVO $ 515 $ 372 $446 $523 $523 $539 $486 $533 $757 $806 $693 $617 $ 6811 SUBSIDIADO $ 2568 $ 1879 $1988 $2026 $1967 $1823 $1558 $1621 $1272 $1361 $2527 $1918 $ SOAT $ 393 $ 308 $398 $273 $191 $404 $651 $293 $260 $537 $327 $459 $ 4494 IPS $ 10 $ 1 $9 $17 $8 $16 $2 $1 $2 $1 $ $1 $ 67 ARP $ 22 $ 9 $23 $34 $41 $20 $16 $24 $14 $20 $23 $35 $ 281 REGIMEN ESPECIAL $ 99 $ 80 $63 $42 $29 $86 $56 $130 $66 $87 $66 $45 $ 850 OTRA ENTIDADES $ 2 $ 5 $3 $17 $15 $1 $9 $6 $8 $3 $7 $11 $ 85 PARTICULAR $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $61 $ 61 COPAGOS $ 93 $ 46 $168 $100 $108 $101 $95 $86 $101 $101 $94 $64 $ 1156 SUB TOTAL $ 4925 $ 3192 $ 6197 $ 4642 $ 4624 $ 4764 $ 4517 $ 4038 $ 3867 $ 4350 $ 5163 $ 5732 $ TOTAL 129

130 Millones $ SISTEMA DE GESTIÓN DE PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL La facturación radicada en 2011 es de $ millones de pesos, con un promedio mensual de $ 4,667 millones de pesos. FACTURACIÒN TOTAL RADICADA 2011 $ 3500 $ 3000 $ 2500 $ 2000 $ 1500 $ 1000 $ 500 $ ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE 2011 VINCULADO CONTRIBUTIVO SUBSIDIADO SOAT IPS ARP REGIMEN ESPECIAL OTRA ENTIDADES PARTICULAR COPAGOS CONCLUSIONES El proceso de facturación tiene relación directa con todas las áreas, tanto asistenciales como administrativas, lo que implica que cada actor que intervenga, debe realizar su función con todo el compromiso y responsabilidad correspondiente, con el fin de generar facturas de calidad, que aseguren el efectivo cobro de los servicios de salud prestados por el HOSPITAL DE YOPAL E.S.E. Teniendo en cuenta la desaparición de la atención a vinculados y la ampliación del POS-S, esto provoca la variación de la facturación mensual no solo en el Hospital de Yopal, si no en general en el país. Otra cosa por la que se ve afectada los servicios y la facturación son los problemas en la contratación con las EPS. RECOMENDACIONES Mejorar el manejo del modulo de historia clínica por parte del personal asistencial (médicos, enfermeras). Mayor acompañamiento de Trabajo social en los diferentes puntos de facturación. Capacitación permanente al personal sobre el manejo adecuado del sistema de información. Fortalecer los canales de información entre las aéreas administrativas y asistenciales. Fortalecer la contratación con las EPS subsidiadas y contributivas. 130

131 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL Evitar términos de contratación limitantes con la ESP y entidades a las cuales se les presta el servicio en el hospital. Solucionar la contratación en el área de citas consulta externa de profesionales en algunas especialidades (gastroenterología y medicina interna). Disminución de glosas, subfacturación y re facturación. Evaluar el desarrollo operativo del sistema de información, con el fin de establecer las debilidades que presenta para el área. UNIDAD GESTIÓN COMERCIAL El presente informe de gestión de la oficina de gestión comercial comprende las actividades fundamentales desarrolladas en cumplimiento del plan de desarrollo institucional y el plan de gestión, realizadas en el semestre de enero a junio de 2011, en las siguientes líneas básicas. 1. GESTION COMERCIAL 2. CONTRATACION 3. AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS 4. AUDITORIA DE PROCESOS JUDICIALAES Y CONCILIACIONES 5. AUDITORIA DE HISTORIAS CLINICAS 6. INTERVENTORIA A FACTURACION OBJETIVO GENERAL DEL INFORME La finalidad de este informe es la de señalar todas las acciones realizadas y los resultados obtenidos por la Oficina de Gestión Comercial en el desarrollo de los programa y proyectos relacionados en el plan de desarrollo pensando en la salud de todos enfocados al área comercial, contratación, supervisión a la facturación, Auditoria Medica de Cuentas, Auditoria de procesos judiciales y conciliaciones, Auditoria de historias clínicas por quejas y reclamos, Interventoría a la facturación, durante el año CONTRATACION Y NEGOCIACION PROYECTO 3 NEGOCIOS RENTABLES Y ESTRATEGICOS ACTIVIDAD P 19. TARIFAS Se ha dado cumplimiento a la política tarifaria basada en la facturación a tarifas SOAT plenas, con algunas excepciones analizadas, socializadas y avaladas por la gerencia. Planeación, organización, dirección y ejecución del seminario de facturación a cargo del conferencista RAMIRO DIAZ, los días 21,22 y 23 de febrero, con asistencia de más de 60 personas. 131

132 GOBERNACION DE CASANARE 10,000,000,000 5,000,000,000 SISTEMA DE GESTIÓN DE PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL Revisión y ajustes a la Resolución 456 del 28 de noviembre de 2011, por medio de la cual se establecieron tarifas de servicios por paquetes para brigadas extramurales. Suscripción de las actas SISCOR: Actas que definen los planes de mejora dentro de la metodología de Manejo de la Información y Control de la Gestión. INFORME DE GESTION DE CONTRATOS AÑO 2011 Durante el 2011 se realizo la actualización de los contratos en el sistema Dinámica Gerencial, presentando un estado de contratos a 31 de Diciembre de la siguiente forma: Emdisalud no formalizo contrato de prestación de servicios desde el 1 de abril del 2011, siendo atendidos los usuarios vía urgencias y sin recibir pagos considerables de amortización a la deuda que aun mantiene con el hospital. En el caso de Capresoca mantuvo contrato de prestación de servicios hasta el 15 de octubre de 2011, de ahí en adelante se prestaron los servicios con carta de intensión, la cual a la fecha no se ha obtenido respuesta al pago. En dos ocasiones se solicito a la superintendencia nacional de salud el apoyo para la recuperación de la cartera de los EPS-S, pues ya se había realizado reuniones conjuntas con el apoyo de la Secretaria de Salud de Casanare, la Procuraduría y las EPS donde se firmaron actas y acuerdos de pago, los cuales no se cumplieron Con la Gobernación de Casanare se adelanto el contrato de prestación de servicios 416, el cual se firmo a partir del mes de marzo de 2011 y se ejecuto en su totalidad presentando el siguiente comportamiento: No. DEL CONTR ATO OBJETO EAPB DURACIÒN INICIA TERMI NA. VALOR ADICION ES PERIODO FACTURAD O No. Factura. Valor Facturado VALOR FACTURADO Acumulado Glosa Aceptada SALDO % EJECUCION marzo ,989,810,870 Servicios de II y tercer nivel ambulatrios y hospitalarios habilitados a la 0416 poblacion pobre y vulnerable de los eventos no poss en el departamento de casanare. 15/03/ /02/2012 ABRIL ,483,802,020 mayo ,616,065,854 junio ,704,692,505 julio ,469,329,366 agosto ,260,306,803 septiembre ,331,830,165 octubre ,359,666,215 noviembre ,362,071,937 diciembre ,188,202 diciembre ,483,761 diciembre 0 TOTAL 15,000,000,000 15,057,247, ,365,036 76,117, % 132

133 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL A continuación se presente las EPS que terminaron el año con su contrato formal de prestación de servicios: EAPB Contrato Objeto Fecha Inicia Fecha Final Monto Plan Regimen Tarifas ASEGURADORA DE VIDA COLSEGUROS S.A. ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA. Servicios de Salud segun portafolio de servicios SEGURO DE ATENCION MEDICA QUIRURGICA Y HOSPITALACIA POR ACCIDENTES ESTUDIANTILES GASTOS FUNERARIOS PREMIUM 1/8/09 1/8/12 10,000,000 URGENCIAS ARP SOAT VIGENTE 15/8/07 31/1/12 0 ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA ACCIDENTES ESTUDIANTILES SOAT SOAT VIGENTE ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA SEGURO DE ATENCION MEDICA QUIRURGICA Y HOSPITALACIA POR ACCIDENTES ESTUDIANTILES GASTOS FUNERARIOS PREMIUM 15/8/07 31/1/12 0 ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA ACCIDENTES ESTUDIANYILES Y ASMET SALUD EPS - S D POS-S INCLUYE MADRE CANGURO 1/6/10 31/1/12 250,000,000 URGENCIAS - CONTRATO D CAPRECOM CLINICA CASANARE CR IPS PRIVADA POSS DE II- III Y IV NIVEL DE ATENCION Prestacion de servicios del banco de sangre, imagenologia y laboratorio clinico 1/4/10 31/12/11 500,000,000 CAPRECOM POS-S (NOVIEMBRE- DICIEMBRE) 16/3/09 31/1/12 0 CONVENIO INTERINSTITUCIONAL OTRAS IPS SUBSIDIAD O SUBSIDIAD O SOAT VIGENTE SOAT VIGENTE SOAT -10% OTRAS IPS SOAT -15% COLMEDICA MEDICINA PREPAGADA S.A. COLOMBIANA DE SALUD s.a. COLSANITAS PREPAGAD A IPS PRIVADA PREPAGAD A MEDICINA PREPAGADA 1/6/11 31/5/12 0 COLMEDICA MEDICINA PREPAGADA.S.A PRESTAR LOS SERVICIOS QUE SE ENCUENTRAN DESCRITOS EN EL REGISTRO ESPECIAL DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD A LOS DOCENTES ACTIVOS, PENSIONADOS Y SUS BENEFICIARIOS AFILIADOS AL FONDO NACIONAL DE 15/3/10 30/6/12 300,000,000 REG. ESPECIAL - DOCENTES ACTIVOS - PENSIONADOS MEDIDINA PREPAGADA 11/1/08 31/1/12 0 COLSANITAS MEDICINA PREPAGADA MEDICINA SOAT VIGENTE PREPAGADA REGIMEN SOAT VIGENTE ESPECIAL MEDICINA SOAT VIGENTE PREPAGADA Compañia de Seguros ARP ARP 26/4/10 31/1/12 100,000,000 URGENCIAS - ARP ARP SOAT VIGENTE Bolivar Compañia de Seguros ARP ARP 26/4/10 31/1/12 100,000,000 SEGURO ESTUDIANTIL OTRAS IPS SOAT VIGENTE Bolivar COOMEVA EPS S.A /1/10 31/1/12 1,580,000,000 URGENCIAS CONTRIBUT IVO SOAT -15% DGSM - BASPC N PRESTAR SERVICIOS MEDICOS HOSPITALARIOS SEGUN PORTAFOLIO DE SERVICIOS AL PERSONAL DE USUARIOS Y BENEFICIARIOS DEL SUSBISTEMA DE SALUD DE LAS ECOOPSOS 0022E2011P B139 8/1/10 31/1/12 1,050,000,000 DGSM - BASPC N. 16 CONTRATO 0016/2010 REGIMEN ESPECIAL servicios poss 1/8/11 31/7/12 200,000,000 URGENCIAS SUBSIDIAD O ECOPETROL Prestacion de Servios en los niveles segundo y tercero segun portafolio. 30/11/10 31/10/15 0 URGENCIAS REGIMEN ESPECIAL EPS SANITAS S.A POSC 26/8/09 31/12/11 0 POS-C CONJUNTOS CONTRIBUT IVO FUERZA AEREA GOBERNACION DE CASANARE HUMANA VIVIR S.A. 13DGSM- ESM40310 RS- EVENTO- 035 PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD DE II- III- IV NIVEL EN ATENCION DE URGENCIAS, ATENCION INTEGRAL MEDICO QUIRURGICO, CONSULTA MEDICA ESPECIALIZADA, IMAGENES DIAGNOSTICAS, LABORATORIO CLINICO DE ALTA Y BAJA COMPLEJIDAD PARA PACIENTES PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD DE SEGUN Y TERCER NIVEL PARA POBLACION POBRE Y VULNERABLE prestacion de servicios de salud por evento de regimen subsidiado, urgencias, hospitalizacion de primer nivel y segundo y tercer nivel del portafolios de servicios HUMANA VIVIR S.A prestar servicios de salud de r. contributivo segun portafolio de servicios MAPFRE COLOMBIA VIDA SEGUROS S.A MODELO30- SERVICIOS MEDICOS INTEGRALES DE ACUERDO A NIVEL DE ATENCION, PARA ACCIDENTES DE TRABAJO O 30/4/10 31/12/11 20,000,000 FUERZA AEREA REGIMEN ESPECIAL 15/3/10 31/1/12 15,000,000,000 SERVICIOS DE SALUD 2011 (0416) 1/6/10 31/12/11 2,700,000,000 HUMANA VIVIR SUBSIDIADO 1/6/10 31/12/11 1,500,000,000 HUMANA VIVIR CONTRIBUTIVO VINCULADO S SUBSIDIAD O CONTRIBUT IVO SOAT -15% SOAT VIGENTE SOAT VIGENTE SOAT SANITAS - 30% SOAT -15% SOAT VIGENTE SOAT - 10% HUMANA VIVIR SOAT - 10% HUMANA VIVIR 2/1/08 31/12/11 0 URGENCIAS ARP SOAT VIGENTE NUEVA EPS 1/10/09 31/12/11 0 POS - CONTRIBUTIVO CONTRIBUT IVO POLICIA (SANIDAD CASANARE) SALUDCOOP EPS SOLSALUD E.P.S. S.A CONTRIBU TIVO REGIMEN ESPECIAL SERVICIOS DE SALUD 7/10/09 31/12/11 0 POS - CONTRIBUTIVO CONTRIBUT IVO 29/11/11 29/2/12 208,878,210 POLICIA NACIONAL - CASANARE- BIMBY-005- PRESTACION SERVICIOS POSS 1/3/09 31/12/11 200,000,000 URGENCIAS SUBSIDIAD 09 O SOAT VIGENTE SOAT -10% SOAT -20% SOAT VIGENTE Con la EPS-S Capresoca se presenta a continuación el comportamiento y 133

134 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL ejecución de los contratos de prestación de servicios durante la vigencia 2011 Contrato No. relación de envío v/contrato v/facturado objetado glosa aceptada v/pagado saldo total 850,000, ,864, ,554,157 63,066, ,041, ,756, ,071, ,020,925 50, ,985,393 83,856,106 29,175, ,836,404 42,973, ,424,132 41,698,051 33,891,076 62,726,081 7,806, ,973, ,616,580 15,357, ,925, ,729,466 4,195, ,485, ,112, ,372,873 total 600,000,000 1,032,132, ,769, ,781, ,052, ,298, ,950,156 27,942,884 9,792,775 27,753,632 17,403, ,088, ,887, ,085, ,706, ,296, ,751,165 81,421,298 72,278,222 59,490,050-15,017, ,342,911 16,517,812 12,625,500 59,101, , total 3,200,000,000 3,307,882, ,615, ,168,307 2,690,498, ,215, ,183,124, ,434,934 36,861, ,026, ,235, ,332,270 44,462,050 15,973, ,234,506 21,124, ,388, ,438, ,076, ,743,467 98,568, ,098, ,642,433 63,455, ,606, ,783,581 16,592, ,651,772 58,362, ,126,704 17,938,340 2,121, ,752,998 9,252, ,301,161 29,471,153 11,117,649 71,628,838 9,554, ,904,418 2,086,754 1,425,624 7,817, ,130 total 900,000,000 1,290,275, ,939, ,168, ,890, ,504, ,188,625, ,462, ,020, ,890,584 83,714, ,649,682 73,476,926 32,859, ,790,203 total 2,700,000,000 2,571,075, ,870, ,554,948 2,087,933, ,565, ,578,327 34,410, ,558, ,205, ,792,823 18,812,483 62,489,807 5,995, ,127,054 38,015,842 1,187,498, ,854,770 4,532,690 93,498,911 3,384,

135 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL ,517,585 7,783,578 95,887, total 2,700,000,000 4,785,570,246 1,078,847, ,400,971 2,277,992,441 2,345,371, ,173,871 20,945, ,132,896 1,352, ,736,983 9,477, ,564, ,614, ,594,514 20,187, ,608, ,700, ,281,634 5,598, ,296,900 90,911, ,882,616 32,999, ,636, ,517,387 14,322,509 8,389,756 5,332, ,564,421 28,534, ,868, ,302,499 4,541, ,761, ,793,161 29,793, total 60,000,000 10,977, ,000 74,925 10,859,753 42, ,375 10,725 6,313, ,625 64,200 4,545,795 42, ,000, total 80,000,000 17,182, , ,800 16,984, , ,444, ,356, ,950 75,950 3,882, , ,850 8,300,991 0 total 90,000,000 62,387,637 42,609,768 42,111,308 16,743,449 3,532, ,130,168 41,831,168 10,630,542 3,532, , ,240 1,049, ,900 31,900 5,063,739 0 total 800,000, ,057, ,279,702 27,340, ,100,347 39,616, ,234,651 26,529, ,412,273 4,166, ,079, ,558 50,011, , ,521, ,676,467 5,544, ,444, ,793,161 contrato 003 liquidado, quedo pendiente la relación 5722 por valor de 18,785,000 contrato 285 liquidado, quedo pendiente la relación 5770 por valor de 49,774,000 con carta de intensión a partir del 16 de octubre de 2001 hasta el 15 de noviembre de ,374,

136 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL con carta de intensión a partir del 16 de noviembre de 2011 hasta el 15 de diciembre de ,153,450,664 con carta de intensión a partir del 16 de diciembre de 2011 hasta el 31 de diciembre de ,062,812,921 SUB TOTAL 6,899,102,326 TOTAL 6,899,102,326 0 PROYECTO 4 - DEBEMOS FORTALECER Y MEJORAR NUESTRA FACTURACION. El área de cuentas médicas de Alma Salud Ltda., gestiono durante el periodo 2011, en los procesos de respuesta de glosa inicial y conciliación de cuentas médicas un total de $ , los cuales están compuestos de la siguiente forma: PROCESO VR FACTURADO VR OBJECION VR ACEPTADO % GLOSA ACEPTADA % GLOSA ACEPTADA SOBRE LO FACTURADO SOBRE LO GLOSADO RESPUESTA INICIAL DE GLOSA 17,088,424,917 6,684,585,781 1,610,549, % 24.09% CONCILIACION DE GLOSAS 5,017,001,885 3,051,224, ,974, % 10.81% TOTAL GENERAL 22,105,426,802 9,735,810,503 1,940,523, % 19.93% Como evidencia se tuvo un porcentaje general de aceptación de % sobre los valor glosados, lo que indica que los recursos que son susceptibles de recuperación ascienden a 80.07%; Con más detalle se presenta a continuación los procesos de respuesta de glosa inicial y conciliación por separado. RESPUESTA DE GLOSA INICIAL Alma Salud Ltda., área Auditoría de Cuentas Medicas Proyecto Hospital Yopal E.SE, gestiono respuestas de glosa inicial, en el aplicativo GCI y DINAMICA GERENCIAL, en año por un monto total de $ oo. VR FACTURADO VR OBJECION VR ACEPTADO % GLOSA ACEPTADA SOBRE LO FACTURADO % GLOSA ACEPTADA SOBRE LO GLOSADO 17,088,424,917 6,684,585,781 1,610,549, % 24.09% RESPUESTA DE GLOSA POR VIGENCIA El siguiente cuadro presenta la composición de la glosa gestionada en el año 136

137 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL 2011 por vigencia, es decir según la fecha de la generación de la factura. VIGENCIA VR FACTURADO VR OBJECION VR ACEPTADO % GLOSA ACEPTADA SOBRE LO FACTURADO % GLOSA ACEPTADA SOBRE LO GLOSADO ,520,781 1,492,281 1,492, % % ,768,287 13,394,533 7,053, % 52.66% ,449,099,338 2,199,277, ,709, % 17.95% ,604,036,511 4,470,421,498 1,207,293, % 27.01% VIGENCIA 2008 A ,088,424,917 6,684,585,781 1,610,549, % 24.09% Como se evidencia, se contesto glosas de vigencias anteriores al 2011, esto como política del Hospital de depuración de los estados de cartera y consecución de recursos financieros. ALMA SALUD LTDA - HOSPITAL DE YOPAL ESE II NIVEL % GLOSA ACEPTADA POR VIGENCIA ENERO A DICIEMBRE % 90.00% 80.00% 70.00% 60.00% 50.00% 40.00% 30.00% 20.00% 10.00% 0.00% % GLOSA ACEPTADA SOBRE LO FACTURADO % GLOSA ACEPTADA SOBRE LO GLOSADO La grafica muestra por una parte el comportamiento de la glosa aceptada en cada vigencia frente al valor objetado y por otra el porcentaje de aceptación frente a lo glosado. Por otra parte es importante mencionar que de la glosa aceptada, y según la clasificación interna el resultado obtenido es el siguiente: VIGENCIAS VR ACEPTADO TOTAL VR REFACTURACION VR RESPONSABILIDAD VR CAUSA EXTERNA VR AVAL COMERCIAL VR SOBREFACTURACION ,492,281 1,416, ,075 66, ,053,771 4,223, ,200 2,135, ,709, ,656,207 2,537,885 3,132,960 12,040,190 95,342, ,207,293, ,551,253 9,429,135 6,087,603 3,284, ,940, a ,610,549, ,847,072 11,967,020 9,220,563 16,029, ,485,367 PARTICIPACION % 57.98% 0.74% 0.57% 1.00% 39.71% Como se aprecia del total aceptado el 57.98% corresponde a servicios que son susceptibles de recuperación, ya que correspondían a otro pagador o a otro contrato y por ende serán cobrados a quien corresponde. 137

138 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL ALMA SALUD LTDA - HOSPITAL DE YOPAL ESE II NIVEL % GLOSA ACEPTADA SEGÚN CLASIFICACION INTERNA ENERO A DICIEMBRE DE % 90.00% 80.00% 70.00% 60.00% 50.00% 40.00% 30.00% 20.00% 10.00% 0.00% RESPUESTA DE GLOSA POR RÉGIMEN. En este ítem se observa el resultado consolidado de la glosa contestada por régimen según como está clasificada cada empresa en la institución: REGIMEN VR FACTURADO VR GLOSA INICIAL VR GLOSA ACEPTADA % GLOSA FINAL ACEPTADA % PARTICIPACION GLOSA INICIAL ARP 34,783,943 17,819,008 5,268, % 0.27% ASEGURADORA 1,942,723, ,608, ,434, % 10.03% CONTRIBUTIVO 1,311,969, ,846,170 21,649, % 6.06% ESPECIAL 44,696,320 15,072,663 4,656, % 0.23% IPS PRIVADA 112,408,275 71,596,023 12,306, % 1.07% PREPAGADA 14,299,954 6,145,179 4,284, % 0.09% SUBSIDIADO 10,136,861,974 3,663,106, ,909, % 54.80% VINCULADO 3,480,492,001 1,833,597, ,631, % 27.43% PARTICULAR 10,189,694 1,793,794 1,409, % 0.03% Total general 17,088,424,917 6,684,585,781 1,610,549, % % Como se evidencia en el cuadro resumen, se destaca el régimen Subsidiado como el de mayor monto glosado y donde se obtuvo un porcentaje de aceptación sobre el valor de los servicios glosados. ALMA SALUD LTDA - HOSPITAL DE YOPAL ESE II NIVEL % GLOSA ACEPTADA SOBRE LO GLOSADO POR REGIMEN ENERO A DICIEMBRE DE % 70.00% 60.00% 50.00% 40.00% 30.00% 20.00% 10.00% 0.00% % GLOSA FINAL ACEPTADA REGIMEN 138

139 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL RESPUESTA DE GLOSA POR EMPRESA. Con el fin de identificar puntualmente las empresas más representativas en cuanto al monto de la glosa inicial que generaron y se tramito en 2011, se presenta el listado de las 15 primeras entidades como sigue. EMPRESA REGIMEN Valor Objecion Valor Aceptado % Glosa Aceptada CAPRESOCA EPS SUBSIDIADO 2,573,358, ,576, % GOBERNACION DE CASANARE VINCULADO 1,698,253, ,118, % CAPRECOM CASANARE SUBSIDIADO 388,260,216 19,001, % HUMANA VIVIR S.A. EPS SUBSIDIADO 385,271,339 3,525, % QBE SEGUROS S.A. ASEGURADORA 234,943,788 58,437, % LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS ASEGURADORA 209,362,467 62,847, % SALUDCOOP EPS CONTRIBUTIVO 196,864,345 4,628, % EMDIS EMPRESA MUTUAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL SUBSIDIADO DE ARBOLETES E.S.S 122,998,883 12,934, % HUMANA VIVIR S.A. EPS CONTRIBUTIVO 108,178,675 1,365, % SEGUROS DEL ESTADO S.A. ASEGURADORA 79,612,795 51,918, % COMPAÑÍA MUNDIAL DE SEGUROS S.A. ASEGURADORA 52,010,991 25,861, % SEGUROS COLPATRIA S.A ASEGURADORA 51,353,050 17,633, % COOMEVA E.P.S. S.A. CONTRIBUTIVO 44,665,557 11,513, % FONDO FINACIERO DISTRITAL DE SALUD DE BOGOTA VINCULADO 43,473,029 11,391, % SOLSALUD E.P.S. S.A. SUBSIDIADO 37,453, , % El cuadro resumen muestra que la entidad más representativa en el trámite de respuesta de glosa, según el monto presentado es la Capresoca EPS de glosa inicial, con una aceptación de 35.46%. ALMA SALUD LTDA - HOSPITAL DE YOPAL ESE II NIVEL GLOSA ACEPTADA 10 PRIMERAS EMPRESAS SEGUN MONTO INICIAL PERIODO ENERO A DICIEMBRE DE % 60.00% 50.00% 40.00% 30.00% 20.00% 10.00% 0.00% La grafica muestra el comportamiento de aceptación de las entidades más relevante. 139

140 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL RESPUESTA DE GLOSA POR MOTIVOS También se identificaron y clasificaron los motivos de glosa que se generaron en la glosa tramitada, clasificándolos según lo estipulado en la Resolución 3047 de 2008 y 416 de CODIGO MOTIVO DE GLOSA No Items Glosados Valor Glosa Inicial Valor Glosa Aceptada % Participacion Motivo de Glosa Inicial Sobre el Total % Participacion Motivo de Glosa Aceptada Sobre el Total 1 FACTURACION 6,775 1,757,502, ,081, % 38.44% 2 TARIFAS 8, ,933, ,010, % 14.59% 3 SOPORTES 10,245 1,134,862,600 99,546, % 6.18% 4 AUTORIZACION 1, ,421,437 19,563, % 1.21% 5 COBERTURA 1, ,533,367 68,337, % 4.24% 6 PERTINENCIA 2, ,375,823 82,782, % 5.14% 8 DEVOLUCION 1,735 1,523,956, ,227, % 30.19% TOTALES 32,565 6,684,585,781 1,610,549, % % El consolidado muestra que el motivo de glosa inicial más representativo en cuanto a monto objetado es el de Facturación ALMA SALUD LTDA - HOSPITAL DE YOPAL ESE II NIVEL AREAS DE AUDITORIA DE CUENTAS MEDICAS PARTICIPACION % MOTIVOS DE GLOSA GENERAL ENERO A DICIEMBRE DE PERTINENCIA 6.35% 8 DEVOLUCION 22.80% 1 FACTURACION 26.29% 5 COBERTURA 7.05% 4 AUTORIZACION 12.41% 3 SOPORTES 16.98% 2 TARIFAS 8.12% CONCILIACION DE GLOSA POR VIGENCIA Las vigencias conciliadas son de 2008 a 2011, esto debido a la política del Hospital de depuración de los estados de cartera y consecución de recursos financieros; los valores aceptados producto de la misma se desagregan como sigue: 140

141 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL VIGENCIA VR FACTURADO VR OBJECION VR ACEPTADO % ACEPTACION EN CONCILIACION VR SIN ACUERDO EN CONCILIACION ,274,325 2,668, , % ,857, ,237,244 40,256, % 28,397, ,868,371,301 1,960,035, ,995, % 12,280, ,580,499, ,283, ,125, % 104,200 TOTALES 5,017,001,885 3,051,224, ,974, % 40,781,737 Como se muestra la tabla de datos la aceptación final en conciliación es de 10.81%, lo que indica que la recuperación efectiva de recurso corresponde a 89.19% ALMA SALUD LTDA - HOSPITAL DE YOPAL ESE II NIVEL % GLOSA ACEPTADA EN CONCILIACION POR VIGENCIA ENERO A DICIEMBRE DE % 22.39% 20.00% 15.00% 15.71% 9.03% 13.47% 10.81% 10.00% 5.00% 0.00% TOTAL VIGENCIAS CONCILIACION DE GLOSA POR EMPRESA A continuación se muestra una tabla con el orden de las empresas con quien más se concilio de acuerdo al monto reiterado de glosa. 141

142 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL REGIMEN EMPRESA % GLOSA VR FACTURADO VR OBJETADO VR ACEPTADO ACEPTADA EN CONCILIACION % PARTICIPACIO N GLOSA A CONCILIAR X EMPRESA VR SIN ACUERDO EN CONCILIACION VINCULADO GOBERNACION DE CASANARE 2,167,774,191 1,655,947,710 92,652,240 0 SUBSIDIADO EMDIS SALUD 886,806, ,944,731 99,898, % 26.91% 11,153,907 SUBSIDIADO CAPRESOCA 789,745, ,189,669 82,765, % 7.41% 0 SUBSIDIADO CAPRECOM CASANARE 270,196, ,684, % 4.48% 0 CONTRIBUTIVO COOMEVA 218,263,734 54,015,819 21,233, % 1.77% SUBSIDIADO HUMANAVIVIR 125,290,430 52,774,106 1,147, % 1.73% 19,752,318 VINCULADO FONDO FINANCIERO DISTRITAL DE SALUD DE 44,894,589 BOGOTA 26,731,192 6,383,063 9,875,512 VINCULADO Secretaria de Salud de Boyaca 49,327,934 26,084,563 3,285,136 0 CONTRIBUTIVO FAMISANAR 49,311,182 15,160,265 6,813, % 0.50% 0 VINCULADO SECRETARIA DE SALUD DE CUNDINAMARCA 18,070,344 14,052,803 13,311,744 0 CONTRIBUTIVO HUMANAVIVIR 367,283,930 10,364, , % 0.34% 0 IPS PRIVADA COLOMBIANA DE SALUD 21,151,570 5,053,671 1,012, % 0.17% 0 ESPECIAL DGSM - BASPC N. 16 4,857,785 4,686, , % 0.15% 0 IPS PRIVADA SES SALUD LTDA 2,924,400 1,426, , % 0.05% 0 VINCULADO SECRETARIA DE SALUD DEL CESAR 1,073,300 1,073, ,086 0 SUBSIDIADO CAPRECOM BOGOTA 29,700 33, % 0.00% 0 Total general 5,017,001,885 3,051,224, ,974, % % 40,781,737 ALMA SALUD LTDA - HOSPITAL DE YOPAL ESE II NIVEL % GLOSA ACEPTADA 10 PRIMERAS EMPRESAS EN CONCILIACION ENERO A DICIEMRE DE % 45.00% 40.00% 35.00% 30.00% 25.00% 20.00% 15.00% 10.00% 5.00% 0.00% La grafica evidencia los porcentajes de aceptación de las entidades con quien se realizo conciliación AUDITORIAS POR PROCESOS JUDICIALES, CONCILIACIONES E HISTORIA CLINICAS POR QUEJAS. Se realizaron 78 auditorías de historias clínicas de las cuales se resaltan dos procesos los cuales fueron favorables para el hospital Yopal en fallo de última instancia por el juzgado y/o tribunal, cuyo monto pretendido por los demandantes estaba alrededor de los $

143 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL INTERVENTORIA AL PROCESO DE FACTURACION TABLA DE COMPORTAMIENTO INFORME GENERADOS PROCESO DE INTERVENTORIA DE ENERO A NOVIEMBRE DEL AÑO 2011 Mes Evaluado Fecha presentacion de informe Monto Radicado Facturas Radicadas Facturas Revisadas por Interventoria Facturas con Inconsistencia Valor Total Subfacturado Valor Recuperado por Refacturacion Procesos Express Valor no Recuperables Valor Recuperado por descuento a Procesos Express agosto sept 17-Ene-11 5,228,388,160 11,993 2, ,550,798 9,237, ,312,977 Octubre-Nov 02-Feb-11 12,214 1, ,707,887 6,162, ,545,631 Octubre-Nov 09-Feb-11 1,675,448,870 2, ,736,180 3,242, ,791 Dic Enero Mar-11 4,339,813,076 9,806 1, ,027,183 18,076, ,226 3,294,410 Enero del Abr-11 4,316,629,567 12, ,892,397 14,381, ,510,579 Febrero del Jun-11 2,675,460,176 7, ,573,998 18,301, ,272,997 Marzo del Jul-11 1,915,982,040 6, ,838,793 9,859, ,979,624 Abril del Ago-11 4,378,358,350 15, ,113,708 11,500, ,613,242 Abril del Ago-11 2,748,159,939 6,180 1, ,197,817 5,584, ,613,774 Mayo del Sep-11 5,675,601,714 15,545 1, ,975,503 5,257, ,718,493 Junio del Sep-11 4,377,557,362 11,332 1, ,262,317 4,858, ,404,148 Julio del Sep-11 3,993,322,285 11,001 1, ,658,372 7,239, ,418,499 Agosto del Oct-11 3,376,650,698 9,378 1, ,294,800 6,916, ,378,312 Septiembre del Nov-11 3,596,591,627 11,630 1, ,304,610 5,461, ,842,838 Oct- Nov del Ene-12 3,772,216,256 10, ,324, ,324, ,070,180, ,703 17, ,459, ,078, ,226 59,724,188 Nota: del Informe de octubre del 2011 aun no se tiene respuesta por parte de Procesos Express para definir el valor recuperado por refacturacion y el definitivo Recuperado con responsabilidad y cango a Procesos express JAVIER ANTONIO FESTER ALVIS DELEGADO INTERVENTORIA POR FACTURACION 143

144 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD SISTEMAS DE INFORMACIÓN La Gerencia del Hospital, en procura del Mejoramiento Continuo de la Calidad, en la Prestación de Servicios de Salud, y en Cumplimiento del Plan de Desarrollo Pensando En la Salud de Todos , ofrece a los usuarios del departamento de Casanare y la Orinoquia servicios integrales de salud, que benefician a la totalidad de la población. La información que se genere en la todas y cada una de las unidades productivas y de apoyo Gerencial, administrativo, financiero y logístico, debe ser confiable, oportuna, veraz, de calidad, Cuantificable, intercambiable y comparable, mediante la estandarización de la producción, Almacenamiento, procesamiento y transmisión de los datos, de manera que permita la Comunicación e interacción de todas las unidades y su uso en la operación y gestión, así como La comunicación con los entes de vigilancia y control del estado y del sector salud en Particular. OBJETIVO GENERAL Brindar apoye su gestión operativa y estratégica, mediante la planeación y evaluación Permanente de necesidades y recursos, en función del desarrollo institucional y del avance Tecnológico. Garantizar la operación del Sistema Integral de Información brindado apoyo en cuanto a capacitación y soporte a todas las Unidades Productivas OBJETIVO ESPECIFICO Garantizar el funcionamiento del sistema de información que cuenta el Hospital de Yopal ESE. Garantizar el funcionamiento correcto de la red de datos. Garantizar el buen funcionamiento del hardware en todos los servicios. Apoyo en el diagnóstico y solución de problemas de software y hardware. GESTION REALIZADA COMPUTADORES Y RED DE DATOS. 144

145 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL AREA ACTIVIDAD URGENCIAS - Se cambia todo el tipo de comunicación inalámbrico por cableado con el fin de coregir caidas del sistema constantemente - Se presta el servicio de soporte cada vez que fue requerido. - Se cambia el swich 10/100 del area por uno de 100/ Instalan dos nuevos puntos de red electrica y datos para ingreso de urgencias y control de consultorios AREA ESTADISTICA ACTIVIDAD - Se cambia todo el tipo de comunicación inalámbrico por cableado con el fin de coregir caidas del sistema constantemente - Se presta el servicio de soporte cada vez que fue requerido. AREA SEGURIDAD DE LA RED ACTIVIDAD - Se realiza cambio de configuracion de las policas de bloqueo a los equipos de computo en el acceso a internet. - se establecieron reglas de seguridad en la administración de los servicios de internet para mejorar la subida y bajada del servicio - se realizaron reglas en las cuentas de los usuarios de los equipos de computo del hospital de Yopal para dar un mayor sentido de institucionalidad como se describe en las siguientes actividades - Se realizo revisión de las propiedades de red asignadas por las políticas del hospital de Yopal. - Debido a fallas en la velocidad de bajada y subida del canal de internet 6.5 M del operador TELEFONICA, se realizo una revisión desde el equipo ADSL hasta el equipo PROXY. - Se realizaron actividades relacionadas con la administración de la red estructurada de datos LAN e inalámbrica - Se han realizado configuración de políticas de bloqueo a equipos de cómputo en el acceso a equipos de la red, permisos en dependencias, atributos en la cuentas de usuario. - Se instalo un switch marca TRENDNET modelo TE100-S24G en el centro de cableado del nodo 4 ubicado en el cuarto de comunicaciones del área administrativa. Anexo formato de soporte técnico. - Se realizo la instalación de un convertidor de fibra óptica a rj45 de marca TRENDNET 10/100 en el centro de cableado el nodo 4 ubicado en el cuarto de comunicaciones del área administrativa. Anexo formato de soporte técnico. - Se instalo un switch marca QPCOM en el centro de cableado del nodo 7 ubicado en el área asistencial en la salida de pediatría ya que presenta errores en su conexión. Anexo formato de soporte técnico. - Se instalo un switch marca TRENDNET modelo TE100-S24G en el centro de cableado del nodo 8 ubicado en el área asistencial en la cuarto de control ubicado en el archivo en consulta externa. Anexo formato de soporte técnico. - Se instalo un switch marca 3COM modelo 3CRB5G5293 en el centro de cableado del nodo 5 ubicado en el área asistencial en la cuarto de control de apoyo diagnostico. Anexo formato de soporte técnico. - Se instalo un switch marca 3COM modelo 3CRB5G5293 en el centro de cableado del nodo 6 ubicado en el área asistencial en el pasillo de la salida de laboratorio a urgencias. Anexo formato de soporte técnico. - Se realizo identificación de cada uno de los centros de cableado identificando cada uno de los equipos y rotulándolos. 145

146 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL AREA ACTIVIDAD Servidor DGH - Formateo el servidor, instalacion del sistema operativo SQL 2008 R2, instalacion del sistema de informacion DGH y paso de las bases de datos. - Realiza monitoreo periodico para garantizar fucionamieto del mismo SERVIDORES Servidor de Dominio - Se realizan cambios en las unidades organizativas de dominio y en el control de direccionamiento IP. - Mantenimiento preventivo de los discos que conforman el RAID y se adecua equipos en las unidades especiales. - Se establecieron políticas de dominio con restricciones para determinados grupos del área administrativa y asistencial, al presentarse cambios de los fondos de pantalla, iconos del escritorio, barras de tareas. - Se aumento la seguridad en las reglas de dominio y en el control de direccionamiento ip. - Se realizaron cambios en el direccionamiento ip de equipos de computo propiedad del hospital de Yopal, segmentos asignados a equipos de computo de terceros, de la misma forma se estableció un control de entrada a los servicios de red y aplicativos con la oficina de activos del hospital de Yopal. Servidor Proxy - Mnteimiento preventivo, limpieza de canales en el cache, restauracion de los servicios de internet, ealiza cambio en el firewall de acceso - Se bloqueo por el firewall el acceso por protocolo seguro https a las redes sociales. - Se revisaron reglas y optimizar el cache del proxy. - Se desbloquearon equipos los cuales no ingresaban a las aplicaciones por problemas de red. - En monitoreo realizado se encontró una saturación entre los horarios de 7:30 A.M 6:30 P.M y con mayor entre el horario de 6:30 P.M 6 A.M. - Se realizaron cambios en el servidor de dominio, central de cuarentenas, proxy para mejorar las políticas de seguridad y manejo de intercomunicación de la información por la red local. - Se realizaron cambios de líneas de comandos en el servidor squid y firewall en el acceso por protocolo seguro https a las redes sociales. - Se ha realizo limpiezas semanales en el cache del proxy para mejorar la velocidad de bajada y subida del servicio de internet AREA ACTIVIDAD CORREOS ELECTRONICOS - Se cambian y reorganizan las cuentas de correo electronico de acuerdo a las areas de la organización. - Se administra las cuetas de coreo institucional. - Se instala libreta de direcciones actualizada del Hospital de Yopal. - realiza mantenimiento del las cuentas y funcionamiento del Hosting. - se instalaron complementos de ayuda como calendario, bowser y claves maestras para dar mayor seguridad, se realizo el backup del webmail del hosting del operador COLOMBIA HOSTING SISTEMA DE INFORMACION DINAMICA GERENCIAL HOSPITALARIA. 146

147 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL AREA DGH ACTIVIDAD Se realizaron 3 actualizaciones del sistema de informacion durante el año. Revision del modulo de laboratorio arreglando los informes que se demoraban demaciado en ejecutarse. Se realiza los respectivos controles de copia de datos, en este momento se están generando copias de datos automáticas todos los días a las cero horas - realiza la empres provvedora del software ajustes solicitados en las diferentes areas. AREA CONTABILIDAD ACTIVIDAD Se apoya el cierre de los meses de Julio, Agosto y Septiembre, luego de correr el proceso de recalculo de saldos, debido a que presentaba inconsistencia de datos los informes, debido a Terceros que estaban mal definidos. - se apoya el cierre contable - realizan 9 informes solicitados para consulta del area. - Syac limitada realiza correcciones solicitadas. AREA PRESUPUESTO ACTIVIDAD Soporte a los procesos solicitados por los funcionarios del área. Se realiza cambio de tercero en un compromiso el cual se le había asignado erradamente otro tercero, así como ajuste de fechas de algunos documentos que por equivocación quedaron en fechas que no correspondían.. - se apoya el cierre presupuestal. - se realizan 10 informes de consulta solicitados por el area. - La empresa proveedora del software realiza ajustes solicitados. AREA FACTURACION ACTIVIDAD Con la Actualización se soluciona un inconveniente en la liquidación de materiales en Accidentes de tránsito, en este mismo tema se evidencia que al momento de Liquidar los facturadores estaban cambiando manualmente los servicios y productos y asociándolo a cada entidad, situación que también genera inconsistencia al momento de liquidar dichas facturas. Apoyo al área de Facturación en los procesos de liquidación de Facturación de Accidentes de Tránsito, ajustes de Hojas de Trabajo que al liquidarlas los medicamentos salían en cero (0), debido al cubrimiento en fechas del contrato. Se creó un Procedimiento Almacenado en el motor de BD SQL, para confirmar automáticamente las Órdenes de Servicios de los módulos de Facturación e Historias Clínicas para evitar demoras a la hora de la liquidación y generación de la Factura, este proceso se ejecuta cada 2 horas. Se realizan cambios de fechas y contratos en algunas Facturas solicitadas por el área de Facturación para poder ser radicadas. Se está realizando un manual de configuración de Procedimientos Quirúrgicos y Liquidación de Cirugías por parte de los facturadores. - Se realizan 22 informes diferentes solicitados por el area. - Syac empresa proveedora del software realiza 6 solicitudes y 13 correcciones solicitadas. 147

148 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL AREA ADMICIONES ACTIVIDAD Se entrega Reporte para la generación del los Archivos Planos del Formulario Único de Reclamación del FOSYGA (FURIPS I y FURIPS II), para su respectiva radicación. En este punto se identifica que se generan inconsistencias debido a que algunos procesos no fueron llevados de manera adecuada, se identifican puntualmente 4 casos que generan dichas diferencias: - Facturas a contratos de Accidentes de Tránsito pero el Ingreso no es de Accidente de Tránsito. - Facturas de Accidente de Tránsito a las cuales no se les hizo FURIPS - FURIPS a los cuales no se les relaciono la factura correspondiente - Servicios (Procedimientos Quirúrgicos) Marcados como Paquetes - se realizan 10 informes de consulta solicitados por el area. - La empresa proveedora del software realiza 6 ajustes y 2 correcciones solicitados. AREA CONTRATACION ACTIVIDAD Apoyo en la creación de Manuales de Tarifa y Cubrimiento de Servicios. Se bloquean algunos servicios de laboratorio de acuerdo a solicitud de la Subgerencia de Prestación de Servicios. Se crea reporte de gestión de contratos, para realizar seguimiento a los mismos, se crea reporte para la identificación de servicios mal facturados cobrados por debajo de la tarifa que establece el decreto Se realiza reunión para definir bitácora de observaciones (se anexan soportes). - se realizan 2 informes de consulta solicitados por el area. - La empresa proveedora del software realiza 1 ajustes y 1 correcciones solicitados. AREA CONSULTA EXTERNA ACTIVIDAD Soporte a los procesos solicitados por los funcionarios del área - se realizan 3 informes de consulta solicitados por el area. - La empresa proveedora del software realiza 1 ajustes y 1 correcciones solicitados. AREA TESORERIA ACTIVIDAD Se ajustan las fechas de los documentos de los meses de Agosto y Septiembre y posteriormente se ejecuta el proceso de actualización de Usuarios y Fechas y Actualización de Saldos de Tesorería. - se realizan 4 informes de consulta solicitados por el area. - La empresa proveedora del software realiza 2 ajustes y 1 correcciones solicitados. AREA CARTERA ACTIVIDAD Soporte a los procesos solicitados por los funcionarios del área. Revisa anticipos el cual permite controlar los saldos de dichos anticipos y contra que facturas se han realizado traslados, así mismo está desarrollando el Informe de Saldos de CXC por Cuenta contable. Se realiza ajuste de los datos correspondientes al cliente Saludcoop el cual presentaba inconsistencias en el informe de Seguimiento de Facturas debido a que en Diciembre del año 2010 se hicieron algunos ajustes por la Base de Datos lo que genero inconsistencias, para solucionar este inconveniente se realizó un proceso de validación y corrección factura a factura y se encontraron 1550 facturas con este inconveniente, por otra parte se evidencia que clientes como Gobernación del Casanare y Capresoca también tienen el mismo inconveniente y se está realizando el proceso de ajuste.. - se realizan 6 informes de consulta solicitados por el area. - La empresa proveedora del software realiza 2 ajustes y 3 correcciones solicitados. 148

149 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL AREA INVETARIOS ACTIVIDAD Se apoya el proceso de cierre de Inventarios del mes de Julio, el cual presentaba inconsistencias entre el Kardex y el Inventario Físico debido a procesos erróneos generados enel área de almacén (diferencias en2 productos Lotes y Fechas de Vencimiento). - se realizan 6 informes de consulta solicitados por el area. - La empresa proveedora del software realiza 2 ajustes y 3 correcciones solicitados. - La empresa proveedora del software realiza 2 ajustes y 1 correcciones solicitados. AREA AREA HISTORIA CLINICA PAGOS ACTIVIDAD Se realizaron los soportes respectivos a las llamadas de los diferentes servicios del hospital. Se han realizado las inducciones a los médicos nuevos que contrata el hospital en el manejo del aplicativo DGH (Historias Clínicas). - realizan 18 clases de informes solicitados poe el area. ACTIVIDAD - Soporte a los procesos solicitados por los funcionarios del área. - Se realiza 10 informes solicitados para esta dependencia. - Capactacion del personal. AREA NOMINA ACTIVIDAD - sacan saldos iniciales de junio de 2010 a junio de Se hace el proceso de liquidación del mes de Agosto y Septiembre en la Versión FOX 9.0, durante este proceso de entrada en producción se evidencia que se deben hacer ajustes a los parámetros que inicialmente se le habían cargado al módulo para garantizar su correcta contabilización, este proceso lo está realizando la doctora Zoraya Gutiérrez Contadora de la Institución, así mismo se revisan las formulas de los conceptos, se define que para elmes de Octubre se unificaran todos los grupos y quedarán solamente 3 grupos los cuales se definirán de la siguiente manera: - Realiza nomina de agosto a Diciembre de 2011 AREA GESTION GERENCIAL ACTIVIDAD Se desarrollan los siguientes Indicadores de Gestión del Hospital: - Consulta de Medicina General electivas realizadas - Consulta de Medicina general urgentes realizadas - Consulta de Medicina Especializada electivas realizadas - Consulta de Medicina Especializada urgentes realizadas - Otras Consultas Electivas realizadas - Partos Vaginales - Partos por Cesárea - Egresos Obstétricos AREA ACTIVOS FIJOS ACTIVIDAD Inicia el proceso de capacitación, refuerzo y validación de tareas del módulo 149

150 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL AREA ACTIVIDAD CONTROL DE MANTENIMIENTO Inicia el proceso de capacitación, refuerzo y validación de tareas del módulo. - inicia trabajo revisando plantillas iniciales. AREA CONTRATACION ESTATAL ACTIVIDAD El día miércoles 2 de Noviembre se inicia el proceso de capacitación, refuerzo y validación de tareas del módulo. - se trabajan las plantilas para subirlas al sistema. AREA ACTIVIDAD COSTOS HOSPITALARIOS Inicia el proceso de capacitación, refuerzo y validación de tareas del módulo. UNIDAD DE APOYO LOGÍSTICO INSITUCIONAL La Unidad de Apoyo Logístico perteneciente a la Subgerencia Administrativa y Financiera es la responsable de atender la demanda de servicios del hospital, relacionados con mantenimiento general, mantenimiento biomédico, aseo y asepsia hospitalaria, seguridad y vigilancia, gestión integral de residuos hospitalarios, medio ambiente, archivo documental, entre otros, los cuales presta como apoyo a la gestión de prestación de servicios de salud y respaldo a los servicios administrativos y financieros. Dentro del cumplimiento de las actividades programadas para el periodo evaluado, se ha logrado dar respuesta en algunas áreas a su totalidad y en otros campos se ha evidenciado dificultades, pero en general se ha mejorado la intervención en las instalaciones hospitalarias, además del inicio en intervención de las nuevas instalaciones del hospital. OBJETIVO GENERAL DEL INFORME Brindar apoyo logístico Implementar vigilancia, seguridad y control de visitas Implementar plan de emergencias interna y externa Manejo seguro de equipos biomédicos Servicio de mantenimiento de infraestructura Servicio de mantenimiento de muebles y enseres Atender procesos asistenciales y administrativos Implementación de hospital verde AREA AMBIENTAL Manejo de los residuos hospitalarios Los residuos sólidos hospitalarios generados en la institución se clasifican en tres grandes grupos distribuidos en reciclaje, contaminados los cuales se 150

151 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL envían a incineración y los residuos biodegradables y ordinarios de los cuales gran parte de material biodegradable viene siendo aprovechado en proyecto de lombricultura establecido en la empresa, el restante material es enviado al relleno sanitario. A continuación, se presentan las cantidades de residuos generados durante el segundo periodo del presente año y su respectiva disposición. Consolidado de residuos hospitalarios generados en el Hospital de Yopal E.S.E. Segundo semestre de Mes TD % R (Kg) TD (I) % R (I) (Kg) TD (RS) % R (RS) (Kg) TD (lomb.) % R (lomb.) (Kg) Reciclaje Reciclaje Incineración Incineración R. sanitario R. Sanitario Lombricultivo Lombricultivo Total Julio 5, , Agosto 10, , Septiembre 5, , Octubre 6, , Noviembre 6, , Diciembre 5, , TOTAL 6, , Fuente: Consolidado de residuos hospitalarios. Hospital de Yopal. Año Donde: TD : Tasa de destinación a reciclaje (%) R : Residuos reciclados (k/mes) TD (I): Tasa de destinación incineración (%) R (I): Residuos Incinerados (kg/mes) TD (RS): Tasa de destinación relleno sanitario (%) R (RS): Residuos para relleno sanitario (Kg/mes) TR: Total residuos generados (kg/mes) TD (lomb.) %: Tasa de destinación lombricultivo (%) R (lomb.) (Kg): Residuos aprovechados en lombricultura (kg/mes) TR (Kg) La destinación de los residuos hospitalarios se encuentra debidamente establecidos y definidos, así: los residuos reciclables (cartón, papel, plástico, bolsas de suero) son comercializados por la oficina de participación social y comunitaria, donde los recursos se aprovechan para el suministro de elementos de aseo a pacientes de bajos recursos. En cuanto a los residuos contaminados, hasta el mes de noviembre, fueron transportados y desactivados por la empresa SERPET con sede en la ciudad de Yopal y a partir de dicho mes, se inició la prestación del servicio por la empresa DESCONT ESP con sede en Bogotá. En aprovechamiento de los residuos orgánicos mediante el proyecto de lombricultura, se viene disminuyendo progresivamente el envío de estos 151

152 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL residuos al relleno sanitario y se aprovecha mediante la generación de humus y semilla de lombriz. INDICADORES DE DESTINACIÓN PARA RECICLAJE Los residuos reciclados en la empresa corresponden a cartón proveniente de los empaques, garrafas plásticas, y papel de oficina. Estos residuos son comercializados por la oficina de participación social y comunitaria del hospital, quienes mediante un manejo social, venden el material y adquieren elementos de aseo y vestuario para pacientes de bajos recursos que llegan a la institución. Durante el segundo semestre, se ha aprovechado todo el material reciclado el cual es seleccionado, almacenado y preparado para la venta por parte del personal auxiliar del hospital quienes se encargan de esta actividad. Una vez listo este material, se procede por parte de la oficina de trabajo social a la venta del mismo. Clasificación de los residuos sólidos reciclados generados en el Hospital Yopal E.S.E. Segundo semestre de Mes Plástico Cartón TD Papel TD Otros TD Reciclaje TD % (kg) (Kg) % (Kg) % (Kg) % (kg) Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre TOTAL Fuente: Consolidado de residuos hospitalarios. Año IDR = RR/RT*100 El Índice de Destinación para Reciclaje se calcula de la siguiente manera: Para el segundo semestre del año 2011: IDR = RR/RT*100 IDR = (7242 Kg. / Kg.)*100 IDR = 6,6 % Donde: IDR = Indicadores de Destinación para Reciclaje (%) RR = Residuos Reciclados (kg) RT= Residuos Totales (Kg) Es de resaltar que se ha venido mejorando la separación de los residuos en la fuente, mediante la concientización del personal para que haga parte de este proceso. Además de la implementación de métodos de aprovechamiento del papel por ambas caras y el establecimiento de medios para la recolección del 152

153 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL papel en las oficinas y sitios donde se encuentren impresoras. Buscando reducir el uso de papel en las oficinas, el hospital ha implementado el uso del correo electrónico como medio seguro y amigable con el medio ambiente. INDICADORES DE DESTINACIÓN PARA INCINERACIÓN IDI = RI/RT*100 El Índice de Destinación para Incineración se calcula de la siguiente manera: Para el segundo semestre del 2011 IDI = Kg. / kg.*100 IDI = 45.1 % Donde: IDI = Indicadores de Destinación para Incineración (%) RI = Residuos Incinerados (kg) RT= Residuos Totales (Kg) Desactivación de los residuos sólidos peligrosos generados en el Hospital Yopal E.S.E. Segundo semestre de Mes Biosanitario (kg) (I) TD (I) % Anatomopatológi co (kg) (I) TD (I) % Corto - punzante (kg) (I) TD (I) % Fármacos (kg) (I) TD (I) % Medicamentos vencidos Incineració n (kg) (I) TD (I) % (kg) (I) Julio Agosto Septiembr e Octubre Noviembr e Diciembre TOTAL Fuente: Consolidado de residuos hospitalarios. Año 2011 En cuanto al almacenamiento de estos residuos en la central de acopio, los residuos Biosanitario se depositan en canecas plásticas y para el material Anatomopatológico se almacena el refrigerador disponible para tal fin; inmediatamente es recogido en los servicios. Los corto punzantes son desactivados con peróxido de hidrogeno y luego son almacenados en la celda de residuos contaminados. En la parte de líquidos fijadores y reveladores generados en rayos X, durante el segundo semestre no se generaron residuos debido a que se encuentra el hospital implementado el sistema de digitalización de las placas de rayos x, las 153

154 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL cuales mediante un equipo se hace la lectura de la misma sin requerirse su revelado, lográndose en los meses siguientes cero generación de líquidos revelador y fijador. La totalidad de los residuos contaminados fueron transportados y desactivados por la empresa SERPET en recorridos realizados los días martes y viernes de cada semana, hasta el mes de noviembre, a partir de dicho mes, se inicia la prestación del servicio por parte de la empresa DESCONT ESP. INDICADORES DE DESTINACIÓN PARA RELLENO SANITARIO IDRS = RRS/RT*100 El Índice de Destinación para Relleno Sanitario se calcula de la siguiente manera: Para el segundo semestre del 2011: IDRS = Kg. / kg.*100 IDRS = 44 % Donde: IDRS= Indicadores de Destinación para Relleno Sanitario (%) RRS = Residuos Enviados a Relleno Sanitario (kg) RT= Residuos Totales (Kg) Los residuos enviados a relleno sanitario fueron transportados por la empresa de acueducto alcantarillado y aseo del municipio (AAAY), encargada de la recolección y transporte, cuyos recorridos se realizan a diario. INDICADORES DE DESTINACIÓN PARA LOMBRICULTURA IDL = RL/RT*100 El Índice de Destinación para lombricultura se calcula de la siguiente manera: Para el segundo semestre del 2011: IDL = 4336 Kg. / kg.*100 IDRS = 4 % Donde: IDL= Indicadores de Destinación para Lombricultivo (%) RL = Residuos Enviados a lombricultura (kg) RT= Residuos Totales (Kg) El proyecto de lombricultura se viene desarrollando desde finales del año 2009 donde se aprovecha los residuos orgánicos generados en el área de cafetería y cocina mediante la generación de humus. Actualmente se viene aprovechando un promedio de 27 kilogramos por día, lo que permite disminuir la cantidad de material enviado al relleno sanitario, además de la generación de abonos orgánicos los cuales son aprovechados en los prados y jardines de la empresa. Otra metodología de aprovechamiento de los residuos orgánicos se tiene establecida con la alimentación del grupo de iguanas las cuales en promedio 154

155 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL existen unas 130 unidades, las cuales se apoya su alimentación en la temporada de verano. Manejo de aguas residuales Las actividades se encaminaron a lograr el funcionamiento continuo de la PTAR con el fin de recuperar los parámetros físico químico y bacteriológico del agua vertida antes de ser enviada al alcantarillado municipal. Teniendo en cuenta el plan de mantenimiento, se realizó el mantenimiento preventivo a las bombas sumergibles, descarga del tanque de homogenización y reactivación del proceso de tratamiento de La PTAR. Aún existe inconveniente debido al atascamiento de las bombas debido al lodo, lo que requirió nuevamente el desmonte y envío al taller para su arreglo. Control de vectores y roedores Se viene dando cumplimiento al cronograma establecido en el año para el control de vectores y roedores en el hospital mediante fumigaciones, instalaciones de cebo y control de comején en las diferentes dependencias hospitalarias. Además de refuerzos de acuerdo a las necesidades. Además se realizaron actividades de recolección de inservibles dos veces por semana las cuales incluye recorrido interno como externo en áreas aledañas al hospital y lavado de tanques de almacenamiento de agua. MANTENIMIENTO BIOMEDICO Esta actividad viene siendo realizada por la empresa Icommerce mediante el proceso de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos biomédicos. Mantenimiento preventivo en el Hospital de Yopal En el periodo se realizaron 1437 servicios de mantenimiento preventivo de los equipos biomédicos. Distribución de los mantenimientos preventivos en el Hospital de Yopal E.S.E. Segundo semestre de 2011 MES Mto. Preventivo JULIO 293 AGOSTO 225 SEPTIEMRE 111 OCTUBRE 260 NOVIEMBRE 391 DICIEMBRE 157 TOTAL 1437 Fuente: base datos biomédicos. Año Mantenimiento correctivo en el Hospital de Yopal El periodo comprendido se realizó 118 mantenimientos correctivos, siendo julio 155

156 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL el mes con mayores mantenimientos correctivos. Distribución de los mantenimientos correctivos en el Hospital de Yopal E.S.E. Segundo semestre de MES CORRECTIVOS JULIO 35 AGOSTO 18 SEPTIEMRE 16 OCTUBRE 16 NOVIEMBRE 18 DICIEMBRE 15 TOTAL 118 Fuente: base datos biomédicos. Año MANTENMIMIENTO DE AIRES ACONDICIONADOS Actividad que viene siendo realizado por la empresa Climatización Industrial mediante el mantenimiento preventivo y correctivo de los aires acondicionados, aún persisten falencias con algunos aires como es el caso de esterilización, salas de cirugía, UCIN, entre otros, los cuales por su desgaste, presentan inconvenientes continuos. MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA, MUEBLES Y ENSERES Durante el semestre se ha venido atendiendo las necesidades de los servicios con el fin de realizarle un sostenimiento de la misma, mientras se realiza el traslado a la nueva sede programado para finales del mes de marzo de Distribución de los servicios de mantenimientos requeridos por Helpdesk en el Hospital de Yopal E.S.E. Segundo semestre de DEPENDENCIAS total servicios atendidos total servicios no atendidos Mantenimiento mantenimiento biomédico lavandería 1 9 mantenimiento de aires 0 21 servicios generales 0 7 TOTAL Fuente: base datos helpdesk. Año 2011 Los servicios de aires acondicionados cargados al servicio, se ha solicitado al contratista, realizar el registro de la información, una vez atendido, por cuanto aparecen como si no se hubiera prestado el servicio. En cuanto a los servicios de mantenimiento, algunos no se han realizado por falta del material o en algunos caso es porque no es posible cumplir la actividad. 156

157 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL Adecuación, mantenimiento, arreglo de infraestructura de la institución. Dentro de las actividades de remodelación se procedió a realizar las obras necesarias que permitan dar cumplimiento a los estándares de habilitación en los servicios de urgencias, pediatría, ginecología, entre otras. Servicio zonas comunes: se realiza mantenimiento preventivo al corredor que va desde el servicio de maternidad hasta el comedor mediante resane y pintura general. Mantenimiento Cerramiento perimetral. Mantenimiento Corredores internos. Servicio de consulta externa: se realiza mantenimiento general del servicio, mediante resane y pintura general de las instalaciones internas y externas, 157

158 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL además del arreglo de las instalaciones eléctricas. Mantenimiento servicio consulta Externa Servicio de salas de cirugía: se realiza mantenimiento general del servicio, mediante resane y pintura general de las instalaciones internas y externas, además del arreglo de las instalaciones eléctricas. Incluye cirugía programada, salas de recuperación, pasillos y demás. Fachada del área de sistemas y cardiología: se realiza mantenimiento de las paredes externas del área de cardiología y sistemas, mediante resane y pintura. Adecuación exterior de Sistemas y cardiología. Despliegue y desarrollo de plan hospital verde Este campo viene siendo intervenido a nivel de la empresa mediante el cambio progresivo de lámparas de iluminación de 80 vatios por lámparas de iluminación electrónicas de 64 vatios (6 unidades y 30 tubos slim) en 158

159 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL oficinas. Cambio progresivo de bombillos incandescentes de 100 vatios por bombillos ahorradores de energía de 25 vatios. Revisiones periódicas de instalaciones eléctricas, cambio de cableado, tomas eléctricas deterioradas. Además del mantenimiento preventivo de la planta eléctrica de emergencia. Suministro de agua potable. Con el fin de suministrar agua potable a las dependencias, se continua con las diferentes actividades encaminadas a mantener los parámetros físico químicos y bacteriológicos según la norma y para ello se realizaron las siguientes actividades: Se realizó cambio de filtros (30 unidades) a los diferentes dispensadores de agua de los servicios, además de limpieza de los dispensadores. Filtración y cloración diaria del agua en la PTAP. Control de fugas de agua en las diferentes dependencias Resultados de los monitoreo al agua potable en el Hospital de Yopal E.S.E. segundo semestre de ENVIADA POR: COMERCIAL Y SERVICIOS ING 17 de Agosto 2011 CARACTERISTICA S UNIDAD DECRETO 2115 Físico químico P. pozo profundo Disp. Adm. bacteriológico g. ginecolo Dis. gía Materno COLOR UND TURBIEDAD UNT 2 0,83 0, PH UND ,34 7, CO2 mg/l-co ALCALINIDAD TOTAL mg/l- CaCO mg/l- ACIDEZ TOTAL CaCO DUREZA TOTAL mg/l- CaCO D. CALCIO mg/l- CaCO D. MAGNESIO mg/l- CaCO HIERRO TOTAL mg/l-fe 3 0,24 0, CLORUROS mg/l-cl 250 9, umhos/cm CONDUCTIVIDAD -25ºC N. AMONIACAL mg/l-n 0,24 0, N. NITRITOS mg/l-n 0,1 <0.01 < N. NITRATOS mg/l-n 10 0,14 0, MANGANESO mg/l-mn 0, Dis. Ucin con. Externa 159

160 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL SULFATOS mg/l-so ,6 32, ORTOFOSFATOS mg/l-p 0,5 0,03 < SOLIDOS TOTALES mg/l S. SUSPENDIDOS TOTALES mg/l <5 < S. DISUELTOS TOTALES mg/l S. SEDIMENTALES <0.1 < COLIFORMES TOTALES NMP/100 ml <2 microorganismos/1 00 cm COLIFORMES FECALES NMP/100 ml <2 microorganismos/1 00 cm3 < Se realiza mantenimiento a jardines y árboles plantados, además de la implementación de sistema de riego para los mismos en la temporada de verano mediante riego por goteo. Además se viene desarrollando reforestación en las instalaciones del nuevo hospital como se relaciona más adelante. Relación de recipientes para residuos hospitalarios entregados a los diferentes servicios durante segundo semestre del año 2011 SERVICIO Roja pedal Roja vaivén Verde pedal Verde vaivén Gris pedal Roja Verde 15LTS 45LTS 15LTS 45LTS 15 LTS 110 LTS 110 LTS Materno Pediatría Ginecología UCIN San Agustín Santa Mónica San Rafael Consulta externa Urgencia Urgencias Cirugía Pensión Almacenamientos TOTAL SERVICIO DE ROPERIA HOSPITALARIA 160

161 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL En el segundo semestre de 2012 se entregó un total 1249 prendas, de las cuales el mayor porcentaje se entregó al servicio de Esterilización. Comparado con la cantidad de ropa entregada en el primer semestre del año, se refleja una disminución de un 50% aproximadamente, debido a que en el primer semestre se hizo entrega de toda la ropa que hacía falta en los servicios, mientras que en el segundo semestre la ropa que se entrego era para reponer parcialmente la que se desechaba mensualmente. Distribución de ropa entregada por servicio en el Hospital de Yopal E.S.E durante el segundo semestre de 2011 Ropa entregada por Servicio URGENCIAS 9% OTROS 9% CIRUGIA 10% SALA GENERAL 20% ESTERILZIACION 52% Distribución de las prendas entregadas en el servicio de ropería del hospital de Yopal E.S.E durante el segundo semestre de SERVICIO CANTIDAD CIRUGIA 123 ESTERILZIACION 654 SALA GENERAL 245 URGENCIAS 115 OTROS 112 TOTAL 1249 Fuente: inventarios prendas hospitalarias. Apoyo logístico. Año 2011 En el segundo semestre del año 2011 se recibieron 2258 prendas para remendar, de las cuales 546 se desecharon y 1712 se rehabilitaron, ingresando nuevamente al servicio, representando un 70% de las prendas recuperadas. Además se logró hacer entrega 184 sábanas y se 161

162 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL desecharon 170. En cuanto al consumo de compresas aumentó en 400 unidades, teniendo una entrega de 6500 compresas en el segundo semestre. El aumento va acorde con la temporada de festividades de fin de año. Distribución de las prendas reparadas en el servicio de ropería del hospital de Yopal E.S.E durante el segundo semestre de ROPA DESECHADA PRENDAS MES REMENDAR PARA PRENDAS DESECHADAS JULIO AGOSTO SEPTIEMBR E OCTUBRE NOVIEMBR E DICIEMBRE TOTAL Fuente: inventarios prendas hospitalarias. Apoyo logístico. Año 2011 PRENDAS REMENDADAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS EN EL NUEVO HOSPITAL DE YOPAL Teniendo en cuenta que durante este semestre se continúa con la ejecución de las obras complementarias, a continuación se relacionan las actividades desarrolladas por parte del área de apoyo logístico. Se ha coordinado jornadas continuas de limpieza de las instalaciones hospitalarias internas y externas, mediante barrido, trapeado, lavado de baños y demás con personal de ayudantes de servicios generales. Se ha realizado corte de prado en alrededores y zonas de parqueaderos, mediante el uso de guadaña. Además del mantenimiento continuo de jardines y prados por parte del jardinero asignado al hospital. Se ha realizado acompañamiento al proceso de socialización de las nuevas instalaciones tanto de usuarios internos como externos Se continua con el cambio de las mangueras de lavamanos con el fin de presurizar la red hidráulica. A la fecha se han cambiado 300 mangueras. Se ha realizado limpieza de zonas duras como es el caso de andenes y pisos exteriores del hospital Adecuación de jardines internos y la dotación de materas con sus respectivas matas. 162

163 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL Se viene ejecutando el contrato de señalización hospitalaria mediante el diseño e instalación de acuerdo a los requerimientos del contrato. Se realiza proceso de inducción al personal de mantenimiento en el proceso de manipulación de la planta eléctrica y banco de condensadores del nuevo hospital. Se participa en capacitación de plataformas para trabajos en alturas dirigidas a funcionarios del área de mantenimiento. CONCLUSIONES El ausentismo en general, representó una pérdida de 1316 días en 63 casos presentados, lo cual equivale a 3,6 años perdidos por diferentes causas, siendo la enfermedad general con 707 días y 35 casos, la más representativa. Se evidencia disminución de accidentes de trabajo en el personal de planta, disminuyendo el tiempo perdido (5 días) en comparación con el primer 163

164 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL semestre, en donde se presentó 69 días perdidos. Aunque se ha presentado mejoría en el suministro de materiales de ferretería, aún existe falencias que dificultan y atrasan la atención de las necesidades en los servicios, debido a los imprevistos para lo cual en algunos casos no se cuenta con caja menor. El control establecido con la ropa en salas de cirugía, ha permitido mejorar el uso de las prendas hospitalarias, sin embargo aún se observa personal con las prendas, por fuera del servicio. Todavía se dificulta el seguimiento a los casos de accidentes de trabajo del personal contratista, debido a que aún existe personal sin afiliación a riesgos profesionales lo que hace que el accidentado no reporte por temor a sanción. Continúa fallas en la PTAR, lo que dificulta su funcionamiento de la planta durante las 24 horas debido al atascamiento por el lodo y por la generación de olores que dificultan el trabajo en las áreas aledañas, especialmente en el servicio de consulta externa. La generación de residuos contaminados sigue siendo elevado debido en algunas ocasiones, por la mala clasificación de los mismos por parte de funcionarios, pacientes y visitantes. El hospital restringe el uso de material de vidrio dentro de las instalaciones, con el fin de disminuir la generación de residuos contaminados. RECOMENDACIONES Contratar personal calificado para atender las necesidades del nuevo hospital en la parte de los mantenimientos de la infraestructura, como es el caso de un técnico eléctrico, maestro de construcción y sus ayudantes. Mejorar el suministro de aire acondicionado en servicios prioritarios como el caso de la UCIN, urgencias, salas de cirugía y esterilización, debido a las fallas continuas de los actuales aires, teniendo en cuenta que dichos aires funcionan las 24 horas continuas. Definir una caja menor exclusiva para el mantenimiento, lo cual agilizaría la atención oportuna de aquellas fallas imprevistas. Disponer de un médico especialista en salud ocupacional por medio tiempo, que se encargue de la implementación del subprograma de medicina preventiva y del trabajo, especialmente en la parte de exámenes de ingreso y periódicos. Contratar una empresa especializada en mejorar las condiciones de funcionamiento de la planta de agua residual que permita operar de manera continua y dar cumplimiento a la normatividad en cuanto a la recuperación de los parámetros físico químico y bacteriológico. Establecer la reposición anual de aquellos aires acondicionados de áreas críticas debido al desgaste presentado MATERIAL FOTOGRAFICO 164

165 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL Re inducción manejo de extintores. Poda de árboles. Identificación cilindros oxígeno. Adecuación vías acceso nuevo hospital. 165

166 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL Instalación señalización nuevo hospital. Instalación aires acondicionados nuevo hospital. INFORME ACTIVIDADES DEL SEMESTRES DEL SISCOR 166

167 PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL PORCENTAJE DE AVANCE EN LAS ACTIVIDADES POR ACTA SEGUNDO SEMESTRE DE 2011 PORCENTAJE DE AVANCE EN LAS ACTIVIDADES POR PROCESO. SEGUNDO SEMESTRE DE 2011 BRINDAR APOYO LOGISTICO. ACTA 565, 609, 613 Y

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